Rijschool systeem. Maaike Koolmees & Rick van der Burg. Studentnummers & Keuzevak Projectmangement

Transcriptie

1 Rijschool systeem Namen Maaike Koolmees & Rick van der Burg Studentnummers & Vak Project Keuzevak Projectmangement Rijschool systeem

2 Inhoud 1. Communicatieplan a. Projectachtergrond b. initiële businesscase c. Projectdoelen d. Projectresultaat e. Stakeholdersanalyse f. Projectkaart g. Communicatieschema h. Haalbaarheid 2. Kwaliteitsplan a. Kwaliteitseisen b. Bewaking kwaliteit 3. Risicomanagementplan a. Risicoanalyse 4. Projectstructurering a. Scope b. Resultaten/eindproducten, mijlpalen c. Work Breakdown Structure d. Projectorganisatie strctuur e. Overzicht benodigde resources 5. Fasering a. Managementfaes b. Projectfasering 6. Initieel Project plan a. Balkenplanning b. Netwerkplanning c. Deadlines 7. ProjectControleplan a. Beheersplan b. Rapportages 8. Financieelplan a. Geldbeheersing b. Financieringsplan 9. Project Start Up 1

3 Communicatieplan Projectachtergrond Veel rijscholen kampen met het probleem dat er afspraken worden gemaakt voor rijlessen via een boekje of telefonisch, dat enorm veel tijd in beslag kan nemen. Bovendien is het ook vervelend voor leerlingen, omdat ze de verplichting hebben vooruit te plannen en dit op een specifiek tijdstip te doen. Daarnaast zijn de contactpersonen niet altijd even goed bereikbaar, omdat ze veel telefonisch moeten afhandelen. In dit proces gaat dus veel tijd verloren. Bij het ontwikkelen van dit systeem gaan wij een tijdelijke samenwerking aan met verschillende rijscholen om het product op deze manier zo goed mogelijk op de markt te zetten. Hierbij proberen wij een succesvol systeem neer te zetten die gebruikt kan worden door vele gebruikers tegelijkertijd die gekoppeld zijn aan een rijschool. Op deze manier hoeven rijscholen geen duizenden euro s uit te geven voor een systemen, maar betalen ze enkel per maand een bedrag van 50 euro. Initiële businesscase Naar aanleiding van de volgende problemen die ondervonden worden door zowel de rijschool als de leerlingen, hebben wij het project opgezet: Papieren leskaart Veel leerlingen en instructeurs gebruiken tegenwoordig nog steeds een papieren leskaart. Deze leskaart dient ervoor om lessen in te plannen voor de aankomende weken. Het probleem hiermee echter is dat het overzicht na een tijdje kan verdwijnen. Bereikbaarheid Om gemaakte afspraken te kunnen maken of veranderen moet een rij instructeur of de contactpersoon altijd beschikbaar zijn om zijn/haar telefoon te beantwoorden. Op het moment dat een rijschool gebruik maakt van contactpersonen moeten deze tijdens bepaalde tijden gebeld kunnen worden. Contactpersonen zijn helaas niet altijd bereikbaar voor de leerlingen. Dit geldt helaas ook voor de instructeur. Hij/zij zal tijdens de lessen en om de lessen heen niet altijd tijd hebben om afspraken te maken, dit is een groot probleem dat moet worden aangepakt. Het probleem gaat echter verder, naast een instructeur of contactpersoon moet ook de leerling zelf de tijd hebben om te kunnen bellen. 2

4 Flexibiliteit Bij veel rijscholen is het nog niet mogelijk om flexibel lessen te kunnen plannen, dit komt onder andere door de bereikbaarheid, maar soms ook door de onduidelijkheid. Omdat leerlingen de planning van de instructeur niet kunnen zien, hebben zij niet de mogelijkheid om snel en flexibel een les in te plannen. Hierdoor kan het voor de leerling vervelend zijn dat het die week niet uitkomt en hij die week moet overslaan met lessen. Vorderingskaart Op een vorderingskaart heeft een leerling een goed overzicht met wat er die les behandeld is, welke onderdelen er al voldoende afgesloten zijn en wat voor punten nog meer aandacht nodig hebben. Op deze manier weet de leerling waar hij of zij staat. Het is dus belangrijk dat deze vorderingskaart elke les ingevuld wordt en makkelijk terug te lezen is. Heel vaak is dit niet het geval. De kaart moet na invullen handmatig nog worden verstuurd en dat wordt wel eens vergeten. Bovendien zijn eerdere leskaarten lastig terug te vinden. Informatievoorziening Belangrijke gegevens als telefoonnummers van rij instructeurs, informatie over het rijbewijs en examen en algemene informatie over de rijschool zijn vaak niet op één gemakkelijke plek te vinden. Voor het verkrijgen van sommige gegevens moet zelfs speciaal gebeld worden, wat niet handig is als je het direct nodig hebt. 3

5 Projectdoelen Wanneer het project af is en het project zijn doelen heeft bereikt moet het systeem de volgende functionaliteiten bevatten. Lessen Nieuwe lessen moeten op een makkelijke manier kunnen worden ingepland door zowel de rij instructeur als de leerling. Hierna is het voor beide ook mogelijk om de lessen te wijzigen of eventueel te annuleren. De lessen dienen op een bepaald tijdstip te kunnen worden ingepland. Daarnaast moet het mogelijk zijn om bij te houden hoeveel lessen hij heeft gehad. Factureren Voor de rijschool moet het mogelijk zijn om direct een factuur te kunnen sturen naar een leerling. Ze kunnen een factuur zelf opstellen door bepaalde pakketten aan te maken en deze te koppelen aan hun zelf gemaakte factuur. Het systeem geeft dan een overzicht van alle factureren en het is mogelijk om aan te vinden of ze betaald zijn of niet. Op deze manier is het ook voor de leerling handig om een overzicht van zijn betaalde factuurs te bekijken en deze naar zichzelf te mailen indien hij deze niet meer heeft. Voortgang De rij instructeur van de leerling moet vorderingen kunnen invullen van de leerling per les. Op deze manier weet de leerling direct wat hij die les heeft gedaan en waar hij zich nog in moet verbeteren. Daarnaast is het voor een eventueel vervangend rij instructeur mogelijk om de voortgang te kunnen bekijken van de leerling. FAQ De beheerders van de rijschool moeten de mogelijkheid hebben om een FAQ aan te maken waar hun leerlingen veel gestelde vragen kunnen bekijken, zodat ze niet direct bellen als ze iets willen weten. Profielen Het moet mogelijk zijn voor rij instructeurs om de profielen te bekijken van leerlingen, zodat ze direct weten wie ze tijdens het lessen hebben en hoe ver deze leerlingen zijn. Daarnaast moeten leerlingen de profielen ook kunnen zien van de rij instructeurs, zodat ze voor eventuele informatie altijd bij hem/haar terecht kunnen. 4

6 Admin De beheerder/eigenaar van de rijschool moet de rijschool zelf kunnen aanmaken en ook kunnen aanpassen. Daarnaast moet het ook mogelijk zijn voor beheerders om zelf pakketten aan te kunnen maken, facturen te kunnen versturen en klanten en instructeurs uit te kunnen nodigen voor hun rijschool. Apps Het moet mogelijk zijn om de website via een app te kunnen benaderen. Hierdoor is het voor zowel rij instructeurs als leerlingen mogelijk om informatie op te zoeken via een app en lessen in te kunnen plannen of te wijzigen. Ticket systeem Het ticket systeem wordt beheerd door de contactpersonen. De klanten kunnen tickets aanmaken met daarin vragen over rijlessen, de rijschool of overige vragen. Deze vragen kunnen de contactpersonen ook publiceren op het moment dat deze voor iedereen van belang is. Op deze manier is het enorm makkelijk voor de contactpersonen om er gegevens bij te halen en hebben ze direct inzicht op wat er aan de hand is. Projectresultaat Het resultaat van dit project zal zijn dat leerlingen gemakkelijker hun lessen kunnen inplannen en dit niet meer op een bepaalde tijd hoeven te doen, bijvoorbeeld gelijk na de les of dat ze verplicht zijn te bellen op specifieke tijdstippen. Ook heeft de leerling overzicht over zijn of haar leerproces en kan er gemakkelijk terug gekeken worden naar vorige lessen en wat ze gedaan hebben. Belangrijke telefoonnummers, zoals die van de rij instructeurs, zijn terug te vinden samen met alle informatie die voor de leerling relevant is. Naast het feit dat het systeem er voor zorgt dat de leerling meer speling heeft en makkelijker aan informatie kan komen, zorgt het er ook voor dat het op het kantoor een stuk rustiger wordt. Veel zaken die voorheen telefonisch afgehandeld werden gaan nu digitaal, wat er voor zorgt dat er meer tijd over blijft. 5

7 Stakeholders analyse Projectleiders Mees Overdevest Mees Overdevest zal het project begeleiden en met verschillende rijscholen gaan praten om het project voor te leggen. Daarnaast zal hij een stuk werken aan de backend van het project. Rick van der Burg Rick van der Burg is samen met Mees Overdevest een projectleider van het rijschool systeem. Hij zal zijn focus vooral leggen op het ontwikkelen van de dienst en zal daarnaast de rest aansturen tijdens het project. Collaborators Wesley Cheung Wesley Cheung wordt tijdens het project gevraagd om de designs te maken en deze uit te werken. Maaike Koolmees Maaike Koolmees zal tijdens het project meewerken aan het schrijven van een project plan en zal wanneer het project daadwerkelijk begint samen met Wesley Cheung werken aan de frontend. Remco Visser Remco Visser zal de backend van het project samen met Rick van der Burg en Mees Overdevest aanpakken wanneer dit nodig is. Kamran Raja Kamran Raja zal voor het project de huisstijl en het logo bedenken aan het begin van het project. Annop Catsman Annop Catsman gaat zichzelf inzetten op het gebied van marketing, daarmee houdt hij zich bezig met het werven van klanten en de communicatie met klanten. Daarnaast gaat hij zich ook bezig houden met de promotie voor het systeem. Daarbij zal hij Kamran Raja en zichzelf aan het werk zitten om promotie materiaal te maken. Rijscholen Eigenaar rijschool De eigenaar van de rijschool heeft grote invloed op het project. Hij moet namelijk een samenwerkingsverband aan willen gaan met Eimia. Als hij het systeem niet wilt gaan gebruiken houdt het project op. Hij bezit in die zin dus veel formele macht. Hij is hiermee tevens de sterkse voor of tegenstander binnen het project. 6

8 Instructeurs De instructeurs van rijscholen die mee gaan werken hebben invloed op de interactie design van het systeem. Op basis van hun wensen zullen de functies na een gesprek met ons gerealiseerd worden en worden toegevoegd aan de dienst. Klanten rijschool Tussendoor zal het systeem getest moeten worden. Door het systeem te testen door de toekomstige gebruikers kom je erachter of het werkt zoals het bedoeld is en of er eventueel dingen zijn die over het hoofd gezien zijn. Contactpersonen/Administratieve Medewerkers De medewerkers zullen het nieuwe systeem moeten leren. Veel vragen zullen nog steeds via de mail en de telefoon gaan, maar de vragen van leerlingen gaan vooral via het nieuwe (ticket) systeem. 7

9 Projectkaart 8

10 Communication Schema Er gaat communicatie plaatsvinden binnen het projectteam en tussen het team en de rijschool. Deze communicatie zal er zowel tijdens het project als na het project zijn. 9

11 1. Wie: Rijschool Marcel Knoop Hoe: Dat bepaald de rijschool zelf Wanneer: Om de twee weken Waarover: Voortgang systeem, invoering systeem, ideeën 2. Wie: Eimia Hoe: Via Skype vergadering gesprek Wanneer: Dagelijks Waarover: Kijken wie wat gaat aanpakken 3. Wie: Rick van der Burg, Mees Overdevest, Annop Catsman en de eigenaren van de rijschool. Hoe: Eerst telefonisch/via , zodra er interesse is zal dit contact persoonlijk worden. Wanneer: in de periode van 1 22 februari zal het eerste contact plaatsvinden. Zodra de rijschool een samenwerking wilt aangaan zullen er verdere afspraken gemaakt worden. Waarover: Of er interesse is een nieuw rijschool systeem. 4. Wie: Mees Overdevest, Rick van der Burg en medewerkers rijschool Hoe: Via persoonlijk contact Wanneer: Aan het eind van het project, voor deadline Waarover: Medewerkers goed informeren over waar ze alles kunnen vinden en hoe alles werkt. 5. Wie: Mees Overdevest, Rick van der Burg & Klanten rijschool Hoe: Benaderen via de rijschool zelf Wanneer: Tijdens het project ongeveer 1 keer per maand Waarover: Over de indeling van het systeem en het testen ervan, zodat er zekerheid is dat het gehele systeem naar behoren werkt. 10

12 Haalbaarheid Einddatum De start van het project is op 1 februari 2016, omdat het project plan dan af is en we opzoek willen gaan naar rijscholen die willen samenwerken om dit systeem tot realiteit te brengen. Indien dit niet gelukt is voor 22 februari 2015, dan gaan we ervan uit dat er geen interesse is in rijschool systemen en stoppen we het project. De rest van het systeem (zonder de app) moet voor 1 augustus 2016 online staan, indien dit niet kan worden gerealiseerd voor deze tijd krijgt het project een maximale verlengtijd van 2 maanden en gaan we om de tafel zitten om te bespreken hoe we het verder gaan aanpakken. Indien deze datum, na 2 maanden, ook niet kan worden gerealiseerd gaan we opnieuw rond de tafel zitten om te bespreken hoe het nu verder moet en of het mogelijk nog zin heeft om verder te gaan. Budget toereikend Gezien dit project gemaakt wordt in een bedrijf waar we ons bezighouden met development en we allemaal vrijwillig aan dit project willen meewerken, zullen de kosten enorm beperkt blijven tot enkel de huisstijl en de server kosten. De huisstijl kosten bedragen eenmalig 50 euro, dit is vanwege het feit dat de huisstijl, denk hierbij aan het logo en de kleuren, extern word ontworpen. Hiernaast zijn er enkel nog server kosten die binnen het bedrijf vallen. Dit zijn de eenmalige setup kosten die we extern laten doen en daarnaast de server kost zelf 10 euro per maand bij Digital ocean. Doordat deze kosten zo laag zijn is het makkelijk haalbaar om het product op de markt te zetten. Wanneer we in de toekomst geld verdienen met het systeem zullen de mensen die hebben meegewerkt in delen worden betaald. Past het binnen de core business en kennisniveau van projectleden Doordat iedereen in het team zijn eigen specialiteiten heeft en deze kan gebruiken in het project is het kennisniveau op een prima hoogte. Hierdoor kan het project team ook makkelijk op eigen voet te werk gaan. Gezien de core business van het bedrijf web development is en het meerdere web applicaties heeft gerealiseerd, past het project uitstekend bij het bedrijf en het team. 11

13 Commitment bij verschillende afdelingen In het bedrijf hebben we een aantal verschillende afdelingen. Op deze afdelingen zijn ze allemaal bereid om dit project te realiseren voor een bepaalde tijd en de vergaderingen bij te wonen. Er is dus wel degelijk commitment bij de verschillende afdelingen. 12

14 Kwaliteitsplan Kwaliteitseisen Het team dat aan het project gaan werken heeft veel ervaring met systemen bouwen in een projectvorm. Daarom wordt er verwacht dat er een goed werkend systeem uit komt dat professioneel gebruikt kan gaan worden. De minimale eisen waaraan het systeem moet gaan voldoen zijn als volgt: Leerlingen kunnen hun lessen inplannen hun lessen wijzigen hun lessen verwijderen hun lessen verplaatsen vragen stellen aan het support team hun voortgang inzien eerdere les kaarten terug kijken zien wat ze mogelijk fout hebben gedaan zien wanneer ze les hebben het profiel bekijken van een rij instructeur hun profiel bewerken andere vragen bekijken in het FAQ Rij instructeurs kunnen profielen van leerlingen bekijken lessen aanpassen van leerlingen lessen goedkeuren van leerlingen lessen verwijderen van leerlingen lessen aanmaken voor leerlingen reageren op vragen in het ticketsysteem. voortgang invullen voor de leerlingen Contactpersonen kunnen gegevens wijzigen van leerlingen en rij instructeurs facturen inzien en versturen naar leerlingen reageren op vragen in het ticketsysteem rij instructeurs toewijzen op een ticket nieuwe leerlingen uitnodigen 13

15 Admins kunnen de rijschool beheren facturen inzien die worden betaald aan ons pakketten aanpassen excel bestanden importeren Eigenaren van het systeem kunnen rijscholen beheren pakketten beheren facturen beheren alle gebruikers beheren Algemeen website moet veilig zijn website moet toegankelijk zijn website moet rekening houden met kleurenblinden Inloggen/registeren/wachtwoord vergeten/account deactiveren 14

16 Bewaking kwaliteit Mees en Rick zorgen dat er elke maand een vergadering wordt gepland voor alle betrokkenen van het project. Hierbij zijn de rijscholen ook welkom om mee te discussieren over bepaalde functionaliteiten of vragen te beantwoorden. Het is verplicht voor het team om elke maand bij de vergaderingen te zijn. Hierin is het belangrijk dat het team de voortgang aangeeft en eventuele problemen aan kaart aan het management team. Deadlines De deadlines zullen tijdens de vergaderingen worden besproken en kunnen eigenlijk altijd wel voorkomen. Als een deadline wel of niet gehaald word, wordt er terug gekeken op wat er goed en fout ging en wat er is afgerond. Sprints Gezien de projecten die het bedrijf Eimia doet ook met sprints gaat, zal dit niet veranderen voor dit project. Elke twee weken worden de voortgangen tijdens de vergaderingen in het team besproken (waar niet elk teamlid bij hoeft te zijn). Tijdens deze vergaderingen wordt er dan ook besproken waarom er iets niet gehaald is, wat we aankomende sprint gaan afmaken en wat de uiteindelijke deadlines zijn voor die sprint. 15

17 Risicomanagement Risicoanalyse Aan het opzetten van een nieuw systeem zitten risico s vast. Met betrekking tot projectmanagement is een risico een gebeurtenis in de toekomst die het resultaat van het project negatief kan beïnvloeden. Deze risico s kunnen zich op verschillende punten voordoen. In het onderste schema zijn de risico s beschreven en wat er aan gedaan zal worden om ze te voorkomen. Beschrijving Oorzaak Gevolg Kans Prioriteiten Beperkingen voorkomen Tegenmaatregelen Als het project gestart wordt is er geen zekerheid dat het resultaat, het rijschoolsysteem, gebruikt zal gaan worden. Het projectteam is hierbij afhankelijk van rijscholen die willen samenwerken. Het systeem wordt ontwikkeld naar behoeftes van de rijschool. Zonder samenwerkingsverband kan het systeem niet gebouwd worden. Er zit veel tijd in de voorbereiding en de ontwikkeling van het begin van het systeem. Als er geen samenwerking plaatsvind gaat al die tijd dus verloren. Er is dan ook geen bron van inkomen. De kans bestaat dat rijscholen het systeem niet willen gaan gebruiken omdat de regeling van de planning van de lessen al op een bepaalde manier gebeurt. Het gebruik van een nieuw systeem is dus niet noodzakelijk, het maakt het alleen makkelijker. Dit risico heeft een hoge prioriteit omdat dit zal gaan bepalen of het project een succes wordt of niet. Omdat enkel de basis van het systeem ontworpen is kan de opzet ook gebruikt worden voor een ander doeleinde. Zo gaat de tijd die er in gestoken is niet verloren er is er een tweede kans op succes. Om te voorkomen dat het project geen succes wordt zal er actief contact worden gezocht met rijscholen. Ook zal er aan het begin van de samenwerking geen geld gevraagd worden, enkel tijd. Pas als de rijschool tevreden is en het systeem wordt opgeleverd zullen de kosten in rekening gebracht worden. Dit zal ertoe leiden dat rijscholen sneller een samenwerkingsverband aan willen gaan. 16

18 Alternatief scenario Status Mocht er geen collaborator gevonden kunnen worden, zelfs nadat het doel van het systeem verbreed is, dan zal het project afgelast moeten worden. Dit risico zal blijven bestaan zolang er nog geen collaborator gevonden is. Beschrijving Oorzaak Gevolg Kans Prioriteiten Beperkingen voorkomen Het systeem kan gehackt worden. Zodra het systeem opgeleverd wordt en online wordt gezet betekent dit dat mensen van buitenaf het systeem kunnen bereiken. Niet iedereen heeft goede intenties en dus bestaat het risico dat het systeem gehackt kan worden. Het systeem kan plat gelegd worden en daarmee ligt ook de hele planning van de rijschool er uit. Daarnaast is er ook het risico dat de gegevens van de rijschool en de klanten online komen te staan. De kans dat het systeem aangevallen wordt bestaat altijd. De kans dat de aanval ook zal slagen is kleiner. Eimia heeft namelijk de nodige ervaring om een goed beveiligd systeem op de markt te zetten. Daarnaast heeft het weinig zin om te hacken. Het enige wat er mee bereikt wordt zijn problemen voor de rijschool en het bemachtigen van elke gegevens (telefoonnummers en adressen) waar verder weinig mee gedaan kan worden. Dit risico heeft een hoge prioriteit omdat beveiliging erg belangrijk is. Het mag niet zomaar gebeuren dat het systeem er uit ligt. Bij de planning binnen het systeem zal er gebruikt worden van de Google Calender plugin. Mocht het systeem er dan toch een keer uit liggen, dan zijn de afspraken niet verloren en zijn ze nog toegankelijk voor de klanten en de rijschool. Ook zal de optie voor het maken van een telefonische afspraak altijd beschikbaar blijven. Ook werkt Eimia in de toekomst aan een app, die het om gelijk moet maken om offline data op te halen, hierdoor blijven alle lessen en informatie zichbaar. 17

19 Tegenmaatregelen Alternatief scenario Status Ten eerste zal het systeem natuurlijk beveiligd zijn, o.a. door middel van een HTTPS verbinding. Daarnaast zullen er backups gemaakt worden die op andere server worden opgeslagen. Indien er een DDOS aanval word gedaan zal er een hulpmiddel op de server geplaatst worden die dit moet voorkomen. Het systeem zal tijdelijk op een andere server draaien tot alles weer recht gezet is. Daarnaast zal het systeem beginnen met het uitrollen voor enkel de rijscholen en nog niet voor de klanten om eventuele problemen te voorkomen. Dit risico blijft altijd bestaan, maar door een goede beveiliging neer te zetten kan dit enorm beperkt worden. 18

20 Projectstructuring Scope Om het project zover mogelijk af te krijgen om het af te leveren moet het mogelijk zijn om lessen toe te voegen, deze te wijzigen en te verwijderen. Daarnaast moet het mogelijk zijn om alle informatie in te zien van de leerlingen zelf. Ook moeten alle mogelijkheden tot het beheren en inzien van vorderingskaarten, leskaarten en opmerkingen van leerlingen erin zitten. De eigenaar van een rijschool moet zijn rijschool kunnen toevoegen aan het systeem en deze kunnen beheren via het systeem. Daarna moet de FAQ erin zitten waar leerlingen ook vragen kunnen stellen aan hun rijschool. Het financiele gedeelte is nog niet van belang om dit echt op te leveren voor de scope. Dit is iets extra s wat ook in de toekomst geïmplementeerd kan worden. Resultaten/eindproducten, mijlpalen Rijschool vinden Onze eerste mijlpaal zal bereikt worden op het moment dat we een rijschool hebben gevonden die wilt meewerken aan het project. Deze rijschool zal dan samen met ons werken aan een systeem die zij goed kunnen gebruiken maar andere rijscholen ook. Erop volgende rijscholen die willen meewerken aan het project zijn ook altijd mijlpalen. De eerste test Als we mogen gaan testen betekent het dat we dichterbij het einde komen van een goed werkend systeem en het systeem voor het grootste gedeelte al af is. Syteem lanceren Vervolgens is het natuurlijk een mijlpaal wanneer het systeem zelf zal lanceren met de eisen die in de scope staan uitgelegd. App lanceren Wanneer de app na de lancering van het project ook gelanceerd word is dit natuurlijk ook een mijlpaal. De app moet het mogelijk maken om voor zowel instructeurs als leerlingen snel informatie in te kunnen zien en lessen te kunnen inplannen. 19

21 Work Breakdown structure Deel project 1 Het belangrijkste is dat het project staat en dat er lessen kunnen worden toegevoegd, gewijzigd en verwijderd. Daarnaast moet het mogelijk zijn voor de instructeurs om informatie te kunnen inzien van een leerling en deze te kunnen aanpassen. Ook is het belangrijk dat de eigenaar van een rijschool zijn rijschool kan aanpassen en wijzigingen zelf kan doorvoeren. Natuurlijk moet Eimia, de ontwikkelaar van het systeem, rijscholen kunnen toevoegen Deel project 2 Vervolgens is het belangrijk dat er dingen bij komen als de vorderingskaart, leskaarten, opmerkingen over wat een leerling heeft fout gedaan. Ook moet het mogelijk worden gemaakt voor een rijschool om een FAQ aan te maken en dat leerlingen hier vragen kunnen stellen. Deel project 3 Uiteindelijk moet het financiele plaatje erin komen te staan. Rijscholen moeten automatisch een factuur krijgen van het systeem met daarin hun maandelijkse betalingen en rijscholen kunnen het financiele gedeelte via het systeem gaan beheren en facturen sturen naar klanten. Oplevering Het is de bedoeling dat de bovenstaande eisen in het systeem zitten en daarnaast moet het goed functioneel en getest zijn. Vooral het testen is tussen het deel project 3 en de oplevering enorm belangrijk. Extra opgave 1 Als alles werkt en alles draait gaan we aan de apps werken. Dit is een project wat nog niet zeker is, zolang het nog niet zeker is dat er omzet gedraaid gaat worden. De apps zullen eerst voor de rij instructeurs gemaakt worden en vervolgens voor de klanten en beheerders van de rijscholen. Extra opgave 2 Een heel zelf draaiend systeem die alles regelt. Hiermee wordt bedoeld dat een mogelijke klant een demo kan aanvragen en deze vervolgens kan verlengen tot een contract. Hierin kan een domein worden aangeschaft en vervolgens word alles helemaal automatisch geregeld. Van betaling tot opzetten van een account. 20

22 Project Organisatiestructuur Mees Overdevest Zal het project in de gaten houden en zorgen dat alles goed doorloopt, daarnaast zal hij invallen met programmeren wanneer nodig. Rick van der Burg Zal het project ook in de gaten houden net zoals Mees Overdevest, maar zal daarnaast vooral bezig zijn met het programmeren. Hij zal alle developers daarnaast ook begeleiden. Maaike Koolmees Zal zich vooral bezig houden met frontend developement Wesley Cheung Is vooral gefocust op het frontend development samen met Maaike Koolmees. Hij zorgt ervoor dat het design er goed uitziet van de website Annop Catsman Annop Catsman zal zich vooral bezig houden met het binnenhalen van mogelijke nieuwe klanten en legt daarnaast het contact met de klant. Hij zal ook regelmatig vragen of alles naar wens is voor de klant en geeft ze persoonlijke begeleiding. Remco Visser Zal samen met Rick van der Burg bezig zijn met de backend van het project. Hij zorgt er daarnaast voor dat het backend gedeelte goed op z n plek zit en bespreekt met Rick van der Burg alle mogelijke problemen. Kamran Raja Kamran zal in het begin een huisstijl en logo ontwikkelen voor het project. 21

23 Overzicht benodigde resources Inventarisatiefase Annop Catsman gaat op zoek naar klanten samen met Mees Overdevest en Rick van der Burg voor het vervolg van het project. Basis ontwikkeling fase Hier gaan we beginnen met het systeem. Hierbij hebben we een aantal mensen nodig: Mees Overdevest, Rick van der Burg en Remco Visser Zij zullen de backend van het project beginnen en kijken naar hoe ze dingen als de database, de pagina s en alle overige dingen gaan aanpakken. Maaike Koolmees & Wesley Cheung Zij zullen beginnen aan het ontwerp van de website en doen daarbij de frontend van het systeem. Kamran Raja Zal gaan werken aan de logo en huisstijl van het systeem. Management development fase Hier gaan we ons bezig houden met financiele en management gedeelte van het systeem. Mees Overdevest, Rick van der Burg en Remco Visser Zij gaan zich bezig houden met de backend gedeelte van de website. Zij zorgen ervoor dat ze een heel plan hebben gemaakt voor het management gedeelte. Maaike Koolmees & Wesley Cheung Zij ontwikkelen voor dit gedeelte weer de frontend van deze fase. Extra fases Wanneer het gehele project is afgerond en het is een succes zal er ook een app komen en zal het de bedoeling zijn dat alles automatisch word geregeld. Deze verantwoording ligt op Mees Overdevest, Remco Visser en Rick van der Burg, omdat zij zich bezig houden met de backend development. 22

24 Fasering Managementfasering Tijdens het project zullen verschillende fases doorlopen worden. Bij het afsluiten van een fase worden verschillende producten opgeleverd en zal er worden gekeken of er sprake is van een go of een no go, oftewel er wordt besloten of het project wordt doorgezet of niet. Inventarisatie fase De eerste fase is de onderzoeksfase waarin wordt gekeken of er interesse is in een systeem. Er zal contact worden gezocht met verschillende rijscholen. Zodra een akkoord tot een samenwerkingsverband gesloten is zal deze fase voltooid zijn. Go: er is een rijschool gevonden die samen wilt gaan werken. No go: er is na meerdere malen proberen, ook met andere toepassingen van het systeem, geen collaborator gevonden. Het project wordt stopgezet. Basis ontwikkeling fase In deze fase zal het ontwerpen en bouwen van de basis functionaliteiten van het systeem plaatsvinden. Denk hierbij aan de online leskaart, vorderingskaart, FAQ en het kunnen maken van de afspraken. Go: de basis functionaliteiten zijn opgeleverd. No go: de deadlines kunnen niet behaald worden. Er zal een vergadering worden ingelast. Management development fase Uiteindelijk moet het financiele plaatje erin komen te staan. Rijscholen moeten automatisch een factuur krijgen van het systeem met daarin hun maandelijkse betalingen en rijscholen kunnen het financiele gedeelte via het systeem gaan beheren en facturen sturen naar klanten. Go: facturen kunnen maandelijks automatisch verstuurd gaan worden. No go: de deadlines kunnen niet behaald worden. Er zal een vergadering worden ingelast. 23

25 Test fase Zodra de eerste versie van het systeem draait zal het getest moeten worden. Deze test zal worden uitgevoerd door medewerkers van de rijschool zelf en door de klanten. Hiermee wordt onderzocht of het systeem werkt en makkelijk te begrijpen is. Ook komen we er op deze manier achter of er nog dingen missen. Go: test was succesvol en het systeem is fijn om mee te werken voor de klanten en de rijschool. No go: er zijn nog veel op en aanmerkingen. De feedback zal worden meegenomen en het systeem zal worden aangepast. Hierna zal er nog een test plaatsvinden. Opleverings fase In de laatste fase zullen alle puntjes op de i gezet worden. In deze fase zal het systeem ook gelanceerd worden. 24

26 Projectfasering Initiatiefase Rijscholen bezoeken Afspraken maken Samenwerkingscontract opzetten Definitiefase Vergadering tussen rijschool en Eimia Brainstorm sessie tussen rijschool en Eimia Ontwerpfase Database ontwerp Functioneel ontwerp Huisstijl/logo ontwerp Frontend ontwerp Voorbereidingsfase Inlichten Eimia medewekers Vergaderingen Iedereen z n taken voor die sprint door spreken Realisatiefase Programmeren (back en frontend) Server installeren Testen Nazorgfase Klanten binnen halen Bugs fixen Nadenken over apps/automatisering Onderhoudsplan opstellen 25

27 Initiëel project plan Balkenplanning Zie bijlage voor excel bestand. Netwerkplanning 26

28 Deadlines Hieronder staan alle deadlines per deelproject omschreven. Deel project 1 Wat: Lessen toevoegen, beheren en informatie inzien van rijschool klanten Deadline: 1 mei 2016 Deel project 2 Wat: Extra informatie rijschool klanten inzien, vorderingskaart en FAQ Deadline: 15 juni 2016 Deel project 3 Wat: Financiele plaatje en rijschool management Deadline: 15 juli 2016 Oplevering Deadline: 1 augustus

29 Projectcontrole plan Beheersplan Om binnen de levertijd, budget en geëiste kwaliteit op te leveren zijn sturende en regelende activiteiten noodzakelijk. Mees en Rick zorgen dat er elke maand een vergadering wordt gepland voor alle betrokkenen van het project. Hierbij zijn de rijscholen ook welkom om mee te discussieren over bepaalde functionaliteiten of vragen te beantwoorden. Het is verplicht voor het team om elke maand bij de vergaderingen te zijn. Hierin is het belangrijk dat het team de voortgang aangeeft en eventuele problemen aan kaart aan het management team. Deadlines De deadlines zullen tijdens de vergaderingen worden besproken en kunnen eigenlijk altijd wel voorkomen. Als een deadline wel of niet gehaald word, wordt er terug gekeken op wat er goed en fout ging en wat er is afgerond. Sprints Gezien de projecten die het bedrijf Eimia doet ook met sprints gaat, zal dit niet veranderen voor dit project. Elke twee weken worden de voortgangen tijdens de vergaderingen in het team besproken (waar niet elk teamlid bij hoeft te zijn). Tijdens deze vergaderingen wordt er dan ook besproken waarom er iets niet gehaald is, wat we aankomende sprint gaan afmaken en wat de uiteindelijke deadlines zijn voor die sprint. 28

30 Rapportages Dit is het standaard voortgangs document die we gaan gebruiken bij elke sprint en elke oplevering voor een deelproject. Het bevat alle data en budget informatie de we nodig hebben om een duidelijk overzicht te krijgen van elke sprint. 29

31 Financieelplan Geldbeheersing Hieronder staan alle inkomsten en uitgaven gedurende het project en erna. Deze kunnen wijzigen in de tijd dat er aan het project gewerkt word. Uitleg Inkomsten Uitgaven Inkomsten/uitgaven tijdens het project Development server Reiskosten naar potentiële klanten 40, per maand 30, per maand Promotie materiaal 100, Huisstijl/Logo 50, Inkomsten/uitgaven na het project Backup server Deployment server 20, per maand 40, per maand Rijscholen 50, per maand per klant Betaling medewerkers 2000, HTTPS verbinding 150, per jaar 30

32 Financieringsplan Bij dit financieringsplan is uitgegaan van jaarlijkse uitgaven. Deze kosten zijn geschat en bij deze berekeningen zijn we uitgegaan van 40 rijscholen. Financieringsplan Investeringsbehoefte 40 Klanten , Server 1.200, Huisstijl 50, Reiskosten 500, HTTPS verbinding 150, Medewerkers Promotie 100, Totale vermogen , Totaal behoefte 9.500, 31

33 PSU. Project Start Up Wanneer het project plan afgemaakt is en deze door alle medewerkers van Eimia is goedgekeurd en doorgelezen is gaan we samen met de samenwerkende rijscholen een drankje doen na het ondertekenen van een samenwerkingscontract. 32