Notulen Lokale Oudercommissie. Korein Knikeind, BSO Paardenhei, BSO Wildheuvel, BSO Gildelaan

Transcriptie

1 Notulen Lokale Oudercommissie Korein Knikeind, BSO Paardenhei, BSO Wildheuvel, BSO Gildelaan Datumoverleg: 17 juli 2014 Aanwezig: Joris (voorzitter), Astrid (Korein), Monique, Andrea (notulen), Miranda, Lorelei Afwezig: Dorien (Korein), Manon HIGHLIGHTS De lokale oudercommissie (LOC) zou graag zien dat Korein over de hele breedte zijn communicatie met de klanten verbetert/moderniseert (denk aan de mogelijkheden die het ouderportaal kan bieden). De PM-ers doen nu wat ze kunnen qua communicatie, maar de grote verbeteringen kunnen vooral vanuit de top van Korein doorgevoerd worden, aldus de LOC. Onze pleinen krijgen net als de andere Korein-pleinen een Facebookpagina. Maar... wat zet je er precies op? Wordt vervolgd m.b.t. dit onderwerp. M.b.t. de huisvesting van de dagopvang zal er waarschijnlijk eind 2015, of in 2016, iets wijzigen. De intentie is om de opvang bij de samenwerkende school (de Klimboom) te realiseren. De LOC wil graag verbeteringen doorvoeren t.a.v. van de vertegenwoordiging van ouders en het imago/marketing van de LOC. De leden willen graag weten wat de achterban (de ouders) denken. We hebben nagedacht hoe we dit kunnen bereiken (mogelijk d.m.v. een digitale enquête Korein-breed). Ondanks dat flexibel opvangen landelijk steeds meer terrein wint, staat deze klantvriendelijke wijze van opvangen bij Korein nog in de kinderschoenen. De LOC wil er bij de leiding van Korein op aandringen hier meer aandacht aan te besteden en de mogelijkheden tot flexibel opvangen serieus te gaan onderzoeken. Als ouders graag iets willen toevoegen aan bovenstaande punten, of vragen aan de LOC hebben: mail De LOC is blij met alle input!!!! 1. Opening en vaststelling agenda De vergadering wordt geopend door Joris. Manon en Dorien kunnen helaas niet aanwezig zijn. 2. Notulist Een vaste notulist zou een goede oplossing voor de LOC zijn, maar niemand biedt zich aan. Besloten wordt het vooropgestelde rondje notulisten (zie bijlage 1) weer in ere te herstellen. Verder trachten we de notulen zo kort en krachtig mogelijk te houden, zodat deze ook begrijpelijk blijven voor andere ouders en het niet teveel uitwerktijd kost. 3. Vaststellen agenda De agenda wordt overgenomen. 4. Vergaderdata De vergaderdata staan vast en ieder ouderraadslid wordt geacht aanwezig te zijn. M.b.t. de oorspronkelijk geplande datum van dit overleg (16 juni) ging het helaas toch mis: veel last-minute-afmeldingen. Een vervelende situatie. We beloven allen beterschap. 5. Communicatie Joris heeft een tijdje terug een mail gestuurd naar de CO waarin ondermeer het onderwerp communicatie aan de orde kwam. Als reactie hierop heeft Peter Notten zijn bezorgdheid geuit naar Astrid, waarop deze laatste weer verbaasd was omdat zij in de veronderstelling was dat onze groepen de laatste maanden een grote inhaalslag gemaakt hadden m.b.t. communicatie naar ouders toe. Astrid wil hierover graag duidelijkheid van Joris; zij vond zijn reactie naar de CO echt te heftig gesteld. Besproken wordt dat Astrid en de groepen alles hebben gedaan wat in hun mogelijkheid ligt m.b.t. een betere communicatie. Het is verder een zaak voor Korein Centraal om de digitale communicatie tussen de medewerkers en de ouders verder te vergemakkelijken. De protocollen moeten bijvoorbeeld een update krijgen (denk aan zaken als het instellen van handige adressen voor de groepen, maar ook aan de tijd die PMers voor contact krijgen). Een pré is dat de groepen binnenkort tablets krijgen én ouders met de groepen kunnen gaan communiceren via de

2 nieuwe ouderportaal. Alhoewel de mogelijkheden van de ouderportaal helaas nog beperkt zijn; de LOC hoopt dat Korein centraal de mogelijkheden van de ouderportaal spoedig zal verbreden en zal hierop aandringen. We concluderen allen dat de mogelijkheden tot verbetering van communicatie met de klanten van Korein toch echt hogerop liggen en Korein-breed, daarom zegt Joris toe een mail te schrijven naar de CO waarin hij aandringt op het maken van deze verbeterslag. Hierin zal hij ook verwoorden dat Astrid en de groepen momenteel alles doen wat in hun macht ligt om de communicatie zo soepel mogelijk te laten verlopen en dat de LOC over hun rol dus juist geen klachten meer heeft. In deze zelfde mail kunnen we mogelijk zelf ideeën aandragen en een aanbod doen om mee te denken met de CO over dit onderwerp. Afgesproken wordt dat iedereen de concept-mail van Joris eerst bekijkt en Astrid deze na akkoord mailt naar Peter Notten. Een idee is ook om een digitale enquete vanuit de LOC uit te zetten onder de ouders. Hierin kunnen vragen terugkomen over het ouderportaal, de warme maaltijd service, ouderavonden, communicatie, etc. Praktisch is natuurlijk om ook zoiets af te stemmen met de CO; het plan voor een enquete zal Joris ook meenemen in de mail naar de CO. 6. Vorig verslag Er zijn geen op-/aanmerkingen op het vorige verslag. Deze zijn eerder al uitgewisseld via de mail. 7. Mededelingen dagopvang, BSO en CO a. Klacht ouder Er was een klacht binnengekomen van een ouder dat er de laatste tijd veel wisselende gezichten zijn bij de babygroep. Dit vindt Astrid zelf ook onwenselijk; zij is daarom al een tijd bezig te realiseren dat er een pool vaste invalkrachten komt. Waarschijnlijk is dit spoedig geregeld. b. Facebook Het hing al even in de lucht, maar ook onze pleinen krijgen net als andere Korein-pleinen een Facebook-pagina. Dit ontlokt bij de LOC de discussie wat je op zo n pagina zet. Astrid licht toe: Facebook (FB) wordt een deel van de marketing strategie van heel Korein De PMers vullen de pagina, maar Astrid houdt er te allen tijde toezicht op. Zij zetten erop wat de groepen die dag gaan doen met impressiefoto s en misschien wat mededelingen. Er zijn richtlijnen vanuit Korein Centraal over het gebruik van FB, en de pleinen kiezen daarbij zelf ook nog een richting. Astrid gaat uit van de strengste richting, bijv. alleen impressiefoto s, korte tekstjes en geen kinderen herkenbaar op de foto. Ouders moeten daarnaast ook tekenen voor deelname aan FB. Tips/opmerkingen van de LOC: Kijk of de pagina een gesloten groep kan worden; dit vraagt Astrid na. Bij sommige leden van de OC heersen gemengde gevoelens; hoeveel moet, zeker m.b.t. kinderen, openbaar op internet te vinden zijn? Kan de info i.p.v. op FB niet gewoon op de ouderportaal gezet worden? Astrid zal deze vraag vraag neerleggen bij Korein Centraal. Dit sluit ook aan bij de wens van Miranda dat er in de toekomst gewoon één communicatiekanaal vanuit Korein komt met de ouders. Postitief is aan de andere kant dat ouders altijd graag meer info willen over de dagbesteding van hun kinderen; dat kan op deze laagdrempige wijze. Kijk wat de ervaring zijn van andere pleinen die al actief zijn op FB: hoe ver gaan zij met het gebruik van FB? Astrid is daar al mee bezig en zal haar bevindingen aan ons doorgeven. Astrid zal de leden van de LOC de richtlijnen voor FB, aanvullingen en voorbeelden doormailen, zodat de LOC een idee krijgt van de richting die Astrid op wil met FB. c. Huisvesting Er zal in de toekomst e.e.a. wijzigen m.b.t. de huisvesting van de dagopvang. De intentie is om de dagopvang bij de samenwerkende school te realiseren (de Klimboom). Timing wijziging van huisvestiging is eind 2015, of in d. Babymarkt Vanuit Korein Best wordt waarschijnlijk in oktober op de Zwijssenstraat een babymarkt georganiseerd om nieuwe klanten te werven. Daarnaast komt er ook nog een Open Dag Korein breed. Beide data zijn nog niet bekend. Mogelijk

3 zal de LOC zich hier ook gaan presenteren. e. Centrale Oudercommissie De highlights uit de twee laatste CO-notulen worden door Joris toegelicht: Verkorten opzegtermijn De opzegtermijn is verkort naar één maand. Werkgroep Product- en prijsbeleid Op dinsdag 26 aug 2014 (20.00 uur) is er weer een bijeenkomst van de werkgroep product- en prijsbeleid van Korein Centraal; een nuttige bijeenkomst om bij aan te sluiten. Ieder LOC-lid beslist voor zichzelf of hij/zij er heen gaat. Centrale Oudercommissie zoekt nieuwe leden De CO zoekt nog steeds nieuwe leden. 7. Binnengekomen stukken Geen. 8. Doelen van OC: a. vertegenwoordigen van ouders b. verbeteren imago/marketing OC Bovenstaande uitgangspunten zijn als doelen door de LOC gekozen, maar het is lastig deze doelen om te zetten in concrete acties: Ten eerste schuift dit agendapunt telkens naar achteren op de OC-overleggen zelf. De waan van de dag regeert dan meer. Ten tweede concluderen we dat we niet goed weten wat de klant vindt over allerlei zaken. Wij reageren vanuit onze eigen ervaring en mening, maar wat vinden de andere ouders? Dat blijft de grote vraag. Verder klopt een ouder, als hij een klacht heeft, direct aan bij Astrid of de PMer en niet bij de LOC. Astrid brengt zo n klacht overigens wel altijd ter sprake bij de LOC. Komt een klant er met Astrid niet uit, dan stappen ze niet alsnog naar de LOC, maar zoeken het hogerop in de organisatie van Korein. Wij zijn weinig zichtbaar voor de andere ouders. Heel concreet: de poster met LOC-leden bij de ingang (met de fotootjes) is alweer verouderd (Astrid belooft deze z.s.m. aan te passen). Wel zit er in het welkomspakket van Korein een folder over de LOC en het onderwerp komt ook aan de orde in het eerste gesprek. Wat willen we concreet? De LOC-leden willen weten wat de achterban (de ouders) denken en willen actie hiertoe via de CO regelen. Denk aan de bij punt 5 genoemde digitale enquete. Deze zou niet alleen naar onze ouders maar alle Korein-ouders gestuurd moeten worden vanuit de CO. De CO zal vervolgens wel de verkregen informatie van onze ouders met onze LOC moeten delen. Verder gaan we trachten ouders uit te dagen en te prikkelen om met ons mee te denken. Oplossingen die op basis hiervan worden bedacht: De CO dus oproepen een digitale enquete centraalbreed uit te zetten naar de ouders over de ouder-vertegenwoordiging. En Plein Public blijft als medium wel een goede plaats om aandacht te schenken aan de LOC. Andrea zou voor komende En Plein Public iets schrijven over jeugdboeken, maar dit wordt omgezet in een pittig en uitdagend stukje voor de ouders over de LOC. We willen niet alleen achteraf (door notulen) maar ook vooraf (door de agenda van de LOC-overleggen naar de ouders te mailen) ouders informeren over hetgeen we mee bezig zijn. Zo kunnen ouders zelf beslissen of ze een keer aan willen schuiven voor een vergadering. Of ze kunnen ons van te voren input geven, welke we in de vergadering ter sprake kunnen brengen. Zodra een ouder een punt heeft; direct uitnodigen om een LOC-overleg bij te wonen. 9. Beleid inentingen Vroeger mochten kov-instellingen kinderen weigeren als ze niet ingeënt waren. Dit is nu wettelijk verboden. Bij onze pleinen is het nog niet aan de orde geweest, zegt Astrid. Mocht het in de toekomst wel gaan spelen dan zal het onderwerp in de LOC besproken worden. 10. Ruilbeleid / felixibiteit van Korein Andrea is er recent (zoals meer ouders) tegenaan gelopen dat ruilen nog lastiger wordt dan het al was. Astrid beaamt dat het ruilen van dagen altijd een punt van aandacht blijft. Astrid en de rest van de LOC hoopt dat het ouderportaal meer duidelijk brengt, omdat ouders direct inzage hebben in de mogelijkheden m.b.t. ruilingen. PM-ers hoeven dan voortaan niet meer de ruilingen-administratie bij te houden; dit scheelt hen tijd en de ouders kunnen zelf de

4 handelingen doen via het ouderportaal. Daarbij geldt overigens: wie het eerst komt, wie het eerst maalt. Toch is de geringe flexibiliteit van Korein m.b.t. ruilingen met het ouderportaal niet opgelost volgens Andrea; het probleem zit dieper. Omdat Andrea merkt dat de PMers en Astrid zich in allerlei bochten wringen om het ruilen van dagen zo goed mogelijk voor de klanten op te lossen, maar vanwege de leidster-kind-ratio weinig mogelijkheden hebben, wil Andrea dit probleem in een breder kader plaatsen. Korein Centraal zal zich volgens haar moeten realiseren dat het systeem wat Korein Centraal hanteert om planningen voor de groepen/opvang te maken niet klantvriendelijk is. Er zit naar de ouders weinig flexibiliteit in. Het is Andrea bijvoorbeeld opgevallen dat er bij ruilingen, maar ook het afnemen van een extra dagdeel, niet Korein zijn planning aanpastte aan Andrea, maar andersom. Dit is niet klantvriendelijk en druist in tegen de landelijke ontwikkeling waar kov-instellingen steeds flexibeler gaan opvangen. Er moeten toch oplossingen te bedenken zijn, volgens de LOC, waarbij het redelijk starre opvangsysteem dat Korein Centraal nu hanteert soepeler en klantvriendelijker wordt? Korein Centraal gaf in het verleden aan dat flexibel opvangen te duur wordt (m.n. voor de klanten), maar er moeten toch wel tussenoplossingen te vinden zijn, denkt de OC, als inloopgroepen of bijv. één flexibele opvanggroep in heel Best? En kijk bijv. naar het zomerprogramma in de BSO; dit werkt ook op inschrijving en volgens het principe wie het eerst komt, wie het eerst maalt. Mogelijk kan Korein Centraal meer flexibiliteit als product aanbieden waarvoor ouders meer gaan en willen betalen. Besloten wordt dat in de mail van Joris ook dit onderwerp aan de orde komt; Andrea zal dit aanleveren. 12. Schoonmaaktaken De angst bestond dat de extera schoonmaaktaken die PMers recentelijk gekregen hebben vanuit Korein centraal, ten koste zouden gaan van aandacht voor de kinderen. Dit punt is voor de LOC afgedaan met de reactie van de CO dat dit geen probleem vormt. 13. Actiepunten De actiepunten zijn doorgenomen. Zie de actielijst. 14. Rondvraag Donderdag 18 september is weer de dag van de leidster. Traditiegetrouw zorgt de LOC dan voor een kadootje voor de PMers (voorheen vroegen we de ouders hun kinderen thuis iets te laten maken en mee te nemen op deze dag). Volgende vergadering (25 aug) gaan we het verder over dit onderwerp hebben. De OC besluit wel vast dat we het dit jaar klein houden; we geven het op om ouders erbij te betrekken. De animo hiervoor zakte onder de ouders afgelopen jaren steeds verder weg en we stoppen met trekken aan een dood paard. Lorelei is door de GGD geinterviewd over de BSO (haar naam als LOC-lid had Korein doorgegegeven aan de GGD). Ze merkte dat ze n.a.v. dit interview wel na is gaan denken over bepaalde zaken rond de BSO. De BSO sneeuwt soms ook wat onder in de LOC-overleggen. Volgende vergadering gaan we meer aandacht besteden aan de BSO (denk aan een onderwerp als de overdracht). Astrid meldt dat het huisje in de tuin van het Knikeind zeer binnenkort toch gaat verdwijnen. Het is verrot. 15. Sluiting Joris bedankt iedereen en sluit de vergadering. De volgende vergaderdatum is maandag 25 augustus. Bijlagen I Data LOC 2014 II Data CO 2014 III Schoolvakanties schooljaar IV dag van de PM-er V Actielijst

5 Data LOC vergaderingen 2014 Data CO vergaderingen 2014 Dag Notulist* Dag Locatie: Korein Centrumplein, Kanaaldijk Zuid 5a, Eindhoven Ma 25 aug Miranda Ma 27 oktober Lorelei Di 26 aug 20.00u (Wergroepbijeenkomst Product- en Prijsbeleid 2015) Ma 15 december Manon Di 2 sept 20.00u *De voorzitter is vrijgesteld van notuleren Di 7 okt 19.30u (Inspiratiebijeenkomst) Do 13 nov 20.00u Schoolvakanties Zuid-Nederland Kerstvakantie 21 december 2013 t/m 5 januari 2014 Carnavalsvakantie 1 maart t/m 9 maart 2014 Meivakantie 26 april t/m 5 mei 2014 Zomervakantie 12 juli t/m 24 augustus 2014 Herfstvakantie 18 oktober t/m 26 oktober 2014 Kerstvakantie 20 december 2014 t/m 4 januari 2015 De Dag van de PM-er is op 18 september 2014.