MOTION KLIK EN KLAAR IN EEN COMPLEET ehrm SYSTEEM VAN VACATURE TOT EXITGESPREK IN ÉÉN MODERNE OPLOSSING

Transcriptie

1 MOTION KLIK EN KLAAR IN EEN COMPLEET ehrm SYSTEEM VAN VACATURE TOT EXITGESPREK IN ÉÉN MODERNE OPLOSSING

2 VAN VACATURE TOT EXITGESPREK IN ÉÉN MODERNE OPLOSSING De uitdagingen voor de HR-manager van nu liegen er niet om. Neem de enorme krapte op de arbeidsmarkt. Om de war on talent te winnen, is een goed werkgeversimago een eerste vereiste. En heb je de talenten eenmaal binnen, dan is de strijd zeker niet gestreden. Want hoe hou je projectgedreven digital natives vast? Hoe zorg je er überhaupt voor dat de mix aan generaties op de werkvloer, met hun verschillende kennisniveaus en manieren van werken, optimaal wordt ingezet? Hoe laat je alle medewerkers meebewegen in de digitale transformatie en de nieuwe eisen die dit stelt aan hun competenties? Oftewel: hoe stoom je jouw organisatie klaar voor de toekomst? ehrm-oplossing Motion vereenvoudigt, digitaliseert en automatiseert alle administratieve processen en geeft ruimte voor strategie Flexibel is de nieuwe norm De wendbaarheid die van jouw organisatie wordt verwacht, vereist ook de nodige flexibiliteit van de ondersteunende processen en systemen. Als HR-manager heb je behoefte aan een meebewegende ehrmoplossing die de gebruiker centraal stelt. Een systeem dat de techniek op de achtergrond zijn werk laat doen zonder aan de voorkant de processen te dicteren. En natuurlijk ook: een systeem dat voor zich spreekt. Geen vuistdikke handleidingen, maar gewoon: klik en klaar. Motion is een laagdrempelige en zeer gebruiksvriendelijke ehrmoplossing. Super-intuïtieve selfservice uit de cloud voor iedereen medewerkers, leidinggevenden én HR-professionals - op elk device. Ondersteunt elk facet van de employee journey, van vacature tot exitgesprek (en alles daartussenin), met in de basis onze degelijk ronkende salarisverwerking. Het resultaat: blije medewerkers en meer tijd en ruimte voor strategische HR. MOTION KLIK EN KLAAR IN EEN COMPLEET ehrm SYSTEEM 02

3 DE MOTION EMPLOYEE JOURNEY EXITGESPREK AMBASSADEUR Motion ondersteunt de hele reis van medewerkers door de organisatie, vanaf de sollicitatie tot en met de afzwaai. Onze ehrm-oplossing draagt bij aan het sterke merk dat je als organisatie wil zijn met veel eigen regie en een eigentijdse, frisse look & feel. Met Motion geef je medewerkers een zeer gebruiksvriendelijk instrument in handen dat alle HR-processen 100% frustratievrij laat verlopen. Fijn voor de medewerker, dus goed voor de employer branding. OFF-BOARDING SPP GROEI EERSTE WERKDAG AANKONDIGING AFSCHEID ORGANISATIE EN TEAMS VITALITEIT SALARISBETALING Motion modules Digitaal Personeelsdossier (overal toepasbaar op de employee journey) Motion SIGN (overal toepasbaar op de employee journey) Dienstverbanden Individueel Keuzebudget (IKB) Loopbaan Verlofaanvragen VACATURE SOLLICITATIE DIGITAL ONBOARDING W&S VOORSTEL RECRUITMENT ONBOARDING Ziekteverzuim Declaratie Salarisverwerking in Motion PRO HR Analytics MOTION KLIK EN KLAAR IN EEN COMPLEET ehrm SYSTEEM 03

4 DE GEBRUIKER CENTRAAL DE FLEXIBELE MODULES Wat maakt Motion nu zo gebruiksvriendelijk? Heel eenvoudig: als het voor de gebruiker niet werkt, maken wij het niet. Om erachter te komen waar de gebruiker blij van wordt (en waarvan niet), duiken we geregeld het usability lab van Hogeschool Arnhem Nijmegen in. Daar onderzoeken we de kijkpatronen van de gebruiker en brengen die in kaart. Zodat we met recht kunnen zeggen: Motion stelt de gebruiker centraal. Motion sluit aan op hoe jij werkt, op een bijzonder flexibele en gebruiksvriendelijke manier. En: met een fantastische look & feel. Je hebt inzicht in de verzuimsituatie en kunt het verzuimpercentage proactief terugdringen door afspraken vast te leggen in de gesprekscyclus van Motion De module koppelt automatisch met arbodiensten en het UWV Bij langdurig ziekteverzuim krijg je een tijdige signalering op salariskorting Stuurinformatie: gegevens als het verzuimpercentage laten ook het kostenplaatje zien Je voldoet automatisch aan wetgeving zoals Wet verbetering poortwachter en AVG (wat mag je wel en niet registreren?). Alle betrokkenen zijn op de hoogte van de verzuimstatus en het verzuimdossier met actieve sturing op acties Motion is... met je mobiel parkeerbonnetjes declareren Digitale loonstroken en digitaal personeelsdossier De digitale loonstroken vormen de basis van deze module. Medewerkers kunnen hun eigen salarisstrook (historisch én toekomstig) in de beveiligde cloud bekijken. Je kunt de module aanvullen met het digitale personeelsdossier en zo alle documenten die uit het HR-proces voortkomen digitaal bewerken, archiveren en ook vernietigen. Ziekteverzuim De module waarmee je medewerkers snel en makkelijk kunt ziekmelden. Het beveiligde verzuimdossier bevat standaardtaken vanuit de Wet verbetering poortwachter en het sociale beleid van de organisatie. Je wordt eenvoudig door de taken geleid en kunt notities maken rondom verzuimgevallen. Individueel Keuzebudget (IKB) De flexibele arbeidsvoorwaardenmodule waarin medewerkers een deel van hun salaris flexibel kunnen inzetten voor verschillende doelen, waardoor fiscaal voordeel behaald kan worden bij de aanschaf van bijvoorbeeld een fitnessabonnement of fiets. Medewerkers zien direct de netto impact van hun keuzes Voldoet aan verschillende cao s Gemaakte keuzes worden volledig automatisch verwerkt, dit ontzorgt de salarisadministrateur De medewerker heeft de regie en is minder afhankelijk van de salarisadministrateur MOTION KLIK EN KLAAR IN EEN COMPLEET ehrm SYSTEEM 04

5 Spreekt eigenlijk voor zich, hier hebben we geen uitleg bij nodig Een Motion-gebruiker Verlofaanvragen Met deze module kunnen medewerkers zelf op hun mobiel verlofdagen aanvragen / verkopen en zien wat hun verlofsaldo is. De leidinggevende krijgt alle verlofaanvragen ter goedkeuring binnen en heeft inzicht in het verlof van alle medewerkers. Alles uiteraard conform de wet en bedrijfsregels. Medewerkers, HR -professionals en leidinggevenden kunnen eenvoudig en efficiënt verlofaanvragen verwerken en (laten) goedkeuren Met cao-specifieke en landelijke regelingen De bewaartermijnen van de verlofregelingen worden ondersteund met vervalfunctionaliteit Berekent automatisch uit welke verlofregeling een aanvraag opgenomen moet worden Houdt automatisch rekening met het werkrooster van de medewerker Geeft inzicht in en controle op verlofstuwmeren Declaratie Met deze flexibele module regelen de medewerkers hun declaraties. Na het digitaal indienen van de declaratie doet de manager de controle, waarna de goedgekeurde declaratie naar de salarisverwerking gaat. Ook overwerk kan met deze module worden geregistreerd en teruggegeven in tijd voor tijd of salaris. Dienstverbanden Een arbeidscontract opstellen, het salaris verhogen, een functie wijzigen: allemaal processen rondom het dienstverband die leidinggevenden zelf met deze module regelen. Zij kunnen verzoeken indienen en goedkeuren en door HR documenten laten aanmaken met de templates uit de module, zoals een contract voor een nieuwe medewerker. HR doet de laatste controle, maar is niet langer het registrerende (en vaak wachtende) middelpunt in het hele proces een enorme tijdbesparing! Mutaties worden automatisch verwerkt de HR-administratie hoeft dus geen gegevens meer in te kloppen, maar kan wel nog een controle doen Toekomstmutaties kunnen worden ingevuld bij aflopende contracten Met standaarden voor brieven en arbeidscontracten Papierloos HR heeft controle op het ondertekenproces via de digitale handtekening (Motion SIGN) Document komt automatisch in het digitale personeelsdossier Meerdere afhankelijkheden tegelijk verwerkbaar Alle wijzigingen worden automatisch bevestigd, dus geen onduidelijkheden achteraf en alle stukken zijn eenvoudig te raadplegen Je kunt alleen declareren wat je mag declareren Wat je mag declareren voldoet aan de voorwaarden van de organisatie (belast, onbelast, maximaal bedrag) Declaraties indienen gaat supersimpel (met ondersteuning van Google Maps) Veelgebruikte bestemmingen kun je toevoegen aan je favorieten (Parkeer)bonnetjes kunnen direct via de mobiel worden gedeclareerd Zonder papier declareren dat scheelt tijd en geld Automatisch de juiste percentages bij overwerk of andere tijdsdeclaraties MOTION KLIK EN KLAAR IN EEN COMPLEET ehrm SYSTEEM 05

6 Loopbaan Hoe vaak wil je geformaliseerd gesprekken voeren met je medewerkers? Eén of twee keer per jaar? Ieder kwartaal? Je bepaalt het zelf. Samen met onze consultants maak je een op de organisatie toegespitst proces - van heel eenvoudig tot heel complex. Beoordelings gesprekken, functioneringsgesprekken, bila s De verslaglegging van de gesprek ken gebeurt heel eenvoudig en wordt opgeslagen in het digitale personeelsdossier. Jouw organisatie bepaalt zelf: de gespreksvormen en de frequentie de lay-out van de gespreksformulieren de route van de verschillende formulieren en gesprekken Eerdere gespreksverslagen kunnen automatisch worden meegenomen naar een volgend gesprek De leidinggevende kan anderen in de gesprekscyclus betrekken Verschillende ondertekeningsmogelijkheden zoals gezien en (niet) akkoord Het gespreksverslag wordt automatisch met bewaartermijn in het personeelsdossier opgeslagen Geen verloren gesprekken meer dankzij auto-save Je kunt je thuis voorbereiden of tijdens het gesprek direct bijwerken Bijlagen toevoegen aan het gespreksverslag HR Analytics Hoe doet de organisatie het? Welke acties moet je ondernemen om aan het beleid van de toekomst te kunnen werken? Met HR Analytics van Motion verzamel je historische data vanuit ziekteverzuim en andere (core) HR-gegevens zoals strategische personeelsplanning, declaraties en salarisgegevens. Met HR Analytics maak je beleid op basis van cijfermatige inzichten bepaal je zelf de KPI s van jouw organisatie met behulp van een balanced scorecard principe beschik je over meer dan 100 standaard en aangepaste rapportages zijn standaard en aangepaste dashboards mogelijk HR Analytics staat in de cloud bij Centric of bij jou op locatie. Alle processen kun je volledig aanpassen aan de wensen van jouw organisatie wil je in een bepaald proces wel of juist geen goedkeuring? Meerdere goedkeurders? Notificaties of koppelingen naar andere systemen? Motion ondersteunt op een moderne en procesgestuurde manier. Digitale handtekening (Motion SIGN) Sluit de digitale cirkel van al jouw interne administratieve processen met de veilige elektronische handtekening. Ondertekenen kan altijd en overal op ieder mobiel apparaat. De tijd en kosten die je kwijt bent aan het organiseren en drukken van officiële documenten gaan aanzienlijk omlaag: niet meer printen, verzenden (met daarbij het risico dat het document niet aankomt), geen portokosten. Is de handtekening gezet, dan wordt het document automatisch opgenomen in het digitale personeelsdossier. MOTION KLIK EN KLAAR IN EEN COMPLEET ehrm SYSTEEM 06

7 EXTRA INTEGRATIES MAKEN MOTION NOG COMPLETER Motion kent naast de eigen Centric-modules ook integraties met partnersystemen die het hele proces van instroom, doorstroom en uitstroom faciliteren. Daarmee is Motion naast heel gebruiksvriendelijk ook heel compleet. In samenwerking met onze partners biedt Motion: Motion koppelt ook met verschillende arbodiensten, het UWV en de Belastingdienst Identity & Access Management Inloggen in Motion gebeurt veilig en gemakkelijk, via Identity-as-a- Service-dienst HelloMe. Je kunt kiezen uit: Een combinatie van wachtwoord en gebruikersnaam Multi Factor Authentication (MFA): je combineert iets wat je hebt (zoals een toegangscode per sms) met iets wat je weet (een wachtwoord) Single sign-on (SSO): inloggen hoeft maar één keer daarna word je automatisch (via een ADFS-koppeling) doorgelogd naar verschillende applicaties (waaronder Motion) Motion RECRUIT Voor het werving- en selectietraject. Zet digitaal vacatures uit waar je wilt, op jouw eigen jobboards en extern. Cv s hoef je niet meer rond te mailen - de hiring manager bekijkt ze zelf digitaal in Motion. Ook kun je notities delen en een puntensysteem toepassen als je met een selectiecommissie werkt. Komen er veel reacties binnen? Je kunt Motion een voorselectie laten doen op gekwalificeerde en niet-gekwalificeerde kandidaten door middel van knock-outvragen. Ook handig: kandidaten kunnen via LinkedIn solliciteren. Je kunt mensen uitnodigen voor een gesprek en tijdslots invoeren totdat de gekozen sollicitant het voorstel accepteert. Alle gegevens die bij de vacaturefase binnenkomen worden bij indiensttreding verrijkt met extra gegevens. Deze gegevens worden niet alleen binnen Motion gebruikt door koppelingen naar andere applicaties zijn alle betrokken collega s meteen op de hoogte en hoeft er niets te worden overgeklopt. Motion ONBOARD Die fantastische kandidaat heeft getekend en begint over een paar weken aan zijn of haar eerste werkdag. De tijd tussen het tekenen van de arbeidsovereenkomst en de eerste werkdag is ontzettend waardevol. Dat is de periode waarin je de nieuwe medewerker via MotionONBOARD bekend kunt maken met jouw organisatie hoe is de cultuur? Wat zijn de leefregels? Wat maakt jouw organisatie uniek? Met Motion bouw je aan employer branding. Ook de administratieve kant van een indiensttreding handel je af met MotionONBOARD. Van het invullen van de loonheffings verklaring en het aanleveren van de VOG tot het regelen van de toegangspas: de medewerker kan met een goedgevulde rugzak aan de eerste werkdag beginnen en is tot 75% sneller aan boord - een grote efficiencyslag voor jouw organisatie en wel zo prettig voor de nieuwe medewerker. Motion ACADEMY Natuurlijk wil je groeien als organisatie. Dat jouw medewerkers zich kunnen (blijven) ontwikkelen spreekt daarbij voor zich. Met Motion ACADEMY bied je hen elke gewenste opleiding van micro learning (2 à 3 minuten) en elearning (een paar uur) tot het aanvragen van een masteropleiding, het kan allemaal. De Netflix-achtige opbouw, de gebruiksvriendelijkheid en de keuzevrijheid voor de medewerkers maken Motion ACADEMY tot een sterk instrument. MOTION KLIK EN KLAAR IN EEN COMPLEET ehrm SYSTEEM 07

8 MOTION DE BASIS VOOR STRATEGISCH HR Een wendbare organisatie vraagt om een andere rol van HR: een rol als strategisch regisseur, regisseur van de wendbaarheid. Dit betekent wel dat er een eind moet komen aan de arbeidsintensieve administratieve procedures voor de HR-afdeling. Veel taken kan de medewerker zelf doen verlofaanvragen bijvoorbeeld, declaraties of de uitruil van arbeidsvoorwaarden. HR houdt de regie, maar de uitvoering verschuift naar medewerker en manager. Een wendbare organisatie is een verbindende netwerkorganisatie die om kan gaan met veeleisende klanten Hoe je dit bereikt? Door administratieve taken te automatiseren, HRprocessen efficiënt in te richten en op een gebruiksvriendelijke manier aan te bieden via selfservice. Zo kunnen medewerkers echt hun HR-zaken regelen en is de afdeling HR verlost van veel typtaken. Rolgebaseerd werken Door de rolgebaseerde opbouw binnen Motion kun je de hiërarchische autorisatiestructuur binnen de organisatie verlaten en ook activiteiten op projectbasis ondersteunen. Werkt iemand in drie projecten, dan gaat de verlofaanvraag naar de desbetreffende leidinggevende. Dat is de flexibiliteit die zelfsturende organisaties nodig hebben. Operationeel administrateur Tactisch assistent Strategisch adviseur Strategisch regisseur Standaard én flexibel Motion is standaard, maar ook wendbaar. De zeer flexibele inrichting en configuratie maken de oplossing geschikt voor organisaties vanaf 50 medewerkers, met door jouzelf in te richten workflows. Impact op wendbaarheid Rol HR-afdeling Compleet maar nooit af Motion is een geïntegreerd systeem dat het hele HR- en payrollproces faciliteert. Dit maakt Motion naast heel gebruiksvriendelijk ook heel compleet. Dat wil niet zeggen dat wij nu tevreden achter overleunen. Want net als uw organisatie is ook Motion continu in beweging, en dus nooit af. Aan de hand van nieuwe inzichten en bevindingen werken wij de roadmap van Motion voortdurend bij. MOTION KLIK EN KLAAR IN EEN COMPLEET ehrm SYSTEEM 08

9 CENTRIC ONTZORGT EN VERZORGT Motion is een laagdrempelig, gebruiksvriendelijk ehrm-systeem dat medewerkers en leidinggevenden alle HR-gerelateerde zaken zelf laat regelen via selfservice. Daarnaast ondersteunt Motion PRO de professional bij de complete salarisverwerking. Ik kom uit het stenen tijdperk, maar dit ziet er schitterend uit Een Motion-gebruiker Salarisverwerking in Motion PRO Jouw organisatie is vóór alles verantwoordelijk voor een correcte uitbetaling aan de medewerkers. Motion PRO biedt een gebruiksvriendelijke, betrouwbare en flexibele omgeving met rijke functionaliteit: individuele en collectieve pro forma s, volledige pro rato-berekening, flexibel in te richten salarisstroken en alle output in leesbare lijstvorm en csv. Automatisering van ca. 400 mutaties per medewerker per jaar levert 3 uur besparing per medewerker per jaar MOTION KLIK EN KLAAR IN EEN COMPLEET ehrm SYSTEEM 09

10 EEN COMPLETE DIENSTVERLENING Het ontwerp van Motion stimuleert medewerkers om invulling te geven aan de eigen regie. Doordat administratieve HR-taken naar medewerkers verschuiven, krijgt HR automatisch meer tijd voor strategisch HR-advies en HR-beleidstaken. Motion Onboard Motion Pay HR Analytics ESS/MSS Motion Pro DEM Motion Recruit Academy Motion Motion Pay 1) IN SERVICE 2) ON SITE 3) BPO Automatisering van ca. 400 mutaties per medewerker per jaar levert 3 uur besparing per medewerker per jaar op Om HR volledig te ondersteunen bij de ambitie van strategisch regis seur bestaat Motion - naast HRM-software met processen en functionaliteiten - ook uit een set aanvullende diensten die de impact van HR in organisaties vergroten: In service Met deze dienst krijg je de software, een accountmanager en toegang tot de servicedesk bij hen kun je terecht met al je inhoudelijke en softwarematige vragen. Bovendien verzorgen wij de salarisverwerking. Als salarisspecialist heb je de organisatie rondom werkzaamheden en processen zelf in de hand Maatwerk of standaardoplossing, maar altijd best practice On site Naast de gebruiksvriendelijke software, een deskundige accountmanager en steun vanuit onze professionele servicedesk krijg je er ook een gespecialiseerde consultant bij die vanuit Centric een vast aantal dagen per maand de zaken in goede banen leidt. Onze consultants hebben ervaring vanuit het vakgebied en kunnen functioneel - met de handen aan de knoppen - meedraaien Onze consultants zijn altijd op de hoogte van nieuwe functionaliteit/ modules op de markt en in de software waardoor, zij jou kunnen helpen het beste uit Motion te halen BPO Business Process Outsourcing (BPO) is het totaalpakket waarmee Centric niet alleen de software levert, maar ook de totale salarisadministratie uit handen neemt. Dit zorgt daadwerkelijk voor totale ontzorging van het hele salarishuis De kennis, kunde en database (cloudopslag in Nederland) worden opgevangen door Centric Naast een ruime keuzemogelijkheid in de af te nemen diensten, heeft Centric de afgelopen jaren ook veel geïnvesteerd in innovatie en in sommige gevallen ook kunstmatige intelligentie. Maar de bron van alle nieuwe functionaliteit zijn en blijven de medewerkers, onze gebruikers. Co-creatie aan de basis van een toekomstbestendig HR-systeem Co-creatie speelt een centrale rol in de doorontwikkeling van de meest relevante functionaliteiten en intuïtieve processen binnen Motion. Door constante feedback-tests die expliciet worden uitgevoerd door onze gebruikers in een speciaal daarvoor ontworpen UX-lab, kunnen onze BI-specialisten aan de hand van testresultaten (die voortkomen uit gebruik van state-of-the art technologieën zoals eye-tracking en heatmaps) gericht scenario s ontwerpen waar de ontwikkelaars zich vervolgens aan houden. Daarnaast houdt het DevOps-team van Motion zich bezig met het uitvinden van slimmere en intuïtievere manieren om HR-processen in te richten, zodat de software onverminderd en gegarandeerd gebruiksvriendelijk is, duurzaam en de interne dienstverlening voor (de organisatie van) de gebruiker verbetert. MOTION KLIK EN KLAAR IN EEN COMPLEET ehrm SYSTEEM 10

11 DE 10 WOW-FACTORS VAN MOTION Meer eigen regie voor medewerkers ze regelen zelf hun HR-zaken waar en wanneer het hen uitkomt Eén geïntegreerde oplossing voor alle HR- en payrollactiviteiten Is standaard en toch heel flexibel als centrale toegangspoort voor externe HR- en payrollapplicaties Efficiënt: volledig digitale gegevensinvoer bij de bron Zeer gebruiksvriendelijk: iedereen (van chauffeur tot directeur) kan overweg met de software Is altijd en overal beschikbaar, op elk device Is werken met Analytics: inzicht in verzuim en uren, dus datagedreven besluitvorming Heeft een moderne look & feel met een kraakheldere navigatie Is rolgebonden binnen één dynamische omgeving Werkt ook met slimme links naar externe applicaties zonder datablokkades Dit maakt Motion uniek Motion bedient iedereen en is ongekend laagdrempelig. Medewerkers, leidinggevenden en HR-professionals kunnen altijd en overal met hun favoriete device in Motion aan de slag. Thuis met de mobiel een foto maken van een bonnetje en indienen als declaratie, even in de trein op de tablet dat gespreksverslag nalezen Het kan met Motion. Ook anders: de omgeving is altijd hetzelfde. Of je nu inlogt als medewerker, leidinggevende of HR-professional: Motion kent één geïntegreerde omgeving die de applicatie opstart, jouw rol bepaalt en dus ook wat je ziet (en over wie). Klinkt logisch? Toch maakt ook dit Motion uniek. MOTION KLIK EN KLAAR IN EEN COMPLEET ehrm SYSTEEM 11

12 Jouw strategie, onze ambitie De wereld draait door, jouw organisatie verandert. En in softwareland geldt: wat vandaag state of the art is, is morgen randvoorwaarde. Daarom is Motion nooit af en leggen we de lat onverminderd hoog. Zo kijken we in usability labs naar de kijkpatronen van gebruikers en passen Motion daarop aan. Ook werken we aan nog meer slimme links naar aanpalende processen, om zo onze ambitie vorm te geven: Motion de krachtige motor laten zijn binnen het complete HR-ecosysteem. En daarmee jouw afdeling de ruimte te geven voor de focus op sterk en strategisch HR-beleid. Heb je vragen of wil je meer informatie over Motion of HR-softwaregerelateerde zaken? Neem dan contact met ons op via Bellen kan natuurlijk ook: Onze experts staan je graag te woord. Wij publiceren ook geregeld whitepapers over onderwerpen als HR-beleid, analytics en digitale transformatie. Deze kun je gratis downloaden op Centric Netherlands B.V. Antwerpseweg 8 P.O. Box AH Gouda The Netherlands T F info@centric.eu