Update Globis Koppelingen DMS, WMS en Mail 1 MEI 2007 Willem den Boer

Transcriptie

1 GLOBISsue Nr. 65 Update Globis e Concept Onderwerp Datum Door Update Globis Koppelingen DMS, WMS en Mail 1 MEI 2007 Willem den Boer 1 Inleiding Steeds meer organisaties werken met een Documenten Management Systeem (DMS), een Workflow Management Systeem (WMS) en/of taken in Outlook. Om Globis hiermee te kunnen integreren zijn extra voorzieningen ingebouwd in Globis Het gaat hierbij in eerste instantie om een testversie. Aangezien de situatie in elke organisatie anders is zal dit per organisatie getest moeten worden en waar nodig kunnen vervolgens aanpassingen in Globis worden doorgevoerd. De voorzieningen in Globis zijn o.a. ingebouwd op basis van wensen voor een koppeling met Hummingbird, Smartdocuments, Docbase en Outlook. Met Globis kan nu ook doorgestart worden naar Groupwise. Gepoogd is het geheel generiek op te zetten zodat het ook voor andere koppelingen bruikbaar is. NB In Globis kan nu ook een = teken gebruik worden in een hyperlink, dit ging niet goed in Globis Koppeling DMS/WMS Doorstarten van externe programma s vanuit het Globis menu Om vanuit Globis een Documenten Management Systeem (DMS) of een Workflow Management Systeem (WMS) door te kunnen starten zijn de voorzieningen voor het aanroepen van externe programma's aangepast. De syntax van de regels in de [ExternalProgams] sectie van de INI is hiervoor als volgt uitgebreid Caption=command_line[;shortcut[;copy_active_control_to_clipboard]] Caption is de gewenste tekst voor het externe programma op het File menu, command_line is de commandoregel die uitgevoerd moet worden, shortcut is een optionele sneltoets voor het opstarten (b.v. Alt+H voor Hummingbird). Waarde 1, t[rue], j[a], y[es] voor copy_active_control_to_clipboard geeft aan dat de inhoud van het actieve veld naar het clipboard gekopieerd moet worden alvorens het externe programma wordt opgestart. Voorbeeld om NotePad op te kunnen starten met Alt+N (of vanuit het Globis menu) en vervolgens de inhoud van het actieve veld in NotePad te kunnen plakken met CTRL-V [ExternalPrograms] NotePad=c\WINDOWS\system32\notepad.exe;Alt+N;1 Doorstarten van externe programma s vanuit de RTT popup D\werk\bodemloket.info\localcopy\downloads\globissues\GLOBISsue No 65 Globis Koppelingen.DOC pagina 1 van 5 Syncera IT Solutions is onderdeel van Syncera. KvK Haaglanden ING Bank Delft

2 De voorzieningen voor het aanroepen van externe programma's zijn ook toegevoegd aan rtt. In de RTT.INI kan nu een [ExternalProgams] sectie komen net als in de GLOBIS.INI (zie hierboven). De syntax van iedere regel is Caption=command_line Caption is de gewenste tekst voor het externe programma in de 'Opties' keuzelijst, command_line is de commandoregel die uitgevoerd moet worden. Hieraan wordt als parameter de naam van het document toegevoegd. Als de documentset bestaat uit meerdere documenten, wordt er per document een aanroep gedaan. Voorbeeld om het te creëren RTT document op te kunnen starten in NotePad, waarbij NotePad een extra optie is geworden in de Opties lijst in de RTT popup [ExternalPrograms] NotePad=c\WINDOWS\system32\notepad.exe 3 Koppeling Mail (Outlook, Groupwise etc) In Globis is de functionaliteit uitgebreid om mail te kunnen verzenden als er in Globis een Taak met activiteiten wordt aangemaakt, of als er bij een bestaande Taak activiteiten worden toegevoegd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een algemene interface voor (bekend als MAPI) die door alle serieuze systemen ondersteund worden. Hiervoor dient de volgende instelling opgenomen te worden in de [Application] sectie van de Globis.ini [Application] MAPI=1 De mail wordt verstuurd naar de medewerker op wiens naam de nieuwe activiteiten staan. Als bron voor de fungeert een rtt template, als voorbeeld is in de zip een bestand 'insert_act.ptt' bijgevoegd. De naam van deze template ('insert_act') moet in de [Application] sectie van de GLOBIS.INI worden opgegeven ActivityInsertMailTemplate=insert_act Als geen folder wordt opgegeven, wordt de template verwacht in de default rtt template folder (zoals opgegeven met 'TemplateFolder=' in de RTT.INI). Bij het toevoegen van een activiteit verschijnt dan bijvoorbeeld de melding D\werk\bodemloket.info\localcopy\downloads\globissues\GLOBISsue No 65 Globis Koppelingen.DOC pagina 2 van 5

3 De mail kan er dan als volgt uit zien (voorbeeld in Outlook) Vervolgens kan de mail eventueel naar de TAAK (TASK) folder worden gesleept (voorbeeld in Outlook) De voorbeeldsjabloon insert_act.ptt om een te verzenden dat activiteiten zijn toegevoegd zie er als volgt uit.rem Voorbeeldsjabloon dat activiteiten zijn toegevoegd <header> D\werk\bodemloket.info\localcopy\downloads\globissues\GLOBISsue No 65 Globis Koppelingen.DOC pagina 3 van 5

4 .if med_ [act_med_id] <> ' ' <to>[med_ [act_med_id]]</to>.else <to>[act_med_id]</to> <subject>globis activiteiten toegevoegd voor locatie [loc_loc_code]</subject> </header>.if med_med_vnm[act_med_id] <> ' ' Beste [med_med_vnm[act_med_id]],.else Beste [act_med_id], Ik wil je er op attent maken dat in Globis activiteiten op jouw naam zijn toegevoegd..let _loc = trim(loc_loc_code).if loc_loc_naam <> ' '.let _loc = _loc + ' (' + trim(loc_loc_naam) + ')'.let _tsk = trim(tsk_taak_code).if tsk_omschr <> ' '.let _tsk = _tsk + ' (' + trim(tsk_omschr) + ')' Het betreft taak [_tsk] met startdatum [tsk_begindatum], voor locatie [_loc]. De volgende activiteiten voor deze taak staan thans op jouw naam Volgnr Code Status Start Eind EindPlan Omschrijving.let _med_id = act_med_id.let _x = act_first.do!act_eof.if act_med_id = _med_id [act_volgnr,'999'] [act_act_code] [act_status] [act_startreeel] [act_eindreeel] [act_eindplan] [left(act_omschr,40)].let _x = act_next.enddo Met vriendelijke groet, [s_username] NB de implementatie van het zenden van s via MAPI ondersteunt (voorlopig) maar één geadresseerde en er kunnen geen file attachments toegevoegd worden. Voor de vanuit Globis bij het toevoegen van taken of activiteiten is dit voldoende, maar als MAPI gebruikt gaat worden om via een rtt-template s te maken met meerdere geadresseerden en/of file attachments moeten nog aanpassingen gedaan worden. Dit kunnen we inbouwen als daar behoefte aan is. 4 Koppeling via Hyperlinks In Globis 6 was reeds functionaliteit ingebouwd om te kunnen koppelen met internet en externe systemen op basis van een hyperlink. In Globis 6 werkten ze eerst alleen voor losse invoervelden, daar is nu ondersteuning voor hyperlinks in grid-kolommen aan toegevoegd (behalve als er lijstjes aanwezig zijn). D\werk\bodemloket.info\localcopy\downloads\globissues\GLOBISsue No 65 Globis Koppelingen.DOC pagina 4 van 5

5 Per veld kan via de Globis.ini ingesteld worden of dit veld gebruikt wordt voor een hyperlink. Er kan een "statisch" deel van de URL worden toegevoegd in de INI zodat in Globis alleen het dynamische deel van de URL hoeft te staan. tabelnaam_veldnaam1=link[veldnaam2] waarbij veldnaam2 anders kan zijn dan veldnaam1 Het dynamische deel van de string kan worden op gebouwd met RTT code, dus (gecombineerde) veldverwijzingen tussen blokhaken maar ook scripttaal zoals LEFT, TRIM etc. Het beste is dus om de rtt-syntax voor variabelen te gebruiken, dus met de tabel-aanduiding ervoor [loc_loc_code]. Voor velden in de 'huidige' tabel (gedefinieerd door de variabele links van het 1e = teken) mag je de tabelaanduiding eventueel weglaten. Hieronder een paar voorbeelden [Hyperlink] ;VOORBEELDEN met benodigde (RTT) code en daaronder de resulterende link ;doorstarten naar juiste plek in Google Maps loc_loc_naam=http//maps.google.nl/?ie=utf8&hl=nl&q=[trim(loc_straat)]+[loc_huisnr],+[trim(lo c_plaatsnaam)] ;http//maps.google.nl/?ie=utf8&hl=nl&q=bosschebaan+37,+heesch [^] ;Google maps => Adres Bosschebaan 37, 5384 Bernheze ;postcode checken op internet loc_postcode=http// 1&address=[trim(loc_plaatsnaam)]%2C[loc_straat]&x=38&y=8 ;http// 8&y=8 ;google search, op basis van UBI omschrijving vro ubiomschr=http// ubiomschr] ;opvragen locatiegegevens op bodemloket loc_loc_code=http// ;inzoomen op de provincie op bodemloket (mbv loc_straat veld) loc_straat=http// de,2)]&slbprovincie=[left(loc_loc_code,2)] ;http// ;mail versturen vanuit cont.persoon m.b.v. mail adres uit subjecten rol pers_naam=mailto[sub_ ] D\werk\bodemloket.info\localcopy\downloads\globissues\GLOBISsue No 65 Globis Koppelingen.DOC pagina 5 van 5