Gebruikershandleiding GVOP applicatie

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding GVOP applicatie Versie: 5.1

2 Wijzigingsbeheer Versie Datum Omschrijving Auteur(s) Initiële versie Eric Wijnschenk Review Jeroen van Hemert Eric Wijnschenk Toevoegingen n.a.v. release 1.2 Eric Wijnschenk Toevoegingen n.a.v. release 1.3 Eric Wijnschenk Wijzigingen n.a.v. release 2.0 Eric Wijnschenk Wijzigingen n.a.v. release 2.1 Eric Wijnschenk Wijzigingen n.a.v. release 3.1 Mathijs Kleijnen Wijzigingen paragraaf Jérémie Laisina Wijzigingen n.a.v. release 3.3 Jérémie Laisina Wijziging n.a.v. release 4.1 Jérémie Laisina Wijziging aanpassen marker tekst Jérémie Laisina Wijziging n.a.v. release 5.0 Jérémie Laisina Aanpassing tekst kolom samenvatting van de metadata tabel Jérémie Laisina Inhoudsopgave 1. INLEIDING INLOGGEN ROLLEN GVOP APPLICATIE COMBINEREN VAN ROLLEN BESCHRIJVING ROLLEN FUNCTIONALITEITEN WERKVOORRAAD... 7 MIJN WERKVOORRAAD... 7 GROEP WERKVOORRAAD AANMAKEN NIEUWE PUBLICATIE DOCUMENT BEWERKEN IN XOPUS XML-EDITOR ACTIES OP DOCUMENT DOCUMENT DETAILS INZIEN DOCUMENT BEWERKEN METAGEGEVENS BEWERKEN INVOEREN GEOINFORMATIE VIA KAARTMODULE BIJLAGEN BEWERKEN EIGENSCHAPPEN INZIEN VOORBEELD BEKIJKEN DOCUMENT EXPORTEREN DOCUMENT VERSTUREN DOCUMENT GOEDKEUREN (ALLEEN ROL CONTROLEUR) DOCUMENT PUBLICEREN (ALLEEN ROL PUBLICIST) DOCUMENT INTREKKEN (ROL PUBLICIST) DOCUMENT VERWIJDEREN OVERIGE FUNCTIES DOCUMENTEN ZOEKEN

3 AANVULLENDE INFORMATIE...FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 5. AANLEVERINSTRUCTIES TITELS BESLUITEN METADATEREN PER BESLUIT OPNEMEN PRIVACYGEVOELIGE GEGEVENS IN BESLUIT BIJLAGE 1: OVERZICHT METADATAVELDEN

4 1. Inleiding De Gemeenschappelijke Voorziening voor de Officiële Publicaties (GVOP) is een voorziening waarmee decentrale overheden hun regelgeving rechtsgeldig via internet bekend kunnen maken. Door middel van de GVOP kunnen de deelnemende overheidsorganisaties een elektronisch publicatieblad uitgeven volgens de eisen uit de Wet elektronische bekendmaking. Het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) heeft in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de GVOP ontwikkeld. Deze gebruikershandleiding beschrijft de diverse functionaliteiten van de GVOP applicatie. De GVOP is een web applicatie en kan in principe vanaf iedere werkplek met een internetverbinding worden bereikt. 4

5 2. Inloggen De gebruiker start de applicatie door de internetbrowser te openen en vervolgens het adres in te tikken. Vervolgens logt de gebruiker in met zijn persoonlijke DigiD-OP. Na het inloggen verschijnt de onderstaande scherm. In dit scherm worden de organisaties benoemd waarvoor een publicatie gepubliceerd kan worden. Selecteer in dit scherm de organisatie waarvoor je een publicatie wilt doen. Zodra een organisatie is geselecteerd verschijnt het scherm van Mijn werkvoorraad. Rechts boven het scherm staat de link Organisatie wijzigen. Bij het klikken op deze link wordt terug genavigeerd naar het scherm om voor een andere organisatie te publiceren. NB: Een handleiding aanvragen DigiD-OP is beschikbaar op de projectwebsite 5

6 3. Rollen GVOP applicatie Gebruikers in de GVOP applicatie kunnen bepaalde acties uitvoeren. De acties die een gebruiker mag uitvoeren zijn gekoppeld aan een rol. De contactpersoon van de organisatie geeft aan welke rollen een persoon mag uitvoeren. We kennen binnen de GVOP applicatie drie rollen: invoerder, controleur en publicist. 3.1 Combineren van rollen Het is mogelijk om de rollen te scheiden per persoon. Een beleidsmedewerker kan dan invoeren, een juridisch controller een document controleren en een communicatiemedewerker het document publiceren. Het is ook mogelijk om deze rollen bij één persoon onder te brengen. Dit betekent dat één persoon zowel kan invoeren, controleren als publiceren. 3.2 Beschrijving rollen Rol Invoerder Controleur Publicist Beschrijving rechten De Invoerder kan nieuwe documenten aanmaken of importeren. De Controleur kan documenten goedkeuren De Publicist kan documenten ter publicatie aanbieden en publicaties intrekken die ter publicatie zijn aangeboden totdat de publicatiedatum is verstreken. Acties per rol: Nieuw document aanmaken Document bewerken Metagegevens bewerken Metagegevens inzien Informatieve bijlagen bewerken Invoerder x x x x x x x x x Controleur x x x x x x x x x Publicist x x x x x x Bijlagen bewerken Voorbeeld bekijken Document exporteren Document verwijderen Document goedkeuren Document publiceren Document afbreken 4. Functionaliteiten In de GVOP applicatie kunnen publicaties worden aangemaakt, gecontroleerd en vervolgens gepubliceerd. Om dit te bereiken worden een aantal schermen doorlopen. Hieronder wordt uitgelegd hoe deze stappen worden doorlopen. 6

7 De GVOP is een web applicatie, dit betekent dat alle knoppen bedient kunnen worden door eenmaal te klikken. Dubbelklikken is niet nodig. 4.1 Werkvoorraad Mijn werkvoorraad Na het inloggen opent het scherm Mijn werkvoorraad. In dit scherm vindt u de documenten die op de naam van de gebruiker staan en die is ingelogd. Een document wordt op naam gezet bij het aanmaken van een nieuw document of als de gebruiker een document in behandeling neemt. In de kolommen ziet u: Documenttitel Titel van het document. Documenttype Toont het documenttype, mogelijkheden zijn: Verordeningen, Plannen ruimtelijk, Plannen overig, Beleidsregels, Overige besluiten van algemene strekking, Beschikkingen aanvraag, Beschikkingen afhandeling, Overige overheidsinformatie. Behandelaar De persoon die het document in behandeling heeft. Een leeg veld betekent dat het document door niemand in behandeling is genomen. Activiteit GVOP kent op dit moment drie activiteiten: Voorbereiden, Beoordelen en Bekendmaken. Status Dit stoplicht geeft aan of de activiteit nog moet worden gestart (leeg), bezig is (half gevuld) of is afgerond (gevuld en aangevinkt). Naam Niet gestart In behandeling Afgerond Stoplichtje Groep werkvoorraad In de Groep werkvoorraad staan de documenten van de organisatie die nog niet in behandeling zijn genomen. Per rol is er een groepswerkvoorraad. Als de gebruiker inlogt als invoerder, dan ziet hij in 7

8 de groepsbak alleen de documenten met de activiteit Voorbereiden die niet zijn toegewezen aan een persoon. Een gebruiker die als rol zowel invoerder als controleur heeft, ziet de documenten die in de activiteiten Voorbereiden en Beoordelen staan. 4.2 Aanmaken nieuwe publicatie Een gebruiker met de rol invoerder kan nieuwe publicaties aanmaken. Om een nieuwe publicatie aan te maken wordt er op Nieuwe publicatie geklikt. Vervolgens wordt een selectie scherm geopend met een aantal keuzes. In de GVOP worden twee soorten publicaties onderscheiden: 1) Complete besluiten Deze optie kiest de gebruiker als de volledige tekst van een besluit bekend moet worden gemaakt. Bijvoorbeeld voor het bekendmaken van een nieuwe verordening. 2) Zakelijke mededelingen (kennisgevingen) Deze optie kiest de gebruiker als er een mededeling wordt gedaan van een bekendmaking. Deze bestaat over het algemeen uit een eenvoudig tekstblok. Per publicatie zijn er vier opties: 1) Aanmaken leeg document Via deze optie opent de editor met een leeg blad. Er kan direct worden ingevoerd. 2) Aanmaken document op basis van een model De GVOP bevat een aantal modelbesluiten. Via deze optie kan het gewenste model geselecteerd worden, vervolgens opent de editor met het geselecteerde template. 3) Aanmaken document op basis van een eerder gepubliceerd document Selecteer een al eerder gepubliceerde publicatie. Vervolgens wordt een kopie gemaakt en geopend in de editor. 4) Een bestaand document importeren (vanuit bijvoorbeeld Word) Via deze optie kan een bestand dat bijvoorbeeld gemaakt is met Microsoft Word worden geïmporteerd. Door het bestand te selecteren wordt het document geopend in de editor. NB: Er kan op basis van MS Word bestand zelfstandig een template worden aangemaakt. Dit bestand kan gevonden worden op de projectwebsite NB: Zie Hoofdstuk 5: Aanleverinstructies voor tips bij het aanmaken van een besluit. Het is mogelijk om een Word import te doen door middel van een eigen opmaak of via de betaversie. De betaversie kan naast de bestaande importfunctie gebruikt worden en is ontworpen 8

9 om het importeren van de Word-documenten te vergemakkelijken. Om de betaversie van de importfunctie te kunnen gebruiken is het verplicht om de KOOP-templates te gebruiken. De eigen Word-documenten zullen bij het importeren worden geweigerd. Meer informatie en documentatie over de betaversie van de Word importfunctie en de templates vindt u op onze website Document bewerken in XOPUS XML-editor Na het aanmaken van een nieuwe publicatie wordt de editor geopend. De editor werkt op basis van XML. Vervolgens kan de publicatietekst worden ingevoerd. NB: Een uitgebreide instructie over de werking van de XOPUS XML-editor kan gevonden worden op de projectwebsite Bewaar na het invoeren en bewerken van de publicatietekst door op opslaan te klikken. Sluit vervolgens de editor af door op Sluiten te drukken. 9

10 4.4 Acties op document Vervolgens wordt het detailscherm van het document getoond. Dit scherm geeft altijd een preview van het document weer. De actiemenu wordt aan de rechterkant wordt de actiemenu getoond. Afhankelijk van de rol van de gebruiker en de status van het document worden de verschillende acties getoond. (zie hoofdstuk 3: Rollen GVOP applicatie) Document details inzien Het starscherm voor het document. Hier wordt de voorbeeldweergave van de inhoud van het document getoond Document bewerken Start de editor op om aanpassingen in het document uit te voeren Metagegevens bewerken Voer de metadata in voor het document. De metadata zijn kenmerken van het document, waardoor het document gevonden kan worden. Bijvoorbeeld geografische informatie, beleidsonderwerp, documenttype. 10

11 Ieder publicatieblad heeft eigen (verplichte) metadatavelden. Indien u wilt publiceren in de Staatscourant opent u het tabblad Staatscourant. Na het invoeren en/of bewerken drukt u op opslaan. NB: Zie Bijlage 1 voor een overzicht van de verplichte en niet-verplichte metadatavelden. Hier wordt ook toegelicht dat bij een aantal velden een maximale aantal waarden kan worden ingevuld Invoeren geoinformatie via kaartmodule Hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1) Open de kaartmodule door te klikken op Toon kaart in het metadatveld Coördinaten. 2) Zoek de gewenste locatie op door het adres in te voeren in locatie zoeken of Hectometerpaal zoeken. 3) Nadat u de gewenste locatie heeft gevonden kan het op de kaart worden gemarkeerd via Marker plaatsen. Indien de wens is om meerdere locaties te markeren kan de kaart worden verschoven naar de juiste locatie en opnieuw op Marker plaatsen worden geklikt. 11

12 4) Na het plaatsen van de marker kan het worden verplaatst door de marker in de kaart te selecteren en met de muis te verschuiven. o De locatie kan worden verwijderd door op de marker te klikken en vervolgens op Marker verwijderen te klikken 5) Na het plaatsen van een marker kan er voor verordeningen, plannen, beleidsregels, overige besluiten van algemene strekking en overige overheidsinformatie worden aangegeven dat de marker voor de hele gemeente of provincie geldt. Indien de publicatie voor meerdere gemeenten geldt, moet er per gemeente één marker worden geplaatst en aangegeven dat deze voor de hele gemeente geldt. 6) Als de invoer selectie is voltooid kan het gereed worden gemaakt door op Gereed te klikken. Vervolgens verschijnt het Metagegevens bewerken scherm. 7) Sla vervolgens de ingevoerde locaties op via de knop Opslaan in het Metagegevens bewerken scherm Bijlagen bewerken Geeft een overzicht van de bijgevoegde bijlagen. Hier kunnen de informatieve bijlagen worden toegevoegd of verwijderd. Deze informatieve bijlagen worden samen met de bekendmaking gepubliceerd. 12

13 4.4.5 Eigenschappen inzien Toont het overzicht van de eigenschappen van het document. Hier staat bijvoorbeeld wanneer het document is aangemaakt, of het document is goedgekeurd en wat het officiële publicatienummer is Voorbeeld bekijken Bekijk het voorbeeld document, gelijk aan hoe het document gepubliceerd wordt. Deze transformatie kan enkele minuten duren, afhankelijk van de drukte op het systeem. U dient eerst te kiezen in welke huisstijl u het voorbeeld wilt zien. Uw eigen elektronisch publicatieblad of de Staatscourant. NB: In oudere browsers zoals IE 7 en 8 krijgt u beveiligingsmeldingen als het document gedownload is. U kunt vervolgens het document openen door opnieuw de stappen te doorlopen om een voorbeeld te bekijken. 13

14 4.4.7 Document exporteren Exporteer het document om te bewerken in een extern systeem of om het document te gebruiken in het reguliere besluitvormingstraject. Deze transformatie kunnen enkele minuten duren, afhankelijk van de drukte op het systeem. U kunt exporteren naar de volgende formaten: pdf, odt, xml. U dient eerst te kiezen naar welke huisstijl u het bestand wilt exporteren. Uw eigen elektronisch publicatieblad of de Staatscourant. NB: In oudere browsers zoals IE 7 en 8 krijgt u een beveiligingsmeldingen als het document gedownload is. U kunt vervolgens het document openen door opnieuw de stappen om een document te exporteren te doorlopen Document versturen Verstuur het document naar de groepsbak van de invoerders, controleurs of publicisten. Afhankelijk van uw rol ziet u hier de groepsbak waar u het document naar kan doorsturen Document goedkeuren (alleen rol Controleur) Via deze optie kan een document worden goedgekeurd. Het afkeuren van een document is niet mogelijk. Indien een document moet worden aangepast kunt u via de actie Document versturen het document terugsturen naar de invoerders. Het document wordt gecontroleerd of de gehele publicatie correct is en alle benodigde informatie zoals content, geo-informatie en metadata correct is aangeleverd door de invoerder. Indien er zaken zijn die ontbreken wordt hierover een specifieke foutmelding gegeven, zodat de controleur onvolkomenheden kan herstellen. Bij een foutmelding wordt de publicatie afgekeurd en de publicatie kan niet naar de groep publicisten worden verstuurd. Als de metadata van een document niet is ingevuld, krijgt de gebruiker een functionele melding met een beknopte instructie welke metadata nog ingevuld moet worden. 14

15 Document publiceren (alleen rol Publicist) Via deze optie kunt u het document publiceren in de diverse publicatiebladen. U kunt aanvinken in welk publicatieblad u het document wilt publiceren. De diverse publicatiebladen worden alleen gepubliceerd op werkdagen. Het is dus niet mogelijk om een publicatiedatum op te geven die in het weekend of op een feestdag ligt. De minimale verwerkingstijd van een publicatie is op dit moment 2 werkdagen. Dit betekent dat als u een document woensdag wilt publiceren, het document uiterlijk maandag ter publicatie aangeboden moet zijn. LET OP: Alleen goedgekeurde documenten kunnen worden gepubliceerd Publicatie afbreken (rol Publicist) Het afbreken van een publicatie is mogelijk tot aan de publicatiedatum. Het is niet mogelijk op de publicatiedatum zelf een publicatie af te breken. Als de publicatiedatum is verstreken is deze actie ook niet mogelijk Document verwijderen Via deze optie verwijdert u het document uit de applicatie. Nadat een document is goedgekeurd kan het document niet meer worden verwijderd. 15

16 4.5 Overige functies Documenten Zoeken Via het zoekvenster linksboven in de pagina kunt u documenten zoeken. Na het invoeren van de zoekopdracht klikt u op Documenten zoeken. Er wordt dan gezocht op de titel van documenten van uw organisatie. De zoekresultaten worden vervolgens in het scherm getoond. Via Uitgebreid zoeken kunt u naast zoeken op titel, op diverse kenmerken zoeken. 16

17 17

18 5. Aanleverinstructies Om een besluit op de juiste manier te publiceren, zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten waar u aan moet denken bij het opstellen van een document. Hieronder vindt u een aantal richtlijnen. 5.1 Titels besluiten Omdat alle publicaties als losse berichten in de elektronische publicatiebladen komen is het belangrijk dat u een duidelijk onderscheidende titel opgeeft. Dit verbetert de vindbaarheid van de publicaties door burgers, bedrijven en andere geïnteresseerden. De titel zou in ieder geval de volgende informatie moeten bevatten: - De naam van het bestuursorgaan (Gemeente s-gravenhage) - Korte omschrijving van het besluit ((Brom)fietsverwijderingsbeleid 2013) - De locatie waar het besluit op betrekking heeft (omgeving Station Den Haag Holland Spoor) Dit zou bijvoorbeeld de volgende titel opleveren: Gemeente Den Haag (Brom)fietsverwijderingsbeleid gemeente 2013 omgeving Station Den Haag Holland Spoor Rubriek opnemen in de titel bij publiceren van kennisgevingen beschikkingen Daarnaast wordt op basis van de titel de rubriek voor de zoekservice lokale bekendmakingen bepaalt. In het geval dat u een omgevingsvergunning publiceert dient u het type in de titel van het document op te nemen, bijvoorbeeld: - De naam van bestuursorgaan (Gemeente Ede) - Korte omschrijving van het besluit (Kennisgeving verlening omgevingsvergunning voor het vergroten van het kerkgebouw) - De locatie waar het besluit betrekking op heeft (Leeuweriklaan 35) Dit zou bijvoorbeeld de volgende titel opleveren: Gemeente Ede - Kennisgeving verlening omgevingsvergunning voor het vergroten van het kerkgebouw Leeuweriklaan Metadateren per besluit Om er voor te zorgen dat de besluiten optimaal vindbaar zijn raden wij aan om een document aan te maken per besluit, zodat deze uniek wordt gemetadateerd. Indien u besluiten gaat bundelen in de GVOP-applicatie is het voor burgers niet meer mogelijk om geattendeerd te worden op een specifiek besluit. 5.3 Opnemen privacygevoelige gegevens in besluit Sommige besluiten kunnen persoonsgegevens bevatten. U wordt geacht om als aanleveraar zelf terughoudendheid te betrachten bij het opnemen van dergelijke gegevens in uw publicaties. U dient zich steeds af te vragen of dit een doel dient in de bekendmaking van een besluit. Eventueel kunt u zelf overgaan tot het anonimiseren van een besluit voor publicatie. 18

19 Bijlage 1: Overzicht Metadatavelden Algemeen Naam Aantal Verplicht waarden Rubriek Waarde Documenttype Ja Oneindig - Soort documenttype: Verordeningen Plannen Ruimtelijk Plannen overig Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Overige overheidsinformatie Instelling gemeenschappelijke regelingen Maker Ja 1 Verordeningen Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Beschikkingen aanvraag Beschikkingen afhandeling Overige overheidsinformatie Naam van overheidsorganisatie Beleidsonderwerp Ja Oneindig Verordeningen Bijvoorbeeld: Verkeer Weg Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Beschikkingen aanvraag Beschikkingen afhandeling Overige overheidsinformatie Coördinaten Ja Oneindig Verordeningen Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Beschikkingen aanvraag Beschikkingen afhandeling Overige overheidsinformatie Door een marker te plaatsen op de kaart worden de gegevens toegevoegd aan het document. Ruimtelijk plan identificatie nummer Ja 1 - Plannen ruimtelijk Ruimtelijk plan identificatie. Referentienummer Ja 1 Verordeningen Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Samenvatting Nee Oneindig Verordeningen Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Kenmerk of referentienummer binnen de eigen organisatie. De tekst in dit veld wordt in de attenderingsmail onder de titel getoond. Een lezer van de attenderingsmail kan dan in een oogopslag lezen waar de bekendmaking van toepassing is. GB/WB/PB Aantal Naam Verplicht waarden Rubriek Eindverantwoordelijke Ja 1 Verordeningen Beleidsregels Waarde Naam van overheidsorganisatie 19

20 Overige besluiten van algemene strekking Beschikkingen aanvraag Beschikkingen afhandeling Overige overheidsinformatie Publisher Ja 1 Verordeningen Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Beschikkingen aanvraag Beschikkingen afhandeling Overige overheidsinformatie Informatietype Ja 1 Verordeningen Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Beschikkingen aanvraag Beschikkingen afhandeling Overige overheidsinformatie Start-/Einddatum Nee 1 Verordeningen Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Beschikkingen aanvraag Beschikkingen afhandeling Overige overheidsinformatie Naam van overheidsorganisatie Geef rubriek van GB/WB/PB op: Verordeningen Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Beschikkingen aanvraag Beschikkingen afhandeling Overige overheidsinformatie Vul de start- en einddatum in waarop het besluit betrekking heeft Staatscourant (Bij keuze voor Zakelijke Mededelingen) Aantal Naam Verplicht waarden Rubriek Informatietype Ja 1 Alleen bij Zakelijke Mededelingen (Rubriek) van het type: Beschikkingen aanvraag Beschikkingen afhandeling Informatietype (Sub rubriek) Ja (alleen bij selectie Ruimtelijk plan) 1 Alleen bij Zakelijke Mededelingen van het type: - Plannen ruimtelijk Waarde - Aanwijzing - Andere vergunningen - Bekendmakingen aan de scheepvaart - Omgevingsvergunningen - Onteigeningen - Overig - Ruimtelijk plannen - Vergunningen Geef sub rubriek van Ruimtelijk Plannen op: - provinciale verordening - inpassingsplan - structuurvisie - exploitatieplan - bestemmingsplan - omgevingsvergunning met planafwijking - voorbereidingsbesluit - wijzigings- of uitwerkingsplan - beheers verordening 20

21 Staatscourant (Bij keuze voor Complete Besluiten) Aantal Naam Verplicht waarden Rubriek Eindverantwoordelijke Ja Instelling gemeenschappelijke regelingen Maker Ja Instelling gemeenschappelijke regelingen Beleidsonderwerp Ja Instelling gemeenschappelijke regelingen Coördinaten Ja Instelling gemeenschappelijke regelingen Waarde Naam van de verantwoordelijke overheidsorganisatie Naam van overheidsorganisatie Bijvoorbeeld: Verkeer Weg Door een marker te plaatsen op de kaart worden de gegevens toegevoegd aan het document. Samenvatting Nee Instelling gemeenschappelijke regelingen Samenvatting van de juridische tekst. Alternatieve titel Nee Instelling gemeenschappelijke regelingen Een alternatieve titel Grondslag Nee Instelling gemeenschappelijke regelingen 21