FileMaker Pro 11. Zelfstudie

Transcriptie

1 FileMaker Pro 11 Zelfstudie

2 FileMaker, Inc. Alle rechten voorbehouden. FileMaker, Inc Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054, VS FileMaker is een handelsmerk van FileMaker, Inc. dat in de VS en andere landen is geregistreerd. Het bestandsmaplogo is een handelsmerk van FileMaker, Inc. Alle andere handelsmerken zijn het eigendom van de respectieve eigenaars. FileMaker-documentatie wordt auteursrechtelijk beschermd. U bent niet geautoriseerd om extra exemplaren te maken of deze documentatie te distribueren zonder schriftelijke toestemming van FileMaker. U mag deze documentatie alleen gebruiken met een geldige gelicentieerde kopie van FileMaker-software. Alle personen, bedrijven, adressen en URL's in de voorbeelden zijn fictief. Eventuele gelijkenis met bestaande personen, bedrijven, adressen of URL's berust op louter toeval. De dankbetuigingen zijn vermeld in de dankbetuigingsdocumenten die bij deze software zijn meegeleverd. Vermelding van producten en URL's van andere bedrijven is puur informatief en houdt geen goedkeuring of aanbeveling in. FileMaker, Inc. aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de prestaties van die producten. Voor meer informatie kunt u onze website bezoeken: Editie: 01

3 Inhoudsopgave Les 1 Beginselen van FileMaker Pro Deze zelfstudie gebruiken 9 Locatie van het voorbeeldbestand 10 Databaseconcepten 10 Wat is een database? 10 Voordelen van een database 10 De organisatie van een database 10 Hoe gegevens in velden worden weergegeven 10 Beginselen van FileMaker Pro 11 Modi van FileMaker Pro 11 Aanvullende informatie 12 Les 2 Bladeren in gegevens Een database openen en tussen records schakelen 13 Gegevens op verschillende manieren weergeven 14 Andere lay-outs weergeven 15 Lay-outs weergeven als een formulier, lijst of tabel 17 Verken de status- en lay-outbalk 18 Hoe weet ik wat ik met de knoppen op de statusbalk kan doen? 18 De statusbalk aanpassen 18 Een kopie van het voorbeeldbestand opslaan 19 Aanvullende informatie 19 Les 3 Records zoeken en sorteren In een database zoeken met Snel zoeken 21 Records zoeken op basis van criteria in één veld 22 Records zoeken op basis van criteria in specifieke afzonderlijke velden 23 Records zoeken die voldoen aan meerdere criteria in hetzelfde veld 23 Records zoeken die vallen binnen een criteriabereik in hetzelfde veld 24 Zoekopdrachten verfijnen 25 Een zoekopdracht opslaan voor later gebruik 26 Records zoeken met behulp van een opgeslagen zoekopdracht 26 Gevonden reeksen sorteren 27 Een nieuwe record toevoegen in lijstweergave 28 Aanvullende informatie 28

4 4 FileMaker Pro Zelfstudie Les 4 Databases maken en records invoeren Een eenvoudige database maken 29 Velden 29 Een database maken 29 Gegevens invoeren in de database 31 De eerste record maken 31 Andere records maken 31 Gegevens kopiëren met slepen en neerzetten 31 Gegevens in een record wijzigen 32 Gegevens invoeren in de formulierweergave 32 Een record verwijderen 32 Een bestand in een containerveld invoegen 33 Aanvullende informatie 33 Les 5 Aanpassen wat u ziet Lay-outs en tabellen 35 Lay-outs aanpassen 35 Velden vergroten, verkleinen, verplaatsen en toevoegen 36 Een veld selecteren en vergroten of verkleinen 36 Een veld verplaatsen 37 Een veld toevoegen 38 Een deelvenster met tabblad toevoegen 39 Een getal weergeven in een valutaopmaak 41 Kleur toevoegen aan een deelvenster met tabblad 41 Tekstgrootte en -kleur wijzigen 41 Een afbeelding toevoegen aan de lay-out 42 Aanvullende informatie 42 Les 6 Lijsten, adresetiketten en standaardbrieven maken Een lijst met kolommen maken 43 Adresetiketten maken 44 Etiket-lay-outs 44 Een etiket-lay-out maken 44 Een standaardbrief maken 46 Standaardbrieven 46 Een lege lay-out van één pagina maken 46 De brief aanpassen met de bedrijfsnaam 48 De afsluiting toevoegen 49 Aanvullende informatie 49

5 Inhoudsopgave 5 Les 7 Gegevensinvoer vereenvoudigen Gegevens invoeren met invoerlijsten 51 Een invoerlijst definiëren 51 Een invoerlijst toewijzen aan een veld en de lijst weergeven als keuzerondjes 52 Waarden genereren met een berekeningveld 53 Een berekeningveld maken 53 De berekening testen 55 Een volgnummer automatisch invoeren 55 Een veld voor volgnummers maken 55 Aanvullende informatie 56 Les 8 Taken automatiseren met knoppen en scripts Een taak uitvoeren met een knop 57 De knop maken 57 Een reeks taken uitvoeren met een script 58 Scripts 58 Een script maken voor een schermafdruk van de lay-out Etiketten 58 Een script toewijzen aan een knop 59 De knopnaam wijzigen 59 De knop testen 60 Aanvullende informatie 60 Les 9 Rapporten maken en uitvoeren Resumérapporten 61 Een dynamisch rapport maken in de tabelweergave 61 De gegevens controleren in de tabelweergave 61 Gegevens verbergen die niet nodig zijn in het rapport 61 Gegevens groeperen en sorteren en een resuméveld definiëren 62 Gegroepeerde gegevens opmaken en een label geven 63 Een rapport met gegroepeerde gegevens maken met behulp van een wizard 64 Lay-outs voor subresumérapporten 64 Een subresumé maken 65 Een rapport met gegroepeerde gegevens en totalen maken met behulp van een wizard 68 Een subresumérapport met totalen maken 69 Een rapport opslaan en als een PDF-bestand verzenden 72 Aanvullende informatie 73

6 6 FileMaker Pro Zelfstudie Les 10 Gegevens in een grafiek uitzetten Een lijndiagram maken 75 Een eenvoudige database maken 75 Tekst toevoegen aan de tabel Maandresultaten aandelen 75 Records toevoegen aan de database 75 Een lijndiagram maken 76 De grafiekopmaak wijzigen in Veellijn 77 De grafiek weergeven in de bladermodus 77 Aanvullende informatie 78 Les 11 Databases relationeel maken Een gerelateerde record in een bestand weergeven 79 Een relatie met een andere tabel definiëren 79 Gegevens uit een gerelateerde record weergeven 80 Een lijst met gerelateerde records weergeven 81 Een portaal maken voor het weergeven van gevonden records 81 De velden toevoegen en het portaal opmaken 82 Aanvullende informatie 83 Les 12 Gegevens samengebruiken en uitwisselen Gegevens samengebruiken 85 FileMaker-netwerksamengebruik inschakelen 85 Een extern bestand openen 87 Gegevens uitwisselen 88 Gegevens opslaan en verzenden 88 Ondersteunde bestandsindelingen voor importeren/exporteren 89 Gegevens importeren 89 Gegevens importeren in het voorbeeldbestand 89 Aanvullende informatie 90 Les 13 Gegevens beveiligen in FileMaker Pro Een account en wachtwoord maken 91 Accounts 91 Een privilegeset maken 93 Privilegesets 93 Een eigen privilegeset maken 94 Aanvullende informatie 95

7 Inhoudsopgave 7 Les 14 Reservekopieën van uw databases maken Reservekopieën van databases maken 97 Wanneer moet u reservekopieën maken 98 Aanvullende informatie 98

8 8 FileMaker Pro Zelfstudie

9 Les 1 Beginselen van FileMaker Pro Welkom bij de zelfstudie van FileMaker Pro. Hier ziet u hoe u gegevens in FileMaker Pro kunt beheren. U leert hier de volgende taken uit te voeren in FileMaker Pro: 1 gegevens zoeken en sorteren 1 records maken en invoeren in een eenvoudige database 1 adresetiketten maken 1 berekeningen, knoppen en scripts maken 1 rapporten maken en uitvoeren 1 gegevens grafisch voorstellen in een diagram 1 relaties tussen FileMaker Pro-databasetabellen maken. 1 bestanden delen met andere gebruikers in uw netwerk of via het internet 1 informatie in uw database beveiligen door gebruikersaccounts en privilegesets toe te wijzen en een reservekopie van uw databases te maken Deze zelfstudie duurt ongeveer vijf uur en kan in één sessie of in verschillende kortere sessies worden voltooid. Deze zelfstudie gebruiken Deze lessen zijn gebaseerd op een ledendatabase van een denkbeeldig reisbureau: de Zakenreisclub. Zakenreizigers die lid zijn, kunnen tegen gereduceerde prijzen zakenreizen boeken, en de kosten van de club worden gecompenseerd door het jaarlijkse lidmaatschapsgeld. FileMaker Pro wordt gebruikt om de namen, adressen en de lidmaatschapsstatus van de leden bij te houden, en etiketten en standaardbrieven te maken om naar de leden te sturen. U moet deze lessen in de voorgestelde volgorde doornemen, omdat concepten die in vorige lessen aan bod kwamen in de volgende lessen als gekende materie worden beschouwd. Het voorbeeldbestand waarmee u gaat werken, verandert dan ook geleidelijk in elke les. Deze zelfstudie gaat ervan uit dat u vertrouwd bent met het besturingssysteem van uw computer. Het openen van bestanden, zoeken naar mappen en andere algemene bewerkingen op de computer vormen een essentieel onderdeel van deze zelfstudie. De meest efficiënte leermethode is zelf met FileMaker Pro werken. Daarom bevat elke les een praktische activiteit waarin u stapsgewijs door menu s, schermen en concepten wordt geleid. Het bij deze zelfstudie geleverde bestand is bedoeld ter verduidelijking van de functies in FileMaker Pro, en is daarom misschien niet geschikt voor gebruik als sjabloon voor verdere ontwikkeling. Opmerking Bij sommige procedures wordt verwezen naar opties in een venstermenu. Als u een venstermenu (of contextafhankelijk menu) wilt weergeven, klikt u met de rechtermuisknop op een object of gebied om een lijst met opdrachten weer te geven. Als de muis voor uw Mac-computer niet meer knoppen heeft, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u klikt om het venstermenu weer te geven. (Op de Mac kunt u uw muisconfiguratie wijzigen in de Systeemvoorkeuren.) Als u ons feedback wilt geven over deze handleiding, ga dan naar documentation_feedback.html.

10 10 FileMaker Pro Zelfstudie Locatie van het voorbeeldbestand Het voorbeeldbestand bevat gegevens voor de Zakenreisclub en biedt u een oefenruimte voor het creëren van de database-elementen die in elke les worden beschreven. Als u opnieuw moet beginnen, vervangt u uw bestaande voorbeeldbestand door een nieuw exemplaar. Als het voorbeeldbestand is geïnstalleerd, bevindt het zich in: FileMaker Pro 11/Nederlands Extra's/Zelfstudie of FileMaker Pro 11 Advanced/Nederlands Extra's/Zelfstudie U kunt het voorbeeldbestand ook downloaden van deze FileMaker-webpagina: Databaseconcepten Wat is een database? Een database is een methode om informatie te organiseren en te analyseren. Waarschijnlijk hebt u al verschillende databases gebruikt zonder dit te beseffen. Agenda s, onderdelenlijsten en zelfs uw eigen adresboek zijn allemaal voorbeelden van databases. Voordelen van een database Het opslaan van gegevens in een databasebestand biedt veel voordelen. In een database slaat u gegevens niet alleen op, maar kunt u ze ook op verschillende manieren organiseren en analyseren. Zo kunt u met databases gegevens groeperen voor rapporten, gegevens sorteren voor adresetiketten, voorraadtellingen uitvoeren of snel een bepaalde factuur opzoeken. Computergestuurde databases bieden vele extra voordelen ten opzichte van papieren databases: snelheid, betrouwbaarheid, precisie en de mogelijkheid om tal van repetitieve taken te automatiseren. De organisatie van een database Een databasebestand bestaat uit één of meer tabellen. Tabellen bevatten records. Elke record is een verzameling velden. Uw adresboek kunt u vergelijken met een FileMaker Pro-databasebestand. Elke ingang in het adresboek is één record in een tabel met de naam Adresboek. Elke record bevat gegevens, zoals een naam, adres, plaats, enz. Deze gegevens worden in afzonderlijke velden opgeslagen. Hoe gegevens in velden worden weergegeven In FileMaker Pro worden de velden weergegeven in lay-outs. Elke lay-out is gebaseerd op één tabel en in deze lay-out worden de records van deze tabel weergegeven. Stel dat uw database naast een tabel Adresboek ook een tabel Taken bevat. In de lay-out op basis van de tabel Adresboek worden de velden en records van de tabel Adresboek weergegeven. In de lay-out op basis van de tabel Taken worden de velden en records van de tabel Taken weergegeven.

11 Les 1 Beginselen van FileMaker Pro 11 Beginselen van FileMaker Pro FileMaker Pro is een platformonafhankelijke toepassing. Bestanden die op een Mac worden gemaakt, kunnen worden geopend in FileMaker Pro op een computer waarop Windows is geïnstalleerd, en omgekeerd. In tegenstelling tot de meeste tekstverwerkings- en spreadsheetprogramma s wordt in FileMaker Pro uw werk automatisch opgeslagen. Daarom is het belangrijk dat u goed nadenkt voordat u ingrijpende wijzigingen aanbrengt in bestanden, vooral wanneer u records verwijdert. Zodra u records verwijdert, zijn ze definitief uit uw database verdwenen. Zoals u in les 14 leert, is het wenselijk om regelmatig reservekopieën van uw bestanden te maken. Als bestanden zijn zoekgeraakt of beschadigd, of records onbedoeld zijn verwijderd, kunt u dankzij uw reservekopieën vele uren onnodig werk besparen. Modi van FileMaker Pro In FileMaker Pro werkt u in één van de vier modi. 1 Gebruik de bladermodus om gegevens in te voeren en records te bekijken. 1 Gebruik de zoekmodus om een record of een groep records te vinden. 1 Gebruik de lay-outmodus om te bepalen hoe gegevens worden weergegeven of afgedrukt. 1 Gebruik de schermafdrukmodus om te kijken hoe pagina s eruitzien wanneer ze worden afgedrukt. Nadat u een database hebt geopend, kunt u van de ene naar de andere modus schakelen via het menu Weergave, met de knoppen op de statusbalk en lay-outbalk of met het venstermenu onderaan in het toepassingsvenster. Schakel tussen modi met de knoppen op de statusbalk en layoutbalk Gebruik het venstermenu Modus om te schakelen tussen modi

12 12 FileMaker Pro Zelfstudie Aanvullende informatie Raadpleeg hoofdstuk 1 en 2 van de FileMaker Pro Gebruikershandleiding voor meer informatie over de basisconcepten van FileMaker Pro. Daarnaast vindt u in de Help van FileMaker Pro uitgebreide informatie over procedures en concepten. Als u de Help van FileMaker Pro wilt openen, kiest u op de menubalk Help > FileMaker Pro Help. Als u toegang wenst tot het FileMaker Bronnencentrum op het internet, kiest u op de menubalk Help > Bronnencentrum.

13 Les 2 Bladeren in gegevens In de bladermodus kunt u gegevens weergeven, invoeren of wijzigen. Dit is de meest eenvoudige manier waarop u met de database kunt werken. In deze les leert u hoe u: 1 een database opent die al gegevens bevat 1 tussen records schakelt 1 gegevens op verschillende manieren weergeeft door tussen lay-outs te schakelen 1 het verschil kunt zien tussen de formulierweergave, lijstweergave en tabelweergave 1 met de statusbalk kunt werken 1 een kopie van de database kunt opslaan Een database openen en tussen records schakelen Zo opent u de voorbeelddatabase: 1. Open de map Zelfstudie op uw vaste schijf. De locatie van de map met de zelfstudie vindt u in hoofdstuk 1, Locatie van het voorbeeldbestand. 2. Open het bestand Voorbeelden.fp7. 3. Opmerking: 1 De database bevindt zich in de bladermodus. In FileMaker Pro wordt een database standaard in de bladermodus geopend. 1 De statusbalk geeft aan dat de voorbeelddatabase 29 records bevat. De eerste record is weergegeven.

14 14 FileMaker Pro Zelfstudie Record die wordt weergegeven Totaal aantal records Boeksymbool Schuifregelaar Het venstermenu voor modi geeft de actieve modus aan 4. Wanneer u op de rechterpagina van het boeksymbool klikt, wordt de volgende record weergegeven. Als u één record terug wilt gaan, klikt u op de linkerpagina van het boeksymbool. 5. Sleep de schuifregelaar naar rechts en laat daarna de muisknop los om een aantal records tegelijk vooruit te bladeren. Sleep de schuifregelaar naar links en laat daarna de muisknop los om een aantal records tegelijk achteruit te bladeren. U kunt ook klikken op het nummer van de actieve record, het nummer van de gewenste record typen en op Enter (Windows) of op Return (Mac OS) drukken om naar een specifieke record in de database te gaan. Tip Het menu Records bevat ook opdrachten om tussen records te navigeren. Kies op de menubalk Records > Ga naar record en kies dan Volgende, Vorige of Ga naar. Gegevens op verschillende manieren weergeven Gegevens hoeft u in FileMaker Pro slechts één keer in te voeren waarna u ze op verschillende manieren kunt gebruiken. Met lay-outs kunt u enkele of alle velden weergeven. U hoeft niet in elke lay-out alle beschikbare velden weer te geven. Lay-outs zijn dan ook bijzonder handig wanneer u voor het uitvoeren van een bepaalde taak alleen de relevante informatie wilt afdrukken of gebruiken.

15 Les 2 Bladeren in gegevens 15 Steven Willems Kerklaan KL Den Haag Beste Sandra, Telefoonlijst Jannie Albers Michelle Cannon André Cuyper Marion Dongers Jan Dongers Willem Jansen Johan Lammers Patrick Mulder Leo Noorden Karel Oostrom Marleen Smit Jan Smit Sophie Tebben Steven Willems Betty Wilbers Hierbij bevestigen wij de reservering voor de bootreis die u bij onze reisorganisatie hebt geboekt. Wij danken u hartelijk voor het in ons gestelde vertrouwen en wensen u alvast een bijzonder plezierige reis toe. Voor vragen over uw reservaties kunt u ons steeds telefonisch bereiken. Wij willen immers dat u tevreden bent met uw cruise. Hoogachtend, Johan Lammers Dezelfde gegevens kunnen op meerdere manieren worden geordend met verschillende lay-outs Andere lay-outs weergeven Als u enkele lay-outs in actie wilt zien, gebruikt u het bestand dat u zojuist hebt geopend. 1. Klik op het venstermenu voor lay-outs. Dit bevindt zich op de lay-outbalk. Er verschijnt een lijst met de lay-outs die in dit bestand beschikbaar zijn. Lay-out venstermenu 2. De lay-out Gegevensinvoer is met een vinkje gemarkeerd omdat dit de actieve lay-out is. Op de lay-out Gegevensinvoer zijn de meeste velden van de tabel Leden weergegeven.

16 16 FileMaker Pro Zelfstudie Velden 3. Kies de lay-out Clublijst in het venstermenu voor lay-outs. In deze lay-out wordt elke record als één rij weergegeven in een lijst met kolommen. De lay-out Clublijst bevat slechts vier van de velden die in de lay-out Gegevensinvoer zijn weergegeven. Aangezien deze lay-out minder velden bevat, worden bepaalde gegevens gewoon niet weergegeven. Er zijn echter geen gegevens uit de database verwijderd. In de lay-out Clublijst worden slechts vier van de velden weergegeven die in de lay-out Gegevensinvoer zijn gebruikt 4. Ga met het venstermenu voor lay-outs terug naar de lay-out Gegevensinvoer. Er zijn geen gegevens verloren gegaan.

17 Les 2 Bladeren in gegevens 17 Lay-outs weergeven als een formulier, lijst of tabel U kunt de lay-outs weergeven in drie verschillende weergaven: als een formulier, lijst of tabel. 1 Als u de optie Formulierweergave gebruikt, wordt in de lay-out één record per keer weergegeven. 1 Als u de optie Lijstweergave gebruikt, wordt de huidige lay-out als een lijst weergegeven waarin de records onder elkaar staan. 1 Als u de optie Tabelweergave gebruikt, worden meerdere records tegelijk weergegeven in een raster. In de bladermodus kunt u de database als een formulier, lijst of tabel weergeven. Formulierweergave Lijstweergave Tabelweergave De lay-out Clublijst, weergegeven als een formulier, lijst en tabel Schakel in een lay-out tussen formulier-, lijst- en tabelweergave om te zien hoe de weergaven verschillen. 1. Schakel in het voorbeeldbestand over naar de lay-out Clublijst. Hierin worden meerdere records weergegeven in een lijst. 2. Klik op Formulierweergave op de lay-outbalk. In dezelfde lay-out wordt nu één record weergegeven. Alleen de weergaveoptie is gewijzigd. 3. Klik op Tabelweergave op de lay-outbalk. Met de functie Tabelweergave kunt u meerdere records tegelijk weergeven in een raster. 4. Klik op Lijstweergave op de lay-outbalk om naar de Lijstweergave terug te keren.

18 18 FileMaker Pro Zelfstudie Verken de status- en lay-outbalk Met de statusbalk boven aan het FileMaker Pro-venster krijgt u snel toegang tot FileMaker Pro-menuopties die u vaak gebruikt. De standaardknoppen op de werkbalk verschillen, afhankelijk van de modus waarin u zich bevindt. In elke modus kunt u de statusbalk aanpassen door knoppen toe te voegen of te verwijderen. Met de lay-outbalk onder de statusbalk kunt u snel tussen lay-outs en weergaven schakelen. De andere besturingselementen op de lay-outbalk zijn afhankelijk van de modus waarin u zich bevindt. Statusbalk Lay-outbalk De statusbalk en lay-outbalk in de bladermodus Hoe weet ik wat ik met de knoppen op de statusbalk kan doen? 1 Plaats de aanwijzer op de verschillende knoppen van de statusbalk. Voor elke knop verschijnt een vakje met een beknopte beschrijving van het gebruik. De statusbalk aanpassen U kunt de statusbalk ongewijzigd gebruiken of knoppen toevoegen of verwijderen. Zo voegt u een knop aan de statusbalk toe: 1. Kies op de menubalk Weergave > Statusbalk aanpassen. 2. Voer een van de volgende handelingen uit: 1 Windows: Selecteer in het dialoogvenster het tabblad Opdrachten. 1 Mac OS: Ga verder met stap Sleep de opdracht Afdrukken van het tabblad Opdrachten (Windows) of vanuit het dialoogvenster dat verschijnt (Mac OS) naar de statusbalk. Zo verwijdert u een knop van de statusbalk: 1 Sleep de knop Sorteren van de statusbalk naar het dialoogvenster. Zo geeft u opnieuw de standaardknoppen op de statusbalk weer: 1. Voer een van de volgende handelingen uit: 1 Windows: Selecteer op het tabblad Werkbalken de optie Statusbalk, klik op Beginwaarden en daarna op OK. 1 Mac OS: Sleep de standaardgroep met knoppen uit het dialoogvenster naar de statusbalk. De knop Afdrukken wordt verwijderd en de knop Sorteren verschijnt opnieuw. 2. Wanneer u klaar bent, klikt u in het dialoogvenster op Sluiten (Windows) of Klaar (Mac OS).

19 Les 2 Bladeren in gegevens 19 Een kopie van het voorbeeldbestand opslaan In de volgende lessen zult u werken met een kopie van het voorbeeldbestand. Zo slaat u een kopie van het voorbeeldbestand op: 1. Kies op de menubalk Bestand > Kopie opslaan als. 2. Selecteer de map Zelfstudie als de locatie voor de kopie. Voorbeeld Kopie.fp7 wordt automatisch als bestandsnaam ingevuld. 3. Klik op Opslaan. 4. Wanneer u klaar bent met deze les, sluit u het oorspronkelijke voorbeeldbestand door op de menubalk Bestand > Sluiten te kiezen. Aanvullende informatie U hebt een database geopend, door records gebladerd, tussen lay-outs geschakeld en geleerd wat de verschillen zijn tussen de formulier-, lijst- en tabelweergave en kennis gemaakt met de statusbalk en lay-outbalk. U hebt ook een kopie gemaakt van een database die gegevens bevat. Raadpleeg hoofdstuk 2 van de FileMaker Pro Gebruikershandleiding voor meer informatie over bladeren in FileMaker Pro.

20 20 FileMaker Pro Zelfstudie

21 Les 3 Records zoeken en sorteren Een database is een verzameling records. Soms werkt u met alle records in de database, als u bijvoorbeeld naar elke klant een jaarlijkse catalogus wilt sturen, maar meestal werkt u echter met een deelverzameling van de database, bijvoorbeeld personen die in een bepaalde stad wonen of met records die binnen een bepaald datumbereik vallen. In FileMaker Pro wordt dit proces waarbij wordt gezocht naar records die aan bepaalde criteria voldoen, records zoeken genoemd. Wanneer u de records hebt gevonden waarmee u wilt werken, kunt u de volgorde van de records wijzigen door ze te sorteren. U kunt records in oplopende en aflopende volgorde sorteren. In deze les leert u hoe u: 1 in de bladermodus records zoekt met: 1 overeenkomende gegevens in elk veld (met Snel zoeken) 1 overeenkomende gegevens in één veld 1 in de zoekmodus: 1 records zoekt met overeenkomende gegevens in meerdere specifieke velden 1 records zoekt die binnen een bepaald gegevensbereik vallen 1 zoekopdrachten verfijnt door records weg te laten 1 een zoekopdracht opslaat en wijzigt en hoe u met de nieuwe zoekopdracht andere records kunt zoeken 1 records in oplopende volgorde (a tot z) sorteert en aan de gesorteerde volgorde een nieuwe record toevoegt Opmerking Vergewis u ervan dat u over het bestand VoorbeeldenKopie.fp7 beschikt voordat u aan deze les begint. Raadpleeg les 2 als u wilt weten hoe u toegang krijgt tot de map Zelfstudie en een kopie van het bestand Voorbeelden.fp7 kunt maken. In een database zoeken met Snel zoeken Met Snel zoeken beschikt u over een snelle manier om in alle velden van de huidige lay-out te zoeken. Zoek in de ledendatabase alle records voor leden met de naam John die in het Verenigd Koninkrijk (UK) wonen. 1. Open het bestand Voorbeeld Kopie.fp7 in de map Zelfstudie. 2. De database wordt geopend in de bladermodus en de actieve lay-out is Gegevensinvoer. Met Snel zoeken kunt u zoeken naar gemeenschappelijke tekst in verschillende velden van een database. 3. Typ in de rechterbovenhoek van de statusbalk in het tekstvak Snel zoeken de tekst John Verenigd Koninkrijk. Typ hier de tekst die u wilt zoeken

22 22 FileMaker Pro Zelfstudie 4. Druk op Enter (Windows) of Return (Mac OS). Het resultaat van uw 'Snel zoeken'-zoekopdracht is de gevonden reeks. Het cirkeldiagram op de statusbalk geeft de gevonden reeks aan als een gedeelte van alle records in de database. Cirkeldiagr Aantal records in de gevonden reeks Totaal aantal records in de database 5. Klik op het boeksymbool of gebruik de schuifregelaar om de twee records in de gevonden reeks te bekijken. Uw 'Snel zoeken'-zoekopdracht gaf het volgende resultaat: records voor John Lee (veld Voornaam) uit Johns Circle (veld Privéadres 1) in de Verenigd Koninkrijk (veld Land) en William Johnson (veld Achternaam) in de Verenigd Koninkrijk (veld Land), maar niet John Smith, bij wie de tekst Verenigd Koninkrijk in geen enkel veld van die record voorkomt. Dit type zoekopdracht wordt ook vaak een ANDzoekopdracht genoemd, omdat records John en Verenigd Koninkrijk dienen te bevatten. Records zoeken op basis van criteria in één veld U kunt een venstermenu gebruiken om overeenkomende gegevens in een bepaald veld te vinden. Zoek nu alle leden die in New York City wonen. 1. Klik op Alles tonen op de statusbalk om alle records van de gevonden reeks weer te geven. Het cirkeldiagram geeft opnieuw aan dat de gevonden reeks 29 records bevat. Opmerking U hoeft niet op Alle records tonen te klikken voordat u een nieuwe zoekopdracht uitvoert. In FileMaker Pro wordt namelijk standaard in de hele database gezocht. 2. Sleep de schuifregelaar naar links om de eerste record in de database weer te geven (Mary Smith in de Verenigde Staten). 3. Klik met de rechtermuisknop (Windows) of Control-klik (Mac OS) in het veld Stad. 4. Kies in het venstermenu de opdracht Overeenkomende records zoeken. Kies deze opdracht in het venstermenu

23 Les 3 Records zoeken en sorteren 23 De zoekopdracht levert records op voor de vier leden die in New York wonen. Op het cirkeldiagram is aangegeven dat de gevonden nu vier records bevat. Aantal records in deze gevonden reeks 5. Klik op het boeksymbool of gebruik de schuifregelaar om elke van de vier records in de gevonden reeks te bekijken. Records zoeken op basis van criteria in specifieke afzonderlijke velden U kunt records zoeken die aan meerdere criteria voldoen. Zo kunt u zoeken naar leden die uit Nederland komen en tevens nieuwe leden zijn. Ook hier maakt u een AND-zoekopdracht. Als u in de zoekmodus een AND-zoekopdracht wilt uitvoeren, typt u elk zoekcriterium rechtstreeks in het daarvoor bestemde veld. Zo zoekt u naar alle leden die in de Verenigde Staten wonen en nieuwe leden zijn: 1. Klik op Zoeken op de statusbalk. FileMaker Pro schakelt over naar de zoekmodus. In de zoekmodus maakt u een zoekopdracht met de velden die zijn gemarkeerd met een. Typ de criteria waarop u wilt zoeken rechtstreeks in de velden in de zoekopdracht. 2. Typ VS in het veld Land. 3. Typ Nieuw in het veld Type lidmaatschap. 4. Klik op Zoekopdracht uitvoeren op de statusbalk. De zoekopdracht levert een gevonden reeks op van twee records voor de twee nieuwe leden die in de Verenigde Staten wonen. Records zoeken die voldoen aan meerdere criteria in hetzelfde veld Het kan voorkomen dat u records wilt zoeken die voldoen aan één van de criteria in een veld. U kunt bijvoorbeeld een zoekopdracht uitvoeren om erachter te komen welke leden in New York of Londen wonen. Dit type zoekopdracht wordt doorgaans een OF-zoekopdracht genoemd omdat de gevonden reeks uit records bestaat die voldoen aan één van de zoekcriteria. Als u in FileMaker Pro een OF-zoekopdracht uitvoert, gebruikt u meerdere zoekopdrachten. 1 Typ het eerste zoekcriterium in het betreffende veld van de eerste zoekopdracht. 1 Maak een tweede zoekopdracht en typ het tweede zoekcriterium in hetzelfde veld. Wanneer u op de knop Zoeken klikt, worden alle records weergegeven die overeenkomen met één van de ingevoerde zoekcriteria. Zo zoekt u alle leden in New York of London: 1. Klik op Zoeken op de statusbalk. 2. Typ New York in het veld Stad.

24 24 FileMaker Pro Zelfstudie 3. Klik op Nieuw verzoek op de statusbalk. Op de statusbalk wordt aangegeven dat er momenteel twee zoekopdrachten zijn. Aantal zoekopdrachten 4. Typ in het tweede verzoek London in het veld Stad. 5. Klik op Zoekopdracht uitvoeren op de statusbalk. De zoekopdracht levert een gevonden reeks op van zes records. Er zijn dus zes leden die in New York of London wonen. Records zoeken die vallen binnen een criteriabereik in hetzelfde veld U kunt zoeken naar records die vallen binnen een criteriabereik dat in één veld is opgegeven. Zo kunt u zoeken naar de records voor alle facturen van dezelfde maand of naar alle records voor facturen waarvan het nummer tussen 500 en 1000 ligt. Als u in FileMaker Pro een dergelijke zoekopdracht uitvoert, gebruikt u in de zoekopdracht een speciaal symbool om de boven- en ondergrenzen van de zoekcriteria op te geven. Alle leden zoeken die tussen 1 januari 2009 en 30 juni 2009 hun lidmaatschapsgeld hebben betaald: 1. Klik op Zoeken. 2. Typ in het veld Datum van betaling. Opmerking FileMaker Pro gebruikt de datumopmaak die in uw systeeminstellingen is ingesteld. Hierdoor is het mogelijk dat de datumopmaak die u ziet en invoert, verschilt van de datumopmaak die in deze zelfstudie wordt gebruikt. 3. Klik op de lay-outbalk op Operatoren en kies in de lijst de optie bereik. Kies de optie bereik Tip U kunt ook gewoon een operator uit het menu rechtstreeks in een zoekveld typen. Voor de zoekopdracht moet het veld Datum van betaling nu de tekst bevatten.

25 Les 3 Records zoeken en sorteren Typ onmiddellijk na het weglatingsteken (...) Klik op Zoekopdracht uitvoeren of druk op Enter of Return. De zoekopdracht geeft zes records als resultaat. Er zijn dus zes leden die in de eerste zes maanden van het jaar 2009 hun lidmaatschapsgeld hebben betaald. Zoekopdrachten verfijnen U kunt ook records zoeken die aan bepaalde criteria voldoen, terwijl u andere records uitsluit. Zo kunt u opgeven dat u alle records wilt zoeken die in een bepaald jaar zijn toegevoegd, behalve records die in een bepaalde maand zijn toegevoegd, of dat u alle klanten wilt zoeken die wel in de VS wonen, maar niet in New York City wonen. U kunt dit type zoekopdracht uitvoeren door een combinatie van zoekopdrachten te gebruiken en bepaalde records weg te laten. Omdat zoekopdrachten worden verwerkt in de volgorde waarin ze zijn gemaakt, kunt u door meerdere zoekopdrachten op te geven zeer specifieke en gelaagde zoekopdrachten maken. Records die u weglaat, worden niet uit de database verwijderd. Zo vindt u de records van leden die hun lidmaatschapsgeld in 2009 hebben betaald, met uitzondering van de leden die hun lidmaatschapsgeld in maart hebben betaald: 1. Klik op Zoeken. 2. Typ 2009 in het veld Datum van betaling. 3. Klik op Nieuw verzoek. De statusbalk geeft aan dat dit de tweede zoekopdracht in deze databasezoektaak is. 4. Klik op de lay-outbalk op de knop Weglaten zodat FileMaker Pro uit de gevonden reeks alle records uitsluit die aan de criteria van deze tweede zoekopdracht beantwoorden. 5. Typ in het veld Datum van betaling. 6. Klik op Operatoren en selecteer daarna in de lijst de optie bereik. 7. Typ in het veld Datum van betaling achter het weglatingsteken om leden uit te sluiten die in de loop van de maand maart hebben betaald. 8. Klik op Zoekopdracht uitvoeren. Klik op Weglaten Uw zoekopdracht geeft als resultaat 11 records voor 11 leden die hun lidmaatschapsgeld in 2009 hebben betaald, met uitzondering van de leden die het in maart hebben betaald.

26 26 FileMaker Pro Zelfstudie Een zoekopdracht opslaan voor later gebruik Als u een complexe zoekopdracht maakt die u later nog vaak zult gebruiken, kunt u deze opslaan als een opgeslagen zoekopdracht. U kunt de zoekopdracht dan snel en eenvoudig uitvoeren vanuit de blader- of zoekmodus. Zo slaat u uw laatste zoekopdracht op: 1. Voer een van de volgende handelingen uit: 1 Windows: Klik op het pijltje rechts van de knop Zoeken en kies de optie Huidige zoekopdracht opslaan. 1 Mac OS: Klik en houd de knop Zoeken ingedrukt en kies de optie Huidige zoekopdracht opslaan. Uw laatste zoekopdracht verschijnt in het dialoogvenster Opties opgeven voor de opgeslagen zoekopdracht. De zoekopdracht verschijnt als de standaardnaam voor de opgeslagen zoekopdracht 2. Typ in het vak Naam de tekst Lidgeld in 2009 betaald, behalve maart en klik op Opslaan. Records zoeken met behulp van een opgeslagen zoekopdracht Zo voert u een opgeslagen zoekopdracht uit: 1. Klik in de bladermodus op de statusbalk op de knop Alles tonen. Het cirkeldiagram op de statusbalk geeft opnieuw het totale aantal records in het voorbeeldbestand aan. 2. Voer een van de volgende handelingen uit: 1 Windows: Klik op het pijltje naast de knop Zoeken en kies onder Opgeslagen zoekopdrachten de optie Lidgeld in 2009 betaald, behalve maart. 1 Mac OS: Klik op de knop Zoeken en houd de muisknop ingedrukt en kies onder Opgeslagen zoekopdrachten de optie Lidgeld in 2009 betaald, behalve maart. Opnieuw verschijnen alleen de 11 records die beantwoorden aan de criteria die u in uw opgeslagen zoekopdracht hebt opgegeven.

27 Les 3 Records zoeken en sorteren 27 Gevonden reeksen sorteren Het is mogelijk dat u de records in een gevonden reeks waarmee u gaat werken, wilt sorteren. U kunt de records bijvoorbeeld in alfabetische volgorde weergeven of sorteren op basis van de datum waarop de records zijn gemaakt. Zo sorteert u records van leden in alfabetische volgorde op achternaam: 1. Klik op de lay-outbalk op het venstermenu Lay-out en kies de lay-out Clublijst. Kies Clublijst De lay-out Clublijst verschijnt. In deze lay-out zijn de resultaten van de sorteerbewerking beter te zien. De zwarte balk links van de record voor Mary Smith geeft aan dat deze de huidige record in de gevonden reeks is. Huidige record 2. Klik op Sorteren op de statusbalk. Het dialoogvenster Records sorteren verschijnt. 3. Klik op Alles wissen als aan de rechterkant van het dialoogvenster velden worden weergegeven in de kolom voor de sorteervolgorde. 4. Selecteer Achternaam in de lijst met beschikbare velden links en klik op Verplaatsen. Als u een veld selecteert, worden de knoppen voor de sorteerrichting geactiveerd. Het symbool voor de sorteerrichting rechts van het veld Achternaam neemt van links naar rechts in grootte toe. Hiermee wordt aangegeven dat wanneer de database op dit veld wordt gesorteerd, de gegevens in oplopende volgorde (van a tot z) worden weergegeven.

28 28 FileMaker Pro Zelfstudie 5. Klik op Sorteren. De namen in de Clublijst worden nu in alfabetische volgorde weergegeven op achternaam. De huidige record is nog steeds Mary Smith, en deze record is naar de gesorteerde locatie in de lijst verplaatst. Een nieuwe record toevoegen in lijstweergave Nadat u een gevonden reeks hebt gesorteerd, geeft FileMaker Pro nieuwe records weer die u op de juiste plaats in de sorteervolgorde toevoegt wanneer u elke record in de database vastlegt (opslaat). Zo voegt u een record toe en ziet u dat deze automatisch wordt gesorteerd: 1. Klik op Nieuwe record op de statusbalk. In de lay-out Clublijst verschijnt een lege record. Opmerking Afhankelijk van de grootte van het FileMaker Pro-venster dient u mogelijk eerst de verticale schuifbalk te gebruiken om de lege record te zien. 2. In het vak Voornaam typt u Connel; in het vak Achternaam, typt u Jordan, in het vak Bedrijf, typt u DEF Ltd.; in het vak Type lidmaatschap, typt u Nieuw. 3. Klik naast het veld Type lidmaatschap om de nieuwe record in de database vast te leggen. De nieuwe, huidige record wordt in de lijst alfabetisch op achternaam gesorteerd. 4. Kies op de menubalk Records > Sorteren opheffen. De records worden opnieuw in de volgorde geplaatst waarin ze zich bevonden voordat u de gevonden reeks sorteerde. De nieuwe record verschijnt onder aan de lijst. Dit is de volgorde waarin de records in de database zijn opgeslagen. 5. Selecteer de record voor Connel Jordan, als dat nog niet gebeurd. 6. Klik op de statusbalk op Record verwijderen op de statusbalk en klik daarna op Verwijderen om deze record uit het voorbeeldbestand te verwijderen. 7. Wanneer u klaar bent met deze les, sluit u het bestand door op de menubalk Bestand > Sluiten te kiezen. Aanvullende informatie U hebt records gevonden op basis van verschillende criteria, uw zoekopdrachten verfijnd door bepaalde records weg te laten en geleerd hoe u uw zoekopdrachten kunt opslaan. Daarnaast hebt u het resultaat van uw uiteindelijke gevonden reeks gesorteerd en aan de gesorteerde volgorde een nieuwe record toegevoegd. Raadpleeg hoofdstuk 2 van de FileMaker Pro Gebruikershandleiding voor meer informatie over hoe u in FileMaker Pro records zoekt en sorteert.

29 Les 4 Databases maken en records invoeren In de vorige lessen hebt u geleerd hoe u een eenvoudige database met bestaande gegevens gebruikt. Nu gaat u zelf een databasebestand maken en records toevoegen. In deze les leert u hoe u: 1 een eenvoudige database maakt 1 velden definieert om verschillende soorten gegevens in op te slaan 1 records maakt 1 gegevens invoert 1 gegevens wijzigt 1 records verwijdert 1 gegevens invoert in een containerveld Een eenvoudige database maken Velden Voor alle gegevenscategorieën die u wilt opnemen, bijvoorbeeld Voornaam of Stad, maakt u een veld. Als u op de juiste wijze gegevens wilt zoeken, sorteren, berekenen en weergeven, moet het type van het veld overeenkomen met het type gegevens dat het bevat (tekst, getallen, datums, enz.). In de volgende lessen komen andere veldtypen aan bod. Een database maken 1. Voer in FileMaker Pro een van de volgende handelingen uit: 1 Als het scherm Snel aan de slag met FileMaker is weergegeven, klikt u op Maak een nieuwe database. 1 Als het scherm Snel aan de slag met FileMaker niet is weergegeven, kiest u op de menubalk Bestand > Nieuwe database. 2. Ga naar de map Zelfstudie en selecteer deze als locatie voor dit bestand. 3. Typ MijnBestand.fp7 in het tekstvak Bestandsnaam en klik op Opslaan. Het bestand wordt in de tabelweergave in de bladermodus geopend. U gaat nu velden maken. 4. Klik op Veld maken. Klik om een veld te maken 5. Typ Voornaam.

30 30 FileMaker Pro Zelfstudie 6. Klik op + rechts van het veld Voornaam. 7. Typ Achternaam. 8. Klik op + en typ Betaald. 9. Klik op + en typ Datum van betaling. 10. Klik op + en typ Container. Klik om nog een veld te maken U hebt nu vijf velden in uw database gemaakt. In de tabelweergave worden veldlabels weergegeven als kolomkoppen Velden die in de tabelweergave zijn gemaakt, hebben standaard Tekst als veldtype. U gaat nu het veldtype veranderen van enkele velden die u hebt gemaakt. 11. Klik met de rechtermuisknop op het veld Betaald, selecteer Veldtype en daarna Getal. Selecteer Getal als het veldtype 12. Klik met de rechtermuisknop op het veld Betaald, selecteer achtereenvolgens Veldtype, Datum en OK om de standaarddatumopmaak in FileMaker Pro te accepteren. 13. Klik met de rechtermuisknop op het veld Container, selecteer Veldtype en daarna Container.

31 Les 4 Databases maken en records invoeren 31 Gegevens invoeren in de database U kunt nu gegevens invoeren in het bestand MijnBestand.fp7. De eerste record maken 1. Klik onder de kolomkop Voornaam. In de tabel verschijnt een nieuwe rij. Die rij is een nieuwe, lege record in de database. Deze pijl geeft in de tabelweergave de huidige record aan 2. Typ Jane. Voer hier gegevens in 3. Druk op de Tab-toets om naar het veld Achternaam te gaan. Opmerking In FileMaker Pro worden wijzigingen automatisch opgeslagen wanneer u in een bestand werkt. 4. Typ Doe in het veld Achternaam. 5. Druk op de Tab-toets en typ 25 in het veld Betaald. In de volgende les leert u hoe u de opmaak van getalvelden kunt wijzigen om getallen in een valutaopmaak weer te geven. 6. Druk op de Tab-toets en typ in het veld Datum van betaling. Laat het veld Container voorlopig leeg. Andere records maken 1. Klik in de rij onder Jane in het veld Voornaam om een nieuwe record te maken. Tip U kunt ook op Nieuwe record op de statusbalk klikken als u een nieuwe record wilt maken. 2. Voer op dezelfde wijze als voor Jane Doe gegevens in voor John Smith. Hij heeft op een bedrag van 75 euro betaald. De database bevat nu twee records. Gegevens kopiëren met slepen en neerzetten 1. Klik op de volgende rij en geef een voornaam en achternaam van uw keuze op. 2. Selecteer het bedrag 75 in het veld Betaald in record 2.

32 32 FileMaker Pro Zelfstudie 3. Sleep de gemarkeerde tekst naar het veld Betaald in record 3 en laat de muisknop los. Opmerking Als u de tekst niet kunt slepen, is het mogelijk dat slepen en neerzetten niet is ingeschakeld in FileMaker Pro. Als u slepen en neerzetten wilt inschakelen, kiest u op de menubalk Bewerken > Voorkeuren (Windows) of FileMaker Pro > Voorkeuren (Mac OS). Selecteer op het tabblad Algemeen de optie Tekstselectie door slepen en neerzetten toestaan, klik op OK en herhaal de stappen 2 en Herhaal de stappen 2 en 3 voor het veld Datum van betaling. Gegevens in een record wijzigen Stel dat Jane Doe niet 25, maar 75 euro heeft betaald. Deze fout kunt u op een eenvoudige manier corrigeren. 1. Selecteer in de record voor Jane Doe het bedrag in het veld Betaald. 2. Typ het nieuwe bedrag: 75. De tekst in het veld Betaald is geselecteerd 3. Klik buiten het veld om deze wijziging in de database vast te leggen (op te slaan). Gegevens invoeren in de formulierweergave U kunt ook in de formulier- en lijstweergave gegevens invoeren. 1. Klik op Formulierweergave. 2. Selecteer in de laatste record die u hebt gemaakt, de gegevens in het veld Achternaam en geef een andere naam op. 3. Klik buiten het veld om de wijziging vast te leggen. Een record verwijderen 1. Klik op Tabelweergave. 2. Selecteer de laatste record die u hebt gemaakt. 3. Klik op Record verwijderen op de statusbalk. 4. Klik in het dialoogvenster dat verschijnt op Verwijderen om de verwijdering te bevestigen. Op de statusbalk kunt u zien dat de database nu nog maar twee records bevat.

33 Les 4 Databases maken en records invoeren 33 Een bestand in een containerveld invoegen Een containerveld kan afbeeldingen, QuickTime-bestanden, door u opgenomen geluiden of elk ander type bestand bevatten dat u in een database wilt bijhouden. 1. Selecteer het containerveld in de eerste record. 2. Kies op de menubalk Invoegen > Bestand. 3. Kies het bestand logo.gif in de map Zelfstudie. 4. Klik op Openen. De naam en het pictogram van het GIF-bestand worden weergegeven in het containerveld Wanneer u een bestand invoegt, geeft FileMaker Pro de naam en het pictogram van dat bestand weer in het containerveld, maar niet de werkelijke inhoud van het bestand. 5. Wanneer u klaar bent met deze les, sluit u het bestand door op de menubalk Bestand > Sluiten te kiezen. Aanvullende informatie U hebt nu een eenvoudige database gemaakt en velden gedefinieerd. Daarna hebt u records toegevoegd, gewijzigd en verwijderd en gegevens tussen records gekopieerd. Raadpleeg de hoofdstukken 2 en 3 in de FileMaker Pro Gebruikershandleiding voor meer informatie. In les les 7 leert u hoe u op verschillende manieren gegevens kunt invoeren in verschillende soorten velden. Raadpleeg de hoofdstukken 2 en 5 in de FileMaker Pro Gebruikershandleiding voor meer informatie.

34 34 FileMaker Pro Zelfstudie

35 Les 5 Aanpassen wat u ziet U kunt het uiterlijk van gegevens verfraaien door afbeeldingen en andere effecten toe te voegen. In deze les leert u hoe u: 1 met lay-outs bepaalt wat u ziet 1 velden toevoegt, vergroot, verkleint en verplaatst 1 een deelvenster met tabblad toevoegt en de kleur ervan wijzigt 1 waarden in getalvelden weergeeft in een valutaopmaak 1 tekstgrootte, -stijl en -kleur wijzigt 1 afbeeldingen toevoegt 1 informatie vindt over verschillende methoden voor het aanpassen van een lay-out. Lay-outs en tabellen Elke lay-out is gebaseerd op één tabel en in deze lay-out worden de records van deze tabel weergegeven. Als uw databasebestand slechts één tabel bevat, zijn alle lay-outs in uw bestand op deze tabel gebaseerd. Als uw databasebestand meerdere tabellen bevat, moet u aangeven op welke tabel uw lay-out moet worden gebaseerd wanneer u de lay-out maakt. U kunt dit echter later nog wijzigen. Het is belangrijk de juiste tabel als basis voor uw lay-out te kiezen, omdat de tabel bepaalt welke velden en records in de lay-out beschikbaar zullen zijn. U kunt ook velden en records gebruiken die niet in de huidige tabel zijn opgeslagen, maar hiervoor moet u eerst relaties definiëren. Meer informatie over relaties vindt u in les 11, Databases relationeel maken. Lay-outs aanpassen U ontwerpt lay-outs in de lay-outmodus. In een lay-out kunt u een willekeurige combinatie van velden, teksten en afbeeldingen opnemen. U kunt vervolgens niet alleen het lettertype en de kleur van velden en tekst wijzigen, maar ook de opmaak van getal- en datumvelden. U kunt bijvoorbeeld een getalveld instellen waarin een valutaopmaak kan worden opgenomen of een datumveld instellen waarin de dag van de week, met de dag, de maand en het jaartal kunnen worden opgenomen. In de lay-outmodus gebruikt u het infovenster voor de meeste opmaaktaken. Wijzigingen die u in de layoutmodus aanbrengt, hebben alleen invloed op de wijze waarop gegevens worden weergegeven. De gegevens zelf blijven ongewijzigd.

36 36 FileMaker Pro Zelfstudie Velden vergroten, verkleinen, verplaatsen en toevoegen Een veld selecteren en vergroten of verkleinen 1. Open het bestand VoorbeeldenKopie.fp7 in de map Zelfstudie. Tip Omdat u in les 3 het bestand Voorbeeld Kopie.fp7 al eens hebt geopend, kunt u op de menubalk Bestand > Recent bestand openen kiezen en daarna dat bestand in de lijst van recent geopende bestanden selecteren om het in volgende lessen te openen. 2. Kies de lay-out Gegevensinvoer in het venstermenu Lay-out op de lay-outbalk. 3. Klik op de lay-outbalk op Lay-out bewerken. Op de statusbalk verschijnen gereedschappen waarmee u lay-outs kunt ontwerpen. Als de layoutgereedschappen niet zichtbaar zijn, pas dan het formaat van het FileMaker Pro-venster in de breedte aan. Aantal lay-outs in dit bestand Lay-outgereedschappen Hiermee kunt u het infovenster en de opmaakbalk weergeven of verbergen 4. Plaats de aanwijzer op de statusbalk en lay-outbalk als u wilt weten wat u met de lay-outgereedschappen kunt doen. Zoals u kunt zien, bevat elk veld het pictogram, dat aangeeft dat het veld is ingeschakeld voor 'Snel zoeken'-zoekopdrachten. De kleur van het pictogram geeft de prestaties weer. U kunt het pictogram van Snel zoeken verbergen door op de menubalk Weergave > Tonen > Snel zoeken te kiezen. 5. Selecteer het veld Voornaam door erop te klikken. 6. Sleep de handgreep in de rechterbenedenhoek van het veld naar links tot het veld kleiner is, maar wel groot genoeg is voor de langste voornaam die u verwacht te gebruiken. 7. Klik op Lay-out opslaan en daarna op Lay-out verlaten om uw resultaten in de bladermodus te bekijken. 8. Klik in de bladermodus op het boekpictogram op de statusbalk om door de records heen te bladeren. Als in het veld niet alle namen volledig worden weergegeven, gaat u terug naar de lay-outmodus en maakt u het veld groter. 9. Herhaal de stappen 3 tot en met 8 voor Achternaam. Klik op het veld om het te selecteren Selecteer de handgreep en sleep deze met de muis om de grootte van het veld te wijzigen

37 Les 5 Aanpassen wat u ziet 37 Een veld verplaatsen 1. Klik op Lay-out bewerken. 2. Klik in het veld Achternaam, sleep het en zet het rechts van het veld Voornaam neer. Tip Als u per ongeluk een verkeerd veld of het deelvenster met tabblad verplaatst, kiest u op de menubalk Bewerken > Ongedaan maken Verplaatsen om de wijziging ongedaan te maken. In de volgende stappen gaat u deze velden uitlijnen met het infovenster. 3. Klik op Infovenster op de lay-outbalk om het infovenster te openen. Met het infovenster kunt u objecten in nauwkeurig een lay-out plaatsen en opmaken. 4. Klik op het veld Voornaam, houd Shift ingedrukt en klik daarna op het veld Achternaam. Beide velden zijn nu geselecteerd. 5. Klik op Positie en klik daarna onder Ordenen en uitlijnen op Uitlijnen op bovenranden. Klik op Positie Uitlijnen op bovenranden Het veld Achternaam wordt verplaatst zodat de bovenrand van dat veld is uitgelijnd met de bovenrand van het veld Voornaam. 6. Sleep het veldlabel Achternaam tot boven het veld Achternaam. 7. Sleep het veldlabel Voornaam tot boven het veld Voornaam.

38 38 FileMaker Pro Zelfstudie 8. Experimenteer met de uitlijningsknoppen in het infovenster en de pijltoetsen op uw toetsenbord om de veldlabels onderling en met de respectieve velden uit te lijnen. Tip Als u bij het ontwerp van uw lay-out een fout maakt, kunt u op de lay-outbalk op Herstellen klikken om alle niet-opgeslagen wijzigingen te negeren en opnieuw te beginnen. Wanneer u klaar bent, zal uw lay-out er ongeveer uitzien zoals op de volgende afbeelding. 9. Klik op Lay-out opslaan en daarna op Lay-out verlaten om uw resultaten in de bladermodus te bekijken. Een veld toevoegen Nadat u in een tabel een veld hebt gedefinieerd, kunt u dit weergeven in elke lay-out die op deze tabel is gebaseerd. De voorbeelddatabase bevat gedefinieerde velden die niet in deze lay-out zijn opgenomen. U gaat nu één van deze velden toevoegen. Opmerking U kunt ook gerelateerde velden uit andere tabellen in uw lay-outs plaatsen, zoals in Les 11 is beschreven. 1. Klik op Lay-out bewerken. 2. Klik op het veldgereedschap op de statusbalk, sleep het nieuwe veld en zet het onder het veld Datum van betaling neer. 3. Selecteer in het dialoogvenster Veld opgeven de optie Lid sinds en Label maken en klik op OK. Het veld Lid sinds verschijnt in de lay-out. Wijzig het formaat van het nieuwe veld door een van de rechterhandgrepen te slepen tot het veld even groot is als het veld Datum van betaling. Zoals u merkt, komt de opmaak van het veldlabel Lid sinds niet overeen met die van de andere veldlabels in de lay-out. U kunt met het gereedschap Opmaak kopiëren/plakken de opmaak van het ene label kopiëren en op een ander label toepassen. 4. Selecteer het veld Datum van betaling. Veldgere