Bestanden delen met Zermelo

Transcriptie

1 Bestanden delen met Zermelo Inleiding Op verschillende momenten deelt u bestanden met Zermelo via Nextcloud. Dit kan bijvoorbeeld zijn als Zermelo uw school helpt bij het maken van het rooster of als er andere trajecten lopen. In het verleden werden deze bestanden vaak verstuurd via de mail, of werden deze opgeslagen in Google Drive. Voor het overzicht, en de veiligheid is er nu een apart systeem om bestanden met Zermelo te delen. Het bestandsdelen is toegankelijk voor iedereen die in het portal adminrecht of een schoolfunctie heeft, echter niet voor de mentoren en decanen. Voordelen: Op deze pagina Zie ook Inleiding Uw account activeren Werken met spreadsheets Werken met documenten Bestanden en mappen delen Veel gestelde vragen Inloggen via uw Zermelo Portal zonder dat u een extra wachtwoord hoeft te onthouden. De bestanden staan op een centrale plek en u kunt ze direct bewerken. Nooit meer problemen met verkeerde versies van bestanden! De gegevens staan veilig op de servers bij Zermelo in plaats van bij een derde partij. U hoeft de gegevens niet meer per mail te versturen. Uw account activeren Privacy Nadat u uw account activeert kunnen andere gebruikers van de Zermelo Bestandsopslag (medewerkers van Zermelo en van andere scholen) zien dat uw mailadres bestaat en is geactiveerd voor het delen van bestanden. Ze moeten wel eerst uw volledige adres intypen. U kunt eenvoudig en veilig bestanden uitwisselen met Zermelo. Om dit mogelijk te maken doorloopt u (eenmalig) de volgende stappen: Zorg dat uw mailadres correct in het portal staat. Uw portalbeheerder kan hier voor zorgen. Als u dat nog niet gedaan heeft, bevestigt u uw mailadres via de optie Mailadres bevestigen in het menu rechtsboven in het portal. Daarna klikt u op Bestandsopslag. 4. U heeft nu een account gekregen op het bestandsopslag-omgeving. Vanaf nu kunnen Zermelo medewerkers bestanden met u delen, en u kunt bestanden delen met Zermelo medewerkers. Het systeem werkt vergelijkbaar met Google Docs, en het is ook mogelijk om tegelijkertijd met anderen in hetzelfde bestand te werken. Beschikbare opslagruimte Er is standaard voor iedereen 20MB opslagruimte beschikbaar. Dit is voldoende voor een aantal documenten, werkbladen en een paar roosterbestanden. Mappen die andere gebruikers met u gedeeld hebben vallen hier niet onder. Werken met spreadsheets Om een spreadsheet toe te voegen klikt u op de plus en kiest u voor New Spreadsheet. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 1

2 U vult een naam in en drukt op enter: U bewerkt het bestand door er op te klikken: U kunt met meerdere mensen tegelijkertijd in het bestand werken. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 2

3 Punten en komma's Let op, de spreadsheet staat standaard ingesteld om punten te gebruiken als decimaalscheidingsteken. Om dat voor een werkblad aan te passen naar komma's doet u het volgende: 1. Als het werkblad al getallen bevat met een decimale komma, zoek en vervang in de betreffende cellen de komma door een punt. 2. Selecteer alle cellen met Ctrl+A. 3. Ga naar Format > Cells Kies hier bij Language voor Dutch (Netherlands): N.B.: Als uw werkmap meerdere werkbladen bevat, moet u deze stappen per werkblad doorlopen. Getallen die voor het doorlopen van bovengenoemde stappen een decimale punt bevatten krijgen automatisch een decimale komma. Getallen die al een decimale komma hadden, krijgen automatisch een apostrof (') ervoor, waardoor zij worden behandeld als tekst. Laatstgenoemde getallen gaan niet in berekeningen mee. U kunt die getallen weer laten behandelen als getallen, maar dat gaat niet door het type van de cel in te stellen op Number (dat zijn ze al). Het lukt wel door de apostrof te verwijderen. Dat kan handmatig per cel, maar niet voor meerdere cellen tegelijk met zoeken en vervangen, omdat de voorafgaande apostrof een speciale betekenis heeft. De oplossing is om met zoeken en vervangen de hele inhoud van de cel te vervangen door diezelfde inhoud daarbij wordt de voorafgaande apostrof genegeerd. Doorloop daarvoor volgende stappen: 1. Selecteer alle cellen met Ctrl+A. 2. Ga naar Edit > Find & Replace Klik op Other options, om deze open te klappen. 4. Zet het vinkje aan bij Regular expressions. 5. Vul in: Find: (.*) Replace: $1 6. Klik op Replace all. N.B.: Als uw werkmap meerdere werkbladen bevat, moet u deze stappen per werkblad doorlopen. Werken met documenten Om een tekstdocument toe te voegen klikt op de plus en daarna op New Document: Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 3

4 U vult een naam in, en drukt op enter. Het document is aangemaakt: Als u op het document klikt kunt u dit document bewerken: U kunt met meerdere mensen tegelijkertijd in het bestand werken. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Bestanden en mappen delen Om een map te delen klikt u bovenaan naast de naam op het "Share" tekentje: Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 4

5 Het paneel om te delen schuift uit, en u kunt een mailadres intypen: Bij het klikken op het mailadres wordt de map gedeeld, en krijgt de gebruiker een mail dat er een bestand/map gedeeld is. Het is alleen mogelijk om bestanden te delen met mensen die hun account geactiveerd hebben door via het portal naar de bestandsdeelomgeving te gaan. U kunt bestanden alleen delen met individuele personen, niet met bijvoorbeeld de hele helpdesk. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 5