Overheidsopdrachten en bouwprojecten: gemakkelijk aanbesteden

Transcriptie

1 Overheidsopdrachten en bouwprojecten: gemakkelijk aanbesteden Investeren in de zorg zonder de VIPA middelen 10 december Hooglede-Gits

2 Overzicht 1. Inleiding 2. Overheidsopdrachten en PPS als alternatieve financieringsvormen 1. PPS als alternatieve financieringsvorm - Algemeen 2. PPS als alternatieve financieringsvorm - DBFM-overeenkomsten 3. Overheidsopdrachten 1. Toepassingsgebied 2. Definitie 3. Wetgevend kader 4. Het concipiëren van de te gunnen opdracht 5. Schematisch overzicht verloop open gunningsprocedure 6. Schematisch overzicht verloop beperkte gunningsprocedure 7. Voorbereiding van de overheidsopdracht 8. Gunning van de overheidsopdracht 9. Uitvoering van de opdracht 2

3 Inleiding Het wegvallen van de VIPA middelen Vanaf 1 januari 2015 kunnen woonzorgcentra, centra voor kortverblijf en dagverzorgingscentra geen dossier voor VIPA-investeringssubsidies meer indienen, tenzij hiervoor: ten laatste op 31 december 2013 een ontvankelijk zorgstrategisch plan werd ingediend en ten laatste op 31 december 2014 een ontvankelijk technischfinancieel plan wordt ingediend. Lokale en regionale dienstencentra kunnen wel nog volgens de bestaande regeling aanvraagdossiers indienen bij het VIPA. 3

4 Overheidsopdrachten en PPS als alternatieve financieringsvormen

5 PPS als alternatieve financieringsvorm - Algemeen (P)ubliek (P)rivate (S)amenwerking Definitie: een samenwerkingsverband waarin de publieke en de private sector, met behoud van hun eigen identiteit en verantwoordelijkheid, gezamenlijk een project realiseren om zo een operationele of maatschappelijke meerwaarde te creëren. Wetgevend kader Decreet van 9 juli 2003 betreffende publiek-private samenwerking, B.S. 19 september

6 PPS als alternatieve financieringsvorm - Algemeen Participatieve PPS: de overheid en de private opdrachtnemer richten gezamenlijk een nieuwe juridische entiteit of joint-venture op die het project (bv. realiseren van gebouw/infrastructuur) moet realiseren. Contractuele PPS: de overheid en de private opdrachtnemer leggen hun wederzijdse rechten en plichten, samen met andere afspraken omtrent hun samenwerking, vast in een contract. Bijvoorbeeld: DBFM-overeenkomst 6

7 PPS als alternatieve financieringsvorm DBFM-overeenkomsten Voordelen PPS Toewijding van de opdrachtnemer: De private partner is voor lange tijd verantwoordelijk voor het (bouw-)werk zodat deze er alle belang bij heeft zorgvuldig te werk te gaan; Efficientievoordeel: De ervaring van de opdrachtnemer compenseert het gebrek aan vakkennis van de aanbestedende overheid op het vlak van bouwwerken en/of infrastructuurwerken; Ontzorging van de beheersfase: De private partner neemt het onderhoud van het (bouw- )werk op zich en is verantwoordelijk om het (bouw-)werk aan het eind van het contract op te leveren tegen een vooraf afgesproken kwaliteitsniveau (bv. DBM of DBMO overeenkomst); ESR-neutraliteit: Mits aan bepaalde voorwaarden voldaan is, is deze alternatieve financiering bovendien ESR-neutraal. Nadelen PPS Kostelijk: Intensieve voorbereiding met bijgaande hoge kost (studiebureau inhuren, juridische begeleiding, intensieve samenwerking met de opdrachtnemer tijdens de beginfase, etc.); Private financiering en risicospreiding heeft een prijs; Langdurig gebonden aan private contractpartij. 7

8 PPS als alternatieve financieringsvorm DBFM-overeenkomsten DBFM-overeenkomst: Een DBFM-overeenkomst is een geïntegreerde contractvorm, waarbij de uitvoering van diverse onderdelen van een infrastructuurproject aan een private opdrachtnemer worden overgelaten. De private opdrachtnemer staat, afhankelijk van hetgeen in het kader van de DBFM-overeenkomst werd bepaald, in voor: het ontwerp (Design); de bouw (Build); de financiering (Finance), en/of; het onderhoud (Maintain) van een (bouw-)werk. 8

9 PPS als alternatieve financieringsvorm DBFM overeenkomsten Variaties van DBFM-overeenkomsten Interessant als alternatief financieringsmiddel voor zorginfrastructuur DB DBM DBF DBFM DBFMO Programma van eisen Programma van eisen Programma van eisen Programma van eisen Programma van eisen Ontwerp Ontwerp Ontwerp Ontwerp Ontwerp Financiering Financiering Financiering Financiering Financiering Bouw Bouw Bouw Bouw Bouw Onderhoud Onderhoud Onderhoud Onderhoud Onderhoud Beheer en exploitatie Beheer en exploitatie Beheer en exploitatie Beheer en exploitatie Beheer en exploitatie 9

10 PPS als alternatieve financieringsvorm DBFM overeenkomsten Design: De private partner ontwerpt de infrastructuur. Dit is vrij ongewoon: meestal wordt het ontwerp uitgewerkt door de overheid, die daartoe interne of externe ontwerpers (ingenieurs, architecten, enz.) aanstuurt. De overheid beperkt zich bij een DBFM-project tot duidelijke outputspecificaties. Build: De opdrachtnemer staat in voor de uitvoering van de werken (bouwen; renoveren; uitbreiden; etc.). Finance: De financiering is de verantwoordelijkheid van de private contractpartner. Maintain: De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het onderhoud en de herstellingen aan de infrastructuur. Hij zal er dan ook over waken dat het gebouwde object aan de vooropgestelde kwaliteits- en duurzaamheidseisen voldoet. 10

11 PPS als alternatieve financieringsvorm DBFM overeenkomsten Voordelen DBM t.a.v. DBFM: Het is vaak goedkoper voor de aanbestedende overheid om financiering te vragen bij een bankinstelling. Nadelen DBM t.a.v. DBFM: De opdrachtnemer heeft de aannemingsprijs al tijdens de bouwperiode en bij de oplevering ontvangen, zodat de aanbestedende overheid i.g.v. tekortschietende prestaties t.a.v. de opdrachtnemer enkel de veel lagere onderhoudsvergoeding kan ingehouden of verminderen. Dit i.t.t. een DBF-overeenkomst waar de aanbestedende overheid de kosten van het ontwerp en de bouw spreidt over de looptijd van de DBFM-overeenkomst en hij de betalingen kan inkorten of stopzetten als het gebouw of infrastructuurwerk niet in goede staat is. Voordelen DBFM t.a.v. DBFM : De aanbestedende overheid moet niet in de (volledige) financiering van de opdracht voorzien. Mits aan bepaalde voorwaarden voldaan is, is deze alternatieve financiering bovendien ESRneutraal. Nadelen DBFM t.a.v. DBFM : Financieringsaspect verzwaart de DBFM-overeenkomst Vormt een drempel voor potentiële inschrijvers aangezien zij over voldoende financiële draagkracht moeten beschikken om het project tot een goed einde te brengen. Langdurige gebondenheid van de overheid aan de opdrachtnemer, doorgaans jaar, 11

12 PPS als alternatieve financieringsvorm DBFM overeenkomsten Voorbeelden en modellen van PPS-overeenkomsten (waaronder DBFM): 12

13 Overheidsopdrachten

14 Overheidsopdrachten - Toepassingsgebied Sinds de opheffing van de uitzondering voor de openbare ziekenhuizen van 2 augustus 2002 zijn ook openbare ziekenhuizen onderworpen aan de wetgeving overheidsopdrachten. Andere zorginstellingen zijn van oudsher onderworpen want publiekrechtelijke instelling (maar hebben het gevoel slechts vanaf 1/7/2013 onderworpen te zijn) Enkel de private zorginstellingen die uitsluitend of hoofdzakelijk met eigen geld functioneren vallen buiten het toepassingsgebied van de Wet Overheidsopdrachten. 14

15 Overheidsopdrachten - Toepassingsgebied Overheidsopdrachten bouw-, uitbreidings- en verbouwingswerkzaamheden overheidsopdracht van werken aankoop van infrastructuur, uitrusting of apparatuur (met uitzondering van de aankoop van grond) overheidsopdracht voor leveringen Worden niet beschouwd als een overheidsopdracht voor aanneming van werken: de aankoop, de leasing of het huren van reeds bestaande werken waarbij het bestuur geen inspraak heeft gehad of initiatief heeft genomen. De huurovereenkomst m.b.t. een nog te realiseren bouwwerk dat zal worden gebouwd volgens de gedetailleerde vereisten van een bestuur, kwalificeert daarentegen wel als een overheidsopdracht (HvJEU, C-213/13, 10 juli 2014, Impresa Pizzarotti). 15

16 Overheidsopdrachten - Definitie Overheidsopdracht: de overeenkomst onder bezwarende titel die wordt gesloten tussen één of meer aannemers, leveranciers of dienstverleners en één of meer aanbestedende overheden of overheidsbedrijven en die betrekking heeft op het uitvoeren van werken, het leveren van producten of het verlenen van diensten (art. 3, 1 Wet Overheidsopdrachten) Het voorwerp van de opdracht werken, leveringen of diensten? Het werkelijke voorwerp van de opdracht bepaalt of er sprake is van een opdracht voor werken, leveringen of diensten. Het opstellen van de plannen opdracht voor diensten Het uitvoeren van de bouwwerken opdracht voor werken Overheidsopdracht voor werken: hetzij het uitvoeren van werken of van een bouwwerk, hetzij zowel het ontwerpen als het uitvoeren van werken of van een bouwwerk het bouwwerk voldoet aan de door de aanbestedende overheid of het overheidsbedrijf vastgestelde behoeften. Een bouwwerk is het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen; 16

17 Overheidsopdrachten - Wetgevend kader Wet overheidsopdrachten = Wet van 15 juni 2006 Overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, B.S. 15 februari 2007, Wet Rechtsbescherming = Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, B.S. 21 juni 2013 KB Plaatsing = Koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, B.S. 9 augustus KB Uitvoering = Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessie voor openbare werken, B.S. 14 februari

18 Overheidsopdrachten - Het concipiëren van de te gunnen opdracht Behoefte vaststellen (technisch, financieel, juridisch, beleidsmatig, ) De behoeften kunnen worden vertaald in gunningscriteria. Doen we het alleen of samen samenaankoop, opdrachtencentrale Welk engagement is er? Wie zijn mogelijke partners voor het project? Vele potentiële contractpartijen voorkeur voor een beperkte gunningsprocedure (zie hierna) Omvang van het project? Geraamde waarde van de opdracht voor werken > EUR (vanaf 1 januari 2016), dan is er sprake van een Europese opdracht die op Europees niveau moet worden bekendgemaakt en waarop Europese aanbestedingsregels van toepassing zijn Aard van het project? Belangrijk om de vereiste erkenningen voor de aannemer te bepalen. Vereiste goedkeuringen? Vergunningen, erkenningen, etc. 18

19 Overheidsopdrachten - Het concipiëren van de te gunnen opdracht Waardering van de opdracht Er moet rekening worden gehouden met de geraamde waarde van de opdracht De geraamde waarde wordt bepaald door: de waarde van alle voorziene werken, de waarde van de leveringen die nodig zijn voor de uitvoering van de werken. Huidige Europese drempelbedragen (art. 32 KB Plaatsing) : opdrachten voor werken: EUR opdrachten voor leveringen en diensten: EUR Europese drempelbedragen vanaf 1 januari 2016 (art. 2 Richtlijn 2014/24): opdrachten voor werken: EUR opdrachten voor leveringen en diensten: EUR Opgelet: Het is verboden om een opdracht uit te splitsen in diverse deelopdrachten met het doel de drempelbedragen niet te overschrijden (i.e. saucissoneren). 19

20 Ontwerpenwedstrijd ontwerpenwedstrijd = procedure die tot doel heeft de aanbestedende overheid een plan of een ontwerp te verschaffen dat na mededinging door een jury wordt gekozen ontwerpenwedstrijd leidt tot de keuze van één of meer ontwerpen OF Tot de keuze van een ontwerper (zonder dat deze keuze gekoppeld is aan een uitgewerkt ontwerp), OF tot deze keuze gepaard gaande met de gunning van een opdracht voor diensten onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking in het geval van een overheidsopdracht voor diensten wanneer de betrokken opdracht op een ontwerpenwedstrijd volgt en moet worden gegund aan de winnaar of aan één van de winnaars van de wedstrijd. In dit laatste geval moeten alle winnaars worden uitgenodigd om aan de onderhandelingen deel te nemen. Raming opdracht voor ontwerp: het te betalen honorarium, de commissielonen en alle andere vormen van vergoeding verplichte Europese bekendmaking: wanneer ontwerpenwedstrijd georganiseerd i.k.v. overheidsopdracht voor (ontwerpdiensten) diensten >= EUR (vanaf 1/1/2016) OF totale bedrag van de premies en de betalingen aan de deelnemers >= EUR (incl. geraamde bedrag van overheidsopdracht die achteraf kan worden geplaatst) Regels gunning: art KB Plaatsing 20

21 Werkenwedstrijd Wanneer de opdracht voor werken zowel slaat op het opmaken van een ontwerp als op de uitvoering ervan, kan worden overgegaan tot een werkenwedstrijd waarbij een jury de offertes beoordeelt. De opdracht wordt door de aanbestedende overheid gegund op advies van de jury. De opdrachtdocumenten bepalen : de samenstelling en de wijze van optreden van de jury. De jury bestaat uit minimum vijf leden van wie ten minste één niet behoort tot de aanbestedende overheid. De leden van de jury zijn onafhankelijk van de deelnemers aan de wedstrijd. Het louter deel uitmaken van de jury houdt een verklaring in deze zin in; de gunningscriteria die de jury als basis zal nemen voor de beoordeling van de offertes; het eventueel toekennen van prijzengeld voor de best gerangschikte offertes of van vergoedingen voor de deelnemers. Het prijzengeld wordt door de aanbestedende overheid toegekend met verplicht behoud van de door de jury opgestelde rangschikking. De aanbestedende overheid kan het prijzengeld of de vergoedingen ook geheel of gedeeltelijk niet toekennen indien ze oordeelt dat de offertes niet voldoen; nauwkeurig de respectieve rechten van de aanbestedende overheid en de inschrijvers inzake de eigendom en het gebruik van de ontwerpen. 21

22 Overheidsopdrachten - Het concipiëren van de te gunnen opdracht Open of gesloten procedure Open procedure: iedere geïnteresseerde partij mag een offerte indienen. Gesloten procedure: enkel de kandidaten die een aanvraag tot deelneming hebben ingediend en die door de aanbestedende overheid worden geselecteerd, zullen een bestek ontvangen en kunnen een offerte indienen. Welke gunningsprocedure? Open/beperkte aanbesteding Open/beperkte offerteaanvraag Open/beperkte (vereenvoudigde) onderhandelingsprocedure Slechts in beperkt aantal gevallen (art. 26 Wet Overheidsopdrachten) Concurrentiedialoog Slechts in beperkt aantal gevallen (art. 27 Wet Overheidsopdrachten) Promotieopdracht van werken 22

23 Overheidsopdrachten - Het concipiëren van de te gunnen opdracht Aanbesteding (Art. 24 Wet Overheidsopdrachten) De opdracht moet worden gegund aan de inschrijver die de laagste regelmatige offerte heeft ingediend op straffe van een forfaitaire schadevergoeding vastgesteld op tien percent van het bedrag zonder belasting over de toegevoegde waarde van deze offerte Minder interessant voor een opdracht voor het uitvoeren van (infrastructuur-) (bouw-)werken waar niet enkel de prijs, maar ook de kwaliteit van het bouwwerk van belang is. 23

24 Overheidsopdrachten - Het concipiëren van de te gunnen opdracht Offerteaanvraag (Art. 25 Wet Overheidsopdrachten) Indien aanbestedende overheid gunt bij offerteaanvraag moet worden gegund aan de inschrijver die de regelmatige offerte heeft ingediend die de economisch voordeligste is vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, rekening houdende met de gunningscriteria. 24

25 Overheidsopdrachten - Het concipiëren van de te gunnen opdracht Onderhandelingsprocedure: Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (art. 26, 1 KB Plaatsing): de gunningsprocedure waarbij de aanbestedende overheid of het overheidsbedrijf de door haar gekozen aannemers, leveranciers of dienstverleners raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen; Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (art. 26, 2 KB Plaatsing): de gunningsprocedure waarbij elke aannemer, leverancier of dienstverlener een aanvraag tot deelneming mag indienen, waarbij alleen de geselecteerden een offerte mogen indienen en waarbij over de voorwaarden van de opdracht kan worden onderhandeld met de inschrijvers. 25

26 Overheidsopdrachten - Het concipiëren van de te gunnen opdracht Promotieopdracht voor werken (art. 28 Wet Overheidsopdrachten) Een aanbestedende overheid kan gebruik maken van een promotieopdracht voor werken onder de door de Koning bepaalde voorwaarden: de vaststelling van de contractuele waarborgen die van de promotor kunnen worden geëist; de verplichting voor de promotor al de verantwoordelijkheden op zich te nemen die ten laste vallen van de aannemer bij toepassing van de artikelen 1792 en 2270 van het Burgerlijk Wetboek; de verplichting voor de promotor, hetzij te voldoen aan de wettelijke verplichtingen in verband met de erkenning van de aannemers van werken, hetzij een beroep te doen op aannemers die aan deze verplichtingen voldoen, al naargelang hij de werken al dan niet persoonlijk uitvoert. De promotieopdracht van werken voorziet: In het huren van het bouwwerk; In het huren van het bouwwerk met aankoopoptie op termijn; In het huren van het bouwwerk gevolgd door een eigendomsoverdracht op termijn; In de verwerving van het bouwwerk vanaf zijn terbeschikkingstelling; In het toekennen of in het nemen van een erfpacht of een recht van opstal met het oog op de bouw of de inrichting van het bouwwerk. 26

27 Overheidsopdrachten - Schematisch overzicht verloop open gunningsprocedure Voorbereidende fase: Bepalen van de behoefte; (desgewenst Marktverkenning); Opmaken van de aanvraag tot deelneming; Opmaken van het bestek; Goedkeuring van de opdrachtdocumenten door het bevoegde bestuursorgaan. Aankondiging van de aanvraag tot deelneming in het Bulletin der Aanbestedingen en (desgevallend) in het Publicatieblad van de Europese Unie. Publicatie van het bestek Onderzoek van de offertes (incl. selectie van de inschrijvers) (bij open procedures vindt de selectie van de kandidaten plaats samen met het onderzoek en de vergelijking van de offertes. De selectie en de beoordeling van de regelmatige economisch meest voordelige offerte wordt in het gunningsverslag gemotiveerd) Onderzoek van de financiële en economische draagkracht en de technische bekwaamheid van de inschrijver Onderzoek van de regelmatigheid van de offertes; Beoordeling en vergelijking van offertes o.g.v. de gunningscriteria en opdrachtdocumenten; Onderhandelingen op basis van de ingediende initiële offertes (in geval van onderhandelingsprocedure); Er is geen daadwerkelijke verplichting om tot onderhandelingen over te gaan (RvS 12 mei 2011, nr , NV Strabag Belgium) Indiening aangepaste finale offerte (BAFO Best And Final Offer ) (in geval van onderhandelingsprocedure); 27

28 Overheidsopdrachten - Schematisch overzicht verloop open gunningsprocedure (vervolg) Gunning: Er is geen openingszitting vereist; Gunning aan inschrijver met laagste offerte (aanbesteding) OF economisch meest voordelige inschrijving (offerteaanvraag) (art. 107 KB Plaatsing); Per gunningscriterium de offertes vergelijken, beoordelen en quoteren o.g.v. de in de opdrachtdocumenten weergegeven weging. Opmaken van de gunningsbeslissing en het bijhorend gunningsverslag; Goedkeuring van de gunningsbeslissing door het bevoegde bestuursorgaan. Kennisgeving van de gemotiveerde gunningsbeslissing aan de gekozen en niet-gekozen inschrijvers. Sluiten van de overeenkomst 28

29 Overheidsopdrachten - Schematisch overzicht verloop beperkte gunningsprocedure Voorbereidende fase: Bepalen van de behoefte; Marktverkenning; Opmaken van de aanvraag tot deelneming; Opmaken van het bestek; Goedkeuring van de opdrachtdocumenten door het bevoegde bestuursorgaan. Aankondiging van de aanvraag tot deelneming in het Bulletin der Aanbestedingen en (desgevallend) in het Publicatieblad van de Europese Unie. Selectie: Onderzoeken van de ingediende aanvragen tot deelneming door geïnteresseerden; Opmaken van de selectiebeslissing en bijhorende selectieverslag; Het aantal geselecteerde kandidaten mag niet kleiner zijn dan 5 (bij een beperkte procedure) of 3 (bij een onderhandelingsprocedure) (art. 58, 3 KB Plaatsing van 15 juli 2011) Goedkeuring van de selectiebeslissing door het bevoegde bestuursorgaan; Meedelen van de selectiebeslissing aan de kandidaten en de mededeling van het selectieverslag aan de niet-geselecteerde inschrijvers. 29

30 Overheidsopdrachten - Schematisch overzicht verloop beperkte gunningsprocedure (vervolg) Indiening offertes (onderhandelingsprocedure: indiening initiële offertes en start onderhandelingen) Verzenden van de uitnodiging tot het indienen van een offerte aan de geselecteerde kandidaten; Indiening van de initiële offertes; Beoordeling initiële offertes; Onderhandelingen op basis van de ingediende initiële offertes (in geval van onderhandelingsprocedure); Er is geen daadwerkelijke verplichting om tot onderhandelingen over te gaan (RvS 12 mei 2011, nr , NV Strabag Belgium) Indiening aangepaste finale offerte (BAFO Best And Final Offer ) (in geval van onderhandelingsprocedure); Gunning: Openingszitting is vereist; Onderzoek en beoordeling finale offerte; Gunning aan inschrijver met laagste offerte OF economisch meest voordelige inschrijving (art. 107 KB Plaatsing); Opmaken van de gunningsbeslissing en het bijhorend gunningsverslag (incl. motivering van de selectiebeslissing); Goedkeuring van de gunningsbeslissing door het bevoegde bestuursorgaan. Kennisgeving van de gemotiveerde gunningsbeslissing aan de gekozen en niet-gekozen inschrijvers. Sluiten van de overeenkomst 30

31 Overheidsopdrachten - Voorbereiding van de overheidsopdracht Bepalen van de gunningscriteria De gunningscriteria moeten verband houden met het voorwerp van de opdracht en een objectieve vergelijking van de offertes mogelijk maken op basis van een waardeoordeel; Bijvoorbeeld: de prijs, de kwaliteit, de technische waarde, de esthetische en functionele kenmerken, de milieukenmerken, de sociale overwegingen, de gebruikskosten, de rentabiliteit, de nazorg en technische bijstand, de leveringsdatum en de leverings- of uitvoeringstermijn, etc. Voor ieder gunningscriteria moet de weging worden bepaald: Voor overheidsopdrachten die het bedrag voor de Europese bekendmaking bereiken specificeert de aanbestedende overheid de weging van elk gunningscriterium (bijvoorbeeld uitgedrukt in punten op 100). Alternatief kan de weging worden uitgedrukt binnen een vork met een passend verschil tussen minimum en maximum. Indien een dergelijke weging om aantoonbare redenen niet mogelijk is, worden de criteria vermeld in dalende volgorde van belangrijkheid. Voor overheidsopdrachten die het bedrag voor de Europese bekendmaking niet bereiken, specificeert de aanbestedende overheid ofwel de weging, ofwel de dalende volgorde van belangrijkheid ervan. Zo niet hebben de gunningscriteria dezelfde waarde. 31

32 Overheidsopdrachten - Voorbereiding van de overheidsopdracht Opstellen van de opdrachtdocumenten Zelf opstellen Laten opstellen door experten (bv. Studie- of architectenbureau) Een overheidsopdracht voor aanneming van diensten an sich? De architect is mogelijks aansprakelijk voor fouten in de opdrachtdocumenten: Door het voorafgaandelijk opstellen van tegenstrijdige documenten en het nadien op een niet behoorlijke wijze, met miskenning van de gelijkheid der inschrijvers, rechtzetten, begaat de architect duidelijk tekortkomingen aan zijn contractuele verplichtingen. De aanbestedende overheid, duidelijk een leek op het vlak van aanneming en de toepassing van de wet op de overheidsopdrachten, kon en mocht vertrouwen op de kunde van een professioneel architectenbureau voor het correct verloop van de aanbestedingsprocedure, zodat de architect de aanbestedende overheid moet vrijwaren (Gent 11 februari 2011, T.Aann. 2011, afl. 2, 243). Modeldocumenten: iboek-8juli/orgawise/orgawise/modellenhome.html Opdracht opdelen in percelen? De opdrachtdocumenten moeten de aard en het voorwerp van de percelen, de verdeling en de kenmerken ervan bepalen (art. 11, eerste lid KB Plaatsing). De opdrachtdocumenten kunnen het aantal percelen beperken waarvoor een inschrijver een offerte mag indienen, wanneer de aard van de opdracht dit noodzakelijk maakt (art. 54, 2, tweede lid KB Plaatsing). Tenzij de opdrachtdocumenten dit verbieden, kan de inschrijver in zijn offertes voor meerdere percelen prijskortingen of verbeteringsvoorstellen aanbieden indien deze percelen samen aan hem worden gegund (art. KB 89, eerste lid Plaatsing). 32

33 Overheidsopdrachten - Voorbereiding van de overheidsopdracht Opstellen van de opdrachtdocumenten Verplichte of vrije opties opnemen? Een optie is een bijkomend element ten opzichte van het basisproject dat niet strikt noodzakelijk en bijkomstig is voor de uitvoering van de opdracht en dat wordt ingediend, hetzij op verzoek van de aanbestedende overheid, hetzij op initiatief van de inschrijver (bijvoorbeeld: bij de opdracht voor de bouw van een woonzorgcentrum wordt de optie geboden om een kelder aan te brengen over de volledige breedte van het gebouw). Verplicht optie: het voorwerp, de aard en de draagwijdte van de opties moeten door de aanbestedende overheid in de opdrachtdocumenten te worden omschreven. De inschrijvers zijn verplicht een bod te doen voor deze opties (art. 10, 1, 1 KB Plaatsing). Vrije optie: Deze opties kunnen op eigen initiatief door de inschrijvers worden ingediend (art. 10, 1, 2 KB Plaatsing). De aanbestedende overheid is overigens nooit verplicht om een optie te bestellen. 33

34 Overheidsopdrachten - Voorbereiding van de overheidsopdracht Opstellen van de opdrachtdocumenten Varianten opnemen? De variante is een alternatieve conceptie- of uitvoeringswijze die hetzij op verzoek van de aanbestedende overheid, hetzij op initiatief van de inschrijver, wordt ingediend, en dewelke betrekking op het geheel of een deel van de opdracht, dat altijd noodzakelijk is voor de uitvoering ervan (bijvoorbeeld: PVC-ramen met als variante aluminium ramen) (Art. 2, 10 KB Plaatsing). Verplichte varianten: Bij verplichte varianten omschrijft de aanbestedende overheid in de opdrachtdocumenten het voorwerp, de aard en de draagwijdte van een basisontwerp en één of meer varianten en zijn de inschrijvers verplicht op straffe van de substantiële onregelmatigheid van hun offerte om zowel voor het basisontwerp als voor elke variante een offerte in te dienen (art. 9, 1, 1 KB Plaatsing). Facultatieve varianten: inschrijver voortaan een offerte indienen voor één of meerdere varianten en is hij niet langer verplicht een offerte in te dienen voor een basisoplossing, tenzij de opdrachtdocumenten anders bepalen (art. 9, 1, 2 KB Plaatsing). Vrije varianten: de indiening van vrije varianten gebeurt op initiatief van de inschrijver en is steeds mogelijk tenzij de opdrachtdocumenten anders bepalen. De inschrijver moet nauwkeurig aangeven welke zijn basisofferte is en welke zijn vrije variante(n). Indien de opdracht een geraamde waarde heeft die de Europese drempelbedragen overschrijdt, moeten (art. 9, 1, 3 KB Plaatsing): de opdrachtdocumenten uitdrukkelijk de indiening van vrije varianten toelaten, en; de opdrachtdocumenten de minimumeisen bepalen waaraan deze varianten moeten voldoen. 34

35 Overheidsopdrachten - Voorbereiding van de overheidsopdracht Opstellen van de opdrachtdocument Erkenningen aannemer (Koninklijk Besluit van 26 september 1991 tot vaststelling van bepaalde toepassingsmaatregelen van de wet van 20 maart 1991 houdende regeling van de erkenning van aannemers van werken): De aanbestedende overheid dient in de opdrachtdocumenten één of meer categorieën of subcategorieën waartoe de uit te voeren werken behoren te vermelden, alsook de vermoedelijke erkenningsklasse. Iedereen die een overheidsopdracht voor aanneming van werken wil uitvoeren (zowel de hoofd- als de onderaannemer) heeft een erkenning nodig, als de prijs van het werk hoger ligt dan een bepaald drempelbedrag. Het drempelbedrag wordt bepaald door de categorie, de onder-categorie en de klasse waarin een werk wordt ondergebracht (art. 3 van het Koninklijk Besluit van 26 september 1991 tot vaststelling van bepaalde toepassingsmaatregelen van de wet van 20 maart 1991 houdende regeling van de erkenning van aannemers van werken). De aanbestedende overheid kan tijdens de selectiefase (inzake technische bekwaamheid) strengere eisen stellen dan deze welke uit erkenning blijken, bijvoorbeeld: bepaalde kwaliteitslabels [ISO-certificaten]; een lijst van reeds uitgevoerde gelijkaardige werken. De aannemer dient aan te tonen dat hij over de nodige erkenningen beschikt door overlegging van (art. 70, tweede lid KB Plaatsing): een Belgisch erkenningsgetuigschrift, of; een gelijkwaardig getuigschrift, uitgereikt door de lidstaat waar de aannemer is gevestigd is, of; een dossier waaruit kan worden afgeleid dat de aannemer aan de voorschriften van die reglementering voldoet. 35

36 Overheidsopdrachten - Voorbereiding van de overheidsopdracht Beslissingsbevoegdheid binnen de aanbestedende overheid? Bepaald door de organieke regels (wetgeving of statuten); Discussie: Is het uitschrijven en/of (niet-) gunnen van de overheidsopdracht een handeling van dagelijks bestuur? Kijken naar het voorwerp van de opdracht om te bepalen of deze opdracht. Opdrachten met grote waarde en lange uitvoeringstermijn kunnen moeilijk als een daad van dagelijks bestuur worden gekwalificeerd (RvS, nr van 28 oktober 2014, NV Canon Belgium) 36

37 Overheidsopdrachten - Gunning van de overheidsopdracht De gunningsbeslissing Selectie van de kandidaten/inschrijvers Onderzoek naar de financiële, economische en technische draagkracht van de inschrijver. Stelt de aanbestedende overheid in staat om de bekwame inschrijvers te onderscheiden van de minder bekwamen. Onderzoek van de regelmatigheid van de offertes Formele en materiële regelmatigheid (betreft de aard van de onregelmatigheid): De formele regelmatigheid: betreft de vorm van de offerte en de vraag of de inschrijver zich ondubbelzinnig heeft verbonden tot de inhoud van zijn offerte (bv.: Zijn de vereiste handtekeningen aangebracht door de daartoe bevoegde personen?) De materiële regelmatigheid: de inhoudelijke conformiteit van de offerte met de voorwaarden opgenomen in de opdrachtdocumenten (bv.: Bevat de offerte geen abnormale prijzen?). Substantiële en relatieve onregelmatigheid (betreft de gevolgen van de onregelmatigheid): I.g.v. een substantiële onregelmatigheid is de aanbestedende overheid verplicht om de offerte te weren uit het verdere verloop van de gunningsprocedure (bv. De offerte wijkt af van essentiële bepalingen van de opdrachtdocumenten). I.g.v. een relatieve onregelmatigheid kan de aanbestedende overheid beslissen om de offerte te weren uit het verdere verloop van de gunningsprocedure (bv.: offertes die een inbreuk uitmaken op niet-essentiële besteksbepalingen). Onderzoek en vergelijking van de offertes a.d.h.v. de gunningscriteria Per gunningscriterium de offertes vergelijken, beoordelen en quoteren o.g.v. de in de opdrachtdocumenten weergegeven weging. 37

38 Overheidsopdrachten - Gunning van de overheidsopdracht De gunningsbeslissing (vervolg) Gemotiveerde gunningsbeslissing Gunningsbeslissing: De gehele opdracht gunnen; Slechts enkele percelen gunnen (enkel indien de opdrachtdocumenten hebben voorzien in de opdelen in percelen); De opdracht niet gunnen (mogelijks heraanbesteden). De gunningsbeslissing moet omstandig gemotiveerd zijn zodat de niet-gekozen inschrijvers o.g.v. de motivering kunnen bepalen of ze al dan niet beroep willen instellen tegen de gunningsbeslissing. 38

39 Overheidsopdrachten - Gunning van de overheidsopdracht - Aandachtspunten Abnormale prijzen: Zowel abnormaal hoge als abnormaal lage totale offertebedragen, eenheidsprijzen of totale prijzen per post. Prijzen die op het eerste zicht abnormaal lijken, kunnen toch aanvaardbaar zijn (bijvoorbeeld omdat de inschrijver een originele kostenverlagend werkmethode hanteert, of omdat hij rechtmatig toegekende overheidssteun ontvangt) (art. 21, 3, derde lid, 4 en 5 KB Plaatsing). Normale prijs: de prijs waarmee een ondernemer, na aftrek van al zijn onkosten, een redelijke winstmarge overhoudt. Doel: voorkomen dat onrealistische prijzen de vergelijkbaarheid van de offertes in gedrang brengt. Procedure: Voordat een offerte kan worden geweerd als onregelmatig wegens onregelmatig dient de aanbestedende overheid de inschrijver om een prijsverantwoording te vragen (art. 99, 2, derde lid, juncto 21, 3 KB Plaatsing) 39

40 Overheidsopdrachten - Uitvoering van de opdracht - Aandachtspunten Wijzigen aan de opdracht (art. 37 KB Uitvoering) Voorwaarden om een opdracht te wijzigen: Het voorwerp van de opdracht blijft onveranderd; De wijziging in waarde blijft beperkt tot vijftien percent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag; Er wordt indien nodig voorzien in een passende compensatie voor de opdrachtnemer; Er kan enkel van de essentiële bepalingen en voorwaarden van de opdracht op gemotiveerde wijze worden afgeweken, door (1) een eenzijdige beslissing van de aanbestedende overheid(bv. een wijzigingsbevel), of, (2) door een bij-akte. Een wezenlijke wijziging van de opdracht moet worden beschouwd als een nieuwe overheidsopdracht waarvoor een nieuwe gunningsprocedure moet worden uitgeschreven. Er is sprake van een wezenlijke wijziging wanneer: de wijziging voorwaarden invoert die, wanneer zij in de oorspronkelijke gunningsprocedure waren genoemd, zouden hebben geleid tot toelating van andere inschrijvers dan die welke oorspronkelijk waren toegelaten, of tot de keuze voor een andere offerte dan die waarvoor oorspronkelijk was gekozen; de wijziging de gegunde opdracht in belangrijke mate uitbreidt tot diensten, werken of leveringen die daarin oorspronkelijk niet waren opgenomen; de wijziging het economische evenwicht van de overeenkomst wijzigt in het voordeel van de opdrachtnemer op een wijze die door de voorwaarden van de oorspronkelijke opdracht niet was bedoeld. 40

41 Overheidsopdrachten - Uitvoering van de opdracht - Aandachtspunten Klachten en verzoeken (art. 54 KB Uitvoering) Definitie klachten: nalatigheden, vertragingen of welke feiten (begaan in de contractuele of in de précontractuele fase) ook die de opdrachtnemer aan de aanbestedende overheid ten laste legt en die voor hem een vertraging of een nadeel hebben veroorzaakt. Mogelijke maatregelen voor de opdrachtnemer: de herziening van de opdracht, met inbegrip van de verlenging van de uitvoeringstermijnen; een schadevergoeding; de verbreking van de opdracht. Procedure: De opdrachtnemer moet zijn klachten en verzoeken ten spoedigste en schriftelijk aan de aanbestedende overheid meedelen wanneer hij feiten of omstandigheden vaststelt die het normale verloop van de opdracht verstoren (artt. 52 juncto 53 KB Uitvoering). Voorbeelden van nalatigheden en vertragende/nadelige gedragingen van de aanbestedende overheid: gebrekkige voorstudie, ontwerpfouten, onjuiste inlichtingen in het bestek; plannen die fouten, onnauwkeurigheden of tegenstrijdigheden bevatten; gebreken in het bodemonderzoek, uitgevoerd door de overheid; gebrek aan coördinatie en/of programmatie bij de realisatie van grote projecten; ontbreken van de vereiste (bouw)vergunningen; traagheid van de aanbestedende overheid bij het nemen van de voor een vlot verloop van de aanneming nodige beslissingen 41

42 Overheidsopdrachten - Uitvoering van de opdracht - Aandachtspunten Betaling en facturatie principes: Betalingen mogen alleen worden gedaan voor verstrekte en aanvaarde prestaties (art. 7 Wet Overheidsopdrachten) Voorschotten kunnen worden toegestaan volgens de regels van het KB Uitvoering (art. 67 KB uitvoering). Procedure (art. 95 KB Uitvoering) De opdrachtnemer stelt een schuldvordering (incl. gedetailleerde staat van gerealiseerde werken) op en bezorgt deze aan de aanbestedende overheid zodra de werken op voldoende wijze gerealiseerd zijn en zij een betaling rechtvaardigen. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen vanaf ontvangst van de schuldvordering waarbinnen zij de gedetailleerde staat van gerealiseerde werken nagaat en eventueel verbeteringen aanbrengt. Wanneer de aanbestedende overheid akkoord gaat met de schuldvordering (incl. gedetailleerde staat van gerealiseerde werken), vraagt zij de opdrachtnemer om daarvoor een factuur op te stellen. De aanbestedende overheid betaalt het verschuldigde bedrag binnen: 30 dagen vanaf het verstrijken van de verificatieperiode (algemene regel), of; binnen 60 dagen vanaf het verstrijken van de verificatieperiode indien de aanbestedende overheid gezondheidszorg verstrekt en die specifiek voor dat doel is erkend (deze regel geldt enkel voor de uitgevoerde werken verbonden aan die activiteit). 42

43 Overheidsopdrachten - Uitvoering van de opdracht Aandachtspunten Oplevering (art. 92 KB Uitvoering) Voorlopige oplevering Definitie: De voorlopige oplevering van een bouwwerk impliceert de vaststelling van de voltooiing van de werken door de aanbestedende overheid. Gevolgen voorlopige oplevering: Dekt de niet ernstige verborgen gebreken. Doet het risico overgaan van de opdrachtnemer naar de aanbestedende overheid Ingebruikneming van het bouwwerk door de aanbestedende overheid De waarborgtermijn begint te lopen Aanvang tienjarige aansprakelijkheid van de aannemer Vrijgave van 50% van de borgtocht Wanneer? De voorlopige oplevering gaat in bij het opstellen van een proces-verbaal van voorlopige oplevering n.a.v. de volledig aanvaarding van het werk. 43

44 Overheidsopdrachten - Uitvoering van de opdracht Aandachtspunten Oplevering Definitieve oplevering Definitie: De definitieve oplevering van een bouwwerk impliceert de aanvaarding van de werken door de aanbestedende overheid en de erkenning door deze overheid dat de werken vakkundig werden uitgevoerd, conform aan de bepalingen en voorwaarden van de opdracht. Gevolgen definitieve oplevering: Vrijgave van resterende deel van de borgtocht Geen dekking van de verborgen lichte gebreken Wanneer? De definitieve oplevering gaat in bij het opstellen van een proces-verbaal van definitieve oplevering dewelke wordt opgesteld binnen de 15 kalenderdagen vóór de dag waarop de waarborgtermijn verstrijkt. De waarborgtermijn: periode tussen de voorlopige en de definitieve oplevering. Tenzij de opdrachtdocumenten anders bepalen, duurt de waarborgtermijn 1 jaar. 44

45 Vragen en opmerkingen Jens Debièvre Lydian Havenlaan 86c, b 113 BE-1000 Brussel d m jens.debievre@lydian.be 45