VEEL GESTELDE VRAGEN PAYROLL

Transcriptie

1 VEEL GESTELDE VRAGEN PAYROLL

2 INHOUDSOPGAVE Systeem...4 Ik ben mijn wachtwoord /inlognaam vergeten. Hoe krijg ik een nieuw wachtwoord?...4 Elke keer als ik mijn wachtwoord invul wordt er aangegeven dat dit onjuist is?...4 Kan ik zonder contact op te nemen met de SKVR Flex helpdesk mijn persoonlijke en/of bedrijf gegevens wijzigen?...4 Wat betekenen de verschillende statussen in mijn urenoverzicht?...4 Ziekte...5 Zodra ik ziek ben, bij wie meld ik dit dan?...5 Hoe wordt het ziekengeld berekend en wie betaalt dit?...5 Salaris en declaraties...6 Wanneer wordt mijn salaris uitbetaald?...6 Waarom houd ik netto zo weinig salaris over? OF waarom houdt mijn collega met het zelfde uurloon meer over dan ik?...6 Waarom is het uurtarief van een freelancer met een VAR-verklaring hoger dan het uurtarief van een freelancer via de payroll?...6 Wat is het beleid van SKVR m.b.t. de declaraties?...7 Welke declaraties krijg ik onbelast vergoed en waarom heb ik bonnen nodig?...7 Jaaropgave...8 Wat is loon (loon loonheffing)?...8 Wat is ingehouden loonheffing?...8 Wordt de loonheffingskorting JA/NEE niet meer vermeld op de jaaropgave?...8 Het bedrag op mijn jaaropgave is te laag...8 Ik wil dat opdrachten die in 2013 zijn verloond alsnog bij mijn inkomen van 2012 worden opgeteld....8 Ik heb een uitkering van het UWV ontvangen en loon via Onestopsourcing. Ik moet nu belasting bijbetalen. Heeft Onestopsourcing iets verkeerd gedaan?...9 Wat is de verrekende arbeidskorting?...9 Wat is de ingehouden bijdrage Zorgverzekeringswet? Wat is het loon Zorgverzekeringswet?... 10

3 Sociale zekerheid Wanneer heb ik recht op een WW-uitkering en hoe hoog is deze uitkering? VAR-verklaring Wat houdt een verklaring arbeidsrelatie (VAR) precies in? Wat verstaat SKVR onder een geldige VAR-verklaring? Waarom werkt SKVR niet met een VAR-ROW? Welke soorten VAR-verklaringen zijn er?... 12

4 SYSTEEM IK BEN MIJN WACHTWOORD /INLOGNAAM VERGETEN. HOE KRIJG IK EEN NIEUW WACHTWOORD? Wanneer je jouw wachtwoord bent vergeten, klik je in het inlogscherm op Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Hier voer je jouw gebruikersnaam en in, tezamen met een antwoord op een validatiesom. Je krijgt nu een nieuw wachtwoord toegestuurd naar jouw adres. Indien je ook jouw gebruikersnaam bent vergeten, kun je ook alleen jouw adres invullen. Er wordt dan een nieuw wachtwoord en een vermelding van jouw gebruikersnaam naar jouw adres verstuurd. Indien je er niet uit komt kun je contact opnemen met de helpdesk van SKVR Flex via of via het telefoonnummer ELKE KEER ALS IK MIJN WACHTWOORD INVUL WORDT ER AANGEGEVEN DAT DIT ONJUIST IS? Heb je het juiste wachtwoord ingevuld? Het wachtwoord maakt onderscheid tussen kleine en grote letters. De loginnaam is niet hoofdlettergevoelig. Wanneer je het wachtwoord bent vergeten, kun je deze opvragen door op Wachtwoord vergeten te klikken. Hier dien je jouw gegevens in te vullen. Je wachtwoord zal worden verzonden naar het adres dat bij jouw account hoort. KAN IK ZONDER CONTACT OP TE NEMEN MET DE SKVR FLEX HELPDESK MIJN PERSOONLIJKE GEGEVENS WIJZIGEN? Ja, dat is mogelijk voor alle gegevens die bij jouw persoonlijke gegevens staan weergegeven. Alle relevante bedrijfsgegevens kunnen worden aangepast op jouw eigen pagina. Ga naar Profiel, wijzig jouw gegevens en klik op wijzigen. Let goed op dat het ingevulde bankrekeningnummer correspondeert met jouw bedrijfsnaam indien je bij ING bankiert (dit i.v.m. naam nummer controle). WAT BETEKENEN DE VERSCHILLENDE STATUSSEN IN MIJN URENOVERZICHT? In jouw urenoverzicht vindt u verschillende statussen: - Concept; dit houdt in dat jouw uren zijn klaargezet ter accordering. - Geaccordeerd opdrachtgever; dit houdt in dat jouw uren geaccordeerd zijn door de opdrachtgever, maar dat je deze nog moet goed- of afkeuren. - Afgekeurd/Te beoordelen opdrachtgever; je bent niet akkoord gegaan met de ingevoerde uren. SKVR dient de uren te herzien en zal nieuwe uren, aangevuld met commentaar, opnieuw invoeren. - Uren verwerkt door opdrachtgever; je salaris zal op basis van de betaalkalender uitbetaald worden. - Salaris on hold i.v.m. incompleet dossier; je salaris is opgemaakt maar er ontbreken vereiste documenten in het digitale dossier. Hierdoor vindt er door het systeem een blokkade plaats. - Betaald; de factuur is betaald door opdrachtgever of betaling vindt plaats binnen 24 uur.

5 ZIEKTE ZODRA IK ZIEK BEN, BIJ WIE MELD IK DIT DAN? Wanneer u ziek bent, dient u dit zo snel mogelijk te melden bij uw leidinggevende en/of (project)coördinator bij SKVR. Indien zij niet aanwezig zijn, geef het dan door aan de planner van de afdeling waarvoor u werkt. Als payroller dien je dit tevens te melden aan OneStopSourcing. Telefoonnummer SKVR algemeen: Telefoonnummer OSS algemeen: HOE WORDT HET ZIEKENGELD BEREKEND EN WIE BETAALT DIT? Het ziekengeld wordt berekend door te bepalen hoeveel dagen je de afgelopen dertien weken heeft gewerkt en hoeveel je in deze periode, per dag, heeft verdiend. Hiervan krijgt je naar rato 70% uitbetaald.. Het ziekengeld wordt door het UWV rechtstreeks aan jou betaald. Heb je weinig gewerkt? Dan kan het UWV bepalen dat je geen recht hebt op ziekengeld. In dit geval kan er eventueel een WW-uitkering worden aangevraagd. Het maximum dagloon bedraagt per 1 januari ,55. Voor alle informatie over jouw ziekengeld kun je terecht bij de website het UWV of via telefoonnummer (lokaal tarief).

6 SALARIS EN DECLARATIES WANNEER WORDT MIJN SALARIS UITBETAALD? SKVR hanteert een maandelijkse betaalcyclus. Het salaris maandelijks wordt omstreeks de vijftiende van de maand uitbetaald. De betaalkalender is terug te vinden in SKVR Flex, of je kunt deze opvragen bij SKVR. WAAROM HOUD IK NETTO ZO WEINIG SALARIS OVER? OF WAAROM HOUDT MIJN COLLEGA MET HET ZELFDE UURLOON MEER OVER DAN IK? Het verschil tussen het bruto en netto salaris is afhankelijk van jouw persoonlijke situatie en afhankelijk van diverse factoren die de hoogte van inhoudingen op jouw salaris bepalen. - Leeftijd - Hoogte van inkomen in betreffende periode - Eén of meerdere banen - Loonheffingskorting wel/niet van toepassing - Pensioenopbouw WAAROM IS HET UURTARIEF VAN EEN FREELANCER MET EEN VAR-VERKLARING HOGER DAN HET UURTARIEF VAN EEN FREELANCER VIA DE PAYROLL? Het verschil tussen het tarief van een payroller en het tarief van een ZZP er met geldige VAR-verklaring wordt veroorzaakt door een verschil in het risicoprofiel van de freelancer. Als payroller ben je in loondienst van het payrollbedrijf (er is een arbeidsrelatie). Op jouw loonstrookje worden loonheffingen ingehouden, je ontvangt een nettoloon. De loonbelasting wordt afgedragen door het payrollbedrijf aan de belastingdienst. Daarnaast worden er premies afgedragen voor de ziektewet en WW. Dit betekent dat je bij werkeloosheid en/of arbeidsongeschiktheid mogelijk een uitkering kunt ontvangen van het UWV op basis van jouw arbeidsverleden. (Of je werkelijk in aanmerking kunt komen voor een uitkering van het UWV is afhankelijk van jouw persoonlijke situatie en is ter beoordeling aan het UWV. Wij kunnen hier geen uitspraken over doen). Voor zwangerschap en/of langdurige ziekte is er een vangnetregeling voor de payroll kandidaat. Tevens ga je na 26 weken een basispensioen opbouwen, deze premie komt ten laste van SKVR. Na 78 weken val je in de pluspensioen regeling, waarbij een deel door de medewerker, en een deel door SKVR wordt betaald. Als payroller ben je dus verzekerd voor ziekte, werkloosheid en bouw je pensioen op. Als zelfstandige moet je hiervoor zelf zorg dragen. Daarnaast worden loonbelasting en premies afgedragen en je hoeft zelf geen administratie bij te houden, zoals een zelfstandig ondernemer dit wel dient te doen.

7 WAT IS HET BELEID VAN SKVR M.B.T. DE DECLARATIES? Indien je als payroller, in het kader van de opdracht, additionele kosten moeten maken, kun je de gespecificeerde bewijzen, ter goedkeuring van SKVR, overleggen. Wanneer jouw declaraties goedgekeurd worden, worden deze vergoed. Reiskosten voor de payroller, wonende buiten Rotterdam, worden vergoed op basis van openbaar vervoer tweede klasse. Reiskosten voor de payroller, wonende binnen Rotterdam, worden niet vergoed. Reiskosten op basis van kilometervergoeding kunnen uitsluitend na goedkeuring van SKVR vergoed worden. WELKE DECLARATIES KRIJG IK ONBELAST VERGOED EN WAAROM HEB IK BONNEN NODIG? Alle declaraties waarvoor de opdrachtgever heeft getekend, worden vergoed. Deze onkosten hebben dan namelijk te maken met een specifieke opdracht. Bij de verloning bekijkt SKVR welke kosten onbelast mogen worden vergoed. Allereerst moet daarvoor het zakelijke karakter voor ons duidelijk zijn. Bovendien moeten de originele (onkosten)bonnen worden bijgevoegd. Zonder deze bonnen mogen onkosten niet vergoed worden en worden ze door de belastingdienst beschouwd als loon. - Auto: alle gespecificeerde kilometers á maximaal 0,19 worden onbelast vergoed. - Openbaar vervoer: er wordt alleen onbelast vergoed als de originele vervoerbewijzen worden meegestuurd (of bij OV chipkaart een overzicht van de gemaakte ritten). Let op! Parkeerkosten mogen niet onbelast worden vergoed en worden daarom altijd belast vergoed.

8 JAAROPGAVE WAT IS LOON (LOON LOONHEFFING)? Hiertoe behoren alle bruto loonbestanddelen minus pensioenpremie, spaarloon, premie werkloosheidswet plus het werkgeversdeel voor de zorgverzekeringswet. Voor meer informatie kijk je op de site van de Rijksoverheid. WAT IS INGEHOUDEN LOONHEFFING? Loonbelasting en premie zorgverzekeringen worden samen loonheffing genoemd, omdat ze als één bedrag door de inhoudingsplichtige (in dit geval OneStopSourcing) worden ingehouden en afgedragen aan de belastingdienst. WORDT DE LOONHEFFINGSKORTING JA/NEE NIET MEER VERMELD OP DE JAAROPGAVE? Het toepassen van de loonheffingskorting JA/NEE wordt vermeld op de salarisstroken. Op de jaaropgave zie je de code loonheffingskorting terug als volgt: - Code 1 Loonheffingskorting toegepast - Code 2 Loonheffingskorting niet toegepast HET BEDRAG OP MIJN JAAROPGAVE IS TE LAAG. Het bedrag dat benoemd staat is in 99,99% van de gevallen wel juist, maar lager van verwacht vanwege: - Het feit dat sommige opdrachten uit december na de jaarafsluiting zijn uitbetaald in januari van het nieuwe jaar. Deze worden in dit geval vermeld op de jaaropgave van het nieuwe jaar. - Er is verwarring over verschil tussen het bruto- en het nettoloon. Het brutoloon is altijd hoger dan het nettoloon. IK WIL DAT OPDRACHTEN DIE IN 2013 ZIJN VERLOOND ALSNOG BIJ MIJN INKOMEN VAN 2012 WORDEN OPGETELD. Op 1 februari 2013 is de salarisadministratie van 2012 afgesloten. Het is niet mogelijk om hier nog wijzigingen in aan te brengen. Dit in verband met het opmaken van de jaaropgaven. Indien men contact zoekt met de Belastingdienst krijgt men te horen het wel mogelijk is om hier nog wijzigingen in aan te brengen. Wij doen dit echter niet. De reden dat wij dit niet doen, is dat er bij wijzigingen voor alle, dus honderden mensen, nieuwe gegevens moeten worden verstuurd naar de Belastingdienst. Dit is foutgevoelig en onwenselijk.

9 De afspraak met SKVR is dat alle uren tot uiterlijk 31 januari 2013 konden worden aangeleverd over Indien deze uren daarna pas zijn aangeleverd zullen deze ook worden verloond in 2013 en op de jaaropgave van 2013 meegenomen. IK HEB EEN UITKERING VAN HET UWV ONTVANGEN EN LOON VIA ONESTOPSOURCING. IK MOET NU BELASTING BIJBETALEN. HEEFT ONESTOPSOURCING IETS VERKEERD GEDAAN? Nee, de reden waardoor dit gebeurd kan zijn is: - Zowel bij UWV als bij OneStopSourcing is de loonheffingskorting over dezelfde periode toegepast; dit kan gebeuren wanneer iemand gedeeltelijk is blijven werken tijdens het ontvangen van een WW- of ZW-uitkering. - Van het totale inkomen valt een gedeelte in een hogere schijf dan waar door het UWV en/of OneStopSourcing van tevoren rekening mee is gehouden. Dit kan o.a. voorkomen wanneer er sprake is van wisselend inkomen gedurende het jaar, aangezien bij het inhouden van loonheffingen er per maand wordt gekeken. Voorbeeld: Inkomen UWV en inkomen OneStopSourcing Zowel het UWS als OneStopSourcing zijn uitgegaan van een loonheffing van 33,1% (het inkomen dat bij het UWV en OneStopSourcing bekend is, is immers ). Wanneer je echter de inkomens bij elkaar optelt van ,- niet in de laagste schijf, maar in de tweede schijf van 41,95%. Er is daardoor te weinig ingehouden. Tabel Belastingtarief schijven voor mensen < 65 jaar (2012) Hoogte inkomen vanaf.. Maar niet hoger dan.. Belastingtarief ,1% ,95% % % WAT IS DE VERREKENDE ARBEIDSKORTING? De arbeidskorting is de heffingskorting die je krijgt doordat je werkt. Jouw werkgever houdt rekening met de arbeidskorting bij de berekening van de loonheffing. De arbeidskorting wordt berekend over het arbeidsinkomen. Voor meer informatie kun je terecht op de site van de Belastingdienst.

10 WAT IS DE INGEHOUDEN BIJDRAGE ZORGVERZEKERINGSWET? Er kan op het salaris hoog percentage premie zorgverzekeringswet van 7,1%, of een laag percentage premie van 5% worden ingehouden, over maximaal per jaar (2012), De werkgever is verplicht deze inkomensafhankelijke bijdrage volledig te vergoeden voor degenen die bij hem in dienst zijn. Echter over deze vergoeding is de werknemers vervolgens belasting verschuldigd. De werkgever draagt de bijdrage rechtstreeks af aan de Belastingdienst. Voor meer informatie kun je terecht op de site van de Belastingdienst. WAT IS HET LOON ZORGVERZEKERINGSWET? Dit is het totaal bedrag waarover de zorgverzekeringswet is betaald.

11 SOCIALE ZEKERHEID WANNEER HEB IK RECHT OP EEN WW-UITKERING EN HOE HOOG IS DEZE UITKERING? Of je recht hebt op een WW-uitkering en de hoogte hiervan is afhankelijk van jouw arbeidsverleden en inkomen. Wij kunnen vooraf niet zomaar zeggen of je WW krijgt en hoe hoog deze uitkering zal zijn. Dit wordt bepaald door het UWV en hangt af van een aantal zaken. Voordat het UWV een beslissing neemt, bekijken zij jouw situatie eerst goed. Houdt rekening met de volgende algemene regels: - Om een WW-uitkering te krijgen, moet je: o in de 36 weken vóór jouw ontslag 26 weken in loondienst zijn geweest; o buiten jouw schuld om werkeloos zijn geworden; o verzekerd zijn voor werkloosheid. Dit is meestal het geval bij werknemers onder de AOW-leeftijd; o beschikbaar zijn voor betaald werk. Het kan zijn dat er een afwijkende regeling geldig is wanneer je musicus, artiest, filmmaker of ondersteunend technicus bent. - Je kunt minimaal drie maanden en maximaal 38 maanden een WW-uitkering krijgen. Hoe langer je in loondienst werkte, hoe langer je een uitkering krijgt. - De hoogte van jouw WW-uitkering is volledig afhankelijk van jouw persoonlijke situatie. Let op! Ga gelijk op zoek naar ander werk als je werkeloos wordt. Doe dit vanaf het moment dat je weet dat je ontslagen wordt. Je begint dus al met solliciteren voordat je jouw uitkering aanvraagt, anders kun je gekort worden op jouw uitkering. Voor meer informatie kun je kijken op de website van het UWV.

12 VAR-VERKLARING WAT HOUDT EEN VERKLARING ARBEIDSRELATIE (VAR) PRECIES IN? VAR staat voor Verklaring Arbeids Relatie. De VAR is een hulpmiddel om de kwestie rondom loonbelasting en sociale premies op te lossen. Met een VAR-verklaring krijgt een freelancer meer zekerheid over zijn/haar status als freelancer. Kijk voor meer informatie op de site van de Belastingdienst. WAT VERSTAAT SKVR ONDER EEN GELDIGE VAR-VERKLARING? SKVR werkt alleen met een VAR WUO of DGA aangezien in de Wet uitbreiding rechtsgevolgen VAR geregeld is dat de SKVR er dan zeker van kan zijn dat zij als opdrachtgever geen premies werknemersverzekeringen en loonheffingen hoeft in te houden. Om deze reden mogen alleen freelancers met deze VAR een factuur sturen naar SKVR. Indien een freelancer facturen stuurt is hij/zij niet verzekerd voor de werknemersverzekeringen en ontleent aan deze arbeidsrelatie ook geen uitkeringsrechten. Daarnaast dienen de werkzaamheden waarvoor de VAR is afgegeven overeen te komen met de werkzaamheden die hij/zij uitvoert voor SKVR en is de VAR alleen geldig voor de periode die op het document genoemd staat. SKVR wil, gezien de beperkte geldigheid van een VAR en de doorlopende relatie, voor elk jaar een nieuwe VAR van de freelancer. Let op! Een VAR is alleen geldig als SKVR tevens een kopie heeft van een geldig legitimatiebewijs (paspoort of id-kaart) WAAROM WERKT SKVR NIET MET EEN VAR-ROW? Indien een freelancer een VAR-ROW heeft, betekent dit dat hij/zij fiscaal gezien geen zelfstandige is. SKVR moet daarom toetsen of er loonheffingen ingehouden dienen te worden. Als een freelancer werkzaamheden uitvoert die ook door vaste mensen worden gedaan, of werkzaamheden die onderdeel zijn van een kernactiviteit van SKVR (bijvoorbeeld lesgeven of workshops zijn gerelateerd aan de kernactiviteit van SKVR, namelijk: Kunsteducatie) dan dienen er loonheffingen ingehouden te worden. Om deze reden kunnen freelancers met een VAR-ROW geen factuur sturen naar SKVR en worden ze uitbetaald via de payroll. WELKE SOORTEN VAR-VERKLARINGEN ZIJN ER? Omdat er altijd sprake is van verschillende soorten diensten die men als freelancer kan verrichten, zijn er verschillende soorten VAR s. Samengevat kan een VAR op basis van vier situaties worden afgegeven.

13 VAR Omschrijving Geldig bij SKVR? VAR Loon Loon uit dienstbetrekking Nee, betaling via Payroll VAR ROW Resultaat uit overige werkzaamheden Nee, betaling via Payroll VAR WUO Winst uit onderneming Ja, als werkzaamheden overeenkomen met werkzaamheden op de VAR en de VAR geldig is tijdens uitvoeren van werkzaamheden VAR DGA Werkzaamheden voor rekening en risico van uw vennootschap (grootaandeelhouder) Ja, als werkzaamheden overeenkomen met werkzaamheden op de VAR en de VAR geldig is tijdens uitvoeren van werkzaamheden SKVR werkt alleen met freelancers die een VAR WUO of DGA hebben. Informeer daarom altijd vooraf aan de werkzaamheden bij de freelancer welke VAR verklaring hij/zij heeft. Indien de freelancer niet in bezit is van een VAR bij aanvang van de werkzaamheden dient hij/zij betaald te worden via de Payroll.