De suggestie om een vacaturebank in te stellen op de verenigingssite. Dit onderdeel komt later in de vergadering bij agendapunt 12 aan bod.

Transcriptie

1 VERSLAG VAN DE 61 e ALGEMENE LEDENVERGADERING (ALV) VAN HTC SANTANA Datum: maandag 9 mei 2016, tijdstip: uur Locatie: Kantine Santana Notulist: Anneke Louter Aanwezig: 35 leden en 3 dagelijks bestuursleden Afbericht: Wil Bankras, Ruud Deul, Kees en Ina Hof Nr. Omschrijving 1 Opening De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. Huishoudelijke mededeling: de presentielijst is rond gegaan met het verzoek om naam en handtekening hierop te zetten. 2 Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken. De voorzitter noemt de leden die zich afgemeld hebben voor deze jaarvergadering. 3 Vaststelling verslag 60 e ALV, 13 april 2015 De notulen zijn gepubliceerd op de website van HTC Santana bij de agendastukken van de ALV van 9 mei De voorzitter neemt het verslag door. Er zijn geen opmerkingen of vragen. Verslag wordt vastgesteld onder dankzegging aan de verslaglegger, Wil Bankras. 4 Antwoorden openstaande vragen ALV 60: De openstaande vragen ALV 60 zijn in het verslag verwerkt. Twee zaken komen vandaag opnieuw aan de orde, namelijk: De suggestie om een vacaturebank in te stellen op de verenigingssite. Dit onderdeel komt later in de vergadering bij agendapunt 12 aan bod. Volgt er een boete als je je kantinedienst niet vervult? In de praktijk weet het bestuur niet altijd wie er niet op komt dagen voor zijn of haar dienst. Dit onderdeel komt ook bij punt 12 aan de orde. 5 Verkiezing bestuursleden Volgens het rooster van aftreden: Statutair aftredend en herkiesbaar is Gerrit Louter (vicevoorzitter en voorzitter technische commissie) Statutair aftredend en herkiesbaar is Kees Slot (penningmeester) Tegenkandidaten voor beide functies hebben zich niet aangemeld, onder luid applaus worden beiden herbenoemd voor 3 jaar. Aftredend en niet herkiesbaar is Kristel van de Berg (voorzitter jeugdcommissie) Dick roemt de goede en fijne samenwerking met Kristel, hij bedankt haar voor het vele werk

2 wat zij heeft gedaan voor de vereniging en overhandigt een bos bloemen. Haar taak wordt overgenomen door Leonie Smit. Aftredend en niet herkiesbaar is Wil Bankras (secretaris) Wil heeft andere functie geaccepteerd op school en komt in de knel met haar eigen agenda, zij wordt op later moment bedankt voor haar diensten. Annemiek Schouten overweegt na een kennismakings- periode de functie van secretaris over te nemen. 6 Vaststelling jaarverslag 2015 Het jaarverslag staat op de website bij de agendastukken van de ALV van 9 mei Daarnaast heeft ieder lid het jaarverslag toegestuurd gekregen via de mail bij de uitnodiging van deze vergadering. Gerrit noemt de hoogtepunten van het afgelopen jaar. De volgende reacties volgen daarop: Verenigingsactiviteiten Robbert Smit reageert op een opmerking over de verdeling van de enkel-dubbel-mix clubtoernooien waar meer sjeu in mag komen, dat gelet op het tijdstip van de mix-club in oktober de bezetting goed is, er zijn veel verenigingen die geen clubkampioenschappen hebben. Verder is het voor nieuwe leden belangrijk om ze te betrekken bij activiteiten. Uit onderzoek van de KNLTB blijkt dat relatief veel nieuwe leden na een kort lidmaatschap afhaken omdat ze hun draai niet kunnen vinden. Dit is ook waar de KNLTB op hamert. Laurens Hoffer geeft aan dat oudere leden op een toernooi niet 2 maal op een dag kunnen spelen, of de toernooi-commissie daar rekening mee kan houden. Robbert geeft aan dat als dat wordt aangegeven er zeker rekening mee wordt gehouden. Verder vraagt Laurens waarom er geen verliesronde wordt gespeeld. Bestuur geeft aan dat bijna alle toernooien worden gespeeld in poules, behalve het Open Licht. Verzocht wordt om daarbij in de speelsterkte 8 ook een seniorenpoule op te nemen, dit verzoek wordt doorgegeven aan de toernooicommissie. Jeugdcommissie Leonie Smit heeft de taak van Kristel van de Berg overgenomen als voorzitter van de jeugdcommissie. Ze vervult deze functie al enkele maanden met veel enthousiasme, waar het bestuur heel blij mee is. Deelname aan jeugdtoernooien is goed, zo zijn voor het oliebollentoernooi 60 kinderen aangeschreven en deden er 40 mee. Ook komt er weer een onderlinge racketavond tussen verenigingen in de buurt. Qua toernooien draait Santana erg goed en de terugloop van de leden valt in verhouding met andere verenigingen erg mee. Linda Rijnbeek geeft aan dat voor het jeugdtoernooi Santaantje veel verenigingen zijn aangeschreven, Nina heeft hier heel erg haar best voor gedaan. Ook komt er van Assendelft waarschijnlijk een groep kinderen naar het toernooi komende zomer. Hierover zijn de contacten gaande. Ed Noordeloos geeft aan dat zijn dochter staat genoemd als clubkampioen, maar dat is teveel eer, zij was geen clubkampioen. Verder mist hij in het verslag de Rabo-sponsortocht, dit wordt meegenomen en de echte kampioen wordt gezocht. Linda Rijnbeek vraagt of er voor nieuwe leden een info boekje is. Jos Altman geeft aan dat nieuwe leden worden verwezen naar de site. Ook is er een racketavond voor deze leden, op die avond krijgen ze veel informatie. Leonie Smit geeft een dat Karian Schroen een flyer aan het maken is voor nieuwe jeugdleden. Theo Hilgers wil graag een boekje om die aan nieuwe leden te overhandigen.

3 Bestuur stelt voor om een flyer te maken met informatie voor nieuwe leden en daarbij te verwijzen naar alle info op de site. Jaarverslag is vastgesteld. 7 Vaststellen financieel verslag 2015 Het financiële verslag maakt onderdeel uit van het jaarverslag De penningmeester geeft de kantinecommissie een pluim, omdat ze ondanks een lagere omzet meer winst hebben gemaakt. Het onderhoud is doorgeschoven naar 2016, dus zijn de huisvestingskosten lager. Verdere bijzonderheden staan in het jaarverslag. Balans: liquide middelen prima, ,-- rijker. Vraag van Laurens Hoffer, of de Rabobank is benaderd inzake de obligaties, dit wordt later in de vergadering bij punt 12 behandeld. Het jaarverslag wordt vastgesteld. 8 Verslag kascontrolecommissie Dennis Ooteman en Liënne Noordeloos hebben de boekhouding van de vereniging gecontroleerd. Dennis gaf aan dat alles dik in orde is en de boeken zijn goedgekeurd. Dennis en Liënne worden bedankt door de voorzitter, Kees Slot wordt decharge verleend voor het door hem gevoerde beleid en de door hem gevoerde financiële administratie. 9 Verkiezing nieuw (reserve)lid kascontrolecommissie Dennis Ooteman en Adri de Vos controleren begin 2017 de administratie van de vereniging. Ed Noordeloos is als nieuw reserve lid benoemd. 10 Vaststelling begroting 2016 De begroting staat op de website bij de agendastukken van de ALV van 9 mei Hoeveel wordt geleend vraag Dennis, vanwege de afschrijvingskosten, bestuur verwacht ongeveer ,--. We moeten nog in gesprek met de bank, we hopen sneller te kunnen aflossen. Dennis adviseert de looptijd zo lang mogelijk te houden, dat geeft ruimte. Kees geeft een looptijd van 10 jaar aan, is gelijk aan de garantietermijn van de waarborg van gemeente en Waarborgfonds sport. Eerste jaar variabele rente, zodat eerder kan worden afgelost als we het volledige bedrag niet nodig hebben. Fulco van der Meulen geeft aan dat boetevrij aflossen, als daar financieel ruimte voor is, niet kan met een variabele rente. Dennis wil graag meedenken in het komend proces, daar is het bestuur blij mee. Alex Campfens vraagt naar de obligaties, dit komt later aan de orde. Wim Onrust geeft aan dat stroom, gas en water aan de krappe kant is opgenomen in de begroting, voorzitter geeft aan dat we naar ledverlichting gaan. Verder zal ook in de kantine oude apparatuur moeten worden vervangen, dit zijn energie slurpers. De begroting wordt vastgesteld. 11 Voorstel contributiewijziging 2017 Het voorstel staat op de website bij de agendastukken van de ALV van 9 mei De contributie wordt met de consumentenprijsindex van 0,6% verhoogd, hiermee kunnen we toe. Betaalbaarheid is van belang. Dit wordt op scherm getoond. Gerrit Slagter vraagt hoe het is in verhouding met andere verenigingen in de omgeving. Bij plattelandsverenigingen vergelijkbaar als bij ons en bij de twee Hoornse TV s veel duurder. Daar speel je vanwege gravel en ook maar 6 tot 7 maanden. Algemene ledenvergadering is akkoord met voorstel. 12 Overige zaken: a) Toelichting stand van zaken renovatie tennispark (mondeling) Kees en Dick hebben een gesprek met Waarborgfonds sport gehad. Die waren zo enthousiast over de stukken dat garantie voor 50% van de borgstelling binnen 1 week binnen was.

4 Het is van belang dat we op korte termijn nog een akkoord van de gemeente ontvangen voor de andere 50%. Dat is nodig voor het aangaan van de verplichtingen met aannemers, onder meer voor het bestellen van materialen etc. Uiterlijk begin volgende week hebben we hopelijk akkoord van de gemeente. Dit is de verwachting omdat we veel uit eigen middelen kunnen doen. Maar we hebben het akkoord van de gemeente voor de financiering wel nodig. Nu nog even spannend. Het opknappen van het clubgebouw verloopt teleurstellend, houtrot is nog niet behandeld, schildersbedrijf Klaver laat het afweten wat heel vervelend is. Er wordt weer contact met ze opgenomen. Cees Bakker is gevraagd voor straatwerk (Ceba Bestratingen), gaat een voorstel doen en zelfwerkzaamheid wordt hierin meegenomen. Vervangen Hekwerk komt een offerte voor. Verlichting moet nog een garantie voor komen. Al deze zaken gaan volgens plan. In de bouwcommissie zitten: Wim Onrust, Cor Steur, ook Aad Hof en Jaap Koomen zitten in deze cie. Aad hof geeft aan dat ook Alex Campfens en Leo Schutte zich hebben aangemeld. In de inham achter de kantine wordt een aanbouw geplaatst, dit is voor een opstelpunt voor de waterbuffer voor de aanstaande sproei installatie. Carlien van der Vlugt vraagt wanneer de beslissing wordt genomen of er 2 of 3 padelbanen worden geplaatst. Die beslissing is genomen in de bijzondere ALV van 7 maart 2016, het worden er 2, maar het grondwerk wordt voor drie geschikt gemaakt. Leo Schutte, wat gaat er gebeuren met de oude materialen. Wim meldt dat de aannemer er 1 dag voor zal aanwijzen, wat niet weg gaat die dag wordt door aannemer verwijderd. Hekken gaan we zelf verkopen. Verder gaat alles in overleg. Dennis Ooteman, of we al iets weten van het Rabobankfonds. Kees, 31 mei komt een besluit van de Rabobank, we hebben ,-- subsidie / sponsoring gevraagd. b) Uitgifte obligatielening voor de renovatie van ons tennispark (het aanvraagformulier en de voorwaarden staan op de website bij de agendastukken van de ALV van 9 mei 2016) Kees Slot geeft uitleg. Vragen: Jan de Boer, wat is de looptijd voor uitloting, dit is maximaal 10 jaar. Wim Onrust, of het niet onder een garantieverstrekking kan van gemeente of Waarborgfonds sport, daar komt het bestuur op terug. Gerard Slagter, gaat er geloot worden als er wordt overtekend? Het maximum is ,-- dit zijn 400 obligaties. Hier heeft het bestuur nog niet over nagedacht en komt er nog op terug. Laurens Hoffer vraagt of je toestemming nodig hebt, Gerard Slagter antwoordt hierop dat je toestemming moet hebben van een sportfonds. Wim Onrust, niet als het om crowdfunding gaat, of een onderhandse lening. Alex Campfens, of het bestuur nooit aansprakelijk kan worden gesteld, voor bijvoorbeeld wanbestuur. Voorzitter antwoord dat bestuur daarvoor verzekerd is, behalve bij een wanprestatie. Financieel, maakt het bestuur zich daar geen zorgen over. Laurens Hoffer, waarom wil het bestuur obligaties uitgeven? Dit is het gevolg na vragen in de bijzondere ALV van 7 maart 2016 om het bestuur hier onderzoek naar te laten doen. Gerard Slagter, als rente stijgt, gaat rente van de obligatie dan mee. Penningsmeester antwoordt dat dit niet het geval is. Andersom (verdere daling) ook niet. Bestuur: er zijn ook verenigingen die rente op nul zetten, dan hebben we het over sponsoring van je vereniging, ook zal het bestuur reageren op de vraag wie het eerst komt wie het eerst maalt. 1

5 c) Presentatie contributievoorstel Padel (het voorstel staat op de website bij de agendastukken van de ALV van 9 mei 2016) Kees Slot, tot is er geen verhoging van de basiscontributie, dit is de kennismaking periode voor de leden, zodat een ieder een keuze kan maken voor zijn lidmaatschap van Voor 2017 kun je kiezen of je gebruik wilt maken van een combi lidmaatschap, waarbij de basiscontributie wordt verhoogd voor tennis in combinatie met Padel. Linda Hoogland vraagt of een 10 strippen kaart een optie is. Esther Dodeman, creëer je niet een vereniging binnen een vereniging. Knltb ziet Padel als exploitatiemodel met combi: Tennis en Padel, 1 pasje, goede zaak voor extra ledenwerving. Fulco van der Meulen, hoe wordt gedacht over verhuur? Dat gaan we proberen op de stille momenten. Laurens Hoffer, wat verwacht bestuur ervan, is er een enquête gehouden? Nee, dit besluit is reeds genomen in de bijzondere ALV van 7 maart Esther de Dodeman, hoe met regen. Dick: dan speel je achter glas, niet overdekt! Carlien van der Vlugt, jeugd tot uur Padellen, 16 en 17 jarigen later. Hoe gaan we daar mee om, moet je leeftijd vragen.. Dick dit zie je aan pasje en de verwachting is dat de jeugd dit begrijpt, maar is afwachten. Gaan we later evalueren. Fulco van der Meulen, is er gesproken met verenigingen die Padel hebben, hoe om te gaan met alle vragen en de aanzuigende werking. Voorzitter geeft aan dat bij andere verenigingen de banen meestal worden verhuurd voor 25,-- per uur, maar dan hebben we het bijv. over een sportcentrum. Het bestuur zal op een later tijdstip antwoord geven op alle vragen. Algemene ledenvergadering is akkoord met het contributie voorstel. d) Voorstel wijziging aantal kantinediensten en afkoop kantine- en verenigingsdiensten (het voorstel staat op de website bij de agendastukken van de ALV van 9 mei 2016) Het bestuur is van mening dat de kantine op meer avonden open zou moeten zijn. Het gevolg is dat de leden daarvoor meer diensten zouden moeten draaien. Het voorstel is van 2 naar 3 diensten. De leden opperen dat het beter is om te spreken van uren, van 8 naar 12 uur. Laurens Hoffer vraagt of we de kantinediensten kunnen uitbesteden (verpachten). Het antwoord hierop is nee, er zijn gesprekken geweest met 4 personen over het verpachten, gevolg is consumpties duurder, hogere contributie, etc. Uiteindelijk hebben de belangstellenden zich terug getrokken omdat het financieel niet haalbaar was. Verpachten is op dit moment niet een reële optie. Het voorstel voor het verhogen afkoopbedrag en dit vooraf te innen bij de contributie en restitueren na vervullen diensten haalt het niet. Wim Onrust, de goeden lijden dan onder de slechte, beter is om alleen voor diegene die hun plicht niet vervullen direct een verhoging op te leggen. Bestuur geeft aan dat nadat zij als bestuur zelf deze personen heeft benaderd, dit niet meer te gaan doen. Dit is een functie voor de kantinecommissie en hiervoor zijn vacatures, het bestuur zoekt personen die niet schromen om deze leden aan te spreken op hun gedrag. Leonie Smit geeft aan dat je bij v.v. Zouaven als ouder diensten moet draaien. De jeugdcommissie komt met een voorstel voor de ouders van onze jeugdleden, op welke wijze zij mee kunnen helpen. Gerard Slagter vindt dat je niet moet afkopen, maar diensten verplicht draaien. Dennis Ooteman, zegt afkoopbedrag verhogen. Carlien van Gorkum, vindt het dubbel. Beiden is goed, afkopen is van belang en niet afkopen en je diensten draaien is ook van belang. Laurens Hoffer vraagt wat leeftijd is waarop je geen diensten meer hoeft te draaien, dit is 75.

6 Er volgt een discussie over hoe om te gaan met avond openstelling, kantinediensten etc. Conclusie van de vergadering: Aanvulling leden voor kantinecie. Afkoopbedrag naar 90,--; Kantinedienst van 8 naar 12 uur; afkoopbedrag alleen innen bij contributie voor leden die diensten afkopen. Bestuur komt hier op terug. e) Uitbreiding commissies en commissieleden (het voorstel staat op de website bij de agendastukken van de ALV van 9 mei 2016) Bouw-cie: Aad en Wim melden dat de commissieleden van de onderhoudsploeg geen graaf en spit werkzaamheden doen. Als deze mankracht nodig is, zal tijdig hiervoor een oproep onder de leden worden verspreid. Verder zal voor de renovatie worden aangegeven waar hulp nodig is. Kantine-cie: Heeft dringend extra leden nodig. Padel-cie: Deze commissie zal de padelbanen moeten promoten: instuifavonden, training door onze eigen leden, etc. wie wil ons daarin ondersteunen. Activiteiten-cie: we hebben veel commissies maar we willen meer sjeu op het park, daarvoor willen we meer activiteiten op het park. Zoals de eerste actie; de opening van het nieuwe park. De eerste aanmelding is een feit, Carlien van der Vlugt heeft zich aangemeld. Communicatie-cie: doet Nina Louter alleen, zij wordt technisch ondersteund door Jerry van Leeuwen. Er komt mogelijk een Club-app en het zou mooi zijn als bij deze taak enkele leden kunnen ondersteunen. Sponsor-cie: Als voorbeeld wordt verwezen naar v.v. Spirit. Jeugd-cie: heeft nu 6 leden wat weinig is, graag willen ze de ouders van de kinderen betrekken bij taken voor de jeugdactiviteiten. Barry van Rijnbeek, vraagt om deze commissies duidelijk op te zetten. Linda Hoogland, in Medemblik wordt een burentoernooi gehouden. Dit zou dan een taak zijn voor de activiteitencie. 13 Rondvraag en sluiting Fia Hilgers; heeft zich geërgerd aan alle fietsen die voor het hek aan de zijde van de parkeerplaats staan, toegang van de poort wordt geblokkeerd. Aad Hof; na een kantinedienst wordt de kantine regelmatig niet netjes achter gelasten, zoals: licht nog aan, apparatuur nog aan, kraan nog open en zelfs voorraad verdwenen. Dit probleem is bekend bij bestuur, wij zijn afhankelijk van onze leden dat zij het netjes achterlaten, is voor het bestuur heel moeilijk om iets tegen te doen, het is een taak van ons allen. Leo Schutte, verzoek aan kantine-cie om een nieuw lid dienst te laten draaien met een ervaren lid, zodat kennis kan worden overgedragen. Ester de Dodeman, of straks rekening wordt gehouden met de overige banen vanwege de komst van de padelbanen, met competitie wordt het extra druk. Oplossing bestuur is langer doorgaan of avondcompetitie. Carlien van Gorkum, betalen met mobiel of pinpas wordt daar aan gedacht, dit wordt meegenomen met alle wijzigingen maar is een dure oplossing. Gerrit Slagter, vv Spirit heeft dit al, is wel een dure oplossing, hij nodigt leden en bestuur uit om te komen kijken. Kristel van de Berg, vraagt naar aanschaf clubkleding. De vraag wordt door Dick direct doorgespeeld aan Ed Noordeloos, hij heeft dit eerder geregeld voor de vereniging om bij Duijn Teamsport kleding aan te schaffen. Ed, de animo was minimaal. Leonie Smit, wat mogen we begeleiders van tegenstanders aanbieden bij competitiewedstrijden en kan er beleid komen op gebruik consumpties door commissieleden. Dick dankt iedereen voor opmerkingen en inbreng. De voorzitter sluit de vergadering om uur.