Handleiding ESIS IBG module Aansluiting BRON

Transcriptie

1 Handleiding ESIS IBG module Aansluiting BRON Auteur: Kenmerk: Datum: Versie: Rovict bv Handleiding ESIS IBG module Mei Rovict B.V. Postbus AJ Soest T F

2 Inhoud 1 Inleiding Starten met de IBG module De Fase Aansluiting BRON (FAB) voor ESIS gebruikers Na afloop van de Fase Aansluiting BRON Relatie met overige documentatie Support bij vragen en problemen Schema Fase Aansluiting BRON Voorbereiding De juiste rechten in ESIS Aanleverpunt aanvragen Certificaat installeren Uitwisselproces Testmodus Aanleverpunt kiezen IBG Startscherm Initiële aanlevering Verzenden Ontvangen Synchroniseren Statusoverzichten van BRON Acties naar aanleiding van het uitwisselproces Ontvangst overzichten Oplossen van signalen en handmatig bijwerken van gegevens Synchroniseren Handmatig verwijderen

3 7 Standaardprocessen op school Leerling aanmelden Leerling inschrijven Leerling in groep indelen Leerling in andere groep plaatsen Een leerling in een andere vestiging plaatsen Een leerling inschrijven die op een andere school is ingeschreven Leerlinggegevens wijzigen Leerling uitschrijven Een inschrijving verwijderen Speciale gevallen LGF en ambulante begeleiding Leerling is volgens de school niet ingeschreven Leerling heeft een ander PGN dan BRON terugkoppelt Adresgegevens zijn geheim Een leerling volgt onderwijs bij u op school, maar mag niet bekostigd worden U ontvangt een spontane mutatie Foutmeldingen en problemen GTB overzichten CFI BRON gegevens in ESIS Gegevens WPO en WEC ESIS schermen met BRON gegevens voor (Speciaal) Basisonderwijs Tabblad Leerling Basis Tabblad Leerling Extra : Voorschoolse historie Tabblad Leerling - Zorg Tabblad Leerling - Inschrijving - Bekostiging Tabblad Leerling - Inschrijving Onderwijs (rubriek VVE: Vroegschools) Tabblad Leerling - Inschrijving Onderwijs (rubriek Ambulante begeleiding) Tabblad Leerling - Inschrijving - Extra

4 12.8 Tabblad - Leerling - Uitschrijven Modules - Leerling - Collectief uitschrijven Tabblad Leerling - Indeling ESIS schermen met BRON gegevens voor (Voortgezet) Speciaal onderwijs Tabblad Leerling Basis Tabblad Leerling - Zorg Tabblad Leerling - Inschrijving - Bekostiging Tabblad - Leerling - Uitschrijven Tabblad Leerling - Indeling Signalen overzicht

5 1 Inleiding De Informatie Beheer Groep (BRON) is een zelfstandig bestuursorgaan van de Nederlandse overheid, dat in opdracht van het Ministerie van Onderwijs een aantal onderwijswetten en- regelingen op het gebied van financiering en informatiebeheer uitvoert: het beheren van diverse onderwijsgerelateerde basisregistraties, die uitgewisseld worden met onderwijsinstellingen.. Met de Wet Onderwijsnummer krijgt elke leerling, die in Nederland bekostigd onderwijs volgt een persoonsgebonden nummer. De onderwijsinstellingen leveren het onderwijsnummer met de daaraan gekoppelde persoonsgegevens aan bij BRON. Bij BRON worden de gegevens opgeslagen in het Basisregister Onderwijs (BRON). PGN-scan 2 en BRON Bijna alle scholen hebben deelgenomen aan de PGN-scan 2. Scholen hebben in de fase hun leerlinggegevens aangeleverd aan de projectorganisatie PGNPO. Als een school de PGN-scan 2 met succes heeft afgerond, maakt PGNPO een planning wanneer een school kan worden overgedragen aan BRON. PGNPO spreekt hiervoor een startweek af met de school. Vanaf het moment dat de school is overgedragen wordt de school niet langer ondersteund door PGNPO. De ondersteuning wordt dan verzorgd door BRON, een dienst van DUO (voorheen IB-G en CFI). Verschillen tussen PGN-scan 2 en Aansluiting BRON. Enkele verschillen : 1. In de Aansluiting BRON ontvangt u geen terugkoppelingen meer in de vorm van mails met een PDF bestand maar dient u terugkoppelingen zelf op te vragen met de stap Ontvangen. 2. Na afronding van de Aansluiting BRON wordt uw bekostiging gebaseerd op de in BRON aanwezige gegevens. Aansluiting BRON en de bekostiging door CFI De aansluiting op BRON is de laatste fase van het invoeringsproces. De school gaat dan daadwerkelijk gegevens uitwisselen met het Basisregister Onderwijs. Voordat de school hiermee kan beginnen, moet het bestuur (bevoegd gezag) een akkoordverklaring ondertekenen waarin is vastgelegd dat de school gegevens mag uitwisselen met BRON. Vanaf 1 oktober 2010 zal de bekostiging van scholen worden vastgesteld op basis van de registratie in BRON. Informatie Voor de aansluiting op BRON ontvangen scholen en besturen de nodige informatie. Besturen krijgen bezoek van een relatiebeheerder, scholen ontvangen een stappenplan waarin alles staat uitgelegd. Ook op de website is veel informatie te vinden. Daarnaast is het mogelijk om een presentatie over BRON aan te vragen voor uw school. BRON is ook regelmatig te vinden op beurzen en bijeenkomsten in het onderwijsveld. Functies in ESIS In ESIS wordt de uitwisseling tussen ESIS en BRON gefaciliteerd door de IBG module. Bij Informatie Uitvoer treft u enkele overzichten aan voor de BRON uitwisseling: IBG Ontvangstoverzicht. Dit overzicht toont details van de ontvangstberichten die u van BRON heeft ontvangen. IGB GTB Controleoverzicht: Dit overzicht ondersteunt u bij het evalueren van de terugkoppeling van CFI

6 2 Starten met de IBG module Deze handleiding helpt u met het uitwisselproces tussen ESIS en BRON. 2.1 De Fase Aansluiting BRON (FAB) voor ESIS gebruikers 1. Voordat u van start kunt gaan met de Fase Aansluiting BRON moet u in een elektronisch formulier op bron.nl de aanleverpunten voor uw school opgeven. Rovict adviseert om voor elke vestiging, waarvoor u een aparte administratie voert een aanleverpunt aan te vragen. Zie hoofdstuk 4.2 Aanleverpunt voor meer informatie hierover. 2. Wanneer uw school start met de Fase Aansluiting Bron ontvangt uw school de volgende informatie namens BRON: Informatiedocument voor Fase Aansluiting BRON Brochure voor scholen Wachtwoordbrief van het certificaat 3. U leest het informatie document voor Fase Aansluiting BRON 4. U bestudeert het schema met de 10 stappen dat in dit informatie document vermeld staat. Zie ook hoofdstuk 3 Schema Fase Aansluiting BRON van deze handleiding. In dit hoofdstuk wordt per stap van de FAB vermeld, welk hoofdstuk van deze handleiding daarbij hoort. Stap 3 van het FAB schema kunt u overslaan, Rovict draagt zorg voor het updaten van ESIS. 5. U definieert voor iedere vestiging in ESIS een aanleverpunt. Zie hoofdstuk 4.2 Aanleverpunt. 6. U controleert of de personen, die de BRON uitwisseling gaan uitvoeren toegang hebben tot het menuonderdeel IBG module. Zie hoofdstuk 4.1 De juiste rechten in ESIS 7. U volgt verder het schema van de Fase Aansluiting BRON. 2.2 Na afloop van de Fase Aansluiting BRON Wanneer u stap 10 van de Fase Aansluiting BRON heeft doorlopen is uw school gekwalificeerd voor de uitwisseling met BRON. Ook daarna blijft u leerling-gegevens uitwisselen met BRON. Dit proces is gelijk aan de stappen 7, 8 en 9 die u in de Fase Aansluiting BRON heeft doorlopen. Wij adviseren u om regelmatig (bijvoorbeeld 1 maal per 2 weken) te checken of er terugkoppelingen aanwezig zijn en deze tijdig bij te werken in ESIS. 2.3 Relatie met overige documentatie Naast deze ESIS handleiding IBG module is er nog meer informatie beschikbaar, zowel van Rovict als van BRON. Rovict documentatie: Helpfunctie in ESIS: u activeert de helpfunctie van ESIS door: o In het scherm op het? icoontje te klikken dat rechts bovenin het scherm staat. U krijgt dan specifieke informatie over het betreffende scherm van ESIS. o Via het menu Help

7 Signalen overzicht: in hoofdstuk 14 van deze handleiding treft u een overzicht aan van de meest voorkomende signalen in ESIS. In uw handboek BRON PO treft u een uitputtend overzicht aan van alle mogelijke signalen. BRON documentatie: Handboek BRON PO: in het handboek treft u informatie aan over het uitwisselen van gegevens met BRON. Er wordt beschreven welke gegevens u in verschillende situaties moet registreren. In het handboek staat informatie over de gegevens die u moet aanleveren. Het handboek bevat een uitleg over de terugkoppeling die u bij kunt opvragen en een beschrijving van de signalen die u kunt ontvangen in ESIS. Op deze website treft u informatie aan over BRON en de meest recente versies van het stappenplan aansluiting BRON en het handboek BRON PO Kennisbank: op vindt u in de kennisbank de antwoorden op de meest gestelde vragen. 2.4 Support bij vragen en problemen Tijdens het uitwisselen van gegevens met BRON kunt u tegen vragen en mogelijk problemen aanlopen, zowel tijdens als na de FAB fase. Zowel BRON als Rovict beschikken over een helpdesk. Welke helpdesk raadpleegt u wanneer: In principe neemt u voor al uw vragen in eerste instantie contact op met de helpdesk van BRON. Wanneer zij uw vraag niet kunnen beantwoorden, of wanneer uw vraag te ESIS specifiek is, zullen zij u doorverwijzen naar de Rovict helpdesk. De helpdesk van BRON is te bereiken via een mail formulier op of telefonisch via Op treft u ook een kennisbank aan met veelgestelde vragen. Wanneer u in ESIS tegen een technische foutmelding aanloopt, dan neemt u direct contact op met de ESIS helpdesk

8 3 Schema Fase Aansluiting BRON Onderstaand schema is overgenomen uit het informatiedocument BRON PO voor de Fase aansluiting BRON. Achter iedere stap uit dit schema staat vermeld in welk hoofdstuk van deze handleiding u informatie kunt vinden over deze stap. Stap Actie school Periode 1 2 U ontvangt informatie: Globale planning Brochure scholen Stappenplan 3 U updatet uw LAS Voorbereiding op de Fase Aansluiting BRON U controleert en wijzigt (eventueel) uw contactgegevens Kwartaal voor de fase aansluiting BRON Meer informatie in de ESIS IBG handleiding hoofdstuk Rovict draagt zorg voor het updaten van ESIS U opent op uw PC/firewall/proxy de poorten die nodig zijn voor het uitwisselen van gegevens met BRON U ontvangt informatie: Detail planning U downloadt: Het handboek BRON PO U geeft het aantal leerlingen dat onderwijs bij u volgt door U controleert en wijzigt (eventueel) nogmaals uw contactgegevens Fase aansluiting BRON Maand voor de fase aansluiting BRON 8 U ontvangt de wachtwoordbrief 9 U downloadt, installeert en test het beveiligingscertificaat 10 U wisselt leerlinggegevens uit met BRON: Wijzigen gegevens 11 U ontvangt statusoverzichten Aanleveren (gew ijzigde) gegevens Controleren terugkoppeling Ontvangen terugkoppeling Start fase aansluiting BRON Week 1 en 2 fase aansluiting BRON Week 3 tot en met week 10 Fase Aansluiting BRON Hoofdstuk 4 Voorbereiding H5 Uitwisselproces H6 Acties naar aanleiding van het uitwisselproces H7 Standaardprocessen op school H8 Speciale gevallen 12 U controleert de gegevens op de volgende producten: De GTB Vergelijkingsoverzicht ambulant begeleide leerlingen Hoofdstuk 10 GTB overzichten 13 U ontvangt bericht over uw kwalificatie - 8 -

9 4 Voorbereiding Voordat de uitwisseling met BRON daadwerkelijk van start kan gaan, moeten er voorbereidingen getroffen worden. Deze voorbereidingen omvatten de volgende onderdelen: De juiste rechten in ESIS. Het invoeren van aanleverpunten in ESIS. Het installeren van een beveiligingscertificaat, zodat er een beveiligde verbinding tussen ESIS en BRON is bij het uitwisselen van gegevens. 4.1 De juiste rechten in ESIS De toegankelijkheid van functionaliteit in ESIS wordt bepaald door de rol die een bepaalde gebruiker heeft. Aan een rol zijn rechten op bepaalde functionaliteiten verbonden. Om met de IBG module en bijbehorende overzichten te kunnen werken, moet de gebruiker een rol met volledige rechten hebben op de IBG module. Deze rechten kunnen ingesteld worden via Beheer Gebruikers Rollen IBG (Volledige rechten). Rovict heeft het gebruiksrecht op de IBG module standaard toegekend aan de rollen Administrateur, Directie` en Supervisor en aan de rollen die rechtstreeks van de standaard rollen zijn gekopieerd.. Als u zelf rollen gemaakt heeft, dient u zelf ook het recht op de IBG module toe te kennen bij de rollen, die daarvoor in aanmerking komen

10 4.2 Aanleverpunt aanvragen De uitwisseling van gegevens met BRON begint in de IBG module van ESIS met het instellen van een aanleverpunt. Een aanleverpunt is een onderdeel van een school die volgens de deelnamegegevens van die school bevoegd is om gegevens uit te wisselen met BRON. Een school kan zelf meerdere aanleverpunten definiëren. Een aanleverpunt kan een vestiging zijn, maar dat hoeft niet. Vanuit een aanleverpunt worden leerling-gegevens aangeleverd aan BRON. BRON controleert de gegevens en koppelt de resultaten terug aan het aanleverpunt dat de gegevens aangeleverd heeft. Een school heeft minimaal één aanleverpunt. Als er sprake is van meerdere aanleverpunten moeten deze allemaal apart geregistreerd worden op het elektronisch formulier op Uit: Handboek BRON PO./ WEC U kunt voor uw school in ESIS meerdere aanleverpunten opgeven. Voor ieder aanleverpunt waarmee u gegevens wilt uitwisselen, krijgt u een certificaat van BRON. U doorloopt hiervoor het beste de volgende stappen: 1. Rovict adviseert om voor elke vestiging waarvoor u een aparte administratie voert een aanleverpunt aan te vragen. 2. U verstuurt een deelname gegevens brief naar BRON. In deze brief levert u informatie aan over: a. Aanleverpunt(-en) b. BRIN-nummer c. Contactgegevens d. Het administratie programma dat uw school gebruikt (ESIS) e. Startdatum van de uitwisseling In uw handboek BRON PO of WEC staat meer informatie over de deelname brief aan BRON. BRON bevestigt deze deelname per omgaande en verstrekt een wachtwoordbrief aan uw school. In deze wachtwoordbrief staan de volgende gegevens voor ieder aanleverpunt: 1. Link naar de locatie voor het downloaden van het beveiligingscertificaat 2. Gebruikersnaam 3. Wachtwoord 3. U definieert de aanleverpunten in ESIS. Dit kan via Beheer Structuur Vestiging. Voor iedere vestiging geeft u aan welk nummer u voor het aanleverpunt van die vestiging wilt gebruiken. Als uw school twee vestigingen heeft en u bij beide vestigingen hetzelfde aanleverpunt invoert dan worden alle BRON verkeer voor beide vestigingen gezamenlijk uitgevoerd. Als u dit apart wilt houden (en dat is meestal het geval) dan moet u dus 2 aanleverpunten aanvragen en bij elke vestiging een ander aanleverpunt invoeren en ook het bijenhorende certificaat bij de vestiging installeren

11 Wachtwoord Onthoud of noteer het wachtwoord op een veilige plaats! U heeft dit wachtwoord nodig iedere keer als u in de IBG module start met Verzenden of Ontvangen. 4.3 Certificaat installeren Met de ontvangst van de deelname brief, ontvangt u ook de locatie waar u het beveiligingscertificaat voor uw aanleverpunt(en) kunt downloaden. Echte uitwisseling is alleen mogelijk indien het door BRON uitgereikte certificaat is ingelezen in ESIS. Het testen of de gegevens volgens de specificaties worden aangemaakt is mogelijk zonder certificaat. Om het certificaat correct te verwerken, moeten de volgende stappen per aanleverpunt uitgevoerd worden: Downloaden van het certificaat Het toevoegen van het certificaat in ESIS Downloaden van het certificaat Voor ieder aanleverpunt moet u een certificaat downloaden. Raadpleeg voor het downloaden van het beveiligingscertificaat de instructie Downloaden beveiligingscertificaat. Deze vindt u op onder ondersteuning en downloads Certificaat toevoegen in ESIS Certificaten worden op vestigingsniveau toegevoegd in ESIS. Wanneer u het BRON certificaat gaat verwerken in ESIS, moet u ingelogd zijn met een rol op vestigingsniveau. Wanneer u voor iedere vestiging een aanleverpunt heeft, dan logt u per vestiging in om het certificaat toe te voegen voor het aanleverpunt van die vestiging. Via Beheer / Certificaat beheer kunt u het certificaat toevoegen in ESIS. In het certificaten overzichtscherm dat verschijnt klikt u op <Certificaat toevoegen> het volgende scherm verschijnt:

12 Deze pagina bevat de volgende velden: Certificaat bestand: door op <Bladeren> te klikken kunt u de bestandslocatie opzoeken waar u het certificaat heeft opgeslagen. Het pad naar het certificaat wordt daarna ingevuld in het veld Certificaat bestand. Wachtwoord: In dit veld vult u het wachtwoord in dat u van BRON heeft gekregen in de wachtwoord brief. Dit wachtwoord is ook vereist iedere keer als u start met verzenden of ontvangen! Het is dus belangrijk om dit wachtwoord te onthouden of op een goede plaats te bewaren. Certificaat type: Het certificaat type dient op Bron gezet te worden. Ook geeft u aan voor welk aanleverpunt u het certificaat toevoegt. Wanneer u alle velden heeft ingevuld, klikt u vervolgens op <Gereed> Verbinding testen door een Verzoek Terugkoppeling te doen. Om de verbinding en het certificaat te testen klikt u in de IBG startpagina op Ontvangen. ESIS voert dan een Verzoek Terugkoppeling uit. In reactie daarop ontvangt u één ontvangstbericht zonder inhoudelijke gegevens

13 - 13 -

14 5 Uitwisselproces 5.1 Testmodus Met de testmodus kunt u het verzendproces doorlopen zonder echter het echte verzenden te starten. De testmodus is nuttig als u of de supportafdeling van ESIS wilt nagaan wat de inhoud van een verzendbericht is of als u het verzendproces wilt doorlopen om de werking te leren kennen. U kunt de testmodus ook gebruiken om alvast uw leerlinggegevens te controleren voordat u een certificaat ontvangen heeft. Wanneer u dan aan het daadwerkelijke uitwisselproces begint, zijn uw gegevens op orde als u eerst de gemelde gegevens bijwerkt. Als u geen (geldig) certificaat heeft geïnstalleerd is het alleen mogelijk om in deze testmodus te werken. 5.2 Aanleverpunt kiezen Het uitwisselproces tussen ESIS en BRON bestaat uit het verzenden en ontvangen van gegevens. U start de IBG module via Modules IBG module. U komt dan terecht in de stap Aanleverpunt kiezen. Als u bent ingelogd op een vestiging staat het aanleverpunt van de vestiging klaar en kunt u hier geen andere keuze maken. Als u bent ingelogd op een hoger niveau dan de vestiging kunt u van aanleverpunt wisselen. U doet dit door terug te gaan naar het scherm aanleverpunt kiezen in de IBG module. 5.3 IBG Startscherm Na het kiezen van een aanleverpunt, komt u in het IBG startscherm terecht. De omcirkelde secties geven u relevante informatie over: wat uw eerste actie moet zijn de gegevens waarvoor u nog een terugkoppeling verwacht

15 Vanaf dit scherm kunt u kiezen voor een van de volgende handelingen met uw leerlinggegevens: Ontvangen Verzenden Handmatig Verwijderen Synchroniseren Wanneer u iedere dag start met het ontvangen van gegevens van BRON, weet u welke leerlingmutaties verwerkt zijn, en welke nieuwe mutaties er voor u beschikbaar zijn. Na het verwerken van de ontvangen berichten kunt u eventueel nieuwe berichten verzenden. 5.4 Initiële aanlevering Als u voor de eerste keer begint met BRON heeft u nog geen leerlingen verzonden en nog geen terugkoppelingen ontvangen. Het bovenstaande scherm toont bij IBG status in deze situatie bij alle status een 0. Voor de eerste initiële aanlevering dient u de volgende stappen te doorlopen: Scherm IBG startscherm Selectiemethode bepalen Leerlingen selecteren Leerlingen controleren Verzenden bevestigen Verzendresultaat Actie Klik op Verzenden in het IBG startscherm Klik op ESIS selecteert automatisch leerlingen voor verzending Klik Volgende Selecteer alle leerlingen en klik Volgende Vervolgens voert ESIS een controle uit. Het resultaat hiervan kan zijn dat er bij een aantal leerlingen signalen gemeld worden. De gegevens van deze leerlingen kunnen pas verzonden worden als u gegevens heeft aangepast. De knop Afdrukken geeft een lijst van signalen die u dient op te lossen. U kunt beslissen om de verzending af te breken en eerst alle gegevens in orde te maken of om door te gaan met de verzending. U kunt beste doorgaan met de verzending tenzij zeer veel leerlingen zijn afgekeurd. Klik Volgende als u door wil gaan met verzenden Kik op IBG module als u de verzending wilt afbreken Bij al deze leerlingen is de berichtsoort Melding inschrijving geselecteerd. Klik op Volgende. In dit scherm wordt getoond welke leerlingen verzonden worden 5.5 Verzenden U gaat berichten verzenden om nieuwe of gecorrigeerde leerlinggegevens aan BRON aan te leveren. U kiest in het startscherm van de IBG module voor Verzenden. Daarna verschijnt onderstaand scherm:

16 Hier bepaalt u of u berichten wilt verzenden, of het verzendproces in testmodus wilt doorlopen (menukeuze IBG module in testmodus starten). Bij het verzenden van gegevens moet u het wachtwoord opgeven dat u in de wachtwoordbrief heeft ontvangen. Klik op <Volgende> om verder te gaan. Klikt u in de testmodus op <Verzenden> dan verschijnt het volgende scherm direct: Selectiemethode bepalen

17 In dit scherm kunt u aangeven op welke wijze u leerlingen wilt selecteren die u gaat verzenden: ESIS selecteert automatisch leerlingen voor verzending : Alle leerlinggegevens die volgens ESIS in aanmerking komen voor verzending worden nu getoond. ESIS heeft deze leerlingen aangevinkt op basis van de wijzigingen in de gegevens van uw leerlingen. Als u bijvoorbeeld van 5 leerlingen de vroegschoolse gegevens wijzigt dan zal ESIS deze 5 leerlingen melden voor Verzending. Na de Jaarovergang zal ESIS alle leerlingen selecteren omdat u alle leerlingen in een andere groep / leerar heeft ingedeeld. Zelf leerlingen selecteren : u selecteert zelf de leerlingen waarvan u vindt dat er uitwisseling van de leerlinggegevens plaats moet gaan vinden. U wilt een Registratieoverzicht opvragen: U krijgt dan een overzicht van de gegevens van een leerling of leerlingen, zoals die bij BRON geregistreerd zijn. Zie voor gedetailleerde informatie het onderdeel Registratieoverzichten. Rovict adviseert u om te kiezen voor ESIS selecteert en alleen in specifieke gevallen te kiezen voor de andere 2 opties. Hierna klikt u op <Volgende>. Als u voor het eerst leerlingen gaat verzenden maakt ESIS voor alle leerlingen een Identificatieverzoek. Na een positieve identificatie door BRON maakt ESIS bij de daarop volgende verzending een Melding inschrijving voor alle leerlingen Leerlingen selectie

18 In dit scherm worden de leerlingen geselecteerd voor het uitwisselproces Voor verzending worden alle leerlingen geselecteerd die: ingeschreven zijn en ingedeeld in een basisgroep uitgeschreven zijn na Automatisch selecteren Standaard worden alle leerlingen getoond en worden de leerlingen waarvan ESIS vindt dat ze uitgewisseld moeten worden geselecteerd ESIS selecteert alle leerlingen die nog niet geïdentificeerd zijn en alle leerlingen, die u gewijzigd heeft op de voor BRON relevante velden. De leerlingen die wachten op Terugkoppeling worden niet geselecteerd. Zelf leerlingen selecteren U kunt zoeken op Terugkoppelstatus en makkelijk bijvoorbeeld alle leerlingen selecteren die nog nooit verzonden zijn of die eerder zijn afgekeurd. Met een klik in de checkbox naast PGN selecteert of deselecteert u alle leerlingen. Toelichting: Als startdatum voor de gegevens voor BRON geldt de datum ESIS levert daarom alle gegevens aan van leerlingen die bij u ingeschreven staan of stonden vanaf en van leerlingen die u vanaf ambulant heeft begeleid. Alle gegevens met een geldigheid vanaf worden gecontroleerd. Dus als u in het schoolar 2009 / 2010 aansluit op BRON worden ook de gegevens die geldig waren op inhoudelijk gecontroleerd. (Uit: informatie document BRON PO. Fase aansluiting BRON) Leerlingen controleren Voordat de leerlinggegevens daadwerkelijk verzonden worden, voert ESIS eerst een controle uit of de gegevens van deze leerlingen voldoen aan de voorwaarden die zijn gesteld aan het verzendproces. Deze controle kan attentiesignalen opleveren en afkeursignalen. Gegevens, die een afkeuringsignaal (vet weergave) opleveren, vindt u terug onder de kop Afgekeurd, worden niet verstuurd, vergezeld van een controlesignaal en een reden. De reden wordt zichtbaar als u op de <+> knop klikt

19 Indien bij de afkeuring van leerlinggegevens vaak dezelfde foutcode (=signaal) voorkomt, dan kan er sprake zijn van een structureel probleem in ESIS of in de manier waarop u de leerlinggegevens geregistreerd heeft. Gegevens die alleen een attentiesignaal opleveren (normale weergave), worden wel verstuurd. Rovict adviseert om de attentiesignalen in een later stadium te controleren en zonodig te corrigeren. De betekenis van de signalen en oplossingen voor het verhelpen van deze fouten staan uitgelegd in het Handboek BRON PO signalen. In de bijlagen van deze handleiding treft u een beschrijving aan van de meest voorkomende signalen met daarbij tips hoe u hier mee om kunt gaan. Met de knoop <Afdrukken> krijgt u een overzicht van de leerlingen en de signalen, die eerst opgelost moeten worden. U klikt op <Volgende> om door te gaan naar het volgende scherm: De leerlingen die in dit scherm zijn gemeld met een signaal worden niet verzonden naar BRON. Na correctie van de gegevens kunt u deze leerlingen opnieuw verzenden Verzenden bevestigen Wanneer u ESIS automatisch leerlingen heeft laten selecteren voor het verzendproces,dan wordt bij iedere leerling ook het correcte berichttype geselecteerd. In de regel is dit een Melding inschrijving. Als u heeft gekozen voor de optie Zelf leerlingen selecteren wordt voor elke leerling een berichttype Melding inschrijving klaargezet. Zonodig dient u dit berichttype te wijzigen als een ander berichttype noodzakelijk is. U kunt kiezen uit vijf berichttypen richting BRON, selecteer de juiste voor elke leerling

20 Identificatieverzoek: Met een identificatie verzoek kunt u de leerlinggegevens doorgeven aan BRON om te controleren of deze leerling op basis van de in ESIS geregistreerde gegevens ook in de GBA teruggevonden kan worden. Als een identificatieverzoek een positieve identificatie oplevert, betekent dit dat de GBA gegevens van de leerling correct zijn. Om voor bekostiging van de leerling in aanmerking te komen, moet u een Melding inschrijving doen. Melding Inschrijving: U heeft een leerling ingeschreven bij u op school en gaat dit aan BRON melden. ESIS zet dan ene Melding inschrijving in dit scherm klaar. Het is dus niet noodzakelijk om eerst een Identificatieverzoek te doen voordat u een Melding inschrijving kunt doen. Verwijdering Inschrijving: U heeft een inschrijving bij een leerling verwijderd en meldt dit aan BRON. Meer informatie over het verwijderen van een inschrijving treft u aan bij de gerelateerde pagina's onderaan dit document. Wijziging Inschrijfdatum: U heeft de inschrijfdatum van een leerling aangepast en u meldt dit aan BRON. Wijziging Sleutelgegevens: één of meer van de volgende gegevens van de leerling zijn aangepast: Onderwijsnummer, geboortedatum, geslacht, postcode. U meldt deze aanpassingen aan BRON. Dit berichttype wordt alleen door ESIS verstuurd als de leerling nog geen BSN nummer heeft. Na op <Volgende> geklikt te hebben wordt de informatie van de leerlingen daadwerkelijk verzonden en verschijnt het onderstaande scherm : Verzendresultaat Van iedere leerling wordt aangegeven of het verzendproces succesvol is geweest. In de kolom verzendstatus kunt u ook van iedere leerling de inhoud van het verstuurde XML bestand voor die leerling opvragen Registratieoverzicht opvragen Met een Registratieoverzicht kunt u opvragen wat er aan gegevens van een leerling bekend is bij BRON. Dit is handig in de volgende situaties:

21 - u wilt controleren welke leerlingen in BRON zijn geregistreerd van uw school op een bepaalde datum. - u wilt controleren welke gegevens in BRON zij vastgelegd. Met deze informatie kunt u controleren of de status van de gegevens in ESIS overeenkomt met die in BRON. Op basis van deze controle kan het zijn dat u de gegevens van de leerling aan moet passen. U vraagt de status van de gegevens altijd op per een bepaalde datum. U kunt alleen een Registratieoverzicht opvragen van leerlingen, die u eerder in ESIS heeft verzonden naar BRON Wanneer u bij het verzenden van berichten heeft gekozen voor de optie Ik wil een Registratieoverzicht opvragen dan heeft u de keuze twee typen Registratieoverzichten: Alle in BRON ingeschreven leerlingen op peildatum: de peildatum staat standaard op de systeemdatum en kan met behulp van de kalender aangepast worden. Een selectie van leerlingen: klik op de knop <Volgende> om de gewenste leerlingen te selecteren. Afhankelijk van uw methode om leerlingen te selecteren, selecteert u eerst de gewenste leerling, of verschijnt onderstaand scherm direct

22 Via het IBG Ontvangst overzicht (Informatie Uitvoer IBG Ontvangst overzicht) kunt u de gegevens in een Registratieoverzicht opvragen en in beeld brengen Verzenden en ontvangen Na elke verzending dient u een terugkoppeling op te vragen. In veel gevallen krijgt u binnen 10 minuten een terugkoppeling als u op Ontvangen klikt. 5.6 Ontvangen Wanneer u gegevens verstuurt aan BRON, worden deze in BRON gecontroleerd. Deze controle kent twee uitkomsten: De gegevens zijn correct De gegevens zijn (nog) niet correct Deze terugkoppeling kunt u opvragen door te klikken op de stap Ontvangen Verzoek terugkoppeling Als u het menuonderdeel Ontvangen aanklikt voert ESIS automatisch een Verzoek terugkoppeling uit. Als reactie op dit verzoek kan BRON u een of meer berichten sturen. Deze berichten kunt u inzien in het scherm Ontvangstresultaat en ook raadplegen bij Informatie Uitvoer IBG Ontvangstoverzicht. Het ontvangen van een reactie op leerlinggegevens vanuit BRON wordt ook wel terugkoppelen genoemd. Het gaat hierbij om leerlinggegevens, die door u in een eerder stadium naar BRON zijn verzonden en waarvan de status nu teruggekoppeld wordt. Als u nog niet verzonden heeft en wel op Ontvangen klikt zult u geen terugkoppelingen krijgen. Als u wel eerder verzonden heeft kunt u de volgende soorten terugkoppelberichten ontvangen: Afkeuring: BRON heeft een bericht ontvangen, dat technisch juist is, maar inhoudelijk niet. Dit kan het geval zijn voor een identificatieverzoek, een melding inschrijving, een verwijdering inschrijving of een wijziging sleutelgegevens. Spontane Mutatie: vanuit de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) worden aangepaste persoonsgegevens verwerkt in BRON. BRON geeft deze gegevens door aan de school, zonder dat deze hiervoor een verzoek heeft aangeleverd

23 Dubbele Inschrijving: een leerling mag niet tegelijkertijd bij meerdere instellingen ingeschreven staan. Zodra BRON constateert dat meerdere inschrijvingen van een leerling onwettig overlappen, worden alle betrokken scholen daar met een melding dubbele inschrijving van op de hoogte gesteld. De nieuwe school (waar de leerling het laatst is in geschreven) komt in aanmerking voor bekostiging. Positieve Identificatie: BRON probeert de gegevens uit ESIS te vergelijken met de reeds in BRON aanwezige gegevens. Als dit niet in een match resulteert, doet BRON een beroep op de Gemeentelijke basisadministratie. Een in BRON of GBA gevonden match, die met een toegekend onderwijsnummer wordt teruggekoppeld, wordt een positieve identificatie genoemd. Een positieve identificatie is een terugkoppeling op een identificatieverzoek. Melding Inschrijving: BRON controleert of de aangeleverde gegevens van de inschrijving al voorkomen in BRON. Als dat zo is wordt een melding inschrijving teruggekoppeld. Dit wil zeggen dat de inschrijving van de leerling is geaccepteerd door BRON. Wijziging Sleutelgegevens: als een van de sleutelgegevens (persoonsgebonden nummer, geslacht, geboortedatum, postcode, woonland) van een leerling is aangepast, wordt, na ontvangst, door BRON geprobeerd om met de aangepaste gegevens een nieuwe match te maken in BRON. Als dit lukt, wordt een bericht wijziging sleutelgegevens verzonden. Verwijdering Inschrijving: BRON controleert of de inschrijving waarvan om verwijdering is verzocht, voorkomt in BRON. Als dat zo is, wordt de inschrijving verwijderd, en wordt een melding verwijdering inschrijving verstuurd. Registratieoverzicht: dit is een overzicht waarin per leerling wordt weergegeven met welke persoons- en inschrijvingsgegevens deze leerling in BRON is geregistreerd. Voor het ontvangen van berichten klikt u in het startscherm op <Ontvangen>. Vervolgens voert u het wachtwoord in. Klik op <Volgende> Berichten ontvangen In het Berichten ontvangen scherm wordt door middel van een voortgangsbalk het ontvangen van de gegevens bijgehouden. Zodra alle berichten binnen zijn heeft de voortgangsbalk de 100% bereikt. Klik op de <Volgende> knop Ontvangst resultaat scherm In dit scherm kunt u de ontvangen berichten bekijken. Per berichtsoort wordt aangegeven op hoeveel leerlingen dit bericht van toepassing is

24 In bovenstaand voorbeeld is sprake van een afkeuring van de leerlinggegevens door BRON. Door op de + knop voor de signalen te klikken, verschijnt er een uitklapmenu met meer informatie over het signaal. Deze signalen moeten verwerkt worden. In hoofdstuk Signalenoverzicht treft u een overzicht aan van meest voorkomende signaalcodes met per signaal een aanwijzing hoe u hier mee om moet gaan. In de bijlage met signalen bij uw handboek BRON PO treft u een uitputtend overzicht aan van alle mogelijke signalen. In hoofdstuk 6 Acties naar aanleiding van het uitwisselproces leest u meer over het oplossen van signalen in ontvangen berichten. Achter de signalen in een bericht, staat een XML icoontje. Wanneer u op dit icoontje klikt, krijgt u de exacte inhoud van het bericht te zien. In sommige gevallen kan het handig zijn om het XML bericht apart op te slaan. Bijvoorbeeld wanneer u een supportvraag heeft over een ontvangen bericht of wanneer u met BRON een discussie heeft over de gegevens van een leerling. Het opslaan van het XML bericht doet u door met de rechtermuisknop op het XML icoontje te klikken. U krijgt dan een menuutje waarin u kiest voor Opslaan als. De knop Afdrukken maakt een overzicht van de leerlingen met signalen. In de bijlage staat beschreven hoe u signalen kunt corrigeren in de leerlingadministratie. Als u op Gereed klikt voert ESIS een nieuwe ontvangstpoging uit totdat er geen berichten meer ontvangen worden. 5.7 Synchroniseren Bij het ontvangen van gegevens, ontvangt u niet alleen terugkoppelingen, maar ook informatie over de manier waarop gegevens van de leerling in BRON zijn geregistreerd. Indien gewenst, kunnen de persoonsgegevens in ESIS worden gesynchroniseerd met deze GBA gegevens. Meer informatie hierover leest u in hoofdstuk

25 De overige gegevens kunt u niet door ESIS laten synchroniseren. Via het IBG Ontvangstoverzicht kunt u de gegevens van BRON vergelijken met de gegevens die u in ESIS heeft ingevoerd en vervolgens handmatig wijzigingen aanbrengen in de leerlingadministratie. 5.8 BRON historie U kunt van een leerling inzien wat u heeft verzonden en wat BRON heeft teruggekoppeld. Dit overzicht is bedoeld om extra informatie te geven als u wilt uitzoeken wat er aan de hand is de uitwisseling problemen blijft geven. In dit scherm ziet u alle acties die de school en BRON hebben gedaan en u kunt inzien welk signaal dat heeft opgeleverd. Met het xml knopje heeft u inzage in de inhoud van het technische bericht dat ESIS heeft verzonden of ontvangen. Met de kop Afdrukken kunt u van deze gegevens een afdruk maken naar keuze voorzien van de XML inhoud. Wij verwachten dat u met deze informatie beter in staat bent om te communiceren met de helpdesk van BRON 5.9 Statusoverzichten van BRON In de Fase Aansluiting Bron ontvangt u periodiek een mail van BRON waarin uw voortgang gemeld wordt. In deze mail meldt BRON het percentage leerlingen dat door BRON is geaccepteerd. U kunt het ESIS overzicht IBG GTB Controleoverzicht gebruiken om te zien hoeveel leerlingen volgens ESIS door BRON zijn geaccepteerd. Op dit overzicht is ook te zien welke leerlingen wel zijn ingeschreven maar nog niet door BRON zijn geaccepteerd. Dit zijn de leerlingen, waarvan u gegevens dient te controleren, verbeteren en opnieuw dient te verzenden om voor bekostiging in aanmerking te komen

26 6 Acties naar aanleiding van het uitwisselproces Wanneer u berichten met leerlinggegevens naar de BRON heeft verzonden, dient u daarna zelf terugkoppelingen op te vragen met behulp van de stap Ontvangen. Op basis van deze terugkoppelingen kunnen er een aantal acties nodig zijn: Oplossen van signalen en het handmatig bijwerken van gegevens Synchroniseren van gegevens Handmatig verwijderen 6.1 Ontvangstoverzichten Het kan handig zijn om eerder ontvangen berichten nog eens te kunnen bekijken. Bijvoorbeeld om van een aantal berichten te kunnen zien voor welke leerlingen er afkeursignalen zijn teruggekoppeld. Onder Informatie - Uitvoer staat het overzicht IBG Ontvangstoverzicht, hiermee kunt u de reeds ontvangen berichten bekijken. In bovenstaand scherm kunt u uw eigen aanleverpunt selecteren. Klik op <Volgende >

27 In dit scherm vinkt u de berichten aan, die u van BRON heeft ontvangen. U kunt hier bepalen wat u wilt zien van deze berichten. Allereerst kunt u bepalen of u een overzicht wilt van Registratieoverzichten of Terugkoppelingen. Weergave: Berichtsoorten De berichtenlijst Hier kunt u bepalen welke informatie u wilt zien. U kunt selecteren op de soorten berichten, die u wilt zien Hier kunt u aanklikken welke berichten u wilt betrekken in het overzicht Belangrijkste werkzaamheden n.a.v. het ontvangstoverzicht Maak de volgende selectie als u wilt weten voor welke leerlingen nog niet zijn goedgekeurd : U geeft als Weergave mogelijkheid aan dat u ook signalen wilt zien. U vinkt als Berichtsoorten alleen Afkeuringen aan. U selecteert in de berichtenlijst de berichten, die u nog niet heeft verwerkt Groepeer op Leerling-naam U krijgt dan alle leerlingen te zien die zijn afgekeurd in de uitwisseling met BRON. Deze leerlingen worden dus in iedere geval niet bekostigd. Druk het overzicht af, bepaal per signaal hoe het opgelost kan worden en wijzig in de module Leerlingadministratie de gegevens en verzend deze leerlingen opnieuw naar BRON

28 6.2 Oplossen van signalen en handmatig bijwerken van gegevens Zodra de terugkoppeling van gegevens bestaat uit een afkeuring, zijn de gegevens ook voorzien van signalen. Deze signalen geven u informatie over wat er aan de hand is met de gegevens. Signalen kunnen zowel een afkeuring zijn (de leerling komt niet in aanmerking voor bekostiging) als een attentie signaal (het gegeven is niet helemaal correct, maar dit heeft geen consequenties voor de bekostiging). Afkeuringsignalen moeten in ieder geval opgelost worden, zodat de leerling voor bekostiging in aanmerking kan komen. Attentiesignalen geven informatie over welke leerlinggegevens nog aandacht behoeven. BRON verzoekt u ook deze signalen op te lossen, omdat er anders verkeerde beleidsinformatie tot stand kan komen. In hoofdstuk 14 van deze handleiding treft u de meest voorkomende signalen aan. Per signaal kunt u ook zien of het een afkeuring is of een attentie signaal. Na het corrigeren van de leerlinggegevens waar een signaal bij is, verzendt u de gegevens opnieuw naar BRON. 6.3 Synchroniseren De terugkoppelingen, die u van BRON ontvangt bevatten GBA gegevens. (Gemeentelijke Basis Administratie). Deze terugkoppeling toont per leerling de gegevens die in de gemeentelijke administratie zijn vastgelegd. Dit zijn de zogenaamde persoonsgegevens. Met de menukeuze Synchroniseren kunt u uw persoonsgegevens in ESIS vergelijken met deze GBA gegevens. Indien gewenst kunt u deze gegevens over laten nemen in ESIS

29 Bij het synchroniseren heeft u een keuze welke gegevens u als uitgangspunt wilt nemen: Verzamelde GBA gegevens in ESIS: dit zijn gegevens die op basis van eerdere ontvangen berichten in ESIS zijn opgeslagen. Gegevens van een Registratieoverzicht: een Registratieoverzicht geeft een overzicht van de gegevens van een of meer leerlingen zoals die op dat moment in BRON zijn geregistreerd. U kunt alleen synchroniseren op basis van een Registratieoverzicht wanneer u al eens een dergelijk overzicht heeft opgevraagd Synchroniseren op basis van verzamelde GBA Gegevens Nadat u een keuze heeft gemaakt voor synchroniseren op basis van GBA gegevens, klikt u op <Volgende>. In het dan volgende scherm kunt u er voor kiezen of u alle leerlingen getoond wilt hebben, of alleen de leerlingen met verschillen. Als u alleen de leerlingen met verschillen getoond wilt hebben, vinkt u het veld Toon alleen leerlingen met verschillen aan

30 In dit scherm worden leerlingen getoond met daarbij de verschillen tussen ESIS en de GBA. Het BSN (Burgerservicenummer) zoals u dat in ESIS heeft ingevoerd en het BSN zoals dat in de GBA is geregistreerd worden apart vermeld. Onderaan het scherm bevindt zich een mogelijkheid om het BSN van de GBA bij alle leerlingen te laten overnemen. U kunt in dit scherm een leerling aanklikken waarvan u de verschillen tussen ESIS en het Registratieoverzicht wilt bekijken. Hierna klikt u op <Volgende>. Het onderstaande scherm verschijnt

31 In dit scherm ziet u de verschillen vet gedrukt en kunt u per gegeven aangeven of het gewenst is dat het gegeven uit BRON wordt overgenomen in ESIS door het veld aan te kruisen. Hierna klikt u op de knop ESIS bijwerken onderaan het scherm, zodat de leerlinggegevens bijgewerkt worden met de aangevinkte velden. De overige gegevens kunt u niet door ESIS laten synchroniseren. Via het IBG Ontvangstoverzicht kunt u de gegevens van BRON vergelijken met de gegevens, die u in ESIS heeft ingevoerd en vervolgens handmatig wijzigingen aanbrengen in de leerlingadministratie Synchroniseren op basis van een Registratieoverzicht Wanneer u gekozen heeft voor het synchroniseren op basis van een Registratieoverzicht, selecteert u een van de beschikbare Registratieoverzichten. Hiervoor moet u wel eerst een Registratieoverzicht opgevraagd hebben. Meer informatie over het opvragen van Registratieoverzichten leest u in hoofdstuk Registratieoverzicht opvragen. Na het selecteren van een Registratieoverzicht, klikt u op <Volgende>. In het dan volgende scherm worden alle leerlingen getoond, die zijn opgenomen in het geselecteerde registratie bericht

32 U kunt in dit scherm een leerling aanklikken waarvan u de verschillen van de persoonsgegevens tussen ESIS en het Registratieoverzicht wilt bekijken. U klikt op <Volgende> en het onderstaande scherm verschijnt

33 In dit scherm kunt u per gegeven aangeven of het gewenst is dat het gegeven uit BRON wordt overgenomen in ESIS. Hierna klikt u op de knop ESIS bijwerken onderaan het scherm, zodat de leerlinggegevens bijgewerkt worden met de aangevinkte velden Verwerking van andere gegevens van het registratieoverzicht De overige gegevens van de leerling kunt u inzien met behulp van het IBG Ontvangstoverzicht. Op dit overzicht kunt u kiezen voor Registratieoverzichten en selecteren welke berichten u in het overzicht wilt opnemen. In dit overzicht worden de gegevens getoond van de leerlingen zoals die in BRON staan geregistreerd en de registratie in ESIS. Op basis hiervan kunt u nagaan waar verschillen staan en beslissen welke gegevens u dient bij te werken in de ESIS leerlingadministratie. 6.4 Handmatig verwijderen Het kan gebeuren dat BRON u meldt dat een bepaalde leerling bij u op school is ingeschreven, die u helemaal niet kent en die u ook niet in ESIS heeft geadministreerd. Dit is een uitzonderingssituatie. De functie Handmatig verwijderen is bedoeld om aan BRON te melden dat deze leerling verwijderd uit BRON. Het gaat hierbij om een leerling die uw school nog nooit bezocht heeft en die ook niet in ESIS is ingevoerd. Het betreft een administratieve dwaling van het uitwisselproces. Met de functie Handmatig verwijderen maakt u een verwijderingverzoek aan. BRON zal naar aanleiding van dit verzoek de registratie van deze leerling bij u op school in BRON verwijderen. Let op: Dit is niet de juiste procedure om een leerling uit uw bestand te verwijderen. Leerlingen verwijderen dient plaats te vinden via de module Leerlingenadministratie. Wanneer een leerling daadwerkelijk onderwijs bij u aan school heeft gevolgd (al is het maar één dag!), dan moet deze uitgeschreven worden. Het uitschrijven van leerlingen vindt plaats via Modules - Leerlingenadministratie - Leerling - Uitschrijven. Daarnaast kunt u bij een leerling een inschrijving verwijderen

34 In het scherm voor het handmatig verwijderen voert u de gegevens in van de leerling, die verwijderd moet worden. Na op <Volgende> te klikken verschijnt het onderstaande scherm : BRON zal terugkoppelen dat de leerling inderdaad uit BRON verwijderd is. Dit bericht wordt pas getoond wanneer u weer berichten gaat ontvangen. Als dit bericht is ontvangen wordt het ook getoond via Informatie - Uitvoer - Overzicht IBG Ontvangstoverzicht

35 7 Standaardprocessen op school Voor een juiste registratie van leerlinggegevens maakt u gebruik van een aantal standaardprocessen in ESIS. In dit hoofdstuk wordt een kort overzicht gegeven van deze processen. In de handleiding en helpfunctie van ESIS is meer inhoudelijke informatie over deze processen te vinden. In hoofdstuk 0 Wat als u leerlingen kwijt bent? De situatie kan zich voordoen dat u tijdens of na de aansluiting BRON ziet dat er leerlingen ontbreken. U ziet dit bijvoorbeeld aan het aantal bekostigde leerlingen op het GTB overzicht van Mijn BRON niet klopt met uw verwachting. U kunt een Telfornulier maken in ESIS om te controleren wat de leerlingtelling is. De GTB telling van Mijn BRON en het Telformulier ESIS moeten identieke aantallen opleveren op dezelfde peildatum. Er zijn verschillende manieren om dit te onderzoeken. Op het GTB overzicht van Mijn BRON worden leerlingen vermeld met een signaal. U dient deze signalen op te lossen en de leerlingen opnieuw te verzenden. Controleer in ESIS of er leerlingen zijn die u wel heeft ingeschreven maar nog niet heeft ingedeeld in een basisgroep. Dit kunt u checken door in de leerling-zoeker alle leerlingen te selecteren en te controleren of bij alle leerlingen een basisgroep staat. Leerlingen zonder groep worden niet naar BRON verzonden. Vul bij deze leerlingen een basisgroep in en verzend deze leerlingen. Kijk in de IBG module bij de stap Verzenden naar leerlingen met de status Nog nooit verzonden of Afgekeurd. De nog nooit verzonden leerlingen dient u alsnog te verzenden. Bij de Afgekeurde leerlingen dient u na te gaan wat het signaal is en dit eerst op te lossen. U kunt een afdruk maken van de signalen met behulp van het overzicht IBG Ontvangstoverzicht. Selecteer Afkeuringen en maak een afdruk. Ga na per leerling wat de oorzaak van de afkeuring is en werk de gegevens bij in ESIS. Na het corrigeren van leerlinggegevens kunt u opnieuw gaan verzenden. Selecteer bij het verzenden ESIS selecteert en alleen de gewijzigde leerlingen worden voor verzending laar gezet..als het na het afwerken van deze stappen nog niet lukt om de problemen op te lossen adviseren wij u om contact op te nemen met de helpdesk van Rovict. BRON gegevens in ESIS en hoofdstuk 12 ESIS schermen met BRON gegevens vindt u meer informatie over hoe u de voor BRON relevante gegevens in moet vullen. Wij adviseren u om de gegevens zorgvuldig te administreren omdat het maken van wijzigingen weliswaar mogelijk is maar in verhouding veel tijd en energie vraagt. Dit geldt vooral voor de inschrijfdatum. 7.1 Leerling aanmelden Het aanmelden van een leerling betekent dat deze in ESIS wordt ingevoerd. Het invoeren van een nieuwe leerling is te vinden via Modules Leerlingenadministratie Toevoegen. Eventueel krijgt deze leerling ook een voorlopige inschrijving. Aandachtspunten: Een aangemelde leerling heeft nog geen inschrijving en wordt nog niet bekostigd. Pas zodra de leerling een inschrijving heeft, kan deze voor bekostiging in aanmerking komen. Een Identificatieverzoek of een Melding inschrijving kan pas gedaan worden, zodra de leerling is ingeschreven en een indeling in een groep heeft. Dit kan ook een inschrijfdatum of datum

36 indeling in de toekomst zijn. Als u nog niet weet in welke groep de leerling geplaatst gaat worden kunt u een extra groep maken waarin u leerlingen indeelt, die nog in ene groep geplaatst moeten worden. 7.2 Leerling inschrijven Door een leerling in te schrijven, geeft u aan dat deze leerling daadwerkelijk onderwijs bij u op school volgt. U schrijft een leerling in via Modules Leerlingenadministratie Leerling Inschrijving. Na het inschrijven van de leerling dient u binnen 2 weken een melding inschrijving doen aan BRON. Aandachtspunten De inschrijfdatum is de eerste dag waarop de leerling onderwijs op school volgt. Als u een leerling inschrijft op de eerste schooldag van het schoolar dan dient u 1 augustus op te geven als inschrijfdatum. Een leerling, die op 14 augustus 4 ar wordt en de 1 e schooldag is 24 augustus heeft echte als inschrijfdatum: 24 augustus Meer informatie over het inschrijven van een leerling vindt u in hoofdstuk 12.4 Tabblad Leerling - Inschrijving - Bekostiging 7.3 Leerling in groep indelen Na de inschrijving waarbij u aangeeft dat de leerling bij u op school is ingeschreven, moet u nog aangeven welk onderwijs de leerling bij u op school volgt. Dat doet u door in een leerling in een groep in te delen. U kunt een leerling indelen op de volgende manieren: Via Modules Leerlingen Leerlingenadministratie- Leerling indeling (voor een leerling) Via Modules Leerlingen Groepen indelen (voor meer leerlingen tegelijkertijd) Leerling die in het huidige schoolar al bij u op school zitten, kunt u collectief naar het volgende schoolar overzetten met de module Jaarovergang. Deze module is te vinden via Modules Leerlingen Jaarovergang. Aandachtspunten Op de inschrijfdatum moet er ook een indeling zijn in een basisgroep/ onderwijssoort Voorbeeld 1 Een leerling is op 4 augustus ar geworden en komt op de eerste schooldag (17 augustus) op school. De inschrijfdatum moet dan zijn 17 augustus 2009 en op die datum moet de leerling ook in de groep ingedeeld worden. Voorbeeld 2 Een leerling wordt 4 ar op zaterdag 24 oktober 2009 en komt op maandag 26 oktober op school. De inschrijfdatum én de indeling in de groep moeten in dit geval zijn. 7.4 Leerling in andere groep plaatsen Een leerling kan in de loop van het schoolar van onderwijssoort (leerar, afdeling) en / of van groep veranderen. In ESIS moet u dan de indeling van de leerling aanpassen. Dit kunt u doen op de volgende manieren: Via Modules Leerlingen Leerlingenadministratie- Leerling indeling (voor één leerling) Via Modules Leerlingen Groepen indelen (voor meer leerlingen tegelijkertijd)

37 Via Modules Leerlingen Jaarovergang (om voor alle leerlingen de groepsindeling voor een volgens schoolar in orde te maken). Een basisgroep is gekoppeld aan een vestiging. Op basis van de indeling in een basisgroep bepaalt ESIS de datum waarop ESIS is een vestiging is geplaatst. 7.5 Een leerling in een andere vestiging plaatsen U kunt een leerling in een andere vestiging plaatsen door deze uit te schrijven en in te schrijven in de andere vestiging. Het is niet noodzakelijk om alle gegevens opnieuw in te voeren omdat het volstaat om bij de leerling een inschrijving te beëindigen (uitschrijven) en een nieuwe inschrijving te maken. 7.6 Een leerling inschrijven die op een andere school is ingeschreven BRON zal melden als een leerling op twee scholen tegelijk is ingeschreven. Als uitschrijfdatum geldt de laatste schooldag en als inschrijfdatum geldt de eerste schooldag. Aandachtspunten De inschrijfdatum is de eerste dag waarop de leerling onderwijs op school volgt. Als u een leerling inschrijft op de eerste schooldag van het schoolar dan dient u 1 augustus op te geven als inschrijfdatum Meer informatie over het inschrijven van een leerling vindt u in hoofdstuk 12.4 Tabblad Leerling - Inschrijving - Bekostiging 7.7 Leerlinggegevens wijzigen In de loop van het schoolar kunnen er diverse leerlinggegevens veranderen. In hoofdstuk 0 Wat als u leerlingen kwijt bent? De situatie kan zich voordoen dat u tijdens of na de aansluiting BRON ziet dat er leerlingen ontbreken. U ziet dit bijvoorbeeld aan het aantal bekostigde leerlingen op het GTB overzicht van Mijn BRON niet klopt met uw verwachting. U kunt een Telfornulier maken in ESIS om te controleren wat de leerlingtelling is. De GTB telling van Mijn BRON en het Telformulier ESIS moeten identieke aantallen opleveren op dezelfde peildatum. Er zijn verschillende manieren om dit te onderzoeken. Op het GTB overzicht van Mijn BRON worden leerlingen vermeld met een signaal. U dient deze signalen op te lossen en de leerlingen opnieuw te verzenden. Controleer in ESIS of er leerlingen zijn die u wel heeft ingeschreven maar nog niet heeft ingedeeld in een basisgroep. Dit kunt u checken door in de leerling-zoeker alle leerlingen te selecteren en te controleren of bij alle leerlingen een basisgroep staat. Leerlingen zonder groep worden niet naar BRON verzonden. Vul bij deze leerlingen een basisgroep in en verzend deze leerlingen. Kijk in de IBG module bij de stap Verzenden naar leerlingen met de status Nog nooit verzonden of Afgekeurd. De nog nooit verzonden leerlingen dient u alsnog te verzenden. Bij de Afgekeurde leerlingen dient u na te gaan wat het signaal is en dit eerst op te lossen. U kunt een afdruk maken van de signalen met behulp van het overzicht IBG Ontvangstoverzicht. Selecteer Afkeuringen en maak een afdruk. Ga na per leerling wat de oorzaak van de afkeuring is en werk de gegevens bij in ESIS. Na het corrigeren van leerlinggegevens kunt u opnieuw gaan verzenden. Selecteer bij het verzenden ESIS selecteert en alleen de gewijzigde leerlingen worden voor verzending laar gezet

38 .Als het na het afwerken van deze stappen nog niet lukt om de problemen op te lossen adviseren wij u om contact op te nemen met de helpdesk van Rovict. BRON gegevens in ESIS en hoofdstuk 12 ESIS schermen met BRON gegevens vindt u informatie over de voor BRON belangrijke gegevens en de schermen waarop u deze gegevens aantreft. Wanneer het adres van een leerling wijzigt stelt ESIS voor om deze adreswijziging ook door te voeren bij de ouders / verzorgers en broers / zussen van de leerling. Na een wijziging opnieuw een bericht verzenden. Als u bij een leerling een gegeven toevoegt of wijzigt, die behoren tot de BRON gegevenset dan ben u verplicht om deze binnen 14 dagen door te geven aan BRON. Als u in het verzendscherm kiest voor ESIS selecteert dan worden alle leerlingen in het scherm gezet waar iets veranderd is dat van belang is voor BRON. Vervolgens kunt u opdracht geven om voor deze leerlingen een bericht klaar te zetten en te verzenden. Er zijn enkele speciale gevallen met betrekking tot wijzigen van gegevens U wijzigt de datum inschrijving U wijzigt een of meer sleutelgegevens Wijzigen inschrijfdatum Na het wijzigen van de inschrijfdatum zal ESIS eerst een bericht versturen met een Verwijdering Inschrijving en vervolgens een Melding Inschrijving. Een wijziging van de inschrijfdatum resulteert dus in twee berichten: een verwijdering en een nieuwe inschrijving Als van een leerling de inschrijving verwijderd is wordt deze dus niet bekostigd. De leerling wordt pas weer bekostigd als de nieuwe inschrijving geaccepteerd is. Deze mutatie dient u dus uit te voeren ruim voor een teldatum! Wijzigen sleutelgegevens (alleen voor leerlingen zonder BSN) Als u een of meer gegevens wijzigt die behoort tot de zogenaamde sleutelgegevens zal ESIS een bericht Wijziging sleutelgegevens verzenden en niet een Melding inschrijving die verzonden wordt bij andere wijzigingen. De sleutelgegevens zijn PGN (BSN of Onderwijsnummer)

39 Geslacht Geboortedatum Postcode voor leerlingen die in Nederland wonen. Woonland voor leerlingen die in het buitenland wonen Adres is geheim of onbekend. Als u een van deze gegevens wijzigt dan zal ESIS de leerling klaar zetten als u kiest voor ESIS selecteert in het verzendscherm. Voor deze leerlingen wordt dan een bericht Wijziging sleutelgegevens klaar gezet. 7.8 Leerling uitschrijven Wanneer een leerling uw school verlaat nadat deze bij u op school is ingeschreven, dan moet u de leerling uitschrijven. U kunt de leerling uitschrijven op de volgende manieren: Via Modules Leerlingen Leerlingenadministratie Leerling uitschrijven (voor 1 leerling) Via Modules Leerlingen Collectief uitschrijven (voor het uitschrijven van meerdere leerlingen uit een groep of een gezin) Aandachtspunten Wanneer de leerling uitgeschreven wordt aan het einde van het schoolar, dan is de uitschrijfdatum altijd 31 juli van dat schoolar. Als de leerling wordt uitgeschreven in de loop van het schoolar, dan is de uitschrijfdatum de laatste dag dat de leerling op school is. Het kan zijn dat een leerling uw school verlaat en u niet weet welke de vervolg school is. Formeel mag u die leerling niet uitschrijven. Het mooie van de BRON uitwisseling is dat u vanzelf een terugkoppeling krijgt van een dubbele inschrijving als de leerling op een andere school wordt ingeschreven. In die terugkoppeling staat vermeld welke de vervolgschool is en u kunt de leerling uitschrijven. Nadat u de leerling hebt uitgeschreven gaat u naar de IBG module Verzenden en kiest voor ESIS selecteert.. Ook een uitgeschreven leerling verzendt u in de IBG module met een Melding inschrijving. 7.9 Een inschrijving verwijderen Het kan noodzakelijk zijn een inschrijving te verwijderen. Bijvoorbeeld als u merkt dat er een administratieve fout is gemaakt. In ESIS kunt u een inschrijving verwijderen en dan wordt voor de leerling een Verwijdering inschrijving klaar gezet als u kiest voor ESIS selecteert in het verzendscherm. Als u bij een inschrijving de inschrijfdatum wijzigt wordt er eerst een Verwijdering inschrijving en vervolgens een nieuwe Melding inschrijving gedaan

40 8 Speciale gevallen 8.1 LGF en ambulante begeleiding Een leerling die een LGF indicatie heeft en ambulante begeleiding ontvangt, moet op de juiste manier zijn geregistreerd. In hoofdstuk 12 ESIS schermen met BRON gegevens vindt u meer informatie over de schermen in ESIS waar u deze gegevens kunt registreren. Onderstaand volgen nog de teksten van twee veelgestelde vragen over LGF en ambulante begeleiding Registratie van ambulante begeleiding in ESIS voor BO en SBO scholen Voor BO, SBO of WEC LGF indicatie: Leerling - Zorg Bij de gegevens van de leerling zelf kunt u op de pagina Zorg registreren dat een leerling een LGF indicatie heeft. Bij deze LGF indicatie zijn de volgende velden verplicht: Indicatiedatum Onderwijssoort indicatie BRIN nummer van de REC instelling, die geïndiceerd heeft (Voor leerlingen die geïndiceerd zijn als VGK (indicatiesoort 11 of 12) is het niet verplicht om het BRIN nummer REC instelling op te nemen.) Het indicatienummer: CVI indicatienummer. U moet dit invullen volgens het format: Deze laatste 4 cijfers zijn het volgnummer. Bij een leerling bij wie u LGF invult dient u ook de ambulante begeleiding in te vullen Ambulante begeleiding: Leerling - Inschrijving - Onderwijs Bij de inschrijving van de leerling kunt u, op de pagina Onderwijs, aangeven dat de leerling ambulante begeleiding ontvangt. Daarbij vult u de volgende gegevens in: Startdatum Het brinnummer van de WEC school : dit is de school voor speciaal onderwijs, die de ambulante begeleiding formeel verzorgt of daar verantwoordelijk voor is. De overige velden zijn voor de registratie in Bron niet verplicht en deze kunt u dus leeg laten: Einddatum Naam begeleider: dit is de begeleider door wie de leerling daadwerkelijk ambulant begeleid wordt Aantal uren per week Bij een leerling kunnen meerdere indicaties en periodes van ambulante begeleiding geregistreerd worden

41 Let op: De startdatum van de ambulante begeleiding mag niet voor de startdatum van de LGF indicatie liggen en ook niet voor de inschrijfdatum. In het kader van de uitwisseling met BRON is het van belang dat u bij een leerling die ambulante begeleiding ontvangt, altijd registreert dat deze een LGF indicatie heeft. (behalve voor VGK, visueel gehandicapte kinderen ) Registratie van LGF indicatie en ambulante begeleiding in ESIS voor SO en VSO scholen Voor SO of VSO. LGF indicatie Bij de gegevens van de leerling zelf kunt u op de pagina Zorg registreren dat een leerling een LGF indicatie heeft. Bij deze LGF indicatie zijn de volgende velden verplicht: Indicatiedatum Onderwijssoort indicatie BRIN nummer REC instelling, die de indicatie heeft verleend. Voor leerlingen die geïndiceerd zijn als VGZ (indicatiesoort 11 of 12) is het niet verplicht om het BRIN nummer REC instelling op te nemen. Het indicatienummer is een verplicht veld (behalve voor leerlingen met een VGK indicatie) U moet dit CVI nummer invullen volgens het format: Deze laatste 4 cijfers zijn het volgnummer. Ambulante begeleiding Regulier Ambulant Begeleid (RAB) 1. U maakt een aparte onderwijssoort aan voor ambulante begeleiding. Controleer of Ambulante begeleiding op Ja staat (Beheer Onderwijsstructuur Onderwijssoort) 2. U maakt een speciale groep aan voor ambulant begeleide leerlingen en koppelt daar de in stap 1 aangemaakte onderwijssoort aan. Wanneer u heel veel leerlingen heeft die door uw school ambulant begeleid worden, dan kunt u ook meerdere groepen aanmaken. Aan elk van deze groepen koppelt u dan de onderwijssoort voor ambulante begeleiding. 3. U maakt een inschrijving voor deze leerling aan. Op de pagina Extra van de Inschrijving kunt u de volgende gegevens over de ambulante begeleiding aan de leerling opgeven: Op BO, SBO of VO: in dit veld geeft u de school voor BO, SBO of VO aan waar de leerling zijn dagelijkse onderwijs volgt. Een WEC-1 school kan bij het bovengenoemd veld ook een WEC 2,3,4 school opgeven waar de leerling regulier onderwijs volgt Schooltype: in dit veld geeft u aan welk type dagelijks onderwijs de leerling volgt Uitsplitsing VO: wanneer de leerling dagelijkse onderwijs in het VO volgt, dan moet u in dit veld daar nog een verdere uitsplitsing van maken. Uren AB: in dit veld geeft u aan hoeveel uur de leerling per week ambulant begeleid wordt Naam begeleider: dit is de begeleider die de leerling op zijn eigen school de ambulante begeleiding geeft. Startdatum (verplicht veld): Let op: de startdatum van de ambulante begeleiding mag, in het kader van de PGN scan en de uitwisseling met BRON niet voor de startdatum van de LGF indicatie liggen

42 Einddatum (verplicht veld) Bij een leerling kunnen meerdere periodes van ambulante begeleiding geregistreerd worden. 4. U geeft de leerling een indeling in de speciale groep en onderwijssoort die u voor de ambulante begeleiding heeft aangemaakt bij stap 1 en 2. Zo weet ESIS dat deze leerling niet daadwerkelijk bij uw school is ingeschreven en kunt u makkelijk overzichten maken van de groep(en) met door uw school ambulant begeleide leerlingen. Let op: In het kader van de uitwisseling met BRON is het van belang dat u bij een ambulant begeleide leerling altijd registreert dat deze een LGF indicatie heeft. Teruggeplaatste ambulante begeleiding (TAB) Hierbij gaat het om leerlingen, die op de SO school onderwijs hebben gevolgd en vervolgens onderwijs gaan volgen op een reguliere BO, SBO of VO school omdat bijvoorbeeld de LGF indicatie niet meer verlengd wordt. U dient deze leerlingen uit te schrijven Bij de uitschrijving van de leerling (Modules Leerlingen Leerlingenadministratie Leerling Uitschrijving) geeft u aan dat het om een terugplaatsing gaat en op welke school de leerling onderwijs gaat volgen. In het geval dat u deze leerlingen opnieuw wilt inschrijven als niet bekostigde leerling volgt u de volgende stappen: 1. Voeg bij de school een schoolsoort OV toe ( Beheer- Structuur School ). Dit is een nietbekostigde schoolsoort. 2. Maak een onderwijssoort TAB (Teruggeplaatste Ambulant begeleide leerlingen) aan en koppel die aan de niet bekostigde schoolsoort (Beheer Onderwijsstructuur Onderwijssoorten) 3. Maak een of meer groepen aan speciaal voor deze TAB leerlingen en voeg de onderwijssoort TAB toe aan deze groep(en). (Beheer Onderwijsstructuur Groepen). 4. U geeft deze leerlingen een nieuwe inschrijving met als schoolsoort OV. (Modules Leerlingen Leerlingenadministratie Leerling Inschrijving pagina bekostiging) Geef een inschrijfdatum op. 5. Deel de leerling in: selecteer als onderwijssoort bij deze indeling de netaangemaakte onderwijssoort TAB en plaats de leerling in een TAB groep.(modules Leerlingen - Leerlingadministratie Leerling Indeling). 8.2 Leerling is volgens de school niet ingeschreven In incidentele gevallen kunt u gegevens van een leerling teruggekoppeld krijgen, die helemaal niet bij uw school is ingeschreven. U maakt in dat geval gebruik van de mogelijkheid tot Handmatig verwijderen. Meer hierover leest u in hoofdstuk Leerling heeft een ander PGN dan BRON terugkoppelt Er kunnen zich verschillende merkwaardige administratieve situaties gaan voordoen. Een school heeft bijvoorbeeld het BSN van een leerling van de ouders ontvangen en die kunnen dat aantonen. BRON meldt echter dat de leerling een ander BSN heeft. In deze situatie zal ESIS dit laten zien bij het

43 verzenden en u een keus aanbieden met welk PGN u gaat verzenden. Als standaardinstelling wordt het BSN van BRON voorgesteld. Als dit zich voordoet dan adviseert Rovict om contact op te nemen met BRON en de ouders te informeren om contact op te nemen met de Gemeente over de verschillende BSN s die blijkbaar in omloop zijn. 8.4 Adresgegevens zijn geheim of onbekend Wanneer het adres van een leerling geheim of onbekend is, dan registreert u dit door het veld Adres geheim / Onbekend op Ja te zetten. Dit veld is te vinden via Modules / Leerlingen / Leerlingenadministratie / Leerling pagina Basis. In de uitwisseling naar BRON worden deze adresgegevens niet doorgegeven naar BRON Belangrijk: Als een leerling verhuist naar een Blijf-van-mijn-lijfhuis of een adres dat om andere redenen geheim moet blijven, registreer het adres dan als Geheim of onbekend. Een geheim adres wordt niet naar BRON uitgewisseld en ook niet op ESIS-overzichten getoond. 8.5 Een leerling volgt onderwijs bij u op school, maar mag niet bekostigd worden In de praktijk komt het soms voor dat een school een leerling (tijdelijk) toelaat als gastleerling. Dit is een leerling, die officieel niet is ingeschreven bij de school en ook niet opgenomen moet worden in de tellingen van de school maar die u wel in ESIS wilt registreren om gegevens bij te houden. In ESIS dienen de volgende stappen te worden ondernomen: Voeg bij de school een schoolsoort OV toe ( Beheer - Structuur - School ). Dit is een nietbekostigde schoolsoort. Maak een onderwijssoort NB (Niet bekostigde leerlingen) aan en koppel die aan de niet bekostigde schoolsoort (Beheer Onderwijsstructuur Onderwijssoorten. Voeg deze onderwijssoort toe aan de groep waar de gast leerling wordt ingedeeld ( Beheer Onderwijsstructuur Groepen). Schrijf de gastleerling in met een inschrijving en een indeling. Selecteer bij die indeling als onderwijssoort bij de niet bekostigde onderwijssoort NB (Modules Leerlingen - Leerlingadministratie Leerling zoeken ga naar stap Indeling. Alleen leerlingen die zijn in geschreven en ingedeeld in een groep met een onderwijssoort van een bekostigde schoolsoort worden verzonden in de BRON uitwisseling. 8.6 U ontvangt een spontane mutatie Het is mogelijk dat BRON u iets terugkoppelt zonder dat u een bericht verstuurd hebt. Dit kan gebeuren als de IBG een BSN heeft gevonden of dat gemeld wordt dat de adresgegevens van de leerling gewijzigd zijn. U kunt deze spontane mutaties inzien met het overzicht IBG Ontvangstoverzicht en dan selecteren op het berichttype Spontane mutaties. En u kunt met behulp van het menuonderdeel Synchroniseren de gegevens van BRON vergelijken met uw gegevens en opdracht geven om de gegevens in ESIS bij te werken

44 9 Foutmeldingen en problemen In release treden wordt u op enkele plaatsen nog geconfronteerd met onterechte meldingen. Deze worden in dit hoofdstuk beschreven, in versie (nuari 2010) worden deze ongemakken structureel gerepareerd. Na correcte terugkoppeling van sleutelmutatie blijft status 'Wacht op terugkoppeling' Deze situatie doet zich voor als u een sleutelmutatie heeft verzonden en deze teruggekoppeld is. In het scherm Verzenden blijft dan de status staan op Wacht op Terugkoppeling. Dit betekent dat u in deze leerling gedurende 2 weken niet kunt verzenden. Na die 2 weken kunt u wel weer verzenden. In het scherm Ontvangstresultaat staat bij alle berichtsoorten een 0 Dit doet zich voor als u op Ontvangen heeft geklikt. De nullen geven aan dat er geen enkele bericht is aangetroffen. U kunt dan verder gaan met Verzenden of het werken in de IBG module beëindigen. In release wordt dit scherm aangepast zodat het voor u duidelijk is wat het betekent. U ontvangt een foutmelding bij een correct teruggekoppelde Verwijdering inschrijving (ROV_0010) ESIS geeft een onterechte melding bij het ontvangen van correct teruggekoppelde verwijdering inschrijving: Deze melding kunt u negeren. In een volgende versie van ESIS wordt dit gecorrigeerd

45 10 GTB overzichten BRON valideert de leerlinggegevens, zoals u die heeft aangeleverd en geeft deze gegevens door aan het CFI dat de bekostiging regelt. CFI voert ook weer controles uit en de resultaten van deze slag vindt u op het GTB overzicht. GTB betekent Geconsolideerde Tellingen Bekostiging. U kunt het GTB overzicht bij Mijn BRON opvragen via Het GTB overzicht geeft per peildatum weer welke aantallen leerlingen voor de bekostiging worden gebruikt en welke leerlingen niet meegeteld worden. Ook kunt u zien waarom deze leerlingen niet meegeteld worden. Het overzicht van Mijn BRON van het DUO laat u - helaas - niet zien welke leerlingen wel bekostigd worden. Omdat de GTB overzichten gebruikt zullen worden voor de bekostiging is het belangrijk dat u deze goed controleert. De aantallen en de signalen die op de GTB voorkomen, moeten overeenkomen met uw eigen verwachting en kloppen met de leerlingaantallen in ESIS. U kunt meerdere GTB overzichten ontvangen van BRON. U krijgt in ieder geval altijd een GTB met als peildatum 1 augustus, 1 oktober en 15 maart. Verder krijgt u nieuwe overzichten op de 1 e schooldag en op elke andere 1 e van de maand als er veranderingen in de leerlingaantallen zijn opgetreden. Bij de controle van de GTB neemt u altijd het overzicht met de peildatum die ligt na het moment van uitwisseling van uw leerlinggegevens. Als dat GTB overzicht er nog niet is, dan neemt u het meest recente overzicht. Om de bekostiging van uw school goed op orde te krijgen, moet u net zo lang signalen oplossen, gegevens aanpassen in ESIS en opnieuw uitwisselen met BRON totdat de GTB van het CFI overeenkomt met de aantallen zoals ze volgens u moeten zijn. Het handboek BRON dat u heeft ontvangen van BRON bevat aanvullende informatie over het GTB overzicht. ESIS kan een met het GTB vergelijkbaar overzicht genereren, zodat u dit overzicht kunt controleren met het GTB overzicht van Mijn BRON. U kunt in dit ESIS overzicht ook opvragen welke leerlingen wel of niet goedgekeurd zijn in BRON. U kunt dit overzicht vinden via ESIS Informatie Uitvoer IBG GTB Controleoverzicht Het ESIS GTB Controleoverzicht toont de aantallen leerlingen, die op uw school zijn in geschreven en in gedeeld in een basisgroep en telt ook hoeveel van deze leerlingen door BRON wel /niet geaccepteerd zijn. Het ESIS GTB overzicht toont ook de leerlingen met LGF en Ambulante begeleiding Deze gegevens kunt u vergelijken met het Vergelijkingsoverzicht LGF van Mijn BRON. Bij het maken van dit overzicht kunt u selecteren welke leerlingen u wilt opnemen in het overzicht. Wat als u leerlingen kwijt bent? De situatie kan zich voordoen dat u tijdens of na de aansluiting BRON ziet dat er leerlingen ontbreken. U ziet dit bijvoorbeeld aan het aantal bekostigde leerlingen op het GTB overzicht van Mijn BRON niet klopt met uw verwachting. U kunt een Telfornulier maken in ESIS om te controleren wat de leerlingtelling is. De GTB telling van Mijn BRON en het Telformulier ESIS moeten identieke aantallen opleveren op dezelfde peildatum. Er zijn verschillende manieren om dit te onderzoeken

46 Op het GTB overzicht van Mijn BRON worden leerlingen vermeld met een signaal. U dient deze signalen op te lossen en de leerlingen opnieuw te verzenden. Controleer in ESIS of er leerlingen zijn die u wel heeft ingeschreven maar nog niet heeft ingedeeld in een basisgroep. Dit kunt u checken door in de leerling-zoeker alle leerlingen te selecteren en te controleren of bij alle leerlingen een basisgroep staat. Leerlingen zonder groep worden niet naar BRON verzonden. Vul bij deze leerlingen een basisgroep in en verzend deze leerlingen. Kijk in de IBG module bij de stap Verzenden naar leerlingen met de status Nog nooit verzonden of Afgekeurd. De nog nooit verzonden leerlingen dient u alsnog te verzenden. Bij de Afgekeurde leerlingen dient u na te gaan wat het signaal is en dit eerst op te lossen. U kunt een afdruk maken van de signalen met behulp van het overzicht IBG Ontvangstoverzicht. Selecteer Afkeuringen en maak een afdruk. Ga na per leerling wat de oorzaak van de afkeuring is en werk de gegevens bij in ESIS. Na het corrigeren van leerlinggegevens kunt u opnieuw gaan verzenden. Selecteer bij het verzenden ESIS selecteert en alleen de gewijzigde leerlingen worden voor verzending laar gezet..als het na het afwerken van deze stappen nog niet lukt om de problemen op te lossen adviseren wij u om contact op te nemen met de helpdesk van Rovict

47 11 BRON gegevens in ESIS Dit hoofdstuk benoemt de diverse gegevens die betrokken zijn bij de uitwisseling tussen ESIS en BRON. Achter ieder gegeven vindt u het scherm waarop u dit gegeven aantreft, eventueel is het gegeven voorzien van een aanwijzing. In hoofdstuk 12 ESIS schermen met BRON gegevens treft u alle schermen aan met extra aanwijzingen hoe de gegevens op die schermen ingevuld moeten worden. U werkt het makkelijkst met deze hoofdstukken wanneer u dit hoofdstuk gebruikt om op te zoeken op welk scherm een bepaald gegeven zich bevindt. Daarna kijkt u in hoofdstuk 12 voor de toelichting op dat gegeven Gegevens WPO en WEC Persoonsgegevens Burgerservicenummer Onderwijsnummer Geboortedatum Geslacht ESIS scherm Leerling Basis Leerling Basis Leerling - Basis Leerling - Basis Leerling - Basis Aanwijzing Achternaam Leerling - Basis Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Voorvoegsel(s) Leerling - Basis Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Alle voornamen Leerling - Basis Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Straat Leerling - Basis Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Huisnummer Leerling - Basis Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Huisnummer toevoeging Leerling - Basis Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Huisnummer aanduiding Leerling - Basis Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Locatieomschrijving Leerling - Basis Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Woonplaats Leerling - Basis Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt Postcode Woonland Leerling - Basis Leerling - Basis 3 Adresvelden buitenland Wordt alleen verzonden als PGN ontbreekt. Deze 3 adresvelden worden door ESIS als u een ander woonland ingevuld dan Nederland ingevuld op basis van adres - huisnummer - postcode - woonplaats - woonland

48 Inschrijfgegevens Datum inschrijving Leerling- Inschrijving Bekostiging NNCA (Niet Nederlandse Culturele Achtergrond Datum uitschrijving VO advies (uitstroom groep 8) Leerling- Inschrijving Leerling Uitschrijving Leerling Uitschrijving U dient hier te kiezen voor Nederlands of Niet Nederlands. Leerlingen bij wie dit op Niet Nederland staat tellen mee voor de NOAT vergoeding (BO) en voor de CUMI regelingvoor SBO, SO en VSO BO / SBO Voorschools Voorschools programma Leerling - Extra Voorschoolse maanden Leerling - Extra 1-24 maanden ; invullen als voorschools programma is ingevuld Periodegegevens Bekostiging Bekostiging (/nee) Leerling - Inschrijving - Bekostiging Startdatum bekostiging BO Periodegegevens Gewicht Gewichtenregeling 1 of 2 Leerling - Inschrijving - Bekostiging Datum ingang Leerling - Inschrijving - Bekostiging Gewicht Leerling - Inschrijving - Bekostiging Voor het oude gewicht is de ingangsdatum altijd de inschrijfdatum. Periodegegevens Leerar / groep Datum ingang Groep Leerar Leerling - Indeling Leerling - Indeling Leerling - Indeling Periodegegevens Vestiging Een basisgroep is aan een vestiging gekoppeld. De vestigingsgegevens worden door ESIS bepaald uit de eerste indeling in een basisgroep van de vestiging

49 Vestiging (00-01 etc) Ingangsdatum vestiging Leerling - Indeling - via basisgroep Leerling - Indeling - via basisgroep BO /SBO Periode gegevens Vroegschools (indien van toepassing) Vroegschools programma WPO Leerling Inschrijving Onderwijs Datum ingang Leerling Inschrijving Onderwijs Datum einde Leerling Inschrijving Onderwijs Periodegegevens LGF indicatie (indien van toepassing) Datum indicatiestelling LGF indicatiesoort Leerling - Zorg Leerling - Zorg Brinnummer indicatiestelling Leerling - Zorg Brinnummer van de REC instelling, die de indicatie heeft afgegeven. CVI-nummer Leerling Zorg - Indicatienummer Voorbeeld: BO / SBO Periodegegevens ambulante begeleiding (indien van toepassing) Datum ingang Leerling Inschrijving Onderwijs Brinnummer WEC school Leerling Inschrijving Onderwijs BO / SBO Periodegegevens Eindtoets groep 8 Datum Eindtoets (laatste dag) Leerling - Inschrijving - Extra Eindtoets Leerling - Inschrijving - Extra Score Eindtoets Leerling - Inschrijving - Extra SO / VSO Periode gegeven Soort Onderwijs WEC Datum ingang Soort onderwijs Ingangsdatum van de groep Wordt afgeleid van de

50 Schoort onderwijs WEC Codering van de onderwijssoort ingangsdatum van de groep Bij ambulante begeleiding wordt dit veld op 0 gezet SO / VSO Schoolsoort Datum ingang Schoolsoort Identiek aan inschrijfdatum op SO of VSO Wordt afgeleid van de inschrijving op SO of VSO Schoolsoort Codering 0,1 of 2 Bij ambulante begeleiding wordt dit veld op 0 gezet SO / VSO Periode gegeven Soort Verblijf Datum ingang Soort verblijf Leerling - Inschrijving - Bekostiging Soort verblijf Leerling - Inschrijving - Bekostiging SO / VSO Ambulante begeleiding WEC Datum ingang Leerling - Inschrijving - Extra Brinnummer WPO WVI WEB school Leerling - Inschrijving - Extra SO / VSO Terugplaatsing Brinnummer Terugplaatsing Leerling - Uitschrijving U kunt bij de uitschrijving aangeven of de leerling is teruggeplaatst en daar de school opgeven

51 12 ESIS schermen met BRON gegevens voor (Speciaal) Basisonderwijs In dit onderdeel van deze handleiding wordt aangegeven in welke ESIS schermen de BRON gegevens opgenomen zijn. Daarnaast treft u aanwijzigen en/of tips aan die voor een goede werking essentieel of nuttig zijn Tabblad Leerling Basis Persoonsgegevens Burgerservicenummer Onderwijsnummer Geboortedatum Geslacht Achternaam Voorvoegsel(s) Voornamen Adres geheim of onbekend Straat Huisnummer Huisnummer toevoeging Huisnummer aanduiding Plaats Opmerking De school heeft een inspanningsverplichting om het BSN bij de ouders op te vragen. Het BSN of Onderwijsnummer is niet verplicht om in te vullen of aan te leveren. Als het u niet lukt om bij de inschrijving het BSN van de leerling te krijgen, vult hier niets in. BRON zal dan via het GBA van de Gemeente het BSN proberen te achterhalen en aan u terugkoppelen en als er geen BSN is een Onderwijsnummer terugkoppelen. Henk-Jan is één voornaam; Henk Jan zijn twee voornamen Als het adres geheim of onbekend is wordt het adres niet uitgewisseld met BRON Als u een ander woonland dan Nederland invoert kunt u afwijkende postcodes invoeren

52 Postcode Als u bij woonland België of Duitsland invoert kan er een postcode ingetikt worden Woonland 3 Adresvelden buitenland Deze 3 adresvelden worden door ESIS automatisch ingevuld op basis van ingevoerde adresvelden als u een ander woonland heeft ingevuld dan Nederland Tabblad Leerling Extra : Voorschoolse historie Voorschoolse historie Voorschools programma Voorschoolse maanden Keuzelijst van beschikbare programma s. U kunt hier aangeven met welk VVE programma de leerling heeft gewerkt in de peuterperiode van 2 tot 4 ar. Dus in de periode voordat de leerling op de basisschool kwam. Vul hier het aantal maanden in dat de leerling deelgenomen heeft aan het voorschoolse programma. U dient hier een getal tussen 1 en 24 in te vullen als u een voorschools programma heeft ingevuld. U bent verplicht dit in te vullen als u een keuze heeft gemaakt bij voorschools programma. U dient dus allebei deze velden in te vullen (of geen van beide)

53 12.3 Tabblad Leerling - Zorg Periodegegevens LGF indicatie Datum indicatiestelling LGF indicatiesoort Brinnummer indicatiestelling Via de + toets kunt u meerdere periodes invoeren Startdatum Vaste keuzelijst indicatiesoorten Brinnummer van de REC, die de indicatie heeft gedaan (vaste keuzelijst) Indicatienummer (CVI-nummer) Invoeren als bijvoorbeeld

54 12.4 Tabblad Leerling - Inschrijving - Bekostiging Inschrijfgegevens Datum inschrijving NNCA (Niet Nederlandse Culturele Achtergrond Basisonderwijs (NOAT) Dit is de eerste schooldag waarop de leerling onderwijs volgt op uw school. Voor een leerling die op 10 augustus 4 ar wordt en 17 augustus op school begint kunt u 4 augustus of 17 augustus als inschrijfdatum invoeren. Indien een oudere leerling ingeschreven wordt in het begin van het schoolar dan dient hier de datum 1 augustus van het ar te worden ingevoerd. Bij het inschrijven van nieuwe leerlingen is het belangrijk om de inschrijfdatum correct in te vullen omdat het wijzigen van een inschrijfdatum in de uitwisseling met BRON ingewikkeld is. Let op! U dient er voor te zorgen dat de indeling in de groep ook op de inschrijfdatum plaats vindt. 0 Niet van toepassing 1 Leerling met een Nederlandse culturele achtergrond, inclusief leerlingen van wie de ouders of voogden afkomstig is uit Suriname, de Nederlandse Antillen of Aruba 2 Leerling met een niet-nederlandse culturele achtergrond, Een leerling heeft een niet-nederlandse culturele achtergrond als de leerling voldoet aan één van de volgende criteria: 1. behoort tot de Molukse bevolkingsgroep; 2. van wie ten minste één van de ouders of voogden geboren is in Griekenland, Italië, (voormalig/oud) Joegoslavië, Kaapverdië, Marokko, Portugal, Spanje, Tunesië of Turkije; 3. van wie ten minste één van de ouders of voogden als vreemdeling rechtmatig verblijf heeft op grond van een verblijfsvergunning als bedoeld in artikel 28 of 33 van de Vreemdelingenwet 2000; 4. van wie ten minste één van de ouders of voogden geboren is in een ander niet-engelstalig land buiten Europa, echter met uitzondering van Indonesië

55 NNCA (Niet Nederlandse Culturele Achtergrond Speciaal basisonderwijs: CUMI 0 Niet van toepassing 1 Leerling met een Nederlandse culturele achtergrond, 2 Leerling met een niet-nederlandse culturele achtergrond, Een leerling heeft een niet-nederlandse culturele achtergrond als de leerling voldoet aan één van de volgende criteria: 1. behoort tot de Molukse bevolkingsgroep; 2. van wie ten minste één van de ouders of voogden afkomstig is uit Griekenland, Italië, (voormalig/oud) Joegoslavië, Kaapverdië, Marokko, Portugal, Spanje, Tunesië of Turkije; 3. van wie ten minste één van de ouders of voogden geboren is in Suriname, Aruba of de Nederlandse Antillen; 4. van wie ten minste één van de ouders of voogden als vreemdeling rechtmatig verblijf heeft op grond van een verblijfsvergunning als bedoeld in artikel 28 of 33 van de Vreemdelingenwet 2000; 5. van wie ten minste één van de ouders of voogden geboren is in een ander niet- Engelstalig land buiten Europa, echter met uitzondering van Indonesië. Varende kleuter Dit is alleen van toepassing als uw school onder deze regeling valt. Periodegegevens Bekostiging Bekostiging Datum ingang indicatie bekostiging Via de + toets kunt u meerdere periodes invoeren Ja of Nee Op de inschrijfdatum moet er ook een datum bekostiging aanwezig zijn Als u een inschrijving maakt zet ESIS automatisch de bekostiging op Ja met dezelfde ingangsdatum als de inschrijfdatum. Als een leerling niet bekostigd mag worden omdat deze de periode tussen 1 augustus en 1 oktober minder dan de helft van de lestijd op school is geweest, dan dient u dit als volgt te registreren: U maakt met de + knop twee secties Bekostiging: 1. op 1 augustus bekostiging Nee 2. op 2 oktober bekostiging Ja Alleen Basisonderwijs Periodegegevens Gewicht Gewichtenregeling 1 of 2 Datum ingang Gewicht Leerlingen kunnen een oud en een nieuw gewicht hebben De ingangsdatum van het gewicht wordt door ESIS bepaald. Het oude gewicht gaat in op de inschrijfdatum en het nieuwe gewicht gaat in op de inschrijfdatum of op de 1 augustus van het ar waarin voor deze leerling de nieuwe gewichtenregeling van toepassing werd. Klik op Bereken nieuw gewicht om te bepalen wat de juiste ingangsdatum van het nieuwe gewicht voor de leerling is. Keuzelijst Van (oudere) leerlingen, die na 1 augustus 2008 nog in de oude gewichtenregeling vielen dient u ook een oud gewicht in te vullen. Met ingang van 1 augustus 2009 vallen alle leerlingen onder de nieuwe gewichtenregeling. U kunt de nieuwe gewichten ook invoeren via Modules Leerlingen Herijking

56 12.5 Tabblad Leerling - Inschrijving - Onderwijs (rubriek VVE: Vroegschools) Periodegegevens Vroegschools Startdatum Type programma Einddatum Via de + toets kunt u meerdere periodes invoeren Datum waarop de leerling met het programma ging werken op school in de groepen 1 en 2 (de vroegschoolse periode) Vaste keuzelijst met VVE programma s Datum waarop voor deze leerling het VVE programma beëindigd werd. U kunt meerdere periodes invoeren: leerling heeft bijvoorbeeld eerst 2 ar gewerkt met Piramide en daarna met Kaleidoscoop Tabblad Leerling - Inschrijving - Onderwijs (rubriek Ambulante begeleiding)

57 Periodegegevens ambulante begeleiding Datum ingang Door WEC school Indicatie Via de + toets kunt u meerdere periodes invoeren De datum ingang van de ambulante begeleiding mag niet liggen vóór de ingangsdatum van de LGF indicatie, die u bij Leerling Zorg heeft ingevoerd en ook niet voor de inschrijfdatum bij u op school U dient hier de school voor speciaal onderwijs (SO, VSO) op te zoeken, die de ambulante begeleiding uitvoert of daar verantwoordelijk voor is. U kunt hier zien welke LGF indicaties bij de leerling zijn ingevoerd. Als u aangeeft dat een leerling ambulante begeleiding ontvangt moet er ook sprake zijn van een LGF indicatie

58 12.7 Tabblad Leerling - Inschrijving - Extra Inschrijfgegevens Uitstroom groep 8 VO advies Vaste keuzelijst met VO adviezen Tip! Tijdens het Collectief uitschrijven kunt u het ook het VO advies invullen voor alle leerlingen van groep 8 die de school verlaten. Periodegegevens Eindtoets groep 8 Datum Eindtoets Eindtoets Score Eindtoets Via de + toets kunt u meerdere afnames invoeren Hier wordt verwacht dat u de laatste dag van de afname invult Vaste keuzelijst. U kunt bij Beheer - Instellingen opgeven welke Eindtoets u afneemt op school. De totaalscore. Voor Cito dus de standaardscore. Er is een controle op geldigheid van de invoer Als u kiest voor een Andere eindtoets dan kunt u een score invoeren. Deze wordt echter niet aan BRON doorgegeven conform de specificaties

59 12.8 Tabblad - Leerling - Uitschrijven Inschrijfgegevens Uitschrijfdatum Uitstroom Dit is de laatste schooldag; Als u de leerling uitschrijft aan het einde van het schoolar dan dient u 31 juli als einddatum in te vullen Modules - Leerling - Collectief uitschrijven U kunt meerdere leerlingen in één keer uitschrijven. Dit kan zowel per gezin als per groep gedaan worden. Inschrijfgegevens VO advies Uitschrijfdatum Uitstroom Vaste keuzelijst met VO adviezen Dit is de laatste schooldag; als u de leerling uitschrijft aan het einde van het schoolar dan dient u 31 juli als einddatum in te vullen

60 12.10 Tabblad Leerling - Indeling Periodegegevens Leerar / groep Datum plaatsing leerar /groep Groep Leerar De eerste dag dat de leerling onderwijs volgt in deze basisgroep en onderwijssoort. Bij de eerste indeling van de leerling op school is het van belang dat de begindatum van de indeling gelijk is aan de inschrijfdatum. Dit is de basisgroep in ESIS Dit is de onderwijssoort van de basisgroep. Voor het SBO en SO wordt het leerar berekend op basis van de geboortedatum. Op de inschrijfdatum moet er van BRON ook een indeling in een groep aanwezig zijn. Als dus als inschrijfdatum is ingevoerd dan dient de indeling van de groep ook te beginnen op Als u groepen overzet via de ESIS module Jaarovergang gaat dit automatisch goed. Een Indeling in een groep/leerar kunt u op verschillende plaatsen in ESIS invoeren. Als u voor één leerling iets moet aanpassen dan is de individuele route het beste: Leerling - Leerlingadministratie - Leerling zoeken - Tabblad Indeling Gaat het om wijzigingen bij meer leerlingen dan kunt u beter werken met: Leerling - Groepen indelen. En de Jaarovergang is gemaakt om de hele school over te zetten: Leerling - Jaarovergang Periodegegevens Vestiging Vestiging (00-01 etc) Datum ingang vestiging Wordt overgenomen uit de 1 e datum waarop de leerling is ingedeeld in een basisgroep van een locatie van een vestiging. Idem

61 13 ESIS schermen met BRON gegevens voor (Voortgezet) Speciaal onderwijs In dit onderdeel van deze handleiding wordt aangegeven in welke ESIS schermen de BRON gegevens opgenomen zijn. Daarnaast treft u aanwijzigen en/of tips aan die voor een goede werking essentieel of nuttig zijn Tabblad Leerling Basis Persoonsgegevens Burgerservicenummer Onderwijsnummer Geboortedatum Geslacht Achternaam Voorvoegsel(s) Voornamen Adres geheim of onbekend Straat Huisnummer Opmerking Het BSN of Onderwijsnummer is niet verplicht om in te vullen of aan te leveren. Als het u niet lukt om bij de inschrijving het BSN van de leerling te krijgen, vult hier niets in. Bij de verzending naar BRON maakt ESIS dan eerst een Identificatieverzoek. BRON zal dan via het GBA van de Gemeente het BSN achterhalen en aan u terugkoppelen en als er geen BSN is een Onderwijsnummer terugkoppelen. Henk-Jan is één voornaam; Henk Jan zijn twee voornamen Als het adres geheim of onbekend is wordt het adres niet uitgewisseld met BRON

62 Huisnummer toevoeging Huisnummer aanduiding Plaats Postcode Woonland Als woonland België of Duitsland is kan er een postcode ingetikt worden. 3 Adresvelden buitenland Als er geen PGN is worden deze 3 adresvelden door ESIS automatisch ingevuld op basis van ingevoerde adresvelden als u een ander woonland heeft ingevuld dan Nederland 13.2 Tabblad Leerling - Zorg Periodegegevens LGF indicatie Datum indicatiestelling LGF indicatiesoort Brinnummer indicatiestelling Via de + toets kunt u meerdere periodes invoeren Startdatum Vaste keuzelijst indicatiesoorten Brinnummer van de REC, die de indicatie heeft gedaan (vaste keuzelijst) Indicatienummer (CVI-nummer) Invoeren als bijvoorbeeld

63 13.3 Tabblad Leerling - Inschrijving - Bekostiging Inschrijfgegevens Datum inschrijving NNCA (Niet Nederlandse Culturele Achtergrond (CUMI) Dit is de eerste schooldag waarop de leerling onderwijs volgt op uw school. Indien de leerling ingeschreven wordt in het begin van het schoolar dan dient hier de datum 1 augustus van het ar te worden ingevoerd. Bij het inschrijven van nieuwe leerlingen is het belangrijk om de inschrijfdatum correct in te vullen omdat het wijzigen van een inschrijfdatum in de uitwisseling met BRON ingewikkeld is. 0 Niet van toepassing 1 Leerling met een Nederlandse culturele achtergrond, 2 Leerling met een niet-nederlandse culturele achtergrond, Een leerling heeft een niet-nederlandse culturele achtergrond als de leerling voldoet aan één van de volgende criteria: 1. behoort tot de Molukse bevolkingsgroep; 2. van wie ten minste één van de ouders of voogden afkomstig is uit Griekenland, Italië, (voormalig/oud) Joegoslavië, Kaapverdië, Marokko, Portugal, Spanje, Tunesië of Turkije; 3. van wie ten minste één van de ouders of voogden afkomstig is uit Suriname, Aruba of de Nederlandse Antillen; 4. van wie ten minste één van de ouders of voogden als vreemdeling rechtmatig verblijf heeft op grond van een verblijfsvergunning als bedoeld in artikel 28 of 33 van de Vreemdelingenwet 2000; 5. van wie ten minste één van de ouders of voogden afkomstig is uit een ander niet-engelstalig land buiten Europa, echter met uitzondering van Indonesië. Varende kleuter Niet van toepassing voor WEC scholen

64 Periodegegevens Bekostiging Bekostiging (/nee) Datum ingang indicatie bekostiging Via de + toets kunt u meerdere periodes invoeren Ja of Nee Op de inschrijfdatum moet er ook een datum bekostiging aanwezig zijn Als u een inschrijving maakt zet ESIS automatisch de bekostiging op Ja met dezelfde ingangsdatum als de inschrijfdatum. Als een leerling niet bekostigd mag worden omdat deze de periode tussen 1 augustus en 1 oktober te weinig op school is geweest, dan dient u dit als volgt te registreren: U maakt met de + knop twee secties Bekostiging: 1. op 1 augustus bekostiging Nee 2. op 2 oktober bekostiging Ja Periodegegevens Soort Verblijf Soort verblijf Datum ingang Soort verblijf Via de + toets kunt u meerdere periodes invoeren Keuzelijst Op de inschrijfdatum moet er ook een datum Soort verblijf aanwezig zijn Periodegegevens Ambulante begeleiding Op BO SBO of VO Startdatum Indicatie Via de + toets kunt u meerdere periodes invoeren U dient hier de school op te zoeken, waar de leerling regulier onderwijs volgt. De datum ingang van de ambulante begeleiding mag niet liggen vóór de ingangsdatum van de LGF indicatie, die u bij Leerling Zorg heeft ingevoerd en ook niet voor de inschrijfdatum bij u op school. U dient hier aan te geven welke LGF gekoppeld moet worden aan de ambulante begeleiding. Als u aangeeft dat een leerling ambulante begeleiding ontvangt moet er ook sprake zijn van een LGF indicatie

65 Ambulante begeleiding Als een leerling ingeschreven is als ambulante begeleide leerling zorgt ESIS ervoor dat in de Melding inschrijving een aantal gegevens op 0 gezet worden. Dit heeft betrekking op: NNCA Soort verblijf Schoolsoort WEC Groep en Leerar 13.4 Tabblad - Leerling - Uitschrijven Inschrijfgegevens Uitschrijfdatum Teruggeplaatst /nee Volgende school Uitstroom Dit is de laatste schooldag; Als u de leerling uitschrijft aan het einde van het schoolar dan dient u 31 juli als einddatum in te vullen. Hiermee kunt u aangeven of deze leerling teruggeplaatst wordt (TAB) De school waar de leerling regulier onderwijs gaat volgen 13.5 Tabblad Leerling - Indeling