Wet Pensioencommunicatie White Paper

Transcriptie

1 White Paper December 15

2 Wat houdt deze wet in en wat is het doel? Deze nieuwe wet, die op 1 juli 2015 is ingegaan, wijzigt de Pensioenwet en de Wet Verplichte Beroepspensioenregelingen. De Wet is in het leven geroepen om de pensioendeelnemers beter en begrijpelijker te informeren zodat de deelnemers weten hoeveel pensioen men kan verwachten. Dit om te zien of het pensioen voldoende is voor de oudedag en werknemers zich bewust te laten zijn van de risico s en mogelijkheden binnen de pensioenregeling. Het doel is voornamelijk het pensioenbewustzijn van de pensioendeelnemers te verhogen. Er wordt nu meer aangesloten bij de pensioenbehoeften van de deelnemer en er zal duidelijker gecommuniceerd worden door bijvoorbeeld het aanpassen van het taalgebruik. Wie is er (eind)verantwoordelijk? De werkgever is uiteindelijk de (eind)verantwoordelijke. Werknemers mogen verwachten van de werkgever dat ze door hem worden geïnformeerd over de pensioenregeling. De werkgever mag de communicatie en de uitvoering van de regeling uitbesteden aan de uitvoerder van de regeling, echter moet de werkgever wel altijd controleren of de communicatie naar de werknemer goed wordt uitgevoerd en of de informatie die de werknemer ontvangt wel duidelijk genoeg is. Als de werkgever zich niet aan zijn verantwoordelijkheid houdt of dit niet zo nauw neemt loopt hij het risico om op de nieuwe zorgplicht te worden aangesproken. Deze wet valt onder de noemer gewoon goed werkgeverschap waardoor het geen prettig vooruitzicht is als je als werkgever hier op wordt aangesproken. Nieuwe zorgplicht De werkgever krijgt door deze nieuwe wet een signaalfunctie. Dit komt omdat de werkgever vaak als eerste op de hoogte is van de veranderingen in het leven van een werknemer. De werknemer dient dan geïnformeerd te worden, door de werkgever, over de gevolgen van de gebeurtenis op het pensioen. De werkgever kan er uiteraard voor kiezen om de werknemer zelf te informeren of dit te laten doen door een deskundig persoon. Deels was dit uiteraard al zo. De werkgever gaf tenslotte de wijzigingen al door aan de uitvoerder, echter deze informeerde de deelnemer over de gevolgen, vaak pas maanden later. December 15 2

3 Wat erg belangrijk is dat de werkgever meer basiskennis moet hebben dan voorheen. De werkgever dient namelijk tijdig de werknemer te informeren. Als bijvoorbeeld een sollicitant vragen heeft over de pensioenregeling dient de werkgever deze te kunnen beantwoorden, want als deze informatie pas volgt na bijvoorbeeld ondertekening van de arbeidsovereenkomst heeft de werknemer hier wellicht geen invloed meer op. Dit kan b.v. betrekking hebben op waarde-overdracht of een mogelijkheid om niet deel te nemen.. De werkgever dient er wel rekening mee te houden dat ze van tevoren vraagt aan de nieuwe werknemer of deze bijvoorbeeld getrouwd is, dan wel samenwoont of dat er kinderen aanwezig zijn. Als de werknemer hier niet over geïnformeerd wordt en die ziet dit niet op tijd kan het weleens gevolgen hebben als de werknemer komt te overlijden. Naast vergroting van de basiskennis dient de werkgever wellicht de huidige procedures en processen aan te passen om zijn nieuwe rol te kunnen waarborgen. Als bijlage is er een checklist toegevoegd die voor elke werkgever gelijk is. Houd er wel rekening mee dat niet ieder pensioenfonds gelijk is en daardoor soms afgeweken moet worden van de checklist. Digitale informatieverstrekking De pensioenuitvoerder moet de informatie aan de deelnemers begrijpelijk maken. De informatie moet afgestemd worden op de behoefte van de deelnemers. De pensioenuitvoerder zal de keuze geven om de informatie schriftelijk dan wel digitaal/elektronisch te verstrekken. Indien de deelnemer bezwaar heeft tegen het digitaal/elektronisch versturen van de informatie kan dit worden aangegeven bij de pensioenuitvoerder en zal de pensioenuitvoerder de informatie per post moeten versturen. De deelnemer kan eenmaal per jaar zijn of haar keuze tussen schriftelijk dan wel elektronisch/digitaal veranderen. Ondernemingsraad Indien er bij de werkgever een ondernemingsraad (OR) aanwezig is, kan deze een belangrijke rol vervullen voor zowel de werkgever als de werknemer. De OR heeft er immers belang bij dat de deelnemers aan een pensioenregeling beter weten waar ze straks aan toe zijn. Verder wil de OR de deelnemers graag informeren waar ze de informatie kunnen vinden en wat ze zelf kunnen ondernemen om hun situatie te verbeteren. Tevens is het belangrijk om de deelnemers te informeren wat ze kunnen verwachten van de pensioenuitvoerder en van de werkgever. December 15 3

4 Verder kan de OR de werkgever ondersteunen in het aanpassen van de procedures en processen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het goed geïnformeerd worden door een deskundig persoon en het opstellen van een plan van aanpak met de werkgever. Informatievoorziening aan de werknemers hoort daar zeker bij. De veranderingen door de Wet Pensioencommunicatie kunnen op doeltreffende wijze omgezet worden in een win-win situatie tussen werkgever en werknemer. De OR kan hier fungeren als sparringspartner tussen beide. Pensioen Voorheen was het zo dat iedere nieuwe deelnemer binnen 3 maanden na aanmelding een startbrief ontving. Omdat deze voor de deelnemers vaak moeilijk te lezen was, en er teveel informatie in stond, werd deze niet gelezen of niet begrepen. Het nieuwe Pensioen moet dit veranderen. De nieuwe pensioencommunicatie bestaat uit 3 lagen: 1. Laag 1 bestaat uit maximaal 2 bladzijden en hierin staan de belangrijkste onderwerpen van de pensioenregeling. In de volksmond wordt dit ook wel de pensioenregeling in 5 minuten genoemd. De pensioenuitvoerder dient deze laag aan iedere werknemer te verstrekken. De informatie in deze laag is minder omvangrijk dan voorheen in de startbrief. 2. Laag 2 is voor de deelnemers die wat meer geïnteresseerd zijn in de pensioenregeling. In de volksmond wordt dit ook wel de pensioenregeling in 30 minuten genoemd. In laag 2 worden de onderwerpen uit laag 1 uitvoeriger uitgelegd. 3. Laag 3 bestaat uit de achtergrondstukken. Hier moet men denken aan het pensioenreglement, de jaarverslagen van de pensioenuitvoerder en de statuten van het pensioenfonds. De achtergrondstukken zullen op de website van de pensioenuitvoerder te vinden zijn. December 15 4

5 Verder bevat het Pensioen een speciaal onderdeel met de basisinformatie over de pensioenregeling voor sollicitanten en nieuwe werknemers die wellicht een waardeoverdracht overwegen. Hierdoor kunnen de sollicitanten en nieuwe werknemers de pensioenregelingen goed met elkaar vergelijken. Ook dienen de pensioenuitvoerders bij het pensioen gebruik te maken van standaard opschriften en iconen. Het Uniform Pensioenoverzicht (UPO) Het UPO wordt een jaarlijks terugkerende jaaropgave met de tot dan toe opgebouwde pensioenaanspraken. De UPO die nu reeds ieder jaar aan de deelnemers wordt verzonden zal beperkter en duidelijker worden. De informatie over het te bereiken pensioen zal er bijvoorbeeld uitgehaald worden. De UPO-modellen zullen worden vastgesteld door de minister van SZW (Sociale Zaken en Werkgelegenheid). Pensioenregister In de toekomst zal het pensioenregister een beter overzicht moeten geven van de indicatie van het totale pensioeninkomen op de AOW-gerechtigde leeftijd. Het totale inkomen wordt dan vermeld op basis van drie verwachtingen, namelijk: Optimistisch Verwacht Pessimistisch Voor deze drie berekeningen zal een uniforme rekenmethodiek worden vastgesteld. Verder zal het op den duur mogelijk zijn om het huidige nettoloon te vergelijken met het toekomstige netto pensioen. Hier bovenop komt er nog een rekentool beschikbaar om te bepalen of het pensioen voldoet aan de huidige uitgaven. Het huidige pensioenregister zal aanzienlijk worden uitgebreid met diverse funtionaliteiten. Het register zal inzicht gaan geven in de hoogte van het te bereiken pensioen. Ook zal men keuzes kunnen maken uit diverse belangrijke gebeurtenissen en dan kijken wat voor effect het heeft op de hoogte van het pensioen. December 15 5

6 De invoering van de wet zal in stappen gaan: Stap 1: op 1 juli 2015 is deze wet officieel ingegaan. Vanaf dit moment mag de verplichte communicatie met deelnemers digitaal gaan verlopen, mits de deelnemer geen bezwaar maakt. Dit in tegenstelling tot de situatie hiervoor waarin de deelnemer alles per post ontving en kon aangeven dat dit digitaal verzonden mag worden. Ook is het pensioenregister begonnen met het verbeteren van hun site Denk hierbij bijvoorbeeld aan de aanpassing van de pensioenleeftijd. Met ingang van 1 juli 2016 zullen de uitvoerders het pensioenregister 4x per jaar gaan verversen. Stap 4: vanaf 1 januari 2017 zal er alleen maar gebruik worden gemaakt van uniforme modellen voor de pensioenoverzichten van pensioengerechtigden, gewezen deelnemers en gewezen partners met bijzonder partnerpensioen. Voor de deelnemers worden de UPO-modellen integraal herzien. Hoe dit er precies gaat uitzien is nog niet bekend. Stap 2: vanaf 1 januari 2016 hoeft het te bereiken pensioen niet meer op het Uniform Pensioenoverzicht (UPO) te staan. Deelnemers die wel geïnteresseerd zijn in het te bereiken pensioen kunnen dit vanaf 1 januari 2016 terug vinden op Actan kan u hier natuurlijk verder bij helpen. Indien u hier behoefte aan heeft, dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon van de loonafdeling (Annet, Ramona, Bianca of Martijn), telefoonnummer of per . Zie volgende pagina voor contactgegevens. Stap 3: met ingang van 1 juli 2016 moeten de uitvoerders communiceren met de deelnemers door middel van Pensioen Dit mag uiteraard ook al eerder maar niet later dan 1 juli Ook dienen de pensioenuitvoerders vaker gegevens aan te leveren bij het pensioenregister. Na aanlevering van een collectieve wijziging dient dit binnen 4 maanden verwerkt te zijn en zichtbaar te zijn voor de deelnemers in het pensioenregister. December 15 6

7 Annet de Vries Hoofd Loonverwerking & advies E annet.de.vries@actan.nl M Bianca van Duijker Salarisadministrateur E bianca.van.duijker@actan.nl T Martijn Beekhuizen Salarisadministrateur E martijn.beekhuizen@actan.nl T Ramona van Aalstede Salarisadministrateur E ramona.van.aalstede@actan.nl T December 15 7

8 Checklist: wegwijs in het pensioen 1. wat er wel onder de pensioenregeling valt en wat niet Pak laag 1 van Pensioen erbij en kijk samen de onderdelen Wat krijgt u in onze pensioenregeling? en Wat krijgt u in onze pensioenregeling niet? Misschien zijn er aanvullende regelingen getroffen voor de werknemers. Bespreek deze dan ook en geef aan het eind van het gesprek laag 1 van het Pensioen mee aan uw (toekomstige) werknemer. 2. waar kan de werknemer zien hoeveel pensioen hij/zij krijgt Hoeveel pensioen de werknemer heeft opgebouwd staat op het Uniform Pensioen Overzicht (UPO). Deze wordt jaarlijks verstrekt. Voor meer informatie over de totale pensioenopbouw kan uw medewerker online terecht op 3. wat de werknemer betaalt voor de pensioenregeling De werknemer betaalt een eigen bijdrage voor de pensioenregeling. Vertel de werknemer wat de eigen bijdrage is voor de pensioenregeling. 4. dat eerder opgebouwd pensioen mee kan worden genomen Als uw werknemer elders pensioen op heeft gebouwd kan dit in veel gevallen worden meegenomen naar de nieuwe pensioenregeling. Dit heet waardeoverdracht. De werknemer kan waardeoverdracht aanvragen bij de nieuwe pensioenregeling. 5. dat de werknemer keuze heeft in de pensioenregeling Pak laag 1 van Pensioen erbij en bekijk samen welke keuzes er zijn binnen de pensioenregeling. 6. wanneer een eventuele partner moet worden aangemeld Als uw werknemer samenwoont, of een geregistreerd partnerschap heeft, of niet in Nederland woont, dan moet de werknemer zelf zijn partner aanmelden. 7. dat het pensioenfonds graag een adres ontvangt Het pensioenfonds communiceert digitaal. Dit bespaart kosten. Hiervoor is het raadzaam dat de werknemer zijn adres doorgeeft, tenzij hier bezwaren tegen zijn uiteraard. 8. welke informatie over de pensioenregeling nog meer beschikbaar is Als de werknemer meer informatie wil ontvangen over de pensioenregeling kan hij/zij terecht op de site van de pensioenuitvoerder. Indien u zelf meer informatie kan geven, vertel dit dan persoonlijk. 9. geen deelname Indien een werknemer niet wil deelnemen, dan moet hij op de hoogte worden gebracht van de consequenties van niet-deelneming. Erg belangrijk is dat ook de eventuele echtgenoot/partner van de werknemer op de hoogte wordt gesteld en hiermee schriftelijk akkoord gaat. Aandachtspunt: Pensioenreglement is altijd leidend. December 15 8