Inhoud Soorten gebruikers Stap voor stap werken Compatibiliteit Klanten...41

Transcriptie

1 1

2 Inhoud Inleiding Voorwoord Waarom dit boekje? Voor wie is dit boekje? Nieuwe versies en beschikbaarheid Bijdragen Feedback Auteursrechtelijke informatie Vereiste voorkennis Gebruikte conventies in dit document Organisatie van dit boekje...19 Deel I. Over naar ODF...21 Hoofdstuk 1. ODF en Standaarden ODF en Open Standaarden Wat is een standaard? Wat is een Open Standaard? Wat is ODF? Waarom is ODF zo belangrijk voor overheden? Waar wordt ODF gebruikt? Versies van ODF Pro's en contra's Voordelen van ODF Nadelen van ODF Wat gaat dat kosten? Software Hardware Toegankelijkheid Opleidingen Samenvatting...33 Hoofdstuk 2. Behoeftenanalyse Bestaand gebruik in kaart brengen Hoe ga je te werk? Tekst toepassingen Spreadsheets Diapresentaties Databases Alles of niets? Functionaliteit beoordelen Soorten gebruikers Stap voor stap werken Compatibiliteit Klanten

3 Leveranciers Loop niet in de val Aandringen op ODF Samenvatting...43 Hoofdstuk 3. ODF-toepassingen en hulpmiddelen Office suites Inleiding Tien dingen die je moet weten over MS Office alternatieven Open Source office suites Over Open Source programma's OpenOffice.org KOffice Bedrijfsspecifieke office suites Microsoft Office IBM Lotus Symphony StarOffice Corel WordPerfect Office X SoftMaker Tekstverwerkers Algemeen Abiword Scribus Online suites en tekstverwerkers Andere ODF-toepassingen Tekst viewers Spreadsheets Vergelijking ODF-conversietools Wat verstaan we onder conversietools? Commandoregelconversies Grafische omzettingen Uitgewerkt voorbeeld Werkwijze Conversiemacro's aanmaken Test Andere toepassingen Toegankelijkheid Content Management Systemen Zoeksystemen Samenvatting...65 Hoofdstuk 4. Migreren naar ODF Algemene elementen van de migratiestrategie voor ODF De ODF Business Case Toolkit Wat is de ODF Business Case Toolkit? Vragenlijst

4 Integratie met bedrijfssystemen Gegevens delen binnen je organisatie Gegevens delen met derden Budgettering en aankoop Support Training en kennis Software installatie en upgrades Open toegang en mogelijkheid tot hergebruik van gegevens Beslissingen nemen Projectbeheer Communicatie Training Uitrollen en testen Hardware upgrades Conversies Integratie met bedrijfssystemen Database-integratie en support Macro's Implementatie en support Productiviteit Samenwerkingsvoordeel Speciale functionaliteiten Andersvaliden Andere hulpmiddelen bij migratie Organisatie van een migratie Het gaat om mensen Deadline Expliciete policy Wat merken de gebruikers ervan? Inleiding Algemene verschillen tussen MS Office en OpenOffice.org/StarOffice Help Inzoomen AutoCorrect en AutoFormat Menu's Toolbars Drag en drop Zijpanelen en drijvende menu's Page preview Keyboard shortcuts Smart Tags Speciale karakters Bestandsbeheer Nieuwe bestanden aanmaken Standaard templates Wachtwoordbeveiliging en privacy Eigenschappen van bestanden

5 Zoeken in bestanden Bestanden opslaan en versiecontrole Werken met verscheidene open bestanden Find en replace Grammatica Word vs. Writer Excel vs. Calc PowerPoint vs. Impress Van WordPerfect naar Writer Opleiding van gebruikers Praat met mensen die het al gedaan hebben Bekijk wat je nodig hebt en wat de extra's zijn Alternatieven hebben nóg coolere features Test het omzetten Invloedrijke mensen in jouw kamp Maak een plan voor de overgangsfase Bestrijd angst en verwarring met informatie en ondersteuning Toon waardering Leer de gebruikers hoe hun nieuwe producten werken Gebruik humor Switch Samenvatting...88 Hoofdstuk 5. ODF en de rest van de wereld Bestanden delen Houd je aan de regels Bestanden openen en bewaren Tekstbestanden Spreadsheets Diapresentaties Andere bestanden OLE WordArt en fonts Vector grafieken Gelinkte bestanden Active content Macro's Access database Webtoepassingen en ODF Samenvatting...98 Deel II. ODF en toegankelijkheid...99 Hoofdstuk 6. Toegankelijkheid Wat is toegankelijkheid? Wat verstaan we onder toegankelijkheid? Verschillende soorten toegang Directe toegang Toegang met een AT

6 Indirecte toegang In computertermen Verschillende handicaps Kleine visuele handicaps Grote visuele handicaps Blinden Kleine fysieke handicaps Grote fysieke handicaps zonder spraakherkenning Gehoorstoornissen Cognitieve handicaps Epilepsie Je wordt ouder, papa Soorten ondersteunende technologieën Schermvergroters Schermlezers On-screen toetsenborden Toetsenbord en muisaanpassingen Spraakherkenning Alternatieve inputdevices Brailleregel AT's voor doven Het belang van toegankelijkheid Toegankelijkheid in ODF-toepassingen Het staat in de wet Het belang van de medewerking van auteurs Samenvatting Hoofdstuk 7. Toegankelijkheid en ODF ODF en toegankelijkheid: een overzicht Toegankelijkheid op MS Windows Wat wordt ondersteund? Wat wordt niet ondersteund? OpenOffice en StarOffice in MS Windows Ondersteuning Java Access Bridge Zonder Java ODF-toegankelijkheid met de ODF-plug-in voor MS Office Duxbury brailletranscriptiesoftware Toegankelijkheid op Mac Wat wordt ondersteund? Wat wordt niet ondersteund? Toegankelijkheid op Unix en Linux Wat wordt ondersteund? Consoletoegang Grafische toegang De toegankelijke desktop op UNIX vandaag Wat wordt niet ondersteund?

7 7.5. Problemen Kostprijs Toepassing in de praktijk Upgrades De grote strijd rond ODF Oplossingen Voordelen van Open Source Inspanningen van de gemeenschap Politiek Samenvatting Hoofdstuk 8. Toegankelijkheid op UNIX/Linux in detail Een beetje geschiedenis Eerste generatie: Tweede generatie: Derde generatie: 2000-heden Toegankelijkheidsthema's in UNIX Ingebouwd vs. aangebouwd Schermtoegang Duidelijke opdeling van verantwoordelijkheid Open source toegankelijkheid Gnome Accessibility Architecture Overzicht van de belangrijkste AT's voor UNIX en Linux Orca GOK Screen Magnifier Dasher ODF-toegankelijkheid op UNIX en Linux Specificatie vs. implementatie OpenOffice.org Samenvatting Bijlage A. Bronnen A.1. ODF algemeen A.2. Accessibility

8 Inleiding Inhoudsopgave 1. Voorwoord 2. Waarom dit boekje? 3. Voor wie is dit boekje? 4. Nieuwe versies en beschikbaarheid 5. Bijdragen 6. Feedback 7. Auteursrechtelijke informatie 8. Vereiste voorkennis 9. Gebruikte conventies in dit document 10. Organisatie van dit boekje 8

9 1. Voorwoord Hugo de Groot vond dat de zee voor iedereen toegankelijk moest zijn om zo de communicatie tussen volkeren in stand te houden. In 1609 publiceerde hij Mare Liberum (De Vrije Zee), waarin hij ervoor pleitte om niemand de toegang tot overzeese gebieden te ontzeggen, en waarin hij bovendien het concept van een mondiale gemeenschap introduceerde. Een paar eeuwen later, om precies te zijn op 23 oktober 2007, was de oprichting van de OpenDoc Society een feit. In samenwerking met bedrijfsleven en overheid proberen wij een optimaal gebruik van Open Document Format (ODF) als open standaard te realiseren. Want hoewel wij vandaag de dag nog wel beschikken over de boeken van Hugo de Groot, zijn onze eigen digitale documenten van tien jaar geleden binnenkort niet meer te lezen. ODF biedt hiervoor de oplossing. Voor je ligt de eerste publicatie van de vereniging. Dit is de aanzet tot een reeks documenten over Open Document Format in al zijn facetten. Duurzaamheid, marktwerking en innovatie komen samen in deze Open Standaard. Het wekt daarom geen verbazing dat het Ministerie van Economische Zaken een bijdrage heeft geleverd aan de totstandkoming van dit boekje. 9

10 2. Waarom dit boekje? Nu Open Document Format (ODF) een ISO-standaard is, vastgelegd onder nummer 26300, en ook de Nederlandse overheid besloten heeft om die te gaan toepassen, wordt duidelijke documentatie noodzakelijk. Veel overheidsdiensten, maar ook bedrijven en andere organisaties zitten met de handen in het haar omdat het hen aan overzicht ontbreekt. In dit boekje beantwoorden wij een aantal vragen: Wat is het nut van deze en andere Open Standaarden? Kan ODF in mijn dienst/bedrijf/organisatie gebruikt worden? Zijn er wel genoeg toepassingen beschikbaar voor ODF? Waarop moet ik letten als ik mijn ICT-omgeving wil overzetten naar ODF? Hoe maak ik een goede planning voor migratie naar ODF? Kan ik nog wel met andere diensten/bedrijven/organisaties communiceren als ik overstap naar ODF? Hoe zit het met toegang tot ODF-bestanden voor andersvalide gebruikers? 10

11 3. Voor wie is dit boekje? Dit boekje is in eerste instantie gericht op IT'ers die geconfronteerd worden met een aanvraag van hun management om de overstap naar ODF te analyseren, te maken en/of op te volgen. Het eerste deel is minder technisch van aard en dus zeer toegankelijk voor besluitvormers en adviseurs. Ook projectleiders en trainers vinden hier voldoende informatie om hun mensen, resp. cursisten, voor te bereiden op een overstap naar ODF. In het tweede deel gaan we dieper in op de technische aspecten, de migratieproblematiek en toegankelijkheidsoplossingen. Dit deel is gericht op lezers met een behoorlijke technische bagage op het gebied van beheer van machines, toepassingen en netwerken. Het derde deel behandelt alle aspecten die te maken hebben met de ondersteuning van andersvaliden. Dit deel wordt zeer technisch en is momenteel in ontwikkeling. 11

12 4. Nieuwe versies en beschikbaarheid De nieuwste versie van dit document is steeds beschikbaar op en op We presenteren binnenkort een online versie waarin we commentaar verzamelen van gebruikers. We verwerken dit regelmatig tot een nieuwe, stabiele en geverifieerde versie van dit document. 12

13 5. Bijdragen Onze dank gaat uit naar Alex Koper, Novell, voor hulp bij de review; Jeroen Visser, IBM, voor nuttige tips i.v.m. belgicismen; Michiel Leenaars, voor hulp bij de review; Kin Yuen, die telkens tot een gat in de nacht aan de lay-out werkt; en vele anderen die de totstandkoming van dit werk mogelijk maakten. 13

14 6. Feedback Heb je vragen of commentaar, dan horen wij dat graag. Stuur je reacties via naar Vergeet niet je contactgegevens te vermelden, zodat we je indien nodig om nadere uitleg kunnen vragen. 14

15 7. Auteursrechtelijke informatie 2007, 2008 OpenDoc Society. Dit werk valt onder de Creative Commons licentie, waarvan hierna de tekst volgt. De gebruiker mag: het werk copiëren, verspreiden en doorgeven; remixen - afgeleide werken maken; onder de volgende voorwaarden: Naamsvermelding. De gebruiker dient bij het werk de door de maker of de licentiegever aangegeven naam te vermelden (maar niet zodanig dat de indruk gewekt wordt dat zij daarmee instemmen met uw werk of uw gebruik van het werk). Bij hergebruik of verspreiding dient de gebruiker de licentievoorwaarden van dit werk kenbaar te maken aan derden. De beste manier om dit te doen is door middel van een link naar deze webpagina: of door deze tekst toe te voegen. De gebruiker mag afstand doen van een of meerdere van deze voorwaarden met voorafgaande toestemming van de rechthebbende. Niets in deze licentie strekt ertoe afbreuk te doen aan de morele rechten van de auteur, of deze te beperken. De logo's, handelsmerken en symbolen die in dit document gebruikt worden, zijn eigendom van de respectievelijke eigenaars. 15

16 8. Vereiste voorkennis Lezers dienen over de volgende bagage te beschikken. Voor het eerste deel, "Over naar ODF": Een gedegen kennis van je ICT-omgeving. Kennis van je huidige office pakketten. Kennis van eventuele licentiestructuren voor die pakketten. Kennis van de taken die vervuld moeten worden per pakket. Kennis van de bedrijfsprocessen. Voor het tweede deel, "ODF en toegankelijkheid": Een algemene kennis van de desktop-toepassingen. Inlevingsvermogen in de wereld van andersvaliden. Installatie van softwarepakketten in UNIX- en Linux-omgevingen. 16

17 9. Gebruikte conventies in dit document Tabel 1. Typografische afspraken Type tekst aangehaalde tekst terminal tekst commando VARIABELE optie argument prompt bestandsnaam toets Knop Menu Keuze Terminologie \ Zie ook Hoofdstuk 1, ODF en Standaarden Zie ook Betekenis citaten van personen of van computer output letterlijk citaat van wat er op het scherm staat, monospace lettertype op een gekleurde achtergrond een opdracht die je ingeeft, in vet, bv. ls monospace lettertype voor namen van variabelen, bijvoorbeeld HOME monospace lettertype voor opties bij commando's, bijvoorbeeld ls -h argument bij een commando, schuin gedrukt, bijvoorbeeld man ls prompt van de gebruiker, gaat gewoonlijk vooraf aan een commando, bv. Hilda:~> ls naam van een bestand, in monospace lettertype, bv. het bestand /etc/profile Knop op het toetsenbord, bv. druk Enter Grafische knop, bv. druk op de OK knop Selecteer een keuze uit een menu, zoals Toepassingen Hulpmiddelen Belangrijke term of concept, bv. de kernel is het hart van het systeem. De schuine streep naar links: duidt aan dat een lange lijn verder gaat. Over het algemeen betekent dit dat je nog niet op Enter mag drukken. Verwijzing naar een ander onderwerp. Verwijzing naar een externe bron op het Internet 17

18 Type tekst Betekenis De volgende tekens worden gebruikt: Opmerking extra opmerkingen of informatie Voorzichtig let op Waarschuwing wees heel voorzichtig Tip tips en trucs Belangrijk houd hier rekening mee 18

19 10. Organisatie van dit boekje Dit werk bestaat uit drie delen: 1. Deel I: Over naar ODF a. Hoofdstuk 1, ODF en Standaarden ODF en standaarden: wat is ODF, waarom hebben we het nodig, een woordje over vrijheid, de voor- en nadelen, de kosten. b. Hoofdstuk 2, Behoeftenanalyse Behoeftenanalyse: Kan ODF wel in mijn ICT omgeving, integratiesmogelijkheden opsporen en beoordelen, is het alles of niets, compatibiliteit met legacy-toepassingen. c. Hoofdstuk 3, ODF-toepassingen en hulpmiddelen Overzicht van de toepassingen: welke programma's ondersteunen ODF, specifieke kantoortoepassingen en plug-ins, integratie met document beheersystemen, ontwikkelingsprogramma's. d. Hoofdstuk 4, Migreren naar ODF Migreren: hoe pak je dat aan, omgaan met hybride omgevingen, planning, digitale archieven, gebruikers opleiden. e. Hoofdstuk 5, ODF en de rest van de wereld ODF en de rest: samenwerken met leveranciers, opdrachtgevers en andere partners, omzetten naar andere formaten, scripting, web toepassingen, macro's en nog veel meer. 2. Deel II: ODF en toegankelijkheid a. Hoofdstuk 6, Toegankelijkheid Wat verstaan we onder toegankelijkheid: soorten, belang, medewerking van auteurs. b. Hoofdstuk 7, Toegankelijkheid en ODF ODF-toepassingen op verschillende platformen: een overzicht en vergelijking van ODF-toepassingen en toegankelijkheid op MS Windows, Linux/UNIX en Mac. c. Hoofdstuk 8, Toegankelijkheid op UNIX/Linux in detail Pleidooi voor de UNIX desktop: commandoregeltoegang, grafische desktop, Gnome accessibility framework, overzicht van beschikbare toepassingen 3. Deel III: Richtlijnen voor toegankelijkheid in ODF In de maak Het derde deel zal begin 2008 verschijnen. a. Hoofdstuk 9, Toegankelijkheid van ODF toepassingen Toegankelijkheid van de toepassingen: toetsenbordnavigatie, thema-ondersteuning, interoperabiliteit met ondersteunende technologie, webbased toepassingen en hun specifieke behoeften, toegankelijkheid van het hulpsysteem. 19

20 b. Hoofdstuk 10, Toegankelijkheid van inhoud Toegankelijkheid van de inhoud van een document: rekening houden met structuur, alternatieve tekstversies aanbieden. c. Hoofdstuk 11, Omzetten van en naar ODF Omzetten van en naar ODF: alternatieve tekstinformatie bewaren, documentstructuur bewaren, toegankelijkheid van forms, associatiecaptions bewaren, MathMLtoegankelijkheid verzekeren, SMIL-informatie bewaren. d. Hoofdstuk 12, Audio documenten en ODF Audiogebaseerde documenten: waar en hoe wordt audio gebruikt voor toegankelijkheid, hoe past ODF in dit plaatje. 20

21 Deel I. Over naar ODF In deel I bespreken we de overstap naar ODF. Na een overzicht van het wat en waarom, bekijken we hoe je een migratie het beste kunt aanpakken. Volgens de Open Source optiek van disclose risks early bespreken we de voor- en nadelen en de problemen die je kunt tegenkomen. Inhoudsopgave 1. ODF en Standaarden 1.1. ODF en Open Standaarden Wat is een standaard? Wat is een Open Standaard? Wat is ODF? Waarom is ODF zo belangrijk voor overheden? Waar wordt ODF gebruikt? Versies van ODF 1.2. Pro's en contra's Voordelen van ODF Nadelen van ODF 1.3. Wat gaat dat kosten? Software Hardware Toegankelijkheid Opleidingen 1.4. Samenvatting 2. Behoeftenanalyse 2.1. Bestaand gebruik in kaart brengen Hoe ga je te werk? Tekst toepassingen Spreadsheets Diapresentaties Databases 2.2. Alles of niets? Functionaliteit beoordelen Soorten gebruikers Stap voor stap werken 2.3. Compatibiliteit Klanten Leveranciers 2.4. Samenvatting 3. ODF-toepassingen en hulpmiddelen 3.1. Office suites Inleiding Tien dingen die je moet weten over MS Office alternatieven 21

22 Open Source office suites Bedrijfsspecifieke office suites 3.2. Tekstverwerkers Algemeen Abiword Scribus 3.3. Online suites en tekstverwerkers 3.4. Andere ODF-toepassingen Tekst viewers Spreadsheets 3.5. Vergelijking 3.6. ODF-conversietools Wat verstaan we onder conversietools? Commandoregelconversies Grafische omzettingen 3.7. Uitgewerkt voorbeeld Werkwijze Conversiemacro's aanmaken Test 3.8. Andere toepassingen Toegankelijkheid Content Management Systemen Zoeksystemen 3.9. Samenvatting 4. Migreren naar ODF 4.1. Algemene elementen van de migratiestrategie voor ODF 4.2. De ODF Business Case Toolkit Wat is de ODF Business Case Toolkit? Vragenlijst Andere hulpmiddelen bij migratie 4.3. Organisatie van een migratie Het gaat om mensen Deadline Expliciete policy 4.4. Wat merken de gebruikers ervan? Inleiding Algemene verschillen tussen MS Office en OpenOffice.org/StarOffice Word vs. Writer Excel vs. Calc PowerPoint vs. Impress Van WordPerfect naar Writer 4.5. Opleiding van gebruikers Praat met mensen die het al gedaan hebben Bekijk wat je nodig hebt en wat de extra's zijn Alternatieven hebben nóg coolere features Test het omzetten Invloedrijke mensen in jouw kamp 22

23 Maak een plan voor de overgangsfase Bestrijd angst en verwarring met informatie en ondersteuning Toon waardering Leer de gebruikers hoe hun nieuwe producten werken Gebruik humor Switch 4.6. Samenvatting 5. ODF en de rest van de wereld 5.1. Bestanden delen Houd je aan de regels Bestanden openen en bewaren Tekstbestanden Spreadsheets Diapresentaties Andere bestanden 5.2. Webtoepassingen en ODF 5.3. Samenvatting 23

24 Hoofdstuk 1. ODF en Standaarden Inhoudsopgave 1.1. ODF en Open Standaarden Wat is een standaard? Wat is een Open Standaard? Wat is ODF? Waarom is ODF zo belangrijk voor overheden? Waar wordt ODF gebruikt? Versies van ODF 1.2. Pro's en contra's Voordelen van ODF Nadelen van ODF 1.3. Wat gaat dat kosten? Software Hardware Toegankelijkheid Opleidingen 1.4. Samenvatting Samenvatting In dit hoofdstuk geven we antwoord op de volgende vragen: Waarom hebben we Open Standaarden nodig? Waarom hebben we ODF nodig? Welke versie van ODF moet ik gebruiken? Ik ben overtuigd, maar hoe overtuig ik mijn baas? Wat zijn de voordelen van ODF? Wat zijn de nadelen van ODF? 24

25 1.1. ODF en Open Standaarden Wat is een standaard? De dikke Van Dale, het referentieboek voor onze taal, omschrijft standaard als volgt: tot model dienend wettig exemplaar van een eenheid van maat of gewicht De meter is een goed voorbeeld van een standaard Wat is een Open Standaard? Een Open Standaard is een publiek beschikbare specificatie om een bepaalde taak te volbrengen. Open Standaarden zijn tegenwoordig hete hangijzers als het gaat om hardware en software. Doordat iedereen de standaard mag gebruiken, neemt de uitwisselbaarheid tussen hardware en software toe. Een gebied waarin deze techniek zeer goed werkt is bijvoorbeeld de mobiele telefoniemarkt: fabrikanten zijn in een felle concurrentiestrijd verwikkeld wat betreft het aanbod van toestellen en hulpstukken, en je kunt met een toestel van merk A probleemloos naar een bezitter van een toestel van merk B bellen. Open betekent niet noodzakelijk gratis - hoewel dat vaak wel het geval is. Men verstaat onder een Open Standaard een specificatie die voor iedereen tegen dezelfde, redelijke voorwaarden beschikbaar is. Dus of je nu een groot bedrijf bent of een privégebruiker, je mag de standaard bijvoorbeeld tegen kostprijs van het afdrukken en opsturen inzien. Je hoeft nooit meer of minder te betalen omdat je tot een bepaalde categorie gebruikers behoort. Alom bekende voorbeelden van Open Standaarden voor software zijn HTML, IP, TCP, SQL en PDF. Voor hardware kent iedereen wel de PCI-standaard Wat is ODF? ODF staat voor Open Document Formaat. Het is een standaard die omschrijft hoe een document er wat de code betreft structureel moet uitzien. Deze standaard is erkend door ISO, de International Standardization Organization, en vastgelegd onder nummer ISO is geen onbekende. Iedereen kent wel de ISO-standaarden 9001 en 9002 voor bedrijfsbeheer, die door deze internationaal erkende organisatie uitgereikt worden. ODF is geen programma. Het is slechts een beschrijving van hoe programma's met documenten moeten omgaan bij verwerking en opslag. Het ODF-formaat is sterk in opkomst in het bedrijfsleven en bij veel overheden, omdat het innovatie, stabiliteit, flexibiliteit en toegankelijkheid beoogt. Omdat inhoud die zakelijk, publiek of cultureel van aard is blijvend toegankelijk moet zijn - denk maar aan geboorteaktes, contracten en archieven - nu en in de toekomst, zien velen in ODF de opvolger van bedrijfsspecifieke formaten zoals.doc,.wpd,.xls en.rtf, die deze mogelijkheden niet bieden. 25

26 Waarom is ODF zo belangrijk voor overheden? Overheden gaan bijzonder veel om met documenten, en met bijzonder veel documenten. Deze documenten moeten te allen tijde toegankelijk zijn, bijvoorbeeld voor een burger die stamboom informatie zoekt. Voor overheden springen meteen een aantal voordelen in het oog: Wiens eigendom is de informatie die de overheid opslaat? Juist, van de overheid. Maar het is alarmerend om vast te stellen dat overheden vandaag de dag steeds meer de mogelijkheid verliezen om hun informatie te bekijken, te veranderen en op te slaan. De overheid zou daarbij niet afhankelijk moeten zijn van technologie van een enkele leverancier. Toegankelijkheid: Hoeveel een meter of een liter is, werd meer dan een eeuw geleden precies vastgelegd. Op vergelijkbare wijze zal een ODF-bestand binnen een eeuw nog toegankelijk zijn. Interoperabiliteit: ODF helpt om de informatie in een document te scheiden van de toepassing die de informatie aanmaakt. Het document kan daarna naadloos en op een betrouwbare manier door andere toepassingen gebruikt worden, zonder tussenkomst van enige bedrijfsspecifieke code of andere beperkingen. Competitie: Omdat ODF een echte open standaard is, maakt het de markt vrij voor verschillende leveranciers die met elkaar kunnen wedijveren over functionaliteiten en, niet onbelangrijk, over het prijskaartje dat daaraan hangt. Een mobiele telefoon kostte bijvoorbeeld een decennium geleden nog meer dan 500 euro. Door de werking van de vrije markt is die nu al verkrijgbaar voor een tiende van die prijs. Keuze: Overheden zijn al te vaak gebonden aan upgrades, migratiestrategieën en prijzen van één bepaalde leverancier, soms zelfs zonder dat er een redelijk alternatief beschikbaar is. ODF biedt een grotere keuze door competitie tussen leveranciers, en laat zowel bedrijfsspecifieke als Open Source toepassingen toe naast elkaar te bestaan. Lagere prijs: Nog een voordeel van de vrije markt. Dit is ook in het voordeel van de burger, die niet meer verplicht is om een duur programma aan te schaffen om met de overheid te kunnen communiceren. Gratis, vrije softwarepakketten om met ODFbestanden te werken zijn immers voor iedereen beschikbaar. Vernieuwing: ODF biedt een platform-onafhankelijk formaat waarop elk bedrijf of organisatie nieuwe toepassingen en diensten kan baseren. Door vanaf het begin een open standaard te gebruiken, blijven documenten toegankelijk ook nadat innovaties toegevoegd zijn aan de infrastructuur. Behoud van cultureel erfgoed: Wie schrijft, die blijft. Meer dan ooit is dat met ODF het geval. Meer en meer documenten van potentieel historisch belang, zoals toespraken, beschrijvingen van uitvindingen, boeken, gedichten of liedjes worden in digitale vorm aangemaakt en opgeslagen. ODF is het enige bestandsformaat dat garandeert dat deze belangrijke informatie voor het nageslacht bewaard zal blijven. 26

27 Noodgevallen: Toen de tsunami delen van Thailand verwoestte, konden overheden en hulpverleners onmogelijk informatie over hulpacties delen, omdat elke partij een verschillend bestandstype gebruikte. Publieke toegang tot essentiële overheidsdiensten, of dat nu in noodgevallen of onder normale omstandigheden is, zou nooit beperkt mogen worden tot gebruikers van één merk software Waar wordt ODF gebruikt? Veel administratieve diensten van steden, ministeries en NGO's hebben de overstap al gemaakt. Maar ook in de privésector en bij zowel grote bedrijven als het MKB is ODF in opmars. Een greep uit de Nederlandse gebruikers: Boek- en kantoorvakhandel Paagman HPB Advise en Finance De gemeente Amsterdam De gemeente Epe ELCOT PSA Peugeot en Citroën Versies van ODF Over versies van ODF hoef je je als gebruiker geen zorgen te maken. Omdat ODF gebaseerd is op XML, kun je nieuwe features inbouwen in je software zonder risico dat de uitwisseling van informatie met gebruikers van oudere software problemen oplevert. De actuele ODF specificatie (en degene die momenteel door vrijwel iedereen gebruikt wordt) is versie 1.1. De verschillen met ODF 1.0, ofwel de door ISO goedkeurde versie zijn miniem. De aanpassingen dienen vooral om een klein aantal features beter toegankelijk te maken voor mensen met functionele beperkingen. Je moet dan denken aan aparte beschrijvingen voor plaatjes, tabelkoppen en lagen in afbeeldingen. Dat is een simpele kwestie van een extra regeltje XML toevoegen. Voor mensen met een functionele handicapt, zoals blinden, is het dus relevant om met de laatste software te werken om die informatie te kunnen zien. Maar als ze informatie uitwisselen met anderen die oudere software gebruiken die voor een eerdere versie van ODF gemaakt is, blijft eenmaal aangebrachte informatie intact. Je kunt die informatie uiteraard niet zien, maar het blijft behouden en als je het document na bewerking terugstuurt kan men aan de andere kant die accessibility-informatie gewoon weer gebruiken. 27

28 Conclusie Op het gebied van implementatie in softwarepakketten hebben de vernieuwingen en veranderingen dus vrijwel geen effect: bestanden aangemaakt met een ouder programma zullen altijd leesbaar zijn in een nieuwer programma. Omgekeerd gaat er nooit informatie verloren wanneer je een document, dat is aangemaakt met behulp van een programma dat een nieuwere ODF-versie ondersteund, opent in een ouder programma. Het enige wat kan gebeuren is dat de informatie door dat ouder programma niet geïnterpreteerd wordt en dus niet zichtbaar is, maar ze blijft wel in het document zitten en je zult in staat zijn om de informatie, voor zover ze door het oudere programma getoond kan worden, te bekijken. Je document wordt dus niet ontoegankelijk omdat je het op een ouder systeem probeert te openen. 28

29 1.2. Pro's en contra's Voordelen van ODF Naast het belang van ODF voor overheden, dat we reeds toelichtten in Paragraaf 1.1.4, Waarom is ODF zo belangrijk voor overheden?, gelden diezelfde pluspunten natuurlijk voor bedrijven en privégebruikers. ODF laat de vrije markt, waarop onze economie tenslotte toch gebaseerd is, ook werken voor software en in het bijzonder voor makers van programma's voor bestandsbeheer. Met ODF heb je een ruime keuze, net als bij de aankoop van een auto of een nieuwe jas: neem je een grote of een kleine, een goedkope of een dure, wil je je product kunnen terugbrengen naar de winkel als het tegenvalt, kapot gaat of als er onderhoud nodig is? Als er aanpassingen gedaan moeten worden, doe je dat dan zelf of laat je het doen? Wil je twintig jaar rondrijden met je auto of je jas nooit wegdoen? Als het over computers gaat, hebben mensen de vreemdste ideeën. ODF zorgt ervoor dat we weer ons gezond verstand gaan gebruiken Nadelen van ODF Natuurlijk zijn er nadelen aan een omschakeling verbonden: het zal tijd, geld en moeite kosten. Daarnaast zijn er een aantal mythen rond ODF die we hieronder zullen doorprikken. Mythe 1: Je moet kiezen tussen winnaars en verliezers op de technologiemarkt als je ODF oplegt. Mythe 2: ODF opleggen begrenst de keuzemogelijkheden en sluit potentiële leveranciers uit. Mythe 3: Migratie naar ODF is een technologische uitdaging. Mythe 4: ODF is nieuwe en geen proven technology. Mythe 5: De migratie naar ODF gaat veel geld kosten. Mythe 6: De burger zal overheidsdocumenten in ODF niet kunnen gebruiken. Mythe 7: Er zijn niet veel overheden die de stap al gewaagd hebben. Mythe 8: ODF is een veiligheidsrisico. Mythe 9: ODF maakt innovatie moeilijker en houdt geen gelijke tred met nieuwe technologische ontwikkelingen. Mythe 10: Vooraanstaande voormalige ODF-supporters kiezen nu voor andere formaten, zoals bijvoorbeeld CDF. Mythe 1: Je moet kiezen tussen winnaars en verliezers op de technologiemarkt als je ODF oplegt. De realiteit: de beslissing om over te gaan op ODF is een overwinning voor overheden en burgers. ODF betekent vrijheid, keuze, flexibiliteit en betrouwbaarheid. Het is jouw document, doe ermee wat je wilt, en wanneer je dat wilt. Mythe 2: ODF opleggen begrenst de keuzemogelijkheden en sluit potentiële leveranciers uit. 29

30 De realiteit: ODF is het enige formaat dat de keuzemogelijkheden uitbreidt en vendor lockout voorkomt. De standaard is volledig en gratis voor iedereen beschikbaar en maakt meer competitie mogelijk. Elk bedrijf dat dat wil, kan een programma maken waarmee je ODFbestanden kan lezen, opslaan en/of bewerken. De standaard wordt ontwikkeld door OASIS (met in het bestuur Sun, Microsoft, IBM en vele anderen) en het ontwikkelproces is open en transparant. ODF beperkt noch het gebruik, noch de manier van implementatie. Mythe 3: Migratie naar ODF is een technologische uitdaging. De realiteit: Migratie naar welk nieuw product dan ook vormt altijd een uitdaging, vooral op het gebied van training. Als we bekijken hoe sommige producten veranderd zijn binnen enkele jaren, en hoe veel bedrijven van de ene naar de andere leverancier overstappen, zal ODF niet zo'n grote uitdaging vormen. In sommige gevallen zal het zelfs een peulenschil zijn in vergelijking met sommige andere migraties waarvoor bedrijven en overheden niet konden kiezen, omdat ze opgelegd werden door de softwareleverancier. Mythe 4: ODF is nieuwe en geen proven technology. De realiteit: ODF is gebaseerd op technologie die al bestaat sinds begin jaren '70 van de vorige eeuw. Mythe 5: De migratie naar ODF gaat veel geld kosten. De realiteit: Net zoals bij elke andere overgang zijn er initieel kosten verbonden aan de migratie. Op de middellange tot lange termijn betaalt de migratie zichzelf echter terug. Stel: bedrijf X houdt vast aan bedrijfsspecifiek bestandsformaat Y. Jij migreert naar ODF. Bij de volgende upgrade van de bedrijfsspecifieke bestandsformaten en software, die periodiek plaatsvinden omdat ze de kip met de gouden eieren vormen voor veel leveranciers, heb je je voordeel al gedaan. Jij hoeft immers geen cent uit te geven om de continuïteit van toegang tot je data te kunnen blijven verzekeren, terwijl bedrijf X voor de zoveelste keer een heel migratietraject mag doorlopen. Mythe 6: De burger zal overheidsdocumenten in ODF niet kunnen gebruiken. De realiteit: Iedereen kan ODF gebruiken, en nog wel gratis, omdat er zoveel software vrij beschikbaar is die ODF kan lezen, aanmaken en opslaan. Bovendien doen overheden er goed aan om documenten in een onveranderbaar formaat aan te bieden aan de burger. Documenten die de burger zelf moet aanmaken, worden meestal in de vorm van een web formulier aangeboden. De interne verwerking gebeurt daarna in ODF, maar de burger heeft niets met die interne processen te maken. In veel gevallen is deze mythe dus een niet-bestaand probleem. Mythe 7: Er zijn niet veel overheden die de stap al gewaagd hebben. De realiteit: Nederland hobbelt inderdaad achteraan in de adoptie van Open Standaarden 30

31 in vergelijking met de rest van de EU. In landen als Duitsland en Spanje wordt er echter al op honderdduizenden werkplekken van de overheid mee gewerkt. In Extramadura, een verarmde regio in Spanje, was de pure noodzaak om geld te besparen de reden om op ODF over te gaan. Ook voor andere grote gebieden en gemeenten is het gunstige prijskaartje een belangrijke reden om de overstap te maken. Mythe 8: ODF is een veiligheidsrisico. De realiteit: Er is niets bijzonders aan ODF dat het meer of minder gevoelig maakt in vergelijking met andere bestandsformaten, wat betreft risico's bij verband met databeveiliging, code manipulatie of toegang tot de inhoud van documenten. Blootstelling van data aan programmatuurgewijze extensies, zoals bijvoorbeeld visual basic macro's die men in MS Office documenten kan aantreffen, komen niet voor in ODF. Mythe 9: ODF maakt innovatie moeilijker en houdt geen gelijke tred met nieuwe technologische ontwikkelingen. De realiteit: Deze uitspraak kan niet verder naast de waarheid zitten. Een open, gezamenlijk proces voor het ontwikkelen van een Open Standaard bevordert imeers de marktwerking, die op zijn beurt tot vernieuwing leidt. Mythe 10: Vooraanstaande voormalige ODF-supporters kiezen nu voor andere formaten, zoals bijvoorbeeld CDF. De realiteit: CDF vergelijken met ODF is appels met peren vergelijken. CDF (Compound Document Format) is een voorstel voor een overkoepelende standaard die beschrijft hoe je specificaties kan opstellen voor documenten die uit verschillende delen bestaan, zoals audio- en video-fragmenten in tekst. ODF zou een onderdeel kunnen zijn van CDF, maar CDF zal ODF nooit kunnen vervangen. 31

32 1.3. Wat gaat dat kosten? Uitgebreide berekening We wagen ons aan een uitgebreide kostenberekening in Hoofdstuk 4, Migreren naar ODF Software Als je wilt, hoef je geen investeringen te doen in software, want er is een groot aantal uitstekende vrije softwarepakketten beschikbaar die ODF ondersteunen. Indien gewenst, kun je natuurlijk wel gebruik maken van commerciële aanbieders die supportcontracten voor je opstellen en maatwerkoplossingen bieden voor aanpassingen van de software per specifieke werkomgeving. De prijzen daarvoor zijn uiteraard uiterst variabel Hardware Je hebt geen nieuwe hardware nodig om ODF te kunnen ondersteunen. Ook oude computers kunnen (vereenvoudigde) versies van programma's met ODF ondersteuning draaien. De kosten bedragen hier dus precies 0 euro Toegankelijkheid ODF is specifiek ontworpen met maximale toegankelijkheid voor andersvaliden in het achterhoofd. Enkele bedrijfsspecifieke AT's (Assistive Technologies, ondersteunende technologie voor gehandicapten) hebben al ondersteuning voor ODF. Bij vrije software is ondersteuning voor ODF een vanzelfsprekendheid. Je hoeft zeker geen nieuwe AT hardware aan te schaffen om ODF te kunnen ondersteunen Opleidingen Net zoals bij elke andere migratie is het prijskaartje voor opleiding significant. Een migratie staat of valt met een goede opleiding en ondersteuning van de achterban. Het zijn immers de gebruikers die het moeten waarmaken. We bespreken dit onderwerp uitgebreider in Hoofdstuk 4, Migreren naar ODF. 32

33 1.4. Samenvatting ODF is een toonaangevende standaard in de IT-industrie. Overheden en bedrijven doen er goed aan ODF te ondersteunen, willen ze niet buiten de boot vallen. ODF is een Open Standaard, waarvan de specificaties gratis beschikbaar zijn voor iedereen die dat wenst. ODF bevordert zo dus de concurrentie en de vrije marktwerking. Een groot aantal overheidsdiensten, bedrijven en organisaties heeft inmiddels de overstap gemaakt. ODF is dan ook betrouwbaar en toekomst-vast. 33

34 Hoofdstuk 2. Behoeftenanalyse Inhoudsopgave 2.1. Bestaand gebruik in kaart brengen Hoe ga je te werk? Tekst toepassingen Spreadsheets Diapresentaties Databases 2.2. Alles of niets? Functionaliteit beoordelen Soorten gebruikers Stap voor stap werken 2.3. Compatibiliteit Klanten Leveranciers 2.4. Samenvatting Samenvatting Dit hoofdstuk behandelt de volgende zaken: Hoe breng je de behoeften van gebruikers in kaart? Is ODF overal in mijn ICT-omgeving te gebruiken? Hoe spoor ik bestaande integraties met scripts en dergelijke op? Moet ik meteen alles migreren naar ODF? Kunnen bedrijven en organisaties die geen ODF gebruiken mijn documenten nog lezen? 34

35 2.1. Bestaand gebruik in kaart brengen Hoe ga je te werk? Om te achterhalen hoe ODF in jouw ICT-omgeving ingepast kan worden, moet je eerst goed zicht hebben op je huidige situatie. Stel daarom de volgende vragen aan sleutelgebruikers in je organisatie: 1. In welke mate gebruik je op dit moment tekstverwerkingsprogramma's, spreadsheets en presentatieprogramma's? 2. Hoe ingewikkeld zijn je documenten? 3. Gebruik je templates (sjablonen) en/of macro's? 4. Hoe vaak heb je toegang nodig tot oudere (+1 jaar) documenten? 5. Hoe vaak moet je oudere documenten aanpassen? 6. Op welke platformen en besturingssystemen maak je documenten aan en bekijk je ze? 7. Welke desktop besturingssystemen wil je in de toekomst gebruiken? 8. Hoe vaak moet je documenten delen binnen je organisatie en/of met derden? 9. Ben je van plan om je documenten in toenemende mate via het web beschikbaar te stellen? 10.Wat heb je geleerd van eerdere, vergelijkbare migraties, bijvoorbeeld van MS Office 2000 naar MS Office XP, of van WordPerfect naar MS Office, of van Lotus SmartSuite naar Lotus Symphony? Als je het antwoord kent op deze vragen, ben je al een heel eind op weg. In de volgende paragrafen bespreken we een aantal aandachtspunten per component van de office suite. Moet ik dan andere software gaan gebruiken? De vragen in dit hoofdstuk geven inderdaad de indruk dat niet alleen de methodes, maar ook de software moet veranderen, wil je ODF ondersteunen binnen je ICTomgeving. We zullen in het volgende hoofdstuk mogelijke alternatieven beschrijven om ODF-bestanden aan te maken. We zullen ook zien dat er zeer eenvoudige oplossingen zijn, zoals de ODF plug-in voor MS Office. Maar zelfs als die gebruikt wordt, kun je hier en daar op problemen stuiten. Daarom raden we aan je bureauomgeving allereerst goed te analyseren met behulp van onze vragenlijsten. Een goede voorbereiding is immers het halve werk. 35

36 Tekst toepassingen Een aantal richtlijnen om het gebruik van tekst toepassingen in kaart te brengen: Ga na welke bestandstypes je gebruikt. Maak ook een indexering van verschillende versies van een bestandstype. Bijvoorbeeld een.doc bestand kan in MS Word 95 formaat zijn, of in MS Word XP formaat. Wordt HTML veel gebruikt om documenten op te slaan? Gebruik je speciale code, zoals VBA? Gebruik je OLE-objecten? Gebruik je een of andere vorm van links/shortcuts/snelkoppelingen in documenten om naar andere documenten te verwijzen? Gebruik je sjablonen voor iconen of grafieken? Gebruik je frames, textboxes, active content controls? Gebruik je macro's? Wordt de tekstverwerker veel gebruikt om attachments te versturen? Gebruik je invulformulieren? Gebruik je automatische spellingcorrectie? Woordenboeken? Of aangepaste woordenboeken? Gebruik je AutoText? Gebruik je wachtwoordbeveiliging? Houd er ook rekening mee dat veel problemen bij de migratie naar ODF voorkomen kunnen worden door tekstverwerkingssoftware correct te gebruiken. Deze vijf eenvoudige richtlijnen maken je leven veel aangenamer: Vermijd directe formattering. Gebruik karakter- en paragraafstijlen. Gebruik paragraafinstellingen om de ruimte rond een regel te bepalen in plaats van hard returns (met de Enter-toets), met name in lijsten. Gebruik de tekstflow-eigenschappen van een paragraaf in plaats van handmatige paginaovergangen. Gebruik geen tabs of spaties om tekst uit te lijnen. Gebruik specifieke tab-stops of nog beter, een tabel. Gebruik alleen algemeen beschikbare lettertypes (fonts). Natuurlijk zorg je ervoor dat iedereen binnen je organisatie zich aan deze richtlijnen houdt. 36

37 Spreadsheets Ga ook hier na welke bestandstypes de sleutelgebruikers in jouw organisatie gebruiken. Maak een lijst en specificeer ook de verschillende bestandstypes die hetzelfde achtervoegsel gebruiken. Een.xls bestand kan bijvoorbeeld in MS Excel 95 zijn, of in MS Excel Gebruik je veel input vanuit tekstbestanden om data voor spreadsheets aan te leveren? Gebruik je formules met optionele parameters? Gebruik je statistische, financiële of rekenkundige functies? Gebruik je Excel Pivot Tables? Welke soorten diagrammen gebruik je? Bijvoorbeeld staaf-, taart- en/of blokdiagrammen Diapresentaties Maak ook hier weer een lijst van gebruikte bestandstypes. Vergeet niet dat sommige software soms voor andere doeleinden gebruikt wordt, bijvoorbeeld MacroMedia Flash. Dit wordt soms ook gebruikt voor presentaties, terwijl het eigenlijk bedoeld is voor (web)animaties. Hoe belangrijk zijn speciale effecten in presentaties, zoals gradiënten in 3 kleuren, dubbele en driedubbele randen, gestippelde randen? Gebruik je voice-over in presentaties? Gebruik je animaties in diagrammen? Gebruik je mouse-over functionaliteiten? Databases Op het gebied van databases is het belangrijk om de kleine verborgen databases op te sporen. Die worden vaak ad hoc aangewend om een probleem op een snelle manier op te lossen. Dit zorgt helaas vaak voor problemen: de ontwikkelaars verdwijnen, of vergeten gewoonweg mee te delen dat ze een database hebben draaien op hun eigen PC voor een bepaalde taak te vervullen. Een tafel verder weet niemand van het bestaan van deze toepassingen. Ga ook na in hoeverre de gebruikers hun eigen kleine databases gebruiken om adresgegevens op te slaan, zoals telefoonnummers en adressen. Databases zitten toch niet in de ODF specificatie? De oplettende lezer heeft inderdaad gelijk: databasespecificaties komen niet voor in de bepalingen van het Open Document Formaat. Ze worden echter frequent aangeleverd samen met de andere toepassingen die deel uitmaken van een officepakket, en voeren vaak bewerkingen uit met tekstdocumenten, 37

38 diapresentaties of spreadsheets. We achten het daarom raadzaam na te gaan in hoeverre dit soort databases een rol spelen in jouw ICT-omgeving. 38

39 2.2. Alles of niets? Functionaliteit beoordelen Als je de bovenstaande vragen per type documentverwerkingsprogramma beantwoord hebt, maak dan een analyse van de situatie door bijvoorbeeld elke functionaliteit te beoordelen op een schaal van 1 tot 3. Doe dit voor jezelf, maar verwerk ook de antwoorden van sleutelgebruikers binnen je ICT-omgeving in de uiteindelijke tabellen. Tabel 2.1. Beoordelingsschaal voor office functionaliteiten Waarde Belang 1 2 Ik kan ermee leven als deze functionaliteit niet zou werken of als ik mijn manier van werken zou moeten aanpassen om dezelfde functionaliteit te verkrijgen. Als deze functionaliteit niet zou werken, ondervind ik problemen maar als er een workaround is, kan ik ermee leven. 3 Deze functionaliteit is van vitaal belang voor mijn organisatie. Maak die tabellen op! Het is van groot belang om een duidelijk antwoord te hebben op al de bovenstaande vragen. Ga er niet van uit dat jijzelf, of een enkele gebruiker, het standaardgebruik van documenten binnen je organisatie weerspiegelt. Elk departement en elke groep van gebruikers vertoont verschillen, die te weiten zijn aan historische ontwikkelingen, verschillende beleidsmakers per gedeelte van de organisatie, verschillende competenties per departement enz. Gewapend met een degelijke analyse van je ICT-imgeving wordt omschakeling, zoals we beschrijven in de volgende hoofdstukken, een fluitje van een cent. We kunnen het belang van een degelijke voorbereiding in deze niet genoeg onderlijnen. Al te veel migraties blijken nachtmerries te zijn omdat men onvoldoende voorbereid aan de opgave begint Soorten gebruikers Mogelijk zijn er in jouw organisatie verschillende soorten gebruikers. Meestal hanteren die gebruikers een bepaald type bestanden. Een voorbeeld van categoriseren: De huis-tuin-en-keuken gebruiker : het overgrote deel van de gebruikers heeft een office pakket nodig om een tekst of een brief op te maken, hier en daar een spreadsheet voor wat eenvoudige berekeningen en misschien af en toe een diapresentatie. Deze gebruikers hanteren geen speciale functionaliteiten en zijn dus eenvoudig migreerbaar. 39

40 De boekhouder: hieronder vallen alle gebruikers die iets met financiën doen, dus niet alleen boekhouders, maar ook financieel analisten, bedrijfsleiders, logistieke planners, inkoop-beheerders, enz. Dit type gebruiker heeft vaak eigen, aangepaste document templates en maakt gebruik van speciale functionaliteiten in spreadsheets. De ontwikkelaar: niet alleen software-ontwikkelaars, maar ook diegenen die binnen je organisatie verantwoordelijk zijn voor het aanmaken en beheren van templates. Deze gebruikers maken vaak gebruik van hybride -documenten: tekstbestanden, database operaties en spreadsheets die met elkaar verbonden zijn en waarbij input van één bestandstype aangemaakt wordt door output van een ander. Wetenschappers: gebruiken vaak speciale bestandstypes en ingewikkelde berekeningen. Systeembeheerders: hebben dikwijls lak aan wat de gewone gebruiker doet en werken op hun eigen manier, bijvoorbeeld met scripts. Probeer ook in jouw organisatie de gebruikers in verschillende groepen onder te verdelen. Probeer in elke groep een medeplichtige te vinden, die je kan helpen testen en die later ook andere gebruikers in dezelfde groep kan bijstaan en eventueel trainen Stap voor stap werken In het volgende hoofdstuk bekijken we de verschillende soorten programma's die ODF ondersteunen. Als voorbereiding op het maken van keuzes kun je drie testbestanden aanmaken, één per categorie. In een eerste bestand zet je alle functionaliteiten die in jouw ICT-omgeving gebruikt worden en die je met waarde 1 beoordeeld hebt. In een tweede bestand alle functionaliteit die je met waarde 2 beoordeeld hebt, in in een derde bestand alle niet te missen -functionaliteiten die je met waarde 3 beoordeeld hebt. Als we straks de verschillende programma's uittesten, kunnen we beoordelen welke de meeste en welke de minste problemen opleveren. Op basis daarvan kun je een stappenplan maken voor de eigenlijke migratie. Om snel vooruitgang te boeken, kun je besluiten om eerst de gemakkelijkste bestandstypes die in jouw organisatie in gebruik zijn, over te zetten. 40

41 2.3. Compatibiliteit Klanten Natuurlijk wil je ook nagaan of je na de overstap nog wel met je klanten kunt communiceren. Zodra je voor je eigen organisatie een lijst hebt gemaakt van alle functionaliteiten die je echt nodig hebt, die je zou willen, en die kunnen vervallen, dan heb je waarschijnlijk ook een beeld van wat er nodig is om je bestaande klanten tevreden te houden. Het loont de moeite om hen dezelfde lijst voor te leggen en hen ook om een beoordeling op een schaal van 1 tot 3 te vragen voor elke gewenste functionaliteit. Dit blijft uiteraard beperkt tot het soort documenten dat de betreffende klant met jouw organisatie uitwisselt Leveranciers Loop niet in de val De functionaliteitstabel die je voor je eigen organisatie hebt opgemaakt, helpt je om die documenten te identificeren die gebruikt worden bij de communicatie met leveranciers. Een aantal speciale aandachtspunten: Controleer in welk bestandsformaat er standaard wordt bewaard. Sommige zogenaamd open oplossingen vereisen dat de gebruiker zelf actie onderneemt om een ander dan het bedrijfsspecifieke formaat te gebruiken voor opslag. Daaruit zou men onterecht kunnen afleiden dat de leverancierskeuze beperkt is. Vraag informatie over bedrijfsspecifieke tags in verband met XML. XML laat de aanmaak van elke tag toe: zelfs specifieke, niet gemakkelijk over te zetten bedrijfsspecifieke data tags. Als de betekenis van de informatie tussen de tags onbekend is, kan een andere toepassing er waarschijnlijk niets van maken, zelfs als dat programma het referentieschema kan interpreteren. In sommige gevallen hebben leveranciers onleesbare, bedrijfsspecifieke, platformspecifieke, niet overdraagbare tags in hun toepassingen gebruikt. Deze obscure praktijken maken het lezen en manipuleren van bestanden bijzonder gecompliceerd. Houd rekening met verrassingen: als een bepaald bestandsformaat volledig onder een gesloten licentie valt en er geen controle is door een open organisatie in de industrie, bestaat de kans dat de specificaties van dat bestand zonder voorafgaande kennisgeving veranderd kunnen worden. Zo kan een bepaalde leverancier volledige controle hebben over de organisatie. Vraag naar inter-platformoperabiliteit: als je een document op een bepaald platform aanmaakt, kun je het dan op een ander platform uitlezen, bewerken en opslaan? Is de functionaliteit om het bestand te bewerken, te archiveren en weer op te vragen volledig op elk platform? Is het platform dat je nu gebruikt over enkele decennia nog beschikbaar om documenten, die aan één bepaald platform gebonden zijn, te beheren? 41

42 Aandringen op ODF Zeker als overheidsinstelling heeft het nut om aan te dringen op gebruik van ODF bij leveranciers. Overheden zijn tenslotte goede klanten waarvoor men best eens uit zijn luie stoel mag komen. Daarnaast is het een principiële kwestie: de overheid heeft beslist om ODF te gaan ondersteunen, dus nu moeten we er met zijn allen aan werken dat ODF zo ruim mogelijk verspreid wordt. Overheden kunnen aandringen op ODF-ondersteuning in software producten. Om sneller te kunnen profiteren van de voordelen van open bestandsformaten, moeten overheden een aantal taken op zich nemen: 1. Erop aandringen dat leveranciers ODF implementeren als standaard Opslaan als bestandstype. 2. Deelname bevorderen van belanghebbenden, gebruikers incluis, in technische comités van OASIS, technische bijdragen ondersteunen en faciliteren (bijvoorbeeld schema's schenken), en meer actieve deelname aan de evolutie van een werkelijk open standaard overwegen. 3. Vereisten van gebruikers doorgeven aan het ODF technisch comité van OASIS. 42

43 2.4. Samenvatting Om de migratie naar ODF vlot te laten verlopen, dien je je huidige situatie exact te kennen, evenals wat er nodig en wenselijk is. In dit hoofdstuk hebben we de eerste stappen gezet op weg naar een migratie. We weten nu welke bestandstypes in onze organisatie gebruikt worden en door wie. In de volgende hoofdstukken zullen we de antwoorden uit de analyse gebruiken om een degelijke planning op te maken om de migratie naadloos - of met zo min mogelijk kleerscheuren - te laten verlopen. 43

44 Hoofdstuk 3. ODF-toepassingen en hulpmiddelen Inhoudsopgave 3.1. Office suites Inleiding Tien dingen die je moet weten over MS Office alternatieven Open Source office suites Bedrijfsspecifieke office suites 3.2. Tekstverwerkers Algemeen Abiword Scribus 3.3. Online suites en tekstverwerkers 3.4. Andere ODF-toepassingen Tekst viewers Spreadsheets 3.5. Vergelijking 3.6. ODF-conversietools Wat verstaan we onder conversietools? Commandoregelconversies Grafische omzettingen 3.7. Uitgewerkt voorbeeld Werkwijze Conversiemacro's aanmaken Test 3.8. Andere toepassingen Toegankelijkheid Content Management Systemen Zoeksystemen 3.9. Samenvatting Samenvatting In dit hoofdstuk geven we een overzicht van de bestaande toepassingen die ODF (kunnen) ondersteunen. Wij geven hierbij voorrang aan Open Source toepassingen. Uiteraard bestaan er nog veel meer programma's, en er komen ook elke dag nieuwe toepassingen en hulpmiddelen bij. Deze lijst is dus niet volledig en heeft ook niet de intentie dat te zijn. Het is slechts een illustratie van het grote spectrum aan mogelijkheden. 44

45 3.1. Office suites Inleiding Met office suites bedoelen we een geheel van programma's. Een office suite bevat minimaal drie componenten: Een tekstverwerker: voor het schrijven en bewerken van teksten in een natuurlijke taal, zoals bijvoorbeeld het Nederlands. Een rekenblad: een programma om gemakkelijk eenvoudige rekenkundige bewerkingen uit te voeren, ook wel spreadsheet genaamd. Een diapresentatieprogramma: om tijdens een mondelinge presentatie grafieken, schema's en overzichten in beeld te brengen. Deze informatie slaat het programma op in zogenaamde dia's of slides. Daarnaast zijn nog allerlei toegevoegde functionaliteiten mogelijk, zoals bijvoorbeeld speciale ondersteuning voor grafische beeldbewerking, wiskundige berekeningen en formules, programma's om flowcharts te maken en nog veel meer. Ter referentie geven we hier een overzicht van de meest voorkomende programmatypes en achtervoegsels die gebruikt worden om het betreffende bestandsformaat aan te duiden. Tabel 3.1. Veel voorkomende suffixen MS Office ODF Tekst.doc.odt Spreadsheet.xls.ods Diapresentatie.ppt.odp Tien dingen die je moet weten over MS Office alternatieven Het moet gezegd worden: MS Office is niet het meest ideale pakket om ODF te ondersteunen. De meeste gebruikers, bedrijven en organisaties die een overstap overwegen, migreren van MS Office naar een alternatieve toepassing. Wij zullen in dit hoofdstuk uitgebreid op het onderwerp migratie ingaan, alsook op de mogelijkheid om ODF in MS Office te ondersteunen. Een aantal bedenkingen bij de overgang naar alternatieven: 1. Overvloed aan keuze: Geloof het of niet, er zijn veel keuzemogelijkheden voor IT managers die overwegen om van MS Office over te stappen naar een alternatieve suite. Een eenvoudige Google search bewijst hoeveel pakketten met elkaar wedijveren 45

46 om een plaatsje op de markt. 2. Bespaar: de gemiddelde klant moet zo'n 350 euro ophoesten voor Office Professional 2007, en nog eens 200 euro voor de upgrade. De potentiële besparingsmogelijkheden zijn enorm, aangezien er geen enkel pakket duurder is dan MS Office. Bovendien is er veel gratis vrije software op de markt. 3. Conversieraadsels: Eén van de belangrijkste redenen waarom MS Office dominant blijft in de office-arena is de heimelijke manier waarop documenten geformatteerd zijn. Onduidelijke en steeds weer veranderende specificaties bezorgen bedrijven en organisaties onnodige kopzorgen. Houd er rekening mee dat je een aantal problemen zult tegenkomen bij het overzetten van bestanden. 4. Mix'n'Match: Outlook heeft Microsoft ook een enorme dominantie gegeven in de office markt. Maar er zijn ook hier vele alternatieven. Sommige office suites hebben ook een ingebouwde client, maar sommige hebben dat niet. De uitdaging is om bestaande programma's op zo'n manier te laten samenwerken, dat het geheel volledig voldoet aan alle vereisten binnen jouw organisatie, zodat je een compleet op maat gemaakte oplossing voor jouw ICT omgeving hebt. 5. Fans van macro's zullen zich moeten aanpassen: De eeuwige pluim op de hoed van Microsoft is de macro-tool, waarmee gebruikers tijd kunnen besparen door een serie van ingewikkelde acties te comprimeren tot een macro. De kans bestaat dat macro's die je hebt aangemaakt in een bepaalde suite niet werken in een andere. Dit kan een ingewikkeld probleem blijken wanneer je wilt overschakelen van MS Office naar een andere suite. 6. Favoriete features kunnen ontbreken of op een andere manier geïmplementeerd zijn: bijvoorbeeld Track Changes en pivottabellen. Aan de andere kant kunnen er een aantal onbekende features naar boven komen, die je nooit had kunnen verwachten van MS Office. 7. Cross-platformondersteuning is niet de norm: Cross-platform ondersteuning is een overtuigende reden om te migreren vanuit MS Office. Webgebaseerde platformen zoals Google Documenten werken op elk platform waarmee je toegang hebt tot een browser. Andere suites draaien zowel op Windows, Mac, Linux, Solaris, grote machines en kleine zoals handheld devices. Zij bieden zodoende een veel grotere flexibiliteit, vooral op het gebied van hardware en met het oog op toegankelijkheid voor andersvaliden. 8. Training: Hoeveel training de gebruikers nodig zullen hebben speelt een belangrijke rol bij de keuze voor een nieuw pakket. Aan de ene kant hebben veel suites dezelfde look en feel als MS Office, maar aan de andere kant zullen IT-managers er rekening mee moeten houden dat gebruikers begeleid moeten worden en zelf tijd zullen moeten investeren om de nuances van een nieuw pakket onder de knie te krijgen. 9. Betere exportopties: Veel MS Office alternatieven hebben betere exportmogelijkheden, bijvoorbeeld opslaan als PDF, als MediaWiki bestand of als ipod presentatie. 10.Let op met webtoepassingen: het internet is overduidelijk een integraal onderdeel van ons leven geworden. Je afvragen wat we zouden doen zonder internet staat zo 46

47 ongeveer gelijk aan het je afvragen hoe we zouden overleven zonder drinkwater. IT-managers moeten wel goed begrijpen wat de veiligheidsrisico's zijn van een webgebaseerde omgeving, en afwegen hoe de organisatie zal reageren in het geval van down-time. Dit gezegd zijnde, belichten we in de volgende paragrafen de meest gebruikte alternatieven. Het topje van de ijsberg Het is onmogelijk om een lijst van alle tekstverwerkers, spreadsheets en presentatiesoftware op te noemen, laat staan up-to-date te houden. Het is dus mogelijk dat een toepassing die jij gebruikt niet in ons (zeer beperkte) overzicht voorkomt. Wij zijn ons bewust van deze tekortkoming. Het is echter niet onze bedoeling om compleet te zijn. Daar heb je immers het internet voor. We geven hier veeleer een overzicht van de mogelijkheden en de meest verspreide toepassingen. Als bedrijf of overheidsdienst grijp je sowieso niet naar een toepassing met een zeer kleine gebruikersbasis. Wil je een uitgebreider overzicht, dan verwijzen we je graag naar Wikipedia's vergelijking van office suites. Daar wordt ook een lijst van office suites bijgehouden, die veel uitgebreider is dan de onze Open Source office suites Over Open Source programma's Vaak hebben Open Source en Free Software programma's vanzelfsprekende ondersteuning voor ODF. Het is voor ontwikkelaars dan ook veel makkelijker om nieuwe richtlijnen en standaarden op de voet te volgen, omdat de broncode van het programma beschikbaar is als download van internet OpenOffice.org OpenOffice.org bestaat uit de volgende modules: Writer : tekstverwerking en HTML-editor Calc : spreadsheetprogramma Draw : tekenmodule voor vector grafieken Impress : presentatieprogramma Een formule-editor Een database Qua functieomvang en bediening is OpenOffice.org vergelijkbaar met MS Office, en bovendien bijna volledig compatibel. Een greep uit de belangrijkste features: Uitgebreide lokalisatie, bijvoorbeeld ondersteuning voor het Fries. Eenvoudige creatie van 2D- en 3D-grafieken. 47

48 Report Builder in Base maakt het mogelijk om snel rapporten op te maken. Uitstekende ondersteuning voor andersvaliden en hun AT's. Preview in een browser alvorens te exporteren naar HTML. Hoog beveiligingsniveau voor het uitvoeren van macro's. Cross-platform ondersteuning: MS Windows, Linux, Mac, UNIX Kijk op de OpenOffice.org website voor meer informatie. Figuur 3.1. Writer screenshot 48

49 Veel grote spelers op de desktopmarkt ondersteunen OpenOffice.org. Bijvoorbeeld Novell geeft support voor zowel MS Windows als Linux versies met de SuSE Linux Enterprise Desktop, waarin extra zorg besteed wordt aan macro-ondersteuning en conversie van MS Office documenten naar OpenOffice.org KOffice KOffice is een zeer uitgebreide suite die naast een groot aantal creatieve toepassingen - zoals een flowchartprogramma en tekenprogramma's, een programma voor projectbeheer en rapporteringspprogramma's - bestaat uit de volgende basistoepassingen: KWord : tekstverwerking KSpread : spreadsheet KPresenter : presentaties Kexi : database Naast de uitzonderlijke gebruiksvriendelijkheid een greep uit de features: Bestanden van MS Office, OpenOffice.org en andere suites grotendeels ondersteund. Uitgebreide lokalisatie. Makkelijk te gebruiken en op te zetten (genummerde) lijsten. Meer dan 300 formules ingebouwd in de spreadsheet. Auto-forms en HTML-slide shows in presentaties. Kexi wordt naar voren geschoven als de langverwachte vervanger van MS Access, FileMaker en Oracle Forms. Frame oriëntatie voor DTP. Pagina-afmetingen op maat. Ondersteuning voor scripting en (al dan niet commerciële) plug-ins, wat het mogelijk maakt het product specifiek voor een bepaalde groep gebruikers op te zetten. Diverse Nederlandstalige ontwikkelaars in het core team. Conditionele kleuring van cellen in spreadsheets. KOffice is gelieerd aan de KDE Desktop omgeving, maar je kunt evengoed een andere desktopomgeving draaien en toch KOffice gebruiken. Die is momenteel op Mac in betaversie verkrijgbaar. Op MS Windows werd de eerste versie in september uitgebracht, maar die is nog niet officieel (gepland voor Q1/2008). Alle platformen die X Window ondersteuning hebben, kunnen in principe KDE en daarvan afhankelijke toepassingen draaien. Hiertoe behoren alle Linux en BSD systemen. 49

50 Figuur 3.2. KWord screenshot Bedrijfsspecifieke office suites Microsoft Office MS Office heeft standaard geen ondersteuning voor ODF. Het pakket is specifiek ontworpen voor MS Windows, hoewel er versies voor Mac beschikbaar zijn en het zelfs onder Linux in minimale configuratie draait. 50

51 Door installatie van een gratis downloadbare plug-in kan men toch bepaalde functionaliteiten toevoegen aan het pakket. Op korte termijn is een plug-in waarschijnlijk de gemakkelijkste en goedkoopste oplossing om MS Office gebruikers compatibel te maken met ODF: er is nauwelijks training nodig want men kan dezelfde programma's blijven gebruiken en de plug-in is gratis te downloaden van het internet. In zijn er een aantal projecten opgestart, maar momenteel zijn er slechts twee werkende producten beschikbaar om het lezen, schrijven en/of bewaren van ODF-bestanden mogelijk te maken in MS Office : Open XML/ODF Translator : een door Microsoft gefinancierd Open Source Free Software initiatief dat als doel heeft het mogelijk maken van interoperabiliteit tussen toepassingen gebaseerd op ODF (1.0!) enerzijds en Microsoft OpenXML Office gebaseerde toepassingen anderzijds. Wij horen echter vanuit verscheidene bronnen dat deze oplossing verre van ideaal is (FedICT en SMALS vinden deze oplossing bijvooorbeeld niet afdoende voor gebruik bij de Belgische Federale overheid). ODF-Plug-in van Sun voor Microsoft Office. Momenteel de best werkende en bijgevolg meest gebruikte oplossing om ODF te kunnen lezen, schrijven en opslaan Je kunt de plug-in gratis downloaden van IBM Lotus Symphony IBM is een groot voorstander van de ODF-standaard en meewerkend lid van de OpenOffice.org groep. Met Lotus Symphony biedt IBM een set basistools aan waarmee iedereen direct aan de slag kan. De suite bestaat uit drie modules: Documents, Presentations en Spreadsheets. Je kunt er platformonafhankelijk mee werken en dat past binnen de filosofie van IBM: de verzameling programma's die je nodig hebt om je werk te kunnen doen, mag niet bepalend zijn voor de keuze van het besturingssysteem StarOffice StarOffice van Sun deelt dezelfde oorsprong als OpenOffice.org - Sun stelt trouwens nog steeds fondsen ter beschikking aan OpenOffice.org. StarOffice is een volwassen officepakket dat ook migratietools bevat om over te stappen vanuit MS Office. Deze hulpprogramma's zetten macro's om, maken analyses van de gebruikte code in macro's en berekenen de kosten voor migratie. Door middel van add-ons kun je de suite koppelen aan een blog en faxapparatuur. StarOffice is ook zeer sterk op het gebied van toegankelijkheid voor andersvaliden Corel WordPerfect Office X3 WordPerfect Office is compatibel met MS Office. Naast een tekstverwerker, spreadsheet en presentatiesoftware bevat deze suite ook een programma en exportfunctionaliteit naar PDF. De suite is gemaakt voor MS Windows, maar gedeelten zijn ook op andere platforms beschikbaar, zoals WordPerfect voor Linux. De recentste versies hebben ondersteuning voor ODF. 51

52 SoftMaker SoftMaker van de Duitse firma SoftMaker SoftWare GmbH bestaat uit een tekstverwerker (TextMaker ), een spreadsheetprogramma (PlanMaker ), en in de nieuwste versie ook een presentatieprogramma (SoftMaker Presentations ) dat compatibel is met MS Office, en een VBA-achtige programmeerhulp (BasicMaker ). Hoewel deze programma's hun eigen bestandsformaten hebben, zijn ze in hoge mate uitwisselbaar met MS Office, OpenOffice.org en WordPerfect Office, en bieden ze ook ondersteuning voor ODF. Er zijn geen versies voor MacOSX en UNIX. 52

53 3.2. Tekstverwerkers Algemeen Er zijn ondertussen meer dan 15 programma's waarmee je ODF-tekstbestanden (extensie.odt) kunt lezen en schrijven. Wij sommen hier alleen de meest voorkomende vrije-software programma's op die deze functionaliteit aanbieden. Het gaat hier puur over tekstverwerking, deze programma's bieden geen spreadsheet- of presentatievariant aan Abiword Wellicht het meest bekende programma in de wereld van de vrije software is Abiword, omdat het draait in de Gnome desktop op Linux-systemen en al sinds de beginjaren het redmiddel was om.doc bestanden te openen Scribus Wat Scribus onderscheidt van andere tekstverwerkers is dat het gericht is op desktop publishing. Aanvankelijk werd het ontwikkeld voor Linux, maar er zijn inmiddels ook versies voor Mac en MS Windows beschikbaar. Scribus werkt met ODF-bestanden, voor MS Office -bestanden gebruikt het conversie met antiword. 53

54 3.3. Online suites en tekstverwerkers Met een online office suite gebruik je je browser om teksten, spreadsheets en diapresentaties te maken op een server. Die server kan ergens op het internet staan, of zich lokaal binnen het interne netwerk van je bedrijf of organisatie bevinden. Mocht jouw internetverbinding wegvallen, bijvoorbeeld door een storing bij je provider, een kabelbreuk of een routingprobleem, dan kun je dus niet meer bij je documenten wanneer je zo'n documentserver gebruikt. In het geval dat de verbinding naar je bedrijfsnetwerk wegvalt, kun je bij gebruik van een lokale server ook niet meer bij je documenten. Daarnaast kunnen er beperkingen zijn in verband met de grootte van je documenten, het aantal documenten dat je gelijktijdig kunt openen, links tussen documenten, beveiliging van de netwerkverbinding en compatibiliteit met andere office suites. Natuurlijk kunnen er omgevingen bestaan waarin deze zogenaamde nadelen een voordeel zijn, zodat je documenten bijvoorbeeld niet te groot kunnen worden, ze virtueel overal beschikbaar zijn of zodat je makkelijk met meerdere mensen vanuit verschillende locaties kan samenwerken. Momenteel heb je de keuze uit een aantal vrije en gelicencieerde toepassingen: Google Docs ShareOffice SimDesk ThinkFree Office Zoho Office Suite 54

55 3.4. Andere ODF-toepassingen Tekst viewers Een tekst viewer is een programma dat alleen de display van een tekst op je scherm of ander uitleesmedium verzorgt. Het dient dus slechts om te lezen en biedt verder geen schrijf of opslagfunctionaliteit. We onderscheiden twee soorten viewers: Viewers: lichtgewichttoepassingen die het origineel, zoals dat in de office suite of losse tekstverwerker is aangemaakt, zo nauwgezet mogelijk weergeven. Previewers: houden zich wel aan de inhoud van een bestand, maar niet zozeer aan de lay-out. Van de Open Document Fellowship is de odfviewer beschikbaar die je gratis kunt afhalen van het internet. Antiword wordt vaak gebruikt door blinden en slechtzienden voor display van documenten in tekstformaat. Ook dit programma kun je downloaden van het internet Spreadsheets Losse spreadsheetprogramma's die ODF ondersteunen zijn er niet zoveel. Gnumeric was er, net als Abiword vanaf het begin bij in de Linux-wereld en is daarom waarschijnlijk het bekendst. Deze toepassing werd in eerste instantie ontwikkeld voor de Gnome desktop en gaat er prat op het meest accurate spreadsheetprogramma te zijn. Naast ondersteuning voor MS Office is er ook mogelijkheid tot het importeren van een heel spectrum van andere bestanden, zoals bijvoorbeeld uit Lotus 1-2-3, Applix en Plan Perfect. 55

56 3.5. Vergelijking Een opsomming is vaak overweldigend. Daarom zetten we alles nog even op een rijtje. In onderstaande overzichten hebben de indicaties in de ODF kolom de volgende betekenis: Ja: de toepassing gebruikt ODF als standaard bestandsformaat. Gepland: we hebben bevestiging dat de toepassing in de toekomst met zekerheid ODF zal ondersteunen. Nee: de toepassing gebruikt standaard een ander bestandsformaat. Het aantal sterretjes in de Status kolom duidt aan hoe goed de toepassing ODF ondersteunt: *: Het werk voor implementatie is begonnen. **: Er zijn nog belangrijke beperkingen. ***: Algemeen OK, maar er zijn nog ontbrekende functionaliteiten. ****: De toepassing werkt goed, zelfs met tamelijk complexe documenten. *****: De toepassing gedraagt zich perfect in elke omstandigheid. Momentopname Onderstaande tabellen geven de toestand weer zoals die was in november Omdat veel fabrikanten met een inhaalslag bezig zijn, raden we aan om de website van het desbetreffende product te raadplegen om te zien wat er inmiddels ondersteund wordt. Tabel 3.2. Office suites Toepassing ODF Status Platform Co-Create Office Ja *** Windows, Linux, Solaris Corel WordPerfect Office Nee *** Windows EIOffice Nee * Linux, Windows EuroOffice 2007 JA ** Linux, Windows, Solaris KOffice Ja **** Linux, Unix, BSD, Mac, Windows Lotus Notes 8 Nee *** Windows, Linux Mobile Office Ja *** Linux 56

57 Toepassing ODF Status Platform NeoOffice Ja **** Mac ONE Special Edition Nee ** Windows OpenOffice.org Ja **** Linux, Windows, Mac, BSD, Solaris StarOffice Ja **** Linux, Windows, Solaris Workplace Ja *** Linux, Windows Tabel 3.3. Online office suites Toepassing ODF Status Ajax13 Nee ** Coventi Pages Nee *** Google Docs Nee *** Peepel Ja *** Zoho Office Suite Nee ** Tabel 3.4. Tekstverwerkers Toepassing ODF Status Platform Abiword Nee ** Linux, Windows, Mac IchiTaro Nee ** Windows, Linux, Mac Scribus Nee ** Linux, Windows, Mac, OS/2 TextMaker Nee ** Windows, Pocket PC Tabel 3.5. Spreadsheets Toepassing ODF Status Platform EditGrid Nee ** Web Gnumeric Nee ** Linux 57

58 Toepassing ODF Status Platform Tabel 3.6. Viewers Toepassing Fellowship ODF Viewer ODF Status Platform Ja *** Linux, Windows, Mac Firefox ODF Plugin Ja *** Linux, Windows, Mac jodviewer Ja *** Java ODTReder Ja ** Japanse Windows SlideShare Ja *** Linux, Windows, Mac TextMaker ODF Viewer Ja *** Windows Vidioo Writer Ja ** Linux, Windows 58

59 3.6. ODF-conversietools Wat verstaan we onder conversietools? Conversietools zijn programma's die bestanden kunnen omzetten van en naar ODF, bijvoorbeeld van MS Office.doc naar.odt en omgekeerd. Deze omzetting kan op twee manieren gebeuren: Op de commando-regel: we hebben het hier voornamelijk over UNIX en Linux tekst omgevingen. Hiermee kun je op een eenvoudige manier aan batch processing doen: automatisch converteren van grote hoeveelheden documenten, zonder menselijke interventie. In een grafisch programma: hier moet een gebruiker manueel één voor één de bestanden openen en opslaan in een ander formaat. Sommige programma's bieden wizards aan om bulkconversies grafisch uit te voeren. Geen all2all Er bestaat geen enkel hulpmiddel waarmee je alle specifieke bestandsformaten naar wat voor ander bestandsformaat dan ook kunt omzetten. Sommige programma's zijn heel klein en zetten slechts één specifiek bestandsformaat om, bijvoorbeeld van ODF naar HTML. Het is dus altijd knip-en-plakwerk als je dit soort algemeen wilt aanbieden Commandoregelconversies Er zijn een aantal initiatieven waarmee je via de commandoregel bestanden kunt omzetten: koconverter: maakt deel uit van KOffice. Kan zowel interactief als in batch mode gebruikt worden. Het programma heeft ook een grafische interface. Converteren kan tussen alle formaten die ondersteund worden door KOffice. unoconv: een losstaand programma in Python geschreven, waarmee je kunt converteren van en naar alle bestandsformaten die door OpenOffice ondersteund worden. In combinatie met asciidoc en docbook2odf kun je mooi gethematiseerde PDF en.doc bestanden maken. Dit hulpmiddel kan ook in een client-server omgeving ingezet worden. antiword: ontwikkeld voor UNIX- en Linux-tekstomgevingen. Zet alleen MS Word om naar tekst Grafische omzettingen Bulkconversies in een grafische omgeving worden door sommige toepassingen ondersteund. In OpenOffice.org of StarOffice bijvoorbeeld kan het via het menu File Wizards Document Converter. Alvorens een hele serie documenten te converteren, raden we je aan om even na te gaan of de omzetting echt nodig is. Realiseer je vooraf ook de mogelijke beperkingen in het omzettingsproces. 59

60 Tijd en ruimte Het omzetten van een groot aantal bestanden kost tijd. Controleer ook altijd of je genoeg ruimte hebt op de harde schijf. De conversie verwijdert het origineel niet, je hebt dus twee keer zoveel ruimte nodig (hoewel ODF-bestanden minder plaats innemen dan MS Office -bestanden kun je toch beter het zekere voor het onzekere nemen). Start de conversie op een moment dat je je computer een tijdje niet gaat gebruiken, bijvoorbeeld 's avonds voor je het kantoor verlaat. Verder zijn er hulpprogramma's beschikbaar, bijvoorbeeld: ODFTrans : een Duits product dat verscheidene pluug-ins combineert om documenten om te zetten. Hiermee kun je ook docx en PDF bestanden omzetten. 3Bview : met deze toepassing kan je ook online documenten converteren. Bovendien wordt er veel aandacht besteed aan voorlichting van de gebruiker in verband met privacy in het internetverkeer. 60

61 3.7. Uitgewerkt voorbeeld Werkwijze Net zoals in MS Office is er in OpenOffice.org een macrotaal. Je kunt OpenOffice.org vanaf de commandoregel starten met de instructie om een macro uit te voeren. Je kunt zelfs bestandsnamen meegeven als parameter voor de macro. Met de --invisible optie kun je OpenOffice.org opstarten zonder de grafische gebruikersinterface. Op die manier kun je een commandoregel programma bouwen om bestanden te converteren van een MS Office -formaat naar een open formaat zoals ODF, PDF of HTML. Met een Perl script of een script in een andere taal - zoals bijvoorbeeld Python in unoconv - kun je conversies automatiseren Conversiemacro's aanmaken Selecteer in OpenOffice.org Tools Macros Organize Macros OpenOffice.org Basic. Klik op de knop Organizer op de New knop. Geef je module een naam, bijvoorbeeld AangepasteOmzettingen en druk op Enter. De nieuwe module komt onder MyMacros/Standard te staan in de lijst van modules. Selecteer je nieuwe module en klik op de Edit knop. Figuur 3.3. Nieuwe macro editeren in OpenOffice 61

62 In het editvenster vind je al een aanzet voor een script. Je mag dit verwijderen en vervangen door deze code - die je later naar wens kunt aanpassen: ' Gebaseerd op code van ' Bewaar het document als Acrobat PDF. Sub SaveAsPDF( cfile ) curl = ConvertToURL( cfile ) ' Open het document in de blinde veronderstelling dat het van een ' type is dat OOo correct zal herkennen, zonder speciale filters. odoc = StarDesktop.loadComponentFromURL( curl, "_blank", 0, _ Array(MakePropertyValue( "Hidden", True ),)) cfile = Left( cfile, Len( cfile ) - 4 ) + ".pdf" curl = ConvertToURL( cfile ) ' Bewaar het document gebruik makend van een filter. odoc.storetourl( curl, Array(_ MakePropertyValue( "FilterName", "writer_pdf_export" ),) odoc.close( True ) End Sub ' Bewaar het document als MS Word. Sub SaveAsDoc( cfile ) ' Dit is grotendeels hetzelfde als SaveAsPDF curl = ConvertToURL( cfile ) odoc = StarDesktop.loadComponentFromURL( curl, "_blank", 0, (_ Array(MakePropertyValue( "Hidden", True ),)) cfile = Left( cfile, Len( cfile ) - 4 ) + ".doc" curl = ConvertToURL( cfile ) odoc.storetourl( curl, Array(_ MakePropertyValue( "FilterName", "MS WinWord 6.0" ),) odoc.close( True ) End Sub ' Bewaar het document als OpenOffice 2 bestand. Sub SaveAsOOO( cfile ) ' Weer grotendeels gelijklopend aan SaveAsPDF. curl = ConvertToURL( cfile ) odoc = StarDesktop.loadComponentFromURL( curl, "_blank", 0, _ Array(MakePropertyValue( "Hidden", True ),)) ' Extenties van het output bestand gebaseerd op ' extentie van input bestand in kleine letters. Select Case LCase(Right(cFile,3)) Case "ppt" ' PowerPoint cfileext = "odp" Case "doc" ' Word cfileext = "odt" Case "xls" ' Excel cfileext = "ods" 62

63 Case Else cfileext = "xxx" End Select cfile = Left( cfile, Len( cfile ) - 3 ) + cfileext curl = ConvertToURL( cfile ) odoc.storeasurl( curl, Array() ) odoc.close( True ) End Sub Function MakePropertyValue( Optional cname As String, Optional uvalue ) _ As com.sun.star.beans.propertyvalue Dim opropertyvalue As New com.sun.star.beans.propertyvalue If Not IsMissing( cname ) Then opropertyvalue.name = cname EndIf If Not IsMissing( uvalue ) Then opropertyvalue.value = uvalue EndIf MakePropertyValue() = opropertyvalue End Function Deze versie van Basic is een variant van het origineel, BASIC, die sommigen onder ons ooit leerden als eerste programmeertaal. Kies File Save om je macro op te slaan Test Je zou nu je macro moeten kunnen gebruiken, ongeacht of je eerst OpenOffice.org herstart of niet: ooffice -invisible macro:///standard.aangepasteomzettingen.saveasooo(/var/tmp/test.doc) Dit werkt op dezelfde manier op de commandoregel in MS Windows, maar je zult eventueel naar de OpenOffice.org binary moeten verwijzen met een volledig pad. Je kunt nu een lijst maken van te converteren bestanden. Batch-omzettingen kunnen zeer eenvoudig zijn, bijvoorbeeld met een shell script of direct op de commandoregel in UNIX. Denk erom dat je eventueel gecomprimeerde bestanden eerst moet uitpakken, bijvoorbeeld met een klein script: ooffice -invisible "macro:///standard.aangepasteomzettingen.saveasooo($1.doc)" unzip -o $1.odt content.xml cp content.xml $1.xml Het interessante is dat je nu een cross-platform conversietool hebt, waarmee je niet alleen bestanden kunt omzetten van Office -gebruikers, maar nog veel belangrijker: je kunt er ook je oude bestanden mee ontsluiten en de weg vrijmaken voor het ontwikkelen van nieuwe toepassingen voor datamining. 63

64 3.8. Andere toepassingen Toegankelijkheid ODF heeft specifieke functionaliteiten ingebouwd om andersvaliden te ondersteunen bij hun computergebruik. Gezien het feit dat er vanaf de ontwerpfase van de standaard rekening gehouden is met andere manieren dan de gewone scherm-toetsenbord-muis combinatie om documenten te lezen en te bewerken, is ODF waarschijnlijk het beste wat deze, toch vaak verwaarloosde, gebruikersgroep kon overkomen. Wij komen hier in het tweede en derde deel van dit boek uitgebreid op terug. Aan de Universiteit van Illinois is een Accessibility Evaluator ontwikkeld. Net zoals bijvoorbeeld de W3C evaluator, die test of een document precies voldoet aan de HTMLvoorschriften, controleert deze online-toepassing of je document wel toegankelijk is voor andersvaliden. Het programma verkeert momenteel nog in de testfase, maar kan al geraadpleegd worden via Content Management Systemen Je vindt tegenwoordig overal documenten. Houd ook rekening met locaties waar je niet direct aan zou denken, zoals bijvoorbeeld je Content Management Systeem (CMS). ODF is momenteel nog geen vergelijkingspunt in de CMS Matrix, dus je moet zelf controleren of jouw systeem (voldoende) ondersteuning biedt voor ODF. Voor het online bekijken van ODFdocumenten kun je terugvallen op de ODF-viewer van Firefox Zoeksystemen Via veel zoeksystemen, zoals bijvoorbeeld Google Desktop kun je nu ook in de inhoud van bestanden te gaan kijken, in plaats van slechts in de titel en eigenschappen. Houd er rekening mee dat de je, in geval van een migratie naar ODF, eventueel ook deze functionaliteit moet ondersteunen in je ICT-omgeving. 64

65 3.9. Samenvatting De toepassingen die ODF ondersteunen zijn legio. Het probleem is dat de ondersteuning niet altijd optimaal is. Elke ICT-manager zal zich voldoende moeten documenteren en vooral: zelf moeten testen. Geen twee ICT-omgevingen zijn hetzelfde. Hieruit vloeit voort dat de oplossingen om ODF te ondersteunen voor iedereen verschillend zullen zijn. Aan jou om nu, aan de hand van de testbestanden die we in het vorige hoofdstuk hebben opgemaakt, te kiezen wat voor jouw gebruikers de beste oplossing is. 65

66 Hoofdstuk 4. Migreren naar ODF Inhoudsopgave 4.1. Algemene elementen van de migratiestrategie voor ODF 4.2. De ODF Business Case Toolkit Wat is de ODF Business Case Toolkit? Vragenlijst Andere hulpmiddelen bij migratie 4.3. Organisatie van een migratie Het gaat om mensen Deadline Expliciete policy 4.4. Wat merken de gebruikers ervan? Inleiding Algemene verschillen tussen MS Office en OpenOffice.org/StarOffice Word vs. Writer Excel vs. Calc PowerPoint vs. Impress Van WordPerfect naar Writer 4.5. Opleiding van gebruikers Praat met mensen die het al gedaan hebben Bekijk wat je nodig hebt en wat de extra's zijn Alternatieven hebben nóg coolere features Test het omzetten Invloedrijke mensen in jouw kamp Maak een plan voor de overgangsfase Bestrijd angst en verwarring met informatie en ondersteuning Toon waardering Leer de gebruikers hoe hun nieuwe producten werken Gebruik humor Switch 4.6. Samenvatting Samenvatting In dit hoofdstuk behandelen we verscheidene vragen die aan bod kunnen komen tijdens het opstellen van een migratieplan en tijdens de migratie zelf: Ga ik al mijn toepassingen in één keer migreren of doe ik het stap voor stap? Hoe maak ik een planning? Wat gaat het kosten? Ik kan niet alle toepassingen migreren, wat nu? Wat moet ik met alle oude, niet-odf bestanden? Gaan mijn gebruikers niet klagen? 66

67 4.1. Algemene elementen van de migratiestrategie voor ODF We beginnen dit hoofdstuk met tien aandachtspunten bij migratie naar een ODF-compatibele ICT-omgeving. 1. Het verdient aanbeveling om voor een bepaalde, vooraf afgesproken periode, je huidige software ter beschikking te blijven stellen voor het bewerken van oudere documenten. 2. Start met het gebruik van nieuwe software die zowel de oude formaten als ODF ondersteunt. In een later stadium kun je beslissen om software te gebruiken die alleen ODF ondersteunt. 3. Begin met het overzetten van templates, vooral de eenvoudigere, om het gebruik van ODF in te burgeren en het aanvaardingsproces te bevorderen. 4. Je kunt overwegen om het gebruik van PDF te verhogen voor die documenten die alleen leestoegang moeten aanbieden. 5. Faseer de invoer van ODF per werkgroep of functionele dienst van je bedrijf of organisatie. 6. Identificeer en train potentiële lokale experts of goeroes die anderen kunnen helpen met het beantwoorden van beginnersvragen. 7. Stippel een expliciete policy uit en stel een duidelijke, strikte deadline vast. 8. Gebruik de technische ondersteuningsmiddelen die door de ODF Alliance en het OASIS ODF Adoptiecomité aangeboden worden. 9. Maak gebruik van de ervaringen van anderen die ook aan een migratie begonnen zijn of deze al doorgevoerd hebben. 10. Vraag aan al je software leveranciers om ODF native te ondersteunen. We gaan in de volgende paragrafen van dit hoofdstuk verder in op deze ideeën. 67

68 4.2. De ODF Business Case Toolkit Wat is de ODF Business Case Toolkit? Het inzichtelijk maken van de kosten kan helpen om te bepalen welk migratiepad je gaat volgen. Als je weet wat je budget is en wat de werkelijke kosten voor migratie zijn, kun je het migratieproces hierop afstemmen. De ODF Business Case Toolkit is een set van vragen die je helpen je ICT omgeving verder te analyseren en een planning te maken. Ze behandelen de financiële en kwalitatieve aspecten van je huidige omgeving. Op elke vraag zijn drie antwoorden mogelijk: Ja: dit is het geval in mijn ICT-omgeving. Nee: dit is niet het geval in mijn ICT omgeving. Verdere analyse nodig: deze vraag is niet eenduidig te beantwoorden. De kosten zullen vooral zitten op de werkterreinen van de vragen waarop je dit antwoord geeft Vragenlijst Integratie met bedrijfssystemen Deze vragen hebben betrekking op elk type organisatie. Heb je in je ICT omgeving specifieke office pakketten nodig om documenten aan te maken of om managementsinformatie te analyseren? Betaal je momenteel voor dit soort integratiemogelijkheden? Zijn er delen van je bedrijf of organisatie die niet 100% effectief kunnen werken omdat office pakketten niet voldoende integreren met het bedrijfssysteem? Gegevens delen binnen je organisatie Deze vragen zijn relevant voor alle gemengde omgevingen, d.w.z. daar waar verschillende office suites of onderdelen daarvan gebruikt worden. Zijn er binnen je organisatie diensten waar men bestanden omzet van één bepaald formaat naar een ander om bestanden te kunnen delen? Hoeveel tijd nemen deze omzettingen in beslag? Verzamel informatie van meerdere diensten of gebruikers en raam de kosten voor deze activiteiten Gegevens delen met derden Deze vragen zijn relevant voor bedrijven en organisaties waar verscheidene office programma's in gebruik zijn. Zijn er binnen je organisatie diensten waar men bestanden omzet van één bepaald formaat naar een ander om ze te kunnen delen met organisaties van externe partners? 68

69 Hoeveel tijd nemen deze omzettingen in beslag? Verzamel informatie van verscheidene diensten of gebruikers en raam de kosten voor deze activiteiten Budgettering en aankoop Deze vragen zijn relevant voor alle organisaties. Wordt het software licentieproces centraal beheerd? Hoeveel tijd en geld kost dat? Hoe schat je de kosten in voor een software licentie audit binnen je organisatie, en wat zijn de eventuele financiële gevolgen als blijkt dat iets niet in orde is? Heb je voldoende financiële middelen om officesoftware regelmatig em planmatig te vervangen? Support Deze vragen zijn relevant voor alle organisaties. Welk ondersteuningsniveau bied je aan voor office software? Stel je de software ter beschikking en is er technische ondersteuning bij problemen? Is er ondersteuning voor het gebruik van features van de software? Is er ondersteuning voor de ontwikkeling van automatiseringsoplossingen? Wat zijn momenteel de kosten voor de ondersteuning van je gebruikers? Als je een gemengde omgeving hebt, zijn er dan bijkomende kosten voor uitgebreidere competenties bij het ondersteunend personeel, of biedt je juist minder gedetailleerde ondersteuning aan? Kun je standaardiseren op een enkel product om de ondersteuning rendabeler en effectiever te maken? Training en kennis Deze vragen zijn relevant voor alle organisaties. Zijn de office gebruikers in je organisatie of bedrijf opgeleid om aan een bepaalde norm te voldoen, bijvoorbeeld de ECDL (European Computer Driving License), of zijn er grote verschillen tussen de gebruikers? Heeft de complexiteit van je huidige office omgeving gevolgen voor de productiviteit van het personeel, mochten ze moeten overschakelen op een ander software pakket? Kun je voldoende middelen vrijmaken om te investeren in algemene opleiding van de gebruikers wanneer je bedrijfsspecifieke software blijft gebruiken? Software installatie en upgrades Deze vragen zijn relevant voor alle organisaties. Maakt je huidige softwareportfolio software installatie en upgrades complex? Hieronder 69

70 verstaan we gedistribueerd licentiebeheer (of gebrek aan beheer), velerlei en vaak ongecontroleerde versies (en/of verschillende producten), geen standaard uitrolmethode (een combinatie van CD installatie, schijf images, server/workstation model, thin client model en/of geautomatiseerde remote uitrolmethodes. Maakt je huidige software portfolio installatie en upgrades van software juist eenvoudig? Onder eenvoudig verstaan we gecentraliseerd licentiebeheer, versiecontrole, remote deployment. Installatie en upgrades gebeuren snel en makkelijk. Het is ook eenvoudig te bepalen wanneer je moet upgraden. Kun je een nieuwe standaard gaan gebruiken op een kostenefficiënte manier? Open toegang en mogelijkheid tot hergebruik van gegevens Deze vragen zijn relevant voor alle organisaties. Heb je plannen om XML-gebaseerde webdiensten en dienstengeoriënteerde architecturen te gaan gebruiken binnen je organisatie? Heb je de mogelijkheid om gegevens in office bestanden te gebruiken en te hergebruiken in andere delen van de organisatie? Moet je investeren in bijkomende bedrijfsspecifieke software om de mogelijkheid tot hergebruik van gegevens te kunnen benutten? Beslissingen nemen Hoeveel tijd en moeite moet je steken in de ondersteuning van de beleidsmakers? Welke belangrijke kosten zijn er verbonden aan evaluatie- en test omgevingen? Projectbeheer Hoeveel denk je te besteden aan projectbeheer? Een nieuw office pakket installeren is een typisch ICT-project en vereist dezelfde kwaliteit en middelen voor projectmanagement die je aan andere projecten zou besteden. Heb je die middelen? Communicatie Hoeveel tijd en middelen zijn er nodig om het personeel op de hoogte te brengen van de veranderingen? Heb je er rekening mee gehouden dat er waarschijnlijk meer communicatie nodig is omdat het hier gaat om een Open Standaard en misschien om vrije software, die doorgaans op meer kritiek kunnen rekenen dan bedrijfsspecifieke oplossingen? Training We hebben het hier zowel over technische training als training voor gebruikers. Is er momenteel competentie voor de office suites en oplossingen die je wilt gaan 70

71 gebruiken? Wat zou het eventueel kosten om die competentie te kopen of om je eigen support afdeling te trainen? Welke competenties, voor welke producten en op welk niveau, zijn er momenteel aanwezig? Wat zijn de verschillen tussen de huidige toestand en de toestand waar je naartoe wilt? Welke trainingsoplossingen zouden het beste werken voor jouw organisatie, en welke kosten zijn daaraan verbonden? Uitrollen en testen Zijn er bestaande technische methoden en hulpmiddelen voor het uitrollen en testen van nieuwe software? Indien dit het geval is, wat zou het kosten om de nieuwe software uit te rollen en te testen met de bestaande tools? Indien nodig, wat kost het om nieuwe methoden te leren en te implementeren voor het uitrollen en testen van software? Welke uitdagingen en kosten zijn er verbonden aan het manueel uitrollen van de nieuwe software, bijvoorbeeld op desktops en laptops die geen gebruik kunnen maken van geautomatiseerde uitrol? Hardware upgrades Vele suites draaien op oudere hardware. Maar sommige kantoorsuites vereisen specifieke computersnelheden, schermen en dergelijke. Zijn er hardware upgrades nodig in je organisatie? Zou je die hardware ook moeten upgraden als je de oude versies van softwarepakketten zou blijven gebruiken? Conversies Door gebruik te maken van een combinatie van tools en expertise kun je de inhoud van bestanden analyseren en opdelen in eenvoudige en complexere categorieën. Eenvoudige bestanden kunnen door de gebruikers zelf worden omgezet op het moment dat ze het bestand moeten openen en bewerken. Complexere bestanden vereisen bijkomende inspanningen. Men kan hier ofwel via een centrale technische dienst werken, ofwel de gebruikers trainen en hun een leidraad bieden om toch zelf bestanden te kunnen converteren. Verder moet je ook rekening houden met archieven: Als je de gebruikers zelf conversies laat uitvoeren, kunnen oudere documenten en archieven dan omgezet worden voor de deadline van het migratieproject? Kunnen archieven eventueel automatisch omgezet worden? Wat zijn de kosten voor het maken of aankopen van de benodigde software om dat te bewerkstelligen? 71

72 Integratie met bedrijfssystemen Heb je een inventaris van je business-systems en is er in kaart gebracht hoe ze met elkaar samenwerken? Kan integratie zonder meer werken of moet je uitzonderingen maken, bv. voor MS Office? Wat zou het kosten aan licenties, dubbele competenties e.d. om je oude omgeving naast de nieuwe te laten voortbestaan voor bepaalde goedgekeurde uitzonderingen? Database-integratie en support Maak een inventarisatie op van lokaal ontwikkelde desktop -databases zoals MS Access, Lotus Approach en Corel Paradox. Identificeer het belang van deze desktopdatabases: sommige zullen zeer ad hoc zijn en makkelijk weggegooid kunnen worden, maar andere zouden misschien wel eens deel kunnen uitmaken van de ketting van bedrijfssystemen. Het komt vaak voor dat er geen of gebrekkige documentatie bestaat van deze systemen en dat er beperkte kennis aanwezig is, bijvoorbeeld omdat ze lang geleden even snel door een inmiddels ex-werknemer ontwikkeld zijn. Classificeer deze databases in verschillende categorieën: Multi-user, kritiek, onderdeel van business-systems. Multi-user, niet kritiek, administratief systeem. Single-user, kritiek, onderdeel van business systems. Single-user, niet kritiek, administratief systeem. Bepaal hoe je elke categorie gaat aanpakken: Laten zoals het is: gebruikers mogen het programma behouden dat nodig is om de database te gebruiken; Laten zoals het is: de ontwikkelaar krijgt toegang tot het programma om de database te ontwikkelen, gebruikers krijgen toegang tot een run-time omgeving; Vervangen door een nieuwe toepassing, van een derde partij of intern ontwikkeld; Ontwikkel of bestel een vervangingsdatabase; Leid gebruikers op en laat hen een vervangingsdatabase ontwikkelen wanneer dat nodig is Macro's Verzamel zoveel mogelijk informatie over bestanden die macro's bevatten binnen jouw organisatie. Identificeer de eigenaars van die bestanden en de ontwikkelaars van de macro's. Vergaar informatie over het doel van de macro in het bestand, de taken die door de macro uitgevoerd worden, welke bedrijfspolicies betrokken zijn, hoe de code werkt en wat de verwachtte output is. 72

73 Maak een schatting van de kosten voor omzetting, intern of door een derde partij Implementatie en support Wat zijn de kosten van de benodigde arbeidskrachten voor de implementatie van de migratie? Wat is het specifieke salaris voor de vereiste skill sets? Hoeveel mensen moet je per dag ondersteunen? Hoeveel mensen moet je in totaal ondersteunen? Hoeveel dagen gaat de migratie duren? Productiviteit Identificeer de relevante categorieën voor productiviteit binnen je organisatie, bijvoorbeeld: First line support Administratieve dienst Sales Planbureau Trainers Technisch personeel: wetenschappers, controleurs, ingenieurs, informatici Boekhouding Verzamel voorbeeldbestanden van representatieve teams van alle groepen, samen met korte interviews met de betrokken gebruikers (key users), om een beeld te krijgen van normaal gebruik van officebestanden binnen je omgeving. Breng deze voorbeelden onder in een van de categorieën Gegevensinvoer, Structurele Taak, Kenniswerker en High Performance Gebruiker. Maak een onderscheid tussen gebruikers met een interne en gebruikers met een externe focus. Op basis van deze indeling kun je bepalen voor welke gebruikers de productiviteit beïnvloed zal worden Samenwerkingsvoordeel Welke bedrijfsprocessen werken momenteel samen gebruik makend van de bestaande office infrastructuur? Moet je door een migratie deze samenwerking opgeven? Wat zouden daardoor de kosten zijn? Wat zijn de kosten voor het handhaven van deze samenwerkingsverbanden in de oude infrastructuur? 73

74 Speciale functionaliteiten Welke diensten maken gebruik van zeer specifieke functionaliteiten, bijvoorbeeld Smart Tags? Wat zou de kost zijn voor het extra werk als deze speciale functionaliteiten niet aanwezig zouden zijn? Wat zijn de kosten voor het behoud van deze functionaliteit in sommige delen van de organisatie? Andersvaliden Welke toegankelijkheidsfeatures van de desktop worden er binnen je organisatie gebruikt? Bijvoorbeeld grote lettertypes, StickyKeys. Werken deze functionaliteiten even goed met ODF-compatibele toepassingen? Welke AT's (Assistive Technologies) worden er gebruikt door andersvaliden in je organisatie? Welke features van deze AT's worden er gebruikt? Werken deze AT's (minstens) even goed met ODF-compatibele toepassingen? Indien dit niet het geval is, zijn er alternatieve AT's die alle nodige features aanbieden? Wat zijn de kosten voor opleiding van gebruikers met een handicap en ontwikkeling van speciale trainingsmaterialen: Indien je de bestaande AT's met ODF-compatibele toepassingen gebruikt? Indien je een nieuwe AT invoert die het bestaande besturingssysteem, bestaande toepassingen en de ODF-compatibele software gebruikt? Indien je een nieuwe AT invoert op een nieuw besturingssysteem met de ODFcompatibele toepassingen en andere toepassingen die vereist zijn in de nieuwe omgeving? Wat kost het om de bestaande infrastructuur te blijven aanbieden aan gebruikers met een handicap? Andere hulpmiddelen bij migratie Als je een recente Enterprise Edition van StarOffice aanschaft of in bezit hebt, zit daarbij de Migration Assessment Tool. Ook meegeleverd bij dit pakket is de Macro Migration Tool. Het OpenOffice.org -project heeft een onderafdeling op die een verzamelplaats is voor OpenOffice.org (OOo) macro's en add-ins en voor documentatie over het schrijven van macro's en het uitbreiden van de functionaliteiten van OpenOffice.org. Alle grote leveranciers bieden uiteraard ook diensten aan in verband met planning van de migratie, voorspelling van de kosten, omzetting van documenten, aanpassingen en integratie van de toepassingen en hulpmiddelen die ze aanbieden, training en technische ondersteuning, al dan niet in samenwerking met lokale partners. 74

75 4.3. Organisatie van een migratie Het gaat om mensen Voor één persoon die de beslissingen neemt om een nieuw programma te gaan gebruiken is het een simpele kwestie: je beslist, leert bij, en doet het. Maar een team van tien, duizend of tienduizend gebruikers overzetten is iets heel anders: In een groep van 100 gebruikers is er sowieso minstens 1 die niet wil overstappen naar een nieuw programma/process/formaat. Eén persoon kan de attitude van een heleboel andere mensen beïnvloeden, positief of negatief. Als een gebruiker met een nieuwe toepassing aan de slag gaat en die onder de knie krijgt en anderen zien dat, dan geloven ze dat ze dat zelf ook kunnen. Als die gebruiker daarentegen niets probeert en niet bijleert, en anderen zien dat het niet gaat, dan gaan ze geloven dat ze zelf ook zullen falen. Dit kan allemaal gebeuren, zelfs voordat iemand daadwerkelijk klaagt over het nieuwe product of er juist lovend over is. Hoe gebruikers over een product praten, en dan in het bijzonder de vooraanstaande gebruikers binnen een organisatie, heeft een reële invloed op de acceptatie van dat product. Hoe het hoofd van de marketing afdeling of de directeur zich erover uitlaat, hoe Janny die er al 30 jaar werkt erover denkt, hoe de auteur van het intern bedrijfsmagazine erover schrijft, dat alles is van groot belang. Elke keer wanneer je iets wilt doen waarbij een grote groep mensen betrokken is, of het nu gaat over het invoeren van nieuwe software, nieuwe zeep of nieuwe sandwiches, kom je onverwachte problemen tegen. Een project waarbij veel mensen betrokken zijn, kun je niet over-plannen Deadline Kan het iets specifieker? Het is moeilijk om concreet te zijn over de organisatie van een migratie, want we willen niet één ODF-programma voortrekken ten nadele van een ander. Er is bijvoorbeeld veel informatie beschikbaar in de OpenOffice.org migratiegids, maar deze gaat ervan uit dat je naar OpenOffice.org migreert. Wij willen geen partij kiezen en concentreren ons daarom op een algemene werkwijze, die niet uitgaat van een bepaalde beginsituatie en van een bepaald einddoel. Om mensen aan de slag te krijgen, moet je duidelijke deadlines vaststellen. Communiceer de belangrijke data van de stappen in je migratieplan naar de gebruikers. Vertel hun hoe ze kunnen helpen om de gestelde doelen te halen en deel ook schouderklopjes uit wanneer alles goed verloopt. Maak de gebruikers van verschillende afdelingen duidelijk dat vertraging in hun departement andere departementen nadelig kan beïnvloeden. Bijvoorbeeld: je hebt binnen elke afdeling 75

76 een groep gebruikers aangewezen die voorbeeldbestanden moeten verzamelen. Zonder deze informatie kan het testen niet doorgaan Expliciete policy Maak zeer duidelijk wat de doelstellingen zijn. Waarom moeten we overschakelen naar ODF? Haal een aantal voorbeelden aan die voor je organisatie van toepassingen zijn en communiceer die naar de gebruikers. Leg uit wat ze zelf kunnen en moeten doen, en wat andere afdelingen van de organisatie of het bedrijf doen om toe te werken naar hetzelfde doel. Met de ODF Business Case Toolkit analyse beschik je nu ook over een inventarisatie van de knelpunten binnen je organisatie. Leg uit hoe ODF die moeilijke kwesties gaat aanpakken en verbeteren. Probeer je gebruikers steeds positieve redenen te geven om over te stappen en mee te werken. 76

77 4.4. Wat merken de gebruikers ervan? Inleiding Een belangrijk aspect van migratie naar ODF is wat de gebruikers zelf ervaren als er niet met plug-ins voor bestaande toepassingen gewerkt wordt. In dat geval moeten de gebruikers van de ene naar de andere toepassing overstappen. We bespreken in deze paragraaf kort de meest voorkomende veranderingen Algemene verschillen tussen MS Office en OpenOffice.org/StarOffice Hoewel de gebruikersinterfaces van MS Office, OpenOffice.org en StarOffice zo op elkaar lijken dat een gebruiker er onmiddellijk mee aan de slag kan, zijn ze niet identiek. Sommige functies zijn dan ook gebaseerd op verschillende basisconcepten Help De Help faciliteiten lijken sterk op die van MS Office. Wanneer je de muis pointer over een knop beweegt, zie je een tool-tip die de knop beschrijft. Je kunt deze functie ook afzetten. Je kunt de pointer ook veranderen in een vraagteken, onder andere met behulp van de toetsencombinatie Shift+F1. Als je dan ergens over beweegt komt een meer gedetailleerde beschrijving tevoorschijn. Je kunt ook contextuele hulp laten zien door F1 in te drukken. Het equivalent van de Office Assistant is de Help Agent. Dit is een icoon van een lampje dat gaat branden wanneer er hulp beschikbaar is voor een actie die juist uitgevoerd werd, of wanneer een woord automatisch gecorrigeerd wordt. Deze functie kan eveneens gedeactiveerd worden Inzoomen Om de display afmetingen van een bestand op je scherm te veranderen via de statusregel of het menu. In Writer zorgt de Optimal-optie ervoor dat het document altijd mooi past op het scherm. De zoom-factor wordt aangepast naargelang je zijpanelen activeert AutoCorrect en AutoFormat Deze functies werken min of meer identiek aan die in MS Office. Ook de functie om woorden te laten aanvullen tijdens het typen is aanwezig. Wanneer die actief is, probeert Writer te raden welk woord je wilt ingeven. Druk Enter om de suggestie te aanvaarden, of typ gewoon verder als je een ander woord wilt dan het voorgestelde. Instellingen voor deze functie kunnen via het menu aangepast worden. 77

78 Menu's De menustructuur is vergelijkbaar, hoewel sommige opdrachten op een andere plaats te vinden zijn. Bij OpenOffice.org en StarOffice is de pagina lay-out bijvoorbeeld een kwestie van formattering, en kun je alle functies in verband daarmee terugvinden onder het Formatmenu in plaats van onder het File-menu. Er zijn ook enkele functies die je niet kunt vinden in MS Office, zoals bijvoorbeeld de ingebouwde Export naar PDF. Figuur 4.1. Exporteren naar PDF in OpenOffice.org Gepersonaliseerde menu's bestaan niet in OpenOffice.org. Verder zijn sommige functies niet actief wanneer er niets geselecteerd is. De standaardinstelling geeft taken die inactief zijn, niet weer Toolbars De plaats van sommige iconen kan verschillend zijn, en de iconen zijn ook niet volledig identiek aan die in MS Office. Veel iconen kun je uitklappen tot submenu's of losse toolbars. De meeste toolbars kun je laten drijven of in verscheidene posities vastzetten. Toolbars kunnen ook naar wens aangepast worden Drag en drop Drag en drop werkt in OpenOffice.org en StarOffice, maar er is minder feedback via de muis pointer. Er is geen equivalent voor Shift+Click+Drag. 78

79 Zijpanelen en drijvende menu's In Office XP introduceerde Microsoft het concept van zijpanelen. Deze lijken het meest op de drijvende of vastgezette vensters in OpenOffice.org of StarOffice. Je hebt de volgende mogelijkheden: Navigator: min of meer het equivalent van Outline in Word. Styles en Formatting: om stijlen te beheren. Gallery: de clipart viewer, equivalent van de Media Gallery in MS Office. Function Wizard: alleen in Calc, om interactief formules op te stellen. Data Source Explorer: met dit hulpmiddel kun je velden van geregistreerde databases in je documenten slepen. Beschikbaar in Calc en Writer. Er is geen equivalent voor het Clipboard van MS Office. Sommige vensters in OpenOffice.org en StarOffice kun je docken, dat wil zeggen: vastzetten op een bepaalde plaats. Je kunt daarbij ook de grootte aanpassen. Je kunt ook vensters over elkaar leggen Page preview Page Preview is het equivalent van Print Preview in MS Office. Je kunt deze functionaliteit gebruiken als viewer en om af te drukken. Je kunt één of meerdere pagina's bekijken, of de Book Preview modus gebruiken. De Zoom-knop zoomt alleen in op het geheel. Er is geen pointer om in te zoomen op een bepaald gebied in het bestand Keyboard shortcuts De standaard toetsencombinaties zijn hetzelfde als in MS Office : Knippen: Ctrl+X Kopiëren: Ctrl+C Plakken: Ctrl+V Ongedaan maken: Ctrl+Z Opnieuw uitvoeren: Ctrl+Y Opslaan: Ctrl+S Openen: Ctrl+O Nieuw: Ctrl+N Smart Tags Er zijn geen Smart Tags in OpenOffice.org en StarOffice. 79

80 Speciale karakters Het equivalent van Insert Symbols is Insert Special Character. Je kunt geen speciale karakters invoeren door hexadecimale codes te gebruiken zoals in MS Office Bestandsbeheer Nieuwe bestanden aanmaken In OpenOffice.org en StarOffice kun je vanuit elke applicatie een nieuw bestand van een andere soort starten. Zo kun je bijvoorbeeld vanuit Writer ook een nieuwe spreadsheet aanmaken Standaard templates Elke component van OpenOffice.org en StarOffice heeft een uniek standaard sjabloon. De naam kan willekeurig zijn. In MS Office heten de sjablonen Normal.dot Wachtwoordbeveiliging en privacy Wachtwoordbeveiliging is slechts beschikbaar voor bestanden die in OpenOffice.org en StarOffice formaten bewaard worden. Persoonlijke informatie, zoals naam van de auteur, kan verwijderd worden via het menu File Properties General. Digitale handtekeningen zijn mogelijk, net zoals in recente versies van MS Office Eigenschappen van bestanden Hier zien we een aantal verschillen: Description: vergelijkbaar met Summary in MS Office, maar er zijn geen velden voor manager of categorie. Statistics: Writer bevat ook een wordcountfunctie die weergeeft hoeveel woorden een tekst bevat. User defined: in MS Office is dit Custom, slechts vier velden. Je kunt die wel aanpassen via de Info fields knop. Gebruik het internet tab blad om HTML opties te bekijken Zoeken in bestanden Er is geen speciale zoekfunctie om specifieke tekst in bestanden te zoeken, maar er zijn wel verscheidene plug-ins en zoekprogramma's die dat wel doen Bestanden opslaan en versiecontrole Autorecovery staat je niet toe om terug te keren naar de originele versie van een bestand. Als 80

81 je een backup-kopie wilt opslaan, gebruik dan de daartoe bestemde functie in de Load/Save opties. Er is slechts één backup per bestandsnaam, die wordt aangemaakt zodra je het bestand opslaat. Met versiecontrole kun je meer dan één versie van een bestand opslaan. Het verschil met MS Office is dat elk bestand een volledige kopie is en niet slechts de veranderingen bevat Werken met verscheidene open bestanden In OpenOffice.org en StarOffice is er de Single Document Interface, dat wil zeggen dat elk open document zijn eigen venster heeft. In MS Office wissel je met de combinatie Ctrl+F6 tussen documenten. In OpenOffice.org en StarOffice wordt F6 gebruikt om menu's en toolbars te bewegen. Ctrl+F6 maakt het huidige document actief. SDI/MDI MS Office wisselde van Single Document Interface naar Multiple Document Interface en terug, met verschillende implementatieniveaus. Dit maakt het voor veel gebruikers, en zeker gebruikers met beperkingen, verwarrend om met een nieuwe versie aan de slag te gaan Find en replace Deze functies zijn gecombineerd in OpenOffice.org en StarOffice. Er is geen apart menu of toetsencombinatie voor de vervangfunctie. Er is ook geen word forms -functie. Reguliere expressies zijn nogal verschillend van de Use Wildcards -functie in MS Office. Bijvoorbeeld. is equivalent aan? in MS Office. Er zijn macro's beschikbaar die de verschillen wegwerken Grammatica Er is geen functie om de grammatica te controleren. Er zijn wel een aantal checkprogramma's in ontwikkeling Word vs. Writer De meest opvallende verschillen: Views: er is geen Normal view in Writer, noch een Reading layout. In de status bar kun je de locatie niet zien van de cursor. Er is geen equivalent in MS Word voor de Navigator. Sommige keyboard shortcuts zijn verschillend. Sommige functies zijn uniek aanwezig in Word, zoals onderlijnen zonder de spaties te onderlijnen, of uniek in Writer, zoals een paragraaf omhoog of omlaag gaan. 81

82 Een driedubbele klik in Writer selecteert een volledige zin, in plaats van Ctrl+click in Word. Snelle selectie van een paragraaf is niet mogelijk door links-klikken in Writer. Handelingen met tabellen kunnen iets verschillen. Er zijn ook kleine verschillen tussen gedragingen op UNIX-gebaseerde platformen en MS Windows. Tabellen in Writer gedragen zich veel meer als spreadsheets. Wanneer je een grafiek van Calc plakt in Writer worden enkel relevante data geplakt, in plaats van het hele originele rekenblad. Pagina lay-out in Writer is een eigenschap van de pagina-stijl en niet van het hele document. Ruimte tussen paragrafen en pagina's wordt consistenter beheerd. Bijvoorbeeld een pagina afbreken voor een bepaald onderdeel maakt geen nieuwe lege pagina aan als dat onderdeel zich bovenaan de pagina bevindt. Je hoeft dus in Writer minder manueel te formatteren. Writer kan hierdoor ook beter overweg met grotere bestanden. Mail Merge gedraagt zich aanzienlijk verschillend. Conditionele tekst in Writer heeft veel meer mogelijkheden Excel vs. Calc De Single Document Interface vereenvoudigt navigatie tussen spreadsheets. In Excel gebruikt men een Multiple Document Interface die de flexibiliteit voor de gebruiker beperkt. Er zijn kleine verschillen in de drag-en-drop-functionaliteit. Zo is het in Calc bijvoorbeeld niet nodig om de muis pointer zeer precies te positioneren. In Excel mogen alle parameters een range list bepalen. In Calc kun je alleen range lists hebben in INDEX-functies. In Calc verschijnt er een menu met opties als je celinhoud wilt verwijderen, in plaats van dat de inhoud meteen verwijderd wordt. Cellen naar beneden of naar rechts vullen gedraagt zich iets afwijkend, maar dezelfde functionaliteit is mogelijk. Het standaardformaat voor getallen is verschillend. Celinhoud wordt strikter geïnterpreteerd in Calc. Als de celinhoud tekst is, maar men vult een getal is, zal die cel nog steeds als tekst behandeld worden. Calc heeft de mogelijkheid tot relatieve adressering van spreadsheets die tot hetzelfde bestand behoren. Formules en rijen gedragen zich iets anders. De functies INFO en GETPIVOTDATA zijn nog niet aanwezig in Calc. Er zijn problemen met een aantal andere functies wanneer zij geïmporteerd worden vanuit Excel, zoals CEILING en FLOOR. 82

83 DataPilots in Calc hebben dezelfde functie als Pivot Tables in Excel maar er zijn kleine verschillen. De AutoFilter-functie gedraagt zich verschillend op sommige vlakken. Er is geen contextueel menu om opmerkingen in te voeren in Calc. Dit kan wel gebeuren via het hoofdmenu. Grafiekvormen zijn grotendeels overlappend, maar Calc heeft grafieken die niet beschikbaar zijn in Excel en omgekeerd. Calc drukt standaard het hele bestand af, en niet alleen de actieve spreadsheet. Macro's moeten omgezet worden, ze zijn niet uitwisselbaar tussen beide toepassingen PowerPoint vs. Impress Alle views op een presentatie zijn in Impress onmiddellijk toegankelijk. Wanneer een.ppt bestand ingevoerd wordt in Impress worden driekleurengradiënten omgezet naar tweekleurengradiënten, dubbele en driedubbele randen naar gewone randen en ronde stippelranden naar vierkante stippelranden. Er is geen voice-over vertelmode in Impress. Er is geen achtergrond muziek voor een gehele presentatie, alleen per dia. Er zijn geen bewegende grafieken in Impress. Impress kan geen Pack en Go bestanden openen. PowerPoint kan niet exporteren naar een Flash bestand. Slideshow animaties en transities verschillen lichtelijk Fit to Frame gedraagt zich anders Van WordPerfect naar Writer Er zijn een aantal macro's beschikbaar om OpenOffice.org en StarOffice meer op WordPerfect te laten lijken, onder andere: Reveal Codes: Writer heeft geen onderliggende codes zoals WordPerfect. Maar er wordt gewerkt aan een macro, RevealCodes3.sxw, die ervoor zorgt dat je op vergelijkbare wijze kunt werken. Hanging indents: dit concept is in Writer nogal verschillend van WordPerfect. De beste benadering is om stijlen (styles) te gebruiken in OpenOffice.org of StarOffice. Maar om de overgang gemakkelijk te maken kun je AltKeyHandler.sxw of Indents.sxw gebruiken als macro om de Hanging indents functie van WordPerfect te simuleren. 83

84 4.5. Opleiding van gebruikers Praat met mensen die het al gedaan hebben Ga op zoek naar andere mensen die in dezelfde situatie verkeren of verkeerd hebben. Vraag hen naar hun ervaringen. Je kunt heel veel leren van andere gebruikers die een bepaalde toepassing al gebruiken. Schrijf je in op mailinglijsten van projecten, raadpleeg het internet, spreek met vrienden en kennissen. Start een discussiegroep op Yahoo of Google, of neem deel aan een bestaande groepsdiscussie. Verzamel zoveel mogelijk technische en culturele informatie van al deze partijen. De ervaringen van anderen zijn van onschatbare waarde Bekijk wat je nodig hebt en wat de extra's zijn Wanneer je overstapt naar nieuwe software, ga dan na of het in eerste instantie alle features bezit die jij nodig hebt, en of er bijkomende functionaliteit is die je goed kunt gebruiken. Ga na hoe een nieuwe toepassing werkt en wat je er allemaal mee kunt doen. Je kunt dit zelf doen, of laten doen door een gemotiveerde medewerker. Sommige functionaliteiten heb je nu eenmaal echt nodig. Het uitvoeren van sommige andere taken kun je misschien op een andere manier bewerkstelligen. Houd je ogen open voor onverwachte nieuwe functionaliteiten. Zoek mensen binnen je organisatie die niets liever doen dan de hele dag met software spelen en vraag hen - eventueel met toestemming van hun manager - om wat tijd te besteden aan toepassingen die je geselecteerd hebt. Ze zullen vaak interessante nieuwe manieren vinden om met de software om te gaan en zo helpen een positieve cultuur te scheppen rond de nieuwe software. Voor het opstellen van opleidingsmateriaal en het geven van trainingen dien je je te concentreren op de taak die vervuld moet worden, niet op hoe het gedaan wordt. Vaak biedt een andere manier van werken extra voordelen Alternatieven hebben nóg coolere features Een van de dingen die gebruikers leuk vinden zijn extra's. Dit heeft niets te maken met de eigenlijke software. Zo is er bijvoorbeeld de grote clip-art-collectie van Word : leuk, maar niet noodzakelijk. Maar als je liefhebbers van dit soort goodies confronteert met de uitzinnige collectie Open Source clip-art, gaan ze helemaal uit hun bol Test het omzetten Om je gebruikers te laten zien dat er geen problemen zijn, organiseer je een paar omzettingssessies. Je neemt een aantal testdocumenten die ze zelf aangemaakt hebben, en laat hen die zelf omzetten naar ODF. Maak hen er in een vroeg stadium van bewust dat conversies nooit altijd perfect zullen zijn. Hier en daar zullen verschillen opduiken. Vertel je gebruikers daarom waar ze terecht kunnen met eventuele problemen. 84

85 Als gebruikers jouw hulp vragen bij een probleemconversie, ga dan altijd eerst na of het wel echt nodig is om dit document in zijn geheel of gedeeltelijk om te zetten. Soms is het bijvoorbeeld mogelijk om een PDF te maken van het betreffende bestand, en het verder te laten voor wat het is Invloedrijke mensen in jouw kamp Mensen met invloed kun je, zoals reeds gezegd, maar beter voor je weten te winnen. Neem contact op met hen voor je de grote groep van gebruikers gaat opleiden. Neem ze mee uit eten voor een lunch, leg uit wat je gaat doen, wat de voordelen zijn, en hoe het allemaal werkt. Vraag om raad, vraag hoe zij hun dagelijks werk doen, en zorg ervoor dat zij geen problemen gaan ondervinden. Eventueel kun je hen in meerdere of mindere mate mee laten beslissen hoe fondsen besteed worden. Toon enkele van de coole features van de nieuwe software, en geef demonstraties. Een ander idee om mensen op je hand te krijgen is het uitdelen van een swag : T-shirts of koffiekopjes die bedrukt zijn met een mooi logo, een grap of een woordspeling Maak een plan voor de overgangsfase Breng iedereen tijdig op de hoogte van het overgangsplan. Vertel alle gebruikers of groepen gebruikers wanneer zij aan de beurt komen, en wanneer ze de benodigde tijd, opleiding, handleidingen en beloningen ontvangen. Zorg ervoor dat iedereen zich er terdege van bewust is dat ze niet zomaar voor de leeuwen gegooid worden. Laat weten dat ze op hulp kunnen rekenen bij mogelijke problemen, installeer eventueel zelfs een hotline. Zorg er ook voor dat de mensen weten dat de overgang doorgaat, en dat protest van tafel geveegd wordt. Wees duidelijk over de deadlines en wees hier ook strikt in Bestrijd angst en verwarring met informatie en ondersteuning De meeste mensen houden niet van veranderingen en staan er argwanend tegenover. Reduceer die gevoelens door werkbijeenkomsten te organiseren of lunch meetings, of geef korte demonstraties die aantonen hoe documenten in de toekomst behandeld worden. Zorg ervoor dat iedereen naar ten minste één informatiesessie komt. Je kunt van het internet quick reference cards halen. Verspreid die onder je gebruikers of ontwikkel zelf aangepaste kaartjes die op elk bureau gezet kunnen worden. Werk met beloningen: geef bijvooorbeeld een sticker, magneet of button aan iedereen die tijdens een opleiding een vraag stelt. Je kunt er zelfs een wedstrijd van maken en gebruikers met de meeste of beste bijdragen belonen met een speciale prijs, bijvoorbeeld een MP3- speler Toon waardering Laat publiekelijk zien dat je het waardeert wanneer je gebruikers moeite doen. In alle brieven, demo's en trainingen leg je er de nadruk op: dat de gebruikers degenen zijn die het eigenlijke werk zullen doen, dat dat een belangrijke taak is, en dat je daar veel sympathie voor hebt. 85

86 Je kunt ook hier met beloningen werken, bijvoorbeeld voor het departement dat als eerste volledig omschakelt, voor de persoon die de meeste coole tips voor de nieuwe software invoert op het intranet van je bedrijf of organisatie, voor de persoon die de meeste bestanden omzet. Prijzen kunnen variëren van een pizza tijdens de lunch tot een uitstapje naar de watervallen van Coo, een vrije dag of een weekend-trip. Als het maar aamsluit bij jouw gebruikers en je budget Leer de gebruikers hoe hun nieuwe producten werken Het is belangrijk om opleidingen aan te bieden. Die kunnen verschillende vormen aannemen. Je kunt je beperken tot een (digi)boek en de inzet van je in-house Open Source enthousiast - als die ook geduld kan opbrengen voor gebruikers met minder ervaring. Je kunt iedereen een externe training geven of iemand inhuren voor een training in jouw organisatie. Je kunt boeken en marketingmateriaal aanschaffen of krijgen. Zorg er in elk geval voor dat ieder departement op zijn minst over een handboek beschikt. Zorg ervoor dat iedereen het nieuwe product al eens gebruikt heeft voor ze het effectief moeten gebruiken. Geef de gebruikers een kans om eerst rustig te leren voor ze in stresssituaties zoals op een alledaagse werkdag zitten. Deel CD's uit of stel de software beschikbaar via een download, zodat de gebruikers ze ook thuis kunnen gebruiken Gebruik humor Bedenk een grap of sluit een weddenschap af. Misschien kun je je manager zover krijgen om een hele dag met een gek T-shirt rond te lopen of om op de dag van de geslaagde migratie te verschijnen met groen gekleurd haar. Figuur 4.2. Fokke en Sukke organiseren OpenDoc Society launch 86

87 Switch Laat alles gebeuren zoals gepland en maak de switch. Verwijder effectief de oude software van alle computers - behalve daar waar je bepaald had dat die nog even mocht blijven om moeilijke gevallen het hoofd te bieden. Mensen gebruiken wat ze gewend zijn. Zorg dus dat ze hun gewoontes moeten veranderen. 87

88 4.6. Samenvatting Zoals voor alle projecten geldt ook voor het invoeren van ODF in een bedrijfsomgeving de gulden regel bezint eer ge begint : analyse en planning is de halve oplossing van het probleem. De andere helft van de oplossing is de stelregel goede afspraken maken goede vrienden : communicatie met de gebruikers is van het allergrootste belang, want zij zijn diegenen die het uiteindelijk op de werkvloer moeten gaan waarmaken. 88

89 Hoofdstuk 5. ODF en de rest van de wereld Inhoudsopgave 5.1. Bestanden delen Houd je aan de regels Bestanden openen en bewaren Tekstbestanden Spreadsheets Diapresentaties Andere bestanden 5.2. Webtoepassingen en ODF 5.3. Samenvatting Samenvatting Dit hoofdstuk behandelt allerhande vragen in verband met compatibiliteit: Kan ik nog communiceren met bedrijven waar ODF nog niet de standaard is? Hoe zet ik formaat X om naar ODF? Zijn web toepassingen wel veilig? Kan ik nog bedrijfsspecifieke templates gebruiken in ODF? 89

90 5.1. Bestanden delen Houd je aan de regels Het zal er na de migratie op aankomen je te houden aan een aantal strikte regels. Het is uiteraard belangrijk dat ook iedereen binnen je organisatie zich aan die regels houdt. Die zullen hier en daar wat verschillen, maar komen allemaal neer op we gaan vanaf nu alles bewaren in ODF-formaat. Stel waar mogelijk ODF in als het standaard bestandsformaat om documenten op te slaan. Zo kunnen gebruikers geen vergissingen maken uit onachtzaamheid. Daar waar die mogelijkheid niet aanwezig is, kun je het beste quick reference cards aan de gebruikers uitdelen. Het is een kwestie van drillen: oude gewoontes moeten immers vervangen worden door nieuwe, en dat gebeurt alleen door herhaling en constante aanmoediging. Voor het opslaan van de meest gebruikte bestandstypes, zoals voor teksten, spreadsheets en presentaties kun je zelfs posters (laten) maken om op te hangen op de werkvloer Bestanden openen en bewaren Veel toepassingen zullen een ODF-bestand, dat dus eigenlijk een soort XML is, opslaan in gecomprimeerde vorm. Maar de extensie is natuurlijk niet die van een gecomprimeerd bestand, maar bijvoorbeeld.odt,.odp of.ods. Wanneer je zulke bestanden wilt openen vanuit een compressietool, zullen ze mogelijk niet herkend worden als zijnde gecomprimeerd. Je kunt dit euvel eenvoudig verhelpen door het bestand te hernoemen en het achtervoegsel.zip te geven. Een aantal ODF bestandstypes hebben geen equivalent in MS Office : formules (.odf), charts (.odc), tekeningen (.odg) en tekeningtemplates (.otg). Als je deze wilt uitwisselen met MS Office -gebruikers, heb je drie mogelijkheden: Je neemt de voortrekkersrol op je en stuurt het bestand toch door zoals het is, samen met een link naar je favoriete toepassingen om dit soort bestanden te openen en te bewerken; Je bewaart deze bestanden in een ander open formaat dat wel leesbaar is voor de geadresseerde, bijvoorbeeld PDF of HTML; Je houdt een MS Office suite achter de hand om de conversie aan jouw kant uit te voeren. Voor de andere bestandstypes (tekst, spreadsheet, presentatie,...) geldt dat de meeste programma's die ODF ondersteunen, ook overweg kunnen met MS Office -bestanden. Het omgekeerde is niet waar! Wil je dus een bestand doorsturen naar een MS Office -gebruiker, bewaar het dan eerst in ODF-formaat. Bewaar het daarna opnieuw in een van de vele ondersteunde MS Office formaten. Door op deze manier te werken verzeker je je ervan dat je het origineel nog altijd kunt openen, zelfs al mocht de filter om het bestand om te zetten niet perfect werken. 90

91 De meeste ODF-toepassingen hebben een waarschuwingsbox wanneer bestanden vanuit een bedrijfsspecifiek formaat bewaard worden als ODF-bestand, omdat altijd de mogelijkheid bestaat dat tekstformattering en lay-out informatie verloren gaat. In de meeste gevallen gebeurt dat echter niet, want je hebt zelf tijdens het testen al kunnen opsporen waar de knelpunten liggen. Als je deze waarschuwingen vervelend of verwarrend vindt voor je gebruikers, kun je ze deactiveren Tekstbestanden De meeste ODF-toepassingen hebben, naast de standaard bestandsformaten, de mogelijkheid bestanden op te slaan als: OpenOffice.org Writer 1.x (.sxw of.stw) Microsoft Word 97/2000/XP (.doc) Microsoft Word 95 (.doc) Microsoft Word 6.0 (.doc) Microsoft Word 2003 XML (.xml) Microsoft Pocket Word (.psw) Star Writer 3.0/4.0/5.0(.sdw) Star Writer Template (.vor) DocBook (.xml) Aportis Doc (Palm) (.pdb) Rich Text Format (.rtf) Text (.txt) Text Encoded (.txt) HTML (.html of.htm) RTF Het RTF-formaat wordt nogal eens gebruikt om bestanden over te zetten tussen toepassingen. Hierbij is een verlies aan formatterings-, lay-out- en beeldinformatie een reëel gevaar, als de bestanden later in MS Office geopend worden. De beste manier van werken is om waar mogelijk het bestand op te slaan in MS Word 97/2000/XP formaat (.doc). Sommige toepassingen kun je meer laten lijken op MS Word. Bijvoorbeeld in StarOffice en OpenOffice kun je compatibiliteitsinstellingen activeren via Tools Options Writer Compatibility. 91

92 Figuur 5.1. OpenOffice.org Compatibiliteitsopties Houd er rekening mee dat het mogelijk is dat sommige bestandsformaten wel ingelezen kunnen worden, maar niet geëxporteerd. Zo kan KWord bijvoorbeeld wel MS Word bestanden importeren, maar dit programma kan geen bestanden opslaan als.doc. KWord kan echter wel opslaan als Lotus AmiPro formaat, terwijl OpenOffice.org dat niet kan. Welke methodes je kunt gebruiken, en welke programma's, hangt dus grotendeels af van je behoeften. Er zijn geen algemene voorschriften en regels die altijd en overal werken. Je zult moeten experimenteren en vooral niet bang moeten zijn om een mix van verschillende programma's aan te bieden waar nodig Spreadsheets Spreadsheets kun je naast de standaard bestandsformaten gewoonlijk ook opslaan in een van volgende formaten: OpenOffice.org Calc 1.x (.sxc of.stc) Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls of.xlw) Microsoft Excel 97/2000/XP Template (.xlt) Microsoft Excel 95 (.xls of.xlw) Microsoft Pocket Excel (.pxl) Microsoft Excel 2003 XML (.xml) 92

93 StarCalc formaten (.sdc of.vor) Data Interchange Format (.dif) dbase (.dbf) SYLK (.slk) Text CSV (.csv of.txt) HTML (.html of.htm) Er zijn eens te meer verschillen tussen de verschillende toepassingen. Sommige programma's kunnen niet opslaan in een bedrijfsspecifiek formaat, maar wel in formaten van andere vrij beschikbare toepassingen. Sommige toepassingen slaan de ODF XML bestanden in gecomprimeerde vorm op, maar soms kun je ervoor kiezen om ze ongecomprimeerd op te slaan. Office 2007 en Vista Omdat Microsoft zijn specificaties niet vrijgeeft, is het momenteel onmogelijk om bestanden die in het nieuwste Microsoft formaat opgeslagen zijn, te delen met andere office suites. Dit geldt niet alleen voor andere producten zoals StarOffice en KOffice, ook binnen de MS Office gebruikende gemeenschap stelt dit problemen: heb je een oudere versie van MS Office, dan kan je geen nieuwe bestanden lezen. Binnen de vrij software gemeenschap werkt men met reverse engineering methodes om het formaat binnenkort te kunnen ondersteunen. Dit probleem steekt uiteraard ook de kop op bij tekstbestanden en presentaties Diapresentaties De meeste ODF-presentaties kun je ook bewaren als: Microsoft PowerPoint 97/2000/XP (.ppt of.pps) Microsoft PowerPoint 97/2000/XP Template (.pot) StarDraw en StarImpress (.sda,.sdd,.vor) Impress van StarOffice en OpenOffice.org kan ook exporteren naar MacroMedia Flash (.swf) en naar alle grafische formaten van Draw. In PowerPoint kun je opmerkingen toevoegen tijdens de presentatie. Dit is niet altijd mogelijk in programma's die ODF ondersteunen. Het KPresenter handboek heeft hierover het volgende te zeggen: Wanneer jij spreekt, hoort iemand anders aantekeningen te maken. Als het echt niet anders kan, gebruik dan potlood en papier. --Neil Lucock en Krishna Tateneni 93

94 Andere bestanden OLE OLE (Object Linking en Embedding) is eigenlijk de Microsoft-manier om samengestelde documenten te maken. Verschillende bestandsformaten kunnen zo in een specifiek Microsoft bestand geperst worden. In ODF is dit overbodig en daarom zul je dit soort bestanden nooit native aantreffen, gezien alle bestandsformaten gewoon XML zijn. Met sommige toepassingen kun je echter wel Microsoft-bestanden met OLE importeren en exporteren. Echter, net zoals het bij OLE-objecten op MS Windows met MS Office al het geval is, hangt de uitwisselbaarheid in grote mate af van de machine waarop de objecten gemaakt zijn. Zo zullen OLE-objecten gebaseerd op MS Windows-toepassingen niet te bewerken zijn in StarOffice op Solaris WordArt en fonts Het equivalent van WordArt is Fontwork in StarOffice en OpenOffice.org. Je kunt WordArt objecten importeren maar ze kunnen er iets anders uitzien. Figuur 5.2. Fontworks 94

95 In het vrije programma Gimp, het Gnu Image Manipulation Program, is er een functie Script-Fu dat dezelfde functionaliteiten biedt - hoewel het meestal voor andere toepassingen gebruikt wordt. Met KolourPaint van de KDE desktop suite kun je ook leuke teksteffecten maken Vector grafieken ODF-tekeningen kun je doorgaans alleen opslaan in hun native formaat, maar je kunt ze ook exporteren naar een hele reeks andere bestandsformaten: BMP EMF EPS GIF JPEG MET PBM PCT PGM PNG PPM RAS SVG SVM TIFF WMF XPM Gelinkte bestanden Gelinkte bestanden worden vaak geïmporteerd als tabellen. De links naar de originele bestanden of cellen gaan dan wel verloren. Als je zo'n bestand opslaat als Word bestand en je probeert het daarna in Word te openen, krijg je een foutmelding. Hetzelfde geldt voor frames en tekst boxen Active content Actieve inhoud is gebaseerd op macro's. Tenzij je een vervanging vindt voor die macro's, zullen de controlers onbruikbaar zijn. 95

96 Macro's Programma's die macro's ondersteunen, zoals OpenOffice.org en StarOffice, gebruiken een ander onderliggend concept. Daarom zijn macro's van MS Office niet direct overdraagbaar naar deze toepassingen. Andere programma's, zoals KOffice, ondersteunen eenvoudigweg geen macro's omdat ze geen veiligheids- en privacyrisico's willen introduceren in de code. Als alternatief heb je hier DCOP scripting, met als bijkomend voordeel dat je niet beperkt bent tot een bepaalde programmeertaal. Kexi, de database die bij het KOffice pakket hoort, biedt vergelijkbare functionaliteit los van de tekstverwerkingstoepassing. Op het internet kun je je bij verscheidene forums en mailinglijsten aansluiten die problemen en oplossingen in verband met macro's documenteren Access database Zowel OpenOffice, StarOffice en KOffice kunnen MS Access databases lezen, zolang die geconfigureerd zijn om een van de standaard interfacespecificaties te gebruiken, zoals ODBC of JDBC. We willen echter opmerken dat het eigenlijk uit den boze is om dit soort databases in een grote bedrijfsomgeving te gebruiken, omdat ze niet schaalbaar zijn en dikwijls lokaal op een PC draaien. Bijgevolg worden ze niet of slecht gebackupt, zijn ze niet altijd toegankelijk en niet betrouwbaar. Kleine databases in grote omgevingen voegen een extra graad van ingewikkeldheid toe, te meer daar het vaak om vergeten ad hoc oplossingen gaat, die pas aan het licht komen zodra de toepassingen die erop steunen niet meer werken. 96

97 5.2. Webtoepassingen en ODF Met webtoepassingen zijn er doorgaans minder problemen, omdat ze meer op privégebruik gericht zijn en er dus niet zo'n ingewikkelde functionaliteiten gebruikt worden. Als er zich problemen voordoen, dan hebben die eerder te maken met het feit dat je met een online programma bezig bent. 97

98 5.3. Samenvatting Het is niet zo dat als je gebruik maakt van ODF en ODF-toepassingen, dat je afgesloten bent van de rest van de wereld. Hier en daar kun je natuurlijk wel op moeilijkheden stuiten, maar dat verschillent niet van je huidige situatie. Denk bijvoorbeeld eens aan alle mensen die een document, dat ze met MS Vista gemaakt hebben, willen doorsturen naar gebruikers die niet naar dat systeem overgestapt zijn. Wat ook de problemen mogen zijn waarmee je geconfronteerd wordt: je bent vast niet de eerste. Anderen hebben het pad voor jou al geëffend en je kunt bouwen op de ervaringen van deze early adoptors. Met het gebruik van de nieuwe standaard ODF loop je misschien voor op bevriende of zakelijke gebruikers in je omgeving. Daarom is het van belang goed op de hierboven beschreven punten te letten, zodat je een gemakkelijke overgang hebt. De uitgebreide gebruiksmogelijkheden van ODF helpen je hiermee op weg en voorkomen dat je vast komt te zitten. 98

99 Deel II. ODF en toegankelijkheid Dit deel gaat over specifieke ODF-toepassingen en toegankelijkheid voor andersvaliden op verschillende platformen. We vergelijken MS Windows, Mac en Linux en bekijken voor elk van deze platformen hoe ODF-toepassingen zich gedragen. Omdat UNIX duidelijk het meest flexibel uit deze vergelijking komt, bekijken we hoe de toegankelijkheidsarchitectuur ontworpen is. Verder geven we een overzicht van Open Source toepassingen die ondersteuning bieden bij verschillende handicaps. Inhoudsopgave 6. Toegankelijkheid 6.1. Wat is toegankelijkheid? Wat verstaan we onder toegankelijkheid? Verschillende soorten toegang 6.2. Verschillende handicaps Kleine visuele handicaps Grote visuele handicaps Blinden Kleine fysieke handicaps Grote fysieke handicaps zonder spraakherkenning Gehoorstoornissen Cognitieve handicaps Epilepsie Je wordt ouder, papa 6.3. Soorten ondersteunende technologieën Schermvergroters Schermlezers On-screen toetsenborden Toetsenbord en muisaanpassingen Spraakherkenning Alternatieve inputdevices Brailleregel AT's voor doven 6.4. Het belang van toegankelijkheid Toegankelijkheid in ODF-toepassingen Het staat in de wet Het belang van de medewerking van auteurs 6.5. Samenvatting 7. Toegankelijkheid en ODF 7.1. ODF en toegankelijkheid: een overzicht 7.2. Toegankelijkheid op MS Windows Wat wordt ondersteund? Wat wordt niet ondersteund? 99

100 OpenOffice en StarOffice in MS Windows ODF-toegankelijkheid met de ODF-plug-in voor MS Office Duxbury brailletranscriptiesoftware 7.3. Toegankelijkheid op Mac Wat wordt ondersteund? Wat wordt niet ondersteund? 7.4. Toegankelijkheid op Unix en Linux Wat wordt ondersteund? Wat wordt niet ondersteund? 7.5. Problemen Kostprijs Toepassing in de praktijk Upgrades De grote strijd rond ODF 7.6. Oplossingen Voordelen van Open Source Inspanningen van de gemeenschap Politiek 7.7. Samenvatting 8. Toegankelijkheid op UNIX/Linux in detail 8.1. Een beetje geschiedenis Eerste generatie: Tweede generatie: Derde generatie: 2000-heden Toegankelijkheidsthema's in UNIX 8.2. Gnome Accessibility Architecture 8.3. Overzicht van de belangrijkste AT's voor UNIX en Linux Orca GOK Screen Magnifier Dasher 8.4. ODF-toegankelijkheid op UNIX en Linux Specificatie vs. implementatie OpenOffice.org 8.5. Samenvatting 100

101 Hoofdstuk 6. Toegankelijkheid Inhoudsopgave 6.1. Wat is toegankelijkheid? Wat verstaan we onder toegankelijkheid? Verschillende soorten toegang 6.2. Verschillende handicaps Kleine visuele handicaps Grote visuele handicaps Blinden Kleine fysieke handicaps Grote fysieke handicaps zonder spraakherkenning Gehoorstoornissen Cognitieve handicaps Epilepsie Je wordt ouder, papa 6.3. Soorten ondersteunende technologieën Schermvergroters Schermlezers On-screen toetsenborden Toetsenbord en muisaanpassingen Spraakherkenning Alternatieve inputdevices Brailleregel AT's voor doven 6.4. Het belang van toegankelijkheid Toegankelijkheid in ODF-toepassingen Het staat in de wet Het belang van de medewerking van auteurs 6.5. Samenvatting Samenvatting Dit hoofdstuk beschrijft wat we verstaan onder toegankelijkheid of accessibility. Specifiek gaat het hier natuurlijk om de toegankelijkheid van ODF bestanden. 101

102 6.1. Wat is toegankelijkheid? Wat verstaan we onder toegankelijkheid? Toegankelijkheid aanbieden betekent dat je barrières wegneemt die mensen met een handicap beletten om deel te nemen aan belangrijke levensactiviteiten, zoals het gebruik van diensten, producten en informatie. We gebruiken in het dagelijks leven allerlei vormen van techniek, maar van vele zijn we ons niet bewust dat ze voor bepaalde gebruikers problemen kunnen geven. Het belsignaal wanneer een lift de gewenste etage bereikt, bijvoorbeeld, werd aanvankelijk ontwikkeld voor blinden. En de verlaagde uitsparingen in trottoirbanden zijn voor rolstoelgebruikers aangebracht. Toegankelijkheid valt per definitie onder de categorie bruikbaarheid : software die niet toegankelijk is voor een bepaalde gebruiker, is feitelijk onbruikbaar voor die gebruiker. Zoals elke vorm van bruikbaarheid is toegankelijkheid gedefinieerd op basis van de vereisten en behoeften van de gebruiker. Een telefooncel bijvoorbeeld, is toegankelijk (bruikbaar) voor een blinde, maar misschien niet voor een rolstoelgebruiker. Grafische interfaces voor computers zijn minder toegankelijk voor blinden, maar wel relatief toegankelijk voor doven Verschillende soorten toegang Directe toegang Zelf met een handicap kun je directe toegang hebben tot je computer. Dit wil zeggen dat je geen speciale hulpmiddelen nodig hebt: een dove bijvoorbeeld, heeft directe toegang tot de krant. De handicap heeft in dit geval geen invloed op de manier waarop de aangeboden media gebruikt worden Toegang met een AT Andere gebruikers, zoals bijvoorbeeld blinden, maken gebruik van Assistive Technology of ondersteunende technologie (AT). Dat wil zeggen dat de systeeminfrastructuur ondersteuning biedt voor add-on ondersteunende software om transparant gespecialiseerde input- en output-functionaliteit aan te bieden aan de gebruiker. Iemand die slecht ziet gebruikt bijvoorbeeld een vergrootglas om de krant te lezen. Iemand die doof is kan naar de televisie kijken met behulp van teletekst. De handicap beïnvloedt in dit geval de manier waarop het medium gebruikt wordt. Dit soort toegang wordt ook wel gemedieerde toegang genoemd Indirecte toegang Indirecte toegang noemt men die vormen van toegang, waarvoor de gebruiker zich door iemand anders laat bijstaan. Een vriend die aan een blinde een brief voorleest is een voorbeeld van indirecte toegang. Maar kun je hier eigenlijk nog wel spreken van toegang? 102

103 In computertermen Wanneer we toegankelijkheid in verband brengen met computers, dan verstaan we onder directe toegang alle functionaliteit die een programma zelf verzorgt. Een desktopthema instellen met grote letters valt bijvoorbeeld onder directe toegang. Als er extra programma's aan te pas komen, bijvoorbeeld om in te zoomen op tekst of om tekst te laten voorlezen, spreken we van toegang met ondersteunende technologie. Het is het vermelden waard dat veel van de technologieën die werden ontworpen met toegankelijkheid voor andersvalide gebruikers in het achterhoofd, nu ook worden gebruikt door mensen zonder handicap. Zo wordt ondertiteling op televisie gebruikt op plaatsen waar veel lawaai is, of door ouders die willen kijken terwijl hun schoolgaande kinderen stilte nodig hebben voor hun huiswerk. Ondertiteling zorgt er ook voor dat je videomontages kunt doorzoeken. Uitsparingen in trottoirs worden niet alleen door rolstoelgebruikers op prijs gesteld, maar ook door ouders met kinderwagens en door de brouwer die bier komt leveren. Plus, door alle andere gebruikers op wielen (fietsers, skateboarders). 103

104 6.2. Verschillende handicaps Kleine visuele handicaps Mensen met kleine visuele handicaps hebben een of meerdere problemen die verholpen kunnen worden met een directe toegangsmethode. Hieronder valt een zekere mate van kleurenblindheid (wereldwijd lijdt ongeveer 10% van de mannelijke bevolking hieraan), en het onvermogen om tekst kleiner dan in 15-, 18- of 24-punts lettertekens te zien, of een vermindering van scherpte in sommige delen van het gezichtsveld. Om feitelijk onder een handicap ingedeeld te worden, moet het een belemmering betreffen die niet opgelost kan worden door hulpmiddelen zoals een bril of lenzen. Deze gebruikers hebben een iets andere presentatie van de gebruikelijke scherminhoud nodig. Een bepaald kleurenschema, een thema met hoog contrast of grotere tekst kan al een enorme stap vooruit zijn Grote visuele handicaps Gebruikers met grote visuele handicaps, zoals extreme verziendheid of bijziendheid, tunnelzicht of zeer wazig zicht, hebben wel wat extra's nodig. Zij redden het niet met een ander kleurtje of grotere fonts. De gehele schermpresentatie moet voor hen tussen de 2 en de 16 keer vergroot worden. Dit is op de meeste computerschermen tamelijk moeilijk. Deze gebruikers zijn geholpen met een schermvergroter, al dan niet in combinatie met een hulpmiddel voor kleinere visuele handicaps Blinden Blinden en zeer slechtzienden maken gebruik van spraaktechnologie of text-to-speech (TTS) om de inhoud van een scherm, toepassing of venster te kunnen lezen. Deze software houdt ook bij waar de muisaanwijzer zich bevindt en leest het aangewezen object voor aan de gebruiker. Sommige screenreaders kunnen tekst doorsturen naar een brailleregel. Blinden hebben vaak baat bij het gebruik van een UNIX-achtige tekst omgeving. Hiermee kunnen zij tot 10 maal sneller werken dan ziende gebruikers! Kleine fysieke handicaps Lichte beperkingen van de mobiliteit kunnen veroorzaakt worden door artritis, beroertes, de ziekte van Parkinson, MS en verlies van vingers of ledematen. Een zwakke controle over de spieren, of zwakke spieren in het algemeen, kunnen het moeilijk maken om een standaardmuis en -toetsenbord te gebruiken. Sommige mensen kunnen bijvoorbeeld geen twee toetsen tegelijkertijd indrukken. Anderen raken er altijd meerdere tegelijk aan of drukken door beverigheid verschillende keren op dezelfde toets. Gebruikers die slechts één hand hebben, ervaren vergelijkbare problemen bij het gelijktijdig indrukken van ver uit elkaar staande toetsen. 104

105 Grote fysieke handicaps zonder spraakherkenning Gewoonlijk zijn mensen met grote fysieke beperkingen niet in staat om hun ledematen te bewegen. Ze kunnen misschien een schouder ophalen, aan een rietje zuigen, hun hoofd optillen of hun ogen bewegen, maar ze kunnen niet werken met een traditioneel toetsenbord. Als ze kunnen spreken, kunnen ze gebruik maken van spraakherkenningssoftware. Als ze dat niet kunnen, maken ze gebruik van een on-screen toetsenbord dat verbonden is met een knop die op een of andere manier bediend kan worden. Dit gebeurt desnoods door hoofdbewegingen of pupilbewegingen die gevolgd worden door een camera Gehoorstoornissen Gebruikers met gehoorstoornissen horen misschien wel enig geluid, maar kunnen vaak geen woorden onderscheiden of verstaan. Sommige mensen zijn helemaal doof. Als je niet in staat bent de verschillende waarschuwingssignalen van je computer te horen, kan dat problematisch zijn Cognitieve handicaps Onder cognitieve en taalhandicaps vallen dyslexie, moeilijkheden om zich zaken te herinneren of om problemen op te lossen, en moeilijkheden met sensorische ervaringen om taal te verstaan en te gebruiken. Mensen met dit soort beperkingen hebben problemen met complexe of inconsistente displays en woordkeuze Epilepsie Specifieke geluids- of lichtpatronen kunnen aanvallen uitlokken bij mensen die daarvoor gevoelig zijn Je wordt ouder, papa Het meest voorkomende ouderdomsverschijnsel is de natuurlijke aftakeling van het gezichtsvermogen. Tegen hun 65e hebben de meeste mensen moeite met focussen, kleuren onderscheiden, beelden herkennen, aanpassen van het oog aan licht en donker. De behoefte aan contrast wordt groter, want het natuurlijke verouderingsproces verkleurt de vloeistoffen in de oogbol en de lens van het oog. De meeste ouderen onderscheiden minder goed kleuren en zien minder scherp. Hoe ouder de mens wordt, hoe meer andere handicaps, groot en klein, daar nog bij komen kijken: men wordt een beetje dover, krijgt problemen met de fijne motoriek, en wordt wat vergeetachtiger. 105

106 6.3. Soorten ondersteunende technologieën Schermvergroters Deze software helpt slechtzienden en werkt zoals een vergrootglas: je kunt er een deel van het scherm mee vergroten. Je kunt de focus van het vergrootglas instellen op verschillende delen van het scherm. Daarnaast is er software die grote karakters op het scherm zet in plaats van de standaard 10- of 12-punts lettertekens die gebruikt worden in bijvoorbeeld een tekstverwerker, of in menu's van programma's. Figuur 6.1. Schermvergroter Door middel van een vizier kan de gebruiker de muisaanwijzer beter op de juiste plaats krijgen. 106

107 Schermlezers Schermlezers zijn programma's voor blinden. Ze zetten tekst van het scherm om naar gesproken woord of sturen hem naar een brailleregel. Deze programma's kunnen alleen tekstgebaseerde informatie vertalen. Beeld kan alleen vertaald worden als er alternatieve tekst beschikbaar is die de visuele beelden beschrijft On-screen toetsenborden Een on-screen toetsenbord is een toetsenbord dat op het scherm afgebeeld wordt. Het wordt gebruikt door mensen die geen standaardtoetsenbord kunnen gebruiken. Je kunt met dit hulpmiddel het toetsenbord bedienen met een muis, een mondstick, of zelfs met een speciaal stukje hardware dat oogbewegingen omzet naar muisbewegingen. Nog exotischer is een input device dat Morse-code gebruikt. Figuur 6.2. On-screen Toetsenbord: hoofdmenu Met deze toepassing heb je de extra mogelijkheid om suggesties voor het voorspellen van woorden te kiezen, zoals in dit geval accessible. Figuur 6.3. On-screen Toetsenbord: toetsenbord 107

108 Toetsenbord en muisaanpassingen Deze hulpmiddelen worden gebruikt door mensen die moeite hebben met typen en/of met het controleren van de muis. Min of meer ingewikkelde toetsencombinaties zoals Ctrl+C, controle van de muisaanwijzer, of repeat- en acceptance-snelheden kunnen zo op een eenvoudigere manier uitgevoerd worden. Deze hulpmiddelen zijn normaal gesproken ingebouwd in het besturingssysteem. Zo heb je AccessX op Solaris, AccessPac op MS Windows en easyaccess op Mac Spraakherkenning Spraakherkenningssoftware wordt zowel door blinden als door mensen met grote motorische beperkingen gebruikt. Een gebruiker zou bijvoorbeeld kunnen zeggen Menu Bestand, Afdrukken om een document af te drukken vanuit het menu van een toepassing. Of diezelfde gebruiker kan kopiëren en plakken door de tekst te selecteren met de woorden Selecteer van 'Geachte Mevrouw' tot 'Hoogachtend' Alternatieve inputdevices Alles wat geen traditioneel toetsenbord en muis is, valt onder de categorie alternatieve inputdevices. Voorbeelden hiervan zijn een groter of kleiner toetsenbord, of hulpmiddelen die oogbewegingen volgen, tot zelfs apparatuur die met behulp van de ademhaling aangestuurd wordt. Deze apparatuur wordt gebruikt door personen met een fysieke handicap, met RSI, door mensen die verlamd zijn, etcetera Brailleregel Een brailleregel is een hoogstaand staaltje van technologisch kunnen. De staafjes die de braillekarakters volgen, moeten zeer snel op en neer kunnen bewegen. Ze maken nauwelijks geluid en stellen blinden in staat om veel sneller te lezen dan zienden. Op de foto hieronder zie je een voorbeeld. Sommige blinden plaatsen de regel liever boven hun toetsenbord, dat ze gebruiken voor input, in plaats van eronder. 108

109 Figuur 6.4. Brailleregel AT's voor doven Doven kunnen communiceren over de telefoon door gebruik te maken van tekstterminals. Een terminal is vergelijkbaar met een DOS-venster in MS Windows. Daarnaast kunnen ze Closed Captioning-technologie gebruiken, zoals die op de landelijke televisie toegepast wordt om live-ondertiteling van TV-programma's te verzorgen. Er is een standaard voorgesteld, ShowSounds, die visuele vertaling van geluidsinformatie moet aanbieden. Non-speech audio, zoals bieps van je computer, kan weergegeven worden door zogenaamde visual bells. Dit bestaat op UNIX-systemen al jarenlang als vervanging van de vervelende biep die zo kenmerkend is voor vi-gebruikers (vi is de meest gebruikte teksteditor op UNIX). De functionaliteit zou idealiter ingebouwd moeten zitten in het besturingssysteem van de computer. 109

110 6.4. Het belang van toegankelijkheid Toegankelijkheid in ODF-toepassingen Het is van groot belang om ODF-toepassingen zo toegankelijk mogelijk te maken, en wel om de volgende redenen: ODF-toepassingen zullen het overgrote deel gaan uitmaken van het dagelijkse computergebruik van miljoenen mensen: ODF komt er hoe dan ook en wordt voor de meeste gewone toepassingen, zoals het schrijven van brieven, opslaan van documenten, en bijhouden van boekhouding e.d. gebruikt. Wereldwijd zal meer dan 90% van het aantal computergebruikers zullen weldra met ODF-toepassingen in aanraking komen. Alle mensen met een handicap vormen samen een van de grootste minderheidsgroepen: ongeveer 20% van de wereldbevolking lijdt aan een of andere beperkende handicap. In veel landen moet software toegankelijk zijn voor mensen met een handicap, wil die verkocht kunnen worden aan de overheid Het staat in de wet Het jaar 2003 werd uitgeroepen tot het Europees Jaar van mensen met een handicap. De Europese Commissie heeft op 8 december 1999 het eeurope initiatief gelanceerd: de informatiemaatschappij is voor iedereen. Hieruit is ondertussen de einclusion-richtlijn voortgekomen, die unaniem aangenomen is door alle deelstaten van de EU. Hierin worden deze doelstellingen onderstreept: Rekening houden met ouderen. Geografische verschillen wegwerken. Toegankelijkheid en bruikbaarheid van ICT omgevingen verbeteren. Digitale geletterdheid verbeteren in alle lagen van de bevolking. Een inclusief egovernment promoten. Figuur 6.5. e-inclusion 110

111 Het belang van de medewerking van auteurs De beschrijving van ODF-versie 1.1 bevat veel optionele elementen die kritiek zijn voor de toegankelijkheid van de inhoud van een document. Voorbeelden zijn optionele tekst bij ingebed beeldmateriaal, kopjes voor tabellen en een logische navigatievolgorde voor objecten in verschillende lagen van een tekening. Het is van vitaal belang voor het produceren van een toegankelijk document, dat deze optionele elementen inderdaad gebruikt worden. ODF-toepassingen moeten er dus voor zorgen dat auteurs deze elementen ook kunnen toevoegen. Of nog beter, de gebruikersinterface moet het onvermijdelijk maken dat die elementen toegevoegd worden, en bij voorkeur op een eenvoudige en elegante manier. Het zou inderdaad net zo gemakkelijk moeten zijn als het activeren van de spellingscontrole. Tot nu toe is er echter geen verplichting voor auteurs van documenten om deze toegankelijk te maken. Het is ons inziens dus gewoon een kwestie van rekening houden met je medemens: je moet het gewoon doen. 111

112 6.5. Samenvatting Er zijn vele handicaps en afwijkingen en evenzovele communicatie-oplossingen. Dit hoofdstuk heeft een overzicht gegeven van de meest voorkomende. Met deze bagage heb je beter zicht op de problemen waarmee andersvaliden dagelijks te kampen hebben. Het is een eerste stap naar het creëren van een ICT-omgeving waarvan iedereen gebruik kan maken, ongeacht persoonlijke, fysieke mogelijkheden. 112

113 Hoofdstuk 7. Toegankelijkheid en ODF Inhoudsopgave 7.1. ODF en toegankelijkheid: een overzicht 7.2. Toegankelijkheid op MS Windows Wat wordt ondersteund? Wat wordt niet ondersteund? OpenOffice en StarOffice in MS Windows ODF-toegankelijkheid met de ODF-plug-in voor MS Office Duxbury brailletranscriptiesoftware 7.3. Toegankelijkheid op Mac Wat wordt ondersteund? Wat wordt niet ondersteund? 7.4. Toegankelijkheid op Unix en Linux Wat wordt ondersteund? Wat wordt niet ondersteund? 7.5. Problemen Kostprijs Toepassing in de praktijk Upgrades De grote strijd rond ODF 7.6. Oplossingen Voordelen van Open Source Inspanningen van de gemeenschap Politiek 7.7. Samenvatting Samenvatting In dit hoofdstuk vergelijken we de toegankelijkheid van ODF-bestanden op de meest voorkomende platformen: MS Windows, Mac en Linux. 113

114 7.1. ODF en toegankelijkheid: een overzicht Sinds de start van het W3C Web Accessibility Initiative (WAI) is er heel wat veranderd. Toegankelijkheidsondersteuning in StarOffice en OpenOffice.org bestaat al sinds het jaar Eerst rudimentair, maar de toepassingen zijn steeds beter geworden in hun ondersteuning van gebruikers en hun handicaps. Open bron AT's hebben sinds 2004 ondersteuning voor ODF. Vorig jaar, in 2006, werd de ODF-versie 1.1 uitgebracht. Enkele hoogtepunten in de invoering van ondersteuning voor toegankelijkheid in de ODFspecificatie: Versie 1.1 van de OASIS ODF-specificatie is het resultaat van een grondige toegankelijkheidsreview. IBM heeft beloofd dat hun Workplace in 2007 toegankelijk zou zijn op MS Windows. Het werk voor ondersteuning van ODF door Windows AT-fabrikanten gaat voort. Er bestaan al verschillende ODF-plug-ins en add-ons voor MS Office. Orca is een state-of-the-art open source scripting schermlezer en schermvergroter voor UNIX-systemen. Ontwikkeling is gaande voor een DAISY-ODF vertaalprogramma (DAISY staat voor Digital Accessible Information SYstem en is een internationale standaard voor het maken en lezen van gesproken boeken op CD). Brailletranscriptiesoftware heeft nu ook ondersteuning voor ODF. 114

115 7.2. Toegankelijkheid op MS Windows Wat wordt ondersteund? Op MS Windows zijn de meeste toepassingen nagenoeg 100% navigeerbaar via het toetsenbord, zo ook ODF toepassingen. Herinner je je nog toetsenbordcombinaties zoals Alt+Tab en dergelijke, daterend uit de tijd van Windows 3.1? De ondersteuning voor kleine visuele handicaps, zoals ondersteuning van grootletterthema's en hoge contrasten zijn ook in orde. Ook kleine fysieke handicaps, die verlicht kunnen worden met behulp van Stickey Keys en Mouse Keys, worden ondersteund. Ondersteuning voor een on-screen toetsenbord, bijvoorbeeld met gebruik van een zogenaamde head-mouse is min of meer in orde Wat wordt niet ondersteund? MS Windows-gebruikers die schermvergroters nodig hebben, staan in de kou. Ook schermlezers en spraakcontrole in het algemeen zijn pover, evenals hulpmiddelen voor mensen met cognitieve beperkingen. Dit is ook gerelateerd aan het feit dat MS Windows in elke nieuwe versie veranderingen laat zien. Het is moeilijk om dezelfde bureaubladomgeving te bewaren, bijvoorbeeld bij een upgrade naar Vista. Mensen die niet overweg kunnen met veranderingen, of mensen die een slecht geheugen hebben en moeilijk nieuwe handelingen kunnen aanleren, bijvoorbeeld door ouderdom, hebben het daar moeilijk mee OpenOffice en StarOffice in MS Windows Ondersteuning Toetsenbordondersteuning en toegang voor visueel gehandicapten met behulp van speciale thema's werkt excellent. Er is expliciete ondersteuning voor toegankelijkheid via de Java API en de Java Access Bridge. Jammer genoeg worden deze technologieën niet zo goed ondersteund met de Windows AT's. 115

116 Figuur 7.1. Tekstgrootte in MS Windows Java Access Bridge De Java Access Bridge maakt het voor AT's onder Windows mogelijk om te communiceren met de Java Accessibility API. Deze API is geïmplementeerd in het Swing Project van de Java Foundation Classes voor componenten betreffende de gebruikersinterface. Eenvoudig gezegd kun je met Swing een set van GUI componenten definiëren die automatisch de looken-feel hebben van het systeem waarop je ze gebruikt. De Java Access Bridge is een class die native methods bevat. Een gedeelte van de code wordt aangeleverd door een DLL van Windows. De AT die op het hostplatform draait (bijvoorbeeld een schermlezer in MS Windows) communiceert met het native gedeelte van de DLL via de bridge class. Op zijn beurt communiceert het native gedeelte van de Access Bridge class via de Java Virtual Machine (JVM) met de Java Accessibility utility support en de Java Accessibility API Zonder Java Kenmerkend in MS Windows is het gebruik van 4 API's, bijvoorbeeld om een MS Word -scherm voor een blinde toegankelijk te maken met Jaws : de Win32 API, de MS Accessibility Architecture API, de MS-Word COM API en de gepatchte videodriver moeten allemaal samenwerken om de inhoud van het scherm door te geven aan de AT. De vele schakels in de procedure vergroten de kans op fouten. Het is bovendien ingewikkeld om bugs op te sporen en te verhelpen. 116

117 Figuur 7.2. On-screen toetsenbord op MS Windows ODF-toegankelijkheid met de ODF-plug-in voor MS Office ODF-ondersteuning voor MS Office met de plug-in van Sun (zie Paragraaf , Microsoft Office werkt perfect samen met de AT's op MS Windows. Om dit effect te bewerkstelligen moet er wel een kopie van StarOffice op het systeem aanwezig zijn. We benadrukken dat de tests uitgevoerd zijn met een voorlopige versie van de software. De uiteindelijke versie kan anders zijn, en bijvoorbeeld gebruikmaken van server-side conversies. We hebben gebruik gemaakt van Jaws en Dragon Naturally Speaking. Jaws staat voor Job Access With Speech en is een schermlezer voor MS Windows. Dit product is ontwikkeld aan de Freedom Scientific of St. Petersburg, Florida. Dragon Naturally Speaking is een spraakbesturingsprogramma voor Windows Duxbury brailletranscriptiesoftware De gekendste braillesoftware op MS Windows-systemen komt van Duxbury. Deze Software werkt tamelijk goed, maar is erg duur. Bovendien heb je niet alleen de eenmalige aanschafkosten, maar ook die van regelmatige updates, MS Windows-toepassingen blijven immers niet consistent werken, als je overschakelt naar een nieuwe versie van Windows. 117

118 Bovengenoemde software heeft sinds kort ondersteuning voor ODF. De focus ligt op ondersteuning voor ODF-teksten en spreadsheets. De ontwikkeling van ODF-support kon zeer snel gebeuren dankzij de eenvoud van het ODF-formaat. 118

119 7.3. Toegankelijkheid op Mac Wat wordt ondersteund? Toetsenbordnavigatie wordt ondersteund voor ODF-toepassingen op Mac. Verder zijn Stickey Keys en Mouse Keys in orde, evenals ondersteuning voor kleine visuele handicaps. Apple is in orde op het gebied van on-screen toetsenbord ondersteuning, single-switch en head-mouse ondersteuning. Dit is een gevolg van de relatieve eenvoud van het besturingssysteem in het algemeen, en de welbekende Mac-muis die slechts één knop heeft. Figuur 7.3. Configuratiescherm accessibility op Mac 119

120 Je ziet al meteen dat ook schermvergroting goed werkt - de karakters in het configuratiescherm zijn normaliter veel kleiner voor andere instellingen dan toegankelijkheid. Ook in ODF toepassingen werkt dit feilloos Wat wordt niet ondersteund? Mac presteert niet zo goed op spraakbesturing en schermlezen. De schermlezer doet het zelfs helemaal niet in OpenOffice.org, terwijl die voor andere toepassingen perfect werkt. De ondersteuning van gebruikers met cognitieve beperkingen is onvoldoende. 120

121 7.4. Toegankelijkheid op Unix en Linux Wat wordt ondersteund? Consoletoegang Via de console heb je op elk UNIX-achtig systeem toegang tot een tekst-only omgeving, een beetje zoals in DOS, maar dan met veel meer mogelijkheden en veel flexibeler. Deze tekstonly omgeving wordt vooral gebruikt door systeembeheerders om machines op afstand te beheren, maar is ook extreem handig voor blinden en slechtzienden. Er zijn verschillende schermlezers beschikbaar, zoals bijvoorbeeld screader en yasr. Brailleondersteuning is excellent door middel van de BRLTTY -toepassing. BRLTTY staat voor braille tty. Een tty is een virtuele terminal. Gebruikers kunnen meerdere tty's gelijktijdig gebruiken en eenvoudig nu eens de ene en dan weer de andere actief maken. Zo kunnen ze in hun tekst omgeving verschillende toepassingen tegelijk draaien. Console toegang voor andersvaliden is vaak standaard aanwezig, zoals op de Fedora, OpenSuSE en Ubuntu Linux distributies. Op Solaris zal het spoedig ook standaard aanwezig zijn. In elk geval kun je de toepassingen downloaden en installeren op elke UNIX of Linux machine. Al deze toepassingen zijn vrije software en gratis beschikbaar Grafische toegang Er zijn verschillende grafische desktop omgevingen voor UNIX. De gekendste zijn Gnome en KDE. Op Solaris en andere commerciële Unices heeft men traditioneel nogal eens CDE, maar systeembeheerders hebben doorgaans de keuze welke desktopomgeving ze aanbieden aan hun gebruikers. Meerdere omgevingen per machine zijn mogelijk, en gebruikers kunnen dikwijls ook individueel beslissen welke interface ze willen gebruiken. Momenteel is Gnome het verst wat betreft toegankelijkheid, en dit beperkt zich niet alleen tot hulp voor blinden en slechtzienden. Er is ook een enorm aanbod voor mensen met fysieke handicaps via Orca en Gnopernicus. KDE doet zijn best om het bij te benen. CDE zal waarschijnlijk nooit degelijke ondersteuning bieden voor gebruikers met een handicap. Er zijn verschillende schermlezers en -vergroters beschikbaar. Het ecosysteem rond andere AT's en toegankelijkheidstoepassingen groeit elke dag. Op systemen met Gnome is toegankelijkheid vanzelfsprekend, aangezien de toegankelijkheidstoepassingen deel uitmaken van de Gnome -bureauomgeving. Gnome kan op elke UNIX-achtige machine geïnstalleerd worden als het niet aanwezig is. We komen hier in het volgende hoofdstuk uitgebreid op terug. Gnome en KDE zijn vrije software en gratis te verkrijgen. 121

122 De toegankelijke desktop op UNIX vandaag Er is algemene ondersteuning voor toetsenbordnavigatie, thema's voor slechtzienden en visuele handicaps, schermlezers en schermvergroters, on-screen toetsenborden en alternatieve tekstinvoermethodes. Belangrijke toepassingen zoals OpenOffice.org, Evolution mail en kalender en PDF-lezers, bijvoorbeeld van Adobe, hebben ondersteuning voor toegankelijkheid. Zo kan men een UNIX-of Linuxmachine volledig bedienen zonder muis, alles kan via het toetsenbord. Mensen met kleine fysieke handicaps kunnen hiermee overweg. Voor gebruikers met grotere fysieke handicaps zijn er toetsenbord instellingen mogelijk op verschillende manieren, onder andere via AccessX. Dit initiatief bestaat al lang om X, de traditionele grafische server op UNIX, toegankelijk te maken. Verder is er een grote variatie in thema's voor gebruikers met kleine visuele handicaps: grote letters, hoog en laag contrast, en verschillende kleuren thema's Wat wordt niet ondersteund? UNIX en UNIX-alikes doen het niet zo goed op het gebied van spraakbesturing en hulpmiddelen voor gebruikers met cognitieve beperkingen. 122

123 7.5. Problemen Kostprijs De prijs van ondersteuningstechnologie per machine is enorm. De schermlezer Jaws bijvoorbeeld kost tussen de 600 en de 800 euro. Een schermvergroter zoals Zoom Text wordt verkocht voor 400 euro. Andere AT-producten zijn beschikbaar voor zeer wisselende prijzen. En dit is nog maar het starterspakket. Daarbij komt dan eventueel nog de prijs van extra hardware, zoals een brailleregel: makkelijk 1500 euro. Zo wordt het ondersteunen van andersvaliden een dure zaak. Het is voor veel bedrijven financieel gezien niet mogelijk hen in dienst te nemen. Veel overheden hebben de verplichting om andersvaliden in dienst te nemen als ze geschikt zijn voor een bepaalde baan. De prijs wordt echter nog opgedreven doordat er strikte voorschriften zijn voor de uniformiteit van besturingssystemen en toepassingen. Dit geldt natuurlijk ook voor grote bedrijven Toepassing in de praktijk Over het algemeen is de werkplek van een andersvalide slechts bruikbaar voor die ene gebruiker. Aangezien de configuratie erg kwetsbaar is, mag niemand anders de werkplek gebruiken. En de andersvalide zelf kan niet werken op een andere werkplek waar de vereiste software en hardware niet geïnstalleerd is. In onze tijd van mobile offices en werkplekken die ad hoc toegewezen kunnen worden aan een bepaalde gebruiker, is het een dure grap en tevens een verspilling van werkplekken als de andersvalide gebruiker eens niet op kantoor is Upgrades Bij elke upgrade van ofwel het besturingssysteem, ofwel de stuurprogramma's, of de ondersteuningssoftware zelf, moet men weer licentiekosten betalen. Bovendien is het risico reëel dat de keten van communicerende API's ergens een fout vertoont en dat het weer een tijd duurt eer de andersvalide gebruiker de werkplek weer op een productieve en effectieve manier kan gebruiken De grote strijd rond ODF Het businessmodel van Microsoft draait rond geforceerde upgrades die per kwartaal miljoenen opbrengen voor het bedrijf. ODF vormt een reële bedreiging voor deze inkomsten en er is weinig dat Microsoft niet zou doen om de eigen geldstroom te garanderen. Ondanks het feit dat men in ODF-kringen werkelijk begaan is met toegankelijkheid, doen er veel valse geruchten de ronde en ontbreekt het aan goede informatie hierover, in de pers en elders. Daar komt nog bij dat MS Office toegankelijk is dankzij de AT-fabrikanten, en niet dankzij Microsoft. Om de kip met de gouden eieren te beschermen wil Microsoft zijn eigen standaard, Open Office XML (OOXML), naar voren schuiven. Dit formaat houdt echter veel minder rekening met toegankelijkheid dan ODF dat doet. 123

124 7.6. Oplossingen Voordelen van Open Source In vrije software is toegankelijkheid ingebouwd in plaats van eropgeschroefd. Deze architectuurlaag voor toegankelijkheid is een ongelofelijke bonus. Geen procedure met kwetsbare schakels meer: er is een eenvoudige manier om toepassingen toegankelijk te maken. Als gevolg hiervan is er op systemen die de vrije-softwaregedachte aanhangen een veelheid aan toepassingen beschikbaar, die toegankelijkheid als vanzelfsprekend ondersteunen. Een ander voordeel is dat de AT van dezelfde fabrikant kan komen als de toepassingen: er hoeft slechts één aanspreekpunt voor ondersteuning bij de gebruiker te zijn Inspanningen van de gemeenschap Hoe kan iets dat gratis is, werken voor de gebruiker? En dan nog een gebruiker die nog veel meer ondersteuning nodig heeft dan gewoonlijk? Dankzij de inspanningen van de vrije-softwaregemeenschap is het mogelijk om hoogstaande producten af te leveren die voldoen aan alle vereisten voor de andersvalide gebruiker. Een aantal voorbeelden: Gnome : het toegankelijkheidsproject in deze bureauomgeving is begonnen met een publieke bijeenkomst die via webcast uitgezonden en real-time ondertiteld werd. Universele toegankelijkheid is een basisbeginsel geworden in het Gnome -project. OpenOffice.org : het ontwerp en de implementatie gebeuren uiterst openbaar en er is geen eenrichtingsverkeer: andersvalide gebruikers testen zelf de software en helpen ontwikkelaars bij het aanbrengen van verbeteringen. Vaak duiken de gebruikers zelf in de code om hun problemen op te lossen. Mozilla, de bekende browser die je vrij van internet kunt halen: het werk om toegankelijkheid te ondersteunen is gestart toen het project nog in handen was van Netscape. Nu werken ingenieurs van vele grote bedrijven en van de vrijesoftwaregemeenschap samen om de implementatie te perfectioneren Politiek Aanvankelijk werden de problemen van de andersvalide gemeenschap juridisch opgelost: wetten tegen discriminatie, vervolgen van bedrijven en overheidstakken wegens het niet ondersteunen van toegankelijkheid, enzovoort. Met vrije software en open standaarden kwam er een heel nieuw model voor het oplossen van die problemen: De andersvalide gemeenschap neemt zelf deel aan het ontwikkelen en verbeteren van technologische standaarden. Ze helpt bij de ontwikkeling en uitbreiding van vrije bronsoftware voor AT's. 124

125 Ze helpt bij de aanpak van de hete hangijzers in de mainstream IT-omgevingen. Ze neemt haar eigen toekomst voor een toegankelijke IT omgeving in handen. Openbron-software helpt om de wrange bijsmaak weg te werken, die we dikwijls hebben wanneer we het woord mindervalide in de mond nemen. Het is het hulpmiddel bij uitstek om gebruikers met een beperking even valide te maken, als zij die zonder handicap door het leven gaan. Mindervalide zal weldra een begrip uit het verleden worden. 125

126 7.7. Samenvatting Wat toegankelijkheid betreft is UNIX de beste keuze als gebruikersplatform, misschien omdat het UNIX-systeem in al zijn variaties al zo lang bestaat. Vroeger waren er immers geen moeilijke grafische interfaces, en een tekst-only omgeving maakt het een stuk makkelijker om bijvoorbeeld blinden aan hun trekken te laten komen. Misschien is het ook wel een voor de hand liggende keuze, want UNIX en het UNIX-systeem zijn extreem open voor ontwikkelaars. We bekijken de toegankelijkheid op UNIX in meer detail in het volgende hoofdstuk. Daar bespreken we waarom het zo eenvoudig is om toegankelijkheid te verzorgen op UNIXgebaseerde systemen. Ook laten we zien hoe de problemen, die we in dit hoofdstuk besproken hebben, op zulke systemen aangepakt worden. 126

127 Hoofdstuk 8. Toegankelijkheid op UNIX/Linux in detail Inhoudsopgave 8.1. Een beetje geschiedenis Eerste generatie: Tweede generatie: Derde generatie: 2000-heden Toegankelijkheidsthema's in UNIX 8.2. Gnome Accessibility Architecture 8.3. Overzicht van de belangrijkste AT's voor UNIX en Linux Orca GOK Screen Magnifier Dasher 8.4. ODF-toegankelijkheid op UNIX en Linux Specificatie vs. implementatie OpenOffice.org 8.5. Samenvatting Samenvatting Momenteel zijn Linux- en UNIX-desktops het best uitgerust om mensen met een handicap te ondersteunen. We gaan in dit hoofdstuk gedetailleerder in op de onderliggende mechanismen die deze toegankelijkheid mogelijk maken. 127

128 8.1. Een beetje geschiedenis Eerste generatie: Op de eerste computers was ondersteuning voor blinden mogelijk via een handcamera, die onder de naam Optacon op de markt werd gebracht, en die beeld van papier of van het scherm omzette tot een uit punten opgebouwd beeld dat bestaat uit trillende staafjes. Voor slechtzienden was er toegang via speciale hardware. Er bestonden ook brailleprinters en sprekende rekenmachines. (N.B. de eerste brailleregel kwam er pas in 1987.) De beperkingen zaten hem vooral in de kostprijs. Verder was er de fysieke beperking van de snelheid van computers toentertijd: het was niet mogelijk om meer te doen dan het hoogstnoodzakelijke. Zo was er geen webtoegang en waren er geen boeken online - zelfs voor zienden werden de handleidingen afgedrukt, omdat ze anders teveel opslagcapaciteit zouden innemen. Behalve voor blinden en slechtzienden was er verder nauwelijks ondersteuning: spraakherkenning bestond niet, er was zeer marginale ondersteuning voor mensen met fysieke handicaps en van ondersteuning bij cognitieve beperkingen was al helemaal geen sprake Tweede generatie: Text-to-speech maakte opgang in de jaren '80, bijvoorbeeld met de uitvinding van OCR (Optical Character Recognition) en spraakherkenningssoftware. Men begon ook belang te hechten aan de toegankelijkheid van de GUI, met onder andere schermvergroters en ondersteuning voor fysieke handicaps. Het nadeel van deze aanpassingen was dat ze meestal het patchen van stuurprogramma's vereisten, zoals de toetsenbord-driver en de display-driver. Bij elke nieuwe versie van een besturingssysteem, of voor alle nieuwe hardware moesten, de stuurprogramma's dus aangepast worden. Dit resulteerde vaak in erg kwetsbare toepassingen die niet erg stabiel waren. Bovendien werkten veel toepassingen niet op basis van die patchingmechanismen, maar via een omweg, zodat ze niet toegankelijk waren of veel bijkomend werk vereisten. Veel wetgeving in verband met toegankelijkheid is dan ook voortgekomen uit deze situatie Derde generatie: 2000-heden Vanaf het einde van de '90er jaren begon men anders te denken over toegankelijkheid. Dit denken weerspiegelt zich in vier kenmerken: Access by Contract : toegankelijkheid wordt niet meer aangebouwd, maar ingebouwd. Elke userinterface implementeert toegankelijkheid. Alles wat nodig is voor wat voor AT dan ook, wordt door het besturingssysteem aangeboden. De inhoud die aangeboden wordt door AT's via de toegankelijkheidslaag is rijk, uitbreidbaar, flexibel en krachtig. 128

129 Een eenvoudig voorbeeld in Java illustreert deze kenmerken. Elk object dat kan voorkomen in een GUI, zoals een venster of een voortgangsindicator, maakt gebruik van de Accessible interface. Alle componenten die toegankelijkheid ondersteunen, moeten deze interface implementeren. De interface bevat slechts 1 methode, getaccessiblecontext(), die een instantie van de klasse AccessibleContext weergeeft. Nemen we het voorbeeld van een schuifbalk, JSlider. De Accessible Context bestaat uit een naam (getaccessiblename) en een beschrijving (getaccessibledescription). Verder implementeert de Accessible Context een AccessibleComponent en een AccessibleValue. De AccessibleValue heeft een aantal methodes: getcurrentaccessiblevalue(), getmaximumaccessiblevalue() en getminimumaccessiblevalue. De AccessibleComponent bestaat uit verschillende methodes zoals getbackground() en getforeground om de kleur te bepalen. De AT zal bepalen welke van al deze waarden gebruikt zullen worden en welke niet nodig zijn. Het is dus belangrijk dat het besturingssysteem een framework biedt, en dat ontwikkelaars hiermee rekening houden wanneer ze een programma schrijven. Dit maakt het voor de fabrikanten van AT's vervolgens erg eenvoudig om hun technologie op een bepaald platform te ondersteunen Toegankelijkheidsthema's in UNIX Ingebouwd vs. aangebouwd Toegankelijkheid op UNIX is vandaag de dag ingebouwd. Omdat we te maken hebben met een oud, volwassen systeem, is de weg om tot dit doel te komen lang en pijnlijk geweest. Initieel werd er niet aan toegankelijkheid gedacht. Toen toegankelijkheid toch een belangrijk onderwerp werd, was het in eerste instantie dweilen met de kraan open: allerlei lapmiddelen werden bedacht in plaats van het probleem aan de wortel aan te pakken. Het was een meevaller dat er vanaf het begin zoveel met de tekstuele interface gewerkt werd. Werken met een jong platform houdt in dat je een gokje waagt: zal dat platform belangrijk genoeg worden om de ontwikkeling van toegankelijkheidstechnologie te verantwoorden? Maar op een relatief jong platform is echter nog veel ruimte om nieuwe technologieën op een logische manier te implementeren en gaat het dus snel en eenvoudig. Met de combinatie UNIX-Gnome combineren we het beste van twee werelden: een stabiel besturingssysteem waar zelfs banken en vliegtuigmaatschappijen op vertrouwen, en de frisse wind van een nieuw framework voor toegankelijkheid Schermtoegang Schermtoegang door middel van schermvergroters is altijd een moeilijke zaak geweest, en tot op de dag van vandaag gebeurt de display door redirection van de video buffer. Schermlezers kunnen al direct gebruik maken van de API, maar on-screen toetsenborden daartegen kunnen nog veel dynamischer. Toepassingen voor mensen met cognitieve handicaps zouden system-wide aangepakt moeten worden. 129

130 Er is dus nog veel werk te verzetten op dit gebied Duidelijke opdeling van verantwoordelijkheid In het begin moest de AT alles doen. Dat is op bijvoorbeeld MS Windows nog steeds grotendeels het geval. Het klimaat is echter veranderd: er is een groter bewustzijn van en bij mensen met handicaps, en wetgeving wereldwijd vereist inmiddels dat ICT infrastructuur toegankelijk is. Op UNIX is het duidelijk wie wat moet doen: Het besturingssysteem definieert en implementeert de architectuur voor toegankelijkheid. De toepassingen maken gebruik van de door het systeem aangeboden infrastructuur. De AT focust op de user experience. Met andere woorden, de AT hoeft er alleen maar voor te zorgen dat de gebruiker een zo aangenaam mogelijke ervaring heeft. Vooral het laatste decennium zijn het de gebruikers zelf die het heft in handen nemen en opkomen voor hun recht tot deelname aan de digitale maatschappij Open source toegankelijkheid Het vrijgeven van de broncode heeft velerlei voordelen: Alle broncode voor toegankelijkheid op UNIX is beschikbaar en iedereen kan die bekijken, analyseren en verbeteren. Zo kan veel input verzameld worden die rechtstreeks van de gebruikers afkomstig is. AT ontwikkelaars kunnen zelf bugs fixen en patches uitbrengen. AT's kunnen ook hun broncode vrijgeven en zo ook input van gebruikers verzamelen. Fabrikanten mogen niet onderschatten hoeveel een andersvalide ervoor over heeft om gelijkwaardig werk te kunnen doen met de computer. Andersvaliden willen vaak zelf in de code duiken om hun leven te verbeteren. Fabrikanten en gebruikers kunnen hun eigen toekomst bepalen, zonder gedwongen afhankelijkheid van een bepaald systeem waaraan ze niets kunnen veranderen. 130

131 8.2. Gnome Accessibility Architecture De Gnome toegankelijke architectuur bestaat uit verschillende lagen, zodat het mogelijk is om abstracties door te voeren en verantwoordelijkheden voor functionaliteit te scheiden. Figuur 8.1. Toegankelijkheidsarchitectuur voor de desktop We onderscheiden 4 grote software lagen bovenop het besturingssysteem: 1. Hulpmiddelen: in deze laag vinden we de hulpmiddelen die gebruikt kunnen worden om toegankelijke toepassingen te bouwen of te testen op ondersteuning voor toegankelijkheid. Voorbeelden zijn de tools die probes kunnen uitsturen naar een toepassing om vast te stellen of de toegankelijke interfaces ondersteund worden. 2. Toepassingen: deze laag wordt bevolkt door de toegankelijke toepassingen zelf. In het geval van Gnome kunnen deze toepassingen het makkelijkst verwezenlijkt worden door gebruik te maken van standaard GTK+ widgets, die de toegankelijke interfaces ondersteunen zoals gedefinieerd in de Accessibility Toolkit Programming Interface (ATK API). Toepassingen in Java moeten de Java Accessibility API's gebruiken. Beide soorten toepassingen worden met de ondersteunende technologieën verbonden via software-bridges die in Gnome ingebouwd zitten. 3. AT Platform: in deze laag bevindt zich de Assistive Technology Service Provider Interface (AT-SPI). Deze interface stelt ontwikkelaars in staat om ondersteunende technologieën zoals de schermlezer, schermvergroter, stemtechnologie, brailleregels en alternatieve muisbesturing te integreren met de Gnome toepassingen. 131