Quick Reference Guide Gebruik van SharePoint TU Delft

Transcriptie

1 Quick Reference Guide Gebruik van SharePoint TU Delft Bestemd voor Alle SharePoint gebruikers Versie 3.0 Datum Eigenaar SSC-ICT FB SharePoint 1

2 Quick Reference Guide Gebruik van SharePoint TU Delft 1. Inleiding Deze handleiding biedt deelnemers en gebruikers ondersteuning bij het gebruik van SharePoint sits. Voor alle SharePoint sites geldt, dat je moet inloggen met je NetID. Externen kunnen inloggen met de gebruikersnaam en wachtwoord, die de key-user van de site voor hen heeft aangevraagd. 2. Inloggen 1) Ga naar Op TU Delft werkplekken hoef je niet in te loggen als je gebruik maakt van de browser Internet Explorer ( of Chrome). Inloggen gebeurd dan automatisch. Voor NIET-TU Delft computers / devices verschijnt er onderstaand inlogscherm. Je blijft daarna ingelogd, zolang je de browser niet sluit. Vul je NetID in. Wanneer je niet werkt bij de TU Delft, gebruik de username die je key-user je gegeven heeft. Dit scherm kan je ook tegenkomen als je een document start in Word of Excel en vanuit Office direct opslaat in SharePoint (Via Save & Send -> Save to SharePoint). 2

3 3. Wat zie je In de volgende 2 afbeeldingen worden de generieke knoppen en navigatie toegelicht. 4. Hoe werk je ermee. Documenten, taken, afspraken in de kalender, etc., hebben allemaal een ribbon met knoppen voor bewerking. De ribbon bestaat uit 2 delen: 1)Knoppen om een document, taak, kalender afspraak e.d. te bewerken: Kies Documents (bij een bibliotheek voor documenten) of items (bij lijsten). 2) Knoppen om de hele lijst of bibliotheek te bewerken Kies Library (voor een bibliotheek)......of List (bij lijsten). 3

4 De meest gebruikte knoppen. Onderstaande afbeeldingen laten de knoppen van het Documents/Items onderdeel zien. en van het Library/List onderdeel. Meer weten? Lees dan ook de Quick reference guide site beheren SharePoint 4

5 5. Overzicht onderdelen Hier volgt een overzicht van mogelijke onderdelen van je site, die je onder andere namen kunt tegenkomen. De keyuser geeft de onderdelen hun naam. Per onderdeel wordt er een korte uitleg gegeven. Voor alle onderdelen geldt dat de ribbon op een vergelijkbare wijze werkt, zoals hierboven beschreven. Libraries Container voor het opslaan en delen van bestanden (tekstbestanden, spreadsheets, e- mails, etc.) Container voor het opslaan en delen van media bestanden, zoals (korte) filmpjes en afbeeldingen. Afbeeldingen kunnen ook in een Document library worden geplaatst, maar een Assets library is specifiek gericht op dit soort bestanden, door bijvoorbeeld een thumbnail weergave van de afbeelding. Container voor het opslaan en delen van PowerPoint slides. Bedoeld voor het hergebruik van afzonderlijke slides Container om een eigen wiki in te maken. Wiki bestaat uit meerdere webpagina s die aan elkaar gelinkt kunnen worden (doorverwijzen). 5

6 Lists Gebruik je voor het plaatsen van nieuwsberichten Verzamelen van een gedeelde contactpersonenlijst. (Zeer geschikt om de koppeling met Outlook te maken) Gedeelde kalender. Te gebruiken voor evenementen, vergaderingen of bijvoorbeeld vakantieroosters. (Zeer geschikt om de koppeling met Outlook te maken) Hiermee kan de site beheerder een eigen lijst samenstellen, met zelf gekozen invulvelden. Een forum, wat gebruikt kan worden voor discussies, brainstormen of vraag en antwoord. (Zeer geschikt om de koppeling met Outlook te maken) Overzicht met links naar andere websites (internet of SharePoint sites). Registreren en volgen van stellingen / problemen of meldingen. Voor het houden van een enquête of poll onder de deelnemers van je site. Te gebruiken voor de verdeling van werkzaamheden. (Zeer geschikt om de koppeling met Outlook te maken) 6