Het deponeren van elektronische documenten

Transcriptie

1 Het deponeren van elektronische documenten Guido Goedemé, Josiane Motte en Brigitte Van Hemelrijck Koninklijke Bibliotheek van België Inleiding Het systeem voor het deponeren, ontsluiten en terugvinden van elektronische publicaties is ontworpen door de firma ExLibris; de productnaam is DigiTool. Het product bevat ondermeer een module voor het beheren van uitgevers, als leveranciers van elektronische documenten. De volledige toepassing is Web-gericht: alle bewerkingen gebeuren met een Internetbrowser. De toepassing is toegankelijk via het URL U gebruikt de mogelijkheden uit de werkbalk om een bewerking te starten. Aanvullende gegevens (zoekmogelijkheden, zoektermen, keuze van een formulier,...) vermeldt U in de linkerkolom. Deze brochure bestaat uit twee delen: - het eerste gedeelte legt uit hoe U zich als uitgever kunt registreren; deze bewerking moet slechts éénmaal worden uitgevoerd het tweede gedeelte beschrijft de verschillende fasen om documenten te deponeren,in functie van het type publicatie: monografie, eerste nummer van een tijdschrift, of de volgende nummers van het tijdschrift 1

2 Deel I Registreren Als uitgever moet U zich eerst registreren: u kiest zelf een login en een wachtwoord. Bij het aangeven van het URL krijgt u het onderstaande scherm: Figuur 1 Wanneer U verder wil werken in het Nederlands, klikt U op Settings en het volgende scherm verschijnt. 2

3 Figuur 2 U klikt op Language en U kiest de taal waarin U wil werken, in dit geval Dutch. 3

4 Figuur 3 U klikt op Go om uw keuze te bevestigen. Vanaf nu kunt U in het Nederlands verder werken. U klikt op Inschrijving om U als uitgever aan te melden, en U krijgt een invulformulier: 4

5 Figuur 4 U vult het formulier in, en verstuurt het met Go. Uw aanvraag wordt nagekeken, en U ontvangt een bericht via dat U geregistreerd bent als uitgever. Dit bericht kan schrijffouten bevatten, omdat lettertekens met accenten of vreemde letterketens niet juist worden weergegeven. Dit probleem zal zo snel mogelijk opgelost worden. 5

6 Deel II II.1. Aanmelden Om U als uitgever aan te melden, klikt U op Log On. U krijgt een scherm waarop U uw login en wachtwoord aangeeft. Figuur 5 U klikt op Login en krijgt het beginscherm met Uw naam, vermeld als Gebruiker. Om met Uw databank te werken, dit wil zeggen de databank Mijn collectie (Tijdeljke databank) klikt U op de knop Collecties en U krijgt een scherm met de verschillende databanken. 6

7 Figuur 6 7

8 II.2. Deponeren Als uitgever deponeert U uw elektronische documenten in Mijn collectie (Tijdelijke databank). U klikt deze collectie aan; een volgend scherm verschijnt, waarop deze collectie wordt toegelicht. In deze collectie kunt U Bladeren, Opzoeken,... Deze mogelijkheden zijn uitvoerig toegelicht in de helpfunctie die U kan raadplegen wanneer U klikt op Hulp. Indien U een elektronisch document wil deponeren, klikt U op Opzoeken. In de linkerkolom verschijnt een vak Invoegen element. Wanneer U de keuzepijl onder de aanduiding Formulier aanklikt, verschijnt er een lijst, die overeenkomt met de verschillende soorten publicatie die kunnen gedeponeerd worden. Deze lijst bevat drie verschillende formulieren. Voor monografieën moet één formulier worden ingevuld. Voor een tijdschrift kiest U Tijdschrift (eerste nummer) wanneer het eerste nummer van het tijdschrift wordt gedeponeerd of Tijdschrift (volgend nr) telkens U een nieuwe aflevering van een tijdschrift deponeert. Figuur 7 8

9 II.3. Deponeren van een monografie Wanneer U Monografie kiest, krijgt U een invulformulier, waarmee U het elektronisch document kunt beschrijven. Figuur 8 Enkel de optie * Selecteer het bestand op uw PC laat toe een document te deponeren in de collectie Mijn collectie (Tijdelijke databank). De optie van URL 9

10 geeft de mogelijkheid om elektronische documenten te beschrijven, zonder dat ze gedeponeerd worden. Dit is uiteraard niet de bedoeling. Het aanklikken van de keuzepijl in het vak Type media object * Type media object laat toe het type van het document aan te geven, dat U gaat deponeren. Deze keuze zal meestal gaan tussen: - Text - txt - Text ead - Document pdf - Document rtf - Document doc - Document xls - Document ppt Onderstaande tabel geeft een overzicht van de velden, die ingevuld kunnen worden. Monografieën Naam Vorm of actie Voorbeeld Belangrijkheid Uitgever en adres Plaats : Naam Brussel : Koninklijke Noodzakelijk Bibliotheek Auteur Naam, voornaam Goedemé, Guido Noodzakelijk Volledige titel Titel Het deponeren van Noodzakelijk elektronische documenten Uitgave Uitgave Tweede uitgave Noodzakelijk Jaar van uitgave Jaartal 2004 Noodzakelijk Reekstitel en volumenummer Wettelijk depotnummer Reekstitel ; volumenummer Wettelijk depotnummer (indien gekend) Documenten van de Gewenst Koninklijke Bibliotheek ; /0020/12 Gewenst 10

11 ISBN Vermeld het ISBN Gewenst van de elektronische publicatie Prijs Vermeld het bedrag 2 EUR Gewenst Andere dragers (papier, CD-Rom, enz.) Nota Vermeld andere dragers waarop het document is gepubliceerd Vrije tekst, met een mededeling betreffende de publicatie Verschijnt ook op CD-ROM Gedrukte uitgave uitgeput, verschijnt enkel onder elektronische vorm Gewenst Gewenst Tabel 1 Na het invullen van het formulier, klikt U op Go : het formulier en het document worden verstuurd. U ontvangt, via , een bericht of het document al dan niet aanvaard is. In de collectie Mijn collectie (Tijdelijke databank) kunt U met de functie Opzoeken een overzicht krijgen van de documenten die U hebt gedeponeerd, vooraleer ze door de bibliothecarissen, zijn overgebracht naar hun definitieve bestemming, zijnde de collectie Belgische monografieën of Monografieën van internationale instellingen. U doet dit door in Type opzoeking de aanduiding Mijn collectie aan te klikken. 11

12 II.4. Deponeren van een tijdschrift Het deponeren van tijdschriften verloopt analoog aan dit van monografieën. Het enige verschil situeert zich in de keuze van het formulier, in functie van de aflevering die gedeponeerd wordt. Het formulier voor de eerste gedeponeerde aflevering is uitgebreider dan dit voor de volgende afleveringen. Op dit formulier moeten slechts enkele velden worden ingevuld. Teneinde Uw werk te vereenvoudigen overwegen we programma s te gebruiken die de afleveringen volgend op het eerste nummer automatisch van Uw server te downloaden. Dit zal echter enkel gebeuren, met Uw uitdrukkelijke toestemming. II.4.1. Deponeren van de eerste aflevering van een tijdschrift Het formulier om het eerste gedeponeerde nummer van een tijdschrift te deponeren, wordt bekomen door in de lijst Formulier de aanduiding Tijdschrift (eerste nr.) aan te klikken (zie Figuur 7 ). U krijgt een formulier om tijdschriften te beschrijven. Figuur 9 12

13 Enkel de optie * Selecteer het bestand op uw PC laat toe een document te deponeren in de collectie Mijn collectie (Tijdelijke databank). De optie van URL geeft de mogelijkheid om elektronische documenten te beschrijven, zonder dat ze gedeponeerd worden. Dit is uiteraard niet de bedoeling. Het aanklikken van de keuzepijl in het vak Object media type * Type media object laat toe het type van het document aan te geven, dat U gaat deponeren. Deze keuze zal meestal gaan tussen: - Text - txt - Text ead - Document pdf - Document rtf - Document doc - Document xls - Document ppt Onderstaande tabel geeft een overzicht van de velden, die ingevuld kunnen worden. Tijdschrift (eerste nr) Naam Vorm of actie Voorbeeld Belangrijkheid Uitgever en adres Plaats : Naam Brussel : Koninklijke Noodzakelijk Bibliotheek Instelling of Naam van de Koninklijke Noodzakelijk 13

14 organisatie (auteur) organisatie Bibliotheek van België. Afdeling Belgische Bibliografie Volledige titel Titel De Belgische Bibliografie [Computerbestand] Vorige titel Vermeld, ingeval van een titelwijziging, de vorige titel Uitgave Geef aan, of het om Heruitgave een specifieke uitgave gaat Jaar en nummer van de aflevering Jaar van publicatie Vorige titel Periodiciteit (jaarlijks, wekelijks,...) ISSN Prijs van aflevering en/of abonnement Andere dragers (papier, cd-rom, ) Nota Vermeld het nummer en de datum van de eerste aflevering die U deponeert Geef enkel het jaartal aan Vermeld de vorige titel Vermeld de periodiciteit waarmee het tijdschrift verschijnt Vermeld het ISSN van het elektronisch tijdschrift Vermeld de prijs van de aflevering en/of van het abonnement (indien mogelijk) Vermeld andere dragers waarop het document is gepubliceerd Vrije tekst, met aanduidingen betreffende het tijdschrift Noodzakelijk Noodzakelijk Noodzakelijk N 1 (jan. 1998)- Noodzakelijk Noodzakelijk De Belgische Bibliografie Maandelijks Noodzakelijk Noodzakelijk Gewenst 5 EUR (per aflev.) : 50 EUR (jaarl. abon.) Verschijnt ook op CD-ROM Gedrukte uitgave gestopt, verschijnt enkel onder elektronische vorm Gewenst Tabel 2 14

15 In de collectie Mijn collectie (Tijdelijke databank) kunt U met de functie Opzoeken een overzicht krijgen van de tijdschriften die U hebt gedeponeerd, vooraleer ze door de bibliothecarissen, zijn overgebracht naar hun definitieve bestemming, zijnde de collectie Belgische tijdschriften of Tijdschriften van internationale instellingen. U doet dit door in Type opzoeking de aanduiding Mijn collectie aan te klikken. 15

16 II.4.2. Deponeren van de volgende afleveringen van een tijdschrift Indien U geen toestemming geeft om afleveringen automatisch te downloaden, stellen wij de volgende procedure voor: Het formulier om de volgende afleveringen van een tijdschrift te deponeren, wordt bekomen door in de lijst Formulier de aanduiding Tijdschrift (volgend nr.) aan te klikken (zie Figuur 7 ). U krijgt een formulier om een aflevering van het tijdschrift te beschrijven. Enkel de optie Figuur 10 * Selecteer het bestand van uw PC laat toe een aflevering van een tijdschrift te deponeren in de collectie Mijn collectie (Tijdelijke databank). 16

17 De optie op URL geeft de mogelijkheid om elektronische documenten te beschrijven, zonder dat ze gedeponeerd worden. Dit is uiteraard niet de bedoeling. Het aanklikken van de keuzepijl in het vak Object media type * Type media object laat toe het type van het document aan te geven, dat U gaat deponeren. Deze keuze zal meestal gaan tussen: - Text - txt - Text ead - Document pdf - Document rtf - Document doc - Document xls - Document ppt Onderstaande tabel geeft een overzicht van de velden, die ingevuld kunnen worden. Tijdschrift (volgend nr.) Naam Vorm of actie Voorbeeld Belangrijkheid Uitgever en adres Plaats : Naam Brussel : Koninklijke Noodzakelijk Biblitheek van België. Afdeling Belgische Bibligrafie Volledige titel Titel van het tijdschrift De Belgische Bibliografie Noodzakelijk Jaar en nummer van de aflevering ISSN Vermeld het nummer en de datum van de aflevering Vermeld het ISSN van het elektronisch [Computerbestand] N 7-8 (juli-aug. 1998) Noodzakelijk Gewenst 17

18 Nota document Vrije tekst met verduidelijkingen betreffende de aflevering De afleveringen 7 en 8 vormen één enkele aflevering Gewenst Tabel 3 In de collectie Mijn collectie (Tijdelijke databank) kunt U met de functie Opzoeken een overzicht krijgen van de afleveringen van tijdschriften die U hebt gedeponeerd, vooraleer ze door de bibliothecarissen, zijn overgebracht naar hun definitieve bestemming, zijnde de collectie Belgische tijdschriften of Tijdschriften van internationale instellingen. U doet dit door in Type opzoeking de aanduiding Mijn collectie aan te klikken. 18

19 Nawoord Wij hopen dat deze handleiding U kan helpen bij het deponeren van monografieën en tijdschriften. Wij zijn steeds beschikbaar voor vragen, suggesties en opmerkingen. Wij danken U nogmaals voor Uw deelname en hopen dat wij samen goede resultaten kunnen bereiken. Brussel, januari 2005 Guido Goedemé Koninklijke Bibliotheek van België Tel. : guido.goedeme@kbr.be Josiane Motte Koninklijke Bibliotheek van België Tel josiane.motte@kbr.be Brigitte Van Hemelrijck Koninklijke Bibliotheek van België Tel admin.depot@kbr.be 19