Beleidsplan Communicatie en jaarplannen Communicatie Stichting Pensioenfonds Autoriteit Financiële Markten (Pensioenfonds AFM)

Transcriptie

1 Beleidsplan Communicatie en jaarplannen Communicatie Stichting Pensioenfonds Autoriteit Financiële Markten (Pensioenfonds AFM) 1. Achtergrond Dit Beleidsplan Communicatie van Pensioenfonds AFM beoogt inzicht te geven in de doelstellingen van de communicatie, de communicatieprocessen richting de belanghebbenden en de communicatiemiddelen van het pensioenfonds. Dit beleidsplan bespreekt achtereenvolgens: de visie en doelstellingen van Pensioenfonds AFM (punt 2); communicatie met de media (punt 3); standaard communicatieprocessen (punt 4) informatie op verzoek (punt 5); communicatiemiddelen (punt 6). Vervolgens zijn de jaarplannen opgenomen waarin de specifieke aandachtspunten en acties voor het betreffende kalenderjaar zijn opgenomen: het communicatie jaarplan 2014 (punt 7) het communicatie jaarplan 2015 (punt 8). Het bestuur evalueert het beleidsplan communicatie jaarlijks en herziet dit plan waar nodig. Het bestuur evalueert jaarlijks het communicatie jaarplan van het voorafgaande kalenderjaar. Op basis van deze evaluatie en de prioriteiten die het bestuur voor het betreffende kalenderjaar heeft gesteld, stelt het bestuur het communicatie jaarplan op voor het betreffende kalenderjaar. Het communicatie jaarplan wordt met het Verantwoordingsorgaan besproken. Het bestuur is zich bewust dat de verwachtingen van belanghebbenden op het terrein van communicatie mogelijk hoog zijn, mede als gevolg van de activiteiten van de werkgever. Aan de andere kant streeft het bestuur naar een efficiënte uitvoering en acceptabele uitvoeringskosten. Het communicatiebeleid van Pensioenfonds AFM zoekt een balans tussen beide wensen. PF AFM/Beleidsplan en jaarplannen Communicatie/versie zoals vastgesteld door het bestuur op 23 juni van 9

2 2. Visie en doelstellingen en beleidsuitgangspunten van het pensioenfonds voor communicatie Pensioenfonds AFM streeft de volgende lange termijn doelstellingen na in zijn communicatie: - een open en rechtstreekse communicatie met alle belanghebbenden van het pensioenfonds; - (oud-)medewerkers van de AFM denken na over de financiële planning van hun oude dag; - een actieve dialoog met de leden van het verantwoordingsorgaan, de ondernemingsraad en de werkgever; - (uitvoerings-)kosten die passen bij een klein ondernemingspensioenfonds van een zelfstandig bestuursorgaan; - heldere antwoorden op vragen vanuit het publieke domein over Pensioenfonds AFM; - een terughoudende opstelling om deel te nemen aan een maatschappelijke discussie of openbaar debat over pensioen in het algemeen of pensioenregelgeving. Gelet op deze doelstellingen hanteert Pensioenfonds AFM de volgende lange termijn beleidsuitgangspunten: - communicatie uitingen zijn primair gericht tot de belanghebbenden van Pensioenfonds AFM; - communicatie uitingen sluiten aan bij de behoefte aan informatie van belanghebbenden van Pensioenfonds AFM; - in schriftelijke communicatie uitingen hanteert Pensioenfonds AFM een duidelijke en begrijpelijke schrijfstijl; - algemene brieven en mailings aan belanghebbenden worden, naast verzending per post, ook op de website geplaatst; - communicatie met belanghebbenden vindt waar mogelijk digitaal plaats; - een beschrijving van het beleid van Pensioenfonds AFM is te vinden op de website; - fondsdocumenten zullen zoveel mogelijk aan belanghebbenden beschikbaar worden gesteld op de website; - aandacht vestigen op mijn pensioenoverzicht ; - onderzoeken van de mogelijkheden in het pensioenregister om belanghebbenden een totaal overzicht te verschaffen van hun pensioen ten behoeve van een financiële planning van de oude dag; - het bestuur gaat in gesprek met belanghebbenden over de toekomstbestendigheid van het AFM pensioen. PF AFM/Beleidsplan en jaarplannen Communicatie/versie zoals vastgesteld door het bestuur op 23 juni van 9

3 3. Communicatie met de media Het bestuur communiceert primair met en legt verantwoording af aan de belanghebbenden van Pensioenfonds AFM. Voor zover vanuit het publieke domein vragen worden gesteld over Pensioenfonds AFM, geeft het bestuur in principe antwoord. Het bestuur onthoudt zich van het geven van antwoorden als het belang van de belanghebbenden van Pensioenfonds AFM en/of het belang van de werkgever zich daartegen verzet. Bij de beoordeling van een uitnodiging om deel te nemen aan een maatschappelijke discussie of openbaar debat over pensioen in het algemeen of pensioenregelgeving, stelt het bestuur zich terughoudend op. Het bestuur hecht aan een helder onderscheid tussen de activiteiten en verantwoordelijkheid van de werkgever en die van Pensioenfonds AFM. 4. Verplichte communicatie-uitingen per doelgroep Pensioenfonds AFM verstrekt uiteraard de wettelijk verplichte informatie aan belanghebbenden. De inhoud van deze wettelijk verplichte informatie uitingen wordt opgesteld door de uitvoeringsorganisatie Blue Sky Group (BSG) in overleg met het bestuur. Het gaat om de hieronder opgesomde informatie: 1. Startbrief: werkgever en Pensioenfonds AFM verstrekken nieuwe deelnemers een startbrief conform de wettelijke eisen. Pensioenfonds AFM stelt hiervoor een brochure op en stelt deze beschikbaar aan de werkgever. De werkgever verstrekt de brochure samen met het pensioenreglement aan potentiële deelnemers door deze mee te sturen met het arbeidscontract. Op die manier kan een werknemer van de AFM al voor indiensttreding kennis nemen van de inhoud van de AFM pensioenregeling. Na indiensttreding meldt de werkgever de nieuwe deelnemer aan bij Pensioenfonds AFM. Pensioenfonds AFM stuurt de nieuwe deelnemer zo spoedig mogelijk een brief met bevestiging van opname in de regeling. In deze brief wordt verwezen naar de brochure die bij indiensttreding is ontvangen en de website. 2. Uniform pensioenoverzicht: Pensioenfonds AFM verstrekt jaarlijks het uniform pensioenoverzicht (upo) aan deelnemers. Iedere vijf jaar verstrekt Pensioenfonds AFM een upo aan een gewezen deelnemer en een gewezen partner. Voor het upo model wordt aangesloten bij de standaard modellen van de Pensioenfederatie. Pensioenfonds AFM zal in alle upo s aandacht vestigen op mijn pensioenoverzicht. 3. Uitdienstbrief: Pensioenfonds AFM verstrekt bij uitdiensttreding van een werknemer een uitdienstbrief met daarin de wettelijk verplichte informatie. 4. Informatie aan gewezen partners: Pensioenfonds AFM verstrekt de partner, die gewezen partner wordt een bewijsstuk van de aanspraak op bijzonder partnerpensioen met de wettelijk verplichte informatie. PF AFM/Beleidsplan en jaarplannen Communicatie/versie zoals vastgesteld door het bestuur op 23 juni van 9

4 5. Pensioengerechtigden: Pensioenfonds AFM verstrekt degene die pensioengerechtigde wordt drie maanden voor de feitelijke pensioendatum en bij ingang van het pensioen informatie over de hoogte van zijn pensioen. Pensioenfonds AFM zal indien gewenst de pensioengerechtigde uitleg geven over zijn keuzes voor zijn pensioen en de financiële consequenties van die keuzes (via BSG). Na pensionering verstrekt Pensioenfonds AFM een pensioengerechtigde jaarlijks informatie over zijn pensioen. Deze informatie wordt verstrekt in de vorm van een upo. Voor het upo model wordt aangesloten bij de standaard modellen van de Pensioenfederatie. 6. Nabestaanden: Pensioenfonds AFM verstrekt na overlijden van de gepensioneerde of gewezen deelnemer aan de nabestaande en/of de kinderen een bewijsstuk van de bestaande aanspraken. 7. Toeslag: Binnen drie maanden na een wijziging in het toeslagenbeleid, informeert Pensioenfonds AFM de gewezen deelnemer, pensioengerechtigde en gewezen partners over deze wijziging. 8. Langetermijnherstelplan: Pensioenfonds AFM heeft een langetermijnherstelplan. De startbrief en het upo melden dat een langetermijnherstelplan van toepassing is en legt uit wat het doel is dit herstelplan. De website beschrijft de inhoud van het langetermijnherstelplan. 9. Pensioenreglement: belanghebbenden kunnen een fysiek exemplaar van het pensioenreglement opvragen bij de pensioenuitvoerder van Pensioenfonds AFM. 5. Informatie op verzoek Pensioenfonds AFM streeft naar een open en rechtstreekse communicatie met alle belanghebbenden van het pensioenfonds. Voor vragen over hun pensioen kunnen belanghebbenden contact opnemen met de afdeling Pensioenservice via telefoon, of website. Op verzoek van een belanghebbende verstrekt Pensioenfonds AFM een opgave van de hoogte van zijn opgebouwde pensioenaanspraken. Het bestuur geeft antwoord op een concrete vraag van een belanghebbende over de uitvoering door Pensioenfonds AFM, voor zover de vraag redelijkerwijs door het bestuur te beantwoorden is. 6. Communicatiemiddelen Pensioenfonds AFM beschikt over de hierna beschreven communicatiemiddelen. 6.1 Website Pensioenfonds AFM beschikt over een eigen website die onderhouden wordt door Blue Sky Group. Op de website staat zoveel mogelijk informatie generieke informatie over Pensioenfonds AFM, waaronder in elk geval de volgende informatie: PF AFM/Beleidsplan en jaarplannen Communicatie/versie zoals vastgesteld door het bestuur op 23 juni van 9

5 een beschrijving van het pensioenfonds beschrijving van de pensioenregeling informatie over life events actuele ontwikkelingen nieuwsberichten samenstelling van het bestuur samenstelling van verantwoordingsorgaan met beschrijving van taken samenstelling van visitatiecommissie met beschrijving van taken beschrijving van het beleid van het pensioenfonds ten aanzien van beleggingen, risico management, indexatie, premiebeleid en communicatiebeleid. Informatie over de dekkingsgraad Informatie over het langetermijnherstelplan. 6.2 Nieuwsalert Via een e-nieuwsbrief kunnen deelnemers op regelmatige basis geïnformeerd worden wanneer belangrijke informatie is geplaatst op de website. 6.3 Mailadres Voor vragen en opmerkingen aan het bestuur is het adres beschikbaar. Dit mailadres wordt beheerd door de bestuurssecretaris. 6.4 AFM intranet Deelnemers kunnen via een bericht op AFM intranet worden geattendeerd op wijzigingen en punten die voor hen van belang zijn. Daarbij wordt een link naar de website van Pensioenfonds AFM opgenomen. 6.5 Bijeenkomsten Pensioenfonds AFM kan bijeenkomsten organiseren voor belanghebbenden om hen te infomeren over de actuele ontwikkelingen bij het pensioenfonds en andere relevante onderwerpen. De bijeenkomst kan worden gesplitst in een bijeenkomst voor actieve deelnemers en een aparte bijeenkomst voor (gewezen) deelnemers en gepensioneerden. De bijeenkomst voor actieve deelnemers kan samenvallen met een AFM Pensioenplein bijeenkomst. PF AFM/Beleidsplan en jaarplannen Communicatie/versie zoals vastgesteld door het bestuur op 23 juni van 9

6 7. Communicatie jaarplan 2014 Pensioenfonds AFM start op 1 januari 2014 start met de uitvoering van het AFM pensioen. Het bestuur beschouwt het eerste jaar van uitvoering als startfase. Voor communicatie in deze startfase ligt de nadruk op duidelijke communicatie met belanghebbenden over de overgang van de oude pensioenuitvoerder naar Pensioenfonds AFM en het inregelen van de standaard communicatieprocessen van Pensioenfonds AFM. Daarnaast wil het bestuur onderzoeken welke informatiebehoefte belanghebbenden hebben. Wat betreft generieke communicatie met belanghebbenden zal het bestuur in 2014 de volgende concrete acties ondernemen: - Het nader vullen en onderhouden van de website van het pensioenfonds: ii) Na definitieve vaststelling van fondsdocumenten en beleid van het fonds, worden fondsdocumenten en omschrijving van het beleid zoveel mogelijk op de website geplaatst. Uitzondering hierop vormen o.a. de ABTN en de uitvoeringsovereenkomst. iii) De website kent de mogelijkheid tot stellen van vragen. Veelgestelde vragen zullen met antwoord op de website worden geplaatst. Voor zover dit van belang is voor belanghebbenden, worden antwoorden op individuele vragen verwerkt in de algemene informatie op de website. iv) Algemene brieven van het pensioenfonds aan belanghebbenden worden op de website gezet. - Het bestuur gebruikt vragen en reacties van belanghebbenden als input voor onderwerpen waaraan het bestuur aandacht geeft en het communicatie middel dat het bestuur daarvoor gebruikt. - Het bestuur voert een actieve dialoog met het verantwoordingsorgaan over de gewenste communicatie vormen en initiatieven. - Het bestuur haalt actief input op van belanghebbenden door met hen in dialoog te treden over onderwerpen die hen raken. Evaluatie van jaarplan 2014: In 2014 heeft het pensioenfonds uitvoering gegeven aan het communicatie jaarplan door de volgende communicatie activiteiten te ondernemen: De wettelijk verplichte documenten zijn door BSG opgesteld. De website is gecomplementeerd met de fondsdocumenten en beschrijving van het beleid. Het bestuur heeft daarbij bijzondere aandacht gehad voor communicatie over de dekkingsgraad ontwikkeling. In december 2014 is de website geactualiseerd waarbij het accent lag op het nieuwe pensioenreglement per 1 januari Het bestuur heeft brieven verstuurd aan deelnemers over de korting per 1 april 2014 en in verband met de collectieve waarde overdracht en de upo in september. Het bestuur heeft in maart een bijeenkomst gehouden met pensioengerechtigden ten behoeve van de wet versterking bestuur. Deze bijeenkomst is bezocht door 3 personen. Het bestuur heeft op 3 april een bijeenkomst gehouden om met deelnemers in dialoog te gaan. Het bestuur heeft een toelichting gegeven op het strategisch beleggingsbleid, herstelperspectief en de communicatie met deelnemers. Daarna was er gelegenheid om vragen te stellen en met elkaar in gesprek te gaan. De bijeenkomst is PF AFM/Beleidsplan en jaarplannen Communicatie/versie zoals vastgesteld door het bestuur op 23 juni van 9

7 aangekondigd op intranet van de AFM en op de website van het pensioenfonds. Geïnteresseerden konden zich opgeven bij BSG en hun vragen voorafgaand indienen. Deze bijeenkomst is bezocht door ongeveer 20 personen. Het bestuur heeft in oktober meegedaan met activiteiten van de werkgever in het kader van de Pensioendriedaagse. Het bestuur heeft samen met de werkgever en de OR een plenaire bijeenkomst met alle AFM medewerkers (AFM plein) verzorgd over het AFM pensioen. De bijdrage van het bestuur bestond uit een presentatie over het verloop van de collectieve waarde overdracht, de toekomst van het pensioenfonds en de stand van zaken bij de beleggingen. Deze bijeenkomst is door ong150 personen bezocht. Tijdens de Pensioendriedaagse stond het Pensioenfonds met een stand in de espressobar van de AFM om vragen van deelnemers te beantwoorden. 9 personen hebben de stand bezocht met vragen over hun pensioen. Het bestuur heeft begin januari 2015 een kaart gestuurd aan deelnemers om hen te informeren over het nieuwe Pensioenreglement en hen te attenderen op de mogelijkheid om Nieuwsalerts te ontvangen. 27 personen hebben zich hiervoor ingeschreven. Uitgangspunt van voor generieke communicatie met deelnemers is dat dit zoveel mogelijk digitaal gebeurt via de website van het pensioenfonds. De website van het pensioenfonds wordt dagelijks bezocht. In 2014 is de website in totaal keer bezocht waarvan unieke bezoekers. Gemiddeld bekeken deze bezoekers 3,83 pagina s en bleven 2 minuten op de website. De top 5 bezochte pagina s zijn: Uw pensioen Dekkinggraden Algemeen Bestuur Nieuws De top 5 gedownloade documenten: Jaarverslag Pensioenreglement Statuten Waardeoverdrachtformulier Pensioenbrochure AFM Informatie via de website is een passieve vorm van communiceren: het wordt door het pensioenfonds aan de deelnemer aangeboden, waarbij het initiatief om de informatie te halen ligt bij de deelnemers. Het bestuur heeft ook actief informatie naar de deelnemer gebracht via brieven aan de deelnemer (zie hierboven). Door de hoeveelheid wettelijk verplichtte communicatie in verband met de korting en de collectieve waarde overdracht heeft het bestuur besloten om het aantal extra schriftelijke communicatie momenten met deelnemers te beperken. PF AFM/Beleidsplan en jaarplannen Communicatie/versie zoals vastgesteld door het bestuur op 23 juni van 9

8 De deelnemers maken ook gebruik van de gelegenheid om hun individuele vragen over hun pensioen te stellen. In 2014 hebben in totaal 84 deelnemers telefonisch contact met de pensioenuitvoerder opgenomen. De meeste vragen ging over de inhoud van de regeling en de ingang van het pensioen. Het bestuur ontvangt op informele wijze feedback over haar schriftelijke communicatie uitingen, doordat zij door collega s op de werkplek worden aangesproken. Uit deze feedback blijkt dat brieven vaak niet (geheel) gelezen worden door deelnemers. Ook is gebleken dat de diversiteit aan oude pensioenaanspraken het voor deelnemers complex maakt om een goed inzicht te krijgen van hun daadwerkelijk te bereiken pensioen en welke keuze opties om het pensioen op maat te maken ook daadwerkelijk te realiseren zijn. Naast schriftelijke communicatie vindt het bestuur het nuttig om met deelnemers in dialoog te gaan. Het bestuur wil door middel van het dialoog het vertrouwen van deelnemers in hun pensioen herstellen door met name in te gaan op het beleggingsbeleid. De bijeenkomst die hiervoor in april is gehouden had een kleine opkomst en een beperkt dialoog. De bijeenkomst in het kader van de Pensioendriedaagse had een groter bereik en was meer succesvol; de bestuur ervaart dat het efficiënter en effectiever is om aan te sluiten bij communicatie activiteiten en initiatieven van de werkgever en OR dan om (extra) eigen bijeenkomsten te organiseren. Het bestuur ervaart dat de deelnemers zeer betrokken zijn bij het fonds en oprechte interesse hebben voor de arbeidsvoorwaarde pensioen. Een optimale vorm van communicatie met de deelnemers heeft het bestuur nog niet gevonden en daarom zal zij in 2015 blijven zoeken naar alternatieve vormen om haar lange termijndoelstellingen te realiseren. 8. Communicatie jaarplan 2015 Ook in 2015 is het AFM pensioen en Pensioenfonds AFM aan verandering onderhevig. Het bestuur ervaart dat de belangstelling van de actieve deelnemers uitgaat naar het volgende: de toekomstige inhoud van de AFM pensioenregeling, doordat sociale partners in gesprek zijn over de arbeidsvoorwaarden inclusief pensioen; de toekomstige uitvoering van het AFM pensioen, aangezien Pensioenfonds AFM een tijdelijk karakter heeft; de financiële positie en het beleggingsbeleid van het pensioenfonds, aangezien Pensioenfonds AFM een herstelplan heeft die voortvloeit uit een lange periode van onderdekking bij de vorige uitvoerder. De missie van het pensioenfonds ziet onder andere op het herstellen van het vertrouwen van de deelnemers in hun pensioen. Het beleggingsbeleid van het pensioenfonds is daar op gericht. Het beleggingsbeleid wordt in 2015 aangepast om te voldoen aan het nieuw FTK. Het bestuur ziet het communiceren over de financiële soliditeit en stabiliteit van het fonds als haar eerste prioriteit voor communicatie in PF AFM/Beleidsplan en jaarplannen Communicatie/versie zoals vastgesteld door het bestuur op 23 juni van 9

9 Daarnaast vindt het bestuur dat de deelnemer zoveel mogelijk in staat moet worden gesteld om te kunnen beoordelen wat de op handen zijnde veranderingen zullen betekenen voor zijn individuele pensioen. Dit is de tweede prioriteit voor communicatie. Gelet op de tijdelijkheid van Pensioenfonds AFM ziet het bestuur op dit moment geen aanleiding om investeringen te doen in eigen tools om het pensioenbewustzijn van AFM deelnemers verder te verhogen. Wel wil het bestuur het bewustzijn van AFM deelnemers verhogen via generieke communicatie op de website over pensioenplanning. Voor tools ten behoeve van pensioenplanning wil het bestuur aansluiten bij het pensioenregister. Als derde prioriteit ziet het bestuur het voldoen aan de nieuwe eisen van de Wet pensioencommunicatie die medio 2015 in werking treedt. Het bestuur heeft in 2014 ervaring opgedaan met diverse vormen van communicatie met de belanghebbenden. Succesvolle communicatie activiteiten zal het bestuur in 2015 continueren. Een optimale vorm van communicatie met de deelnemers heeft het bestuur nog niet gevonden en daarom zal zij in 2015 blijven zoeken naar alternatieve vormen van communicatie. Om beter inzicht te krijgen in de effectiviteit van de communicatie zal het bestuur een onderzoek houden onder de doelgroep. Wat betreft generieke communicatie met belanghebbenden is het bestuur voornemens om in 2015 onder meer de volgende concrete acties ondernemen: actieve communicatie vanuit het bestuur (al dan niet samen met sociale partners) over de uitkomsten van de dialoog in het kader van de nftk; actieve communicatie vanuit het bestuur over de toekomstige uitvoering van het AFM pensioen; onderzoeken mogelijkheden in het pensioenregister om deelnemers meer tools te geven om hun pensioen te plannen; aanvullen van de website met informatie en suggesties voor deelnemers ten behoeve van hun pensioenplanning; aanpassingen verplichte communicatie uitingen aan Wet Pensioencommunicatie, met name startbrief; onderzoeken naar mogelijkheden om meer met deelnemers via te communiceren; plenaire bijeenkomst met pensioengerechtigden; deelname aan AFM plenaire bijeenkomst in het kader van de Pensioendriedaagse; informatiestand voor deelnemers in de espressobar tijdens Pensioendriedaagse; onderzoek naar de effectiviteit van de communicatie van het pensioenfonds. PF AFM/Beleidsplan en jaarplannen Communicatie/versie zoals vastgesteld door het bestuur op 23 juni van 9