telefoonaanname.nl Waarmee kan ik u van dienst zijn?

Transcriptie

1 telefoonaanname.nl Waarmee kan ik u van dienst zijn?

2 Onze naam zegt het al: wij verzorgen telefoonaanname met uw bedrijfsnaam. Met ruim twintig jaar ervaring op dit vlak, zijn wij toonaangevend op het gebied van de aanname, verwerking en terugkoppeling van telefoongesprekken. Wij weten wat klanten belangrijk vinden: een snelle en vloeiende telefoonaanname, geen wachtrijen, rust op de achtergrond en telefonistes met een prettige stem die accentloos Nederlands spreken. Over Telefoonaanname Wij zijn dienstverleners, met hart voor ons bedrijf, ons product en onze klanten. Met ruim twintig jaar ervaring op dit vlak, zijn wij toonaangevend op het gebied van de aanname, verwerking en terugkoppeling van telefoongesprekken. Hoe het begon Toen deze branche aan het begin van de jaren 90 nog in de kinderschoenen stond, waren wij een van de eerste spelers in deze markt. In die tijd hebben we ons eerste callcenter opgericht met de focus op binnenkomend ofwel inbound telefoonverkeer. Hoewel we in die beginperiode in technisch opzicht veel minder mogelijkheden hadden dan nu, is de kern van onze telefoonservice hetzelfde gebleven: kwalitatief goede telefoongesprekken voeren en deze op een duidelijke manier terugkoppelen. Luisteren naar onze klanten en de dienstverlening blijven verbeteren. Dienstverleners Naast callcenter specialisten, zijn wij vooral dienstverleners. Bij telefoonaanname.nl staat de klant centraal en geldt een hoge kwaliteitsnorm. Daarnaast zijn we ook heel betaalbaar en hanteren we een transparante tariefstelling voor onze telefoonservice. Onze klanten bestaan onder meer uit kleine zelfstandigen die de telefoon vaak niet zelf willen of kunnen beantwoorden. Daarnaast werken we ook voor grotere bedrijven, die een deel van hun telefoonverkeer aan ons uitbesteden (bijvoorbeeld de klantenservice of helpdesk), voor wie we de telefoniste vervangen of de overflow opvangen. We hechten aan een eerlijke en prettige relatie met onze klanten, collega s, leveranciers en werknemers. Edwin Smit en Monique Dekkers

3 Telefoonservice Goede telefoonservice zorgt ervoor dat u als ondernemer optimaal bereikbaar bent. Hiervoor gaan wij verder dan slechts het aannemen van de telefoon. Zo kunnen wij uw relaties direct met u doorverbinden, informatie verstrekken of juist verzamelen, afspraken maken of orders noteren. Wilt u zelf nog even terugbellen? Dat is geen probleem, met onze duidelijke terugbelnotities. Altijd bereikbaar met goede telefoonservice Goede telefonische bereikbaarheid is voor elk bedrijf cruciaal. Wordt de telefoon niet beantwoord, of niet tijdig beantwoord, dan is de kans groot dat dit u omzet kost. Voor een klein bedrag per maand, kunt u dit uitsluiten. Een geruststellende gedachte. Vrijheid om te ondernemen Vrijheid is een groot goed; zeker ook als zelfstandige. U bent vaak in gesprek met leveranciers, klanten en andere relaties, en u kunt nu eenmaal geen twee gesprekken tegelijk voeren. Schakel daarom uw telefoon door naar telefoonaanname.nl en ervaar de vrijheid die dit geeft. U kunt met een gerust hart op stap, wetend dat uw oproepen altijd worden beantwoord door telefonistes die weten hoe zij uw klanten het beste kunnen helpen. Telefoonaanname uitbesteden betekent door kunnen werken Er zijn momenten dat u weliswaar in de gelegenheid bent om de telefoon zelf te beantwoorden, maar dat dit heel slecht uitkomt. U bent bezig met berekeningen, met een creatief proces of met andere werkzaamheden die concentratie vereisen. Dan is het fijn en handig om het aannemen van de telefoon uit te besteden. U kunt zelf aangeven voor welke telefoontjes onze telefoniste u eventueel wél mag storen. Schakel uw telefoon vertraagd door Een vertraagde of uitgestelde doorschakeling biedt veel ondernemers het beste van twee werelden: de telefoon zelf oppakken als dat zo uitkomt, maar anders niet. De telefoon gaat eerst bij u over, bijvoorbeeld drie keer of 10 seconden. U kiest zelf hoe lang deze over gaat. Kunt u binnen dat tijdsbestek aannemen, dan beantwoordt u zelf de telefoon. Komt dit niet uit, dan wordt het telefoongesprek direct naar ons doorgeschakeld. Op deze manier hoeft u ook niet steeds de doorschakeling te activeren en te deactiveren, waarbij het gemak u dient. Vaste relaties worden direct herkend Wij werken met de beste technieken en hebben een database waarin de gegevens van de geregistreerde gesprekken bewaard blijven. Vaste relaties worden door onze telefonistes dus herkend. Mensen die vaker bellen, hoeven hierdoor niet steeds opnieuw hun gegevens door te geven, wat door hen als zeer prettig ervaren wordt.

4 Doorverbinden Naast het registreren van het gesprek en het doorgeven van de boodschap, kunnen wij de gesprekken desgewenst ook direct naar u doorverbinden. De telefoniste zal het gesprek dan eerst aan u aanbieden, het is aan u of u de betreffende relatie op dat moment daadwerkelijk wilt spreken. U kunt dan kiezen of u alles wilt laten doorverbinden, of dat dit alleen in dringende gevallen of slechts in bepaalde gevallen gebeurt, zoals bijvoorbeeld bij prospects of specifieke klanten. Maar u kunt ook aangeven dat u alleen bereikbaar bent op bepaalde dagen, alleen als er persoonlijk naar u wordt gevraagd, enzovoorts. Alles is hierin mogelijk, dus informeer gerust als u vragen heeft. Agendabeheer voor meer afspraken Als u ons toegang geeft tot uw digitale agenda, kunnen wij deze voor u beheren en afspraken maken. In sommige branches, bijvoorbeeld in de paramedische zorg, wordt veel met specifieke agenda s gewerkt. Daarnaast zijn er ook gratis digitale agenda s beschikbaar die zeer gebruikersvriendelijk zijn, bijvoorbeeld de Google agenda. Wij informeren u graag over de mogelijkheden. Kies de terugkoppeling die bij u past Zodra de gespreksnotitie in ons systeem is ingevoerd, wordt het direct per naar u gestuurd. Dit kan naar één adres maar ook naar meerdere adressen tegelijk. U kunt er ook voor kiezen om uw berichten persoonsgescheiden te ontvangen: elke medewerker krijgt dan alleen maar dié berichten die voor hem of haar bestemd zijn. Wilt u bepaalde type telefoontjes naar een bepaald persoon of een bepaalde afdeling laten sturen? Ook dat is geen enkel probleem. Kortom: u laat het door ons inrichten zoals u dat wenst, zonder dat u hiervoor extra moet betalen. Lage tarieven Het kost u niet veel om van alle hierboven genoemde voordelen te profiteren. Voor slechts 40,- per maand bent u altijd verzekerd van een optimale telefonische bereikbaarheid. Tarieven telefoonservice De tariefstelling van onze telefoonservice is helder en eenvoudig. Het abonnement kost 40,00 per maand. Daarbij komen de kosten per gesprek, waarbij het totaal aantal gesprekken per maand de prijs per gesprek bepaalt. Wanneer u via telefoonaanname.nl bijvoorbeeld 250 gesprekken heeft gehad in de afgelopen maand, dan betaalt u naast de maandelijkse vaste kosten 250 x 1,50 = 375. De entreekosten bedragen éénmalig 40,00 en wij hanteren een opzegtermijn van een maand. Aanvullend kunt u voor 25,00 per maand gebruik maken van ons zaterdagabonnement. Daarmee beschikt u ook op zaterdag tussen 09:00 en 17:00 uur over telefoonservice. Kosten per gesprek 0-30 gesprekken 2, gesprekken 2, gesprekken 2, gesprekken 1, gesprekken 1,50 > 480 gesprekken 1,25 Inbegrepen bij het abonnement rapportage van de gesprekken is bij het abonnement inbegrepen. U bepaalt zelf het aantal adressen, de frequentie, tijden en of u uw persoonsgescheiden wilt ontvangen. Wij zijn geopend op werkdagen van 08:00 uur tot 19:00 uur met uitzondering van de nationale feestdagen. Buiten deze tijden maakt u kosteloos gebruik van uw individuele voic box. In geval van spoed, of naar wens, kunnen wij gesprekken doorverbinden of per SMS verzenden. Probeer onze telefoonservice een week gratis U weet graag van tevoren waar u aan toe bent. Dat is wel zo duidelijk. Daarom laten wij onze klanten een week gratis onze telefoonservice uitproberen. Bel direct voor meer informatie naar Binnen een paar uur kunnen wij voor u operationeel zijn. Genoemde prijzen zijn exclusief 21% BTW.

5 Telefonische overflow Wij kunnen uw telefoniste(n) ondersteunen of zelfs vervangen met behulp van onze telefonische overflow. Zo zorgen wij ervoor dat al uw inkomend telefoonverkeer naar de juiste persoon binnen uw organisatie wordt geleid. Voor uw relaties verandert er niets. Zij worden professioneel te woord gestaan en doorverbonden. Vergroting van uw capaciteit met telefonische overflow Door de mogelijkheid van uitbesteding, kunt u uw capaciteit op elk moment vergroten. In geval van relatief weinig inkomend telefoonverkeer of bij een goede eigen bezetting, laat u uw eigen telefoniste de telefoon beantwoorden. Is het plotseling druk of is uw bezetting schaars, heeft u ons om dit op te vangen. Directe kostenbesparing Doordat u alleen betaalt waar u gebruik van maakt, zijn de kosten voor u overzichtelijk en beheersbaar. Telefoonverkeer laat zich niet regelen en pieken hierin zijn niet te voorkomen. Vangt u dit op met eigen personeel, dan betekent dit u hen ook betaalt in de minder drukke perioden. Door (gedeeltelijke) uitbesteding, bespaart u dus direct. Inloggen op uw systeem Het kan heel erg handig zijn om ons de mogelijkheid te geven in te loggen op uw systeem. Zij kunnen wij voor bepaalde klanten direct de beschikbaarheid van de medewerkers verifiëren en verbinden wij alleen bij beschikbaarheid door. Inloggen op uw systeem kan bijvoorbeeld ook betekenen dat wij direct de voorraad kunnen checken of andere realtime informatie aan uw relaties door kunnen geven. Persoonlijke rapportage Direct nadat de gespreksnotitie bij ons is ingevoerd, wordt het per naar u gestuurd. Deze gaat uiteraard naar de betreffende persoon of afdeling. De office manager ontvangt aan het einde van de dag een totaaloverzicht, zodat altijd duidelijk is wat er qua telefoonverkeer is gebeurd, wie er hebben gebeld en of alles op de juiste manier is afgehandeld. Periodieke evaluaties U wilt graag inzicht hebben en houden als het gaat om belangrijke processen binnen uw bedrijf. Zo ook als het gaat om het inkomend telefoonverkeer. Welke problemen lost u op? Wat zijn de kosten hiervan en hoe verhouden deze zich ten opzichte van alternatieven? Hoe wordt de uitbesteding door u ervaren? Wat kunnen wij beter doen? Voor deze vragen en voor andere vragen die voor u van belang zijn, komen wij periodiek bij elkaar om op die manier voor u een optimale dienstverlening te kunnen bieden. Meer weten over telefonische overflow? Bel nu direct voor een afspraak, wij komen graag vrijblijvend bij u langs om de mogelijkheden van telefonische overflow te bespreken.

6 Klantenservice uitbesteden Klantenservice uitbesteden kan vaak uitkomst bieden voor bedrijven. Voor iedere organisatie is een goede klantenservice namelijk van groot belang. Uw klanten willen snel geholpen en vooral goed gehoord worden. Met de juiste afstemming kunnen wij hierin een waardevolle schakel zijn en alle eerstelijnsgesprekken volledig voor u afhandelen. Verbetering klanttevredenheid U kunt meer omzet boeken door u te richten op uw bestaande klanten en deze optimaal te bedienen. Juist omdat het gaat om bestaande klanten, levert uw inspanning ook wat op. Immers, het binnenhalen van nieuwe klanten kost u meestal veel meer. Wij helpen u graag om uw klanttevredenheid te vergroten door uw klanten snel, vriendelijk en effectief te woord te staan. Eerstelijnsvragen direct afhandelen Zelfs als u een lijst met veelgestelde vragen op uw website heeft staan, zult u merken dat uw klanten vaak bellen omdat zij graag persoonlijk te woord gestaan worden. Alle relatief eenvoudige vragen worden door ons beantwoord, terwijl complexe en tijdrovende vragen naar de tweede lijn worden doorgestuurd. Tweedelijnsvragen worden naar u doorgezet De meer complexe en tijdrovende vragen worden naar u doorgezet. Wij kunnen deze direct naar u doorverbinden of de vraag op de juiste manier noteren. Dit laatste kan door een korte omschrijving of het invullen van een aantal velden. Zo kunt u het gesprek met uw klant voorbereiden en met de juiste informatie bij de hand terugbellen. Toegang tot uw systeem Door ons eventueel toegang tot uw systeem te geven, kunnen wij over de gewenste informatie beschikken en daardoor een groter deel van de klantvragen afhandelen. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan voorraadinformatie, prijsinformatie of de status van de verzending. Toelichten van procedures Voor veel vragen en handelingen heeft u waarschijnlijk procedures opgesteld. Hoe duidelijk deze ook zijn, uw klanten willen soms toch nog begeleiding en ondersteuning bij het toepassen van deze procedures. Wij helpen hen hierbij. Gegevens verzamelen Het verzamelen van klantgegevens en andere data zijn steeds belangrijker in de strijd om de klant. Tijdens het contactmoment met uw relatie, kunnen wij de vragen stellen die voor uw bedrijfsvoering belangrijk zijn. Meer weten over het uitbesteden van uw klantenservice? Bel nu direct voor een afspraak, wij komen graag vrijblijvend bij u langs om de mogelijkheden te bespreken.

7 24 uurs storingsdienst U belooft uw klanten 24 uurs service: dit vergt ook een 24 uurs bereikbaarheid, maar dat hoeft u niet zelf te doen. Onze medewerkers behandelen 24 uur per dag uw binnenkomende storingsmeldingen en reparatieverzoeken. Door het stellen van de juiste vragen, kunnen onze medewerkers zorgen voor de juiste afhandeling van de binnenkomende meldingen aan de hand van uw script en/of dienstrooster. Een ervaren partner Het bepalen van de urgentie, de juiste verdeling van de storingen (bijvoorbeeld naar regio of discipline) en het goed interpreteren van 24/7 scripts zijn zeer belangrijke aspecten voor een correcte afhandeling bij storingsmeldingen. Wij hebben veel ervaring met het afhandelen van storings- en servicecalls en u kunt dit dus met een gerust hart aan ons uitbesteden. Een goede voorbereiding Ook bij relatief eenvoudige scripts is een goede voorbereiding onontbeerlijk. Voordat wij overgaan tot het beantwoorden van uw gesprekken, worden uw werkwijze en uw verwachtingen binnen ons team besproken. Op deze manier is elke medewerker optimaal voorbereid om uw klanten goed te woord te staan. Maatwerk Zeker als het gaat om een 24-uurs storingsdienst, is geen enkel bedrijf hetzelfde. Wij zijn bekend met het werken met vele uiteenlopende scripts en dienstroosters, die we in ons eigen systeem of in uw eigen applicatie kunnen verwerken. Iedere melding wordt verwerkt Onze medewerkers behandelen 24 uur per dag uw binnenkomende storingsmeldingen en reparatieverzoeken. Volgens uw instructies bepalen wij de urgentie van de melding. Indien er direct actie is vereist of het om een calamiteit gaat, benaderen wij de verantwoordelijke persoon hiervoor en koppelen wij dit ook direct naar u terug. Reparatieverzoeken en minder dringende zaken worden vastgelegd in het systeem zodat ze op een later moment in behandeling kunnen worden genomen. Scripting Wij kunnen uw script en dienstrooster op elk moment raadplegen. Eventuele wijzigingen worden direct verwerkt. Zo gaat altijd de juiste medewerker naar de juiste klus en kunt u zich met andere zaken bezighouden. Meer weten over onze 24 uurs storingsdienst? Bel nu direct voor een afspraak, wij komen graag vrijblijvend bij u langs om de mogelijkheden te bespreken.

8 Opdrachtgevers Onze klanten bestaan onder meer uit kleine zelfstandigen die de telefoon vaak niet zelf willen of kunnen beantwoorden. Daarnaast werken we ook voor grotere bedrijven, die (een deel van) hun telefoonverkeer aan ons uitbesteden, voor wie we de telefoniste vervangen of de overflow opvangen. Overtuig uzelf en probeer onze telefoonservice een week gratis U weet graag van tevoren waar u aan toe bent. Dat is wel zo duidelijk. Daarom laten wij onze klanten een week gratis onze telefoonservice uitproberen. Bel direct voor meer informatie naar Binnen een paar uur kunnen wij voor u operationeel zijn. telefoonaanname.nl Rotterdam Amsterdam Groningen Eindhoven Deventer Hoofdkantoor Westersingel GT Rotterdam T info@telefoonaanname.nl