Handleiding BRON Sync Versie 1.4, november 2010

Transcriptie

1 Versie 1.4, november 2010 Zie pagina 30 voor aanvullende informatie

2 1. Inleiding... 4 Wat is BRON?... 4 Wat wordt wel en wat wordt niet uitgewisseld?... 4 Hoe wordt er vanuit LVS2000 uitgewisseld? Het uitwisselingsproces... 5 Eerste aanlevering... 5 Terugkoppelingen ontvangen... 5 Afkeur... 5 Inschrijving geaccepteerd... 5 Spontane mutatie... 5 Wijziging sleutelgegevens... 5 Dubbele inschrijvingen... 6 Wijzigingen doorgeven aan BRON of LVS Wijzigingen verwerken... 6 Registratieoverzicht ophalen... 6 BRONclick: alles automatisch! BRON Sync installeren BRON Sync starten... 9 Verbinding maken met de LVS2000-database... 9 Aanleverpunt selecteren... 9 Overzicht leerlingen Instellingen Overige functies Verversen Synchroniseren Ophalen Registratieoverzicht BRON Ophalen Terugkoppeling BRON Tonen Registratieoverzicht BRON Tonen Historische Inschrijvingen BRON Tonen Dubbele Inschrijvingen BRON Acties Bepalen Niet uitgevoerde acties verwijderen Acties bepalen Acties richting BRON Versturen Identificatieverzoek Versturen Correctie Inschrijfdatum Versturen Wijziging Sleutelgegevens Versturen Wijziging Onderwijsgegevens Versturen Nieuwe Melding Inschrijving Versturen Verwijdering Inschrijving Versturen Uitschrijving Acties richting LVS Overnemen adresgegevens in LVS Acties handmatig bepalen Acties verwijderen Controleren en synchroniseren Ophalen Terugkoppeling BRON Ophalen Registratieoverzicht BRON Werken met BRONclick Registratieoverzicht BRON analyseren Leerlinggegevens Inschrijvingsgegevens Inschrijvingsgegevens reguliere WEC leerling Inschrijvingsgegevens reguliere WPO leerling Inschrijvingsgegevens ambulant begeleide WEC leerling Kennisgeving

3 3

4 1. Inleiding Wat is BRON? Vanwege de Wet Onderwijsnummer krijgt elke leerling die in Nederland bekostigd onderwijs volgt een persoonsgebonden nummer. De onderwijsinstellingen verzamelen de persoonsgebonden nummers met de daaraan gekoppelde persoonsgegevens, waarna de gegevens worden opgeslagen in het Basisregister Onderwijs (BRON). De organisatie BRON is een samenwerkingsverband tussen de voormalige Informatie Beheer Groep en Centrale Financiën Instellingen, die per 1 januari 2010 zijn opgegaan in de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). De organisatie BRON is onder andere verantwoordelijk voor het beheren van BRON en het berekenen en toekennen van de bekostiging. De organisatie BRON is ook de plaats waar u terecht kunt met vragen over ondersteuning bij het uitwisselen van gegevens met BRON of de bekostiging. Hiervoor is een aantal middelen beschikbaar gesteld: een website ( een kennisbank (beschikbaar via en de helpdesk die telefonisch en per bereikbaar is. Wat wordt wel en wat wordt niet uitgewisseld? Met BRON worden voornamelijk de persoons- en inschrijvingsgegevens van leerlingen uitgewisseld. Onder persoonsgegevens wordt verstaan: Voor- en achternamen, geboortedatum, geslacht en burgerservicenummer. Ook adresgegevens, nationaliteiten en informatie over de culturele achtergrond van een leerling wordt uitgewisseld. Onder inschrijvingsgegevens wordt verstaan: In- en uitschrijfdata, schoolsoorten, onderwijssoorten, residentiële plaatsing, klashistorie, vestigingen, bekostiging, indicaties en ambulante begeleiding. Gegevens met betrekking tot het personeelsdossier, ouders/verzorgers, absenties, leerprestaties enzovoort worden niet uitgewisseld. Wel wordt er in het geval van WPO informatie uitgewisseld met betrekking tot vroeg- en voorschoolse educatie, de gewichtenregeling, de eindtoets en het VO-advies. Kort samengevat vindt u alle informatie die wordt uitgewisseld in BRON Sync terug in het registratieoverzicht BRON. Hoe wordt er vanuit LVS2000 uitgewisseld? Data Care heeft speciaal voor de aansluiting met BRON een aparte applicatie ontwikkeld, genaamd BRON Sync. Deze applicatie raadpleegt alle data uit de LVS2000-database en maakt deze bekend aan BRON. BRON Sync houdt bij welke informatie in BRON is geregistreerd en koppelt informatie vanuit BRON terug naar de LVS2000-database. Eenvoudig gezegd voert de applicatie een synchronisatie uit tussen LVS2000 en BRON. 4

5 2. Het uitwisselingsproces In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe het volledige uitwisselingsproces in zijn werk gaat. De stappen die daadwerkelijk uitgevoerd dienen te worden zijn beschreven in de hoofdstukken 4 t/m 8. Eerste aanlevering Zodra BRON Sync voor het eerst gestart wordt zal moeten worden begonnen met een eerste aanlevering van leerlinggegevens vanuit LVS2000 naar BRON. Hiermee worden de leerlinggegevens die geregistreerd zijn in LVS2000 bekend gemaakt aan BRON. Om deze eerste uitwisseling te kunnen realiseren dient BRON Sync te zijn geïnstalleerd en dienen de certificaten voor de aanleverpunten te worden geïnstalleerd. Details met betrekking tot deze installatie en inrichting vindt u in het hoofdstuk BRON Sync installeren en de paragraaf Aanleverpunt selecteren. Tijdens het proces van de eerste aanlevering worden alle actieve inschrijvingen, inclusief de al eerder uitgeschreven leerlingen verzonden naar BRON. Alleen uitschrijvingen op of na 1 augustus 2008 worden aan BRON aangeleverd. Indien een leerling voor 1 augustus 2008 al is uitgeschreven, wordt deze uitschrijving niet aangeleverd. Door de instructies in de hoofdstukken 3 tot en met 7 te volgen wordt ook direct een eerste aanlevering verricht. Doordat BRON Sync altijd de verschillen vergelijkt tussen LVS2000 en BRON worden dus ook voor de eerste aanlevering eerst alle inschrijvingen automatisch aangeleverd. Terugkoppelingen ontvangen Na iedere wijziging of in- en uitschrijving die aan BRON wordt doorgegeven, zet BRON zogeheten terugkoppelingen klaar. Deze dienen te worden opgehaald zodat BRON Sync weet hoe een leerling vanaf dat moment geregistreerd is in BRON. Er kunnen enkele verschillende terugkoppelingen worden ontvangen. Afkeur Een afkeurmelding geeft aan waarom een leerling niet kan worden geregistreerd in BRON. Hier krijgt u dan een melding van op het scherm. U kunt hierbij denken aan meldingen waarbij blijkt dat het geslacht in combinatie met de geboortedatum en het burgerservicenummer onjuist is. Of dat de leerling een niet bestaande postcode heeft staan bij zijn woonadres. Inschrijving geaccepteerd Een inschrijving acceptatiemelding geeft aan dat de leerling ingeschreven is in BRON. Ook nadat u onderwijsgegevens heeft gewijzigd en deze wijzigingen heeft doorgegeven, wordt deze teruggekoppeld als Inschrijving geaccepteerd. Hierbij kan het zijn dat u melding krijgt van een onderwijsnummer dat is toegekend aan een leerling als het BSN-nummer niet bekend en niet te achterhalen is. Spontane mutatie Het kan zijn dat BRON voor een leerling bepaalde gegevens heeft weten te achterhalen. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan een correctie van de naam. Deze spontane mutatie wordt gemeld en per direct overgenomen naar LVS2000. Wijziging sleutelgegevens Het kan zijn dat er voor een leerling essentiële sleutelgegevens wijzigen. Sleutelgegevens zijn bijvoorbeeld de naam, het geslacht, de geboortedatum of het PGN (persoonsgebondennummer). Zo kan 5

6 het zijn dat voor een leerling die een onderwijsnummer heeft het BSN-nummer is achterhaald. Deze wijziging wordt dan doorgegeven aan LVS2000 en voortaan wordt de leerling via het BSN-nummer uitgewisseld met BRON. Dit toegekende BSN-nummer wordt direct verwerkt in de leerlinggegevens in LVS2000. Dubbele inschrijvingen Aan het einde van de terugkoppeling kan de melding optreden dat er dubbele inschrijvingen zijn aangetroffen. Dit betreft inschrijvingen die geheel of gedeeltelijk overlappen met een inschrijving op een andere school. Deze dubbele inschrijvingen zijn in te zien en blijven net zo lang terugkomen totdat één van de twee scholen de inschrijving gecorrigeerd heeft. Wijzigingen doorgeven aan BRON of LVS2000 Periodiek dienen wijzigingen uit de leerlingenadministratie van de school te worden doorgegeven aan BRON. Volgens het Ministerie van OCW dienen alle wijzigingen in uw leerlingenadministratie binnen twee weken kenbaar te worden gemaakt aan BRON. In BRON Sync is een functie ingebouwd die automatisch alle verschillen tussen uw leerlingenadministratie in LVS2000 en BRON detecteert. Indien de leerling niet geregistreerd is in BRON, of de leerling is inmiddels uitgeschreven en nog als ingeschreven geregistreerd is in BRON, dan wordt automatisch bepaald dat een melding inschrijving of een melding uitschrijving naar BRON moet worden verzonden. In alle andere gevallen waarbij een verschil wordt gedetecteerd wordt u gevraagd wat u met het verschil wilt doen. U kunt er dan voor kiezen om het verschil te negeren of het te verwerken naar BRON of naar LVS2000. Zo krijgt u vanuit BRON adreswijzigingen door op grond van gegevens in de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie); deze kunt u overnemen naar LVS2000. Andersom kunnen wijzigingen in uw leerlingenadministratie in LVS2000 worden doorgegeven aan BRON. Wijzigingen verwerken Nadat alle terugkoppelingen verwerkt zijn is het registratieoverzicht van BRON weer volledig bijgewerkt. Vervolgens dient gecontroleerd te worden of er verschillen aanwezig zijn tussen LVS2000 en BRON. Het proces van terugkoppeling ontvangen en wijzigingen doorgeven aan BRON of LVS2000 blijft u herhalen totdat er geen verschillen meer worden gedetecteerd door BRON Sync. Registratieoverzicht ophalen Een probleem van synchronisatie is dat het vrijwel onmogelijk is om rekening te houden met alle mogelijke verstoringen van het proces, vooral wanneer die van buitenaf komen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan problemen die ertoe leiden dat een back-up van een database teruggezet moet worden of het niet goed ontvangen en/of verwerken van berichten. Dit kan zowel aan de zijde van LVS2000 als bij BRON gebeuren. Door dergelijke verstoringen kunnen verschillen ontstaan tussen de gegevens in de database van de school en de centraal opgeslagen gegevens bij BRON en de aangesloten instanties. Door in BRON Sync het registratieoverzicht te vernieuwen worden deze eventuele verschillen rechtgetrokken. Hierna kan aan de hand van de actuele gegevens in LVS2000 weer worden bepaald welke acties moeten worden uitgevoerd richting BRON of LVS2000. BRONclick: alles automatisch! Iedere handeling die nodig is voor een succesvolle uitwisseling met BRON heeft in BRON Sync een eigen functie. Door deze functies stap voor stap uit te voeren, heeft u maximale controle over het totale 6

7 uitwisselingsproces. De keerzijde hiervan is dat een zeker inzicht in de achtergronden van het proces nodig is, en dat het vrij veel tijd kan kosten om alle vereiste handelingen helemaal goed uit te voeren. Dit vraagt nogal wat van u als gebruiker van BRON Sync, omdat u precies moet weten welke functie u wanneer gebruikt. Nu blijkt in de praktijk dat er nauwelijks variatie bestaat in de uit te voeren handelingen in BRON Sync. Daarom is het mogelijk om de uitwisseling vrijwel volledig geautomatiseerd uit te voeren met BRONclick. Wanneer uw leerlingenadministratie eenmaal op orde is, wordt de uitwisseling met BRON letterlijk een kwestie van enkele muisklikken en hoeft u niet zelf te bedenken welke stappen u moet nemen om de uitwisseling succesvol uit te voeren. In hoofdstuk 9 wordt uitgelegd hoe u met BRONclick werkt. 7

8 3. BRON Sync installeren Voor ieder aanleverpunt is er 1 gebruiker die de uitwisseling van de leerlinggegevens tussen LVS2000 en BRON uitvoert. BRON stelt per aanleverpunt een bijbehorend certificaat beschikbaar. Dit persoonlijke certificaat dient onder het Windows-account geïnstalleerd te worden van de gebruiker die de uitwisseling gaat uitvoeren. Onder dit gebruikersaccount dient ook BRON Sync geïnstalleerd te worden. Deze applicatie draait naast LVS2000 en wisselt de informatie uit tussen de LVS2000-database en BRON. BRON Sync is een zogeheten ClickOnce-applicatie, die is ontwikkeld met Microsoft.NET FrameWork 3.5 SP1 technologie. De computer waarmee de uitwisseling tussen LVS2000 en BRON uitgevoerd gaat worden moet zijn voorzien van het Microsoft.NET Framework 3.5 SP1. De machine dient voor de uitwisseling in verbinding te staan met internet. Hierbij dienen de poorten 80, 443 en 6914 open te staan. Het gaat hierbij om verkeer van binnen naar buiten. De volgende besturingssystemen worden ondersteund: Windows XP met SP3 Windows Vista met SP2 Windows 7 Windows 2003 met SP2 Windows 2003 R2 met SP2 Windows 2008 met SP2 Windows 2008 R2 De database server waar de LVS2000-database op geïnstalleerd is dient ook bijgewerkt te zijn met updates. Voor een correcte werking dient de database server minimaal SQL Server 2005 SP3 geïnstalleerd te hebben. De LVS2000-database dient minimaal bijgewerkt te zijn tot en met versie Dit kan in LVS2000 via het scherm Info -> Over Datacare worden gecontroleerd. Via kan BRON Sync geïnstalleerd worden. Het Microsoft.NET Framework 3.5 SP1 wordt hiermee optioneel meegeleverd indien van toepassing. De applicatie wordt op gebruikersniveau geïnstalleerd. Op vindt u meer informatie over het installeren van een ClickOnce applicatie via het netwerk. 8

9 4. BRON Sync starten Nadat de applicatie is geïnstalleerd wordt op gebruikersniveau in het startmenu een snelkoppeling gemaakt naar de ClickOnce applicatie BRON Sync. Deze is in het startmenu terug te vinden onder Alle Programma s -> Data Care B.V -> BRON Sync. Bij het starten van BRON Sync wordt automatisch gecontroleerd of een nieuwere versie beschikbaar is. Indien dit het geval is, wordt deze automatisch gedownload. Op deze manier werkt u altijd met de nieuwste versie van de software, zonder tussenkomst van een systeembeheerder. Verbinding maken met de LVS2000-database Direct na het starten van de applicatie moet aangegeven worden welke LVS2000 database moet worden gebruikt. Indien LVS2000 gebruik maakt van Windows Authenticatie om verbinding te maken met SQL Server, kan deze authenticatie ook worden gebruikt voor BRON Sync. Indien LVS2000 gebruik maakt van SQL Authenticatie om verbinding te maken met SQL Server, dient deze authenticatie ook te worden gebruikt voor BRON Sync. Hiervoor zult u mogelijk een apart account op SQL Server willen aanmaken dat u kenbaar maakt aan de gebruiker die met SQL Server gaat verbinden. Aanleverpunt selecteren Zodra BRON Sync start kunt u links bovenin een aanleverpunt selecteren. Een aanleverpunt bestaat altijd uit het BRIN-nummer gevolgd door een aanleverpuntnummer. De school met het BRIN-nummer 00AA heeft dan als aanleverpunt 00AA00. Een aanleverpunt is niet hetzelfde als een vestigingsvolgnummer. Binnen 1 aanleverpunt kunnen zich namelijk verschillende vestigingen bevinden. Andersom kan een school verschillende aanleverpunten hebben voor 1 vestiging. Het verschijnsel aanleverpunt is in het leven geroepen om verschillende op zichzelf staande administraties van hetzelfde BRIN-nummer gescheiden te kunnen aanleveren. Er zijn bijvoorbeeld scholen die hun ambulant begeleide leerlingen in een andere administratie bijhouden of die deze zelfs 9

10 helamaal uitbesteed hebben. Op deze manier kan deze administratie dus gescheiden de leerlingen aanleveren via een ander aanleverpunt. Overzicht leerlingen Zodra het aanleverpunt is geselecteerd worden de leerlingen die een inschrijving hebben op het aanleverpunt zichtbaar. In de kolom LvsNaam staan de namen van de leerlingen zoals ze geregistreerd zijn in LVS2000. In de kolom BronNaam staan de namen van de leerlingen zoals ze geregistreerd zijn in BRON. In de kolom Pgn staat het persoonsgebonden nummer dat wordt gebruikt voor de uitwisseling tussen LVS2000 en BRON. Dit is het burgerservicenummer (BSN) of het onderwijsnummer van de leerling. Via het keuzelijstje Toon kan een filter worden gezet op het leerlingenoverzicht. Zo kunt u vrij eenvoudig alle leerlingen zien die nog niet zijn gekoppeld met BRON. Instellingen Door te klikken op de knop Instellingen wordt het instellingenvenster van BRON Sync geopend. 10

11 Op het tabblad Algemeen kan een andere LVS2000-database worden gekozen waarmee wordt verbonden, dit kan via de knop Verbinding wijzigen. Hetzelfde dialoogvenster verschijnt als beschreven in de paragraaf 'Verbinding maken met de LVS2000-database. Bijvoorbeeld na het uitvoeren van een update van LVS2000 kan het zijn dat eenmalig een andere database moet worden gekozen. BRON Sync onthoudt de verbindingsinstellingen van de database waarmee voor het laatst is verbonden. Via Onderwijs Sinds kunt u automatisch voor leerlingen het Onderwijs Sinds veld in LVS2000 laten vullen. Voor de berekening van leerjaren is het noodzakelijk dat dit veld gevuld is. In 'Url uitwisseling BRON' wordt het internetadres getoond waarmee verbonden wordt voor de uitwisseling van gegevens met BRON. Dit pad kunt u zelf niet aanpassen. In 'Peildatum' wordt normaliter de huidige datum getoond. Voor het opvragen van een registratieoverzicht wordt deze datum overgenomen. Indien u een historisch registratieoverzicht wilt inzien, kunt u hier de peildatum wijzigen naar de gewenste dag in de historie. Vervolgens kunt u via de standaardfunctie Ophalen - Registratieoverzicht een registratieoverzicht opvragen. Indien u hierna weer verschillen wilt gaan vergelijken en wilt gaan uitwisselen met BRON, wordt u door het systeem gewaarschuwd dat uw registratieoverzicht niet ouder mag zijn dan 4 weken. U dient dan eerst weer een actueel registratieoverzicht (liefst van vandaag) op te halen. Overige functies Verversen Hiermee wordt het leerlingenoverzicht ververst. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u tussentijds in LVS2000 gegevens van leerlingen heeft gewijzigd en deze wilt terugzien in het leerlingenoverzicht. 11

12 Synchroniseren Hiermee worden de eerder bepaalde acties uitgevoerd. Als eerste worden de leerlinggegevens gecontroleerd op correctheid, waarna ze verzonden kunnen worden. Ophalen Registratieoverzicht BRON Met deze functie wordt een verzoek gedaan voor het opvragen van een registratieoverzicht. Vervolgens wacht het systeem een minuut voordat ook meteen de terugkoppeling hiervan wordt gedaan. Ophalen Terugkoppeling BRON Op alle verzonden berichten komen terugkoppelingen vanuit BRON. Dit kan in sommige gevallen tot maximaal 8 weken duren. Deze terugkoppelingen worden bij BRON klaargezet en kunnen met deze functie worden opgehaald. Tonen Registratieoverzicht BRON Met deze functie kan het meest recent opgehaalde registratieoverzicht worden bekeken. Van iedere bij BRON ingeschreven leerling zijn alle details te raadplegen zoals ze bij BRON bekend zijn. Tonen Historische Inschrijvingen BRON Met deze functie zijn alle inmiddels uitgeschreven leerlingen volgens BRON te bekijken. Alle leerlingen die voor de peildatum van het registratieoverzicht zijn uitgeschreven, zijn hier alsnog in te zien. Deze leerlingen zijn namelijk nog wel bekend bij BRON, maar komen niet meer voor in de recentere registratieoverzichten. Tonen Dubbele Inschrijvingen BRON Met deze functie zijn inschrijvingen in te zien die geheel of gedeeltelijk overlappen met een inschrijving op een andere school. Acties Bepalen Met deze functie worden voor alle leerlingen de verschillen bepaald tussen de inschrijving in LVS2000 en de registratie bij BRON. Indien er verschillen gevonden zijn, worden voor de betreffende leerlingen acties aangemaakt. In diverse gevallen wordt u als gebruiker gevraagd wat u wilt doen met het verschil. Niet uitgevoerde acties verwijderen Alle bepaalde acties die nog niet zijn uitgevoerd via Controleren en Synchroniseren kunt u met deze functie verwijderen. Hierna kunnen de acties weer opnieuw bepaald worden. 12

13 5. Acties bepalen Zoals in het vorige hoofdstuk is beschreven bestaat er in BRON Sync een functie om automatisch acties te laten bepalen voor alle inschrijvingen. Via de menukeuze Acties Acties Bepalen worden voor alle leerlingen in LVS2000 en BRON de verschillen gedetecteerd en wordt bepaald welke actie moet worden uitgevoerd om de verschillen weg te werken. Afhankelijk van het aantal leerlingen dat in LVS2000 is vastgelegd, kan deze actie meer of minder tijd beslag nemen. Acties richting BRON Hieronder worden alle acties richting BRON toegelicht: Versturen Identificatieverzoek Hiermee wordt een leerling door BRON geïdentificeerd en krijgt u terugkoppeling of deze leerling bekend is. Een eventueel bekend burgerservicenummer wordt teruggekoppeld. Indien dit niet kan worden achterhaald, wordt een (nieuw) onderwijsnummer teruggekoppeld. Versturen Correctie Inschrijfdatum Indien een inschrijfdatum in LVS2000 anders is dan in BRON zal deze inschrijving gecorrigeerd moeten worden. Deze actie zorgt ervoor dat de foutieve inschrijving wordt verwijderd in BRON en dat de correcte inschrijving wordt aangeleverd. Versturen Wijziging Sleutelgegevens Indien de sleutelgegevens van een leerling wijzigen (er wordt bijvoorbeeld een burgerservicenummer achterhaald of de geboortedatum blijkt niet correct te zijn) dan wordt deze actie bepaald. De nieuwe gegevens worden aan BRON doorgegeven en verwerkt. Versturen Wijziging Onderwijsgegevens Indien in LVS2000 de onderwijsgegevens zijn gewijzigd doordat de leerling bijvoorbeeld van onderwijssoort is gewijzigd, of hij is overgegaan naar een andere klas, dan wordt deze actie bepaald. De gewijzigde gegevens worden doorgegeven aan BRON. Versturen Nieuwe Melding Inschrijving Indien een leerling nog niet geregistreerd is in BRON, maar wel staat ingeschreven in LVS2000 dan wordt deze actie bepaald. De volledige inschrijving van de leerling wordt verzonden richting BRON, waarmee deze wordt toegevoegd aan het registratieoverzicht. Versturen Verwijdering Inschrijving Indien een leerling geregistreerd is in BRON, maar niet bekend is in LVS2000, dan wordt deze actie bepaald. Er wordt dan aan BRON doorgegeven dat de inschrijving zoals die in BRON staat verwijderd mag worden. Versturen Uitschrijving Indien een leerling in LVS2000 uitgeschreven is die volgens BRON nog steeds ingeschreven is, wordt deze actie bepaald. De volledige inschrijvingsgegevens worden aan BRON verstuurd. Ook voor leerlingen die in de toekomst worden uitgeschreven wordt deze actie bepaald. 13

14 Acties richting LVS2000 Er bestaat één actie waarmee richting LVS2000 gegevens worden veranderd. Overnemen adresgegevens in LVS Indien een leerling in de GBA anders geregistreerd is dan in LVS2000, dan wordt deze actie bepaald. De gegevens zoals deze bekend zijn in de GBA kunnen hiermee worden overgenomen in LVS2000. Hierdoor hoeven ouders of verzorgers de adreswijziging van hun kind alleen nog maar de gemeente te melden, waarmee deze wijziging automatisch wordt doorgevoerd in de leerlingenadministratie van de school. Ook tikfouten in postcodes en straatnamen (mits het adressen in Nederland zijn) zijn hiermee verleden tijd. Acties handmatig bepalen Naast het automatisch bepalen van acties kunt u ook handmatig een actie bepalen per inschrijving. Normaliter is het niet handig om dit handmatig te doen, maar er zijn situaties denkbaar waarbij u voor een specifieke leerling zelf een actie wilt bepalen. Er is één actie die nooit automatisch wordt bepaald, en dat is het verzenden van een identificatieverzoek. Hiermee vraagt u voor een nog niet ingeschreven leerling bij BRON aan of de leerling bekend is. Zo kan bijvoorbeeld een burgerservicenummer of onderwijsnummer worden opgevraagd. Door het versturen van een nieuwe inschrijving wordt echter ook al terugkoppeling gegeven vanuit BRON met een burgerservicenummer of onderwijsnummer. Het verzenden van een identificatieverzoek is dus optioneel en niet noodzakelijk voor een correctie registratie van de inschrijvingsgegevens in BRON. 14

15 Acties verwijderen Indien acties zijn aangemaakt, maar u wilt deze bij nader inzien toch niet laten uitvoeren, dan kunnen deze acties ongedaan worden gemaakt. Alle niet uitgevoerde acties kunnen in een keer worden verwijderd via menukeuze Acties Niet uitgevoerde acties verwijderen. Mocht u slechts één enkele actie willen verwijderen, dan kan dit door met de rechtermuisknop op de actieregel te klikken en te kiezen voor Verwijder Actie. Dit kan ook voor reeds uitgevoerde acties. Indien u al acties heeft verzonden, maar er is iets fout gegaan bij de verzending van het bericht, dan kan de reeds uitgevoerde actie worden verwijderd en opnieuw worden uitgevoerd. 15

16 6. Controleren en synchroniseren Nadat is bepaald welke acties moeten worden uitgevoerd kan worden overgegaan tot het controleren en het verwerken van de gegevens. Dit gebeurt via de menukeuze Controleren en Synchroniseren. In het controlescherm klikt u op Controleer nu, hiermee worden voor alle leerlingen waarvoor acties zijn bepaald de gegevens gecontroleerd op correctheid. Mochten er bij de controle foutmeldingen optreden, dan wordt in de eerste kolom aangegeven of de foutmelding een afkeur- of een attentiesignaal betreft. Alleen afkeursignalen dienen altijd te worden opgelost voordat kan worden overgegaan tot verzending van de gegevens. Zodra alle meldingen zijn weggewerkt wordt de functie Verwerken en Verzenden beschikbaar gemaakt. Hiermee wordt overgegaan tot verzending van de gegevens naar BRON en verwerking van de gegevens naar LVS2000. Denk eraan dat het certificaat geïnstalleerd dient te zijn voordat u kunt overgaan tot verzending, er wordt hier nogmaals een controle op aanwezigheid van het certificaat gedaan. Voor het verzenden van de gegevens volgt u de stappen uit de Wizard. 16

17 17

18 Nadat alle gegevens zijn verzonden en de Wizard is voltooid, zult u zien dat de acties op In behandeling staan. Er staat dan ook een zandloper als icoon bij iedere actie die is uitgevoerd. Mochten er meldingen staan met de status Afgekeurd dan dient te worden bekeken wat er niet correct is aan de leerlinggegevens. Het kan bijvoorbeeld zijn dat BRON per direct gegevens afkeurt omdat ze niet voldoen aan bepaalde eisen. Onderin de omschrijving van het tabblad Verzenden naar BRON is dan terug te vinden waarom de actie niet verzonden kan worden. Indien u deze melding zelf niet kunt 18

19 oplossen aan de hand van de omschrijving dient u contact op te nemen met de helpdesk van Data Care. Geef hierbij door wat de melding exact is. 19

20 7. Ophalen Terugkoppeling BRON Nadat er verzendacties hebben plaatsgevonden gaat BRON bezig om deze acties te verwerken. Op alle verzonden acties volgen altijd terugkoppelberichten over hoe de leerling nu ingeschreven staat. Naast deze terugkoppelberichten kunnen er ook andere berichten worden klaargezet zoals meldingen over dubbele inschrijvingen of registratieoverzichten. Via de menukeuze Ophalen Ophalen Terugkoppeling BRON kunnen alle terugkoppelingen die door BRON zijn klaargezet worden opgehaald. Er kunnen diverse meldingen volgen, de meest voorkomende zal zijn dat de inschrijving is geaccepteerd door BRON. Deze melding kan worden aangevuld met een zogenoemd attentiesignaal. Deze meldingen kunt u ter kennisgeving aannemen, u hoeft hier verder geen actie op te ondernemen. Ook kunnen er afkeursignalen volgen. U kunt hierbij denken aan foutieve persoonsgegevens waarbij het BSN niet overeenkomt met de geboortedatum en het geslacht, of dat de doorgegeven postcode van het woonadres niet bekend is bij de GBA. 20

21 Afkeursignalen geven aan dat inschrijving(en) niet geaccepteerd zijn door BRON. De leerling wordt hierdoor niet geregistreerd in BRON en de school komt hierdoor niet in aanmerking voor bekostiging voor deze inschrijving(en). Vervolgens wordt u de keuze gegeven wat u wilt doen met de actie. U kunt ervoor kiezen de actie te verwijderen of om deze opnieuw klaar te zetten voor verzending. U kunt vervolgens de gegevens in LVS2000 corrigeren voordat u daadwerkelijk de verzending opnieuw uitvoert. Voor alle afkeursignalen die u zelf niet kunt verwerken, verwijzen wij u door naar de organisatie van BRON. Op kunt u de kennisbank van BRON raadplegen, tevens kunt u hier het Handboek BRON raadplegen. Mocht u er aan de hand van deze kennisbank of het handboek niet uitkomen, dan kunt u contact opnemen met de helpdesk van BRON. 21

22 8. Ophalen Registratieoverzicht BRON Data Care raadt aan om eens per maand het registratieoverzicht van BRON te vernieuwen. Hiermee wordt het registratieoverzicht zoals het tot nu toe in BRON Sync is bijgehouden vervangen door een volledig actueel registratieoverzicht van BRON. U kunt ervoor kiezen om het meest recente registratieoverzicht op te halen, dit gebeurt standaard. Daarnaast kunt u er ook voor kiezen om een peildatum op te geven om zo het registratieoverzicht van een eerder moment op te halen. U krijgt daarmee alle leerlingen teruggekoppeld die op dat moment ingeschreven stonden. De peildatum kunt u wijzigen in het instellingenvenster (zie de paragraaf 'Instellingen' in hoofdstuk 4). Via de menukeuze Ophalen Ophalen Registratieoverzicht BRON kan een registratieoverzicht worden opgehaald. Het ophalen en verwerken van een registratieoverzicht kan enkele minuten in beslag nemen. Er wordt namelijk een verzoek voor een registratieoverzicht bij BRON ingediend en klaargezet. Vervolgens wordt er 30 seconden later een terugkoppeling opgevraagd, die dan het registratieoverzicht bevat. 22

23 Vervolgens kunt u via Tonen Tonen Registratieoverzicht BRON het registratieoverzicht inzien. Van iedere ingeschreven leerling zijn alle gegevens zoals die bekend zijn bij BRON op deze plek in te zien. Na het ophalen van dit registratieoverzicht (mits deze de peildatum van vandaag heeft) is het van belang om verder te gaan met hoofdstuk 5. U dient vervolgens hoofdstuk 5 t/m 7 net zolang te herhalen tot er geen verschillen meer worden gevonden tussen LVS2000 en het registratieoverzicht BRON. 23

24 9. Werken met BRONclick Met BRONclick voert u het hele uitwisselingsproces letterlijk met enkele muisklikken uit. De functie is opgebouwd volgens het concept van een zogeheten 'wizard'. Hiermee wordt u stap voor stap door het proces geleid, waarbij het programma ervoor zorgt dat pas een volgende stap gezet kan worden wanneer aan bepaalde voorwaarden voldaan is. Doordat er in de praktijk nauwelijks variatie bestaat in de uit te voeren werkzaamheden, heeft BRONclick tijdens het proces vrijwel geen extra informatie nodig en kan het grootste deel van het proces volledig automatisch uitgevoerd worden. U start BRONclick met een knop in de werkbalk van BRON Sync. In het welkomstscherm van BRONclick kunt u het aanleverpunt selecteren waarvoor u de uitwisseling wilt uitvoeren. Hierbij heeft u de keuze uit dezelfde aanleverpunten als in de werkbalk van BRON Sync. Wanneer u op 'Volgende' klikt nadat u het gewenste aanleverpunt heeft geselecteerd, start BRONclick het uitwisselingsproces. Hierbij worden achtereenvolgens de volgende stappen automatisch uitgevoerd: 1. Registratieoverzicht ophalen (indien nodig; hierbij wordt gebruik gemaakt van de instelling die de maximale ouderdom van het registratieoverzicht bepaalt; zie hoofdstuk 4 onder 'Instellingen'); 2. Acties bepalen op basis van verschillen tussen LVS2000 en het registratieoverzicht van BRON; 3. Controleren op correctheid van de gegevens in LVS2000; 4. Verzenden van berichten naar BRON; 5. Ophalen van terugkoppeling van BRON. Omdat het soms enige tijd duurt voordat BRON terugkoppelberichten heeft klaargezet, worden de laatste twee stappen herhaald totdat op alle verzonden berichten terugkoppeling ontvangen is. Hoe lang 24

25 dit duurt is onder meer afhankelijk van het aantal leerlingen waarvoor berichten verzonden worden en de drukte bij BRON. Zodra op alle uitstaande berichten terugkoppeling ontvangen is, is de communicatie met BRON voltooid. Indien bij de interne controle fouten zijn geconstateerd en/of indien BRON afkeursignalen heeft teruggekoppeld, dan wordt dit in de volgende stap van de wizard gemeld. In dit stadium heeft u de mogelijkheid om in LVS2000 de fouten te herstellen die tot de afkeursignalen geleid hebben. In dat geval schakelt u over naar LVS2000 zonder BRONclick of BRON Sync af te sluiten. In LVS2000 wijzigt u de leerlinggegevens zodanig dat deze voldoen aan de eisen die BRON stelt, waarna u weer terugschakelt naar BRON Sync. Vervolgens klikt u op de regel(s) van de betreffende 25

26 inschrijvingen op 'Opnieuw' om BRONclick opdracht te geven deze inschrijvingen opnieuw te verwerken. Wanneer u nu op 'Volgende' klikt, wordt het uitwisselingsproces met BRON opnieuw gestart. U kunt er ook voor kiezen om de fouten die tot de afkeursignalen leidden in een later stadium te herstellen en verder te gaan zonder inschrijvingen opnieuw aan te bieden. In dat geval klikt u meteen op 'Volgende'. Indien BRON wijzigingen voorstelt op basis van de gemeentelijke basisadministratie (GBA), wordt hiervan nu een overzicht getoond: Per leerling kunt u hier aangeven of de voorgestelde wijziging moet worden overgenomen in LVS2000 of niet. Dit doet u door het vinkje in de kolom 'Accepteren' in of uit te schakelen. Standaard is deze instelling voor alle voorgestelde wijzigingen ingeschakeld. Indien BRON geen wijzigingen op grond van de GBA voorstelt, wordt het vorige overzicht overgeslagen en wordt meteen een overzicht met het eindresultaat getoond. 26

27 Waar dit van toepassing is, heeft u in dit overzicht de mogelijkheid om details van de resultaten te bekijken. Wanneer u op een blauwe, onderstreepte regel klikt, wordt in het overzicht naar beneden gebladerd en worden de bijbehorende details getoond. Eventuele afkeursignalen die tijdens de uitwisseling zijn gegeven, zijn ook in dit overzicht opgenomen, ook indien de achterliggende fouten inmiddels opgelost zijn. Het overzicht kunt u afdrukken of opslaan voor later gebruik (bijvoorbeeld om supportmeldingen bij Data Care of BRON toe te lichten). 27

28 10. Registratieoverzicht BRON analyseren BRON Sync houdt altijd een registratieoverzicht bij van hoe de gegevens bij BRON geregistreerd zijn. Alle gegevens die in het registratieoverzicht terug te vinden zijn, zijn ook daadwerkelijk vastgelegd bij BRON. Niets meer, niets minder. Dit verklaart voor u ook meteen welke gegevens in LVS2000 wel en niet verplicht zijn om vast te leggen. Voor de registratie van leerlingen in LVS2000 en BRON wordt onderscheid gemaakt tussen WEC- en WPO-scholen. Binnen WEC-scholen wordt er vervolgens ook nog anders omgegaan met leerlingen die regulier zijn ingeschreven of als ambulant begeleid. Hieronder treft u een overzicht aan van de gegevens die worden aangeleverd vanuit LVS2000. Leerlinggegevens Voornamen Achternaam Voorvoegsels Geboortedatum Geboorteland Geslacht Burgerservicenummer of onderwijsnummer Nationaliteit 1 Nationaliteit 2 Adresgegevens Culturele achtergrond Inschrijvingsgegevens Datum inschrijving Datum uitschrijving Vestiging (LVS2000 tabblad Inschrijving) Bekostiging (LVS2000 tabblad Inschrijving) Inschrijvingsgegevens reguliere WEC leerling BRIN-nummer terugplaatsing (indien er sprake is van terugplaatsing) Schoolsoort (LVS2000 tabblad WEC) Onderwijssoort (LVS2000 tabblad WEC) Soort verblijf (LVS2000 tabblad WEC) Leerjaar en groep (LVS2000 tabblad Inschrijving) Indicatiestelling (LVS2000 tabblad CvI) 28

29 Inschrijvingsgegevens reguliere WPO leerling Voorschoolsprogramma (LVS2000 tabblad WPO) Advies VO (LVS2000 tabblad WPO) Vroegschoolsprogramma (LVS2000 tabblad WPO) Eindtoetsen (LVS2000 tabblad WPO) Gewichtenregeling (LVS2000 tabblad WPO) Indicaties (LVS2000 tabblad CvI, wordt alleen aangeleverd als er voor de inschrijving Ambulante begeleiding gegevens aanwezig zijn op het tabblad AB) Ambulante begeleiding (LVS2000 tabblad AB, wordt aangeleverd indien de leerling ambulant begeleid wordt door een WEC school) Inschrijvingsgegevens ambulant begeleide WEC leerling Schoolsoort (Altijd 0 ) Onderwijssoort (Altijd 0 ) Soort verblijf (Altijd 0 ) Leerjaar en groep (Altijd 0 ) Indicatiestelling (LVS2000 tabblad CvI) Ambulante begeleiding (LVS2000 tabblad AB) Voor een ambulant begeleide WEC leerling wordt voor een aantal gegevens altijd de waarde 0 doorgegeven. BRON Sync maakt zelf een vertaalslag voor deze gegevens. In LVS2000 worden voor een leerling op de tabbladen WEC en Inschrijving diverse gegevens vastgelegd. Zo vereist LVS2000 bijvoorbeeld dat een leerling in een klas wordt geplaatst, dit om allerlei functionaliteiten binnen LVS2000 te kunnen gebruiken. Echter accepteert BRON voor de registratie van AB leerlingen geen leerjaar en groepsgegevens. Op het tabblad Inschrijving worden voor een AB leerling alleen de gegevens van de vestiging en de bekostiging overgenomen naar BRON. De gegevens van het tabblad WEC worden allemaal op 0 gezet in BRON. 29

30 Kennisgeving De informatie in dit document kan zonder kennisgeving worden gewijzigd. DataCare biedt ten aanzien van dit materiaal geen enkele garantie, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, de geïmpliceerde garanties van verkoopbaarheid en geschiktheid voor een bepaald doel. DataCare is niet aansprakelijk voor fouten in dit materiaal of voor incidentele schade of gevolgschade in verband met de levering, het functioneren of het gebruik van dit materiaal. Alle rechten voorbehouden. Vermenigvuldiging, bewerking of vertaling van deze handleiding is verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van DataCare, tenzij voor zover toegestaan krachtens de wetten op het auteursrecht. Niets uit dit document mag worden gefotokopieerd, gereproduceerd of in een andere taal worden vertaald zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van DataCare. Eerste editie, December 2009 Copyright DataCare 30