Communicatiebeleidsplan. Stichting Pensioenfonds NIBC

Transcriptie

1 Communicatiebeleidsplan Stichting Pensioenfonds NIBC 15 december 2017

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Missie, visie en strategie van het fonds Verantwoordelijkheid, doelstelling, uitvoering en monitoring communicatiebeleid Doelgroepen Wettelijk verplichte voorlichting Aanvullende communicatie Communicatiemiddelen Communicatiemomenten Service Level Management Communicatiekalender Goedkeuring, updates, communicatie en verwijzingen... 8 Bijlagen... 9 Bijlage 1. Communicatiekalender 2017 en Stichting Pensioenfonds NIBC Pagina 2 / 9

3 1. Inleiding In dit communicatiebeleidsplan wordt het beleid vastgelegd hoe het Pensioenfonds NIBC (PF NIBC) invulling geeft aan haar wettelijke taak om haar pensioen- en aanspraakgerechtigden op een zodanige wijze te informeren dat zij voldoende inzicht in en overzicht van hun pensioen hebben en daarmee voldoende handelingsperspectief hebben. De toezichthouders AFM en DNB hebben daarnaast eind 2016 aangedrongen op een correcte, duidelijke en evenwichtige informatieverstrekking over wat de (gewezen) deelnemers, gewezen partners en pensioengerechtigden de komende jaren aan indexatie en/of korting mogen verwachten. Dit is mede gebaseerd op artikel 48 van de Pensioenwet. Dit communicatiebeleidsplan vormt samen met de jaarlijks vast te stellen communicatiekalender de basis voor de communicatieactiviteiten van PF NIBC. Correcte, duidelijke en evenwichtige informatieverstrekking over pensioenen naar (gewezen) deelnemers, gewezen partners en pensioengerechtigden is de kern van goede pensioencommunicatie. Pensioencommunicatie dient zich niet alleen te richten op de inhoud van de pensioenregeling maar gaat steeds meer over de inhoudelijke betekenis van pensioen voor de pensioen- of aanspraakgerechtigde. Wat is de bijdrage van het pensioen in het totale financiële toekomstplaatje van een pensioen- of aanspraakgerechtigde? Welke risico s loopt hij/zij en welke rechten heeft hij/zij? Welke acties kan of moet een deelnemer nemen om zijn of haar pensioen te optimaliseren? 2. Missie, visie en strategie van het fonds Het Bestuur van PF NIBC heeft in het jaarverslag over 2016 haar missie, visie en strategie vastgelegd. Deze zijn leidend voor de doelstellingen die het fonds nastreeft. Onderstaand worden deze uitgangspunten genoemd. Communicatie vormt een rode lijn, die duidelijk in de missie, visie en strategie van PF NIBC is verankerd. Missie De missie van PF NIBC is het zo goed mogelijk uitvoeren van de pensioenregeling die NIBC Bank N.V. met haar werknemers heeft afgesproken. Het nakomen van de nominale verplichtingen staat hierbij voorop, maar tevens streeft PF NIBC ernaar de pensioengerechtigden en de (gewezen) deelnemers een waardevast pensioen te bieden. Hierbij spelen een zorgvuldige en evenwichtige weging van belangen en duidelijke communicatie een sleutelrol. Visie PF NIBC heeft de volgende visie: PF NIBC is zich bewust van de uitdagende en dynamische omgeving waarin het fonds zich staande moet houden. PF NIBC volgt het maatschappelijke debat over het pensioenstelsel, en waar relevant worden ontwikkelingen vertaald naar de eigen context. Als actief fonds ziet PF NIBC voldoende grond om in de huidige situatie zelfstandig verder te gaan, maar tegelijkertijd worden ook ontwikkelingen op het gebied van pensioenuitvoering actief gevolgd. Stichting Pensioenfonds NIBC Pagina 3 / 9

4 PF NIBC streeft naar kwaliteit, kostenefficiëntie, zorgvuldigheid en transparantie met betrekking tot de uitvoering van de pensioenregeling. Leidraad hierbij zijn de afspraken in de uitvoeringsovereenkomst en het pensioenreglement. De beleggingen van PF NIBC zijn gebaseerd op een strategische beleggingsportefeuille waarbij beleggingsresultaat, inzicht, kwaliteit, veiligheid en risicodiversificatie voorop staan. Wij zien de keuze voor de strategische portefeuille en het op transparante wijze verantwoording afleggen hierover als de meest bepalende onderdelen in het beleggingsproces. Hierbij worden ook de ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid in ogenschouw genomen. Strategie PF NIBC realiseert haar missie en visie door haar kerntaken pensioen- en vermogensbeheer op professionele wijze te organiseren. Belangrijke randvoorwaarden hierbij zijn de toekomstbestendigheid en de uitvoerbaarheid van de pensioenregeling. De strategie die PF NIBC hierbij hanteert is dat de operationele werkzaamheden zoveel mogelijk worden ondergebracht bij professionele dienstverleners, waarmee continuïteit op het gebied van kennis en uitvoering geborgd wordt. Coördinatie en monitoring van de diverse dienstverleners vindt plaats vanuit het bestuursbureau en wordt periodiek aan het Bestuur en de overige fondsorganen gerapporteerd. Belangrijke aandachtsgebieden zijn prudent vermogensbeheer van de toevertrouwde middelen en een adequaat risico management, welke essentieel zijn voor een goede uitvoering van de pensioenregeling. Tot slot is heldere communicatie over deze onderwerpen en de wijze waarop daar invulling aan wordt gegeven een belangrijk onderdeel van de strategie van PF NIBC. 3. Verantwoordelijkheid, doelstelling, uitvoering en monitoring communicatiebeleid Verantwoordelijkheid Het Bestuur draagt zorg voor een adequaat communicatiebeleid. Dit beleid is erop gericht de deelnemers, de gewezen deelnemers, de gewezen partners en de pensioengerechtigden op correcte, duidelijke en evenwichtige wijze voor te lichten over alles wat hun pensioen aangaat. Dit omvat o.a.de inhoud van hun pensioenregeling, maar ook de pensioenresultaten, de financiële situatie van het fonds en de gevolgen hiervan voor hun pensioen. Doelstelling De doelstelling van pensioencommunicatie is uit de parlementaire behandeling van de Pensioenwet af te leiden: Het doel van pensioencommunicatie is dat de deelnemer weet hoeveel pensioen hij kan verwachten, kan nagaan of dit voldoende voor hem is, zich bewust is van de risico s en de kosten van zijn pensioenvoorziening en welke actie hij eventueel zelf kan ondernemen. Goede pensioencommunicatie is evenwichtig en realistisch en beoogt bewustwording bij mensen te vergroten (pensioenbewustzijn) en indien nodig gedragsverandering te stimuleren. Deelnemers moeten dan zelf weten wat ze kunnen doen, hun handelingsperspectief moet worden vergroot. In artikel 48 lid 2 en 3 van de Pensioenwet vinden wij deze doelstellingen onder meer terug. Persoonlijke informatie moet aansluiten bij de informatiebehoefte en kenmerken van de geïnformeerde en het fonds moet bevorderen dat de geïnformeerde inzicht krijgt in de keuzes die hij heeft en de gevolgen daarvan. Stichting Pensioenfonds NIBC Pagina 4 / 9

5 In navolging van de (wettelijke) doelstelling en de missie, visie en strategie hanteert PF NIBC de volgende concrete doelstellingen voor het communicatiebeleid: - Informatieverstrekking: het verstrekken van correcte, duidelijke en evenwichtige informatie waarbij ten minste wordt voldaan aan de uitgangspunten van wet- en regelgeving. - Pensioenbewustwording: de deelnemer bekend maken met de regeling waaraan hij/zij deelneemt en bewust maken van het belang van het pensioen. - Pensioeninzicht: de deelnemer krijgt voldoende inzicht in de regeling om de risico s in te kunnen schatten en om te weten wanneer hij/zij zelf actie moet ondernemen. Uitvoering Het communicatiebeleid wordt uitgevoerd door de communicatiecommissie en het bestuursbureau, op basis van een door het Bestuur opgestelde omschrijving van werkzaamheden. De communicatiecommissie adviseert daarnaast het Bestuur op het gebied van communicatie. De communicatiecommissie bestaat uit minimaal 1 bestuurslid van PF NIBC alsmede minimaal 1 commissielid namens de deelnemers. Daarnaast is er externe ondersteuning door een communicatie adviseur (Bridgevest adviseur sinds 2014).Voor de actuele samenstelling van de communicatiecommissie wordt verwezen naar de website. Naast advisering van het Bestuur heeft de communicatiecommissie de volgende taken: beleidsvoorbereiding ten aanzien van het communicatiebeleid; uitvoering van het communicatiebeleidsplan en toezicht houden op de externe partijen die bij de uitvoering van de pensioenregeling en communicatie daaromtrent betrokken zijn (o.a. AZL en Bridgevest); monitoring van de opvolging van activiteiten op de communicatie jaarkalender (kwartaalbasis); rapporteren over de communicatieactiviteiten richting het Bestuur. Monitoring In iedere bestuursvergadering brengt de communicatiecommissie verslag uit aan het Bestuur. Eens per jaar wordt de communicatiejaarkalender geëvalueerd en voor het komende jaar opnieuw vastgesteld in het Bestuur. Daarnaast wordt de opvolging van de activiteiten op de communicatie jaarkalender door de communicatiecommissie gemonitord. Periodiek wordt in de communicatiecommissie besproken hoe de verschillende communicatiemiddelen bijdragen in de realisatie van de doelstellingen. Hierbij wordt zo mogelijk gebruik gemaakt van enquêtes onder de deelnemers. Dit wordt besproken in het Bestuur en zonodig wordt de inzet van communicatiemiddelen hierop aangepast. 4. Doelgroepen De volgende doelgroepen worden onderscheiden binnen het communicatiebeleid: 1. Deelnemers: huidige werknemers NIBC Bank NV. Tot deze groep behoren ook (gewezen) deelnemers met (volledige) gedeeltelijke premievrijstelling wegens arbeidsongeschiktheid. 2. Gewezen deelnemers: ex-werknemers met pensioenaanspraken. 3. Gewezen partners: ex-partners van (gewezen) deelnemers met pensioenaanspraken. 4. Pensioengerechtigden: iedereen die een uitkering ontvangt van het pensioenfonds. Stichting Pensioenfonds NIBC Pagina 5 / 9

6 PF NIBC is een ondernemingspensioenfonds met ruim 1800 deelnemers. Ruwweg 1/3 hiervan is actieve deelnemer, ca 1/6 is pensioengerechtigd en ongeveer de helft is gewezen deelnemer. Alle actieve deelnemers vallen onder dezelfde pensioenregeling, een Collectieve DC regeling die per 1 januari 2015 is ingegaan. Naast bovengenoemde doelgroepen heeft het Bestuur van het PF NIBC ook een communicatierelatie te onderhouden met de volgende stakeholders: - Werkgever NIBC Bank NV - Ondernemingsraad NIBC Bank NV - Verantwoordingsorgaan PF NIBC Daarnaast heeft het pensioenfonds twee toezichthouders te weten: De Nederlandsche Bank (DNB) en Autoriteit Financiële Markten (AFM). DNB houdt prudentieel en materieel toezicht. Prudentieel toezicht is gericht op de normen van financiële soliditeit van pensioenfondsen en op de financiële stabiliteit van de sector. Materieel toezicht is gericht op alle normen in de Pensioenwet die geen onderdeel uitmaken van gedrags- of prudentieel toezicht. AFM houdt gedragstoezicht. Deze vorm van toezicht is gericht op het toetsen van de naleving van de normen ten aanzien van voorlichting door pensioenuitvoerders aan deelnemers, gewezen deelnemers, gewezen partners en pensioengerechtigden. Daarnaast richt zij zich op de toetsing van de normen ten aanzien van het begrenzen van beleggingsvrijheid bij de uitvoering van premieovereenkomsten (zorgplicht). 5. Wettelijk verplichte voorlichting Het Pensioenfonds heeft vanuit de Pensioenwet en de wijzigingen die daar naar aanleiding van de Wet Pensioencommunicatie (20 mei 2015) in zijn aangebracht, diverse informatieverplichtingen. Bij verplichte informatievoorziening wordt een onderscheid gemaakt tussen: - reguliere informatie voorziening; en - eenmalige en/of ad hoc informatievoorziening. Een belangrijk element in de wettelijk verplichte voorlichting betreft de voorwaardelijkheidsverklaring. De informatie over toeslagverlening heeft betrekking over de toeslagverlening over de afgelopen 3 respectievelijk 5 jaar, waarbij wordt aangegeven in hoeverre de prijsinflatie hiermee is gecompenseerd. Bij de toeslagverlening wordt een voorwaardelijkheidsverklaring gebruikt. Deze is vormvrij, maar gelet op artikel 137 Pensioenwet in combinatie met artikel 15 Besluit financieel toetsingskader pensioenfondsen, laten wij hierin terug komen welke toeslagverlening wordt beoogd of daarbij een maatstaf wordt gehanteerd en welke dat is en welke financiële middelen beschikbaar zijn voor het verlenen van toeslagen. Voor informatie over kortingen geldt (als tegenhanger voor de toeslagen) dat bij deelnemers en pensioengerechtigden de kortingen van de afgelopen 3 jaar worden gemeld en in de overige situaties (einde deelneming en pensioeningang, scheiding, gewezen deelnemers en partners) van de afgelopen 5 jaar. PF NIBC hanteert de volgende tekst voor de voorwaardelijkheidsverklaring : Stichting Pensioenfonds NIBC Pagina 6 / 9

7 Voorwaardelijkheidsverklaring Het Pensioenfonds NIBC probeert ieder jaar het opgebouwde pensioen te verhogen op basis van de stijging van de prijzen van levensonderhoud (indexatie). Dit kan alleen als de financiële positie van het Pensioenfonds goed genoeg is. Als de beleidsdekkingsgraad per 31 december hoger is dan 110% dan mogen de pensioenen (deels) worden verhoogd. Uiteindelijk beslist het Bestuur of de pensioenen wel of niet verhoogd worden. De indexatie is dus voorwaardelijk. Er wordt geen premie betaald voor indexatie. Uw pensioenfonds betaalt de toekomstige verhogingen van het opgebouwde pensioen dus volledig uit beleggingsrendement. U heeft bij een eventuele verhoging niet meteen ook recht op verhogingen in de toekomst. 6. Aanvullende communicatie Naast de wettelijke informatieplicht, hecht het Bestuur van PF NIBC veel waarde aan het creëren van pensioenbewustzijn en pensioeninzicht bij haar deelnemers. De belangrijkste doelgroep hierbij is de groep actieve deelnemers. De uitkeringsgerechtigden en de gewezen deelnemers zullen waar nodig ook met deze aanvullende communicatie bereikt worden. 7. Communicatiemiddelen PF NIBC zet de volgende communicatiemiddelen in: Website: de website is ingericht naar informatiebehoefte per segment (leeftijd, privésituatie, salaris). Naast toegankelijke informatie over het pensioenfonds en de regeling, zijn ook alle officiële documenten van het pensioenfonds op de website te vinden. Alerts: berichten die verstuurd worden naar (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden, die zich aangemeld hebben voor de nieuwsdienst Nieuwsbericht: de website wordt maandelijks geactualiseerd met eigen berichten van het Pensioenfonds en relevante ontwikkelingen in de Nederlandse pensioenwereld. Aanspreekpunt bij de werkgever voor pensioenvraagstukken; Aanspreekpunt bij AZL voor pensioenvraagstukken; Pensioen documenten (informatie laag 1, 2 en 3) UPO (Uniform Pensioenoverzicht); Brieven (zoals startbrief, stopbrief etc); Op ad hoc basis pensioen surveys onder (actieve) deelnemers. Daarnaast wordt richting actieve deelnemers ook gebruik gemaakt van communicatiemiddelen van NIBC Bank, zoals het intranet en de What s Going On (electronische nieuwsbrief). 8. Communicatiemomenten In overleg met de externe communicatieadviseur Bridgevest worden er jaarlijks communicatiecampagnes gehouden. De onderwerpen van de campagnes worden in nauw overleg met het Bestuur vastgesteld. Stichting Pensioenfonds NIBC Pagina 7 / 9

8 Daarnaast is er de wettelijk verplichte voorlichting die met name bepaald wordt door timing van de UPO en bijvoorbeeld life events. Dit zijn gebeurtenissen in het werk- of privéleven van een deelnemer die invloed kunnen hebben op het pensioen van de deelnemer. Deze life events kunnen een verplichte voorlichting op gang brengen, maar het kunnen ook events zijn waarbij aanvullende communicatie van belang kan zijn. De volgende life events worden onderscheiden: Toetreden tot het fonds (communicatie: startbrief) Uittreden uit het fonds (communicatie: stopbrief) Ingang van het pensioen (communicatie: ingangsbrief) Trouwen / samenwonen / geregistreerd partnerschap Beëindiging partnerrelatie Arbeidsongeschiktheid Overlijden 9. Service Level Management PF NIBC heeft een belangrijk deel van de uitvoerende communicatietaken uitbesteed aan de werkgever en aan externe partijen (Bridgevest en AZL). PF NIBC draagt zorg voor adequate Service Level Overeenkomsten, ziet toe op een effectieve uitvoering en naleving van gemaakte afspraken en draagt zorg voor een periodieke evaluatie van de uitvoering van de taken. 10. Communicatiekalender PF NIBC stelt bij aanvang van ieder jaar een communicatiekalender voor het komende jaar vast. In bijlage 1 is de voor 2017 en 2018 van toepassing zijnde communicatiekalender opgenomen. 11. Goedkeuring, updates, communicatie en verwijzingen Dit communicatiebeleidsplan is vastgesteld door het Bestuur van Pensioenfonds NIBC op 15 december 2017 na verkregen advies van het Verantwoordingsorgaan. Voorgenomen wijzigingen in het communicatiebeleid vereisen vooraf advies door het Verantwoordingsorgaan, waarna het Bestuur het beleid vaststelt. PF NIBC draagt zorg voor een periodieke review van het communicatiebeleid en zo nodig bijstelling daarvan. Dit document is beschikbaar op de website van Pensioenfonds NIBC. Voor zover in officiële stukken (zoals reglementen en statuten van PF NIBC) wordt verwezen naar het communicatieplan/beleid, betreft dit de meest recent goedgekeurde versie van dit document. Stichting Pensioenfonds NIBC Pagina 8 / 9

9 Bijlagen Bijlage 1. Communicatiekalender 2017 en 2018 Stichting Pensioenfonds NIBC Pagina 9 / 9