Notulen Lokale Oudercommissie

Transcriptie

1 Notulen Lokale Oudercommissie Korein Knikeind, BSO Paardenhei, BSO Wildheuvel, BSO Constantijnlaan Datum: 16 december 2013 Aanwezig: Dorien (Korein), Joris (voorzitter), Andrea (notulen), Manon, Lorelei, Astrid (Korein), Sobiha (Korein), Mariëlle (Korein), Miranda Afwezig: Minke, Fred, Myrthe 1.Opening en vaststellen agenda Minke (scheidend voorzitter) kon wegens omstandigheden deze laatste vergadering niet aanwezig zijn en Joris (de nieuwe voorzitter) opent daarom de vergadering en heet iedereen welkom. Wij willen Minke graag bedanken voor haar jarenlange inzet bij Korein (naast de LOC ook in de Centrale Ouderraad) en hebben daarom een presentje voor haar. 2. Vorig verslag en actiepunten Het verslag van wordt vastgesteld zonder bespreking (het wijzigen en de goedkeuring van de notulen zijn eerder via de mail gelopen). Toelichting actiepunten notulen (N.B. actiepunten die hieronder niet toegelicht staan of niet terugkeren in de nieuwe actielijst, zijn zonder op- of aanmerkingen gesloten): Minke en Myrthe stoppen. Joris wordt de nieuwe voorzitter. Lorelei vervangt Joris als secretaris. Iemand zal Lief en Leed-activiteiten over moeten nemen. Vaste punten Lorelei houdt voortaan de website up-to-date Agendapunt Agendapunt en gesloten Agendapunt en gesloten Gesloten (Korein zoekt contact met wijkverenigingen) Gesloten (Thema verkeer staat in de thema-planning van de Dagopvang; start 19 mei) Gesloten (De vluchtdeur is wettelijk goedgekeurd; is uitgezocht door Astrid) Agendapunt en gesloten Gesloten (Myrthe stopt met de LOC) Gesloten (Zie mededelingen vestigingsmanager) Agendapunt 3. Mededelingen Vestigingsmanager (Korein): Ontruimingsoefening en risicobrandinventarisatie Astrid laat weten dat dit laatst speelde en zal de stukken doormailen naar de LOC. Het vier oren en ogen principe in de praktijk Invoering hiervan gaat goed, maar praktisch loopt Astrid wel tegen beperkingen op. Bijv. (1) wat te doen als een PM-er met een paar kinderen wil gaan wandelen, of (2) er is maar één groep (is straks het geval bij het Knikeind op de woensdagmiddag). M.b.t. situatie 1: de LOC stemt over het voorstel dat in dit geval de PM-er in de bebouwde kom alleen met de kinderen mag lopen (en natuurlijk GSM bij zich heeft). Alle leden gaan akkoord. M.b.t. situatie 2: er zijn straks zo weinig kinderen op de woensdagmiddag dat er maar één PM-er ingezet zal worden. Astrid geeft aan dat er dan wel een open telefoonverbinding zal zijn naar de achterwacht (Vermeerstraat), Astrid zelf is in de ochtend bijna altijd aanwezig en in de middag komt de BSO-groep naar het Knikeind. Wel gaat deze groep vaak om half 3 4 uur op pad. Andrea vindt het een naar idee dat er op dat moment maar één volwassene op een groep kinderen in het pand aaanwezig is; wat als de PM-er bijv. valt of opeens naar wordt? De volgende oplossing wordt gevonden: de PM-er van de BSO-groep belt of smst regelmatig tussendoor naar de PM-er dagopvang. Bij geen reactie wordt de Vermeerstraat geïnformeerd. Andrea vindt dit een fijn idee; is er toch een extra check naast de open telefoonverbinding.

2 Woensdagmiddag Op deze middag blijven er dus maar weinig kinderen over op het Knikeind (maar één baby!) en dit resulteert in een samengevoegde (verticale) groep. Deze zal spoedig ingericht worden. 3+ groep Gaat starten per op de Knikeind. De vorm is: een groep 2 tot 4 jaar (peuters) [feitelijk de Poppenkraam] en een groep 3 jaar en ouder van circa 7-8 kinderen [feitelijk de Boomhut met Karin en Janny als PM-ers]. Deze groepen kunnen volgens Astrid heel natuurlijk opstarten qua leeftijd en kindaantallen. Waarom deze vorm? Betere positionering (sluit aan bij VVE-programma) en is krachtig product (stimuleert de kinderen). Uiteraard zal Astrid de ouders hierover z.s.m. informeren. Toekomst: waarschijnlijk Knikeind dicht Er komen nog steeds weinig nieuwe aanmeldingen binnen bij Korein; de dagopvang krimpt verder. Dit zal in de toekomst consequenties hebben (waarschijnlijk nog niet op korte termijn, maar dit hangt van het tempo van de krimp af). Welke? Dan zal het Knikeind afgestoten worden en de dagopvang verhuizen naar de BSO-locatie bij basisschool De Klimboom. Dit sluit ook aan bij de Brede School-visie van de gemeente. Niet alleen de opvang heeft in onze wijk met krimp te maken, ook het onderwijs. Daarom zit Korein met diverse partijen en de gemeente in een werkgroep (gen over hoe in de toekomst locaties in te richten, welke panden behouden/afstoten, enz.). De veiligheidswaarschuwingen Astrid: per keer wordt bekeken of een veiligheidswaarschuwing opgehangen wordt op de locatie (bij de deur) of doorg d naar de ouders. Om de hoeveelheid mail aan de ouders te beperken, heeft het ophangen op de locatie onze voorkeur. Afgesproken wordt daarom de veiligheidswaarschuwingen voortaan alleen op te hangen. Ruilingen Astrid geeft aan dat de ruilperiode nog steeds één maand is. Hiervoor verwijzen wij naar de uitspraak hierover in de notulen van de Centrale Ouderraad van Winterfeest Dit jaar geen zomer- maar een winterfeest op op locatie Knikeind; er zijn dan allemaal spelletjes te doen. De LOC besluit dat dit een goede gelegenheid is om zich te presenteren aan ouders en Manon biedt aan de organisatie hiervan te trekken. Inspectierapporten Wildheuvel en Paardenhei Deze stukken zijn eerder doorg d naar de LOC. M.b.t. de Wildheuvel: er zijn inmiddels twee inspecties geweest. Inspectie had twee opmerkingen: er moet een tweede ouderraadlid in de LOC en ze vonden de start van de middag chaotisch omdat de kinderen buiten stonden te wachten. Van het pedagogisch beleid waren ze wel onder de indruk. Code Rood is inmiddels ook opgeheven door de inspectie. M.b.t. de Paardenhei: het pedagogisch beleid was hier ook prima. De krukjes vinden zij wel te hoog, maar dit is inmiddels opgelost d.m.v. voetenbankjes. Centrale Oudercommissie: Alleen de data van de gen zijn binnengekomen; Joris zal navraag doen naar overige info. 4.Binnengekomen en stukken: Niets bijzonders. Afgesproken wordt dat Lorelei de mail doorstuurt en Manon kijkt voortaan in het LOC-postvakje en brievenbus. 5. Mededelingen per mail Ten eerste is de LOC blij met de nieuwsbrief zoals deze op verstuurd is. Astrid geeft aan dat deze voortaan maandelijks verschijnt. Wel was de LOC verrast over twee zaken uit de nieuwsbrief; hierover heeft Joris eerder vanuit de LOC een mail geschreven aan Astrid. Dit ging over: a. verticale groep op woensdag Er was wat onduidelijk over de term verticale groep ; is inmiddels opgelost. b. slaapzakken Inmiddels ook opgelost. Kinderen mogen vanuit het preventie wiegendood-oogpunt zo lang mogelijk slapen in een slaapzak, aldus het antwoord van het centrale Korein. Deze uitspraak weegt zwaarder dan de BHV-opvatting (verwoordt in de nieuwsbrief), dat kinderen zodra ze kunnen lopen, in een pyjama moeten gaan slapen. 6. Communicatie Leden uit de LOC concluderen dat de communicatie naar de ouders soms rommelig verloopt, zeker de communicatie vanuit de LOC zelf. Dit komt omdat mail trapsgewijs verstuurd wordt; van bijv. de LOC naar Astrid, van Astrid naar de

3 groepen en van de diverse groepen naar de ouders. De communicatie centraal regelen bleek al eerder lastig. Astrid antwoordt dat er inmiddels actie is ondernomen: het protocol is nu dat mails naar ouders binnen drie werkdagen doorgestuurd wordt, mits onvoorziene omstandigheden (denk aan grote drukte in de groepen) dit verhinderen. Ook zijn de adressen van ouders opnieuw doorgenomen/gecheckt. De LOC vindt dit een goede verbetering. Meer tips vanuit de ouderraad: - maak een protocol voor de onvoorziene omstandigheden - bundel zoveel mogelijk mail - kritisch kijken naar welke mails/info alle ouders moeten ontvangen en welke niet Wat ontvangen ouders qua mail? Antwoord: En plein public (4x per jaar), info reorganisatie, info over thema s, vragen omtrent vakantie, algemene mails zoals over ruilingen en notulen LOC. Wie versturen mails? Het centrale Korein (weinig) en de vestigingen. De LOC moet ook de hand in eigen boezem steken: ook wij moeten onderling sneller reageren op voorstellen per mail. Afgesproken wordt dat de leden voortaan binnen 14 dagen antwoorden op een mail. Zo niet, dan ben je automatisch akkoord met de strekking van de mail. Geconcludeerd wordt dat dit een lastig onderwerp blijft: Korein/Astrid stelt een concept- protocol op. Sommige ouders (zoals Andrea) ontvangen niet alle mails. Tip: Astrid mogelijk verdwijnt e.e.a. onbedoeld in de spambox? Dit zal Andrea nakijken. 7. Boink-cursus terugkoppeling Dit punt wordt doorgeschoven naar volgende keer: Andrea en Joris zorgen dan voor een samenvatting. Tip naar resterende leden LOC: per jaar kunnen we 2 leden afvaardigen naar deze cursus van Boink (hier is geld voor gereserveerd). 8. Doelen 2014 Wat worden de speerpunten van de LOC in 2014? We spreken af dit punt naar volgend te verplaatsen; tot dan denk ieder lid na over wat hij/zij wil bereiken m.b.t. de LOC. Lorelei oppert dat een zwaar onderwerp zoals dit eigenlijk eerder op de avond besproken zou moeten worden; is tijd-technisch handiger. Voorstel is volgend de agenda om te draaien: eerst de zware agendapunten die eisen, dan pas lichte onderwerpen als de mededelingen of de actielijst uit de notulen. 9. Bezetting oudercommissie Myrthe heeft aangegeven te stoppen als lid. Verder blijft de vertegenwoordiging vanuit de Dagopvang-ouders een aandachtspunt. M.b.t. de bezetting gaat het verder goed; alle groepen/locaties worden nu goed vertegenwoordigd (of worden binnenkort goed vertegenwoordigd) in deze raad. Monique Deen zal volgend vanuit de Wildheuvel aansluiten bij de LOC. De zoektocht naar tweede ouder locatie Wildheuvel is in gang gezet; er is goede hoop dat dit binnenkort geregeld is. 10. Enquête lunchclub Alleen kinderen hebben de enquête ingevuld; ouders hoeven dat niet meer. O.l.v. Mariette Hagen is er inmiddels een andere aanpak en veel verbeterd. De lunchclub krijgt een betere uitstraling, o.a. door een update in de Boompost. 11. Ouderavond a. evaluatie Was een succes maar lage opkomst: minder dan 10% van de ouders van de gezamenlijke organiserende pleinen/ouderraden is gekomen. Vroeger werden de ouderavonden veel drukker bezocht; de geringe belangstelling is iets van deze tijd. Niet alleen de ouderavonden van Korein hebben hier last van bij activiteiten, maar ook bijv. van basisscholen en sportclubs. Astrid oppert of er nog wel behoefte is aan een ouderavond. Geconcludeerd wordt dat dit thema niet zo aansloeg; er moet misschien een thema gezocht worden wat meer aandacht genereert onder ouders. Meenemen voor toekomstige ouderavonden: - De eigen kinderen weer centraal stellen en ouders laten spieken om de hoek : bijv door filmpjes te vertonen die gemaakt zijn van de kinderen. - Wel inzetten op gezamenlijke organisatie met andere ouderraden in Best. - Betere marketing - Truc: breed organiseren, maar thema klein & dichtbij houden. b. enquête Andrea zal de resultaten doormailen.

4 Overige opmerkingen in verlengde van ouderavond: Andrea zal als vervolg op het thema van de ouderavond af en toe een stukje schrijven over (nieuwe) jeugdboeken voor de En Plein Public. In komende En Plein Public komt het ouderavond- verslag van Corine Bijnen. Andrea zag laatst in de boekenhoek alleen maar speelgoedfolders i.p.v. boeken. Astrid antwoordt dat de folders er lagen vanwege het Sinterklaas-thema; nu liggen er weer gewone boeken. Soms is het een probleem dat kinderopvanginstellingen de mooie, nieuwe boeken niet aan de kinderen durven te geven en hoog in een kastje wegstoppen. Astrid antwoordt dat bij Korein ook mooie boeken in de boekenhoek worden gelegd; ze worden bijv. geplastificeerd. 12. Vergaderdata 2014 De door Minke voorgestelde data worden hier niet besproken, maar per mail vastgesteld (niet reageren is akkoord). 13. Rondvraag Geen vragen. 14. Sluiting Joris bedankt iedereen en sluit de vergadering. De volgende vergaderdatum is waarschijnlijk dinsdag , maar dit moet per mail vastgesteld worden. Bijlagen I Data OC 2014 II Data CO 2014 III Schoolvakanties schooljaar IV dag van de PM-er V Actielijst

5 Data OC vergaderingen 2014 Data CO vergaderingen 2014 Dag Notulist* Dag Locatie: Korein Centrumplein, Kanaaldijk Zuid 5a, Eindhoven Di 10 februari n.n.b. Di 14 jan 20.00u Di 7 april n.n.b. Do 27 mrt (Inspiratiebijeenkomst) Di 16 juni n.n.b. Do 17 april 20.00u Di 25 augustus n.n.b. Di 1 juli 20.00u Di 27 oktober n.n.b. Di 26 aug 20.00u (Wergroepbijeenkomst Product- en Prijsbeleid 2015) Di 15 december n.n.b. Di 2 sept 20.00u Di 7 okt 19.30u (Inspiratiebijeenkomst) Do 13 nov 20.00u N.B: *De voorzitter is vrijgesteld van notuleren Schoolvakanties Zuid-Nederland Kerstvakantie 21 december 2013 t/m 5 januari 2014 Carnavalsvakantie 1 maart t/m 9 maart 2014 Meivakantie 26 april t/m 5 mei 2014 Zomervakantie 12 juli t/m 24 augustus 2014 Herfstvakantie 18 oktober t/m 26 oktober 2014 Kerstvakantie 20 december 2014 t/m 4 januari 2015 De Dag van de PM-er is op 18 september 2014.

6 Acte- en besluitenlijst lokale oudercommissie Actielijst Nummer Onderwerp, actie en besluit Actienemer Datum gereed Besluiten We beslissen bij meerderheid van stemmen en als de stemmen staken heeft de ouder die de betreffende locatie vertegenwoordigt de beslissende stem Rolverdeling LOC Voorzitter: Joris Secretaris: Lorelei (website/mailbox), Manon (sidekick voor postvak en brievenbus) Lief en Leed: n.n.b. Vaste punten 1 De highlights van de notulen en de notulen zelf worden doorgestuurd naar Astrid. Zij zullen er, na goedkeuring, dan voor zorgen dat ze naar alle ouders worden doorgestuurd. 2. Controle en up to date houden OC (leden) website 3. Elke 12e van de laatste maand van het kwartaal verschijnt er een en plein public. De voorzitter levert hiervoor een stukje aan bij Astrid. 4. Terugkoppeling recente Centrale Oudercommissie vergadering(en). Losse actiepunten Mogelijk maken dat communicatie naar ouders vanuit 1 centrale database plaatsvindt, en niet via de diverse groepen -> Escaleren naar Mariella + December uitgebreider op terugkomen Nieuwe leden leveren digitale foto + schrijven stukje voor website -> aanleveren bij Lorelei Status overgenomen aanbeveling Producten Prijsbeleid werkgroep CO door Korein mbt verruiming ruilperiode/behoud van dagen? Notulist Mariella (do) en Astrid (bso) Lorelei Joris Joris Joris -> Mariëlla/ Astrid Miranda Astrid z.s.m. z.s.m. z.s.m LOC zal aanwezig zijn op Winterfeest om zich Manon te presenteren aan ouders Werven nieuwe dagopvang-ouders Allemaal z.s.m Communicatie (frequentie/hoeveelheid, discrepantie groepen, format/presentatie): a. Escaleren naar Mariella en/of Korein Centraal. b. Tijdens bespreking op 16/12/2013 met Joris/Astrid/ Mariella

7 verbetervoorstellen komen Data gen in 2014 (zie voorstel Minke) per mail vaststellen Iedereen Achterhalen info over Centrale Joris Oudercommissie Onderlinge mail: binnen 14 dagen reageren Iedereen op voorstellen Onderwerp communicatie (+ protocool) Joris weer agenderen Verzorgen samenvatting m.b.t. Boink-cursus Joris en Andrea Agenda omdraaien : eerst zware, dan Joris lichte agendapunten Doelen voor LOC 2014: nadenken over wat Iedereen we willen bereiken Agendapunt volgend : wie neem Joris Lief&leed-activiteiten van Myrthe over? (en wat is budget?) Uitslag enquête ouderavond doormailen Andrea Stukje voor En Plein Public over (nieuwe) kinderboeken Andrea Bloemen en cadeau aan Minke overhandigen Andrea Z.s.m. Voor volgende En Plein Public (in voorjaar?) Stukken ontruimingsoefening doormailen Astrid Z.s.m. naar LOC Opstellen protocol Astrid Zoeken tweede Wildheuvel-ouder die zitting wil nemen in LOC Dorien Z.s.m.