COMMUNICATIEBELEIDSPLAN STICHTING PENSOENFONDS MERCER DECEMBER 2016

Transcriptie

1 COMMUNICATIEBELEIDSPLAN STICHTING PENSOENFONDS MERCER DECEMBER 2016

2 COMMUNICATIEBELEIDSPLAN STICHTING PENSOENFONDS MERCER INHOUD 1. 1 Voorwoord Inleiding Aanpak Communicatiebeleid Inleiding Informatievoorziening Analyse Visie Communicatiebeleidsdoelstellingen Strategie Verplichte onderdelen Keuze voor meer vaste onderdelen Keuze voor gerichte communicatie Controle, onderzoek en evaluatie Toets begrijpelijkheid Uitvoering communicatiebeleid Inleiding Kernboodschap Doelgroepen Communicatiestrategie Communicatiemiddelen Doelgroep middelen matrix Financieel crisisplan Uitvoering Actiepuntenlijst/ onderhoudsplan/ checklist publicaties t.a.v. communicatieplan Jaarplanning Onderhoudsplan/ checklist communicatiemiddelen MERCER 22

3 1 1 Voorwoord 1.1. Inleiding Stichting Pensioenfonds Mercer hecht veel waarde aan goede communicatie met de deelnemers van het pensioenfonds. Het fonds beschikt daarom over een schriftelijk overlegbaar Communicatiebeleidsplan. Het kunnen overleggen van dit beleidsplan vormt een van de verplichtingen waaraan het communicatiebeleid van het fonds moet voldoen. Verder worden in dit communicatiebeleidsplan onder meer de communicatieverplichtingen uit de Pensioenwet nader uitgewerkt in een uitvoerend communicatieplan. Per 1 juli 2015 is de nieuwe Wet Pensioencommunicatie ingegaan, waarvan de bepalingen zijn verwerkt in de Pensioenwet. Het doel van deze wet is om de deelnemer duidelijk, evenwichtig en correct (zonder tegenstijdigheden) en tijdig te informeren over de belangrijkste kenmerken van de pensioenregeling. Zoals bijvoorbeeld over toeslagverlening en korten, de keuzemogelijkheden die de deelnemer heeft, de stand van de opgebouwde pensioenaanspraken en de risico s die samenhangen met pensioen. Communicatie-uitingen moeten aansluiten bij de informatiebehoeften en kenmerken van de deelnemers. Stichting Pensioenfonds Mercer zal tot 1 juli 2017 stapsgewijs haar communicatie-uitingen aanpassen aan de gewijzigde Pensioenwet. In dit communicatie(beleids)plan wordt hier een nadere invulling aangegeven Aanpak Eerst volgt in hoofdstuk 2 een korte analyse van de huidige situatie van het pensioenfonds. Dan volgen de visie en de strategische uitgangspunten. Vervolgens komt in hoofdstuk 3 het communicatieplan aan bod waarin de uitwerking van de communicatie staat beschreven. Tot slot wordt de planning van te nemen acties in hoofdstuk 4 besproken. 1

4 2 2 Communicatiebeleid 2.1. Inleiding Onder het communicatiebeleid verstaan we alle activiteiten die het fonds ten aanzien van communicatie (aan en met de deelnemers) ontplooit om de gestelde doelen te bereiken met inachtneming van de strategische uitgangspunten. Hieronder vallen: Ø de verplichte activiteiten die voortvloeien uit de gewijzigde Pensioenwet aan de hand van de Wet pensioencommunicatie;; Ø de vaste periodiek terugkerende communicatie-uitingen;; Ø de communicatie naar aanleiding van gebeurtenissen bij deelnemers of pensioenfonds, of veranderingen in de pensioenregeling Informatievoorziening De communicatie wordt per doelgroep (actieve deelnemers, arbeidsongeschikte deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden) bepaald. Per doelgroep is een deel van de boodschap uniform en voor het overige specifiek. De informatieverstrekking aan de verschillende groepen deelnemers dient correct, duidelijk en evenwichtig te zijn. Het fonds vindt het belangrijk dat de (gewezen) deelnemers en gepensioneerden correct wordt geïnformeerd over wat zij de komende jaren mogen verwachten aan toeslagen. Gezien de bijstortingsverplichting van de werkgever is korting van pensioenen momenteel niet aan de orde. De wet schrijft voor dat de informatie van een pensioenfonds duidelijk en evenwichtig moet zijn. Onderstaand worden deze termen nader toegelicht: Correct: Correct betekent dat de informatie in lijn is met de verwachtingen op basis van de financiële positie van het fonds. 2

5 Duidelijk: Voor het geven van een duidelijke boodschap is het belangrijk dat het fonds de kans op korten en de kans op het verlenen van toeslagen (inclusief de hoogte van de toeslagen die dan worden verleend) expliciet verwoordt en kwalitatief omschrijft. Evenwichtig: Informatie dient evenwichtig te worden aangeboden. De norm evenwichtig benadrukt de balans in de informatieverstrekking, voor een eerlijke weergave van situaties. Dit betekent dat deelnemers inzicht krijgen in alle relevante voor- en nadelen van korten en (geen) toeslagverlening en de gevolgen voor het te verwachten pensioen. Ook is het belangrijk dat het fonds de deelnemer handelsperspectief biedt Analyse Het pensioenfonds Stichting Pensioenfonds Mercer verzorgt de oudedagsvoorziening van de (ex-)werknemers van Mercer (Nederland) B.V, die voor 1 januari 2016 tot het bedrijf zijn toegetreden. Verder is het pensioenfonds bedoeld om een partnerpensioen en wezenpensioen te garanderen voor de nabestaanden van (gewezen) deelnemers. Het pensioenfonds is ondergebracht in een zelfstandige stichting en is dus een zelfstandige rechtspersoon. De pensioenadministratie van het fonds is ondergebracht bij Mercer (Nederland) B.V. De pensioenregeling Binnen het pensioenfonds is vanaf 1 januari 2015 voor alle deelnemers dezelfde pensioenregeling van kracht: een middelloonregeling met onvoorwaardelijke toeslagverlening tijdens het deelnemerschap. Jaarlijks worden per 1 april de opgebouwde aanspraken verhoogd met de prijsinflatie. Het bestuur van het pensioenfonds besluit jaarlijks over de toe te kennen toeslagen over de pensioenaanspraken en -rechten van de gewezen deelnemers en pensioengerechtigden. Indien er in een jaar sprake is van toeslagverlening, worden ook de te bereiken aanspraken van de arbeidsongeschikte deelnemers verhoogd met dit toeslagpercentage. Voor deze groepen deelnemers is dus sprake van een voorwaardelijke toeslagverlening. Deelnemers Ultimo 2015 heeft het pensioenfonds 280 actieve en arbeidsongeschikte deelnemers, 502 gewezen deelnemers en 71 pensioengerechtigden. Het pensioenfonds is qua leeftijdsopbouw een jong fonds. De verhouding actieve deelnemers/inactieve deelnemers bedraagt circa 33:67. De meeste medewerkers zijn hoog opgeleid. Binnen Mercer (Nederland) B.V. is een groot aantal medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden met pensioen bezig. 3

6 Vanaf 1 januari 2016 kunnen er geen nieuwe actieve deelnemers meer toetreden tot het fonds, deze bouwen pensioen op bij een PPI. Dit betekent dat het aantal actieve deelnemers de komende jaren zal afnemen en het fonds zeer geleidelijk aan ook minder jong zal worden. Pensioencommunicatie Deelnemersvoorlichting kent een aantal specifieke kenmerken. Pensioenmaterie is complex van aard, waardoor veel aandacht nodig is voor duidelijke en begrijpelijke uitleg. Communicatie over pensioenen is daarnaast aan veel wetten en regels gebonden. Die regels hebben tot gevolg dat het vaak noodzakelijk is om volledig te zijn in het informatieaanbod. Hierdoor wordt de bewegingsvrijheid voor wat betreft de inhoud van deelnemersvoorlichting beperkt. Stichting Pensioenfonds Mercer kent een jaarlijkse deelnemersvergadering. In deze vergadering wordt gestemd over belangrijke onderwerpen als reglements- en/of statutenwijzigingen. Daarnaast legt het bestuur in deze vergadering verantwoording af voor het gevoerde beleid. Indien nodig kunnen extra deelnemersvergaderingen worden ingelast. Ontwikkelingen Door de ontstane financiële crisis in 2008 en de aanhoudende lage rente in de afgelopen jaren zijn (en worden) veel pensioenfondsen hard geraakt. Veel deelnemers en pensioengerechtigden maken zich zorgen om hun pensioen. Berichtgeving in de media is vaak onduidelijk of onjuist. Vaak maakt men geen onderscheid tussen bijvoorbeeld banken, verzekeraars en pensioenfondsen. Bovendien is de situatie lang niet overal hetzelfde. Pensioenfondsen zijn in deze situatie vooral op zichzelf aangewezen, vooral als het gaat om het behouden van het vertrouwen van de deelnemers. Verder is voor het pensioenfonds relevant dat slapers en gepensioneerden al jaren geen toeslagen hebben ontvangen, omdat de dekkingsgraad van het fonds daarvoor te laag is geweest. De kans op toeslagverlening in de komende jaren is erg laag, omdat voor (gedeeltelijke) toeslagverlening de beleidsdekkingsgraad van het pensioenfonds minimaal 110% moet zijn Visie Onbekendheid versus inzicht: Ø Deelnemers die onbekend zijn met hun eigen pensioensituatie staan vaak sceptisch en wantrouwend tegenover pensioen en het pensioenfonds. Zij maken geen goed gebruik van deze belangrijke arbeidsvoorwaarde;; 4

7 Ø Deelnemers die inzicht hebben in hun eigen pensioensituatie hebben over het algemeen een hogere waardering voor de pensioenregeling en het pensioenfonds. Zij maken op een goede manier gebruik van deze belangrijke arbeidsvoorwaarde. Zorgen dat deelnemers inzicht krijgen in hun pensioensituatie is daarom het kerndoel van het communicatiebeleid van Stichting Pensioenfonds Mercer. Dat doel bereikt het fonds door: Ø het onderhouden en verbeteren van de relatie met de deelnemers;; Ø het onderhouden en verder opbouwen van de reputatie van het pensioenfonds;; 2.5. Communicatiebeleidsdoelstellingen Informatieve beleidsdoelstellingen (kennis/planning) Deelnemers informeren over: het pensioenfonds;; de inhoud van de pensioenregeling;; de eigen pensioensituatie. Overtuigende beleidsdoelstellingen (houding, relatie, reputatie) Deelnemers overtuigen van de betrouwbaarheid van het pensioenfonds;; de goede kwaliteit van de pensioenregeling;; het belang om het eigen pensioen te plannen. Instructieve beleidsdoelstellingen (gedrag, planning) Deelnemers in staat stellen hun pensioen in kaart te brengen;; instrueren hoe te handelen bij gebeurtenissen die van invloed zijn op het pensioen;; instrueren hoe zij met het pensioenfonds kunnen communiceren Strategie Om een situatie te creëren waarin deelnemers gebruik maken van de communicatie van het pensioenfonds moet het fonds aan drie voorwaarden voldoen. Het fonds moet: Ø relevant zijn;; Ø voldoende bekend zijn;; Ø degelijk en betrouwbaar zijn op korte en lange termijn. 5

8 Relevantie Stichting Pensioenfonds Mercer moet relevant zijn voor zijn deelnemers. Dit is het geval als deelnemers hun pensioenregeling relevant vinden, maar ook hun pensioenfonds dat de pensioenregeling uitvoert. Het fonds moet zijn bestaansrecht als pensioenfonds duidelijk positioneren. Bekendheid Deelnemers moeten weten dat zij pensioen opbouwen bij Stichting Pensioenfonds Mercer. Dat zij bij het pensioenfonds kunnen aankloppen voor ondersteuning. Verder moeten zij weten hoe het pensioenfonds hen informeert, en hoe zij contact kunnen opnemen met het pensioenfonds. Degelijkheid en betrouwbaarheid Zonder deze waarden kan het pensioenfonds niet het vertrouwen krijgen van de deelnemers en behouden. De strategische communicatiedoelstellingen voor Stichting Pensioenfonds Mercer zijn: Ø het onderhouden en verbeteren van de relatie met de deelnemers;; Ø het onderhouden en verder opbouwen van de reputatie van en het vertrouwen in het pensioenfonds;; Ø deelnemers in staat stellen inzicht in hun pensioensituatie te krijgen en hen daarbij zo goed mogelijk te ondersteunen. Met onderstaande uitgangspunten geeft het pensioenfonds aan welke richting het kiest op het gebied van deelnemerscommunicatie voor de komende periode van 2017 tot en met De stapsgewijze implementatie van de Wet pensioencommunicatie tussen 1 juli 2015 en 1 juli 2017 is hierin meegenomen. 1) Het communicatiebeleid voldoet aan de voorlichtingsverplichtingen van de (gewijzigde) Pensioenwet. Daarbij volgt Stichting Pensioenfonds Mercer niet alleen de richtlijnen uit de wet. Het stelt zich tevens ten doel de deelnemers in staat te stellen zelf een planning van hun pensioen te maken. 2) Om tot een effectief communicatiebeleid te komen maakt Stichting Pensioenfonds Mercer gebruik van schriftelijke, digitale en mondelinge communicatie. Daarnaast zorgt het fonds voor een samenhangende en herkenbare uitstraling van de communicatiemiddelen. 6

9 3) Om tot een effectief communicatiebeleid te komen wordt onderscheid gemaakt naar verschillende doelgroepen, waaronder nieuwe deelnemers, actieve deelnemers, arbeidsongeschikte deelnemers, pensioengerechtigden, gewezen deelnemers en expartners. 4) Om tot een effectief communicatiebeleid te komen richt het fonds de communicatie in naar momenten waarop de deelnemer informatie nodig heeft. Door het informatieaanbod aan te passen aan mogelijke (veel voorkomende) pensioengebeurtenissen, maakt Stichting Pensioenfonds Mercer de communicatie gemakkelijker Verplichte onderdelen De Pensioenwet stelt geen communicatiemiddelen verplicht. Wel is er sprake van verplichte informatie verstrekking, zoals het Uniform Pensioenoverzicht (UPO) en verwijzingen naar de website van de pensioenuitvoerder en de website waarop het pensioenregister te raadplegen is. Aan deze verplichtingen voldoet het fonds. Daarnaast hebben de Pensioenfederatie en het Verbond van verzekeraars een alternatief communicatie-instrument Pensioen ontwikkeld. Het gebruik hiervan wordt geregeld door lagere regelgeving en het te gebruiken format, de kleuren en iconen liggen vast. Het pensioenfonds bepaalt in grote mate zelf hoe de verplichte informatie wordt gecommuniceerd. In de praktijk betekent dit voor het fonds de inzet van de hieronder opgesomde communicatiemiddelen. De voorlichtingsverplichtingen hebben als belangrijkste doel om de deelnemer in staat te stellen inzicht te krijgen in hun pensioensituatie en in de risico s die samenhangen met pensioen. Schriftelijk of digitaal Door de Wet Pensioencommunicatie zijn de wettelijke mogelijkheden voor digitale communicatie verruimd. De doelstelling van het pensioenfonds is er al enige tijd om stapsgewijs over te gaan naar meer digitale communicatie. Er zal nog worden onderzocht op welke wijze, naast communicatie via de website, dit het beste kan, eventueel via de Berichtenbox of op een andere wijze. De deelnemer moet er wel mee ingestemd hebben dat er digitaal met hem wordt gecommuniceerd. Het UPO wordt (voorlopig) alleen schriftelijk verstrekt. 7

10 Website De doelstelling van het fonds dat er voor 1 juli 2016 een website beschikbaar zou komen die voor alle (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden deelnemers toegankelijk is, is gerealiseerd. De website is: Alle (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden hebben in juni 2016 een brief gehad met, indien een mailadres beschikbaar was, een inlogcode en password om ook downloads te kunnen benaderen op de website. Personen waarvan geen mailadres bekend is, kregen bij de brief een antwoordkaart om hun mailadres door te geven aan het pensioenfonds en hebben, nadat het pensioenfonds deze heeft ontvangen, alsnog een inlogcode en password ontvangen. Tevens zijn deze nieuwe mailadressen toegevoegd aan het digitale mailbestand ten behoeve van de nieuwsbrief. Pensioen Binnen drie maanden na aanvang deelname dient een nieuwe deelnemer laag 1 van Pensioen te ontvangen. Pensioen geeft de deelnemer informatie over de belangrijkste onderdelen van de pensioenregeling. De deelnemer krijgt antwoord op de volgende belangrijke vragen: Wat biedt mijn pensioenregeling wel? Wat biedt mijn pensioenregeling niet? Hoe bouw ik pensioen op? Welke keuzes heb ik? Hoe zeker is mijn pensioen? Welke kosten maakt mijn pensioenuitvoerder? Wanneer moet ik in actie komen? Pensioen bestaat uit drie lagen. Na het lezen van laag 1 kent de deelnemer de belangrijkste elementen van zijn pensioenregeling. De deelnemer kan vervolgens zelf bepalen of hij meer wil weten door het lezen van meer details in laag 2 en/of 3. Alle informatie uit laag 1 en 2 komt ook terug in laag 3. Voor het pensioenfonds is Pensioen in zoverre niet (meer) relevant, omdat er vanaf 1 januari 2016 geen nieuwe toetreders meer zijn tot het fonds. Wel heeft het fonds de website zo goed mogelijk ingericht conform het Pensioen principe;; op de website wordt informatie gelaagd aangeboden en worden de iconen van Pensioen gebruikt. In 2016 is ook de pensioenvergelijker op de website geplaatst. De pensioenvergelijker maakt het mogelijk de belangrijkste onderdelen, aard en risico s van het pensioenfonds te vergelijken met een andere pensioenregeling. 8

11 Uniform Pensioenoverzicht Gebruik van het uniform pensioenoverzicht (UPO) is sinds 1 januari 2008 verplicht. Voor actieve deelnemers jaarlijks, voor gewezen deelnemers en ex-partners om de vijf jaar. Vanaf 1 januari 2016 is er sprake van een uniform pensioenoverzicht nieuwe stijl en zullen de verstuurde UPO s voor actieve deelnemers aan dit aangepaste format voldoen. Voor overige groepen deelnemers wordt het UPO met ingang van 1 januari 2017 aangepast. Pensioengerechtigden ontvangen nu jaarlijks een uitkeringenspecificatie van het pensioenfonds en zullen ook een UPO gaan ontvangen. Jaarverslag Het jaarverslag valt onder de externe verslaggeving van het fonds. Het jaarverslag bestaat uit financiële informatie en uit informatie die gericht is op het geven van een goede beeldvorming van het pensioenfonds. In het verslag wordt er een geïntegreerd beeld gegeven, zowel verbaal als cijfermatig, van alle relevante activiteiten die het pensioenfonds in het afgelopen boekjaar heeft verricht. Het jaarverslag is voor deelnemers toegankelijk via de downloads van de website van het pensioenfonds en op verzoek schriftelijk te verkrijgen. Overige communicatie-uitingen Bij een aantal gebeurtenissen is communicatie vanuit het pensioenfonds verplicht. Het betreft vooral gebeurtenissen aan de kant van de actieve deelnemers en pensioengerechtigden. Zo ontvangt de gewezen deelnemer na einde deelneming een exit-brief met de belangrijkste aandachtspunten in zijn vertreksituatie Ook is het fonds verplicht om op verzoek informatie te sturen naar deelnemers. Hierbij gaat het om informatie als: het voor de deelnemer geldende pensioenreglement;; het jaarverslag en de jaarrekening;; de uitvoeringsovereenkomst of het uitvoeringsreglement;; relevante tussentijdse informatie over de beleggingen van het fonds (regulier ook opgenomen in het jaarverslag);; informatie over financiële, technische en andere risico s en de spreiding daarvan (zijn opgenomen in het jaarverslag);; het eventuele herstelplan;; informatie over de hoogte van de (beleids)dekkingsgraad. Deze informatie is ook beschikbaar op de website van het pensioenfonds. 9

12 2.8. Keuze voor meer vaste onderdelen De communicatie-uitingen die zijn opgesomd in paragraaf 2.7 zijn min of meer verplicht en hebben als doel de deelnemer in staat te stellen te begrijpen hoe zijn pensioen in elkaar steekt. Deze inspanningen op zich maken echter nog geen goed communicatiebeleid. Om succesvol te communiceren is het goed om zich te richten op de praktische relatie tussen pensioenfonds en deelnemer. Door eventuele extra onderdelen te kiezen kan het fonds de gekozen positionering duidelijk naar buiten brengen. In hoofdstuk 3 en 4 worden de activiteiten en middelen genoemd die het fonds van belang vindt om de communicatie richting deelnemers gestructureerd vorm te geven Keuze voor gerichte communicatie De Pensioenwet voorziet in diverse voorlichtingsverplichtingen bij gebeurtenissen. Denk daarbij aan de verplichte informatie verstrekking aan een nieuwe deelnemer, of gerichte informatie bij huwelijk, kinderen, scheiding, etc. Ook bij wijzigingen in de regeling moet duidelijk, evenwichtig, correct (zonder tegenstrijdigheden) en tijdig worden geïnformeerd. Om tot een meer doelgerichte en effectieve communicatie te komen is het van belang om als pensioenfonds zelf aanvullende inspanningen te verrichten. Mogelijkheden hiervoor zijn: 1. UPO en toeslagbesluit De verzending van het UPO en de communicatie over het toeslagbesluit vormen de belangrijkste periodieke contactmomenten tussen pensioenfonds en deelnemer. Communicatie over het toeslagbesluit zal correct, duidelijk en evenwichtig zijn. Hierbij wordt aandacht besteed aan wat de komende jaren aan toeslagverlening wordt verwacht. Ook zal aandacht worden gegeven aan de kans op korten van de opgebouwde aanspraken en de ingegane pensioenen. Het verdient aanbeveling om deze communicatiemomenten effectief te benutten. Door een toelichting bij te voegen en door ondersteunende communicatie aan te bieden (zoals bv. de nieuwsbrief) geeft het fonds hieraan vorm. 2. Wijzigingen in het reglement Reglementswijzigingen hebben vaak belangrijke financiële gevolgen voor de deelnemers. Om te zorgen voor begrip en een rationele houding ten opzichte van de beweegredenen voor de wijzigingen, is het van belang om de communicatie planmatig in te richten. Afhankelijk van tijdstip en inhoud wordt daarvoor per project een plan van aanpak opgesteld en uitgevoerd. Bij Stichting Pensioenfonds Mercer worden reglementswijzigingen in de deelnemersvergadering goedgekeurd. 10

13 3. Crisiscommunicatie In tijden van een financiële crisis en een aanhoudende lage rente is het belangrijk om (gewezen) deelnemers, arbeidsongeschikte deelnemers en pensioengerechtigden op de hoogte te houden van de actuele ontwikkelingen. Door transparant te zijn in de communicatie loopt het fonds het minste risico dat deelnemers het vertrouwen in hun pensioenfonds verliezen. Het fonds volgt daarin de opzet zoals vastgelegd in het financieel crisisplan. Het financieel crisisplan is opgenomen in de ABTN van het fonds. De ABTN is voor alle deelnemers beschikbaar op de website van het fonds via downloads. 4. Nieuwsbrieven Minimaal twee maal per jaar verstuurt het pensioenfonds een nieuwsbrief met actuele ontwikkelingen aan actieve deelnemers en pensioengerechtigden en sinds eind 2016 ook aan gewezen deelnemers (slapers), waarvan een mailadres bekend is. Als een mailadres bekend is, gebeurt verzending per mail. Aan gepensioneerden vindt de verzending per post plaats, indien geen mailadres bekend is. In minimaal één van deze nieuwsbrieven zal expliciet aandacht besteed worden of er sprake is van toeslagverlening voor het betreffende en de hoogte daarvan. Ook zal worden ingegaan wat voor de komende jaren voor de verschillende groepen deelnemers aan toeslagverlening wordt verwacht. Het korten van opgebouwde en ingegane pensioenen is momenteel niet aan de orde wegens de bijstortingsverplichting van de werkgever. Ook dit zal in de betreffende nieuwsbrief vermeld worden Controle, onderzoek en evaluatie Het gevoerde communicatiebeleid moet beoordeeld kunnen worden op doelmatigheid, effectiviteit en kwaliteit. Daarvoor moeten de resultaten van de communicatieve inspanningen in kaart worden gebracht. Goede feedback is ook mogelijk door alle reacties van deelnemers goed in kaart te brengen. Welke vragen hebben ze? Voorbeelden: hoe wordt er belegd en hoe zit het daarbij met de maatschappelijke verantwoordelijkheid? Hoe worden risico s verdeeld? In hoeverre heerst er in het fonds solidariteit tussen groepen en is dit wenselijk? Welke (beleids)dekkingsgraad heeft het fonds en wat zijn daarvan de gevolgen? Hoe is hun houding ten opzichte van het pensioenfonds? Is er in de afgelopen periode ander gedrag vertoond? Door de reacties goed te archiveren, kunnen periodiek resultaten van de communicatie worden afgelezen. Op basis hiervan kan het beleid worden geëvalueerd en waar wenselijk aangepast. 11

14 2.11. Toets begrijpelijkheid Om de deelnemers begrijpelijke communicatie te bieden, verstrekt het fonds in alle communicatie-uitingen duidelijke en begrijpelijke informatie 1 (die afgestemd is op de kenmerken en belevingswereld van de eigen deelnemers) en maakt het fonds zo veel mogelijk gebruik van Pensioen Om de begrijpelijkheid van de uitingen te toetsen maakt het fonds sinds Q ook gebruik van een communicatie-adviesbureau dat de belangrijkste uitgingen (waaronder de nieuwsbrieven) van het fonds checkt. Aan de hand van de bevindingen van het communicatie-adviesbureau past het fonds de communicatie-uitingen waar nodig aan. Een dergelijke toetsing vindt periodiek plaats, maar ten minste elke drie jaar. Zie voor het plan van aanpak hiervoor hoofdstuk 4. 1 zoals gedefinieerd door AFM in de Leidraad Communicatie voor Pensioenfondsen (2012) 12

15 3 3 Uitvoering communicatiebeleid 3.1. Inleiding In hoofdstuk 2 is geformuleerd welke strategie het fonds kiest om de gestelde doelen te bereiken. In hoofdstuk 3 en 4 (het communicatieplan) vertalen we de strategie naar gedetailleerde en concrete stappen: een plan van aanpak voor de uitvoering van het communicatiebeleid. In het communicatieplan beschrijven we de doelgroepen, communicatieve doelstellingen, de boodschap en de middelen die we gaan inzetten. Tot slot komt in hoofdstuk 4 een activiteitenlijst aan de orde met een planning ten behoeve van de gestructureerde totstandkoming en inzet van communicatiemiddelen in de periode 2017 tot en met Kernboodschap Stichting Pensioenfonds Mercer is een sterke en betrouwbare bewaker van de oudedags- en nabestaandenvoorziening van de (ex-)medewerkers van Mercer (Nederland) B.V. en haar nabestaanden en is transparant in alle opzichten. Het fonds speelt een belangrijke rol voor de deelnemers, want de financiële belangen van pensioen zijn groot. Iedereen heeft een eigen verantwoordelijkheid voor zijn of haar pensioen. Het is van groot belang dat iedereen zich daarvan bewust is. Deelnemers moeten op de hoogte zijn van hun eigen pensioensituatie, de mogelijkheden kennen hun pensioen tijdig naar wens in te richten en van de risico s die samenhangen met pensioen Doelgroepen Stichting Pensioenfonds Mercer behartigt de pensioenbelangen van alle (ex-)medewerkers van Mercer (Nederland) B.V. en haar nabestaanden. Actieve en arbeidsongeschikte deelnemers Ultimo 2015 heeft het fonds nog 280 actieve en arbeidsongeschikte deelnemers. De komende jaren zal dit aantal dalen, omdat er geen nieuwe deelnemers meer tot het fonds toetreden. 13

16 Pensioengerechtigden Ultimo 2015 heeft het fonds 71 pensioengerechtigden. Dit aantal is inclusief de mensen die recht hebben op een partner- of wezenpensioen. Gewezen deelnemers (slapers) Ultimo 2015 heeft het fonds 502 oud-deelnemers die hun opgebouwde aanspraken bij het fonds hebben achtergelaten. Ex-partners De ex-partners worden beschouwd als gewezen deelnemers Communicatiestrategie De communicatiestrategie geeft aan hoe het fonds communicatiemiddelen inzet om het gewenste doel bij de beoogde doelgroep te realiseren. Het uiteindelijke doel van de deelnemerscommunicatie is zorgen dat deelnemers inzicht krijgen in hun eigen pensioensituatie. Deelnemers moeten dus aangemoedigd worden, ze moeten weten waar ze de benodigde informatie kunnen krijgen en hoe ze hun eigen inkomenssituatie na pensionering kunnen plannen Communicatiemiddelen Website Het pensioenfonds beschikt sinds juni 2016 over een website die voor alle (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden toegankelijk is. De website van het fonds is zo veel mogelijk ingericht conform Pensioen Alle doelgroepen van het pensioenfonds hebben (nadat ze hun mailadres hebben verstrekt) een inlogcode met password ontvangen, zodat relevante gegevens van het fonds kunnen worden ingezien. Pensioenbrochures Gezien het beperkte aantal deelnemers wordt (voorlopig) afgezien van het opstellen van life events brochures. Wel zijn deze events benoemd op de website. Op de website wordt (indien mogelijk) een verwijzing geplaatst naar Pensioenpod, de pensioenplanner en is in ieder geval een verwijzing naar mijnpensioenoverzicht.nl te vinden. 14

17 Uniform Pensioenoverzicht (UPO) Mercer (Nederland) B.V. verzorgt de berekeningen van de pensioenaanspraken en het pensioenoverzicht. Het fonds controleert het UPO en draagt zorg voor de verzending. Jaarverslag Stichting Pensioenfonds Mercer schrijft ieder jaar een uitgebreid jaarverslag. In het verslag wordt een geïntegreerd beeld gegeven, zowel verbaal als cijfermatig, van alle relevante activiteiten die het pensioenfonds in het afgelopen boekjaar heeft verricht. De jaarverslagen zijn via de downloads op de website te vinden. Deelnemersvergadering Stichting Pensioenfonds Mercer houdt elk jaar of zoveel vaker als nodig is een deelnemersvergadering. Tijdens de jaarvergadering wordt een terugblik gegeven over het afgelopen boekjaar en worden mogelijke wijzigingen in de pensioenreglementen of statuten goedgekeurd. Nieuwsbrief Minimaal twee maal per jaar komt het pensioenfonds met een nieuwsbrief Doelgroep middelen matrix De onderstaande matrix geeft aan welke middelen het fonds voor de verschillende doelgroepen inzet en welke doelen het daarmee beoogd te bereiken. De middelen zijn als volgt onderverdeeld: Ø middelen om deelnemers te ondersteunen bij het maken van een planning van hun pensioensituatie;; Ø middelen om de relatie tussen de deelnemers en het fonds aan te halen;; Ø middelen om de reputatie van het fonds te versterken. Doelgroep Doel Middel Nieuwe deelnemers Geen Niet relevant, omdat het fonds vanaf 1 januari 2016 gesloten is voor nieuwe deelnemers Actieve deelnemers Planning Pensioen , uniform pensioenoverzicht, website, pensioenplanner (momenteel loopt een pilot via werkgever, er is nog geen link opgenomen op de website) Relatie Reputatie Deelnemersvergadering, website Nieuwsbrief, jaarverslag (via downloads op website) 15

18 Doelgroep Doel Middel Arbeidsongeschikte deelnemers Planning Relatie Reputatie Pensioen , website, uniform pensioenoverzicht, Deelnemersvergadering als toehoorder, website Nieuwsbrief, jaarverslag (via downloads op website) Pensioengerechtigden Planning Pensioen , website, maand- en jaaroverzichten van de aan hen uitgekeerde pensioenen, bij ingang een pensioenbrief met een overzicht van de voor hen verzekerde en uit te keren pensioenen, Uniform pensioenoverzicht (vanaf 2017) Gewezen deelnemers en ex- partners Relatie Reputatie Planning Relatie Reputatie Deelnemersvergadering als toehoorder, website Nieuwsbrief, jaarverslag (via downloads op website) Pensioen , website, uniform pensioenoverzicht (1 januari 2017, ten minste een keer in 5 jaar) Website Nieuwsbrief, jaarverslag (via downloads op website) 3.7. Financieel crisisplan Communicatie over het financieel crisisplan Na vaststelling van het financieel crisisplan zal het bestuur het plan voorleggen aan het verantwoordingsorgaan. De (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden worden daarna geïnformeerd worden over de hoofdlijnen van het financieel crisisplan in een vergadering van deelnemers van het pensioenfonds. Communicatie over een financiële crisissituatie In het geval van een financiële crisis zal het bestuur met de toezichthouder communiceren op de daarvoor voorgeschreven wijze en met inachtneming van de daarvoor voorgeschreven termijnen. Indien de mogelijkheid tot een additionele bijdrage van de werkgever aan de orde komt zal daarover tijdig met de werkgever in overleg worden getreden. Aan alle (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden zal, in aanvulling op al eerder gedane mededelingen over de financiële situatie van het pensioenfonds, door middel van een brief worden gecommuniceerd dat van een financiële crisis sprake is en dat maatregelen moeten worden genomen. In deze brief zal tevens worden aangegeven welke maatregelen dat zullen 16

19 zijn en per welke datum ze zullen worden toegepast. Daarnaast zullen de financiële crisissituatie en de te nemen maatregelen in een vergadering van deelnemers nader worden toegelicht. In onderstaande tabellen is het communicatietraject na vaststelling van de crisissituatie weergegeven: Communicatietraject met betrekking tot melding crisissituatie Belanghebbende partij Welke vorm Wanneer Hoofdboodschap Toezichthouder Werkgever Verantwoordingsorgaan Mondeling Brief / E- mail Mondeling Brief / E- mail Mondeling Brief / E- mail Onverwijld Binnen een week Binnen een week Binnen twee weken Binnen een week Binnen twee weken Actieve deelnemers Brief / E- mail Binnen twee weken Inactieve deelnemers Brief / E- mail Binnen twee weken Verslechtering financiële situatie fonds. Mogelijke maatregelen inclusief gevolgen: Bijstorting door werkgever; Korten van aanspraken. Impact en afweging maatregelen. Belangenafweging Communicatietraject met betrekking tot inhoud maatregelen Belanghebbende partij Welke vorm Wanneer Hoofdboodschap Toezichthouder Brief / E- mail Binnen twee maanden Werkgever Brief / E- mail Binnen zes weken Verantwoordingsorgaan Brief / E- mail Binnen zes weken Actieve deelnemers Brief / E- mail Binnen tien weken Inactieve deelnemers Brief / E- mail Binnen tien weken Financiële situatie Maatregel(en) die genomen worden Gevolgen van de maatregel voor de deelnemer Evenwichtige verdeling en belangenbehartiging Verwachtingen 17

20 3.8. Uitvoering Het bestuur heeft een communicatiecommissie ingesteld en deze bestaat uit de volgende bestuursleden: Ø B. Bunicich;; Ø Drs. L.C.J.M. Luyten RBA. De communicatiecommissie wordt bijgestaan door de administrateur van het pensioenfonds H. van Hagen, de manager van het pensioenfonds E. van der Velden en de adviserend actuaris. Het fonds wordt, op ad-hoc basis, ondersteund door een extern communicatie-adviesbureau. Dit bureau onderhoudt ook de website van het pensioenfonds. 18

21 4 4 Actiepuntenlijst/ onderhoudsplan/ checklist publicaties t.a.v. communicatieplan 4.1. Jaarplanning Hieronder een overzicht van te nemen acties op communicatiegebied zonder directe invulling van planningsdata: Activiteit Planningsdatum Opmerkingen Begrijpelijkheid van uitingen toetsen door een communicatie- adviesbureau (zie paragraaf 2.10 en 2.11) Na gereedkomen communicatiemiddelen AFM verwacht dat het begrip van de informatie onder de eigen deelnemers wordt getoetst Updaten website Continue Indien relevant, bevat de website relevante nieuwsitems Jaarlijkse screening standaard communicatie (brieven, UPO) Maken van (elektronische) infobulletins op ad hoc basis met actuele informatie over het fonds (nieuwsbrief) Jaarlijkse voorlichtingsbijeenkomsten met een interessante agenda December Minimaal twee maal per jaar opstellen in januari en oktober Jaarlijks, gelijktijdig met uitkomen jaarverslag bij de deelnemersvergadering Ook screening vereist na belangrijke wijzigingen (in documenten) en de publicatie jaarverslag Extra nieuwsbrief na belangrijke wijzigingen (in documenten) en de publicatie jaarverslag Goed voor het imago en de herkenbaarheid van het fonds; maken van bijbehorende Powerpoint- presentatie (combineren met algemene deelnemersvergadering) 19

22 Activiteit Planningsdatum Opmerkingen Uitzoeken hoe communicatie- uitingen verder gedigitaliseerd kunnen worden Nieuwsbrief wordt in principe nu per mail gestuurd. Er is getracht van zo veel mogelijk (gewezen) deelnemers een mailadres te krijgen. Ook de komende jaren zullen op dit gebied efforts gedaan worden om nog meer mailadressen te krijgen Onderhoudsplan/ checklist communicatiemiddelen Communicatiemiddel Aanpassingsmoment Uitvoerder en peer Exit- brief Nieuwsbrief Website Bij belangrijke wijzigingen (zoals wijziging pensioenreglement, herstelplan) Minimaal twee maal per jaar (januari en oktober) Per kwartaal of bij belangrijke wijzigingen of publicatie jaarverslag, bij relevante nieuwsitems, maandelijkse update dekkingsgraad Adviserend actuaris, communicatiecommissie, communicatiebureau Administrateur, manager pensioenfonds communicatiecommissie, adviserend actuaris, communicatiebureau Staf, communicatiecommissie, communicatiebureau Jaarverslag Vóór 1 juli van enig jaar Administrateur, manager pensioenfonds externe adviseurs, bestuur Uniform pensioenoverzicht Actieve deelnemers vóór 1 oktober van enig jaar, pensioengerechtigden ontvangen met ingang van 2017 ook jaarlijks een UPO (gewezen deelnemers ten minste 1 maal per 5 jaar) Administrateur, adviserend actuaris 20

23 Mercer (Nederland) B.V. Startbaan 6 - NL 1185 XR Amstelveen P.O. Box NL 1180 EG Amstelveen