KEIgoed! SRK digitaal Donderdag 5 november 2015

Transcriptie

1 KEIgoed! SRK digitaal Donderdag 5 november 2015 Spreker: Anita van Waesberghe-Janssen Advocaat en teamleider bij SRK Rechtsbijstand

2 Agenda presentatie Anita van Waesberghe-Janssen SRK Rechtsbijstand SRK werkt (volledig) digitaal Casus Marijke De Boer 2

3 Anita van Waesberghe-Janssen Korte introductie 3

4 Stichting SRK Rechtsbijstand SRK levert met 260 deskundige juristen waarvan 61 advocaten rechtshulp aan klanten van 7 verzekeraars en het assurantie intermediair Kwaliteit van dienstverlening en kennis staat voor ons voorop 4

5 5

6 Via extranet kijkt de klant mee in het dossier 6

7 MIJN.SRK.NL 7

8 Tabblad eigen gegevens 8

9 Mijn dossiers 9

10 Kennismaken met de rechtshulpverlener/advocaat 10

11 Scherm met communicatie 11

12 Kort geleden werkte we nog zo Volle bureaus en zelfs veel papier op de kast in plaats van erin 12

13 Dossier management systeem (DMS) 13

14 Digitaal vanaf 2013 Alle inkomende post wordt al jaren gescand Begin vorig jaar zijn we gestopt met het ronddelen van de inkomende post Rechtshulp krijgt vanaf begin dit jaar geen papieren dossiers meer 14

15 Resultaat Vanaf deze maand zijn voor alle RHV en advocaten laptop s beschikbaar Zo kunnen zij ook buiten kantoor In een beveiligde werkomgeving de dossiers benaderen 15

16 Casus Marijke van den Bosch 16

17 Meenemen door een melding Marijke van den Bosch rijdt op 25 juni 2012 met haar fiets in Rotterdam Plotseling wordt zij van achteren aangereden door een auto De auto is van Peter Sint die onbekend is in Rotterdam en aan het bellen was. Hij heeft totaal niet opgelet. De auto is verzekerd bij ZLM 17

18 INTAKE VAN DE ZAAK DOOR SRK Marijke belt uiteindelijk op 2 juli 2013 met SRK Ze wordt te woord gestaan door een vriendelijke medewerker Klaas van het Juridisch Service Centrum Klaas vraagt naar en registreert de volgende gegevens in het inschrijfprogramma: 18

19 De zaak wordt digitaal aangemaakt Verzekeraar en polisnummer Marijke NAW gegevens Marijke (koppeling postcodeboek) Datum en plaats van het voorval NAW gegevens van de wederpartij Gegevens van de auto van de wederpartij (kenteken, merk) Omschrijving van de gebeurtenis Omschrijving van de gevolgen (schade) 19

20 Inschrijfprogramma 20

21 zaaknummer: De zaak is aangemaakt Marijke stuurt de volgende stukken per mail: Kopie van voor- en achterzijde van het schadeformulier Kopie van haar legitimatiebewijs Foto s van de schade aan de fiets Nota van de aankoop van de fiets 21

22 Mail en post koppelen aan het dossier De in outlook ontvangen mailberichten worden met een simpele sleepbeweging aan het DMS toegevoegd De RHV/Advocaat benoemt het mailbericht zodat hij dit later gemakkelijk kan terugvinden 22

23 Slepen van de mailberichten Van OUTLOOK Naar DMS 23

24 Controle van de dekking Een van de medewerkers van RC controleert vervolgens de dekking van de rechtsbijstandspolis bij de verzekeraar De dekking is in orde en de zaak wordt definitief aangemaakt 24

25 Werk verdelen De zaak wordt doorgegeven aan de afdeling verkeer Op de afdeling verkeer ziet de teamleider dat er te verdelen zaken Aan de hand van een overzicht ziet de teamleider wie wanneer een zaak gehad heeft en beoordeeld wie de zaak van Marijke gaat behandelen 25

26 Zaak komt bij Emma ter Vuure Emma ziet dat zij een nieuwe zaak heeft doordat het SP team van de teamleider de opdracht heeft gekregen om de zaak op naam van Emma te zetten Emma bestudeert de zaak en belt met Marijke voor de eerste bespreking en het maken van concrete afspraken Emma legt het verslag van dit gesprek vast in een telefoonnotitie in DMS 26

27 In het tekstvak noteert Emma de strekking van het gesprek 27

28 Groter scherm van de telefoonnotitie 28

29 Verzekeraar en tegenpartij aansprakelijk stellen 29

30 Het maken brieven scherm opent zich 30

31 Keuze scherm om de templates te benaderen 31

32 Selecteren template 32

33 De brief is gemaakt 2 en

34 Rappeltermijn aan de brief koppelen 34

35 Knipperknopjes! 35

36 Post binnen 36

37 Alle scanpost in een overzicht 37

38 Links op het scherm een preview/rechts een invulscherm 38

39 Voortgang bijhouden in DMS 39

40 Fiets van Marijke Is ingelegd met diamanten! 40

41 SCHADE AAN DE FIETS Bij inspectie van de fiets (Gazelle Medeo, 2009 met diamanten inleg) van Marijke blijkt dat deze behoorlijk beschadigd is De fiets is nog redelijk nieuw en, omdat deze is ingelegd met diamanten, erg duur Voor de bepaling van de hoogte van de schade aan de fiets zou een expert (DEKRA) ingeschakeld moeten worden De fiets staat bij Philipsen Tweewielers 41

42 Expert inschakelen middels koppeling met expertisebureau

43 Emma vult alle velden in en drukt op verzenden 43

44 Expertise rapport Het expertise rapport komt binnen. Emma verstuurt deze direct per mail of per post naar de verzekeraar De verzekeraar is in dit geval akkoord en stelt ook dit bedrag beschikbaar. Emma betaalt ook dit bedrag door aan Marijke Alle schade van Marijke is vergoed en de zaak kan worden afgesloten Ook dit kan Emma digitaal doen 44

45 Betaling binnen 45

46 Emma boekt de betaling door naar Marijke 46

47 Marijke ontvangt de betaling en belt om te bedanken 47

48 Terugbelnotitie scherm 48

49 Het terugbelnotitie knopje verandert in ROOD 49

50 Scherm met alle terugbelverzoeken 50

51 Opname van het telefoongesprek 51

52 Zaak sluiten Emma bevestigt Marijke per bericht dat zij -nu alle schade vergoed is- niets meer voor Marijke kan doen en het dossier zal sluiten Zij wijst Marijke op de verjaringstermijn en stuurt eventueel belangrijke papierenstukken naar Emma terug met de boodschap dit zelf te bewaren 52

53 kan direct uit DMS verzonden worden

54 Soorten correspondentie in het overzichtscherm 54

55 Sluiten van de zaak door de status aan te passen 55

56 Het scherm beëindigen geeft stuit mogelijkheden 56

57 Klant tevredenheidsonderzoek Klant tevredenheidsonderzoek 57

58 Eenvoudig, snel in te vullen 58

59 Zaak gesloten! Tot zover de zaak van Marijke Vragen? 59