Bedrijfstakpensioenfonds voor de Houthandel. Communicatiebeleidsplan

Transcriptie

1 Bedrijfstakpensioenfonds voor de Houthandel Communicatiebeleidsplan Colofon Dit plan is in opdracht van en samenspraak met Bedrijfstakpensioenfonds voor de Houthandel tot stand gekomen auteur Elske Dolstra, communicatieadviseur Centric Pension and Insurance Solutions datum Oktober 2016

2 Inhoud 1 Inleiding 3 2 Communicatiebeleid Vertrekpunten Visie en kernwaarden Imago BPF Houthandel Kernboodschap Doelgroepen Doelstellingen Strategie Uitgangspunten communicatie Budget Onderzoek 10 3 Organisatie 11

3 1 Inleiding Het Bedrijfstakpensioenfonds voor de Houthandel (hierna BPF Houthandel) vindt duidelijke realistisch communicatie met de doelgroepen belangrijk. Dit communicatiebeleidsplan dient als leidraad voor de communicatie en vormt de basis voor de communicatiejaarplannen van de komende jaren. Waar het beleidsplan strategisch van opzet is, zijn de jaarplannen gericht op de concrete implementatie van het beleid.

4 2 Communicatiebeleid Het communicatiebeleid beschrijft de communicatiestrategie en de daarvan afgeleide uitgangspunten voor de communicatie richting doelgroepen. Het geeft richting, zodat de communicatie op een stelselmatige en doelgerichte manier kan worden uitgevoerd. Het vormt de basis voor de communicatiejaarplannen. 2.1 Vertrekpunten BPF Houthandel is opgericht door de werkgevers- en werknemersorganisaties in de Houthandel. Deelname aan het fonds is verplicht gesteld voor de gehele bedrijfstak. Het pensioenfonds heeft ultimo aangesloten werkgevers met gezamenlijk deelnemers (inclusief arbeidsongeschikten en vrijwillige voortzetters), oud-werknemers (slapers) en gepensioneerden. De branche kent één werkgeversorganisatie: de Koninklijke Vereniging Van Nederlandse Houtondernemingen (VVNH). Vanuit werknemerszijde zijn twee organisaties actief: FNV en CNV Vakmensen. Financiële positie De financiële positie van het pensioenfonds is onvoldoende. Ten tijde van het schrijven ligt de beleidsdekkingsgraad onder het minimaal vereist eigen vermogen (MVEV). Het pensioenfonds heeft daarom een herstelplan ingediend. Zolang de financiële situatie niet goed is, moet er elk jaar opnieuw een herstelplan worden opgesteld. Het pensioenfonds heeft in 2016, naast het niet verhogen van de pensioenaanspraken en uitkeringen, nog geen extra maatregelen hoeven te nemen. De verwachting is dat dit in 2017 nog steeds het geval is. Er is onzekerheid of de huidige premie nog steeds voldoende is per Het pensioenfonds is in overleg met sociale partners om de pensioenopbouw op hetzelfde niveau te houden. Ontwikkelingen in de financiële situatie van het fonds kunnen leiden tot extra communicatie uitingen. Wet Pensioencommunicatie De Wet Pensioencommunicatie is voor een groot deel ingegaan per 1 juli Doel van de nieuwe Wet Pensioencommunicatie is om de communicatie van pensioenfondsen naar (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden en ex-partners duidelijker en evenwichtiger te maken. De veranderingen in het kort De deelnemer krijgt meer inzicht en handelingsperspectief. Hij/zij weet wat hij aan pensioen kan verwachten, of dat voldoende is, wat de risico s zijn, welke keuzes hij/zij heeft en wat hij/zij moet doen. Informatie sluit aan bij de behoeften en kenmerken van de deelnemer. Communicatie is duidelijk, persoonlijk en gelaagd. Pensioenfondsen krijgen meer mogelijkheden voor digitale informatieverstrekking. Daarvoor zijn 2 zaken essentieel: - het fonds verkrijgt de adressen van zijn deelnemers, én - persoonlijke informatie wordt in een beveiligde omgeving beschikbaar gesteld. Communicatiebeleidsplan pagina 4 11

5 De invoering van de Wet Pensioencommunicatie heeft gevolgen voor de wijze waarop BPF Houthandel met zijn doelgroepen communiceert. Samenwerkingsverbanden en fusies De laatste jaren stijgt het aantal samenwerkingsverbanden en fusies tussen pensioenfondsen. Door de stijging van het aantal verplichtingen en de daarbij behorende stijging van de uitvoeringskosten overwegen steeds meer kleinere pensioenfondsen of ondernemingspensioenfondsen zich aan te sluiten bij bedrijfstakpensioenfondsen. 2.2 Visie en kernwaarden De visie is een kernachtige beschrijving van een gewenste toekomst. De visie geeft richting hoe het pensioenfonds haar rol wil invullen op het gebied van pensioencommunicatie. De visie geeft antwoord op de vraag: wie willen we zijn. Visie Het pensioenfonds informeert de diverse doelgroepen duidelijk, begrijpelijk en laagdrempelig over hun pensioen, zodat het pensioenbewustzijn toeneemt en (ex)-deelnemers goede pensioenkeuzes kunnen maken. Tegelijkertijd biedt het pensioenfonds meer achtergrondinformatie voor mensen die zich meer willen verdiepen in de pensioenmaterie (gelaagdheid van de communicatie). We zorgen voor interactie met de doelgroepen. Het pensioenfonds stelt zijn achterban in staat om pensioenvragen te stellen en reageert daar snel op. BPF Houthandel is voor zijn doelgroepen gemakkelijk te benaderen. Het pensioenfonds houdt rekening met het niveau van de deelnemers. En het pensioenfonds is betrouwbaar. BPF Houthandel zorgt voor het pensioen van zijn deelnemers. Daarnaast hebben de deelnemers vertrouwen in het bestuur en in de keuzes die het bestuur maakt. Verder moet de informatie over het pensioen inhoudelijk juist en betrouwbaar zijn. We streven naar realistische pensioenverwachtingen bij de doelgroepen. Hierbij hebben we aandacht voor de actualiteit en de gevolgen hiervan zoals de financiële situatie van het fonds, Wet Pensioencommunicatie, toekomst van het pensioenstelsel etc. Kernwaarden De visie van BPF Houthandel vertaalt zich in de onderstaande kernwaarden: BPF Houthandel communiceert duidelijk en begrijpelijk BPF Houthandel is toegankelijk BPF Houthandel is betrouwbaar BPF Houthandel is transparant en realistisch Communicatiebeleidsplan pagina 5 11

6 2.3 Imago BPF Houthandel De beleving van een product of dienst is nauw gerelateerd aan het imago van een organisatie of instelling. Het werkelijke imago wordt bepaald door verschillende factoren en is van groot belang voor de geloofwaardigheid en dus de effectiviteit van de communicatie-inspanningen. Een positieve beeldvorming ten aanzien van BPF Houthandel is belangrijk voor het vertrouwen van de doelgroepen in het pensioenfonds. Gewenst imago Het pensioenfonds is betrouwbaar, betrokken en transparant. Het kent een basispensioenregeling en voert een degelijk (financieel) beleid uit. Het fonds communiceert hierover duidelijk en begrijpelijk met de betrokkenen. Dit gewenst imago ligt in het verlengde van de visie en kernwaarden. 2.4 Kernboodschap De kernboodschap is de rode draad in de communicatie. Het verwoord kort en krachtig de missie van het pensioenfonds. De kernboodschap van pensioenfonds is: BPF Houthandel is een betrouwbare partner voor uw pensioen. Voor vragen kunt u bij ons terecht. Een goed pensioen is niet vanzelfsprekend Communicatie met de deelnemer zal zich steeds meer richten op de inhoudelijke betekenis en realistische verwachtingen van pensioen. Niet van de regeling, maar van de betekenis van de pensioenuitkomst voor de deelnemer binnen het kader van zijn totale financiële toekomstplaatje. BPF Houthandel vindt het belangrijk om deze kernboodschappen op te nemen in de communicatie richting de doelgroepen: - Informeren over de eigen verantwoordelijkheid voor een goede financiële planning. - Een goed pensioen is niet vanzelfsprekend, het is geen zekerheid. Hierbij houden we er rekening mee dat de aanhoudende economische crisis en de ontwikkelingen op het gebied van pensioenen onrust kunnen veroorzaken bij onze doelgroepen. Wanneer er mogelijk maatregelen moeten worden genomen, kan dit risico s voor de deelnemers met zich meebrengen. We nemen daarom onze doelgroepen mee in de actuele en financiële ontwikkelingen rond pensioen en van het fonds. 2.5 Doelgroepen De deelnemers, uitkeringsgerechtigden, werkgevers en slapers vormen de belangrijkste doelgroepen voor BPF Houthandel. Dit is de primaire doelgroep. Het communicatiebeleid van BPF Houthandel richt zich voornamelijk op deze doelgroepen. Communicatiebeleidsplan pagina 6 11

7 Deelnemers (ultimo 2015: 5.139) 85% is man, 15% is vrouw; Leeftijdsopbouw: o 20 30: 10% o 30 45: 39% o 45 65: 51% De gemiddelde leeftijd is 44 jaar. De deelnemersgroep kent relatief veel oudere deelnemers (45-65 jaar). Hiermee houden we rekening in de communicatie; Veel deelnemers zijn laag tot gemiddeld opgeleid. Uitkeringsgerechtigden (ultimo 2015: 8.064) Deze doelgroep bestaat voor het grootste deel uit deelnemers die een ouderdomspensioen ontvangen (ruim 66%). Daarnaast behoren tot deze doelgroep ook de deelnemers die een (bijzonder) partnerpensioen (32%) of wezenpensioen (1%) ontvangen. Daarnaast ontvang een kleine groep (minder dan 1%) een AO-uitkering. Onder de uitkeringsgerechtigden is 94% man, 6% vrouw. Werkgevers (ultimo 2015: 478) Werkgevers met 1 tot 10 werknemers: 51% Werkgevers met 10 tot 50 werknemers: 19% Werkgevers met meer dan 50 werknemers: 3% Werkgevers zonder personeel: 27% De communicatie met deze doelgroep richt zich enerzijds op het tijdig verkrijgen van de benodigde personeelsgegevens en een tijdige betaling van de pensioenpremie. Anderzijds is deze doelgroep een belangrijk informatiekanaal en intermediair richting deelnemers. Gewezen deelnemers (ultimo 2015: ) De groep gewezen deelnemers is de grootste doelgroep van het fonds. De communicatie met deze doelgroep is echter minimaal. Deze doelgroep ontvangt één keer in de vijf jaar het pensioenoverzicht. Daarnaast wordt deze doelgroep incidenteel benaderd als de situatie hier om vraagt of wanneer er een wettelijke verplichting geldt. Van deze doelgroep is 86% man en 14% vrouw. Indirect betrokkenen en stakeholders CAO-partijen in de Houthandel branche, dit zijn de Koninklijke VVNH, CNV Vakmensen en FNV; Raad van Toezicht en Verantwoordingsorgaan Overheid, politiek De Nederlandsche Bank (DNB) Autoriteit Financiële Markten (AFM) Pensioenfederatie Andere pensioenfondsen Media/pers Het fonds hecht waarde aan het onderhouden van goede relaties met zijn stakeholders. Met toezichthouders, de Pensioenfederatie en sociale partners worden actieve relaties onderhouden. Ten aanzien van de overige partijen Communicatiebeleidsplan pagina 7 11

8 kiest het pensioenfonds voor een reactieve houding (op verzoek). Ook ten aanzien van de media kiest het pensioenfonds ervoor om de pers niet actief op te zoeken, maar hier reactief mee om te gaan. Risicodoelgroepen Het fonds onderscheidt geen specifieke risicodoelgroepen. Wel zijn er specifieke (risico-)onderwerpen waar het fonds aandacht aan besteedt, zoals de financiële situatie, verhoging van de AOW-leeftijd, beleggen en digitalisering van communicatie. 2.6 Doelstellingen Het fonds informeert zijn doelgroepen op een transparante, begrijpelijke en duidelijke manier over het onderwerp pensioen. Belangrijk is dat de inhoud van de communicatie naar de achterban correct is. Deze manier van communiceren versterkt het transparante en betrouwbare imago van het fonds. Dit is ook meteen de doelstelling waar het communicatiebeleid zich de komende jaren op richt. Voor deelnemers, uitkeringsgerechtigden en slapers Voor deelnemers, uitkeringsgerechtigden en slapers gelden de volgende communicatiedoelstellingen: De doelgroepen kennen het pensioenfonds en weten wat het pensioenfonds doet. De doelgroepen hebben vertrouwen in de pensioenregeling en in het pensioenfonds. De doelgroepen weten waar ze terecht kunnen voor informatie over de regeling. Specifiek voor deelnemers gelden de volgende communicatiedoelstellingen: De deelnemers zijn bekend met het begrip pensioen en weten wat het belang is van pensioen als inkomen voor later naast de AOW. De deelnemers kennen de hoofdlijnen van de pensioenregeling. De deelnemers onderkennen het belang van financiële planning. De deelnemers weten welke persoonlijke pensioenkeuzes zij kunnen maken. De deelnemers hebben realistische verwachtingen van pensioen. De deelnemers staan positief tegenover het ontvangen van digitale pensioenpost. Werkgevers Voor werkgevers gelden de volgende communicatiedoelstellingen: De werkgever weet welke rol hij heeft in de informatievoorziening richting zijn werknemers over hun pensioen(regeling). NB Hierbij is een verschil tussen grote en kleine werkgevers. Bij kleine werkgevers, waar geen HR-functionaris aanwezig is, is deze rol beperkt. De werkgever neemt zijn verantwoordelijkheid rondom de gegevens- en informatieverstrekking en afdracht van premies richting het pensioenfonds. De werkgever weet wat de pensioenregeling op hoofdlijnen inhoudt en begrijpt wat dit voor hem/haar en vooral voor de diverse groepen deelnemers betekent. De werkgever weet informatie over de regeling en het fonds te vinden en haalt bij de juiste partijen de gewenste informatie. De werkgever heeft vertrouwen in de pensioenregeling en in het pensioenfonds. Communicatiebeleidsplan pagina 8 11

9 2.7 Strategie De strategie geeft richting aan de communicatieaanpak. De volgende strategieën zijn bepaald: Actualiteiten (zoals financiële situatie, herstelplan, Wet Pensioencommunicatie, toekomst pensioenstelsel) worden ingezet als triggers in de communicatieaanpak. BPF Houthandel vindt het belangrijk dat er adequaat gereageerd wordt op de actualiteit. Dit vergroot het vertrouwen bij de doelgroepen en voorkomt eventuele onrust. Life-events worden ingezet als triggers in de communicatieaanpak. Bij levensgebeurtenissen in het leven blijkt er een grotere ontvankelijkheid van deelnemers voor pensioeninformatie. De website is steeds meer het centrale punt van de communicatie. De focus in de communicatie wordt steeds meer verlegd naar de website (interactieve media). Dit sluit aan bij ingezette trend van het digitaliseren van pensioencommunicatie. Papier blijft bestaan, maar genereert voornamelijk traffic naar de website. In de communicatie-uitingen wordt altijd naar de website verwezen. Op de website is meer informatie te vinden. Dit zorgt voor gelaagdheid in de communicatie. De Mijnomgeving biedt de deelnemer inzicht in zijn persoonlijke situatie bij het pensioenfonds. Voor het maken van belangrijke pensioenkeuzes, biedt de Mijnomgeving ook de mogelijkheid om te rekenen met de pensioenplanner. De samenwerking met brancheorganisaties en werkgevers wordt verdiept (bundelen van krachten). Op deze manier functioneren zij als intermediair en informatiekanaal richting deelnemers. Het pensioenfonds ziet de toegevoegde waarde van persoonlijk contact in de communicatie met de doelgroepen. Bijvoorbeeld in de vorm van bijeenkomsten, klantpanels of pensioenspreekuren bij belangrijke of grote wijzigingen. Wanneer hier sprake van is wordt besproken of en hoe persoonlijke communicatie wordt ingezet. Het pensioenfonds maakt waar mogelijk de persoonlijke gevolgen van veranderingen inzichtelijk. Dit gebeurt met behulp van voorbeelden. Bijvoorbeeld: een rekenvoorbeeld dat laat zien wat de aanpassing van het opbouwpercentage voor de gemiddelde deelnemer betekent. 2.8 Uitgangspunten communicatie De uitgangspunten voor de communicatie(uitingen) zijn: Stijl In de Wet Pensioencommunicatie staat beschreven dat informatie over pensioen moet aansluiten bij de behoefte en kenmerken van de deelnemer. De communicatie is duidelijk, persoonlijk en wordt gelaagd aangeboden. Daarnaast is het belangrijk dat het taalniveau van de communicatie aansluit op het taalniveau van de laag tot gemiddeld opgeleide autochtoon (B1 taalniveau). Overigens blijkt uit onderzoek dat ook hoger opgeleiden een eenvoudige schrijfstijl waarderen als het om financiële communicatie gaat. BPF Houthandel hecht veel waarde aan begrijpelijke, heldere en directe communicatie. Het fonds hanteert het B1 taalniveau als uitgangspunt voor de communicatie. Dit is nodig om de communicatie te laten aansluiten bij de doelgroepen. De tekst moet juridisch juist zijn, maar zo min mogelijk jargon bevatten. Ook relevantie van de informatie is van belang: geen overdaad aan informatie, maar korte en krachtige teksten. De kernboodschap komt tot uiting in de communicatie. Communicatiebeleidsplan pagina 9 11

10 Vorm en beeld Alle uitingen worden vormgegeven in de huisstijl van het pensioenfonds. Consequent toepassen van deze huisstijl zorgt bij de doelgroepen voor een consistent en professioneel beeld van het pensioenfonds. Het beeld dat gebruikt wordt is herkenbaar voor de doelgroep van BPF Houthandel. NB: Er mogen geen leesbare merktekens op de foto s van het fonds staan. Kanaal Het kanaal dat ingezet wordt is in eerste instantie papier met een verwijzing naar de website. Hierdoor ontstaat er gelaagdheid in de communicatie. De website neemt in toenemende mate een centrale functie in (onder meer door er steeds naar te verwijzen). Ook de Mijnomgeving wordt als kanaal ingezet om de deelnemer meer inzicht te geven in zijn pensioen. Daarnaast zal er de komende jaren een verschuiving plaatsvinden naar digitale pensioenpost, door bijvoorbeeld het gebruik van de Berichtenbox van Mijnoverheid.nl. 2.9 Budget Het bestuur van BPF Houthandel heeft geen standaard communicatiebudget. Jaarlijks wordt standaard 120 uur aan communicatie afgenomen (o.b.v. nacalculatie) voor reguliere communicatiewerkzaamheden. Daarnaast wordt per jaar bekeken welke communicatieactiviteiten voor het betreffende jaar op de planning staan. Na goedkeuring van de activiteiten, stelt het BPF Houthandel budget beschikbaar Onderzoek De wetgever wil dat pensioenfondsen toetsen of de communicatiemiddelen duidelijk en begrijpelijk zijn voor de doelgroepen. Maar ook pensioenbewustzijn, houding ten opzichte van het pensioenfonds, wensen en behoeften ten aanzien van de informatie rondom het pensioen en het oordeel over de feitelijke invulling daarvan door het pensioenfonds, zijn onderzoeksonderwerpen. BPF Houthandel ziet het belang van toetsen. Het pensioenfonds toetst waardering van de communicatie jaarlijks door een deelnemerspanel. Een groep deelnemers gaat met elkaar in gesprek over de communicatie van het pensioenfonds. Dit is een vorm van kwalitatief onderzoek. Door dit onderzoek met enige regelmaat uit te voeren, wordt gemeten hoe het staat met de realisatie van de communicatiedoelstellingen. Communicatiebeleidsplan pagina 10 11

11 3 Organisatie Communicatiebeleidsplan Elke 3 jaar wordt een communicatiebeleidsplan opgesteld. Dit plan beschrijft de uitgangspunten voor de communicatie richting doelgroepen. Een geconcretiseerde vertaalslag van het beleidsplan wordt gemaakt in de communicatiejaarplannen. Communicatiejaarplan Elk jaar wordt een communicatiejaarplan opgesteld waarin de communicatieactiviteiten (met planning en kosten) van het betreffende jaar worden beschreven. Organisatie/samenwerking Pensioencommunicatie is een verantwoordelijkheid van het bestuur van het pensioenfonds. Het bestuur, hierin geadviseerd door de communicatieadviseur van Centric, bepaalt het beleid. Zowel voor het pensioenfonds als voor de uitvoeringsorganisatie is het vanuit efficiency niet wenselijk om deze verantwoordelijkheid te vertalen naar een toetsing door het bestuur op alle uitgaande communicatie. Het bestuur delegeert daarom in de dagelijkse operatie een aantal zaken aan de uitvoeringsorganisatie. Het pensioenfonds kent een communicatiecommissie. Deze commissie bestaat uit de twee voorzitters van het bestuur en wordt vanuit Centric ondersteund. Er wordt besproken hoe uitvoering wordt gegeven aan het communicatiebeleid, er wordt zicht gehouden op de (aanvullende, niet administratiegebonden) communicatie vanuit het fonds en er worden jaarplannen besproken en geëvalueerd. Het bestuur van het pensioenfonds is eindverantwoordelijk. De uitvoeringsorganisatie communiceert binnen de afspraken zoals die worden beschreven in het communicatiebeleidsplan en het communicatiejaarplan. Evaluatie Gedurende het jaar wordt in de communicatiecommissie het communicatiejaarplan geëvalueerd. De uitkomst van de evaluatie dient als input voor het volgende jaarplan en wordt tevens gebruikt om, indien nodig, het communicatiebeleidsplan bij te stellen. De lijn van het jaarplan moet in overeenstemming zijn met het communicatiebeleidsplan. Communicatiebeleidsplan pagina 11 11