INSTRUCTIE AANLEVERING LOONOPGAVE

Transcriptie

1 Postbus CA Amsterdam - Zwaansvliet 3 Telefoon INSTRUCTIE AANLEVERING LOONOPGAVE Het is belangrijk dat u uw loongegevens aanlevert. Afhankelijk van uw afspraken met ons, doet u dat 1 keer per maand of 1 keer per jaar. In deze instructie leest u stap voor stap hoe u dat doet. Vragen? Mail of bel ons vza@pensioenfondspgb.nl Inhoud Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 : Controleer of uw administratie is bijgewerkt : Download uw loonopgave : Vul uw loonopgave in : Sla uw loonopgave op : Upload uw loonopgave : Corrigeren van het bestand : Los eventuele verschillen op : Pas de indeling van uw loonopgave aan : Lever zelf een bestand aan : Ouderschapsverlof : Veel gestelde vragen loonopgave STAP 1: CONTROLEER OF UW ADMINISTRATIE IS BIJGEWERKT U logt met uw relatienummer en wachtwoord in op Dan gaat u naar Werknemers. Daar schrijft u werknemers in en uit. Ook wijzigt u daar hun functie als dat nodig is. Heeft u andere wijzigingen zoals demotie of ouderschapsverlof? Dan stuurt u een naar vza@pensioenfondspgb.nl Let op: het duurt enkele werkdagen voordat uw wijzigingen zijn verwerkt. Deze ziet u dus nog niet terug in uw loonopgave. Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 1

2 STAP 2: DOWNLOAD UW LOONOPGAVE Maakt u zelf een bestand aan vanuit uw salarisadministratie? En voldoet dat bestand aan onze eisen zoals die in bijlage 2 staan vermeld? Dan kunt u direct door naar stap 5. Anders gaat u naar Loonopgave en kiest u voor Vooringevulde loonopgave downloaden. U selecteert de loonopgaveperiode en klikt op Downloaden. Na enkele ogenblikken krijgt u de vraag of u het csv-bestand wilt openen of opslaan. U klikt op het pijltje naast Opslaan en kiest voor Opslaan als. Daarna kiest u waar u het bestand wilt opslaan op uw computer. U slaat het bestand op als CSV-bestand. Vervolgens krijgt u de vraag of u het bestand wilt openen met Excel. U opent het bestand. Let op: Bestaat uw vooringevulde loonopgave uit tekst in plaats van een tabel? Bekijk dan Bijlage 1: Pas de indeling van uw loonopgave aan. Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 2

3 STAP 3: VUL UW LOONOPGAVE IN In het bestand staan uw werknemers die bij ons bekend zijn en pensioen bij ons opbouwen. De meeste velden hebben wij al voor u ingevuld. U hoeft alleen nog het Loon en Parttimepercentage in te vullen. Loon U vult het loon in als heel getal en zonder euroteken ervoor. Een loon van bijvoorbeeld ,65 wordt dan Had uw werknemer een periode ouderschapsverlof? Of nam hij een periode deel aan een demotieregeling? Dan geeft u deze periodes gesplitst op. In het bestand maakt u hiervoor extra regels aan voor de betreffende werknemer en past u de in de kolommen DatumIngangLoontijdvak en DatumEindeLoontijdvak (K en L) de data aan voor de juiste periodes. Parttimepercentage Het parttimepercentage is het percentage dat uw werknemer werkt in verhouding met fulltime werknemers. U vult dit percentage in als heel getal en zonder procentteken. Een parttimepercentage van bijvoorbeeld 73,2% wordt dan 73. Is het parttimepercentage van uw werknemer gewijzigd gedurende het jaar? U geeft dan het gemiddelde parttimepercentage op. Let op: heeft u werknemers die in ploegendienst werken? En werken zij daardoor minder uren dan werknemers die overdag werken? Dan zijn het voor ons fulltime werknemers. Hun parttimepercentage is dus 100%. Let op: heeft u werknemers die meer werken dan de in uw bedrijf geldende fulltime werkweek? U geeft dan een parttimepercentage op van 100%. Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 3

4 STAP 4: SLA UW LOONOPGAVE OP Heeft u het bestand volledig ingevuld? Dan klikt u op Bestand en op Opslaan als. U slaat het bestand op als CSV-bestand. U kiest daarna de locatie waar u de loonopgave opslaat als: CSV (gescheiden door lijstscheidingstekens) (*.csv). Vervolgens klikt u op Opslaan. Let op: Excel kan aangeven dat het bestand functies bevat die niet compatibel zijn met CSV. U krijgt dan de vraag of u de werkmap in deze indeling wilt behouden. U klikt dan op Ja. Daarna krijgt u de vraag of u de wijzigingen wilt opslaan. U klikt op Nee en sluit het bestand. Let op: Het lijkt nu alsof Excel het bestand niet heeft opgeslagen. Maar dat is wél gebeurd. U hoeft het bestand dus niet opnieuw op te slaan wanneer u Excel afsluit. Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 4

5 STAP 5: UPLOAD UW LOONOPGAVE U gaat weer naar U klikt op Loonopgave en vervolgens op Loonopgave uploaden. Via de knop Bladeren kiest u het bestand. Om het bestand te verzenden, klikt u op OK. Er zijn 2 situaties mogelijk: 1. Uw bestand is goedgekeurd U krijgt de melding: Uw bestand is succesvol geüpload. U bent klaar met de aanlevering van de jaaropgave. Let op: Uw bestand is goed aangeleverd. Maar wij moeten uw bestand nog wel controleren. Zijn er verschillen tussen uw loonopgave en onze administratie? Dan krijgt u hierover een (zie stap 6). 2. Uw bestand is afgekeurd U krijgt de melding: Er zijn fouten in het door u ingezonden bestand. of de melding: Het aangeboden bestand bevat meerdere tijdvakken. Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 5

6 STAP 6: CORRIGEREN VAN HET BESTAND Krijgt u de volgende melding: Er zijn fouten in het door u ingezonden bestand. Dan download u het foutenverslag om te zien om welke fouten het gaat. Daarvoor klikt u op Verslag downloaden. Als u het foutenbestand opent, ziet u in welke regelnummers fouten staan. Bijvoorbeeld: 1 Regelnummer 2: Regel bevat geen geldige waarde voor kolom ParttimePercentage. Verwachte waarde: 'Geheel getal vanaf 0 tot en met 100'. Huidige waarde: '102'. Vervolgens verbetert u de fouten. Dan slaat u het bestand op en upload u het opnieuw (zie stap 4 en 5). Krijgt u de melding: Het aangeboden bestand bevat meerdere tijdvakken. Dan wijken de data af van uw werknemers in de kolommen DatumIngangAangifte en DatumEindeAangifte (C en D). Dat komt misschien omdat u data heeft gecorrigeerd voor een werknemer die later in dienst is gekomen of eerder uit dienst is gegaan. Hiervoor gebruikt u echter de kolommen DatumIngangLoontijdvak en DatumEindeLoontijdvak (K en L). Om het bestand te kunnen verwerken, gebruikt u in de kolommen DatumIngangAangifte en DatumEindeAangifte een zelfde datum voor al uw werknemers. U wijzigt deze handmatig naar de datum zoals die in het originele bestand stond; het bestand dat u had gedownload. Daarna slaat u het bestand op en upload u het opnieuw (zie stap 4 en 5). Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 6

7 STAP 7: LOS EVENTUELE VERSCHILLEN OP Wij controleren uw loonopgave. Er zijn 2 situaties mogelijk: 1. Uw loonopgave is juist U of uw administratiekantoor heeft alle gegevens juist aangeleverd. U krijgt van ons een eindafrekening. 2. Uw loonopgave verschilt van onze administratie Er zijn verschillen tussen uw loonopgave en onze administratie. U krijgt van ons een waarin staat dat er een verschillenbestand voor u klaarstaat. U download dit bestand via Loonopgave en dan Verschillenlijst downloaden. In de verschillenlijst staan dezelfde kolommen als in de vooringevulde loonopgave. Er is ook een kolom Foutomschrijving. Daarin ziet u in welke regelnummers verschillen staan en om wat voor verschillen het gaat. Voorbeeld foutomschrijving: In het aangeleverde bestand ontbreken dienstverband- en loonperiodegegevens: Geef de loongegevens alsnog op in deze opgave -OF- Geef een mutatie door voor het corrigeren van het dienstverband U past de fouten aan en vult het loon en het parttimepercentage van uw werknemers in. Dan slaat u het bestand op (zie stap 4). Vervolgens upload u het bestand (zie stap 5). Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 7

8 BIJLAGE 1: PAS DE INDELING VAN UW LOONOPGAVE AAN Bestaat uw vooringevulde loonopgave uit tekst in plaats van een tabel? Dat past u dit als volgt aan. Selecteer kolom A en kies daarna voor het tabblad Gegevens voor de menu optie Tekst naar kolommen. In het volgende scherm selecteert u bij Oorspronkelijk gegevenstype voor de optie `Gescheiden en klik u op Volgende. Selecteer nu bij Scheidingstekens de optie Puntkomma en Komma en klik op Volgende. Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 8

9 U selecteert bij de optie Standaard bij Gegevenstype per kolom. Daarna klikt u op `Voltooien. Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 9

10 BIJLAGE 2: LEVER ZELF EEN BESTAND AAN Levert u zélf een bestand aan? Bijvoorbeeld omdat u een uitdraai maakt uit uw salarisadministratie? Houdt u dan rekening met onderstaande richtlijnen: U scheidt het bestand met puntkomma s. U gebruikt géén aanhalingstekens. U start een nieuwe regel met enter. U schrijft alle data volgens het formaat EEJJMMDD. Indeling bestand De indeling van het jaaropgave CSV-bestand is als volgt: Veldnaam Toelichting inhoud Voorbeeld NummerWerkgever Uw relatienummer/aansluitnummer NaamWerkgever Uw bedrijfsnaam Drukkerij DatumIngangAangifte 1 januari 2014 of later wanneer u uw bedrijf later startte DatumEindeAangifte 31 december 2014 of eerder wanneer u uw bedrijf eerder beëindigde BurgerServiceNummer BSN-nummer van uw werknemer Geboortedatum Geboortedatum van uw werknemer Voorletters Voorletter(s) van uw werknemer A Voorvoegsels Voorvoegsel(s) van uw werknemer Achternaam Achternaam van uw werknemer Jansen Geslacht Geslacht van uw werknemer M/V M DatumIngangLoontijdvak 1 januari 2014 of later wanneer uw werknemer later in dienst kwam DatumEindeLoontijdvak 31 december 2014 of eerder wanneer uw werknemer eerder uit dienst ging Loonbegrip Opbouw aangeleverd loon: B0, B1 of B2 B0 Loon Het door uw werknemer verdiende loon in hele euro s ParttimePercentage Het percentage dat uw werknemer werkt ten opzichte van een fulltimer 100 Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 10

11 BIJLAGE 3: OUDERSCHAPSVERLOF Maken werknemers bij u gebruik van ouderschapsverlof? Heeft u hierop wijzigingen en/of aanvullingen dan kunt u dit aan ons doorgeven. U kunt hiervoor dit formulier gebruiken. Loon opgegeven in geval van ouderschapsverlof Werknemer heeft gehele jaar ouderschapsverlof gehad U geeft het dadelijke verdiende loon door met het bijbehorende parttime percentage. Voorbeeld: Werknemer werkt regulier 100% met een jaarloon van Werknemer kiest in 2015 voor 2 dagen (40%) ouderschapsverlof per week waarmee het parttime percentage 60% wordt met een bijhorend parttime loon van In de jaaropgave geeft u als loon op, met een parttime percentage van 60% Geef in dit geval wel door dat er sprake is van ouderschapsverlof. Anders wordt de pensioenopbouw niet correct geadministreerd. Het ouderschapsverlof heeft namelijk geen invloed op de opbouw, alleen op de premieheffing. Werknemer heeft een gedeelte van het jaar ouderschapsverlof gehad U geeft het dadelijke verdiende loon door met het bijbehorende parttime percentage. Dit moet u doen voor zowel de periode zonder ouderschapsverlof als de periode met ouderschapsverlof. De loongegevens dienen dus gesplitst aangeleverd te worden. - Voorbeeld: Werknemer werkt regulier 100% met een jaarloon van Werknemer kiest per 1 februari 2015 voor 2 (40%) dagen ouderschapsverlof per week. In de jaaropgave moet u opgeven wat daadwerkelijk is verloond t/m : /12 = 3.333,33 met 100% t/m : /12*11*60% = met 60% In het geval het ouderschapsverlof niet tot aan het einde van het jaar heeft geduurd geeft u ook nog een derde periode op. Voorbeeld: Werknemer werkt regulier 100% met een jaarloon van Werknemer kiest per 1 februari 2015 voor 2 (40%) dagen ouderschapsverlof per week, met als einddatum 31 mei In de jaaropgave moet u opgeven wat daadwerkelijk is verloond t/m : /12*1*100% = 3.333,33 met 100% t/m : /12*4*60% = 8.000,00 met 60% t/m : /12*7*100% = ,33 met 100% Meerdere loonperiodes In de download binnen MutatiesOnline staan geen splitste periodes vermeld, deze kunt u zelf creëren door het toevoegen van 1 of meerdere extra regels in het bestand. Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 11

12 BIJLAGE 4: VEEL GESTELDE VRAGEN LOONOPGAVE 1. Downloaden lijst Ik krijg de foutmelding er is geen periode waarvoor een nieuwe jaaropgave aangeleverd dient te worden Krijgt u onder de menu-optie vooringevulde loonopgave downloaden geen tijdvak te zien? En krijgt u de foutmelding er is geen periode waarvoor een nieuwe jaaropgave aangeleverd dient te worden? Dan zijn er 2 mogelijke oorzaken. U bent óf niet geselecteerd voor de loonopgave of uw loonopgave is al bij ons aangeleverd. In dat geval staat er misschien een verschillenbestand voor u klaar. Kijk hiervoor onder menu-optie Loonopgave/Verschillenbestand downloaden. 2. Gegevens op de loonopgave download Er staan werknemers op de lijst met een foutieve in dienst datum De in dienst datum wijzigt u door een mutatie te doen op het dienstverband in MutatiesOnline. Nadat de mutatie is verwerkt op de pensioenadministratie (dit duurt enkele werkdagen) kunt u de loonopgave opnieuw downloaden. Er staan werknemers op de lijst die al uit dienst zijn Werknemers die nog geen einddatum dienstverband hebben zijn nog niet aangemeld via Mutaties Online óf de gedane mutatie is nog niet verwerkt door de pensioenadministratie. De gemiddelde verwerkingstijd is 2 werkdagen. Nadat de mutatie is verwerkt op de pensioenadministratie kunt u de loonopgave opnieuw downloaden. Er ontbreken werknemers op de lijst Werknemers die niet op de lijst voorkomen zijn nog niet aangemeld via Mutaties Online óf de gedane mutatie is nog niet verwerkt door de pensioenadministratie. De gemiddelde verwerkingstijd is 2 werkdagen. Nadat de mutatie is verwerkt op de pensioenadministratie kunt u de loonopgave opnieuw downloaden. 3. Gegevens aanlevering Welke looncomponenten moet ik gebruiken bij het loonbegrip dat wordt uitgevraagd? - Bent u een (grafische) werkgever met loonbegrip B0? Grondslag voor de pensioenopbouw is het in een jaar werkelijke verdiende brutoloon inclusief alle vaste en variabele loonbestanddelen. Het loon wordt gemaximeerd op het maximum premieloon als bedoeld in de Wet Financiering Sociale Verzekeringen, exclusief het voordeel van privégebruik van een door de werkgever ter beschikking gestelde auto. Dit komt overeen met kolom 3 van de belastingdienst. - Bent u een Kartonnage werkgever met loonbegrip B2? Het brutoloon vermeerderd met een bedrag ter grootte van het loon in natura en kostenvergoedingen dat betrokken wordt in de (collectieve) eindheffing bij de werkgever en waarover geen premieheffing plaatsvindt, dan wel; het loon van de niet (meer) voor de werknemersverzekeringen verzekerde directeur/ grootaandeelhouder van een NV of BV, dat in aanmerking zou zijn genomen als bedoelde verplichtingen nog zouden gelden. - Bent u een VDI werkgever met loonbegrip B2? Het pensioengevend salaris is gelijk aan het vaste salaris per 1 januari van het jaar of latere datum van indiensttreding, op jaarbasis, vermeerderd met de volgende toeslagen: - vakantietoeslag; - eindejaarsuitkering; - overige vaste toeslagen. - Verzekeringen, exclusief het voordeel van privégebruik van een door de werkgever ter beschikking Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 12

13 - Bent u een werkgever met loonbegrip B2 en een pensioenregeling anders dan grafimedia, kartonnage of VDI? B2 is een verzamelloon-begrip. Het wordt gehanteerd voor werkgevers die af willen wijken van het standaard PGB B0 loonbegrip. De inhoud van het pensioengevend salaris is afgesproken en contractueel vastgelegd met u als werkgever. Moet ik een fulltime jaarloon vullen? U geeft altijd het parttime en periode gerelateerde loon door, ongeacht het loonbegrip. Moet ik een gemaximeerd loon opgeven? U geeft altijd het ongemaximeerde loon op. Als er geen contract is voor opbouw boven het voor de regeling vastgelegde maximum dan wordt het loon afgetopt op het maximale pensioengevend loon wat van toepassing is voor de regeling. Welk parttime percentage moet ik opgeven? Als een werknemer gedurende het jaar parttime is gaan werken, geeft u een gemiddeld parttime percentage op voor de in te vullen loonperiode. Hoe geef ik ouderschapsverlof op? De mutatie van ouderschapsverlof geeft u eerst aan ons door. Hiervoor vult u een ouderschapsformulier in. Dit formulier kunt u telefonisch of via de mail bij ons opvragen. U mailt het formulier naar ons met in het onderwerp van de mail: loonopgave. Heeft u het ouderschapsverlof al aan ons doorgegeven? Dan levert u in de loonopgave alle loonperiodes met en zonder ouderschapsverlof geknipt aan ons aan.. Concreet betekent dat dat u voor deze werknemer(s) extra regels toevoegt aan het loonbestand en de juiste periode begin- en einddatum invult in de kolommen K en L. 4. Uploaden Ik kan mijn loonopgave niet uploaden Gebruikt u een Apple computer? Dan kunt u geen bestanden uploaden via Mutaties Online. U mailt ons dan het loonbestand. Dan zorgen wij voor de upload. Vermeld u dan in het onderwerp loonopgave en in de mail het verzoek om het bestand door ons in te laten lezen, omdat u een Apple computer heeft en u dat zelf dus niet kunt. Ik krijg een foutmelding bij het uploaden van mijn loonopgave Afhankelijk van de foutmelding bekijkt u wat er mis is met het loonbestand. Indien het foutenverslag niet duidelijk is mailt u ons het loonbestand, zodat wij kunnen beoordelen wat er mis is. 5. Verschillenlijst Ik krijg de foutmelding De werknemer heeft een periode met loonderving. Pas de tijdvakken aan en geef per periode het juiste loon en PT% op Voor de betreffende werknemer is ouderschapsverlof vastgelegd. Controleer dan de periodes die worden benoemd. Alle loonperiodes met en zonder ouderschapsverlof levert u geknipt aan. Concreet betekent dat dat u voor deze werknemer(s) extra regels toevoegt aan het loonbestand en de juiste periode begin- en einddatum toevoegt in de kolommen K en L. Kloppen de periodes die worden genoemd niet? Neemt u dan contact met ons op. Dan corrigeren wij de administratie voor u. Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 13