MET FINANCIËLE STEUN VAN:

Transcriptie

1 MET FINANCIËLE STEUN VAN: WERKPAKKET 2: TO BE Het ontwikkelen van een gevalideerde methodiek om perceptie positief te beïnvloeden bij vluchtelingen, zorgverleners en zorgorganisaties

2 Inhoudsopgave Inleiding 2 Doelstellingen 3 Methode 4 Werkwijze 4 Gebruikte modellen 4 Onderverdeling in deelonderwerpen 5 analyse gegevens 5 Resultaten 5 IDZ-UDZ Werkpakket 2, perceptiebeïnvloeding 5 IDZ-UDZ Werkpakket 2, perceptiebeïnvloeding algemeen 5 Het eindproduct werkpakket 2, doelgroep zorgorganisaties 7 Het eindproduct werkpakket 2, doelgroep vluchtelingen 5 Het eindproduct werkpakket 2, doelgroep zorgverleners 10 Het eindproduct werkpakket 2, doelgroep begeleiders 12 Conclusie & aanbevelingen 15 Bereikte doelstellingen 15 Bijlages Bijlage 1; Manual (pdf): perceptiebeïnvloeding op organisatieniveau (Kotter) 17 Bijlage 2; Stappenplan perceptiebeïnvloeding op doelgroepenniveau (7E) 21 Bijlage 3; doelgroep project in de zorg-uit de zorgen 1

3 Inleiding In het grensoverschrijdende project "In de zorgen uit de zorgen" werken acht Belgische, Duitse en Nederlandse organisaties samen op het gebied van vluchtelingenondersteuning, zorg en opleiding om vluchtelingen als geschoolde arbeidskrachten in de zorgmarkt te integreren. In werkpakket 2 en 3 dienen, in lijn met de projectdoelstellingen, methodieken en trajecten ontwikkeld te worden. De analyse van de huidige situatie gemaakt -op basis van literatuuronderzoek en interviews met vluchtelingen, vluchtelingenorganisaties, zorgverleners, opleidingsinstituten en autoriteiten- in werkpakket 1 is hiervoor als uitgangspunt genomen. De doelstelling van werkpakket 2, de ontwikkeling van een gevalideerde methodiek om perceptie bij te stellen, werd uitgewerkt middels in werkpakket 1 onderzochte en aanbevolen modellen; het 7 E model 1 en het model van Kotter 2. In werkpakket 3 werd, vanuit de ervaringen opgedaan in werkpakket 1, gewerkt aan de ontwikkeling van leer- en/of werktrajecten voor vluchtelingen ten behoeve van een succesvolle kwalificatie voor integratie in de zorgsector. Naast de eigenlijke beroepskwalificatie vroeg werkpakket 3 om de ontwikkeling van verdere ondersteunende maatregelen om vluchtelingen, die in de overgrote meerderheid van de gevallen uit cultureel verschillende achtergronden komen en nog niet vertrouwd zijn met het Belgische, Duitse en Nederlandse werklandschap en de gezondheidszorg, in staat te stellen een succesvolle start te maken. Deze ondersteunende maatregelen kennen een grote overlap met het onderwerp perceptiebeïnvloeding uit werkpakket 2. De keuze, binnen de werkpakketten nauw samen te werken was mede hierdoor snel gemaakt. De leadpartner voor werkpakket 2 is VluchtelingenWerk Zuid- Nederland. Het werkpakket is, samen met nagenoeg alle andere partners, uitgevoerd van april 2018 tot en met januari Zie bijlage 2; Stappenplan perceptie beïnvloeding op doelgroepenniveau (7 E ) 2 2 Zie bijlage 1 ; Manuel (pdf): perceptiebeïnvloeding op organisatieniveau (Kotter)

4 Doelstellingen Teneinde een gevalideerde methodiek om perceptie bij te stellen te ontwikkelen zijn in het projectvoorstel onderstaande doelstellingen (en bijbehorende voorgestelde acties) 3 geformuleerd; Ontwikkeling van verschillende methodieken om de perceptie op vluchtelingen bij zorgvragers en zorgverleners positief bij te stellen. Ontwikkeling van verschillende methodieken om de perceptie van vluchtelingen ten aanzien van zorgvragen en geven positief bij te stellen. Uittesten van de verschillende ontwikkelde methodieken bij 2 zorgorganisaties zodat de beste geselecteerd kan/kunnen worden. Zorgverleners kennis laten maken met de leefwereld van de vluchteling in land van herkomst en het leven als vluchteling; Omdat de perceptie van een zorgverstrekker erg bepalend is om een leertraject / tewerkstelling te laten slagen wil het project via verschillende wegen (workshops / bedrijfscommunicatie) inzetten op de perceptie verandering. Getuigenissen zullen hierin een belangrijke hefboom zijn. Vluchtelingen kennis laten maken met zorgverlening. Omdat zorgverlenen en - vragen zeer cultuur gebonden is, is het project ervan overtuigd dat er geïnvesteerd moet worden in het ontwikkelen van methodieken om vluchtelingen kennis te laten maken met zorgverlening. Mogelijke methodieken zijn: talententest voor zorg, talentenberoepen-fiche, rolmodellenfilmpje, korte stages, testimonials. Weergave bevindingen werkpakket 2 middels een verslag en een 2-pager 3 Integraal overgenomen uit projectplan 3

5 Methode Werkwijze Om de doelstellingen van werkpakket 2 te bereiken zijn er twee werkgroepen rondom perceptie in het leven geroepen; de werkgroep perceptie en de werkgroep manual 7e methodiek t.b.v. perceptieverandering. Daarnaast is er nauw samen gewerkt met en in de werkgroepen begeleiding en trajecten van werkpakket 3. WG Perceptie Aan de werkgroep perceptie namen vertegenwoordigers van nagenoeg alle projectpartners uit verschillende werkvelden deel. De uitwerking van de verschillende doelstellingen en onderdelen werd op basis van de beschikbare expertise onder de partners verdeeld. Gaandeweg werd duidelijk dat expertise op het gebied van communicatie miste; een medewerker van Zorg aan Zet is hiertoe aangesloten. WG manual 7E-methodiek Aan de werkgroep manual 7E methodiek t.b.v. perceptieverandering namen de leadpartners uit de drie landen, aangevuld met een communicatiemedewerker, deel. Middels een pilot het 7E-model toegepast op vluchtelingen werd de toepassing van het 7E model in dit project verder uitgewerkt. De resultaten en de ontwikkelde werkwijze werden in de werkgroep perceptie besproken, ter evaluatie voorgelegd aan/uitgetest door de verschillende projectpartners en het PMT, geïmplementeerd en toegepast op de andere doelgroepen. zorgvragers en begeleiders is via het 7E model 5 aan de slag gegaan. Daar waar het model van Kotter m.n. door één projectpartner, met input van de anderen, is vormgegeven is de uitwerking van het 7E model een gezamenlijke exercitie geweest. Onderverdeling in deelonderwerpen De ontwikkeling van methodieken perceptie beïnvloeding middels het 7E model en het model van Kotter vroeg al snel om een onderverdeling in de volgende deelonderwerpen, waarbij de 7E methodiek zorgvragers uiteindelijk niet is uitgewerkt omdat gaandeweg het traject duidelijk werd dat deze belangrijke doelgroep het best te benaderen valt middels het organisatiebeleid medewerkers. De doelgroep begeleiders is bij de opstart van de werkpakketten toegevoegd omdat bleek dat deze doelgroep van onschatbare waarde is bij de ondersteuning van vluchtelingen. Model van Kotter voor zorgorganisaties 7E methodiek vluchtelingen 7E methodiek zorgverleners 7E methodiek begeleiders 7E methodiek zorgvragers Analyse gegevens De verzamelde data, opgehaald bij de verschillende projectpartners op basis van expertise en interesse, werd door de leadpartner geanalyseerd op welke hefbomen het best ingezet kon worden m.b.t. de perceptie beïnvloeding van de verschillende doelgroepen. Ook werd in deze werkgroep het eindresultaat nader gedefinieerd en voorgelegd aan de werkgroep perceptie. Gebruikte modellen Op basis van de aanbevelingen voor actie die in werkpakket 1 zijn uitgewerkt is voor de zorgorganisaties middels het model van Kotter 4 de doelstelling rondom perceptie verder ontwikkeld en uitgewerkt. Voor de andere doelgroepen, vluchtelingen, zorgverleners, 4 Zie bijlage 1 ; Manuel (pdf): perceptiebeïnvloeding op organisatieniveau (Kotter) 4 5 Zie bijlage 2; Stappenplan perceptie beïnvloeding op doelgroepenniveau (7 E )

6 Resultaten IDZ-UDZ - Werkpakket 2, perceptiebeïnvloeding Het eindproduct van werkpakket 2 is een modulair opgezet (digitaal) handboek. Het product zal, na implementatie, gedurende de gehele projectperiode worden geëvalueerd, bijgesteld en uitgebreid. 6 Het product bestaat uit: 1. Een (digitaal) handboek Informatie & Tools, bereikbaar via de website IDZ-UDZ.eu. 2. Een flowchart als interface voor de inhoud van het (digitale) handboek Informatie & Tools op de website van IDZ-UDZ.eu. 3. Een geschreven verantwoording met uitleg over werkwijze die geleid heeft tot het eindproduct. IDZ-UDZ - Werkpakket 2, perceptiebeïnvloeding algemeen 1. Een (digitaal) Handboek Informatie & Tools Het digitale handboek bevat (achtergrond) informatie en tools, te gebruiken door en in te zetten voor, vluchtelingen, begeleiders, zorgorganisaties en zorgverleners. om de perceptie ten aanzien van werken in de zorg dan wel vluchtelingen positief bij te stellen. Het digitale handboek is bereikbaar via de website IDZ-UDZ.eu Een flowchart als interface voor de inhoud van het digitale handboek Informatie & Tools De volgorde van de kwalificerende 7, ondersteunende 8 én perceptiemaatregelen wordt, voor een beter overzicht, weergegeven in een flowchart. Deze flowchart, te ontwikkelen in werkpakket 3, wordt gebruikt als navigatiemiddel door de informatie en database (Informatie & tools) op de projectwebsite De werkwijze; gevolgde model, ontwikkeld stappenplan en achtergronden keuzes. Indien een zorgorganisatie haar bedrijfsvoering beter af wil stemmen op de doelgroep vluchtelingen (als potentiële werknemer) zal zij, naast de implementatie van een aangepast instroom en begeleidingstraject, ook bijzondere aandacht moeten schenken aan een traject van perceptie-verandering. Er moet immers voldoende draagvlak zijn, maar ook de verwachtingen van alle betrokkenen dienen goed afgestemd worden. Daarnaast leven er ook bij vluchtelingen zelf overtuigingen en (denk)patronen die een succesvolle integratie in de zorgsector bemoeilijken. Onderdeel van en voorwaarde voor gedragsverandering is een verandering van perspectief; een bepaald gedrag of opvatting moet met andere ogen bezien en anders beoordeeld worden zodat er op een andere manier gehandeld/gedacht gaat/kan worden. Dit aspect van perceptiebeïnvloeding is de insteek die binnen het project In de zorg Uit de zorgen 6 Conform tijdlijn projectplan IDZ-UDZ 7 Eindresultaat werkpakket Eindresultaat werkpakket 3

7 wordt gehanteerd om de opvattingen over (en daarmee de bejegening en zienswijze van) in de zorg instromende vluchtelingen mogelijk positief te beïnvloeden. Er is hiertoe een stappenplan, gebaseerd op het model van Kotter9 én een stappenplan10, gerespireerd op het 7E-model11 ontwikkeld. Perceptiebeïnvloeding is een zaak van lange adem. Het resultaat is bovendien afhankelijk van veel externe, niet te sturen factoren. De reikwijdte van de activiteiten (in dit kader) binnen het project In de zorg Uit de zorgen is daarom gelimiteerd tot vier doelgroepen: vluchtelingen, zorgorganisaties (beleidsmatig), zorgverleners (operationeel) en begeleiders. Elke doelgroep kent drijfveren en drempels alsook hefbomen waarmee de drempels kunnen worden overwonnen. De drempels, drijfveren en hefbomen van de verschillende doelgroepen zijn vanuit vier verschillende gezichtspunten (beslissers, beïnvloeders, uitvoerders en gebruikers) in kaart gebracht. Na analyse van de verzamelde informatie zijn de voornaamste12 hefbomen, gebaseerd op de 7e tools voor gedragsverandering13, benoemd. Ook hierbij is gekozen voor een beperkte scope. De hefbomen vormen samen het (digitale) handboek informatie & tools. Ze worden in de vorm van informatie over en links naar documenten, websites, video s en andere tools gedeeld via de website waar ze rechtstreeks te raadplegen zijn. Daarnaast maken deze hefbomen integraal onderdeel uit van de interactieve flowchart trajecten en begeleiding. 9 Zie bijlage 1 ; Manuel (pdf): perceptiebeïnvloeding op organisatieniveau (Kotter) 10 Zie bijlage 2 ; Stappenplan perceptiebeïnvloeding op doelgroepenniveau (7E) 11 Het 7e-model is in essentie een methodiek om op grote schaal- gedragsverandering te faciliteren. 12 Meest passende 6 13 De hefbomen, de 7e tools voor gedragsverandering in willekeurige volgorde: Enthuse (Enthousiasmeer), Engage (Betrek), Encourage (Stimuleer), Enable (Maak mogelijk), Enlighten (Informeer helder en duidelijk) en Exemplify (Bewijs dat je het meent), Experience (Laat ze het beleven)

8 Het eindproduct werkpakket 2, doelgroep zorgorganisaties 1. een (digitaal) handboek informatie & tools De opbouw en onderwerpen van dit (digitale) handboek zijn gebaseerd op het ontwikkelde stappenplan voor zorgorganisaties. Er wordt verwezen naar bronnen, sites, links en pdf s. De indeling is als volgt: Voorbereidingsfase Stap 1: Inschatting visie en draagvlak bij directie & management Stap 2: Verhoging urgentiebesef bij directie & management Stap 3: Stel leidende coalitie samen Stap 4: Bepaal visie & strategie vluchtelingen/statushouders. Indien een organisatie alle stappen met succes doorloopt of heeft doorlopen moet zij in principe in staat zijn om de beoogde projectdoelstellingen ook op langere termijn én duurzaam om te zetten en in te bedden binnen de organisatiestructuur- en cultuur. Er wordt gestart met een checklist, waarbij de gebruiker zijn startpositie kan inschatten. Op basis van deze nulmeting kan de gebruiker inschatten welke stappen en acties voor zijn organisatie nodig zijn en/of welke hij/zij (nog) wil ondernemen. Het stappenplan bestaat uit negen stappen en is opgebouwd rond drie fasen. De stappen worden in principe chronologisch doorlopen, maar kunnen afhankelijk van de resultaten van de checklist en/of eigen voorkeuren ook zelf bepaald worden. Bij elke stap wordt telkens een korte beschrijving en motivering gegeven en wordt vervolgens gelinkt met nuttige tools en/of de website. Opstart project Afloop project Stap 5: Communiceer Stap 6: Empowerment: maak het anderen mogelijk om te handelen Stap 7: Genereer korte termijnsuccessen Stap 8: Consolidatie Stap 9: Verankering Werkwijze; gevolgde model; ontwikkeld stappenplan en achtergronden keuzes De ontwikkelde handleiding 14 bestaat uit een stappenplan geïnspireerd door het model van Kotter. Dit stappenplan geeft de gebruiker de mogelijkheid om op organisatieniveau diverse acties te ondernemen met het oog op een positieve perceptiebeïnvloeding ten aanzien van 14 Zie bijlage 1 ; Manuel (pdf): perceptiebeïnvloeding op organisatieniveau (Kotter) 7

9 Het eindproduct werkpakket 2, doelgroep vluchtelingen 1. Een (digitaal) handboek informatie & tools De opbouw en onderwerpen van dit (digitale) handboek zijn gebaseerd op de in kaart gebrachte drempels en hefbomen vluchtelingen. Er wordt verwezen naar bronnen, sites, links en pdf s. De indeling is als volgt: Inleidende pagina waarom werken, werken in de zorg met hoofd en hart Inrichting gezondheidszorg beroep in beeld hoe ziet de gezondheidszorg er in Be/Du/NL uit welke beroepen zijn er functie-eisen cultuur op de werkvloer ambassadeurs/sleutelfiguren De weg naar werk of opleiding tegemoetkoming in kosten opleiding duo begeleiding; wie kom je tegen, wat kan diegene voor je doen? begeleiding door overheid/gemeente/uitkeringsins tantie begeleiding door onderwijsorganisatie begeleiding door zorgorganisatie begeleiding door vluchtelingen organisaties werkervaring opdoen vrijwilligerswerk werkervaringsplek/participatieba an snuffelstage Wat moet er nog meer worden geregeld? checklist werkvergunning toestemming (uitkeringsinstantie) om te studeren/werken onderwijs kinderopvang inburgeren en Nederlands leren vervoer welke opleidingsmogelijkheden zijn er hoe moet je leren in be, du, nl; uitleg onderwijssysteem geestelijke/lichamelijke in staat om opleiding te volgen/ te werken taalondersteuning solliciteren inkomen diplomawaardering sollicitatievaardigheden VOG, verklaring omtrent gedragsverandering uitkeringsinstanties werk & belasting Achtergrondinformatie onderzoek 2. Een flowchart als interface voor de inhoud van het digitale handboek Informatie & Tools Deze wordt geplaatst op en is onderdeel van de website Werkwijze; gevolgde model; ontwikkeld stappenplan en achtergronden keuzes 8

10 Een van de doelgroepen voor perceptieverandering is de doelgroep vluchtelingen15. Immers ook vluchtelingen kennen overtuigingen en (denk)patronen die een succesvolle integratie in de zorgsector bemoeilijken. Het project stelt zich dan ook (mede) tot doel om vluchtelingen te faciliteren weloverwogen te solliciteren naar een baan in de zorg 16 en ontwikkelde hiertoe, met behulp van het stappenplan 17, een (digitaal) handboek en flowchart informatie & tools voor vluchtelingen. Omdat de afstand tot de doelstelling vluchtelingen faciliteren om weloverwogen te solliciteren naar een baan in de zorg per vluchteling verschillend is kunnen de verzamelde instrumenten, informatie en tools aangepast (maatwerk) worden ingezet. Het projectplan IDZ-UDZ voorziet in evaluatiemomenten om het actieplan kritisch te bekijken en eventueel bij te stellen. Dit gebeurt bij voorkeur samen met de belangrijkste actoren Op basis van de in een eerder stadium (werkpakket 1) afgenomen vragenlijsten en de in werkpakket 2 vergaarde informatie is de startpositie van de doelgroep vluchtelingen, bepaald. De vluchteling is als gebruiker één van de actoren perceptieverandering Vluchtelingen. Tot de andere actoren (i.e. beïnvloeder 18, beslisser 19 en uitvoerder 20 ) binnen de doelgroep vluchtelingen, worden gerekend: Inburgeringstrajecten, vluchtelingenorganisaties, zorgorganisaties, ambassadeurs (=rolmodellen), beslisser, overheden/gemeenten en onderwijsorganisaties. Middels bevraging van en info over deze verschillende actoren zijn de belangrijkste drempels, drijfveren en hefbomen voor vluchtelingen in kaart gebracht. Vervolgens is er bekeken welke acties er voor deze doelgroep het meest urgent zijn en welke hefbomen en tools het best ingezet kunnen worden. 21 Op basis van de verkregen informatie is ervoor gekozen om, in eerste instantie aan de slag te gaan met de hefbomen informatie en begeleiding. Er is, voor zover mogelijk, een breed scala aan hefbomen geselecteerd die nu eens de motivatie proberen te versterken, dan weer ondersteunend werken of bijvoorbeeld de beleving van het gewenste (= ons hoofddoel) in de verf zetten zie bijlage 3; doelgroep project In de zorg -uit de zorgen 16 Formulering hoofddoel per doelgroep 17 Zie bijlage 2; stappenplan perceptiebeïnvloeding op doelgroepenniveau (7E) (wordt eveneens aangeboden als tool) 18 Inburgeringstrajecten, vluchtelingenorganisaties, gemeenten, zorgorganisaties, ambassadeurs (=rolmodellen) 19 overheden, zorgorganisaties, onderwijsorganisaties 9 20 vluchtelingenorganisaties; begeleiders, onderwijsorganisaties, zorgorganisaties, overheden/gemeenten Enthuse: interne motivatie: enthousiasmeer Encourage: externe motivatie: schets de mogelijke winst Engage: sociale motivatie: toon dat er een groep mensen achter staat Enlighten: met informatie Exemplify: met beleid en andere maatregelen Enable: met hulpmiddelen Experience: intrinsieke gedragswaarde: laat hen het gedrag positief beleven en ervaren dat ze een goede keuze hebben gemaakt.

11 Het eindproduct werkpakket 2, doelgroep zorgverleners 1. een (digitaal) handboek informatie & tools De opbouw en onderwerpen van dit handboek zijn gebaseerd op de in kaart gebrachte drempels en hefbomen zorgverleners Er wordt verwezen naar bronnen, sites, links en pdf s. De indeling is als volgt: Inleidende pagina Werk & cultuur uitleg van project IDZ-UDZ doelstelling t.a.v. zorgverlener introductietraject trainingen voor de zorgverlener good practices hulpmiddelen op taalgebied tijd voor begeleiding op maat ( WP4?) De vluchteling in beeld wie behoort tot de doelgroep van het project interculturele communicatie onderwijssysteem land van herkomst cultuur land van herkomst ondersteuning door de casemanager/trajectbegeleider/ausb ildungsbegleiter ambassadeurs De weg naar werk of opleiding het voortraject IDZ-UDZ Achtergrondinformatie onderzoek & publicaties 2. Een flowchart als interface voor de inhoud van het digitale handboek Informatie & Tools Deze wordt geplaatst op en is onderdeel van de website Werkwijze; gevolgde model; ontwikkeld stappenplan en achtergronden keuzes Een van de doelgroepen voor perceptieverandering is de doelgroep zorgverleners 23. Immers ook zorgverleners kennen overtuigingen en (denk)patronen die een succesvolle begeleiding van een vluchteling naar integratie in de zorgsector zouden kunnen bemoeilijken. Het project stelt zich dan ook (mede) ten doel dat de zorgverlener de vluchteling als volwaardige collega binnen het team opneemt en een positieve schakel vormt tussen de vluchtelingcollega en de zorgvrager 24. Het project en ontwikkelde hiertoe, met behulp van het stappenplan 25, een (digitaal) handboek en flowchart informatie & tools vluchtelingen. Op basis van de in in een eerder stadium (werkpakket 1)afgenomen vragenlijsten en de in werkpakket 2 vergaarde informatie is de startpositie van de doelgroep zorgverleners, bepaald. De zorgverlener is als gebruiker één van de actoren perceptieverandering zorgverleners. Tot de andere actoren, i.e. beïnvloeder, beslisser en uitvoerder binnen de doelgroep zorgverleners, worden gerekend: Het bestuur, management en HR van zorgorganisaties. Middels bevraging van, en info over, deze verschillende actoren zijn de belangrijkste drempels, drijfveren en hefbomen in kaart gebracht. Vervolgens is er bekeken welke acties er voor de doelgroep zorgverleners het meest urgent zijn en welke hefbomen en tools hiertoe ingezet kunnen worden. 26 Op basis van de verkregen informatie is ervoor gekozen om, in eerste instantie, aan de slag te gaan met de hefbomen informatie en begeleiding. Er is, voor zover mogelijk, een breed scala aan hefbomen geselecteerd die nu eens de motivatie 23 o.a. Verzorgenden; verpleegkundigen; Artsen; Specialisten. Leidinggevenden, HR managers 24 Formulering hoofddoel per doelgroep Zie bijlage 2; stappenplan perceptiebeïnvloeding op doelgroepenniveau (7E) (wordt eveneens aangeboden als tool) 26

12 proberen te versterken, dan weer ondersteunend werken of bijvoorbeeld de beleving van het gewenste (= ons hoofddoel) in de verf zetten 27. Omdat de afstand tot de doelstelling de zorgverlener neemt de vluchteling als volwaardige collega op binnen het team op en fungeert als positieve schakel tussen de vluchtelingcollega en de zorgvrager per zorgverlener verschillend is kunnen de verzamelde instrumenten, informatie en tools aangepast ( maatwerk) worden ingezet. In het projectplan zijn al evaluatiemomenten ingebouwd om het actieplan kritisch te bekijken en eventueel bij te stellen. Dit gebeurt bij voorkeur samen met de belangrijkste actoren. 27 Enthuse: interne motivatie: enthousiasmeer Encourage: externe motivatie: schets de mogelijke winst Engage: sociale motivatie: toon dat er een groep mensen achter staat Enlighten: met informatie 11 Exemplify: met beleid en andere maatregelen Enable: met hulpmiddelen, Experience: intrinsieke gedragswaarde: laat hen het gedrag positief beleven en ervaren dat ze een goede keuze hebben gemaakt.

13 Het eindproduct werkpakket 2, doelgroep begeleiders (casemanagers/trajectbegeleiders/ Ausbildungsbegleiters 28 ) 1. Een (digitaal) handboek informatie & tools De opbouw en onderwerpen van dit handboek zijn gebaseerd op de in kaart gebrachte drempels en hefbomen casemanagers/trajectbegeleiders/ Ausbildungsbegleiters 29 Er wordt verwezen naar bronnen, sites, links en pdf s. De indeling is als volgt: Inleidende pagina het belang van de casemanager waarom is werk belangrijk voor een statushouder? De casemanager in beeld het takenpakket van de casemanager hulpmiddelen voor de casemanager op het gebied van de taal met wie werkt de casemanager allemaal samen? wat als de casemanager vertrekt? trainingen voor de casemanager intervisie/supervisie/coaching/mento ring voor de casemanager De vluchteling in beeld wie behoort tot de doelgroep van het project interculturele communicatie onderwijssysteem land van herkomst cultuur land van herkomst hoeveel tijd per klant heeft de casemanager nodig ambassadeurs/sleutelfiguren welk traject hebben statushouders afgelegd De gezondheidszorg in beeld hoe ziet de gezondheidszorg er in Be, Du, NL uit? De zorgberoepen in beeld welke beroepen zijn er functie-eisen cultuur op de werkvloer /normen en waarden ambassadeurs/sleutelfiguren De weg naar werk of opleiding privacybeleid/wetgeving onderwijs solliciteren inkomen inburgeren en Nederlands leren welke opleidingsmogelijkheden zijn er hoe moet je leren in be, du, nl; uitleg onderwijssysteem diplomawaardering sollicitatievaardigheden VOG, verklaring omtrent gedragsverandering uitkeringsinstanties werk & belasting tegemoetkoming in kosten opleiding duo begeleiding; wie kom je tegen, wat kan diegene voor je doen? begeleiding door overheid/gemeente/uitkeringsins tantie 28 Benaming doelgroep respectievelijk NL, Be, Du Benaming doelgroep respectievelijk NL, Be, Du

14 begeleiding door onderwijsorganisatie begeleiding door zorgorganisatie begeleiding door vluchtelingen organisaties werkervaring opdoen vrijwilligerswerk werkervaringsplek/participatieba an snuffelstage Wat moet er nog meer geregeld worden checklist werkvergunning toestemming (uitkeringsinstantie) om te studeren/werken kinderopvang vervoer Achtergrondinformatie onderzoek geestelijke/lichamelijke in staat om opleiding te volgen/ te werken taalondersteuning 2. Een flowchart als interface voor de inhoud van het digitale handboek Informatie & Tools Deze wordt geplaatst op en is onderdeel van de website Werkwijze; gevolgde model; ontwikkeld stappenplan en achtergronden keuzes Een van de doelgroepen voor perceptieverandering is de doelgroep begeleiders ( i.e. casemanagers/trajectbegeleiders/ausbildungsbe gleiters 30. Immers ook begeleiders 31 kennen overtuigingen en (denk)patronen die een succesvolle begeleiding van een vluchteling naar integratie in de zorgsector zouden kunnen bemoeilijken. Het project stelt zich dan ook (mede) tot doel om begeleiders te faciliteren de vluchteling zo goed mogelijk te ondersteunen naar een duurzame opleiding en/of baan in de zorg 32 en ontwikkelde hiertoe, met behulp van het stappenplan 33, een (digitaal) handboek en flowchart informatie & tools vluchtelingen. Op basis van de in een eerder stadium (werkpakket 1) afgenomen vragenlijsten en de in werkpakket 2 vergaarde informatie, is de startpositie van de doelgroep begeleiders bepaald. De begeleider is als gebruiker één van de actoren perceptieverandering begeleiders. Tot de andere actoren, i.e. beïnvloeder 34, beslisser 35 en uitvoerder 36, binnen de doelgroep vluchtelingen, worden gerekend: vluchtelingenorganisaties, zorgorganisaties, overheden/gemeenten en geassocieerde partners. Middels multidisciplinaire bevragingen van en info over deze verschillende actoren zijn de belangrijkste drempels, drijfveren en hefbomen voor begeleiders in kaart gebracht. Vervolgens is er bekeken welke acties er voor deze doelgroep het meest urgent zijn en welke hefbomen en tools het best ingezet kunnen worden. 37 Op basis van de verkregen informatie is ervoor gekozen om, in eerste instantie, aan de slag te gaan met de hefbomen begeleiding en informatie. Er is, voor zover mogelijk, een breed scala aan hefbomen geselecteerd die nu eens de motivatie proberen te versterken, dan weer ondersteunend werken of bijvoorbeeld de 30 Benaming doelgroep respectievelijk NL, Be, Du 31 i.e. vrijwillige dan wel betaalde krachten 32 Formulering hoofddoel per doelgroep 33 Zie bijlage 2; stappenplan perceptiebeïnvloeding op doelgroepenniveau (7E) (wordt eveneens aangeboden als tool) 34 overheden, zorgorganisaties, geassocieerde partners, publieke opinie 35 overheden, vluchtelingenorganisaties 36 overheden, vluchtelingenorganisaties, geassocieerde partners

15 beleving van het gewenste (= ons hoofddoel) in de verf zetten 38. Omdat de afstand tot de doelstelling begeleiders te faciliteren de vluchteling zo goed mogelijk te ondersteunen naar een duurzame opleiding en/of baan in de zorg per begeleider verschillend is kunnen de verzamelde instrumenten, informatie en tools aangepast (maatwerk) worden ingezet. In het projectplan zijn evaluatiemomenten ingebouwd om het actieplan kritisch te bekijken en eventueel bij te stellen 39. Dit gebeurt bij voorkeur samen met de belangrijkste actoren. 38 Enthuse: interne motivatie: enthousiasmeer Encourage: externe motivatie: schets de mogelijke winst Engage: sociale motivatie: toon dat er een groep mensen achter staat Enlighten: met informatie Exemplify: met beleid en andere maatregelen Enable: 14 met hulpmiddelen, Experience: intrinsieke gedragswaarde: laat hen het gedrag positief beleven en ervaren dat ze een goede keuze hebben gemaakt. 39 Conform tijdlijn projectplan IDZ-UDZ

16 Conclusie & aanbevelingen Alle producten in dit werkpakket zijn levende documenten. Zij zijn naar beste weten en op basis van de aanbevelingen van werkpakket 1 ontwikkeld en uitgewerkt. In het verdere verloop van het project worden deze producten regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Bereikte doelstellingen Het eindproduct van werkpakket 2 40 is een modulair opgezet (digitaal) handboek. Het product zal, na implementatie, gedurende de gehele projectperiode worden geëvalueerd, bijgesteld en uitgebreid. 41 Het product bestaat uit: 1. Een (digitaal) handboek Informatie & Tools voor vluchtelingen, begeleiders, zorgorganisaties en zorgverleners is bereikbaar via de website IDZ- UDZ. Het (digitale) handboek bevat (achtergrond) informatie en tools, te gebruiken door en in te zetten voor, vluchtelingen, begeleiders, zorgorganisaties en zorgverleners. om de perceptie ten aanzien van werken in de zorg dan wel vluchtelingen positief bij te stellen. 2. Een flowchart als interface voor de inhoud van het digitale handboek Informatie & Tools voor vluchtelingen, begeleiders, zorgorganisaties en zorgverleners, die integraal onderdeel zijn van (en benaderbaar zijn via) de flowchart trajecten op de website van IDZ-UDZ De volgorde van de kwalificerende, ondersteunende en perceptiemaatregelen, ontwikkeld in werkpakket 3, wordt voor een beter overzicht weergegeven in een flowchart. Deze flowchart/stroomschema's worden gebruikt als navigatiemiddel door de informatie en database op de projectwebsite. 3. Een geschreven verantwoording, met uitleg over werkwijze die geleid heeft tot het eindproduct, is voorhanden. 40 Als vastgesteld in het PMT en overleg communicatie Conform tijdlijn projectplan IDZ-UDZ

17 Bijlage 1; Manual (pdf): perceptiebeïnvloeding op organisatieniveau (Kotter) Inhoud: Deze handleiding bestaat uit een stappenplan geïnspireerd op het model van Kotter. Dit stappenplan geeft de gebruiker de mogelijkheid om op organisatieniveau diverse acties te ondernemen met het oog op perceptiebeïnvloeding. Indien een organisatie alle stappen met succes doorloopt of heeft doorlopen moet zij in principe in staat zijn om de beoogde projectdoelstellingen ook op langere termijn én duurzaam om te zetten en in te bedden binnen de organisatiestructuur en cultuur. Werkwijze: We starten met een checklist, waarbij de gebruiker zijn startpositie kan bepalen. Op basis van de resultaten kan de gebruiker inschatten welke acties voor zijn organisatie nodig zijn en/of welke acties hij/zij (nog) wil ondernemen. Het stappenplan is opgebouwd uit 3 fasen: A. Voorbereidingsfase B. Opstart project C. Afloop project De stappen worden in principe chronologisch doorlopen, maar kunnen afhankelijk van de resultaten van de checklist en/of eigen voorkeuren ook zelf bepaald worden. Bij elke stap geven we telkens een korte beschrijving en motivering en maken we vervolgens ook een link met nuttige tools. Checklijst startpositie initiatiefnemer Ja / Nee Indien nee, ga naar: Ik heb momenteel voldoende zicht op de bereidheid en beleidsvisie van de huidige staf van directie en management op het domein van de nieuwe werking en doelgroep vluchtelingen. Er is vandaag voldoende draagvlak en/of urgentiebesef om op korte termijn aan de slag te gaan met een nieuwe werking en doelgroep vluchtelingen. Als initiatiefnemer van dit project maak ik deel uit van een project of stuurgroep waarin verschillende medestanders én leidinggevenden zetelen, met een duidelijk mandaat en opdracht Binnen onze organisatie bestaat reeds een duidelijke visie op diversiteit waarin het project vluchtelingen eenvoudig kan geïntegreerd worden Het project is gestart en alle betrokken kaderleden binnen onze organisatie zijn goed geïnformeerd over de visie, strategie en doelstellingen van het project Het project is gestart en alle doelgroepen (zorgverleners, zorgvragers, vluchtelingen, ) staan positief ten opzicht de projectdoelstellingen. Het project loopt al enige tijd en we hebben ondertussen de eerst successen(-jes) gecreëerd en zichtbaar gemaakt binnen onze organisatie. Het project loopt al enige tijd en we zijn erin geslaagd om de eerste succesvolle veranderingen (kleinschalig) in te bedden in onze reguliere werking. Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 8 16

18 Het project is afgelopen. Wij zijn in staat om de oude tradities/werkwijzen/procedures te vervangen of aan te passen aan de nieuwe benaderingen. Stap 9 Stappenplan perceptiebeïnvloeding op organisatieniveau A. Voorbereidingsfase Stap 1: peiling draagvlak bij directie & management Wat: Om projectmatig of duurzaam van start te gaan met een nieuwe werking of doelgroep is het essentieel dat er voldoende zicht is op het draagvlak en beleidsvisie van de huidige staf van directie en management. Dit gebeurt best met een verfijnde peiling vanuit verschillende perspectieven (organisatie, economisch en maatschappelijk). Motivering: Directie en management zijn de eindverantwoordelijken of beslissersgroep voor het al dan niet opstarten van een project en de uiteindelijke verankering van de projectdoelstellingen in de reguliere werking; Een verfijnde peiling geeft zicht op de algemene gedragenheid en geeft tegelijk een accuraat zich op de intrinsieke motivatie en beleidsvisie van diverse directieleden en management Tools: Sjabloon peiling stellingen bij directie & management Stap 2: verhoging urgentiebesef bij directie & management Wat: Afhankelijk van de resultaten van de peiling van het huidige draagvlak kan je gerichte perceptie-acties opzetten om het urgentiebesef bij directie en management te verhogen. Motivering: De resultaten van een bevraging, vanuit verschillende perspectieven benaderd (organisatorisch, economisch en maatschappelijk) biedt mogelijkheden om heel doelgerichte perceptie-acties op te zetten om het urgentiebesef te verhogen bij directie en management; Tools: Sjabloon bevraging/enquête zorgverleners Sjabloon bevraging/enquête zorgvragers Sjabloon nota/folder meerwaarde van diversiteit op de werkvloer Stap 3: stel leidende coalitie samen Wat: Stel een stuurgroep samen met een duidelijk mandaat en opdracht Motivering: Verandering (zowel op korte als lange termijn) bekom je nooit alleen. Ook al ben je gemandateerd als projectmanager en beschik je over de nodige projectmiddelen; je zal best actief op zoek moeten gaan naar medestanders op verschillende niveaus én divisies (directie, communicatie, administratie, ) binnen de organisatie. Tools: Sjabloon tips en advies voor samenstelling van een stuurgroep Sjabloon opstelling beleidsnota voor oprichting stuurgroep 17

19 Stap 4: bepaal visie & strategie Wat: Formuleer een ambitieuze visie met basisprincipes op diversiteit (vluchtelingen) Een integrale visieontwikkeling of een afzonderlijk visie Die duidelijk de richting van de verandering aangeeft Die mensen motiveert tot het ondernemen van actie in de juiste richting Motivering: Het feit dat een visie (net) niet juist is, of niet ambitieus genoeg, of slechts in beperkte mate ondersteund wordt, ondermijnt uiteindelijk het veranderingsproject (Kotter) Tools: Sjabloon kernvragen ontwikkeling visie op diversiteit (vluchtelingen) Sjabloon richtvragen strategiebepaling B. Opstart project Stap 5: communiceer Wat: Ga zoveel mogelijk in interactie met mensen binnen de organisatie. Wees coherent in je verhaal en hanteer concrete voorbeelden. Vertaal de visie en strategie (=projectplan) zoveel mogelijk naar de werkpraktijk. Gebruik alle beschikbare kanalen. Motivering: Voldoende tijd en ruimte nemen om met mensen in gesprek te gaan (interactie) creëert het nodige draagvlak en betrokkenheid. Tools: Sjabloon presentatie gebruikersraad (voorbeeld Zuyderland) Stap 6: empowerment: maak het anderen mogelijk om te handelen Wat: Neem obstakels weg, hanteer zoveel mogelijk hefbomen, zodat mensen die nauw betrokken zijn aan het project (zorgvragers, zorgverleners, vluchtelingen, vrijwilligers, ) over de nodige competenties en kennis beschikken, maar vooral een open en constructieve houding stellen. Motivering: louter informeren volstaat niet om de attitudes (en gedrag) bij te sturen. Om effectief de beeldvorming te veranderen moeten we best heel doelgroepgerichte strategieën op basis van diverse hefbomen. Het 7E model geeft hiervoor ons de nodige handvatten om aan de slag te gaan. Tools: bijlage 2; stappenplan perceptiebeïnvloeding doelgroepenniveau volgens 7E Stap 7: Genereer korte termijnsuccessen Wat: Creëer snel zichtbare successen(-jes). Maak ze zichtbaar en vier de vooruitgang. Maak korte termijnsuccessen snel zichtbaar Motivering: Tools: Stap 8: Consolidatie Wat: Bed de eerste veranderingen in en zet ze in om verder te veranderen. Hou het tempo aan na de eerste successen. Gebruik de drive die ontstaan is om veranderingen door te voeren totdat de visie is gerealiseerd. Motivering: 18

20 Tools: C. Na afloop Stap 9: Verankering Wat: Creëer een nieuwe cultuur. Houd vast aan de nieuwe benaderingen en zorg dat deze resultaten opleveren, totdat ze sterk genoeg zijn om oude tradities/werkwijzen/procedures te vervangen. Motivering: Tools: Bijlage 2; Stappenplan perceptiebeïnvloeding op doelgroepenniveau (7E) Inhoud: Deze handleiding bestaat uit een stappenplan geïnspireerd op het 7E model. Dit stappenplan geeft de gebruiker de mogelijkheid om per doelgroep een strategie en acties op te zetten met het oog op perceptie-beïnvloeding. Indien een organisatie alle stappen met succes doorloopt of heeft doorlopen moet zij in principe in staat zijn om de beoogde projectdoelstellingen ook op langere termijn én duurzaam om te zetten binnen de organisatiestructuur en cultuur. Werkwijze: We starten met een checklist, waarbij de gebruiker zijn startpositie kan bepalen. Op basis van de resultaten kan de gebruiker inschatten welke acties per doelgroep nodig zijn en/of welke acties hij/zij (nog) wil ondernemen. De stappen worden in principe chronologisch doorlopen, maar kunnen afhankelijk van de resultaten van de checklist en/of eigen voorkeuren ook zelf bepaald worden. Bij elke stap geven we telkens een korte beschrijving en motivering en maken we vervolgens ook een link met nuttige tools (flowcharts > link met website). overzicht stappenplan: 1. Bepaal de doelgroep waarrond je wil werken 2. Definieer en baken de doelgroep af 3. Breng de mogelijke drempels en drijfveren in kaart 4. Formuleer zo helder mogelijk het hoofddoel 5. Voorzie een nulmeting (voornamelijk van toepassing op organisatieniveau) 6. Breng de belangrijkste actoren in kaart 7. Overweeg alle hefbomen (7E) + tools 8. Ontwerp een concreet actieplan 9. Plan voldoende evaluatiemomenten in Checklijst startpositie initiatiefnemer Ja / Nee Indien nee, ga naar: Je hebt bepaald rond welke doelgroep je een strategie en/of actieplan wil opzetten Stap 1 Je hebt je doelgroep goed gedefinieerd en afgebakend zodat je projectmatig van Stap 2 start kan gaan Je hebt voldoende zicht op mogelijke drempels en drijfveren bij de doelgroep i.f.v. de beoogde projectdoelstellingen Op het vlak van perceptie-beïnvloeding heb je duidelijk geformuleerd wat je hoofddoel is bij die specifieke doelgroep Stap 3 Stap 4 19

21 Op basis van een nulmeting kan je de huidige situatie inschatten en heb je vastgelegd wat je binnen een realistische tijdsmarge wil bereiken Om je doel te bereiken heb je zicht op de belangrijkste actoren die tijdens het proces betrokken moeten/kunnen worden Om je doel te bereiken heb je alle hefbomen (7E) + tools overwogen die je kan inzetten Op basis van een grondige analyse van alle hefbomen (7E) en tools heb je een actieplan ontworpen met concrete actiepunten Tijdens en na het proces heb je voldoende evaluatiemomenten ingebouwd om het actieplan kritisch te bekijken en eventueel bij te stellen (bij voorkeur samen met de belangrijkste actoren). Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 8 Stap 9 Stappenplan perceptiebeïnvloeding op doelgroepenniveau 1. Bepaal de doelgroep waarrond je wil werken Wat: bepaal vooraf duidelijk de doelgroep (cfr. vluchtelingen, zorgverleners, zorgvragers, vrijwilligers, ) waarvoor je een strategie en acties wil opzetten in de vorm van een actieplan. Motivering: Tool: (flowcharts > link met website) 2. Definieer en baken de doelgroep af Wat: Definieer (cfr. alle zorgverleners binnen een organisatie en/of enkel de verzorgenden, de verpleegkundigen, de huishoudhulpen, het begeleidend personeel, ) en baken voldoende af (cfr. voor een hele regio/subregio, voor een deelorganisatie/organisatiebreed, ) Motivering: Tool: 3. Breng de mogelijke drempels en drijfveren in kaart Wat: Beschrijf zoveel mogelijk drempels (wat weerhoudt de doelgroep?) en drijfveren (wat stimuleert de doelgroep?) om zijn perceptie positief bij te stellen t.a.v. de beoogde projectdoelstellingen. Motivering: Tool: 4. Formuleer zo helder mogelijk het hoofddoel 20

22 Wat: Bepaal op basis van de analyse van drempels en drijfveren bij de doelgroep je hoofddoel i.f.v. perceptie-beïnvloeding (Vb: De zorgvragers staan open voor zorgverleners met een vluchtelingenstatus). Motivering: Tool: 5. Voorzie een nulmeting (voornamelijk van toepassing op organisatieniveau). Wat: Maak met behulp van een bevraging/enquête concreet meetbaar hoever je hoofddoel vandaag afstaat van de huidige situatie. Leg op basis hiervan vast wat je wenst te bereiken binnen een realistisch tijdskader. Deze stap zal voornamelijk van toepassing zijn voor doelgroepen op organisatieniveau (zorgverleners, zorgvragers en vrijwilligers) en minder op de doelgroep vluchtelingen zelf, gezien er binnen een bepaald tijdsbestek wellicht weinig verloop bestaat binnen die doelgroepen. Een voor en nameting is dan ook relatief eenvoudig binnen een organisatiestructuur. Motivering: Tool: 6. Breng de belangrijkste actoren in kaart Wat: Per doelgroep is het van belang om stil te staan wie de belangrijkste actoren (beslissers, beïnvloeders, uitvoerders en gebruikers) zijn ten aanzien van de gekozen doelgroep. Met elk van die groepen moeten we in principe vanaf het begin van het proces proberen contacten te leggen en toetsen we doorheen en na het proces best onze belangrijkste vragen en bevindingen af. Motivering: Het slagen van het uiteindelijk actieplan zal vaak afhangen van de mate waarin je de mensen die het moeten dragen, de actoren, betrekt vanaf het begin. Tool: Nota beschrijving actoren per doelgroep (oefening WG perceptie juli-augustus 18 ) 7. Overweeg alle hefbomen (7E) + tools 16. Wat: De 7E s staan elk voor een pakket aan mogelijke ingrepen, die nu eens de motivatie proberen te versterken, dan weer ondersteunend wil werken en tot slot ook de beleving van het gewenste (= ons hoofddoel) in de verf wil zetten. Enthuse: interne motivatie: enthousiasmeer Encourage: externe motivatie: schets de mogelijke winst Engage: sociale motivatie: toon dat er een groep mensen achter staat Enlighten: met informatie Exemplify: met beleid en andere maatregelen Enable: met hulpmiddelen Experience: intrinsieke gedragswaarde: laat hen het gedrag positief beleven en ervaren dat ze een goede keuze hebben gemaakt. Dit pakket aan ingrepen gaat wellicht verder dan onze beoogde projectdoelstellingen, gezien de expliciete focus ligt op gedragswaarde. 17. Motivering: Alleen informeren zal niet werken. Indien we de beeldvorming van een (grote) groep mensen wensen bij te stellen, hebben we nood aan een langetermijnvisie, samenwerking 21

23 en coördinatie. Het vraagt om een overzicht waarbij alle hefbomen en hun effecten in kaart worden gebracht. Tools: (flowcharts > link met website) Nota Samenvatting 7E methodiek (Wim) Oplijsting tools binnen de EFRO-scope en schematische ordening bij de bijhorende E (belangrijke TODO) Voorbeeld van werkwijze aanpak (zie voorstel auteur in boek 7E ; blz ) Verwijzing naar 7E boek, consulting 8. Ontwerp een concreet actieplan Wat: Ontwerp een haalbaar actieplan op basis van een grondige analyse van alle hefbomen (7E) en tools die je ter beschikking hebt. Kies je acties voornamelijk in functie van je hoofddoel, maar hou in de afweging van hefbomen en tools ook rekening met de kostprijs, aanvaardbaarheid en coherentie. Voorzie ten slotte voldoende experimenteerruimte. Motivering: Tool: 9. Plan voldoende evaluatiemomenten in Wat: Bouw in de loop van het proces voldoende evaluatiemomenten in om het actieplan kritisch te bekijken en eventueel bij te stellen (bij voorkeur samen met de belangrijkste actoren). Hierbij is het van belang ook stil te staan bij de effecten van sommige actiepunten. Motivering: Tool: 22

24 Bijlage 3; doelgroep project in de zorg-uit de zorgen Germany The Netherlands Belgium Menschen mit Aufenthaltserlaubnis Anerkannte Flüchtlinge Asylbewerber Geduldete Wichtigste Voraussetzung für alle Gruppen: Arbeitserlaubnis Statushouders; houders van een verblijfsvergunning asiel De hervestigers; uitgenodigde vluchtelingen Na reizigers; mensen die op grond van gezinshereniging asiel (nareis) naar Nl zijn gekomen in het bezit van afgeleide of zelfstandige asielstatus Erkende vluchtelingen Subsidiair beschermden In kader van gezinshereniging In kader van resettlement 23