Rekenkamercommissie ONDERZOEKSPROGRAMMA 2016

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie ONDERZOEKSPROGRAMMA 2016

2 Onderzoeksprogramma 2016 Rekenkamercommissie OSS 1

3 Colofon De rekenkamercommissie Oss is een onafhankelijke commissie binnen de gemeente. Zij bestaat uit drie externe leden. Doel van de rekenkamercommissie Oss is om de rol van de gemeenteraad te versterken en een bijdrage te leveren aan de kwaliteit van het lokaal bestuur. Dit doet de rekenkamercommissie door onderzoek te doen naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid. Leden Astrid van de Klift (voorzitter) Elma van de Mortel Mathijs van den Heuvel Contact Postbus BA Oss rekenkamer@oss.nl Astrid van de Klift ( ) Elma van de Mortel ( ) Mathijs van den Heuvel ( ) 2

4 Onderzoeksprogramma 2016 rekenkamercommissie Oss Vastgesteld door de rekenkamercommissie Oss in haar vergadering van 23 maart Inleiding De rekenkamercommissie voor Oss wil in 2016 de volgende onderwerpen onderzoeken: 1. Partners op afstand (met enkele verdiepende cases) 2. Verkenning economisch beleid 3. Evaluatie effectiviteit rekenkamercommissieonderzoeken (extra onderzoek) Hieronder gaan we in op de onderwerpsselectie. Dat doen we door eerst onze selectiecriteria aan te geven en vervolgens door te beschrijven welke onderwerpen zijn genoemd in onze kennismakingsgesprekken met de fracties, gemeentesecretaris en burgemeester. Daarna gaan we in op onze weging van de onderwerpen. Daarbij geven we ook aan welke onderwerpen wel geschikt zijn, maar waarvan we hebben besloten dat ze beter op een later tijdstip kunnen worden onderzocht. Deze onderwerpen staan op onze voorraadagenda. Het gaat om: hervormingen in het sociaal domein effectiviteit van de bezuinigingen herindelingen en de voorzieningen in de kernen en de stad bejegening burgers/rol burgers Na de onderwerpselectie gaan we kort in op de geselecteerde onderwerpen. Dat doen we met name door enkele verkennende vragen te stellen. Deze vragen willen we graag met de gemeenteraadsleden, griffier en gemeentesecretaris bespreken. Het doel hiervan is een nadere afbakening en invulling van het onderzoek. 2. Selectiecriteria Verantwoordelijkheid rekenkamercommissie De rekenkamercommissie is verantwoordelijk voor het doen van onderzoek naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur van Oss gevoerde beleid. De nadruk ligt daarbij op doeltreffendheid en doelmatigheid. Dit betekent dat onderzoeken worden gedaan naar het verleden. Het betekent niet dat alleen onderwerpen die volledig zijn afgerond kunnen worden onderzocht; onderwerpen die langdurig lopen kunnen gedurende de looptijd worden onderzocht. Het doel van onderzoek is leren en is daarmee toekomstgericht. Dit kan alleen als een onderzoek wordt gedaan naar een onderwerp dat niet te veel op zichzelf staat. Algemene criteria De rekenkamercommissie Oss hanteert bij de selectie van onderzoeken de 3

5 volgende criteria 1 : a. Het onderwerp heeft een substantieel financieel, organisatorisch, bestuurlijk of maatschappelijk belang. b. Het heeft toegevoegde waarde als de rekenkamercommissie het onderwerp onderzoekt. Toegevoegde waarde wil zeggen, het onderwerp: - is nog niet of niet volledig onderzocht; - vergt onafhankelijk onderzoek en/of vergt onderzoek waarvoor de (extra) bevoegdheden van de rekenkamercommissie relevant zijn; - is politiek relevant voor de raad. c. Het onderzoek is bruikbaar. Dat wil zeggen het onderzoek is wat betreft onderwerp en type aanbevelingen gericht op de raad, is goed getimed ten opzichte van het beleidsproces en het onderzoek is gericht op leereffecten. Specifieke criteria voor is het eerste jaar van ons als nieuwe rekenkamercommissie. We hebben daarom besloten dat het eerste onderwerp dat we onderzoeken bij voorkeur een breed onderwerp is (veel taken raakt), zodat we een zo goed mogelijk beeld krijgen van de gemeente. Het eerste onderzoek is relatief omvangrijk. Het tweede onderwerp is daarom een kleiner onderzoek. Dit onderzoek heeft bijvoorbeeld de vorm van een scan of een verkenning. Effectiviteit van de rekenkameronderzoeken Tot slot, willen we graag de effectiviteit van de rekenkameronderzoeken uit het verleden onderzoeken. Dit willen we gebruiken om ons werk de komende jaren goed vorm te geven, zodat we de gemeenteraadsleden zo goed mogelijk ondersteunen. Dit idee hebben we besproken met alle fracties. Het resultaat van deze bespreking hebben we onder evaluatie effectiviteit rekenkameronderzoeken opgenomen. 3. Overzicht genoemde onderwerpen Een overzicht van de genoemde onderwerpen is opgenomen in de bijlage. Het overzicht is gebaseerd op onze kennismakingsgesprekken met de fracties, gemeentesecretaris en burgemeester. We hebben dit jaar nog geen burgers, bedrijven of instellingen gesproken of geraadpleegd. Volgende jaren willen we burgers, instellingen en bedrijven ook bij de inventarisatie van de onderwerpen betrekken. Diverse onderwerpen zijn meerdere keren genoemd, waarbij de verschillende fracties een onderwerp net iets anders benaderen. We hebben de onderwerpen voor deze fase selectie daarom geclusterd in tabel 1. In de volgende fase vooronderzoek komt de precieze vraagstelling aan bod. In paragraaf 5 gaan we daar kort op in. Tabel 1 Cluster genoemde onderwerpen Cluster Duiding Bejegening burgers / rol burgers Invulling van de loketfunctie, omgaan met klachten, luisteren naar burgers. Economisch beleid Investeringen in economisch beleid, pivot park, talentencampus, bedrijventerrein, sturing op 1 Deze criteria staan in het nieuwe reglement van orde. Dit reglement sturen wij na vaststelling naar de raad. 4

6 Cluster Bezuinigingen Herindelingen en de voorzieningen in de kernen en de stad Hervormingen sociaal domein Partners op afstand Overige Duiding grote projecten. Effectiviteit van de bezuinigingen. Zijn de bezuinigingen gehaald? Wat zijn de maatschappelijke effecten? Wat waren de doelen van herindelingen? Zijn deze gehaald? Hoe is de relatie tussen de kernen en de stad? Hoe is de leefbaarheid? Gaat ondersteuning naar hen die het het hardste nodig hebben? Evaluatie kanteling, waar gaat het geld naartoe? Welke afspraken zijn er met partijen op afstand en hoe kan de raad hierop sturen? Er zijn diverse voorbeelden genoemd van gemeenschappelijke regelingen, stichtingen en samenwerkingsverbanden met private instellingen. Bijvoorbeeld duurzame gemeente, lokale omroep, volksgezondheid i.r.t. veehouderij, proces omgevingsvergunningen. 4. Selectie onderwerpen Timing Alle onderwerpen voldoen grotendeels aan de criteria. Als we kijken naar de timing dan is dat een belangrijk onderscheidend criterium. Van bezuinigingen en sociaal domein is met enige regelmaat gezegd: belangrijk te onderzoeken, maar niet in 2016 want dat is te vroeg. Deze twee belangrijke onderwerpen hebben we daarom niet geselecteerd voor 2016, maar zetten we op onze voorraadagenda voor de komende jaren. Ook het onderwerp duurzame gemeente is een onderwerp dat nu nog te vroeg is om te selecteren. Het onderwerp bevindt zich nog in een startfase. Gemeentebreed Voor de selectie van het eerste onderwerp hebben we een extra criterium toegevoegd: een gemeentebreed onderwerp. De onderwerpen herindelingen en de voorzieningen in de kernen en de stad en partners op afstand voldoen hier beide aan. De weging tussen beide onderwerpen was moeilijk. Beide onderwerpen leven onder de diverse fracties en hebben veel impact. Over beide zijn ook al onderzoeken geweest, zoals voorzieningen in de kernen (rekenkamercommissierapport 2013) en de werkgroep gemeenschappelijke regelingen. Over beide blijven echter ook nog de nodig vragen. We hebben gekozen voor partners op afstand, omdat dit onderzoek de sturingsmogelijkheden van de raad betreft en daarmee belangrijk is voor het functioneren van de raad. Omdat de raad vrij veel nieuwe leden kent en pas per januari 2015 is gestart is het volgens ons van belang dat dit onderzoek als eerste gebeurt. Ook geeft het onderwerp ruimte om op een aantal specifieke casussen in te zoomen. Hierdoor kan aan sommige specifiekere vragen van fracties worden voldaan. Het onderwerp herindelingen en de voorzieningen in de kernen en de stad zetten wij op de voorraadagenda. Verkenning Als tweede onderzoek in 2016 willen we een kleiner onderzoek doen, bijvoorbeeld in de vorm van een verkenning. De onderwerpen: bejegening burgers, 5

7 economisch beleid en onderwerpen onder overige komen hiervoor in aanmerking. De eerste twee worden het breedste gedeeld door de diverse fracties. Het onderwerp bejegening burgers / rol burgers hangt deels samen met bezuinigingen en/of herindelingen. Wij vinden het daarom voor ons, als nieuwe rekenkamercommissie, nog te vroeg voor dit onderwerp. We hebben het onderwerp daarom op de voorraadagenda gezet. Het onderwerp economisch beleid leeft breed, is complex en leent zich daarom voor een verkenning. Vanuit de verkenning kan dan worden gekeken of nader onderzoek voor de hand ligt. Planning We gaan uit van de volgende planning. We starten gelijktijdig met de onderzoeken evaluatie effectiviteit rekenkameronderzoeken en partners op afstand. De evaluatie willen we voor de zomer afronden, waarna de feitencheck en hoor- en wederhoor na de zomer plaatsvinden. Dit onderzoek willen we als eerste afronden zodat we de resultaten vanaf het eerste inhoudelijke onderzoek kunnen benutten. Het onderzoek Partners op afstand ronden we na de zomer af. Dit gemeentebrede onderzoek hebben we als eerste inhoudelijke onderzoek gepland, omdat we zo een breed beeld krijgen van de gemeente. Na de zomer beginnen we met het onderzoek verkenning economisch beleid wat we eind 2016 de rapportage afronden; de feitencheck en hoor- en wederhoor vinden dan begin 2017 plaats. 5. Nadere verkenning geselecteerde onderwerpen 5.1 Partners op afstand Voor het onderwerp partners op afstand starten we een vooronderzoek dat we half mei hopen af te ronden. Het vooronderzoek heeft als doel de onderzoeksvraagstelling scherp te hebben. Het resultaat van het vooronderzoek is een plan van aanpak voor het onderzoek. De vraag: welke afspraken zijn er met partners op afstand en hoe kan de raad daarop sturen? is de vraag die wij als kernvraag hebben gehoord in onze gesprekken. Deze vraag is daarom de startvraag voor het vooronderzoek. Als insteek voor het onderzoek gaan wij uit van enkele cases, zodat het onderzoek ook praktisch bruikbaar kan zijn en niet over sturen in het algemeen gaat. Ook met deze kernvraag en deze insteek blijft het onderwerp partners op afstand erg breed en complex. Dit brengt het risico met zich mee dat de aanbevelingen te algemeen worden. Een goede afbakening is altijd van belang, maar bij dit onderwerp meer nog dan anders. De volgende afbakeningsvragen zijn er bijvoorbeeld: welk niveau is het meest relevant: regionaal en/of lokaal? er zijn partners binnen de gemeente (lokaal niveau), zoals het museum en sportverenigingen. Er zijn ook partners op regionaal niveau, bijvoorbeeld andere gemeenten, waarmee wordt deelgenomen aan een gemeenschappelijke regeling, zoals de veiligheidsregio. Welke vorm is het meest relevant? gemeenschappelijke regelingen, andere verbonden partijen (BV s of NS s waarin de gemeente aandelen heeft), subsidies aan stichtingen en verenigingen, samenwerkingen met private partijen, inkoop bij private partijen Welke onderwerpen zijn het meest relevant?: partners op afstand zijn er over alle onderwerpen: cultuur, zorg, welzijn, sport, bedrijventerreinen, veiligheid, re-integratie, beheer openbare ruimte enzovoorts. 6

8 Gedurende het vooronderzoek willen we graag input hebben van de raadsleden over deze afbakeningsvragen: welk niveau is voor u het meest belangrijk en waarom? Welke vorm? Welke onderwerpen? Input voor de kernvraag en cases is uiteraard ook welkom. 5.2 Verkenning economisch beleid Bij het economisch beleid gaat het om investeringen in bedrijven en bedrijventerreinen. Het kan ook gaan om bedrijven in de binnenstad. Ook de vraagstelling kan divers zijn: gaat het om inzicht krijgen in de investeringen? Hoeveel aan wie? Om inzicht in het halen van de doelen? Om een overzicht van wat er allemaal loopt? Diverse vragen zijn denkbaar. Wij hebben dit onderzoek gepland voor de tweede helft van het jaar. Het vooronderzoek vindt daarom na de zomer plaats. Wij zullen dan ook de raad benaderen voor input. Indien u wilt is het ook altijd mogelijk eerder uw input te geven. 5.3 Evaluatie rekenkamercommissieonderzoeken Omdat we als rekenkamercommissie nieuw zijn is het voor ons als rekenkamercommissie interessant om te weten wat de effectiviteit van eerdere rekenkamercommissieonderzoeken is wat betreft inhoud en proces. In onze gesprekken met de fracties hebben we daarom gevraagd of dit ook interessant is voor u. De reacties waren gemengd: een deel van de fracties vond het een goed idee, een deel vond het niet nodig, of in ieder geval niet nodig voor de raad zelf. Wat echter vaak is genoemd is dat het proces rond de onderzoeken transparanter kan, de presentatie en aanbevelingen toegankelijker en de interactie met de raad intensiever. Ook zijn er vragen over de rol van de raad bij het volgen van de aanbevelingen. Wij concluderen hieruit dat een evaluatie zinvol kan zijn, maar dat deze niet alleen over de inhoud moet gaan, maar zeker ook over het proces en de relaties tussen de rekenkamercommissie en de raad en ook de ambtelijke organisatie. Wij zullen het onderzoek daarom indelen in een feitendeel, waarin we op een rij zetten welke aanbevelingen zijn gedaan, welke aanbevelingen zijn overgenomen, hoe deze aanbevelingen vervolgens zijn uitgevoerd en hoe de uitvoering is gevolgd. Ook zetten we op een rij wat het proces was van aanbeveling tot uitvoering. Een ander onderdeel van het onderzoek zal zijn welke rol de raad wil spelen ten aanzien van de aanbevelingen, wat de raad van de organisatie verwacht (en omgekeerd) ten aanzien van de aanbevelingen en welke rol dan van de rekenkamercommissie wordt verwacht. Dit alles met als doel de effectiviteit van de onderzoeken te vergroten. Dit weer met als doel positief bij te dragen aan de rol van de raad. Tot slot, willen we graag opmerken dat de beelden over de vorige rekenkamercommissie overwegend positief waren. De evaluatie richt zich op verbeteringen en op leren, omdat dit altijd mogelijk is. 7

9 Bijlage 1 overzicht onderwerpen In deze bijlage geven we een zo goed mogelijk beeld van de onderwerpen die zijn genoemd. Deze onderwerpen hebben we ingedeeld in clusters (zie tabel 1). We beperken ons hier tot inhoudelijk onderwerpen. Opmerkingen over de evaluatie van de rekenkameronderzoeken of proces zijn hier niet opgenomen. Dit omdat dit overzicht dient voor de selectie van inhoudelijke onderwerpen. Sommige onderwerpen staan bij twee clusters, omdat ze beide clusters raken. Onderwerpen die verschillende keren zijn genoemd zijn, maar een keer opgenomen. De onderwerpen staan per cluster in alfabetische volgorde. Bejegening burgers/rol burgers Bejegening bewoners: burgers kunnen niet meer langskomen zonder afspraak. Bestuursstijl: hoe is de verbinding en communicatie tussen raad, college en bevolking? Bewegen de ambtenaren in voldoende mate mee met de gewenste nieuwe bestuursstijl? Er zijn veel bezwaarschriften omtrent huishoudelijke hulp Onderuitputting budgetten huishoudelijke hulp (hoe worden budgetten bepaald, hoe kan er onderuitputting zijn, hoe verhoudt dat zich tot het aantal klachten) Veel burgers geven zaken aan die niet goed lopen. Ook lijken de verwachtingen van burgers niet goed gemanaged te worden. Wijze van (afhandeling) klachten, bezwaren, beroepen van inwoners. Economisch beleid Aankoop grond Aanpak grote projecten, zoals de talentencampus (doorlopende leerlijnen), Pivot park (organon), Kopen onroerend goed Beleid dynamisch stadscentrum Economie en bedrijventerreinen en/of woningbouw Economisch beleid: bepaalde sectoren worden gestimuleerd. Wat zijn de doelen? En hoe gaat het er nu mee? Het is een lastig onderwerp omdat er wordt geïnvesteerd; stoppen is lastig, maar het is wel de vraag of iets wordt bereikt. Overzicht is wenselijk; ook waar nu in wordt geïnvesteerd: is daar voldoende focus of is het verbrokkeld? In welke fase van ontwikkeling zijn de trajecten? Zijn er ook die in afronding zijn? Effecten van pivot park / talentencampus: is het duidelijk wat gemeentelijke investeringen beogen en worden beoogde resultaten gerealiseerd? Effectiviteit beleid uitgifte bedrijventerreinen: worden beleidsdoelstellingen gerealiseerd? (werkgelegenheid, bedrijvigheid) en zijn keuzes goed gemotiveerd? (ontwikkelen van Heesch-West i.r.t. Vorstengrafdonk) Weg van de toekomst: kostte 80 mln Zijn er kaders voor ontwikkeling projecten? Projecten volgen? Risico s vooraf in kaart brengen? Professionele aanpak grote projecten? 8

10 Bezuinigingen Bezuinigingen: deels uitgevoerd, deels nog niet. Het geld wordt bezuinigd, maar soms het de vraag voor hoelang. Struiken zijn vervangen door gras, maar er wordt nu weer beplant. Op onderhoud is sowieso bezuinigd; de vraag is of dat houdbaar is. Bezuinigingen: effectiviteit en haalbaarheid van de bezuinigingen is van belang. Van een deel van de bezuinigingen is het de vraag of ze haalbaar waren (golfbad). Bezuinigen in 2017 of 2018 Bezuinigingen kan: loopt wel deels nog, maar b.v. de bejegening kan hiermee samenhangen. Hoeveel ambtenaren zijn er nu minder? Hoe gaat het met het onderhoud? Bezuinigen: kan, maar b.v. cultuur en sport nog niet. Bezuinigen: voor de effecten is het nog te kort dag. Personeel i.v.m. herindelingen en bezuinigingen; hoe ziet dat er nu uit? Een vraag is of de effecten van de bezuinigingen zijn gehaald? En worden de goede niet gestraft? B.v. sportverenigingen hebben constructief meegewerkt. Cultuur en het zwembad lopen achter. Zijn keuzen onderbouwd? Effecten van bezuinigingen: interessant om over een tijdje op te kunnen bijsturen als raad (bijvoorbeeld waar is te hard bezuinigd?) Herindelingen en de voorzieningen in de kernen en in de stad Herindelingen: er is er een aantal geweest en het is niet onwaarschijnlijk dat er nog een komt. Herindelingen: er waren doelen en uitgangspunten: wat komt daar uit? Personeel i.v.m. herindelingen en bezuinigingen; hoe ziet dat er nu uit? Relatie kernen stad. Sport/laagdrempelige voorzieningen: leefbaarheid kernen. Er zijn voorzieningen weggestreept; wat betekent dat voor de leefbaarheid? Voorzieningen in de kernen. Hervormingen sociaal domein Decentralisaties: veel impact en geld, weinig inzicht, hierbinnen aantal punten interessant, zoals hoe effectief te sturen op taken die regionaal zijn belegd? Is er voldoende zorg voor de mensen die het echt nodig hebben. In hoeverre vindt er nu echt maatwerk plaats? Er zijn veel bezwaren. Kanteling beleid sociaal domein. Sociaal domein breed of specifieker, bijvoorbeeld ouderenzorg. Sociaal domein: veel besluiten in sneltreinvaart genomen; waren het wel de goede besluiten? Sociaal domein: veel geld mee gemoeid, maar weinig inzicht. Waar gaat het geld aan op? Sociaal domein niet nu; is nog te vroeg. Volgend jaar is beter moment. 9

11 Partners op afstand Algemeen: diverse taken zijn op afstand gezet en het is onduidelijk wat de afspraken zijn en waar de raad dan nog over gaat. Een recent voorbeeld is het re-integratiebeleid, maar ook het museum (is nu een stichting). Decentralisaties: veel impact en geld, weinig inzicht, hierbinnen aantal punten interessant: hoe effectief te sturen op taken die regionaal zijn belegd De rotonde (reïntegratiebedrijf). Combinatie van overheid en particulier initiatief. Mensen worden te werk gesteld met subsidie, maar hoe duurzaam is het? Gemeenschappelijke regelingen: Hoe kan de raad zijn positie nemen bij majeure onderwerpen die in gemeenschappelijke regelingen zijn ondergebracht? Gemeenschappelijke regelingen/hoe te sturen: agrifood capital staat op afstand/samen met andere gemeenten. Veiligheidsregio idem. Dat is lastig, bijvoorbeeld om budgetten her te verdelen. Inkoopbeleid: zorg en huishoudelijke hulp; wie is er verantwoordelijk? Ook complex omdat het regionaal is. Partners op afstand sowieso interessant. B.v. museum en cultureel centrum (de groene engel). Hoe aan de knoppen draaien? Wanneer kan je de kraan dichtdraaien enz. Regionale samenwerking / gemeenschappelijke regelingen zijn interessant Re-integratiebeleid: het is onduidelijk hoe het gaat. Het is niet helder wat de gemeente doet en wat is uitbesteed. Reorganisatie welzijnsinstellingen; dit is op initiatief van de gemeente gebeurd. Maar hoe gaat het nu? De overhead was reden voor samengaan; maar is die verminderd? Wat doen de instellingen? Welzijn is belangrijk ivm participatie Subsidies: zijn de doelen bereikt? Voorbeelden van gemeenschappelijke regelingen en vragen: brandweerzorg: er is nu vrijwilligersbrandweer en moet professionele organisatie worden; hoe te rijmen met vrijwilligers? Ook bij de milieudienst spelen vragen. Overige Diverse punten rond de duurzame gemeente: b.v. windmolens; er zijn plekken aangewezen. Gaat de gemeente geld verdienen? Is het haar taak? Idem afvalbeleid. Idem. zonnepanelen. Duurzaamheidsagenda: Er wordt nu gestart met een nieuwe duurzaamheidsagenda, terwijl de effectiviteit van de vorige agenda niet bekend is. Lokale omroep Ruimtelijk domein moet nog gekanteld; daarmee moet worden gestart; gebeurt dat? Veiligheid: mede in relatie tot opvang vluchtelingen een actueel thema, maar ook aanpak hangjongeren. Volksgezondheid i.r.t. veehouderij: problematiek van afstandsgrenzen, belang omwonenden en belangen veehouders. 10

12