De dienstnota is niet bindend. De afwijkende beslissing van de deputatie / provincieraad is rechtsgeldig.

Transcriptie

1 Handhavingscontroles Oost-Vlaanderen 2016 In de loop van 2016 werden er ruim 200 dossiers geselecteerd voor controle. Deze werden hetzij grondig, hetzij summier nagezien. Een aantal hiervan gaven aanleiding tot een opmerking of een vraag voor bijkomende informatie. 1/ Dossier dienst Patrimonium met volgnr. K aankoop grond te Hamme aan dhr. J. Van Geeteruyen voor een bedrag van ,00 euro: De akte tot aankoop van het onroerend goed werd verleden op 1 december Het transactiemoment voor deze verrichting is bijgevolg 2015 in plaats van Vastlegging werd hernomen met vastlegging Er is op 16/03/016 een boeking gemaakt met nr Betalingsopdracht naar dienst boekhouding op 25/03/2016. In principe is transactiemoment / Dossier dienst Pedagogische instellingen met volgnr. K aankoop afkortzaag voor PTI Zottegem (15.704,07 euro) aan de firma Rogiers-Vanpoucke met overname (1.200 euro). De overname is als volgt geregeld: de oude machine wordt door de firma Rogiers-Vanpoucke overgenomen en in de plaats krijgt PTI Zottegem snijgereedschappen ter waarde van euro. Hoe werd deze overname verwerkt in de boekhouding? De leveringsnota van de ontvangen items ten bedrage van euro werd voorgelegd (omruilbon). In de boekhouding is enkel de factuur van de afkortzaag opgenomen. 3/ Dossier dienst ICT met volgnr. K aankoop en onderhoud van een tijdsregistratiesysteem en self service tool voor afwezigheden (Cipal IT-Solutions ,09 euro): In het bestek werden 4 gunningscriteria opgenomen: o Functionele vereisten en gebruiksvriendelijkheid systeem (45%) o Prijs (40%) o SLA voorwaarden, technische conformiteit en interventiesnelheid (10%) o Projectplan en aanpak (5%). De dienstnota met kenmerk L02/Adm/overheidsopdrachten (dienstnota nr ) handelt over het criterium prijs bij overheidsopdrachten. Volgens deze dienstnota, die betrekking heeft op alle overheidsopdrachten, moet het criterium prijs in principe op minstens 70% worden gequoteerd. Mits motivering kan de wegingscoëfficiënt voor prijs worden gereduceerd tot 50%. Hier werd slechts een quotering van 40% voor het criterium prijs gehanteerd. De dienstnota is niet bindend. De afwijkende beslissing van de deputatie / provincieraad is rechtsgeldig. De afwijking werd gemotiveerd : Het gaat hierbij over heel gespecialiseerde materie. Bij de selectie van de voorstellen van de verschillende aanbieders is ervaring met dergelijke opdrachten dan ook belangrijk om het project te doen slagen. Het is uiterst belangrijk dat we bij de selectie van een aanbieder niet alleen naar de prijs, maar ook

2 naar de ervaring en voornamelijk de tegemoetkoming aan de functionele vereisten op technisch vlak en op vlak van gebruiksvriendelijkheid kijken. Het belang hiervan blijkt uit bovenstaande argumentatie. 4/ Dossier dienst ICT met volgnr. K actualisatie technische installatie provincieraadzaal (Televic Audio-visual euro): Deze opdracht werd gegund via onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking. Dit betekent dat de kandidaten na bekendmaking van de opdracht hun kandidaatstellingen indienen en dat de aanbestedende overheid evalueert welke kanditaten worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. In principe mag het aantal geselecteerden niet kleiner zijn dan drie, tenminste voor zover er voldoende geschikte kanditaten zijn, dit om een daadwerkelijke mededinging te waarborgen. De deputatiebeslissingen van 4 juli 2013 en 3 juli 2014 vermelden een verschillend aantal kandidaten die een offerte kunnen indienen, nl. o Volgens de deputatiebeslissing van 4 juli 2013 werden 3 kandidaten uitgenodigd om een offerte in te dienen. Deputatiebesluit 4 juli 2013, art. 2: De kwalitatief geselecteerde kandidaten (Auvicom nv, Play Av nv en Televic Audio-Visual nv) worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. o Volgens de deputatiebeslissing van 3 juli 2014 werden er bij beslissing van 4 juli 2013 slechts 2 kandidaten uitgenodigd om een offerte in te dienen. Deputatiebesluit3 juli 2014 onder punt 2 (motivering): De deputatie verleende in zitting van 4 juli 2013 goedkeuring aan de selectie van volgende kandidaten: Auvicom nv en Televic Autio-Visual nv. Waarom kon/mocht Play Av nv plots geen offerte meer indienen (deputatiebeslissing 4 juli 2013 t.o.v. deputatiebeslissing 3 juli 2014)? Aangezien de offerte van Auvicom nv niet werd weerhouden (reden: niet elektronisch ondertekend) en Play AV nv geen offerte kon/mocht indienen was er van mededinging geen sprake meer. Ook hier werd een quotering van 40% voor het criterium prijs gehanteerd, wat in strijd is met de dienstnota overheidsopdrachten: het criterium prijs weging en toekenning score. De dienstnota is niet bindend. De afwijkende beslissing van de deputatie / provincieraad is rechtsgeldig. Deze verdeling is nodig om tot een goede verhouding tussen prijs (40) en kwaliteit (40) te komen. Ook het belang van de nazorg mag niet onderschat worden (20). Play AV werd wel degelijk uitgenodigd om een offerte in te dienen, doch heeft geen offerte ingediend. 5/ Dossier dienst Patrimonium met volgnr. K PI Heynsdaele Ronse: brandcompartimentering 0 en +1 en verwijderen asbest boven deuren hoofdgebouw (Norbert Van De Walle ,14 euro): Volgende boeking werd geregistreerd: werkingskosten gebouwen en terreinen 2.462, gebouwen , Te betalen btw 2.462,89

3 Leveranciers ,14 Het is niet duidelijk waarom het bedrag van de btw hier geboekt werd op ark Deze vraag werd reeds voorgelegd aan Luc Van de Steene. De boeking was foutief en werd gecorrigeerd (zie correctie CN en correcte boeking factuur IF ). 6/ Dossier dienst Ruimtelijke Planning met volgnr. K opmaak van een kernnota ikv LTbeleid Ruimtelijke Planning - 1ste schijf (50%) (TV Atelier Romain - Buur ,10 euro). In de gunningsbrief (deputatiebeslissing 25 februari 2016) betreffende bovenvermelde opdracht zijn het gunningsbedrag en het bedrag van de te stellen borgtocht niet opgenomen. Het is aangewezen deze bedragen wel te vermelden. Conform de wetgeving overheidsopdrachten diende er een borg te worden gesteld ten bedrage van euro, nl. 5% van het gunningsbedrag excl. btw (dus 5% van ,83 euro afgerond naar hoger tiental), en dit binnen dertig dagen volgend op de dag waarop de opdracht werd gesloten. De aannemer stelde laattijdig een borg van euro (5% van gunningsbedrag incl. btw) in november De administratie heeft niet gereageerd op deze opmerking. 7/ Dossier dienst Patrimonium met volgnr PTI Ninove, plaatsen van brandwerende deuren en uitvoeren van brandcompartimenteringswerken (De Keyser Ski bvba ,63 euro). Met deputatiebeslissing van 17 december 2015 werd het plaatsen van compartimenteringswanden, deuren en deurgehelen in bepaalde lokalen van het PTI Ninove gegund aan Dekeyser Ski bvba uit Kluisbergen tegen de prijs van ,86 euro (excl. btw). Er werd een eerste reeks meerwerken goedgekeurd t.b.v ,82 euro excl. btw. Met deputatiebeslissing van 8 september 2016 werd een tweede reeks meerwerken goedgekeurd t.b.v ,30 euro excl. btw. Voor de gunning van de meerwerken via onderhandelingprocedure zonder bekendmaking wordt verwezen naar art. 26, 1, 2, a) van de wet van 16 juni 2006, meerbepaald naar de bepaling dat het bedrag van de meerwerken niet hoger mag zijn dan 50 % van het initiële gunningsbedrag. Een deel van de uit te voeren meerwerken zullen om die reden via een aparte prijsvraag worden opgevangen (de voorgestelde meerwerken bedroegen immers 63,95% van het oorspronkelijke gunningsbedrag). Het voornoemde artikel van de overheidsopdrachtenwet (art. 26, 1, 2, a) van de wet van 16 juni 2006) legt echter meerdere voorwaarden op. Zo moeten de aanvullende werken ingevolge onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn geworden voor de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht. De in verrekening 2 opgenomen werken (o.a. vervangen van verschillende extra deuren en binnenramen door brandwerende deuren en ramen) kunnen niet beschouwd worden als onvoorzienbare werken die noodzakelijk zijn om de initiële opdracht tot een goed einde te brengen. Bij een grondige voorbereiding konden deze extra werken worden voorzien en dus worden opgenomen in de initiële prijsvraag. Werd er ondertussen een nieuwe opdracht georganiseerd / toegewezen voor de meerwerken die niet in verrekening 2 werden opgenomen?

4 De hoofdopdracht van werken werd gegund door de Deputatie op 17 december 2015 op basis van het brandweerverslag. De Deputatie heeft op 10 maart 2016 de " de risicoanalyse brandveiligheid" over deze site van de dienst IDPBW goedgekeurd, waarin de compartimenteringsproblematiek van de klassenvleugel vermeld wordt. Talrijke bijkomende maatregelen werden daarin voorgesteld. In tegenstelling tot wat het Rekenhof schrijft over de in verrekening 2 opgenomen werken waren deze werken dus wel onvoorzienbaar. Op het ogenblik van de initïële gunning was de problematiek van het brandrisico nog niet volledig gekend. Zelfs het verslag van de brandweer was op dit punt ontoereikend. Gezien de delicate afwerking van deze deuren en blokomlijstingen naar bestaand model, en gezien de lange levertermijn, werd besloten om deze werken als meerwerk te gunnen. Het Rekenhof vraagt voorts of er ondertussen een nieuwe opdracht werd georganiseerd / toegewezen voor de meerwerken die niet in verrekening 2 werden opgenomen? Inderdaad, deze werden gegund aan de raamcontractant schrijnwerk (Norbert Van De Walle bvba uit Zottegem): het betreft kelderdeuren die niet dezelfde delicate afwerking vereisen als de deuren in de voorgaande alinea s. 8/ Dossier dienst Patrimonium met volgnr. K Sportcentrum Puyenbroeck: herstellen beweegbare wand zwembad (SMO bvba ,46 euro). Het bestek voor de bovenvermelde werken werd door deputatie goedgekeurd in zitting van 7 april 2016 (open aanbesteding met Europese bekendmaking - raming euro excl. btw). Deze Europese aanbesteding leverde geen enkele offerte op. Daarom besliste de deputatie in zitting van 2 juni 2016 om over te gaan tot een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Er werden drie gespecialiseerde aannemers aangeschreven. Twee van hen dienden een offerte. De laagst regelmatige offerte ging uit van SMO bvba uit Eeklo voor een bedrag van ,50 euro excl. btw. Het visum van de financieel beheerder dd. 28 en 29 juni 2016 in het kader van dit dossier luidt als volgt: Krachtens het provinciedecreet is het dagelijks bestuur aan deputatie gedelegeerd tot alle opdrachten voor werken verbonden aan het investeringsbudget tot euro excl. btw. De uiteindelijke gunning gebeurt tegen de prijs van ,50 euro excl. btw. Dit dossier werd initieel niet voorgelegd aan de provincieraad voor vaststelling van de gunningsvoorwaarden en de gunningswijze. De financieel beheerder viseert het dossier bij wijze van uitzondering en op voorwaarde dat de dienst het met terugwerkende kracht aan de provincieraad voorlegt (zitting september). Via mail dd. 17 november 2016 werd van de dienst patrimonium vernomen dat het dossier wegens vergetelheid niet werd voorgelegd aan de provincieraad van september. De voorwaarde die werd opgelegd in het visum van de financieel beheerder werd niet nageleefd. Het dossier werd opgevraagd door het Rekenhof en toen is inderdaad gebleken dat de dienst vergeten was het dossier tijdig naar de provincieraad te brengen. De vertegenwoordigster van het Rekenhof liet daarna (mail dd. 17/11/2016 aan dienst Patrimonium na mondeling overleg tussen

5 Rekenhof en dienst boekhouding) echter weten dat het dossier nu niet meer aan de Provincieraad moet worden voorgelegd, omdat het dossier ondertussen al voorlopig was opgeleverd. 9/ Dossier dienst Sport met volgnr. K Subsidie aan de gemeente Nazareth voor de bouw van een gymzaal ( euro). Aan de gemeente Nazareth werd een subsidie toegekend van euro voor de bouw van een gymhal aan een bestaand sportcomplex. De toekenning gebeurde conform het reglement dd. 18 december 2013 met betrekking tot subsidiëring van bovenlokale sportondersteuning. Na voorlegging van het bewijs van aanvang van de werken kon een voorschot van 70%, nl euro worden uitbetaald. De subsidie wordt aangerekend op ark 649, bestemd voor de toekenning van werkingssubsidies, terwijl het hier om investeringswerken gaat. De opmerking van het Rekenhof is correct. 10/ Dossier met volgnr. K (aankoop lockers voor PTI Zottegem en PCVO Meetjesland aan Melarent bvba) van de dienst Aankoop, Transport, Verzending. De aankoop van de lockers werd gegund aan Melarent bvba voor de prijs van resp ,22 euro (PTI Zottegem) en 988,27 euro (PCVO Meetjesland) incl. btw. De firma nam de oude kastjes mee tegen een overnameprijs van euro. Er werd geen boeking teruggevonden voor deze overname. Uit mailverkeer (september 2016) tussen dienst aankoop, Budget en Pedagogische instellingen blijkt alle voorbereidingen correct werden getroffen om de overname te boeken. Vermoedelijk is er nadien niet duidelijk gecommuniceerd met onze school PTI Zottegem, waardoor de uitgaande factuur nog niet werd opgemaakt. Ondertussen werd dit alsnog rechtgezet. De betaling dient voor 19 april 2017 te gebeuren aan het bestuur.