HANDLEIDING Pensioenfederatie en Verbond van Verzekeraars 2014 oktober

Transcriptie

1 HANDLEIDING Pensioenfederatie en Verbond van Verzekeraars 2014 oktober

2 INHOUD Inleiding pagina 3 Logo en header pagina 5 Iconen pagina 6 Laag 1 pagina 7 Laag 2 pagina 9 Laag 3 pagina 10 Voorbeelden pagina Pensioen Handleiding, Pensioenfederatie en Verbond van Verzekeraars, Den Haag Hoewel aan de totstandkoming van deze handleiding de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de Pensioenfederatie en het Verbond van Verzekeraars geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. 2

3 Inleiding In deze handleiding leest u hoe u volgens de richtlijnen een Pensioen ontwikkelt. De informatie staat ook op de website De spelregels die betrekking hebben op de stijl van Pensioen staan in de stijlgids. Veel onderwerpen worden bovendien nader toegelicht in de rubriek Vraag en antwoord op de website. Deze handleiding is bedoeld voor pensioenuitvoerders. Leden kunnen met vragen over Pensioen contact opnemen met de koepel waarbij zij zijn aangesloten: de Pensioenfederatie of het Verbond van Verzekeraars. Het format, de iconen en de voorbeeldteksten van Pensioen zijn ontwikkeld in opdracht van en eigendom van de Pensioenfederatie en het Verbond van Verzekeraars. Al het materiaal mag vrij van rechten worden overgenomen door pensioenuitvoerders, mits het gebruikt wordt voor communicatie over het tweedepijlerpensioen. Wat is Pensioen 1-2-3? Pensioen is een gelaagd communicatiemiddel, bestemd voor nieuwe, bestaande en potentiële deelnemers van een pensioenregeling. Pensioen wordt verstrekt door de uitvoerder van de pensioenregeling of door de werkgever. Pensioen geeft de deelnemer informatie over de belangrijkste onderdelen van de pensioenregeling. De deelnemer krijgt antwoord op de volgende belangrijke vragen: Wat biedt mijn pensioenregeling wel? Wat biedt mijn pensioenregeling niet? Hoe bouw ik pensioen op? Welke keuzes heb ik? Hoe zeker is mijn pensioen? Welke kosten maakt mijn pensioenuitvoerder? Wanneer moet ik in actie komen? De pensioenregeling in 3 lagen Pensioen bestaat uit drie lagen. Deze gelaagde opzet komt het best tot zijn recht in digitale vorm. Na het lezen van laag 1 kent de deelnemer de belangrijkste elementen van zijn pensioenregeling. De deelnemer kan vervolgens zelf bepalen of hij meer wil weten. Tijdens of na het lezen van laag 1 kan hij via elke kop en icoon voor meer details doorklikken naar laag 2 en/of 3. Laag 1: De pensioenregeling in 5 minuten. In deze eerste laag worden alle belangrijke onderdelen genoemd. Laag 2: De pensioenregeling in 30 minuten. Deze tweede laag gaat dieper in op alle informatie uit laag 1. Laag 3: De pensioenregeling in detail. Deze derde laag bevat documenten, zoals het pensioenreglement, het jaarverslag en de statuten. Alle informatie uit laag 1 en 2 komt ook in laag 3 terug. 3

4 De totstandkoming van Pensioen Evaluatie pensioencommunicatie Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) evalueert periodiek de wettelijk verplichte communicatie over pensioenen. De startbrief blijkt onvoldoende bij te dragen aan het pensioenbewustzijn van de Nederlander. Samen met de pensioensector zoekt het ministerie naar nieuwe communicatiemiddelen, die beter aansluiten op de informatiebehoefte en belevingswereld van de deelnemer. Initiatief van de pensioensector Pensioen is een gezamenlijk initiatief van de Pensioenfederatie en het Verbond van Verzekeraars. Onderzoeken van zowel de sector zelf, als van het ministerie van SZW, tonen aan dat Pensioen een begrijpelijk, volledig en aantrekkelijk alternatief is voor de startbrief. Wettelijk kader en status In het wetsvoorstel Pensioencommunicatie is opgenomen dat Pensioen de startbrief vervangt. Een nieuwe deelnemer moet binnen drie maanden na indiensttreding zijn Pensioen ontvangen hebben. Naar verwachting treedt de wet Pensioencommunicatie op 1 januari 2015 in werking. Om de pensioensector de gelegenheid te geven om Pensioen te implementeren, pleiten het Verbond van Verzekeraars en de Pensioenfederatie voor een overgangstermijn van minimaal een jaar. 4

5 Logo en header Het logo (of beeldmerk) van Pensioen staat altijd in de header op laag 1, laag 2 en laag 3 van Pensioen 1-2-3, samen met het logo van de pensioenuitvoerder. De header onderscheidt zich van de rest van de inhoud door het gebruik van een kader of ander grafisch element. Het logo is beschikbaar in drie kleuren: groen, blauw en grijs. Voor laag 1, laag 2 en laag 3 zijn aparte versies ontwikkeld, waarbij steeds een ander cijfer is uitgelicht. Het staat pensioenuitvoerders vrij de kleuren van het logo aan te passen aan de huisstijl. Aan de vorm mag echter niets gewijzigd worden. 5

6 Iconen In laag 1 en laag 2 van Pensioen staan iconen, die aan een specifiek element of onderwerp zijn gekoppeld. Deze maken de informatie visueel aantrekkelijk en eenvoudiger te begrijpen. Welke iconen een Pensioen bevat, is afhankelijk van de pensioenregeling. De iconen mogen ook in laag 3 gebruikt worden. De iconen gaan altijd (ook in andere uitingen dan Pensioen 1-2-3) vergezeld van een toelichtende tekst op het element of onderwerp waarop ze betrekking hebben. Voorbeeldteksten staan op In sommige iconen staat een leeftijd voor pensionering; deze iconen zijn beschikbaar in varianten van 56 tot en met 70 jaar. Alle iconen zijn beschikbaar in de kleuren groen, blauw en grijs. Iconen mogen niet veranderd worden, met uitzondering van de kleuren: die mogen worden aangepast aan de huisstijl van de pensioenuitvoerder. Onder de kop Wat krijgt u in onze pensioenregeling niet? wordt overlappend over het hele icoon het icoon met het rode kruis geplaatst. Iconen hebben op gedrukte uitingen en in printversies een grootte van minimaal millimeter. Andere iconen nodig? Voor de eenduidigheid en herkenbaarheid is het niet wenselijk dat onbeperkt en zonder overleg nieuwe iconen worden ontwikkeld. In het belang van de deelnemer willen de koepels voorkomen dat voor hetzelfde onderwerp verschillende iconen in omloop komen. Het is belangrijk dat de deelnemer bekend raakt met de begrippen die de iconen representeren; derhalve is het noodzakelijk dat er slechts een beperkt aantal iconen gebruikt wordt. Mist u toch een belangrijk icoon voor Pensioen 1-2-3? Dan kunt u een verzoek voor een nieuw icoon indienen bij de Pensioenfederatie of het Verbond van Verzekeraars. De werkgroep Pensioen zal het verzoek beoordelen. Als het verzoek wordt goedgekeurd, zal het icoon worden ontwikkeld op kosten van de Pensioenfederatie en het Verbond van Verzekeraars. Nieuwe iconen en bijbehorende voorbeeldteksten worden op de website gepubliceerd ten behoeve van communicatie over het tweedepijlerpensioen. Voor u een verzoek indient, is het raadzaam eerst de Pensioen website te raadplegen. Wellicht bestaat het icoon inmiddels al. 6

7 Laag 1 Laag 1 van Pensioen geeft de (potentiële) deelnemer in enkele minuten een globaal inzicht in zijn of haar pensioenregeling. Pensioen wordt bij voorkeur digitaal verstrekt. Format Laag 1 van Pensioen heeft een vast format. De voorwaarden waaraan de opmaak van laag 1 moet voldoen, staan beschreven in de stijlgids. Pensioenuitvoerders mogen laag 1 aan de eigen huisstijl aanpassen, maar moeten daarbij rekening houden met een aantal vaste elementen. Header en introductietekst Laag 1 opent met een header waarin het logo van de pensioenuitvoerder en het logo van Pensioen (met de 1 uitgelicht) staan. Hierna volgt een aanhef en een introductietekst. In de voorbeelden is voor het gebruik van u als aanspreekvorm gekozen. Dit mag worden gewijzigd in ik of je. Koppen De inhoud van de koppen mag in verband met de herkenbaarheid niet gewijzigd worden. Ook de volgorde van de koppen staat vast: 1. Wat krijgt u in onze pensioenregeling? 2. Wat krijgt u in onze pensioenregeling niet? 3. Hoe bouwt u pensioen op? 4. Welke keuzes heeft u zelf? 5. Hoe zeker is uw pensioen? 6. Welke kosten maken wij? 7. Wanneer moet u in actie komen? N.B. in de koppen mag alleen de aanspreekvorm u worden gewijzigd in ik of je. Iconen Onder de koppen wordt ingegaan op verschillende aspecten van de pensioenregeling. Dit gebeurt aan de hand van iconen in combinatie met een tekst. Via elke kop en icoon kan de deelnemer voor meer details doorklikken naar laag 2 en/of 3. Voorbeeldteksten Bij alle iconen van Pensioen zijn - zowel voor laag 1 als laag 2 en voor verschillende soorten pensioenregelingen - voorbeeldteksten beschikbaar via Als de tekst van een ander soort regeling beter aansluit bij uw pensioenregeling dan mag u die uiteraard gebruiken. De teksten mogen bovendien redactioneel op de eigen doelgroep en inhoudelijk op de eigen regeling worden aangepast. Dit geldt ook voor de aanspreekvorm. Verder moeten de contactgegevens van de pensioenuitvoerder eenvoudig te vinden zijn. Laag 1 op papier Indien laag 1 op papier wordt verstrekt, worden de koppen 1 t/m 3 op de voorzijde van het A4 gedrukt en de koppen 4 t/m 7 op de achterzijde. 7

8 In een papieren versie staat onderaan op beide zijden een voettekst: op de voorzijde wordt hierin verwezen naar op de achterzijde wordt verwezen naar laag 2 en laag 3 van Pensioen en staan ook de contactgegevens. 8

9 Laag 2 Laag 2 van Pensioen is een verdieping van laag 1 en geeft de (potentiële) deelnemer in dertig minuten meer inzicht in zijn pensioenregeling. Laag 2 wordt bij voorkeur digitaal verstrekt. Format Laag 2 van Pensioen heeft, net als laag 1, een vast format. De voorwaarden waaraan de opmaak van laag 2 moet voldoen, staan beschreven in de stijlgids. Pensioenuitvoerders mogen laag 2 aan de eigen huisstijl aanpassen, maar moeten daarbij rekening houden met een aantal vaste elementen. Laag 2 bevat dezelfde header (met als enige verschil het logo voor laag 2), koppen en iconen als laag 1, maar de teksten gaan dieper in op elk onderwerp. De volgorde en de inhoud van de koppen staan wederom vast en zijn gelijk aan laag 1. Via elke icoon kan de deelnemer voor meer details doorklikken naar laag 3. In laag 2 moet, net als in laag 1, een duidelijke verwijzing naar opgenomen worden. Ook moeten de contactgegevens van de pensioenuitvoerder eenvoudig te vinden zijn. Voorbeeldteksten Ook voor laag 2 zijn bij alle iconen voorbeeldteksten beschikbaar. Deze teksten mogen redactioneel aangepast worden op de eigen doelgroep en inhoudelijk op de eigen pensioenregeling. Dit geldt ook voor de aanspreekvorm. Laag 2 op papier In een papieren versie staat onderaan op alle zijden een voettekst: hierin wordt verwezen naar Op de laatste bladzijde wordt verwezen naar de website van de pensioenuitvoerder en/of het pensioenreglement. 9

10 Laag 3 Laag 3 van Pensioen heeft, anders dan laag 1 en laag 2, geen vast format. Laag 3 bestaat uit documenten (zie de tabel hieronder) die de deelnemer gedetailleerde informatie geven over de pensioenregeling en de pensioenuitvoerder. Laag 3 is bovendien een overzichtspagina op de website van de pensioenuitvoerder met linkjes naar alle betreffende documenten. Op die pagina plaats u de laag 3-versie van het logo van Pensioen De deelnemer bereikt de documenten in laag 3 via linkjes of doorverwijzingen in laag 2. Het pensioenreglement en de pensioenvergelijker dienen ook vanuit laag 1 direct benaderd te kunnen worden. Alle informatie uit laag 1 en 2 komt terug in laag 3. De documenten in laag 3 worden in ieder geval digitaal aangeboden. De pensioenuitvoerder mag de documenten uiteraard ook in hard copy beschikbaar stellen. Verplichte en optionele documenten Enkele documenten in laag 3 zijn verplicht voor iedere pensioenuitvoerder. Door het aanbieden van deze juridische en beleidsmatige documenten beantwoordt Pensioen aan de wettelijke eisen. De andere documenten zijn optioneel. Verplichte documenten in laag 3 Optionele documenten in laag 3 Pensioenreglement Brochure(s) Uitvoeringsreglement of uitvoeringsovereenkomst Statuten Jaarverslag (= voor pensioenfondsen verplicht) Jaarverslag (= voor verzekeraars optioneel) Herstelplan (indien van toepassing) ABTN PFG-document Verklaring beleggingsbeginselen Cao Etc. N.B. Om de toegankelijkheid voor de deelnemer te bevorderen, raden wij aan om bij het doorklikken vanuit laag 2 naar een document in laag 3, direct te linken naar de betreffende passage. Wanneer iemand bijvoorbeeld in laag 2 klikt op het nabestaandenpensioen', dan moet de deelnemer direct in de betreffende tekstpassage in een document terecht komen. Zodoende hoeft de deelnemer niet zelf op zoek te gaan naar de betreffende passage. 10

11 Voorbeelden Het digitale voorbeeld op de website laat zien hoe de verschillende lagen van Pensioen technisch vormgegeven en met elkaar verbonden kunnen worden. Ook zijn er voorbeelden beschikbaar van een papieren Pensioen voor een DB-, DC- en kapitaalregeling. Op de website zullen in de loop van de tijd ook praktijkvoorbeelden van Pensioen van verschillende pensioenuitvoerders worden geplaatst. Wilt u uw Pensioen delen? Stuur het dan op naar de koepel waarbij uw organisatie is aangesloten. De Pensioenfederatie en het Verbond van Verzekeraars beoordelen of het voorbeeld volledig aan de wet voldoet en plaatsen hem in overleg met u op de website van Pensioen