Communicatieplan. Stichting Pensioenfonds NEG Nederland. Communicatieplan Pensioenfonds NEG v

Transcriptie

1 Communicatieplan Stichting Pensioenfonds NEG Nederland Vastgesteld in de vergadering van het bestuur van 19 januari 2017 Eerste revisie vastgesteld in de bestuursvergadering van 15 januari 2018 Communicatieplan Pensioenfonds NEG v

2 Inhoudsopgave 1. Informatieverplichtingen Doelgroepen Communicatiestrategie Communicatiemiddelen Planning Budget Evaluatie... 4 Bijlage Aangaan arbeidsovereenkomst Aanvang deelname pensioenregeling Jaarlijkse opgave Informatie op verzoek Beëindiging deelname (en eenmaal per vijf jaar aan gewezen deelnemers) Opgave aan de partner bij scheiding (en eenmaal per vijf jaar aan de gewezen partners) Opgave bij ingang pensioen en jaarlijks aan de pensioengerechtigden Betalingsachterstand... 6 Communicatieplan Pensioenfonds NEG v

3 Inleiding Door wetgeving en maatschappelijke ontwikkelingen worden steeds hogere eisen gesteld aan de kwaliteit van de interne en externe communicatie van Pensioenfonds NEG Nederland (hierna het Fonds). De mondigheid van (ex) deelnemers is toegenomen en daarmee ook de vraag naar transparantie. Hierdoor is een geïntegreerd communicatiebeleid noodzakelijk: alle vormen van communicatie moeten op elkaar zijn afgestemd en elkaar zo veel mogelijk ondersteunen. Dit communicatieplan beschrijft de invulling van het communicatiebeleid om als pensioenfonds effectiever en efficiënter te communiceren. 1. Informatieverplichtingen Iedere pensioenuitvoerder heeft op basis van de Pensioenwet een aantal informatieverplichtingen. Een pensioenuitvoerder heeft periodieke informatieverplichtingen, zoals het verstrekken van een UPO aan actieve deelnemers, gewezen deelnemers, gewezen partners en pensioengerechtigden. Daarnaast dient een deelnemer geïnformeerd te worden bij bepaalde levensgebeurtenissen, zoals uitdiensttreding, pensionering, scheiding e.d. Met ingang van 1 juli 2015 is de wet Pensioencommunicatie gefaseerd ingevoerd. In bijlage 1 worden de vereisten aan deze communicatie genoemd. 2. Doelgroepen Het Fonds heeft de volgende doelgroepen van direct belanghebbenden: actieve deelnemers (in verschillende leeftijdscategorieën); gewezen deelnemers (slapers); gewezen partners; pensioengerechtigden. 3. Communicatiestrategie Het Fonds wil transparantie, betrouwbaarheid, kwaliteit, laagdrempeligheid en servicegerichtheid uitstralen. De belanghebbenden moeten in begrijpelijke taal worden benaderd. Tevens moet pensioen-communicatie evenwichtig zijn. Dit houdt in dat de belanghebbenden op de hoogte zijn van de voordelen van de pensioenregeling die het Fonds hen biedt, maar ook van de nadelen en risico s. Deze moeten uitdrukkelijk worden benoemd en inzichtelijk gemaakt. Het Fonds neemt in haar communicatie-uitingen de bepalingen van de Pensioenwet in acht. Bovendien streeft het Fonds er in de communicatie naar te bevorderen dat de belanghebbenden een realistische pensioenverwachting hebben en dat pensioencommunicatie aansluit bij de behoeften en kenmerken van de belanghebbenden. In alle uitingen van het Fonds, van startbrief tot pensioenbrief, moet dit doorklinken. Het bestuur vindt het belangrijk dat de jongere deelnemers pensioenbewust worden gemaakt en dat de oudere deelnemers op de diverse risico s op de wat kortere termijn worden gewezen. Communicatieplan Pensioenfonds NEG v

4 5. Communicatiemiddelen Het Fonds heeft een aantal communicatiemiddelen ter beschikking: startbrief (laag 1 pensioen 1 2 3); personeelsblad; website; uniform Pensioenoverzicht; toeslagbrief pensioengerechtigden; opgave rechten gewezen partners; reglement Stichting Pensioenfonds NEG Industries Nederland; jaarverslag; mijnpensioenoverzicht.nl. 6. Planning 1 e helft Maandelijkse update van de Website - Informatie over financiële positie en indexatie verstrekken - Informatiebijeenkomst pensioengerechtigden 2 e helft Maandelijkse update van de Website - Informatiebijeenkomst actieven - UPO s versturen - Items opnemen in het Personeelsblad 7. Budget In het budget 2018 is ten behoeve van communicatie een bedrag van opgenomen. 8. Evaluatie Het bestuur van het pensioenfonds evalueert een keer per jaar dit communicatieplan. Oorspronkelijke document is van januari De eerste evaluatie is van januari Wijzigingen zijn in dit document verwerkt. Communicatieplan Pensioenfonds NEG v

5 Bijlage 1 Op grond van de Pensioenwet heeft een pensioenuitvoerder een aantal informatieverplichtingen. In hoofdstuk 4, paragraaf 1, van de Pensioenwet is opgenomen dat op bepaalde momenten een informatieplicht bestaat. In deze bijlage zijn de momenten met bijbehorende informatieverplichtingen kort beschreven Aangaan arbeidsovereenkomst De werkgever moet binnen één maand na aanvang van de werkzaamheden de werknemer schriftelijk informeren of er een aanbod tot pensioenovereenkomst wordt gedaan, binnen welke termijn en bij welke uitvoerder, i.c. het Fonds Aanvang deelname pensioenregeling De werkgever draagt er zorg voor dat de werknemers waarmee een pensioenovereenkomst is gesloten en die pensioenaanspraken verwerven, binnen drie maanden na aanvang van de verwerving door het Fonds door middel van Laag 1 van Pensioen 1 2 3, onder andere worden geïnformeerd over: - de kenmerken van de pensioenregeling; - de uitvoering van de pensioenregeling; - persoonlijke omstandigheden die een actie van de werknemer kunnen vergen; - de mogelijkheid de website van de pensioenuitvoerder en het pensioenregister te raadplegen. Laag 1 van Pensioen heeft een vast format maar aanpassen aan de eigen huisstijl is toegestaan. Hierbij moet wel rekening worden gehouden met een aantal vaste elementen. Het Fonds informeert de deelnemer binnen drie maanden na een wijziging in de pensioenovereenkomst over die wijziging en de mogelijkheid om het gewijzigde pensioenreglement op te vragen bij het Fonds Jaarlijkse opgave Het Fonds verstrekt actieve deelnemers via het Uniforme Pensioenoverzicht een opgave van: de verworven pensioenaanspraken; een opgave van de aan het voorafgaande kalenderjaar toe te rekenen waardeaangroei van pensioenaanspraken; informatie over de toeslagverlening; en 1.4. Informatie op verzoek Het Fonds verstrekt de deelnemer, gewezen deelnemer, gewezen partner en pensioengerechtigde op verzoek: een opgave van zijn opgebouwde pensioenaanspraken, reglementair te bereiken pensioenaanspraken of pensioenrecht, waarbij deze gegevens voor zover het ouderdomspensioen betreft, tevens weergegeven worden op basis van een pessimistisch, een verwacht en een optimistisch scenario; de voor hem relevante informatie over beleggingen; informatie over andere onderwerpen, indien van toepassing, zoals, maar daartoe niet beperkt: o alle beleggingsmogelijkheden; o de feitelijke beleggingsportefeuille; o de risicopositie; en o de kosten in verband met de beleggingen. Communicatieplan Pensioenfonds NEG v

6 1.5. Beëindiging deelname (en eenmaal per vijf jaar aan gewezen deelnemers) Het Fonds verstrekt de (gewezen) deelnemer bij beëindiging deelname: een opgave van de opgebouwde pensioenaanspraken; informatie over toeslagverlening; specifieke beëindigingsinformatie (waardeoverdracht, afkoop); fondsspecifieke informatie; en Daarnaast verstrekt het Fonds de gewezen deelnemer ten minste een keer per vijf jaar: een opgave van zijn opgebouwde pensioenaanspraken; informatie over toeslagverlening; en 1.6. Opgave aan de partner bij scheiding (en eenmaal per vijf jaar aan de gewezen partners) De pensioenuitvoerder verstrekt degene die gewezen partner wordt door scheiding en een aanspraak verkrijgt op bijzonder partnerpensioen: een opgave van de opgebouwde pensioenaanspraak op partnerpensioen; informatie over toeslagverlening; informatie die voor de gewezen partner specifiek van belang is; en Daarnaast verstrekt het Fonds de gewezen partner ten minste één keer in de vijf jaar: een opgave van de opgebouwde aanspraak op partnerpensioen; informatie over de toeslagverlening; en 1.7. Opgave bij ingang pensioen en jaarlijks aan de pensioengerechtigden Het Fonds verstrekt op het moment van pensioneren en jaarlijks aan de pensioengerechtigde: een opgave van zijn pensioenrecht; een opgave van de opgebouwde aanspraken op nabestaandenpensioen; informatie over toeslagverlening Betalingsachterstand Op grond van artikel 28 van de Pensioenwet dient het Fonds elke kwartaal het verantwoordingsorgaan schriftelijk te informeren wanneer er sprake is van: een premieachterstand ter grootte van 5% van de totale door het Fonds te ontvangen jaarpremie; en tevens niet wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet geldende eisen inzake het minimaal vereist eigen vermogen. Communicatieplan Pensioenfonds NEG v