Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding webapplicatie Identity Management (IdM-admin) t.b.v. UvAnetID Administratie Studentenbalie UvAnetID Aministratie P&O Inkijk Accountbeheer

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Doelstelling applicatie Voor wie is deze applicatie bedoeld? Informatie over het UvAnetID Inloggen Opstarten van de applicatie Inlogscherm Selecteren / zoeken Persoon Tabblad Accounts Gebruikerslijst / List Accounts Zoek Gebruikers (2 de tabblad van Accounts) Zoekresultaten van de selectie Raadplegen Persoonsgegevens Wijzigen Persoonsgegevens (voor accountbeheerders) Wijzigen Wachtwoord Opslaan & Brief aanmaken Overige beheeropties Verplaats / Move persoon Hernoemen / Rename UvAnetID Persoon De-activeren / Disable & Activeren / Enable Blokkeer / Block & De-blokker / Unlock Bijlage A Toelichting velden persoon t.b.v. beheer Documentbeheer versie datum distributie status wijzigingen op hoofdpunten Gebruikers IdM admin Gewijzigde opmaak (+ inhoudsopgave), Toevoeging Engelstalige UvAnetID-brief voor medewerkers Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 2/21

3 1 Inleiding 1.1 Doelstelling applicatie Met deze applicatie van het Identity Management Systeem van de UvA kunt u de accountgegevens van een persoon uit de centrale gebruikersdatabase (LDAP en Active Directory) raadplegen en indien u hiervoor bent geautoriseerd ook wijzigen ten behoeve van correctiedoeleinden. Het opvragen is vooral bedoeld voor: - controle van de identiteit (is iemand medewerker of student van de Universiteit). Bijvoorbeeld voor afname (ICT) diensten. - om problemen van eindgebruikers te kunnen oplossen. Denk bijvoorbeeld het kunnen wijzigen/resetten van vergeten wachtwoorden en het kunnen verstrekken van het UvAnetID aan nieuwe studenten die hun UvAnetID brief niet hebben ontvangen. - het verstrekken van het UvAnetID aan nieuwe medewerkers (door P&O) Afhankelijk van uw autorisatie kunt u dit doen voor de groep medewerkers, studenten en/of externen. 1.2 Voor wie is deze applicatie bedoeld? Deze applicatie is bestemd voor: - Medewerkers van Studiecentra die aan de studentenbalie werken. - Medewerkers van P&O, die aan nieuwe medewerkers het UvAnetID verstrekken. - Gedelegeerde accountbeheerders die voor IC-Servicedesk/callcenter werken (eerstelijns ondersteuning). - Medewerkers van het IC die verantwoordelijk zijn voor de tweedelijns ondersteuning. 1.3 Informatie over het UvAnetID Het UvAnetID is uniek voor iedere persoon van de UvA en wordt automatisch via het Identity Management Systeem in de centrale LDAP/AD databases aangemaakt. Deze wordt dagelijks gevoed met de studentgegevens uit ons studentadministratiesysteem ISIS en medewerker gegevens uit ons personeelssystemen SAP/HR. De gegevens van externe personen (medewerker/student) van gelieerde instellingen worden handmatig opgevoerd. Met het UvAnetID kan een persoon inloggen voor meerdere elektronische diensten van de UvA. Het voordeel voor de gebruiker is, dat hij of zij voor deze diensten geen verschillende inlognamen en wachtwoorden meer hoeft te onthouden. Zie webpagina voor meer informatie. Het UvAnetID voor studenten is gelijk aan het collegekaartnummer. Voor medewerkers is deze gebaseerd op de naamgegevens en is als volgt opgebouwd: 1ste voorletter + 1ste letter van de voorvoegsels + eigen achternaam + volgnr. (maximaal 8 tekens lang). Het UvAnetID voor externen (handmatige opgevoerde personen) bestaat ovu plus vijf cijfers. Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 3/21

4 2 Inloggen 2.1 Opstarten van de applicatie U kunt de webapplicatie (voor productie) vanuit een webbrowser aanroepen aan de hand van het volgende webadres: Inlogscherm Na aanroep van deze applicatie krijgt u het onderstaande inlogscherm te zien. Voer op dit scherm uw UvAnetID en het bijbehorend wachtwoord in en klik op [Inloggen]. Met de knoppen [English] en [Nederlands] kunt u de taal instellen van deze applicatie. Standaard staat deze op Nederlands. Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 4/21

5 3 Selecteren / zoeken Persoon Na inloggen krijgt u het onderstaande opstartscherm te zien. Naast het Home tabblad (dit scherm) ziet u ook de volgende tabbladen/opties: - Accounts - Passwords - Work Items - Server Tasks Tevens ziet u de aanvink optie Ticker enabled Alleen de optie Accounts is op dit moment voor u relevant. De overige opties kunt u negeren, maar zullen in de toekomst wel worden ingericht/gebruikt 3.1 Tabblad Accounts Vanuit het tabblad Accounts krijgt het volgende scherm te zien: Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 5/21

6 In dit scherm krijgt u (afhankelijk van uw autorisatie) de volgende drie mappen te zien met de volgende inhoud: - Studenten: bevat alle studenten van de UvA die in ISIS zijn opgevoerd. - Medewerkers: bevat alle medewerkers van de UvA die in SAP/HR zijn opgevoerd. - Externen: bevat alle handmatig opgevoerde accounts (van gelieerde instellingen) Voor P&O kan de groep medewerkers weer zijn onderverdeeld naar organisatieeenheden (faculteit of centrale dienst). Er zijn nu twee manieren om personen (studenten/medewerkers/externen) op te zoeken, namelijk: via dit scherm Gebruikers lijst (List Accounts) of via de optie [Zoek gebruikers]. Gebruik vooral de laatste optie omdat deze sneller gaat en veel meer zoekmogelijkheden biedt. 3.2 Gebruikerslijst / List Accounts Voor de volledigheid een korte beschrijving voor werken vanuit Gebruikerslijst (List Accounts). Vanuit dit scherm kunt u op twee manieren een persoon selecteren: - via [Zoeken] Gebruikers op basis van het UvAnetID of een gedeelte hiervan. - of via het openklappen van de betreffende eenheid en van hieruit doorbladeren naar de betreffende persoon. Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 6/21

7 U kunt de personen van een organisatie-eenheid zien door met de muis de (organisatie)folder open te klikken (duurt tamelijk lang). Als u bijvoorbeeld de map Medewerkers openklapt dan krijgt u het volgende scherm te zien. U krijgt dan alleen de eerst 10 medewerkers te zien. Met de bladerknoppen kunt u respectievelijk de vorige en de volgende 10 opvragen. Met de bladerknoppen kunt u direct naar de eerste 10 of laatste 10 medewerkers gaan. De personen zijn standaard gesorteerd op UvAnetID, maar u kunt deze ook sorteren op Naam, Geslacht, UvA-nummer of Organisatie-eenheid, door op de betreffende koptekst van een veldkolom te klikken. U kunt vanuit dit scherm een persoon selecteren door het hokje voor de betreffende persoon aan te kruisen (met de muis aanklikken) Via [Gebruiker acties] kunt u (afhankelijk van uw autorisatie) één van de onderstaande functies selecteren: - Bewerken (Edit) voor het wijzigen van persoonsgegevens. - Bekijk (View) voor het raadplegen van de persoonsgegevens. - Wachtwoord (Password) o o Verander wachtwoord (Change Password) voor het wijzigen van het wachtwoord. Reset wachtwoord (Reset Password) voor het versnelt kunnen resetten van het wachtwoord. - Verplaats (Move) voor het verplaatsen van een persoon naar een andere gebruikersgroep (Medewerkers/Studenten/Externen) - Hernoemen (Rename) van het persoonsid (UvAnetID) - De-blokkeren (Unblock) van een persoon. Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 7/21

8 3.3 Zoek Gebruikers (2 de tabblad van Accounts) Na selectie van deze optie krijgt u het onderstaande zoekscherm te zien: U kunt vanuit dit scherm een persoon selecteren op basis van één van de onderstaande kenmerken: UvAnetID UvA-nummer (referentienummer persoon uit SAP/HR; is dus alleen van toepassing voor UvA medewerkers) adres alias Naam (zoeknaam) Achternaam (inclusief voorvoegsels) Voornaam (roepnaam) Telefoonnummer werk Organisatie-eenheid Deze zoekmogelijkheden zijn terugvinden onder het eerste keuzeveld. (dropdown box). Met het tweede veld kunt u de volgende conditieopties selecteren: - [Begint met] - [Bevat] - [Is] Hiermee wordt dus de mogelijkheid geboden om op een gedeelte van een kenmerk te kunnen zoeken. Met het derde veld kunt u de zoekwaarde opgeven. Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 8/21

9 Standaard worden er maximaal 25 zoekresultaten getoond, maar u kunt dit zelf ophogen of verlagen. Als het aantal zoekresultaten dit maximum overschrijdt dan wordt dit ook gemeld. De selectie wordt pas uitgevoerd als u op [Zoeken] heeft geklikt. Met de optie [Opnieuw Zoeken] kunt u een nieuwe selectie doen. 3.4 Zoekresultaten van de selectie Na de selectie volgt er een resultaatscherm met alle personen die aan de selectiecriteria voldoen. Per persoon krijgt de volgende gegevens te zien: - UvAnetID - Naam - UvA-nummer - adres - Geslacht - Organisatie-eenheid/afdeling Een voorbeeld De geselecteerde personen zijn standaard gesorteerd op UvAnetID, maar u kunt deze ook sorteren op de overige velden door op de betreffende koptekst van een veldkolom te klikken. U kunt een persoon selecteren door het invulhokje aan te kruisen en daarna een optie te kiezen ([Raadplegen Persoonsgegevens], [Wachtwoord wijzigen] of [Wijzigen Persoonsgegevens]). [Wijzigen Persoonsgegevens] is overigens alleen beschikbaar voor de accountbeheerders. Met de optie [Opnieuw Zoeken] worden zoekresultaten weggehaald en kunt u weer een nieuwe selectie doen. Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 9/21

10 4 Raadplegen Persoonsgegevens P&O medewerkers krijgen bij gebruik van deze optie krijgt u het onderstaande scherm te zien. De volgende gegevens worden van een medewerker getoond: het UvAnetID de volledige naam van de medewerker (inclusief titel) het geslacht het telefoonnummer werk het adres de naam van de eenheid + werkplek (afdeling) het werkadres (straatnaam+postcode+plaatsnaam) De herkomst van de hierboven genoemde gegevens is het personeelsadministratiesysteem SAP/HR (behalve het adres). Indien deze gegevens niet correct of niet gevuld zijn, dan moeten ze dus in het personeelssysteem worden gewijzigd. Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 10/21

11 Medewerkers van de Studentenbalie, IC-Servicedesk (1stelijns / 2de lijns ondersteuning) krijgen bij gebruik van deze optie meer persoonsgegevens te zijn. Afhankelijk van het type persoon (medewerker, student of externe) zijn bepaalde gegevens wel of niet van toepassing/ingevuld. Hieronder ziet u een voorbeeld van een student en medewerker. Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 11/21

12 Zie bijlage A voor een korte beschrijving voor de gegevens die nader uitleg nodig hebben en vooral relevant zijn voor beheer. U kunt het keuzescherm met alle personen die aan de eerdere selectie voldoen, opnieuw oproepen door op [Terug naar overzicht] te klikken. Met de optie [Help] krijgt u nadere informatie te zien over de functionaliteit Persoonsgegevens. Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 12/21

13 5 Wijzigen Persoonsgegevens (voor accountbeheerders) Bij gebruik van deze optie krijgt u hetzelfde scherm te zien als bij raadplegen, maar met de mogelijkheid om voor de onderstaande velden de gegevens te kunnen wijzigen ten behoeve van correctie. De volgende gegevens kunnen van een persoon (medewerker/student/externe) worden gewijzigd: - adres - alias(sen) - doorstuuradres - Mail server (mailhost voor intranet mailrouting op de mailrelay servers). - Toegang tot applicaties - Einddatum LDAP account. - Bijzonderheden - Publicatiestatus Nb. Medewerkers kunnen via de IdM Accountbeheer applicatie voor eindgebruikers, een alias (maximaal 10) en mail doorstuuradres opvoeren of wijzigen. Hierbij geldt dat deze moet voldoen aan de volgende regels: moet (1e) achternaam bevatten. mag geen spaties, aanhalingstekens of diakritische tekens bevatten. moet uniek zijn binnen de LDAP/AD. Als iemand anders het adres al in gebruik heeft kunt u het niet invoeren. Is een qua opbouw een geldig mailadres (bevat en een punt Dit wordt door de programmatuur gecontroleerd en er verschijnt een foutmelding als deze hieraan niet voldoet. De 1ste controleregel geldt niet voor deze beheerfunctie om correctie mogelijk te maken. De wijzigingen worden pas daadwerkelijk opgeslagen als u de optie [Opslaan] geeft gebruikt. Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 13/21

14 6 Wijzigen Wachtwoord U kunt op twee manieren een wachtwoord van een persoon wijzigen. Met de optie [Wachtwoord wijzigen] kunnen u handmatig een nieuw wachtwoord opvoeren of een nieuw wachtwoord laten genereren. Met de optie [Reset wachtwoord] wordt een nieuw wachtwoord door het systeem aangemaakt en direct opgeslagen, met de mogelijkheid om de UvAnetID brief uit te printen. Dit is dus een versnelde manier om een wachtwoord voor een persoon te wijzigen. Eenmaal opgestart kan deze optie dus niet tussentijds worden geannuleerd. De optie [Opslaan & Brief aanmaken] gebeurt dus bij [Reset wachtwoord] automatisch. Na selectie van de optie [Wachtwoord wijzigen] krijgt u het onderstaande scherm te zien, waarmee u uw wachtwoord van het UvAnetID kunt wijzigen. Hierin kunt u een nieuw wachtwoord voor de betreffende persoon opvoeren. Het nieuwe wachtwoord dient voor controle tweemaal te worden opgevoerd. Het nieuwe wachtwoord moet voldoen aan de volgende eisen: minstens 8 tekens lang; mag niet gelijk zijn aan uw UvAnetID, achternaam, voornaam of adres; bevat minimaal 1 kleine letter, 1 hoofdletter, 1 cijfer of 1 leesteken; U mag geen spaties in het wachtwoord gebruiken. Dat kan problemen geven met het inloggen vanuit andere applicaties. Nb. Diakritische tekens (letters met accenten e.d.) in het wachtwoord worden wel geaccepteerd, maar het advies is om dit niet te doen, omdat deze moeilijk zijn op te voeren en dus bij gebruik foutgevoelig zijn. Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 14/21

15 Met de aanvink optie Genereer wachtwoord, kunt u ook een nieuw wachtwoord door het systeem laten aanmaken. Met de optie [Annuleren] kunt de actie beëindigen. Met [Help] krijgt u nadere informatie te zien over deze functionaliteit 6.1 Opslaan & Brief aanmaken Met de optie [Opslaan & Brief aanmaken] kunt u het nieuwe wachtwoord opslaan. Tevens verschijnt er in een apart (popup) scherm de onderstaande brief met het UvAnetID en bijbehorend wachtwoord, die u kunt uitprinten en verstrekken aan de aanvrager. Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 15/21

16 Voor medewerkers verschijnt ook een Engelstalige versie van de brief. Indien de printer dubbelzijdig printen ondersteunt, dan kunnen beide brieven op 1 A4- papier worden afgedrukt. Nb. - De webadressen die in deze brief worden genoemd, verwijzen ook naar Engelstalige wegpagina s - Later zal dit ook voor de studenten/externen mogelijk zijn. Maar dit is nu nog niet gerealiseerd. - Het werkadres verschijnt alleen voor medewerkers op de brief. Dus voor externen en studenten wordt dit getoond. Als u op [Klaar] heeft gedrukt dan krijgt u de resultaten van de verwerking te zien, namelijk dat het wachtwoord van het UvAnetID is gewijzigd in de systemen LDAP en AD. Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 16/21

17 Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 17/21

18 7 Overige beheeropties De hieronder genoemde functies zijn alleen beschikbaar voor Accountbeheerders. 7.1 Verplaats / Move persoon Met deze optie kunt u een geselecteerd persoon verplaatsen naar een andere groep (studenten, medewerkers of externen). U dient dan wel het UvAnetID te wijzigen conform de afspraken die voor de groep geldt. 7.2 Hernoemen / Rename UvAnetID Persoon Met deze optie kunt u van een geselecteerd persoon het UvAnetID wijzigen ten behoeve van correctie. Bijvoorbeeld als voor een nieuwe medewerker de naam foutief in SAP HR is opgevoerd (bijvoorbeeld een spelfout), dan wordt er een verkeerd UvAnetID aangemaakt. Na correctie in SAP-HR wordt het UvAnetID niet automatisch gecorrigeerd, omdat deze maar eenmalig wordt aangemaakt (is een sleutelgegeven). Met deze functie kan dit handmatig worden gecorrigeerd. Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 18/21

19 7.3 De-activeren / Disable & Activeren / Enable Met deze opties kunt u een persoon uitschakelen of weer inschakelen voor verdere verwerking (provisioning) 7.4 Blokkeer / Block & De-blokker / Unlock Met deze opties kunt u het account van een persoon blokkeren of weer deblokkeren voor toegang tot IdM en de applicaties die met het UvAnetID zijn te benaderen. Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 19/21

20 Bijlage A Toelichting velden persoon t.b.v. beheer. LDAP Accountstatus LDAP account einddatum Toegang tot applicaties alias Gebruikersklasse SMS-notificatie Bijzonderheden Publicatiestatus Geeft de status aan van het gebruikersaccount. Mogelijke waarden zijn Voor UvA-medewerkers: - periode_vooraf (heeft nog een toekomstige indienstdatum) - valid (is in dienst) - uitloopperiode (is uitdienst, maar valt nog binnen de uitloopperiode van 90 dagen) - overleden - handmatig_verlengd (uitloopperiode is handmatig door beheerder verlengd) Voor studenten: - vooraanmelder (is nog niet volledig ingeschreven) - valid (is volledig ingeschreven) - uitloopperiode (is uitgeschreven, maar valt nog binnen de uitloopperiode van 90- dagen) - overleden - handmatig_verlengd (uitloopperiode is handmatig door beheerder verlengd) Is de einddatum van de gebruikersaccount in de LDAP/AD Geeft aan of persoon wel/geen toegang heeft tot bepaalde ICT-diensten. De belangrijkste is het gebruik van surfspot.nl (campuslicenties). Deze is alleen toegestaan aan medewerkers in loondienst, bijzonder hoogleraren, bursalen en studenten uit ISIS. Daarnaast mogen ook medewerkers van de gelieerde instellingen van de UvA gebruik maken van de campussoftware, o.a. medewerkers in loondienst bij de UvA Holding. Studenten of medewerkers in de periode vooraf of de uitloopperiode mogen geen gebruik maken van SURFspot Een andere benaming voor het primaire adres waarop ook de mail kan worden ontvangen. Studenten hebben één standaard alias, namelijk <collegekaartnummer>student.uva.nl. Medewerkers kunnen via de IdM- Acountbeheer webapplicatie maximaal 10 aliassen opvoeren. Geeft de herkomst/bron van de accountgegevens aan. Mogelijke waarden zijn: sap, isis en manual (handmatig opgevoerd). Studenten kunnen, indien zij dat wensen, een SMS bericht krijgen met hun tentamenresultaten. In de LDAP server moet daarvoor SMS notificatie aan staan en moet het telefoonnummer geregistreerd zijn. De student kan de SMS gegevens zelf invoeren via de webapplicatie Accountbeheer voor studenten. Na het invoeren van een tentamencijfer in de studentenadministratie wordt altijd een bericht met het cijfer verstuurd naar het studenten adres, en, als de student dat wil, ook een SMS bericht. In het SMS bericht staan het collegekaartnummer, de naam van de module en het behaalde cijfer. Het bericht is gratis. De directory beheerder kan het gebruik van de SMS service verbieden Bij bijzonderheden kan informatie over de gebruiker staan die voor de beheerders van belang is. Bijvoorbeeld waarom iemand afgesloten is van een ICT-dienst. Geeft de publicatiestatus aan van de contactgegevens. Mogelijke waarden zijn: Anyone: zichtbaar in publieke adresboeken op het UvAweb UvA: alleen zichtbaar in interne adresboeken van de UvA (zoals Exchange Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 20/21

21 adresboek, studentenmail adresboek). None: niet zichtbaar in adresboeken. Examendoelcode Beheereenheidcode SAP Medewerkers uit SAP/HR die bezwaar maken tegen publicatie van hun contactgegevens kunnen contact opnemen met P&O, die het SAP kenmerk DS op nee zal zetten. Standaard worden medewerkers wel gepubliceerd op het UvAweb. Studenten worden standaard alleen getoond in de interne adresboeken. Zij kunnen hun publicatiestatus zelf wijzigen in de webapplicatie Accountbeheer voor studenten. Handmatig ingevoerde accounts (Externen) zijn alleen zichtbaar in de interne adresboeken (waarde uva ) De examendoelcode uit ISIS wordt o.a. gebruikt voor de onderwijsmededelingen in de portal. De beheereenheid- en werkplekcodes uit SAP/HR worden o.m. gebruikt in de organisatiegids. Is alleen van toepassing voor medewerkers Bestandsnaam : Gebruikershandleiding_IdM_admin.doc Auteur : Functioneel beheer IdM 21/21