Logical Framework Planning, Methode voor doelgericht plannen

Transcriptie

1 Logical Framework Planning, Methode voor doelgericht plannen Groen voor maatschappelijk effect Geel voor hoofddoelstelling Rood voor resultaten Wit voor activiteiten Blauw voor externe factoren 1. Inleiding Logical framework planning is een methode die recentelijk (2005 en 2006) gebruikt is bij het maken van de bestuurlijke jaarplannen voor de Bestuursdienst Amsterdam (BDA). Per resultaatgebied (bijvooreeld Openbare Orde en Veiligheid) werden de bestaande jaarplannen getoetst op logica en consistentie met behulp van het Logisch kader (logical Framework). In een workshop van 1 dagdeel werden de cruciale delen van het bestaande jaarplan vertaald naar de verschillende elementen van het logisch kader. Vervolgens werd geidentificeerd in hoeverre dit logisch kader een werkbaar stramien is voor het maken van de toekomstige jaarplannen. De deelnemers aan de verschillende workshops waren de trekkers van de resultaatgebieden de toets en advies teams en de vertegenwoordigers van de betrokken diensten en bedrijven. Hieronder volgt een beschrijving van de verschillende elementen van het Logisch kader met tot slot een eenvoudig voorbeeld die alle elementen kort beschrijft. De methode bestaat uit een analytisch proces en een manier om de resultaten van dat proces te presenteren. Op een systematische en logische manier worden de doelstellingen van een plan en hun onderlinge samenhang bepaald. Het logical framework is een instrument dat in de hele planningscyclus gebruikt kan worden. Bij de planning is het een effectief instrument om op een participatieve wijze met alle betrokken partijen problemen te identificeren en te analyseren en een concreet en realistisch plan voor te bereiden voor het oplossen van die problemen. Door het gebruik van indicatoren op alle niveaus kan het logical framework ingezet worden voor de monitoring. De structuur van de matrix zorgt bovendien voor een ideaal hulpmiddel bij het schrijven van voortgangsrapportages. Vanuit het logical framework kunnen weer andere instrumenten zoals een gedetailleerd budget, verdeling van verantwoordelijkheden, tijdspad voor implementatie en een monitoringplan opgesteld worden. ref:logical Framework Planning.doc Bart van Halteren Page 1 (11)

2 Zoals elk instrument heeft ook het logical framework zijn beperkingen. Het is een heel goed instrument om de planning en implementatie te verbeteren, maar andere factoren zijn medeverantwoordelijk voor het succes. ref:logical Framework Planning.doc Bart van Halteren Page 2 (11)

3 Figuur 1: Elementen van een succesvol plan Goede planning Plan gaat in op de echte poblemen Competent en gemotiveerd projectteam Succesvol plan Betrokken partijen komen afspraken Capaciteit van de organisatie is voldoende Andere factoren 1.2. Beschrijving van het logical framework Figuur 5: Logical framework matrix Maatschappelijk effect Indicatoren Informatiebron nen Hoofddoelstelling Indicatoren Informatiebron nen Externe factoren Resultaten Indicatoren Informatiebron nen Externe factoren Activiteiten Middelen Kosten Externe factoren Randvoorwaarden ref:logical Framework Planning.doc Bart van Halteren Page 3 (11)

4 Eerste kolom: Interventielogica Maatschappelijk effect : Hoger gelegen doelen waaraan het plan een bijdrage levert. Andere projecten en activiteiten zullen tevens een bijdrage leveren aan deze hoger gelegen doelen. Hoofddoelstelling : Doelstelling die bij het einde van de planningsperiode gerealiseerd moet zijn. Geeft gebruik van resultaten door doelgroepen aan. Het gaat hier om duurzame voordelen voor de doelgroepen. De Hoofddoelstelling is het zwaartepunt aan. Hier moet duidelijk tot uiting komen wat de voordelen zijn voor de doelgroep. Het mag geen beschrijving zijn van diensten die verschaft worden, maar het gebruik van die diensten door de doelgroep moet duidelijk gemaakt worden. Resultaten : Producten of diensten die geleverd worden. Activiteiten : de activiteiten die in de planningsperiode worden uitgevoerd. Tweede kolom: Indicatoren In de tweede kolom staan de indicatoren. De indicatoren beschrijven hoe we maatschappelijke effecten, hoofddoelstelling, en resultaten willen bereiken in termen van kwantiteit, kwaliteit, doelgroep, plaats en tijd. In feite zijn de indicatoren nauwkeurige definities de doelstellingen hierarchie. De middelen die nodig zijn om de activiteiten uit te voeren worden in de vierde rij gezet, naast de activiteiten uit de eerste kolom. Derde kolom: Informatiebronnen In de derde kolom staan de informatiebronnen. De informatiebronnen geven aan waar en op welke manier de informatie gevonden kan worden die aangeeft of de doelstellingen en resultaten behaald zijn. De kosten van middelen en de financieringsbronnen worden in de vierde rij gezet, naast de activiteiten uit de eerste kolom en de middelen uit de tweede kolom. Vierde kolom: Externe factoren In de vierde kolom staan de externe factoren die buiten de directe controle van het management vallen, maar cruciaal zijn voor het realiseren van de activiteiten, resultaten, hoofddoelstelling en maatschappelijke effecten. Soms zijn er randvoorwaarden waaraan moet worden voldaan voordat een plan kan worden uitgevoerd. Deze randvoorwaarden worden helemaal onderin de vierde kolom geplaatst. ref:logical Framework Planning.doc Bart van Halteren Page 4 (11)

5 1.3 Interventielogica In de eerste kolom staat de interventielogica, de basis voor het plan. figuur 6: interventielogica Hoger gelegen doelen waaraan programma/ plan bijdrage levert Doelstelling die bij einde plan gerealiseerd moet zijn. Geeft gebruik van planresultaten door doelgroepen aan Maatschappelijke effecten Hoofddoelstelling Producten (outputs) of diensten die door uitvoering van plan geleverd worden Activiteiten zoals in plan worden uitgevoerd Resultaten Activiteiten Middelen Middelen die nodig zijn voor uitvoer van activiteiten 1.4. Externe factoren Bij de uitvoering van een plan heb je altijd te maken met externe factoren. Externe factoren hebben vaak een belangrijke invloed op het succes van een plan en daarom moeten we er rekening mee houden. Externe factoren kunnen het bereiken van resultaten en hoger gelegen doelen beïnvloeden of zelfs bepalen. Daarom moet je al bij de planning deze externe factoren identificeren en hun waarschijnlijke invloed bepalen. Het gaat er om te bepalen welke van die externe factoren een aanzienlijke invloed hebben op de realisatie van het project, maar waar het management zelf geen directe invloed op kan uitoefenen. Externe factoren kunnen worden geïdentificeerd door brainstormen, maar kunnen ook deels uit de doelstellingenboom gehaald worden. Clusters die niet gekozen worden in de interventielogica, maar die wel noodzakelijk zijn voor het behalen van hoger gelegen doelen worden in het logical framework als externe factor opgenomen. In het logical framework worden de externe factoren in de vierde kolom weergegeven: ref:logical Framework Planning.doc Bart van Halteren Page 5 (11)

6 figuur 7: relatie interventielogica externe factoren Maatsch. effecten hoofddoelst. Resultaten Activiteiten externe factoren/ condities externe factoren/ condities externe factoren/ condities randvoorwaarden Het diagram moet als volgt gelezen worden: als er aan de randvoorwaarden is voldaan kunnen de activiteiten beginnen als de activiteiten uitgevoerd zijn, en de condities op dit niveau vervuld zijn, zullen er resultaten komen de resultaten en de vervulling van de condities op dit niveau zullen de hoofddoelstelling tot stand brengen als hoofddoelstelling en de condities op dit niveau volbracht zijn zal het Maatschappelijk effect worden bereikt De beslissing of een doelstelling in kolom 1 of kolom 4 geplaatst moet worden kan worden bepaald met behulp van een schema. Als je de procedure van dit schema volgt geeft de eerste vraag aan of de externe factor belangrijk is om een hoger gelegen doelstelling te bereiken. De externe factor kan dan weggelaten worden als dit niet het geval is of nader onderzocht of aan de conditie voldaan kan worden buiten het plan om. Als dat zeker het geval is hoeft deze externe factor niet opgenomen te worden in het logical framework. Als er waarschijnlijk wel aan de conditie voldaan zal worden moet die als externe factor opgenomen worden in kolom 4 van het logical framework. Als het onwaarschijnlijk is dat aan de conditie voldaan zal worden moet nagegaan worden of het plan hier invloed op kan uitoefenen en moet de externe factor overgezet worden naar het plan (kolom 1). Als het plan er geen invloed op kan uitoefenen noemen we deze conditie een killer assumption, dat wil zeggen dat het plan ten dode opgeschreven is omdat niet aan deze conditie voldaan kan worden. De opzet van het plan moet dan veranderd worden of het plan moet verworpen worden. ref:logical Framework Planning.doc Bart van Halteren Page 6 (11)

7 Figuur 8: Beoordeling van externe factoren Is de externe factor belangrijk? JA NEE Is het waarschijnlijk dat de externe factor wordt gerealiseerd? niet opnemen in LF zeer waarschijnlijk waarschijnlijk onwaarschijnlijk niet opnemen in LF opnemen als externe factor in LF kan de externe factor binnen het project gebracht worden? JA NEE Pas het projectontwerp aan en voeg resultaten en/of activiteiten toe KILLER ASSUMPTION Project is niet haalbaar en dient te worden aangepast of geheel te worden ingetrokken 1.5. Duurzaamheidfactoren Voordat de uitvoering opgestart wordt kun je het controleren op duurzaamheid. Een plan kan duurzaam genoemd worden als het voordelen aan de doelgroep kan bieden die voor een lange periode van kracht blijven nadat het plan is voltooid. Afhankelijk van de aard van een plan kun je factoren voor duurzaamheid benoemen. Belangrijke factoren kunnen onder andere zijn: - politieke steun: adequate politieke steun van de competente autoriteiten kan worden verwacht - geschikte technologie: de technologie is geschikt voor de lokale condities - milieu protectie: het plan zal geen negatieve effecten hebben op het milieu - sociaal-culturele aspecten (inclusief gender en diversiteit) - institutionele en management capaciteit: organisaties die het plan implementeren kunnen voldoende follow-up leveren - economisch en financieel In het logical framework hebben we reeds de eerste en de vierde kolom ingevuld. We gaan nu verder met vragen omtrent de duurzaamheid van een plan. Het antwoord op deze vragen kan leiden tot drie soorten veranderingen: de interventielogica (kolom 1) wordt veranderd door resultaten en/of activiteiten toe te voegen ; externe factoren (kolom ref:logical Framework Planning.doc Bart van Halteren Page 7 (11)

8 4) worden toegevoegd; nader onderzoek wordt gepland opdat er nieuwe voorstellen kunnen komen voor activiteiten, resultaten en/of externe factoren Indicatoren Door middel van indicatoren kunnen we de interventielogica uit kolom 1 operationaliseren. Indicatoren beschrijven de maatschappelijke effecten, hoofddoelstelling en resultaten in termen van kwaliteit, kwantiteit, doelgroepen, plaats en tijd. Als de indicatoren goed geformuleerd zijn geven ze een toereikend beeld van de situatie en zijn ze meetbaar op een consistente manier en tegen acceptabele kosten. Indicatoren stellen ons in staat om de levensvatbaarheid en de duurzaamheid van het doelstelling en de resultaten te controleren en de voortgang van het plan te monitoren. In het logical framework worden de indicatoren ingevuld in de tweede kolom. Indicatoren worden geformuleerd voor de resultaten, de hoofddoelstelling, en soms ook voor de maatschappelijke effecten. De indicator is een specificatie van een doelstelling in termen van: - kwaliteit : wat ga je meten (de variabele)? - kwantiteit : met welke waarde moet de variabele aan het eind van het plan zijn toe- of afgenomen? - plaats : waar ga je meten? - doelgroep : op wie richt je de meting? - tijd : wanneer moet het doel bereikt zijn? Indicatoren moeten smart zijn: - specifiek - meetbaar - afgesproken - relevant - tijdsgebonden Het is goed mogelijk dat er meerdere indicatoren per doelstelling nodig zijn om zo secuur mogelijk het bereiken ervan te meten. Plaats de indicatoren in de tweede kolom van de matrix Informatiebronnen Informatiebronnen zijn documenten, rapporten en andere bronnen die informatie verschaffen en een mogelijkheid bieden om te oordelen over de voortgang van het plan. De voortgang kan gemeten worden aan de hand van de indicatoren die opgesteld zijn voor de doelen en resultaten. Informatiebronnen moeten beschreven worden om er zeker van te zijn dat er voldoende informatie ingewonnen kan worden voor de indicatoren. Als de informatiebronnen buiten het plan verkregen kunnen worden moeten er, indien nodig, voorzieningen getroffen worden voor betaling van deze informatie. Als binnen het plan de informatie gehaald moet worden dan moeten er in het logical framework activiteiten opgenomen worden om de gewenste data te verzamelen. ref:logical Framework Planning.doc Bart van Halteren Page 8 (11)

9 1.8. Middelen en kosten Om het logical framework volledig in te kunnen volgen rest ons nog in rij vier de middelen (kolom 2) en de kosten voor de middelen (kolom 3) in te vullen. De middelen zijn de inputs die nodig zijn voor de uitvoering van de geplande activiteiten en het management van het plan. Er zijn drie soorten middelen: personele, fysieke en financiële. De laatste betreft dan de kosten voor het verwerven van de eerste twee typen. Een uitzondering hierop betreft de inzet van financiële producten, zoals bijvoorbeeld een kredietfonds; deze kunnen worden aangemerkt als fysieke middelen. Kosten zijn de financiële vertaling van de geïdentificeerde personele en fysieke middelen. De activiteiten moeten voldoende uitgewerkt zijn om de benodigde middelen te kunnen inschatten Eindcontrole Het hele logical framework is nu ingevuld. Het kan nog een laatste keer gecontroleerd worden om onder andere na te gaan of: de verticale logica compleet en nauwgezet is, aandachtspunten hierbij: is het gat tussen de maatschappelijke effecten en de hoofddoelstelling niet te groot? geeft de hoofddoelstelling duidelijk het gebruik van de resultaten door de doelgroep weer (met andere woorden, is het meer dan de som der resultaten)? zijn alle genoemde activiteiten inderdaad nodig om de gewenste resultaten te behalen? zijn alle genoemde resultaten inderdaad nodig om de hoofddoelstelling te bereiken? is de verticale logica compleet, d.w.z. zal het uitvoeren van alle activiteiten en het behalen van alle resultaten inderdaad leiden tot het bereiken van hoofddoelstelling of ontbreken er activiteiten en/of resultaten? indicatoren en informatiebronnen toegankelijk en betrouwbaar zijn de randvoorwaarden realistisch zijn de externe factoren realistisch en volledig zijn de risico s acceptabel zijn de waarschijnlijkheid van succes groot is rekening is gehouden met duurzaamheidfactoren de voordelen opwegen tegen de kosten nader onderzoek gewenst is Als er veel vraagtekens in het logical framework staan kan een haalbaarheidsonderzoek gewenst zijn. ref:logical Framework Planning.doc Bart van Halteren Page 9 (11)

10 Figuur 9: Logical framework Maatschappelijk effect PROJECT- DOELSTELLING RESULTATEN Inkomsten van busonderneming zijn gestegen Aantal buspassagiers is toegenomen 1. Bussen verkeren in goede staat INDICATOREN: Aantal bussen dat jaarlijkse keuring haalt is tussen 2002 en 2005 toegenomen van 10% tot 70% INFORMATIEBRON: Keuringsrapportage garage ACTIVITEITEN Middelen KOSTEN 1.1 Monteurs opleiden 1.2. Onderhoudsgereedschap vervangen 1.2 Oudste bussen door nieuwe vervangen Verkeersopstoppingen in stad zijn afgenomen AANNAMES Indicator Informatiebron Salarissen bij Aantal betalende passagiers op alle stadslijnen, incl de buitenwijken is tussen en toegenomen met 30% Aantal bussen dat > 5 minuten te laat bij een halte aankomt is in 2005 maximaal 5% Statistieken centrale administratie LoekaNet 2.1 Behoeften van consument onderzoeken 2.2 Dienstregeling aanpassen 2.4 Chauffeurs trainen Statistieken centrale administratie LoekaNet 3. Chauffeurs gedragen zich klantvriendelijk Aantal geregistreerde klachten over gedrag van chauffeurs is tussen 2002 en 2005 afgenomen met 80%. Statistieken centrale administratie LoekaNet 3.1 Introduceren van een bonussysteem 3.2 Verbeteren van werkomstandigheden 3.3 Meer ervaren chauffeurs werven 3.4 Chauffeurs trainen busonderneming stijgen komende 3 jaar max. 3% per jaar Trek van platteland naar stad groeit niet harder dan 2% Prijsverhoging van 5% doorgevoerd en geaccepteerd door consument. 2. Chauffeurs volgen dienstregeling Schoonmaakbedrijf Cleanex houdt interieur bussen beter schoon. Wegen zijn gerepareerd. Chauffeurs zijn gemotiveerd voor training. 2.3 Verspreiden van dienstregeling RAND- VOORWAARDEN Overeenstemming met gemeente over vergunningen en prijsverhoging. ref:logical Framework Planning.doc Bart van Halteren Page 10 (11)

11 2. Plannen op verschillende nivo s Logical frameworks kunnen met elkaar in verbinding gebracht worden. Zo kun je een logical framework maken voor een programma. Dit logical framework is dan de hoofdmatrix, binnen deze hoofdmatrix kunnen de onderdelen (projecten) dan weer gedetailleerd uitgewerkt worden in sub-logical frameworks. Ga je uit van een project, dan kan ook dat project weer ingedeeld worden in projectonderdelen. Voor elk onderdeel kun je ook weer een logical framework maken. Figuur 10: Relatie programma projecten - projectonderdelen Programma Project Projectonderdeel Globaal doel Projectdoel Globaal doel Resultaten Projectdoel Globaal doel Activiteiten Resultaten Projectdoel Activiteiten Resultaten Activiteiten Het projectdoel van het hele programma wordt het globale doel voor het project, elk resultaat van het programma wordt een projectdoel van een van de projecten die onder het programma vallen. Grotere activiteiten die in het programma genoemd worden resultaten in een van de projecten. Voor het logical framework van een project moeten dan weer nieuwe activiteiten geformuleerd worden. Door een programma op deze manier onder te verdelen wordt goed de samenhang tussen de verschillende componenten aangetoond. Elke component kan op deze manier meer gedetailleerd uitgewerkt worden. Het logical framework voor het hele programma kan ook gebruikt worden om aan te geven wie verantwoordelijk zijn voor elk onderdeel. Per onderdeel kan ook het tijdsschema aangegeven worden. ref:logical Framework Planning.doc Bart van Halteren Page 11 (11)