Het boekje beschrijft in het kort de belangrijkste facetten van het implenteren van een elektronische informatie voorziening

Transcriptie

1 Het boekje beschrijft in het kort de belangrijkste facetten van het implenteren van een elektronische informatie voorziening Hoofdstuk 1 De 7 W s van implementeren is belangrijk om het Implementeren te begrijpen. Wat verstaan we onder implementeren? Zodra er een nieuwe informatie voorziening moet worden gebouwd of aangepast wordt dit vervolgd met wensen van de klant (request of changes). Het doel van implementatie is het foutloos invullen van de klant wens en als afronding deze ook een onderhoudsproces te voorzien. Implementeren van een informatievoorziening is het proces van het realiseren en inbedden van veranderingen als gevolg van de nieuwe informatie voorziening. Een implementatie is geslaagd als de veranderen zijn gerealiseerd en de nieuwe informatievoorziening gelijk of beter is dan daarvoor. Er bestaat organisatorische (mens en organisatie) implementatie en technische implementatie. Waarom een generieke implementatie-aanpak? Door 1 manier van implementeren te gebruiken is veel winst en tijd te behalen. Ook kunnen organisaties makkelijker leren van de implementatiehistorie. Wanneer begint en eindigt een implementatie: het implementatieproces Implementeren is een deelproces van functioneel beheer van informatie voorziening. Het implementeer proces bestaat uit voorbereiden, veranderen, verankeren en verbeteren. voorbereiden In deze fase wordt bepaalt wat en hoe geïmplementeerd wordt. In deze fase wordt de implementatie strategie bepaald. Voorbeelden van activiteiten in deze fase zijn:

2 Veranderen De verander doelen worden gerealiseerd en de medewerkers leren omgaan met de verandering. Voorbeelden van activiteiten in deze fase zijn: Verankeren Deze fase begint met de roll-out en beheer van de nieuwe informatievoorziening. De focus ligt op het blijven gebruiken van de verandering, zodat de organisatie niet terug valt in haar oude gewoonten. De veranderdoelen zijn al gerealiseerd. De meting hiervan en de eventuele extra inspanningen om het doel echt te realiseren vinden hier plaats. In deze fase worden ook de meest gestelde vragen (frequently Asked Questions (FAQ)) verzamelt en knelpunten. Ook moet er overlegd worden wanneer de Release-overdracht plaats vindt. Het mooiste is als dit binnen het implementatieproject plaats kan vinden.

3 Voorbeelden van activiteiten in deze fase zijn: Continu verbeteren Wordt bekeken hoe de organisatie het implementatieproces verbeterd kan worden en hoe de volwassenheid kan groeien. KULTIFA heeft de volgende volwassenheids niveau s in het Implementation maturity model. Door formats(pid, impact-analyses of implementatieplannen) evaluaties, best practices en implemenatiekennis van organisaties te verzamelen en aan andere beschikbaar te stellen groeid de volwassenheid van je organisatie. Voorbeelden van activiteiten in deze fase zijn: Het is belangrijk in deze fase formeel contact te behouden maar vooral ook informeel contact met bijvoorbeeld een implementatieprojectleider of implementatie-collega om elkaar continu op de hoogte te houden een dingen bij te leren. Wat is de relatie met beheer De eerste relatie met functioneel beheer is het stukje implementatie die onderdeel is van het proces functionaliteitenbeheer.

4 Beheers activiteiten tijdens implementatieproces In samenspraak met mensen van Technisch beheer en Applicatie beheer worden deze activiteiten gecoördineerd: Op welke manier (hoe) en met welke hulpmiddelen (waarmee) kunnen we implementeren Hulpmiddelen van KULTIFA worden verstrekt in een toolbox. Hoofdstuk 2 verteld meer over de instrumenten in deze toolbox.

5 Welke voorwaarden gelden voor een succesvolle implementatie

6

7 Wie doet wat en wie is waar verantwoordelijk voor?

8

9 Hoofdstuk 2 Meten van implementatie-impact Instrumenten worden gemeten tijdens het meten van de implementatie impact. En er wordt een rapport opgesteld. Dit wordt gebruikt in de fase van voorbereiding, door de projectleider implementatie met medewerkers die bekend zijn met de nieuwe informatievoorziening. Het levert inzicht in de gevolgen van een implementatie op voor de organisatie. Het kan worden gebruikt in: een vragenlijst, een vergader sessie of een combo hiervan. Kiezen van een implementatiestrategie Kiezen van implementatie materialen en aanpak. Dit wordt gebruikt In de fase voorbereiding door de projectleider implementatie met medewerkers die bekend zijn met het nieuwe informatie systeem. Onderbouwde keuze implementatiestrategie je kan 1 van de 4 implementatie strategieën kiezen, op basis van de antwoorden op de impactanalyse. Vaststellen van implemenatievoorwaarden Het maken van een checklist die de voorwaarden per fase aangeeft. Dit moet voor iedere fase gebruikt worden. Dit wordt gebruikt In de fase voorbereiding door de projectleider implementatie met medewerkers die bekend zijn met het nieuwe informatie systeem. het levert inzicht in realisatie voorwaarden op. Berekenen van implementatiekosten Checklist van implementatiekosten en het wordt in de voorbereidingsfase gebruikt. Dit wordt door de projectleider implementatie gebruikt. Inzicht in de implementatie kosten Schrijven van een implemenatieplan Er zijn 3 formats die kunnen helpen bij het schrijven van een implementatie plan: Format projectvoorstel implementeren Format Business case implementeren PID implementeren Dit is te gebruiken in de initiatiefase van een implantatieproject door de projectleider implementatie

10 Overzicht van implementatiemethoden en instrumenten Er zijn nog meer instrumenten van KULTIFA namelijk: Hoofdstuk 3 Zeven implementatie tips: 1. Voer een impact-analyse uit 2. Kies een implementatiestrategie 3. Definieer veranderdoelen: onderscheid projectdoelen van implementatiedoelen 4. Betrek gebruikers 5. Benut implementatie=ervaring van andere organisaties 6. Calculeer uitgebreid implementatie en beheerkosten 7. Trek ruime tijd uit voorbereiding Hoofdstuk 4: Meest gestelde vragen over implementeren Zie: leidraad implementeren ICT.pdf document Hoofdstuk 4

11 Bijlage 1 Bijlage 2 Zie: leidraad implementeren ICT.pdf document Bijlage 2. Deze bijlage laat een factsheet zien waarin alle onderdelen van het implementeren worden behandeld en een aantal vragen worden gesteld om jezelf te triggeren.

12