Handleiding ABzend (voorheen PLATO) Pensioenfonds Orsima

Transcriptie

1 Handleiding ABzend (voorheen PLATO) Pensioenfonds Orsima

2 Inhoudsopgave 1 Welkom bij ABzend ABzend en Pensioenfonds Orsima Maakt u al gebruik van ABzend? Maakt u nog geen gebruik van ABzend? Hebt u vragen? Aanmelden en inloggen Eerste keer aanmelden en inloggen Inloggen bij volgend bezoek Het invoeren van gegevens Aanmelden nieuwe werknemer Wie en wanneer meldt u aan? Hoe meldt u aan? Afmelden werknemer Wie meldt u af en wanneer? Wanneer kunt u afmelden? Hoe meldt u af? Corrigeren foutief opgegeven loon of parttimepercentage Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid? Hoe voert u correcties door? Melden of aanpassen arbeidsongeschiktheid Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid? Hoe voert u correcties door? Doorgeven wijzigingen dienstverband Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid? Hoe voert u correcties door? Jaaropgave Waarom, Wanneer en voor Wie? Jaaropgave via collectieve melding Loonsomopgave voor VUT en Sociaal Fonds Waarom, Wanneer en Voor wie? Begripsomschrijvingen en rekenvoorbeelden Welkom bij ABzend Aanmelden en inloggen Dagelijks gebruik Jaaropgave handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 2

3 1 Welkom bij ABzend ABzend is een digitaal systeem voor het snel en makkelijk via internet aanleveren van gegevens van uw werknemers bij instanties waar u als werkgever mee te maken heeft. Zoals de Belastingdienst, het UWV, uw (pre)pensioenfonds, verzekeraars, sociaal fondsen, VUT-stichtingen en tal van andere partijen. Welkom bij ABzend Tal van werkgevers in Nederland maken gebruik van ABzend. Dankzij de vele toepassingsmogelijkheden van ABzend kan het gebruik van dit systeem een belangrijk efficiencyvoordeel opleveren. ABzend is een product van ABZ. Kijk voor meer informatie op handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 3

4 1.1 ABzend en Pensioenfonds Orsima Als werkgever bent u aangesloten bij Stichting Bedrijfspensioenfonds voor Onderhoud en Reiniging in Scheepvaart, Industrie en Aanverwante activiteiten, kortweg Pensioenfonds Orsima. De pensioenregeling voor uw werknemers wordt uitgevoerd door A&O Services. Voor de aanlevering van uw werkgever- en werknemersgegevens bij A&O Services maakt u gebruik van ABZEND. Welke gegevens levert u aan met ABzend? Binnen 1 maand na van kracht worden: aanmelden nieuwe werknemer afmelden werknemer wijzigen van dienstverband werknemer wordt arbeidsongeschikt Jaarlijks (na schriftelijk verzoek): jaaropgave alle werknemers opgave voor VUT- en Sociaal Fonds handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 4

5 1.2 Maakt u al gebruik van ABzend? Als u ABzend al gebruikt voor het aanleveren van de gegevens van uw werknemers bij andere instanties, dan betekent de aanlevering bij uw pensioenfonds alleen maar een extra toepassing. U selecteert Pensioen A&O Services (zie pagina 9 van deze handleiding). In deze handleiding leest u vervolgens precies hoe u de verschillende meldingen kunt doen en hoe u daarbij zo efficiënt mogelijk gebruik maakt van ABzend. 1.3 Maakt u nog geen gebruik van ABzend? Dan betekent werken met ABzend voor u een kennismaking met een beproefd en gebruiksvriendelijk systeem, waar u met behulp van deze handleiding snel en eenvoudig mee leert werken. Wellicht is deze kennismaking voor u dan ook een opstap naar verdere toepassing van ABzend binnen uw administratieve bedrijfsvoering. Welkom bij ABZEND Handmatig of geautomatiseerd? Aan u de keus! ABzend maakt het aanleveren van gegevens zo gemakkelijk mogelijk. Afhankelijk van uw eigen organisatie en administratie heeft u de keuze uit handmatige invoer van gegevens of gebruikmaken van invoer vanuit diverse onderliggende administraties of systemen. Daardoor is ABzend gebruiksvriendelijk voor zowel kleine als grote organisaties. 1.4 Hebt u vragen? In deze handleiding vindt u alle informatie over het aanleveren van uw werknemergegevens bij Pensioen A&O Services. Hebt u vragen? Dan kunt u: Bellen Mailen Schrijven info@orsimapensioenfonds.nl A&O Services t.a.v. Klantenservice Postbus AA RIJSWIJK handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 5

6 2 Aanmelden en inloggen 2.1 Eerste keer aanmelden en inloggen Vóór u gebruik kunt maken van ABzend moet u eerst aangemeld zijn, een wachtwoord hebben ontvangen en een keer zijn ingelogd. Stap 1: Aanmelden / wachtwoord aanvragen Ga naar U komt op de homepage van ABZ, de leverancier van ABzend. Aanmelden en inloggen Klik nu in de grijze bovenbalk op Aanvragen en vervolgens op Aanmelden. Let op! Er is ook een uitgebreide ABZ-instructie en -helpfunctie Op deze pagina van ABZ vindt u in de menubalk onder de knop dagelijks gebruik uitgebreide informatie over het gebruik en de mogelijkheden van ABzend. U vindt daar onder meer: Startinstructie; Excel tools (m.n. voor gebruik geautomatiseerde gegevensverwerking); handleidingen (inclusief printversie). Daarin vindt u onder meer de oplossing mochten de afmetingen van de ABzend-schermen niet overeenstemmen met die van uw computerscherm. In de bovenbalk van dit scherm vindt u onder de knop contact ABzend alle informatie over de bereikbaarheid van de ABzend helpdesk. handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 6

7 U komt nu op de instructiepagina Aanmelden als inzender. Klik nu op Start de aanmeldprocedure. U komt nu op het volgende invulscherm. Vul de gevraagde gegevens in: naam werkgever; adres (Let op! Dit geldt tevens als contactadres voor zowel ABZEND als voor A&O Services); telefoonnummer (Let op! Dit geldt tevens als contactnummer voor ABzend); kies de optie die voor u van toepassing is en klik op OK Aanmelden en inloggen handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 7

8 U komt nu op het volgende invulscherm. Vul alle gegevens in en klik op OK. U ontvangt nu binnen maximaal twee uur een met uw gebruikersnaam en vervolgens een met uw wachtwoord; beide op het door u opgegeven adres. Stap 2: Eerste keer inloggen, pensioenfonds selecteren als afnemer en aanpassen wachtwoord INLOGGEN Aanmelden en inloggen ga naar klik nu in de bruine bovenbalk op Inloggen; vul op het volgende scherm uw gebruikersnaam en het ontvangen wachtwoord in en klik op OK. Klik op Instellingen (in het menu aan de linkerkant) en vervolgens op Afnemer. U komt nu op het invoerscherm van ABzend. handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 8

9 PENSIOENFONDS SELECTEREN ALS AFNEMER Vóór u gegevens kunt aanleveren via ABZEND, moet u Pensioen A&O Services in ABZEND instellen als afnemer. Dit doet u eenmalig bij de eerste keer dat u inlogt. Het systeem slaat deze gegevens vervolgens voor u op. klik in de linker menubalk onder Instellingen op Afnemer; selecteer in het rechtergedeelte van het scherm bij Afnemer: Pensioen A&O Services en klik dit aan. In het onderste deel van dit scherm ziet u nu onder Afnemer producten de naam van uw pensioenfonds; neemt u deel aan meerdere fondsen (bijvoorbeeld ook een prepensioenof VUT-fonds), dan herhaalt u deze stap tot al uw fondsen zijn geselecteerd; vul in het invulveld naast elke fondsnaam uw aansluitingsnummer in. Let op! Hierbij gaat het alleen om het 9-cijferige werkgeversnummer dat onderdeel is van uw aansluitingsnummer bij A&O Services. Aanmelden en inloggen handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 9

10 Hebt u voor alle fondsen die van toepassing zijn het aansluitingsnummer ingevuld? Klik dan op bevestigen. AANPASSEN WACHTWOORD Het wachtwoord dat u hebt ontvangen kunt u naar eigen keuze aanpassen. Elk wachtwoord moet bestaan uit een combinatie van minimaal 6 letters of cijfers. klik in de linker menubalk onder Instellingen op Wachtwoord wijzigen; volg de instructies op het invulscherm en klik op OK; uw nieuwe wachtwoord is nu geactiveerd. ABZEND is nu gereed voor het aanleveren van gegevens U kunt nu doorgaan met het invoeren van uw gegevens. Wilt u dit uitstellen, dan kan dat ook. U hoeft daartoe een volgende keer alleen maar in te loggen. Nadat u heeft ingelogd vindt u Pensioen A&O Services en eventuele andere afnemers dan al als afnemer op uw scherm vermeld. Aanmelden en inloggen handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 10

11 2.2 Inloggen bij volgend bezoek Ga naar: klik nu in de grijze bovenbalk op Inloggen; vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik vervolgens op OK; u komt nu op het invoerscherm. Wachtwoord vergeten of melding wachtwoord geblokkeerd? Klik dan op nieuw wachtwoord aanvragen en volg de instructies. 2.3 Het invoeren van gegevens Wanneer u een melding gaat doen aan het pensioenfonds, moet u een aantal gegevens in ABzend invoeren. In de volgende hoofdstukken worden de meldingen stap voor stap uitgelegd. U komt binnen ABzend drie verschillende soorten of kleuren invulvelden tegen: Blauwe invulvelden: deze velden zijn minimaal nodig om uw melding te kunnen doen en moeten altijd worden ingevuld. Witte invulvelden: deze velden zijn niet verplicht, maar kunnen wel relevant zijn. Dat hangt van de situatie af. Loop daarom ook altijd de witte velden na en bekijk of u hier aanvullende gegevens kunt of moet invullen. Grijze invulvelden: deze velden zijn niet relevant en hoeft u niet in te vullen. handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 11

12 3 Aanmelden nieuwe werknemer 3.1 Wie en wanneer meldt u aan? Wie meldt u aan? Wanneer? Toelichting Alle werknemers die ouder zijn dan 19 jaar. Zij nemen deel aan het pensioenfonds vanaf de dag dat zij in dienst treden of vanaf de eerste dag van de maand waarin zij 20 jaar worden. Deze deelname eindigt op de laatste dag van de maand die voorafgaat aan de maand waarin zij 65 jaar worden. Binnen 1 maand na indiensttreding of als de werknemer 20 jaar wordt. Gaat de verzekerde in 2012 uit dienst en komt hij in de loop van 2012 weer in dienst, dan moet u voor beide periodes het aantal dagen waarover premie verschuldigd is, invullen. Er kan in 2012 over 261 dagen bijdrage betaald worden. 3.2 Hoe meldt u aan? Log in (zie hoofdstuk 2.1). U komt nu op het invoerscherm. Klik in de linkerkolom onder Melding en invoer op Werknemermelding. Aanmelden werknemer handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 12

13 selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 201 Aanmelden werknemer voor het aanmelden van een werknemer; vul het Burgerservicenummer van uw werknemer in en klik op OK. U komt nu op het tabblad Werknemer. Let op! Voor het aanmelden van uw werknemer wordt u langs een aantal tabbladen geleid. Op elk tabblad wordt u gevraagd bepaalde gegevens in te vullen. Voor een goed verloop van de invoerprocedure is het van belang dat u zich bij de volgorde nauwkeurig houdt aan de hieronder beschreven stappen! Let op! Voordat u voor de eerste keer een werknemer aanmeldt, moeten de contactgegevens van de werkgever zijn ingevuld. Dit doet u onder het tabblad Werkgever. Aanmelden werknemer Vul op het tabblad de geboortedatum in. Op de tabbladen verandert nu een aantal velden van kleur: Blauw: Wit: Grijs: verplicht invulveld alleen invullen wanneer van toepassing invulveld niet voor uw werknemer van toepassing handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 13

14 vul nu de verplichte velden in; klik nu in de navigatiebalk op Arbeidsverhouding. U komt nu op het tabblad Arbeidsverhouding. Wilt u een werknemer aanmelden? (melding 201) vul dan op dit tabblad de datum in waarop uw werknemer in dienst is getreden. Als het dienstverband is ingegaan op bijvoorbeeld 28 maart 2012, dan vult u in; klik in de navigatiebalk op het tabblad Loon. U komt nu op het tabblad Loon. Aanmelden werknemer handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 14

15 Vul hier alle verplichte velden in. Toelichting: parttime percentage: voor fulltimers vult u percentage 100 in. pensioengevend salaris: kijk voor de definitie van pensioengevend salaris op pagina 41. handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 15

16 Klik nu op OK. Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden. Let op! Gaat het om de aanmelding van meerdere werknemers? Dan kunt u er ook voor kiezen om pas te printen als u alle gegevens gaat versturen. u kunt de melding nu desgewenst printen door op hier te klikken, voordat u de melding verzendt; als u op OK klikt, krijgt u een overzicht te zien van de meldingen die u tot nu toe hebt ingevoerd; wilt u een volgende werknemer aanmelden? Klik dan op Werknemermelding in de linkerbalk en volg de procedure opnieuw vanaf stap 1. Aanmelden werknemer handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 16

17 als u de melding wilt verzenden, klik dan in de linkerbalk, onder Meldingoverzicht, op Meldingen; klik op de werknemer(s) waarvan u de gegevens wilt verzenden en klik dan op Verzenden, onderaan het scherm in het midden. Aanmelden werknemer handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 17

18 4 Afmelden werknemer 4.1 Wie meldt u af en wanneer? Wie meldt u af? Wanneer? Toelichting Iedere werknemer van 15 jaar of ouder, met wie het dienstverband wordt beëindigd Binnen 1 maand na uitdiensttreding 4.2 Wanneer kunt u afmelden? Een nieuwe werknemer afmelden is alleen mogelijk als de werknemer eerst is aangemeld (zie hoofdstuk 3). Afmelden van een bestaande werknemer die ook het voorgaande jaar in dienst was, is alleen mogelijk als voor deze werknemer in het jaar van afmelding een Jaaropgave vooraf is aangeleverd (zie hoofdstuk 8). 4.3 Hoe meldt u af? Log in (zie hoofdstuk 2.2). U komt nu op het invoerscherm. Klik in de linkerkolom onder Meldingen invoer op Werknemermelding. Afmelden werknemer selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 202 Afmelden werknemer; vul het Burgerservicenummer van uw werknemer in of selecteer de werknemer uit de lijst en klik op OK. handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 18

19 Klik in de navigatiebalk op Arbeidsverhouding. U komt nu op het tabblad Arbeidsverhouding. selecteer bij Reden einde dienstverband de reden die van toepassing is; klik nu op OK. Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden. Let op! Gaat het om de afmelding van meerdere werknemers? Dan kunt u er ook voor kiezen om pas te printen als u alle gegevens gaat versturen. u kunt de melding nu desgewenst printen door op hier te klikken, voordat u de melding verzendt; als u op OK klikt, krijgt u een overzicht te zien van de meldingen die u tot nu toe hebt ingevoerd; wilt u een volgende werknemer afmelden? Klik dan op Werknemermelding in de linkerbalk en volg de procedure opnieuw vanaf stap 1. Afmelden werknemer handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 19

20 als u de melding wilt verzenden, klik dan in de linkerbalk, onder Meldingoverzicht, op Meldingen; klik op de werknemer(s) waarvan u de gegevens wilt verzenden en klik dan op Verzenden, onderaan het scherm in het midden. Afmelden werknemer handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 20

21 5 Corrigeren foutief opgegeven loon of parttimepercentage 5.1 Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid? Wanneer het loon van een werknemer bij aanmelding of bij de jaaropgave foutief is ingevuld. Wanneer het parttimepercentage van een werknemer bij aanmelding of bij de jaaropgave foutief is ingevuld. Let op! Loonsverhogingen die in de loop van het jaar worden toegekend geeft u niet op deze manier door. Dat gebeurt door middel van de jaaropgave (zie hoofdstuk 8). Wijzigt het parttimepercentage doordat een werknemer meer of minder gaat werken? Kijk dan in hoofdstuk 7 voor de meldingsprocedure. 5.2 Hoe voert u correcties door? Log in (zie hoofdstuk 2.2). U komt nu op het invoerscherm. Klik in de linkerkolom onder Meldingen invoer op Werknemermelding. Corrigeren loon of parttimepercentage handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 21

22 selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 203 Muteren dienstverband; vul het Burgerservicenummer van uw werknemer in of selecteer de werknemer uit de lijst en klik op OK; klik nu in de navigatiebalk op Arbeidsverhouding; U komt nu op het tabblad Arbeidsverhouding. Selecteer Percentage WAO/WIA of Reden wijzigen en vul vervolgens de juiste gegevens in. Corrigeren loon of parttimepercentage handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 22

23 Klik nu in de navigatiebalk op het tabblad Loon. U komt nu op het tabblad Loon. Vul op de verplichte velden de actuele gegevens in die van toepassing zijn: parttime percentage: vul voor fulltimers percentage 100 in. pensioengevend salaris: kijk voor de definitie van pensioengevend salaris op pagina 432. klik nu in de navigatiebalk op Verzekeringsverhouding. U komt nu op het tabblad Verzekeringsverhouding. klik op het subtabblad Verzekeringsperiode. Corrigeren loon of parttimepercentage handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 23

24 Vul op de verplichte velden de actuele gegevens in die van toepassing zijn: datum mutatie (Pre)pensioenverzekering: vul de datum in per wanneer de mutatie die u doorgeeft ingaat. klik nu op OK. Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden. Let op! Wilt u de gegevens van meerdere werknemers wijzigen? Dan kunt u er ook voor kiezen om pas te printen als u alle gegevens gaat versturen. u kunt de melding nu desgewenst printen door op hier te klikken, voordat u de melding verzendt; als u op OK klikt, krijgt u een overzicht te zien van de meldingen die u tot nu toe hebt ingevoerd; wilt u de gegevens van een volgende werknemer invoeren? Klik dan op Werknemermelding in de linkerbalk en volg de procedure opnieuw vanaf stap 1; als u de melding wilt verzenden, klik dan in de linkerbalk, onder Meldingoverzicht, op Meldingen; klik op de werknemer(s) waarvan u de gegevens wilt verzenden en klik dan op Verzenden, onderaan het scherm in het midden. Corrigeren loon of parttimepercentage handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 24

25 6 Melden of aanpassen arbeidsongeschiktheid 6.1 Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid? Bij aanmelden van arbeidsongeschiktheid van een werknemer of wanneer het percentage van zijn/haar arbeidsongeschiktheid verandert. Let op! Een verzoek om premievrije deelneming (PVD) moet door de deelnemer zelf, of namens hem door de werkgever, binnen één jaar na aanvang van de arbeidsongeschiktheid bij het fonds worden ingediend. 6.2 Hoe voert u correcties door? Log in (zie hoofdstuk 2.2). U komt nu op het invoerscherm. Klik in de linkerkolom onder Meldingen invoer op Werknemersmelding. Melden of aanpassen arbeidsongeschiktheid selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 203 Muteren dienstverband; vul het Burgerservicenummer van uw werknemer in of selecteer de werknemer uit de lijst en klik op OK. handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 25

26 Klik nu in de navigatiebalk op Arbeidsverhouding. U komt nu op het tabblad Arbeidsverhouding. vul achter percentage WAO/WIA het percentage in; geef bij reden wijzigen aan: wijzigen ao-percentage; klik nu in de navigatiebalk op het tabblad Loon. U komt nu op het tabblad Loon. Melden of aanpassen arbeidsongeschiktheid vul op de verplichte velden de actuele gegevens in die van toepassing zijn: parttime percentage: vul voor fulltimers percentage 100 in; pensioengevend salaris: kijk voor de definitie van pensioengevend salaris op pagina 41. handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 26

27 Klik nu in de navigatiebalk op Verzekeringsverhouding. U komt nu op het tabblad Verzekeringsverhouding. Klik op het subtabblad Verzekeringsperiode. Vul op de verplichte veldende actuele gegevens in die van toepassing zijn: datum mutatie (Pre)pensioenverzekering: vul de datum in per wanneer de mutatie die u doorgeeft ingaat. Klik nu op OK. Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden. Melden of aanpassen arbeidsongeschiktheid u kunt de melding nu desgewenst printen door op hier te klikken, voordat u de melding verzendt; als u op OK klikt, krijgt u een overzicht te zien van de melding die u hebt ingevoerd. handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 27

28 als u de melding wilt verzenden, klik dan in de linkerbalk, onder Meldingoverzicht, op Meldingen; klik op de werknemer waarvan u de gegevens wilt verzenden en klik dan op Verzenden, onderaan het scherm in het midden. Melden of aanpassen arbeidsongeschiktheid handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 28

29 7 Doorgeven wijzigingen dienstverband 7.1 Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid? Bij een wijziging van het parttimepercentage Let op! Wanneer het parttime percentage moet worden aangepast omdat het bij aanmelding van de werknemer of bij de jaaropgave foutief is ingevuld, volg dan de procedure zoals in hoofdstuk 5 beschreven. 7.2 Hoe voert u correcties door? Log in (zie hoofdstuk 2.2). U komt nu op het invoerscherm. Klik in de linkerkolom onder Meldingen invoer op Werknemersmelding Doorgeven wijzigingen dienstverband selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 203 Muteren dienstverband. vul het Burgerservicenummer van uw werknemer in of selecteer de werknemer uit de lijst en klik op OK. handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 29

30 Klik nu in de navigatiebalk op Arbeidsverhouding. U komt nu op het tabblad Arbeidsverhouding. vul achter percentage WAO/WIA het percentage in; selecteer achter reden wijzigen de reden van de wijziging, bijvoorbeeld wijzigen parttimepercentage; klik nu in de navigatiebalk op het tabblad Loon. U komt nu op het tabblad Loon. Doorgeven wijzigingen dienstverband Vul op de verplichte velden de actuele gegevens in die van toepassing zijn: parttime percentage: vul voor fulltimers percentage 100 in; pensioengevend salaris: kijk voor de definitie van pensioengevend salaris op pagina 41. handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 30

31 Klik nu in de navigatiebalk op Verzekeringsverhouding. U komt nu op het tabblad Verzekeringsverhouding. Klik op het subtabblad Verzekeringsperiode. vul op de verplichte velden de actuele gegevens in die van toepassing zijn: datum mutatie (Pre)pensioenverzekering: vul de datum in per wanneer de mutatie die u doorgeeft ingaat; Klik nu op OK. Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden. Doorgeven wijzigingen dienstverband Let op! Wilt u wijzigingen van meerdere werknemers doorgeven? Dan kunt u er ook voor kiezen om pas te printen als u alle gegevens gaat versturen. handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 31

32 u kunt de melding nu desgewenst printen door op hier te klikken, voordat u de melding verzendt; als u op OK klikt, krijgt u een overzicht te zien van de meldingen die u tot nu toe hebt ingevoerd; wilt u de gegevens van een volgende werknemer invoeren? Klik dan op Werknemermelding in de linkerbalk en volg de procedure opnieuw vanaf stap 1; als u de melding wilt verzenden, klik dan in de linkerbalk, onder Meldingoverzicht, op Meldingen; klik op de werknemer(s) waarvan u de gegevens wilt verzenden en klik dan op Verzenden, onderaan het scherm in het midden. Doorgeven wijzigingen dienstverband handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 32

33 8 Jaaropgave 8.1 Waarom, Wanneer en voor Wie? Waarom vooraf? Wanneer? Voor Wie? De jaaropgave vormt de basis voor de pensioenberekening voor het betreffende kalenderjaar. Uitgangspunt daarbij is de loonsituatie per 1 De jaaropgave doet u aan het begin van het kalenderjaar. U ontvangt hierover vooraf een verzoek van uw pensioenfonds. Alle werknemers vanaf 20 jaar of ouder die op 31 december van het vorige jaar én op 1 januari van het betreffende kalenderjaar bij u in dienst waren. Dat geldt ook voor werknemers die: januari van dat jaar. een gedeeltelijke WIAuitkering ontvangen en nog deels voor u werken ziek zijn met onbetaald verlof, zwangerschapsverlof of ouderschapsverlof zijn Let op! Voor werknemers die op of na 1 januari van het lopende jaar bij u in dienst zijn gekomen, geeft u geen jaaropgave door. Deze werknemers meldt u aan als nieuwe werknemer (zie hoofdstuk 3). Hoe levert u aan? Voor de aanlevering van de jaaropgave maakt u gebruik van een Collectieve melding of Werknemersmelding. Zie hoofdstuk 8.2. NB: een collectieve melding is efficiënt vanaf ongeveer tien werknemers. Bij lagere aantallen of individuele meldingen is het handig om gebruik te maken van de functie Werknemermelding. Dit is een functie in de linkerbalk van uw scherm. U kunt op deze manier de jaaropgave per werknemer doorgeven. De procedure van verzenden is in dit geval anders. Ga voor een beschrijving van de procedure naar hoofdstuk Jaaropgave via collectieve melding Log in (zie hoofdstuk 2.2). U komt nu op het invoerscherm. Klik in de linkerkolom onder Meldingen invoer op Collectieve melding. Jaaropgave handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 33

34 Selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 212 Jaaropgave vooraf en klik op OK. handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 34

35 Op uw scherm verschijnt nu een overzicht van al uw werknemers die zijn aangemaakt in ABzend. Toelichting knoppen Samenstellen Deze knop gebruikt u om een medewerker te selecteren voor het doen van de jaaropgave. Toevoegen Met deze knop kunt u een medewerker toevoegen aan de lijst. Afdruk collectief Hiermee drukt u het bestand af zoals u dat op uw scherm ziet ('Print screen'-opdracht). Verwijderen Hiermee verwijdert u een medewerker uit de lijst. Onderbreken Verzenden Afdruk melding Afbreken Afdrukken controleoverzicht U kunt het invullen van de jaaropgave onderbreken. Ingevulde gegevens blijven bewaard. Als u het invullen wilt hervatten, voer dan stap 2 opnieuw uit. U komt vanzelf weer in het gedeeltelijk ingevulde overzicht. Als de jaaropgave voor alle medewerkers is ingevuld, kunt u de gegevens met deze knop verzenden. Hiermee print u alle gegevens van een geselecteerde medewerker uit. Deze rapportage is uitgebreider dan bij Afdrukken controleoverzicht. U kunt deze rapportage alleen per medewerker uitprinten. Let op! Met deze knop verwijdert u alle ingevulde gegevens! Hiermee print u een samenvatting van alle meldingen die u heeft ingevuld. U krijgt een overzicht met daarin per werknemer de belangrijkste gegevens. Jaaropgave handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 35

36 selecteer de werknemer voor wie u de jaaropgave wilt invullen; klik nu de werknemer aan. Let op! U vult alleen een jaaropgave vooraf in voor werknemers die op én in dienst waren. Werknemers die óp of daarna in dienst zijn gekomen, meldt u aan via Aanmelden werknemer (zie hoofdstuk 3). Klik in de navigatiebalk op Samenstellen. U komt nu op het invulscherm Jaaropgave. Rechts bovenaan staan het Burgerservicenummer en de naam van de werknemer. klik in de navigatiebalk op het tabblad Werknemer; vul vervolgens de overige verplichte velden in; vul de optionele velden in als deze van toepassing zijn. Zie onderstaand overzicht. Voor uitleg van de begrippen, zie hoofdstuk 10. Hebt u alle gegevens ingevuld? Klik dan op OK. Jaaropgave handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 36

37 Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden. Let op! U kunt de gegevens pas verzenden nadat u van al uw werknemers de jaaropgave hebt samengesteld. Alle ingevoerde werknemers hebben in het overzicht dan de status te verzenden. u kunt de gegevens van deze ene werknemer desgewenst nu printen; wilt u eerst de jaaropgaven van uw andere werknemers opstellen? Klik dan op OK. U komt nu weer in de lijst met werknemers. Volg nu de procedure weer vanaf stap 3; hebt u de lijst voor al uw werknemers ingevuld? Klik dan bij de laatste werknemer in het venster op hier om de gegevens van alle werknemers te printen. Let op! Het is belangrijk dat u de gegevens print vóórdat u ze verzendt. Bij verzending verdwijnen de gegevens en kunnen door u niet meer worden teruggehaald. Klik nu op de knop verzenden onder de lijst. ABzend verzendt alle gegevens nu in één keer naar A&O Services. Jaaropgave handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 37

38 9 Loonsomopgave voor VUT en Sociaal Fonds 9.1 Waarom, Wanneer en Voor wie? Waarom? Wanneer? Woor Wie De opgave van de loonsom voor de sociale verzekeringen vormt de basis voor de premie voor het Sociaal- en VUT-fonds. Uitgangspunt daarbij is de verzamelloonstaat van het vorige jaar. De loonsom wordt aan het begin van elk kalenderjaar opgevraagd. U geeft dan op wat er in het voorgaande jaar is verloond. De loonsom voor het Sociaal- en VUT-fonds geldt voor alle werknemers, uitgezonderd de directeurgrootaandeelhouder. Loonsom VUT en Sociaal Fonds De loonsom is gelijk aan het voor het kalenderjaar geldende vast overeengekomen brutoloon, vermeerderd met de vakantietoeslag, de uitkering op basis van resultaten (art. 23 CAO), de schriftelijk overeengekomen 13 e maand, vaste gratificatie, tantième of vergelijkbare toeslagen indien en voor zover deze niet afhankelijk zijn van het bedrijfsresultaat van de werknemers die onder de cao vallen. Wij verzoeken u in ABzend het aantal werknemers per op te geven. klik in de navigatiebalk op het tabblad Werkgevermelding; selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: o 217 Loonsomopgave volgens VUT of o 218 Loonsomopgave volgens Sociaal Fonds. Loonsomopgave handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 38

39 klik op het tabblad Loonsomgegevens; vul de verplichte velden in. Let op! Aanvang periode premiejaar = 1 januari van het afgelopen jaar. Einde periode premiejaar = 31 december van het afgelopen jaar. Klik nu op OK. Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden. Loonsomopgave handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 39

40 u kunt de melding nu desgewenst printen door op hier te klikken, voordat u de melding verzendt; als u op OK klikt, krijgt u een overzicht te zien van de meldingen die u tot nu toe hebt ingevoerd; als u de melding wilt verzenden, klik dan in de linkerbalk, onder Meldingoverzicht, op Meldingen; klik op de werknemer(s) waarvan u de gegevens wilt verzenden en klik dan op Verzenden, onderaan het scherm in het midden. Loonsomopgave handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 40

41 10 Begripsomschrijvingen en rekenvoorbeelden Wat u moet weten: de gegevens die u aanlevert worden gebruikt om voor het lopende jaar het pensioen en de premie van uw werknemer te berekenen; voor de berekening wordt altijd uitgegaan van de gegevens op basis van een fulltime dienstverband. Met behulp van de parttime-factor wordt dit bij parttimers teruggerekend naar het parttime dienstverband. Onderstaand vindt u een toelichting op de voor de jaaropgave in te vullen velden. De volgorde in deze toelichting sluit aan op de volgorde waarin u de schermen in ABZEND tegenkomt! Toelichting op de voor de jaaropgave in te vullen velden Alle bedragen af te ronden op hele euro s. Begrip pensioen gevend loon Toelichting Het vaste brutoloon plus vakantiegeld plus schriftelijk overeengekomen toeslagen (voor zover die niet afhankelijk zijn het van bedrijfsresultaat) op fulltime jaarbasis. invullen voor alle werknemers Let op! Bij parttime werknemers moet u het pensioengevend loon invullen dat de werknemer zou ontvangen als hij fulltime zou werken. Dat geldt ook voor de variabele loonbestanddelen. Met behulp van het opgegeven parttimepercentage berekent het fonds vervolgens de juiste premie. Begrip parttime percentage invullen voor alle werknemers Toelichting Fulltime = 100% Het parttimepercentage is het aantal uren werktijd als percentage van het normale aantal per week. Begripsomschrijvingen Jaaropgave handleiding ABzend Orsima 2012 V1 0.doc2 41