Communicatiebeleidsplan Stichting Vroegpensioenfonds Technische Groothandel

Transcriptie

1 Communicatiebeleidsplan Stichting Vroegpensioenfonds Technische Groothandel

2 Aanleiding van het communicatiebeleidsplan Het bestuur van Stichting Vroegpensioenfonds Technische Groothandel (hierna: VP Tech) heeft een communicatiebeleidsplan opgesteld. Met het communicatiebeleid wil het fonds consistentie creëren in de communicatie naar de achterban. Het plan beschrijft de visie en ambitie van het fonds op communicatie en is gericht op de communicatie met haar doelgroepen voor de periode In de communicatie dient ingespeeld te worden op ontwikkelingen en trends Het pensioenfonds De vroegpensioenregeling is in verband met de invoering van de wet aanpassing fiscale behandeling VUT/Prepensioen en introductie van de levensloopregeling (Wet VPL) per 1 januari 2006 beëindigd. Vanaf die datum vindt er geen premieheffing en geen pensioenopbouw meer plaats. Deelnemers geboren voor 1950, kunnen nog vervroegd uittreden onder de gebruikelijke voorwaarden. Dat betekent dat samen met de overgangsregeling van de Stichting VUTECH een uitkering van 70% behaald kan worden. De deelnemers geboren op of na 1950 en de gewezen deelnemers hebben slechts een kleine vroegpensioenuitkering. Zij worden, als de dekkingsgraad van het fonds dat toelaat, in de gelegenheid gesteld de vroegpensioenaanspraken over te dragen naar een ouderdomspensioenregeling. In 2010 zijn alle (ex-)deelnemers met aanspraken onder de afkoopgrens in de gelegenheid gesteld hun vroegpensioen af te kopen. In de periode van 2006 tot eind 2011 is het aantal deelnemers dan ook teruggelopen van naar Kenmerken van het pensioenfonds Zoals hierboven al vermeld, heeft het pensioenfonds geen actieve deelnemers meer. Het fonds telde per einde inactieve deelnemers en gepensioneerden. Ondanks het feit dat het pensioenfonds geen premieheffing en geen opbouw van aanspraken meer kent vindt de Stichting Vroegpensioenfonds Technische Groothandel het van belang de exdeelnemers op heldere en eenduidige wijze te informeren over de mogelijkheden van uittreding uitkering van vroegpensioen, afkoop, waardeoverdracht, de financiële positie van het fonds, etc. Doelgroepen De belangrijkste doelgroepen waar VP Tech zich op richt zijn: 1. Inactieve deelnemers 2. Gepensioneerden Daarnaast zijn de werkgevers in de bedrijfstak voor de communicatie van belang: als betrokken partij en als tussenschakel naar de (ex-)deelnemers. Er wordt geen specifiek beleid gehanteerd in de communicatie met toezichthouders en cao-partijen. Communicatiedoelstellingen Het fonds streeft ernaar om de ex- deelnemers van juiste en toegankelijke informatie te voorzien en om de ex- deelnemers, afhankelijk van hun persoonlijke situatie, in staat te stellen de juiste keuzes te maken.. Alle wettelijke verplichtingen worden hierbij in acht genomen. Communicatie is succesvol als het een verandering teweeg brengt bij de ontvanger in kennis, houding en gedrag. Helaas is het bijna onmogelijk om deze drie doelstellingen tegelijk te bereiken. Daarom wordt verandering in de volgende prioriteitsstelling nagestreefd: 2

3 Houding De doelgroepen staan positief ten opzichte van pensioenen: zij onderkennen het belang van financiële planning De doelgroepen hebben vertrouwen in de vroegpensioenregeling en de individuele mogelijkheden die nu worden geboden De doelgroepen hebben vertrouwen in VP Tech Kennis De doelgroepen zijn bekend met het begrip pensioen en pensioenregelingen De doelgroepen weten waar informatie over de voormalige regeling te halen De doelgroepen weten wie VP Tech is en wat het fonds doet Gedrag De doelgroepen nemen hun verantwoordelijkheid in het maken van de juiste keuzes op basis van de (individuele) mogelijkheden die VP Tech de ex-deelnemers biedt De doelgroepen halen bij de juiste partijen de gewenste informatie De doelgroepen verstrekken tijdig de correcte informatie aan het pensioenfonds Werkgevers informeren hun werknemers over de diverse mogelijkheden als afkoop en pensioenoverdracht Communicatieboodschap VP Tech hanteert in al haar communicatie één centrale boodschap: VP Tech is een betrouwbaar pensioenfonds dat haar ex-deelnemers zo goed mogelijk informeert over de mogelijkheden van afkoop, overdracht en de mogelijkheid om het pensioen te laten staan. Communicatiestrategie VP Tech wil graag het bewustzijn en de betrokkenheid rondom het pensioen, en de regeling vergroten. Hiervoor wordt de volgende strategie ingezet: Informeren én communiceren De communicatie is een combinatie van informeren én communiceren. Informeren is eenrichtingsverkeer, van zender naar ontvanger. Te denken valt aan het versturen van informatie. Communiceren is tweerichtingsverkeer: de zender ontvangt een boodschap terug van de oorspronkelijke ontvanger. Randvoorwaarden van pensioencommunicatie Alle communicatie over de vroegpensioenregeling vanuit VP Tech verloopt binnen een aantal randvoorwaarden: Toegankelijkheid en begrijpelijkheid: het fonds hanteert een actieve houding in het verstrekken van de relevante informatie voor de belanghebbende. Daarnaast wordt in alle communicatie verwezen naar de website voor de volledige informatie. Begrijpelijkheid gaat op die manier niet ten koste van volledigheid. Begrijpelijke taal: alle informatie wordt in heldere en begrijpelijke taal geschreven (B1- taalniveau of indien mogelijk nog begrijpelijker), oftewel eenvoudig Nederlands. Inzetten van huisstijl: een duidelijk herkenbare huisstijl wordt ingezet bij alle uitingen. Consequent toepassen van deze huisstijl zorgt bij de doelgroepen voor een consistent en professioneel beeld van het pensioenfonds. 3

4 In de communicatie dient rekening te worden gehouden met ontwikkelingen en trends, zowel intern als extern. Ontwikkelingen en trends De pensioensector blijft naar verwachting de komende jaren volop in de belangstelling. Hieronder benoemen we de ontwikkelingen in de wereld en in Nederland, in de pensioensector, bij VPTECH en bij Syntrus Achmea. Allen gerelateerd aan de communicatie. Wereldwijd: landencrisis, eurocrisis en financiële crisis De wereldwijde financieel-economische instabiliteit houdt naar verwachting nog enige jaren aan. De boodschap aan deelnemers en gepensioneerden over hun pensioen blijft daarom negatief: geen indexatie en een mogelijke verlaging van aanspraken. Het bestuur realiseert zich dat het langdurig uitdragen van negatieve boodschappen het vertrouwen van de deelnemer in het fonds op de proef stelt, maar hecht nog meer belang aan eerlijke en oprechte communicatie. Nederland: verandering in wet- en regelgeving en internetgebruik Aanpassing wet- en regelgeving In Nederland hebben we te maken met belangrijke veranderingen in wet- en regelgeving. De overheid past het pensioenstelsel aan op de stijgende levensverwachting en de schommelingen op de financiële markten. Naar verwachting wordt de nieuwe wet- en regelgeving in 2013 concreet en vindt in 2013 het proces van besluitvorming voor individuele pensioenfondsen plaats. Werkgevers en werknemers in de branche moeten dan keuzes maken voor een nominaal of reëel contract en het al dan niet (collectief) overzetten van pensioenrechten. Voor VPTECH zal dit evenwel geen rol spelen. Ingrepen in de AOW De overheid bezuinigt op de AOW. In 2012 is de ingangsdatum voor de AOW al veranderd in de dag waarop iemand 65 jaar wordt. Vanaf 1 januari 2013 gaat de AOW-leeftijd bovendien in stappen omhoog. Welke fasering hierbij wordt gekozen hangt af van besluitvorming in de Eerste Kamer. Daarnaast krijgen jongere partners vanaf 2015 geen AOW-toeslag meer. Door de wijzigingen ontstaat er mogelijk een gat in het inkomen van deelnemers. Veel deelnemers beschouwen hun AOW en pensioen wel als één geheel. Daarom is het belangrijk dat de wijzigingen in de AOW onder de aandacht van deelnemers worden gebracht. VPTECH heeft er als vroegpensioenregeling vooralsnog geen raakvlakken mee. Op 1 januari 2014 stijgt de fiscale pensioenrichtleeftijd voor aanvullende pensioenen naar 67 jaar. Sociale partners kiezen waarschijnlijk ook in veel pensioenregelingen voor een pensioenrichtleeftijd van 67 jaar. In september 2012 startte de overheid met een communicatiecampagne rondom de wijzigingen in de AOW. De campagne richt zich vooral op Nederlanders die op korte termijn te maken krijgen met de wijzigingen in de AOW. 4

5 Mijn Overheid Elke Nederlander kan op mijn.overheid.nl een eigen berichtenbox openen. Daarin krijgt hij persoonlijke gegevens van organisaties zoals UWV, Belastingdienst en Rijksdienst voor het Wegverkeer. Bij elk nieuw bericht ontvangt hij een . Via DigiD heeft hij levenslang toegang tot zijn eigen documenten. Groot voordeel is dat deelnemers zelf hun gegevens - zoals adres en telefoonnummer - actueel houden. Pensioenfondsen mogen meedoen aan dit initiatief. Het bestuur laat onderzoeken of dit daadwerkelijk voordelen biedt gezien de bijzondere positie van VPTECH. Internetgebruik in Nederland bijna 100% In 2011 had 94% van de Nederlandse huishoudens een internetaansluiting. Dit blijkt uit onderzoek van het CBS. Nederland loopt hiermee voorop in Europa. Van de internetgebruikers ging 86% dagelijks of bijna iedere dag online. Ook onder ouderen is het gebruik van internet sterk toegenomen. Zo maakte 60% van de 65- tot 75-jarigen in 2011 gebruik van internet. Dat is een verdubbeling ten opzichte van 2005 (30%). In 2012 gaf zelfs 47% van de respondenten aan een voorkeur te hebben voor digitaal aangeboden informatie. TNS Nipo deed dit onderzoek in opdracht van het Ministerie van SZW. Internetgebruik naar leeftijd in 2011 Gezien die ontwikkeling acht het bestuur het verantwoord een groot deel van de communicatie via dit medium te laten verlopen. Social Media Het bestuur realiseert zich dat de mogelijkheden om (een deel van) de doelgroepen te bereiken zijn uitgebreid met de social media kanalen. Toch verwacht het fonds dat, wanneer het om pensioen gaat, er op dit moment weinig te winnen valt op dit gebied. Het pensioenfonds maakt vooralsnog geen gebruik van social media, maar houdt zich geïnformeerd over de mogelijkheden Pensioensector Speerpunten AFM: communiceren over risico's en deelnemer helpen De AFM wil dat elk pensioenfonds de risico's duidelijk maakt aan de deelnemer. Het liefst ziet de AFM dat er een indicator komt in de vorm van een dashboard. De indicator geeft de mate van risico aan als het gaat om de kans op indexeren en de kans op verlagen. Ook zou de AFM graag zien dat de kwaliteit van de regeling in beeld wordt gebracht: wat biedt de regeling wel en niet, en wat is de relatieve kwaliteit van die elementen? De AFM wil dat de pensioensector een pensioenbijsluiter ontwikkelt. Het fonds volgt de ontwikkelingen en zal steeds bezien in hoeverre voorstellen passen binnen het specifieke karakter van de vroegpensioenregeling. 5

6 Evaluatie informatieverplichtingen Pensioenwet In opdracht van het Ministerie van SZW zijn in 2011 de informatiebepalingen van de Pensioenwet geëvalueerd. De belangrijkste conclusies zijn: Pensioenfondsen houden zich goed aan de eis om de verplichte uitingen tijdig te verstrekken. Deelnemers begrijpen de verplichte uitingen onvoldoende. Het UPO, de startbrief en de voorwaardelijkheidsverklaring leveren de nodige problemen op en bereiken niet het gewenste doel: het vergroten van het pensioenbewustzijn. De onderzoekers doen deze aanbevelingen: Pensioenfondsen moeten de informatie korter, begrijpelijker en - het liefst - gelaagd aanbieden. Pensioenfondsen moeten met open normen kunnen werken en maatwerk leveren. Pensioenfondsen moeten meer mogelijkheden krijgen voor online communicatie. De onder de loep genomen communicatie-uitingen zijn maar zeer ten dele op VPTECH van toepassing. De aanbevelingen daarentegen zijn ook voor VPTECH herkenbaar en in een aantal gevallen ook toepasbaar. Duidelijkheid in kosten Het pensioenfonds moet duidelijk zijn in de kosten voor administratie van pensioenen en voor het vermogensbeheer. Zo draagt het fonds bij aan het vertrouwen in de sector. De Pensioenfederatie doet aanbevelingen voor transparantie. Pensioenfondsen moeten bijvoorbeeld hun beleid toelichten. Dit kan: via een compleet contract : hierin staat wat het fonds doet in welke situatie door het publiceren van bestuursbesluiten op de website door het publiceren van kerncijfers op de website (zoals dekkingsgraad, Z-score, indexatie, omvang van het belegd vermogen). VPTECH beperkt zich, wederom mede gezien het karakter van het fonds, vooral tot de laatste optie. Pensioen De Pensioenfederatie is in 2012 gestart met het ontwikkelen van een Pensioen Hiermee wil zij de duidelijkheid van bestaande verplichte uitingen verbeteren en de onderlinge samenhang vergroten. De cijfers verwijzen naar de gelaagde opzet van de uiting: Laag 1 bevat de regeling in het kort. Deze combinatie van iconen en tekst is - nu nog - een papieren uiting. Zij biedt een trigger voor het opzoeken van meer informatie. Laag 1 moet in de toekomst de startbrief en de toelichting bij het UPO vervangen. Lagen 2 en 3 bevatten extra informatie voor de lezer. Die informatie komt op de website van het fonds. Met het Pensioen ontstaat een standaardset van uniforme iconen en termen. Pensioenfondsen kunnen die straks ook in hun overige communicatie gebruiken. Het Verbond van Verzekeraars heeft zich aangesloten bij dit initiatief. Het Pensioen wordt waarschijnlijk op 1 januari 2014 ingevoerd. Voor VPTECH geldt wederom dat de verplichte uitingen waar de Pensioenfederatie zich op gericht 6

7 heeft, niet of nauwelijks op het fonds van toepassing zijn. Het bestuur gaat onderzoeken, of de methodiek toegevoegde waarde kan hebben voor de communicatie van het fonds. 2.4 VPTECH Herstelplan en financiële positie van het fonds VPTECH had in 2009 gedurende een groot deel van het jaar een dekkingsgraad die lager was dan de voor het fonds vereiste 104%. Daarom is een herstelplan opgesteld met de maatregelen die binnen een termijn van vijf jaar weer moeten zorgen voor het minimaal vereiste eigen vermogen. Ook is een herstelplan voor de langere termijn (15 jaar) ingediend en goedgekeurd door DNB. Na een gunstige ontwikkeling van de dekkingsgraad begin 2011 is het fonds in augustus 2011 opnieuw in een situatie van onderdekking gekomen. De financiële positie van het fonds vereist, zeker gezien de aanhoudende economische crisis, continue monitoring. Ontwikkelingen in de financiële situatie van het fonds kunnen leiden tot extra communicatie-uitingen. Financiële positie Ultimo 2013 moet het pensioenfonds uit het dekkingstekort zijn. Daarvoor heeft zij een minimale dekkingsgraad van 104% nodig. Voor VPTECH zijn de beleggingsopbrengsten de enige bron van inkomsten. Het is dus zaak om een goed rendement op de beleggingen te behalen. Hiervoor zal enig risico genomen moeten worden, maar een fonds in een herstelsituatie mag van DNB maar een zeer beperkt risico nemen. Binnen dit spanningsveld probeert het bestuur zo goed mogelijk te manoeuvreren. Eind 2012 wordt de situatie rond het dekkingstekort opnieuw bekeken en bepaald of aanvullende maatregelen nodig zijn. Daar er geen premie geheven wordt, zullen deze uitsluitend uit korting kunnen bestaan. Toekomst van het fonds In 2009 is een onderzoek gedaan, waarbij naar voren kwam dat rond 2020 het punt bereikt zou worden dat het om kostenredenen verstandig zou zijn om niet meer als zelfstandig vroegpensioenfonds te blijven voortbestaan. In tussentijd is één van de uitgangspunten van beleid (mean and lean) dat zoveel als mogelijk op de kosten gepast dient te worden. Eind 2012 is het bestuur opnieuw de discussie gestart over de toekomst van het fonds. Het beheer van een pensioenfonds stelt immers hoge deskundigheidseisen aan de leden van het pensioenfondsbestuur. Ook gaan de kosten omhoog die gepaard gaan aan de toenemende eisen die de toezichthouder aan het besturen van een pensioenfonds stelt. Daarbij komen zowel overgang naar een verzekerde regeling als aansluiting zoeken bij een bedrijfstakpensioenfonds of een andere partner aan de orde. Wanneer op dit punt nadere besluiten worden genomen zal intensief met alle belanghebbenden gecommuniceerd worden. Het welslagen van een dergelijke onderneming hangt immers sterk af van het draagvlak dat bij alle belanghebbenden is gecreëerd. Deelnemers De komende jaren zullen steeds meer deelnemers aanspraak op een VPTECH-uitkering maken zonder daarnaast recht te hebben op een uitkering vanuit de overgangsregeling, de voormalige VUTregeling. De groep wijzigt dus van karakter en hun informatiebehoefte ook. Het zijn voor een deel (ex-)deelnemers die uitsluitend een uitkering ontvangen, maar ook( ex-)deelnemers die nog werkzaam zijn in de technische groothandel of elders, die diverse regelingen combineren om eerder te stoppen met werken of die helemaal doorwerken tot de pensioenleeftijd (65 jaar). 7

8 Waardeoverdracht De stand van de dekkingsgraad is momenteel (per eind oktober) duidelijk boven de 100%. Dit betekent dat er geen beperkingen zijn om verzoeken om waardeoverdracht naar een andere regeling uit te voeren. Het risico blijft evenwel dat door welke omstandigheid dan ook de dekkingsgraad toch weer tot onder de 100% daalt. In zo n situatie van onderdekking is het opnieuw tijdelijk niet mogelijk om waardeoverdrachten uit te voeren. Pas wanneer de dekkingsgraad weer boven de vereiste 100% ligt, kunnen verzoeken voor waardeoverdracht weer afgehandeld worden. Daarnaast moet ook het ontvangende pensioenfonds een dekkingsgraad van 100% of hoger hebben. Het bestuur treft maatregelen om de ex-deelnemers duidelijk te laten weten, welke procedure wordt gevolgd in gevallen dat de dekkingsgraad tijdelijk onder de 100% daalt en dan weer daarboven komt. Afkoop VPTECH heeft in 2010 alle betrokken gewezen deelnemers aangeboden kleine pensioenen af te kopen als deze onder de wettelijke grens van (destijds) 420,69 per jaar valt. Het afkoopproject is in augustus 2011 afgerond. Van de aangeschreven deelnemers hebben er gekozen voor afkoop. Er zijn dus nog ruim deelnemers met een klein pensioen overgebleven in het fonds. Gezien de kosten zal het bestuur geen bijzondere acties ondernemen om dit aantal nog verder te verlagen. Wel zal dit onderwerp in de reguliere communicatiekanalen regelmatig aan de orde worden gesteld. Vroegpensioen en ouderdomspensioen Specifiek met het oog op wijzigingen in de pensioenwetgeving is het voor het vroegpensioenfonds van belang rekening te houden met de wijze waarop communicatie over het ouderdomspensioen van de ex-deelnemers wordt ingevuld door de verschillende pensioenuitvoerders. Reputatie De reputatie van pensioenfondsen wordt in de media uitvoerig belicht. De media komen op voor de deelnemer. Gaat het slecht met ons pensioenfonds? Dan krijgt het bestuur meestal de schuld. Nu pensioenfondsen sinds 2008 vaak negatieve boodschappen moeten communiceren, ontstaat er een negatief maatschappelijk humeur. Het is erg lastig om daar als afzonderlijk pensioenfonds tegenop te boksen. De fondsen die bij de Pensioenfederatie zijn aangesloten, proberen dit via een gezamenlijke campagne Samen Sta Jij Sterk. VPTECH kiest vooral de weg van eerlijke en accurate communicatie via de website, doch zal waar nuttig en nodig zeker gebruik maken van de adviezen van de federatie. 2.5 De uitvoeringsorganisatie Als administrateur en uitvoerder van de VPTECH-regeling is er ook voor Syntrus Achmea, en te beoordelen door het bestuur van de VPTECH, een rol op het gebied van de communicatie. Relevante informatie op het juiste moment Met relevante en goed toegankelijke informatie, wil Syntrus Achmea de gebruiker informatie bieden wanneer hij of zij dat wil of nodig heeft. Van veel gebeurtenissen in het leven van een deelnemer wordt Syntrus Achmea automatisch op de hoogte gesteld. Bijvoorbeeld bij scheiding of een nieuwe baan. Dat zijn momenten om de deelnemer te wijzen op het effect op zijn of haar pensioen. Syntrus Achmea wil mogelijk maken dat een deelnemer via een sms of een signaal ontvangt dat de wijziging in zijn situatie effect kan hebben op zijn pensioen en dat hij hier inzicht in kan krijgen op de website. Daar kan hij meer informatie vinden over zijn persoonlijke situatie. En eventueel gelijk zaken online aanvragen. Zo biedt het pensioenfonds de deelnemer laagdrempelige informatie, op het 8

9 moment dat hij het nodig heeft. De website is niet langer alleen een bron van informatie, maar biedt mogelijkheden tot interactie met het pensioenfonds. Maar dat kan alleen als de deelnemer makkelijk bereikt kan worden. Daarom ondersteunt het bestuur de diverse acties die Syntrus Achmea de komende jaren gaat ondernemen om zoveel mogelijk adressen van deelnemers te verzamelen. Evaluatie/toetsing van de communicatie Communicatie jaarplan Jaarlijks stelt het bestuur een communicatie jaarplan op. Bij de totstandkoming van dit plan wordt het bestuur geadviseerd door de DRVO. In dit plan worden de doelen op communicatiegebied voor het komende jaar belicht. Ook wordt er met een kritische blik gekeken naar hoe de communicatie in het afgelopen jaar verlopen is. AFM De AFM controleert de communicatie op tijdigheid, juistheid en toegankelijkheid (= beschikbaarheid en begrijpelijkheid). De AFM zal bij het toezicht op transparantie vooral willen vernemen of het fonds weet dat informatiedrager, taalniveau, communicatievorm en verwijzing effectief waren, kortom of de boodschap is overgekomen. VP Tech evalueert jaarlijks de communicatie-uitingen. Dit gebeurt op basis van de controlepunten vanuit de AFM. Het fonds beoordeelt jaarlijks of de communicatie-inspanningen positief gewaardeerd worden en effectief zijn. Deze evaluatie wordt meegenomen in de ontwikkeling van het jaarlijkse communicatiejaarplan. Rolverdeling Het bestuur van VP Tech ontwikkelt het communicatiebeleidsplan en draagt het plan uit. Zij stimuleert de sociale partners in lijn met dat beleid te handelen. De uitvoering van het communicatiebeleid is gedelegeerd aan de uitvoeringsorganisatie. Het bestuur van het pensioenfonds blijft eindverantwoordelijk en is actief betrokken bij de uitvoering van het communicatiebeleid. Budget Het pensioenfonds stelt jaarlijks een budget vast voor communicatie. Voorstellen voor nieuwe communicatiemiddelen en bijbehorende kosten worden met opgaaf van redenen aan het bestuur voorgelegd. In dit budget zijn niet de kosten voor de dagelijkse communicatie met belanghebbenden meegenomen, noch de fondsoverstijgende projecten die vanuit de uitvoeringsorganisatie worden aangeboden. 9