Essay. Operationeel Concept Document (EOCD) Project. Logistiek Intelligent Planning & Sturing Systeem (LIPSS) Onderzoeksfase 3

Transcriptie

1 Essay Operationeel Concept Document (EOCD) Project Logistiek Intelligent Planning & Sturing Systeem (LIPSS) Onderzoeksfase 3 Visie en oplossing om te komen tot een uniek digitaal ketenplatform voor de bloemkwekerijketen ten behoeve van elektronische informatie uitwisseling op het gebied van aanvoerlogistiek, WMS & EWS met toepassing van de modernste technologie en met het gewenste perspectief, zoals de groothandel dit heeft beoogd. Opdrachtgever Financier Uitvoerder Vertrouwelijk Mei 2011

2 Voorwoord Hierbij overhandigen wij u het essay (uitgebreide samenvatting) van ons onderzoekrapport in verband met de gewenste ontwikkeling van een digitaal ketenplatform. Dit essay beschrijft de resultaten van het project LIPSS fase 1, 2 en 3. LIPSS staat voor Logistiek Intelligent Planning & Sturing Systeem, een door Kenlog ontwikkeld concept voor customer chain besturing door groothandelaren in sierteeltproducten. Procesoptimalisatie, aanvoerlogistiek en een Warehouse Management Systeem (WMS), aangevuld met een Early Warning Systeem (EWS) om vroegtijdig afwijkingen te kunnen signaleren en op te lossen. Overeenkomstig de opdracht is dit onderzoek van Kenlog b.v. een kwalitatief bedrijfskundig onderzoek. Meningen, business, processen, strategie, IT technologie, architectuur, wensen, interviews en literatuur zijn geïnventariseerd en diepgaand geanalyseerd. Er wordt op deze manier een helder en juist beeld geschapen over de huidige manier van informatieuitwisseling in de bloemisterijketen van 2009 en een verbeterde situatie in Kenlog b.v. heeft van zes exporteurs de opdracht gekregen voor het uitwerken van een vooronderzoek met een blauwdruk en een operationeel ontwerp als aanzet tot LIPSS. Het project wordt mede gefinancierd door het Productschap Tuinbouw. Het bouwen van de LIPSS software behoort niet tot de opdracht. Het huidige LIPSS fase 3 samenwerkingverband van exporteurs bestaat momenteel uit: E. den Dekker B.V. Floreac Holland B.V. Floris Holland B.V. Met een begeleidingscommissie bestaande uit: Productschap Tuinbouw, Peter Ravensbergen en Jerre de Blok VGB, Robert Roodenburg Vida Verde Export B.V., Fred Jansen (namens de deelnemers) Kenlog b.v., Henk van Eijk Secretariaat, Roy Wubben Hamiplant B.V. Juniflor B.V. Vida Verde Export B.V. (penvoerder) Onze dank gaat uit naar alle betrokkenen voor de constructieve, open en verhelderende gesprekken en de informatieverzorging. Het resultaat van het onderzoek is inzicht van visie naar oplossing; de weg naar een uniek LIPSS digitaal ketenplatform, met toepassing van de modernste technologie en met het gewenste business perspectief, zoals de opdrachtgever dit heeft beoogd. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn gaarne bereid de inhoud van de rapportage en dit essay verder toe te lichten. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 1

3 Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden De aard en reikwijdte van de door ons te verrichten werkzaamheden zijn vastgelegd in de omslagnotitie van het Productschap Tuinbouw d.d. 12 oktober 2009 en het goedgekeurde projectaanvraagformulier van d.d. 29 augustus Gegeven het uitgangspunt dat het onderzoek geen kwantitatief onderzoek is, is er vooraf aan de goedkeuring van de projectaanvraag een aparte berekening van de payback time opgesteld. Tijdens het onderzoek is de opdracht gewijzigd. In eerste instantie werd kwalitatief onderzoek verricht naar de mogelijkheden van één gezamenlijke database, maar tijdens de bijeenkomsten van de begeleidingscommissie d.d. 19 juni 2010 en 2 november 2010 is geswitcht naar open business netwerk software. Daarbij is gekozen voor de koppeling met het i-ctl onderzoek. Dit onderzoek beschrijft de benodigde geïntegreerde cockpitlogistiek en levert betrouwbare data op. In overeenstemming met de verstrekte opdracht hebben wij volstaan met een empirisch onderzoek. Het onderzoek geeft zicht op: hoe Kenlog gekomen is van een strategisch IT idee (blauwdruk) naar het succesvolle operationele digitaal ketenplatform concept, van het Functioneel Programma van Eisen naar een voorlopig LIPSS ketenplatform ontwerp. En ook van een oplevering van het ontwerp waardenetwerk 2014 naar oplevering van een simulatie van het digitaal ketenplatform. Onze werkzaamheden betreffen hier de 1 ste, 2 de, en 3 de fase van het LIPSS project en hebben zich gericht op de uit de (gewijzigde) opdracht vastgestelde aandachtsgebieden: 1) Procesoptimalisatie 2) Blauwdruk 3) Functioneel Programma van Eisen 4) De keuze voor het digitale ketenplatform 5) Operationeel voorontwerp (scenario) 6) De haalbaarheid 7) Vervolg Kenlog b.v. Vertrouwelijk 2

4 1 Procesoptimalisatie Bij procesoptimalisatie (LIPSS fase 1 en 2) gaat het om: Individueel en gezamenlijk. Bij procesoptimalisatie zijn we er van uit gegaan dat ondernemers gaan begrijpen dat wat goed is voor de eigen onderneming ook goed moet zijn voor de gehele bloemisterijketen. En dat wat goed is voor de bloemisterijketen ook goed moet zijn voor de maatschappij. Dus geen dure ketenkosten, maar duurzame ketenwaarde toevoegen. Uiteraard moet het voor een LIPSS ketenplatform gebruiker mogelijk zijn om zelf te bepalen met wie, welke informatie wordt uitgewisseld of van welke functionaliteiten hij individueel en/of gezamenlijk gebruik wil maken. Het is wel vereist dat dezelfde taal en hetzelfde woordenboek in de bloemisterijketen wordt gesproken en gebruikt, nationaal en internationaal. Het beoogde ketenplatform systeem moet dit in de toekomst mogelijk maken. Het gezamenlijk terugbrengen van het aantal processtappen en informatiedragers Feitelijke gegevens (een slecht proces moet men niet willen automatiseren): Aantal processtappen en aantal informatiedragers primair proces per deelnemer Totaal Interne processtappen, individueel bedrijf is verantwoordelijk Aantal informatiedragers (events) primair proces Totaal Er worden door de zes LIPSS deelnemers in totaal 223 processtappen uitgevoerd, dit is gemiddeld 37,2 stappen per deelnemer. - In totaal worden er op dit moment bij de zes LIPSS deelnemers 367 informatiedragers gebruikt, dit is gemiddeld 61 informatiedragers per deelnemer. - Er zijn in totaal 167 verschillende informatiedragers door zes deelnemers in gebruik. Er worden 200 dezelfde informatiedragers gebruikt. - Er worden 24 informatiedragers meer gebruikt dan dat er processtappen worden gezet. In figuur 1 is het geoptimaliseerde groothandelsproces in beeld gebracht. Het aantal procestappen daalt van gemiddeld 38 naar 8 gestandaardiseerde processtappen Figuur 1. Geoptimaliseerd proces groothandel. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 3

5 In figuur 2 is het aantal informatiedragers verbonden met de processtappen. Het aantal informatiedragers daalt van gemiddeld 62 naar 24 gestandaardiseerde informatiedragers. De prioriteiten en relaties tussen de processen en processtappen zijn in de blauwdruk en in het eindrapport vastgelegd. Figuur 2. Informatiedragers behorend bij het geoptimaliseerde proces. Deze manier van optimaliseren is ook gebruikt in het i-ctl onderzoek, dit omdat optimaliseren van het logistieke proces niet lukt wanneer de benodigde informatie-uitwisseling niet geoptimaliseerd wordt. Alle informatie is door groothandelaren tijdens interviews verstrekt, na de nulmeting geanalyseerd en vervolgens gecheckt door tellingen in het aan- en afvoer gebied op de veiling. De toen betrokken groothandelaren bij LIPSS fase 1 en 2 waren: Disva B.V. Hamiplant B.V. Floreac Nederland B.V. Lemkes Export B.V. Floris Holland B.V. Vida Verde Export B.V. Beide schema s zijn het startpunt van deze fase 3 waarin de processen verder worden gedetailleerd en een FPvE wordt opgesteld voor een WMS & EWS. Bij het operationeel voorontwerp wordt hier verder op ingegaan. Als het gaat over processen hebben we het over het primaire proces van de Nederlandse groothandelaar van siergewassen, als substantieel onderdeel van het voortbrengingsproces van de bloemisterijketen. Het voortbrengingsproces siergewassen kan men beschouwen als de productstroom van vermeerdering, naar productie en van productie naar afzet. Maar hoe ziet die productstroom van siergewassen er dan uit, waar hebben we het over? Omdat er geen eenduidig beeld bestaat van deze productstroom heeft Kenlog de productflow van de bloemisterijketen in beeld gebracht zoals weergegeven in onderstaand figuur 3. Opgemerkt dient te worden dat er twee product- en dus ook twee informatiestromen kunnen worden onderscheiden, en wel de veiling omzet stroom (afgekort VO) en de geen veiling omzet stroom (afgekort GVO). Siergewassen worden op dit moment vooral op aanbod vermeerderd, opgekweekt en via de veiling of direct naar de groothandel of zelfs direct naar de retail/gwb afgezet. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 4

6 Vervolgens wordt het product aan de consument geleverd. De bloemisterijketen 2010 is vooral aanbod gestuurd. De marktwerking bepaalt de prijs en de consument heeft weinig tot geen invloed op o.a. type product, specificaties daarvan en de aantallen. De VO stromen zijn product en/of informatiestromen waarbij het product en/of bijbehorende productinformatie op een bepaalde wijze via de veiling verloopt; via de veilingklok, via bemiddeling en/of alleen de financiële afhandeling via de veiling. De VO stromen betreffen ca. 48% van de totale stroom. In figuur 3 worden de veilingstromen aangeven met de rode pijlen. De licht rode pijlen gaan over de product afvoer en zijn geen onderdeel van LIPSS fase 3. Elektronische informatie-uitwisseling en transparantie is het meest gerealiseerd in de informatiestromen van en via de veiling. Standaardisatie van informatieuitwisseling betreft dan ook alleen de veilingstromen. Automatisering van de informatiestromen komt veel voor. De veiling is geen onderdeel van de bloemisterijketen, maar speelt wel een dominante rol in de product- en informatiestromen. De GVO stromen zijn de stromen die niet via de veiling worden afgerekend en deze stromen maken voor 52% onderdeel uit van de totale stromen. De zwarte pijlen zijn de GVO aanvoerstromen en de paarse lijnen zijn de GVO afvoerstromen. Ook hier zijn de afvoerstromen geen onderdeel van het onderzoek. Standaardisatie van de informatie-uitwisseling vindt haast niet plaats. Wel komt het voor dat groothandelaren in hun eigen gesloten systeem een informatie uitwisselen volgens bepaalde afspraken. Automatisering van informatie-uitwisseling is hier sporadisch. Aanbod gestuurd 2009 Kweken import decoratiegroen GVO Detaillist Vraag gestuurd Groothandel in decoratiegroen Vermeerdering Kweken van bloemen en bolbloemen Kweken van kamer- en tuinplanten Groothandel in bloemen Groothandel in planten Detaillist NL Retail/GWB NL CONSUMENT Afzetten via de veiling Kweken import planten VO Retail/GWB Kweken import bloemen Figuur 3. De productflow siergewassen Het licht oranje kader geeft de nationale productstromen aan. Alles wat daar buiten valt zijn dus de internationale stromen. Ongeveer 80% van de siergewassen wordt internationaal afgezet. Meer dan 25% van de in Nederland verhandelde productie is import. De kennis over het proces en de productstromen is van groot belang voor het creëren van een waardenetwerk, een sociaal netwerk en een kennisnetwerk. Bij de uitwerking van het operationeel voorontwerp wordt hier uitvoerig op ingegaan. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 5

7 2 Blauwdruk In de blauwdruk zijn de resultaten, de gewenste verandering en de ontbrekende punten beschreven. Blauwdruk: LIPSS WMS & EWS strategie (gewenste strategie van het gezamenlijk WMS pakket zoals: aanzet tot nieuwe ketenstandaards, aansluiten bij bestaande ketenstandaards [zoals KISSit, Florecom, e.d.] en welke logistieke activiteiten we delen [supply chain cockpit] of niet, hoe ziet dit logistieke concept er dan uit?). De functie van het gezamenlijk WMS pakket (met cockpit principe) en de globale eisen. Procesoptimalisatie (een slecht proces moet je niet willen automatiseren). Operationeel Concept: Functioneel Programma van Eisen. Ontwerp WMS logistiek systeem. Ontwerp WMS besturing. Koppeling WMS en EWS. Ontwerp WMS organisatie (mensen, migratiepad). Testen d.m.v. een realistische WMS simulatie. Payback time berekening (globaal). Advies. Keuze WMS systeem Exploitatie (na go/no go): Handleiding (klaar voor de toekomst). De gewenste veranderingen: Opzetten van één ICT systeem, update van het ERP pakket. Procesoptimalisatie, efficiënter werken. Automatisch de partijdrager opbouw berekenen. Automatisch verdeelstickers maken, stickers laten printen in het begin van de keten. Eén aan- en afvoer transportsysteem. Eén T&T systeem. Opzetten van logistieke planning, rapportages, controle en meten van het logistieke proces. Mechanisatie van het distributieproces in de box. Betrouwbare en tijdige aanvoerinformatie. Om te beginnen moeten er qua strategie uitspraken gedaan worden over: De mate waarin gegevens gedeeld gaan worden; commerciële gegevens lijken uitgesloten te worden, maar over logistieke gegevens lopen de meningen uiteen. De mate van keuzevrijheid per WMS onderdeel; immers, maatwerk betekent meestal meerkosten. De manier van samenwerken, er bestaat nog geen eenduidig beeld over het werken met vaste of wisselende samenwerkingsverbanden. De rol die de deelnemers willen vervullen t.a.v. regie-/coördinatie in de keten. Het eigendom en de exploitatie van het LIPSS WMS systeem. Uit fase 2 bleek dat brede toepassing van de EWS aanvoer methodiek belangrijker was dan exclusiviteit en eigen beheer. Voor het WMS moet dat opnieuw worden gewogen. Het al dan niet overnemen van de suggesties t.a.v. verankeren van de doelstellingen en zorgen voor draagvlak in de eigen organisatie. Ook over de functies bestaat verschil van inzicht, en zijn uitspraken nodig over: De mate waarin het WMS van toepassing kan zijn voor alle gebruikers. De KPI s die de gebruikers willen gebruiken voor het besturen van de supply chain. Het al dan niet collectief vaststellen van deze KPI s. De hoofdbenadering van de informatie-input: aanbodgedreven (inkoopregels) of vraaggedreven (verkoopregels). Het LIPSS idee of denkbeeld is ten opzichte van de blauwdruk absoluut niet gewijzigd. Sterker nog, het LIPSS denkbeeld wordt nu op verschillende plaatsen opgepakt. Voorbeelden zijn o.a. Tuinbouw Digitaal, Plantform, het Plantencluster. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 6

8 Het denkbeeld is hetzelfde gebleven, echter de architectuur is totaal anders. Er is overgestapt van datasysteem (ERP pakket) naar een platformsysteem, van een waardeketen naar een waardenetwerk, waardoor de meeste van bovenstaande eisen en ontbrekende punten werden ingevuld. De gebruikte enterprise architectuur sluit naadloos aan op de LIPSS blauwdruk. De strategische items zoals geformuleerd kunnen nu allen verwezenlijkt worden in het digitale ketenplatform. Het berekenen van de beladingsgraad van de partijdragers is in dit ontwerp nog niet opgenomen. Ook in het vervolgtraject niet. Dit zal zeker opnieuw ingebracht en uitgewerkt moeten worden. De benodigde randvoorwaarden zijn: Verdere ontwikkeling met behulp van enterprise architectuur i.v.m. de brede kijk. De beladingsgraad berekening voor partijdragers toevoegen. In LIPSS fase 2 was op verzoek van de deelnemende groothandelaren de focus gelegd op het aansturen van de aanvoer. Alle processtappen die nodig zijn om de producten tot aan het verdeelproces van de groothandelaar te krijgen, zowel die van de groothandelaar zelfs als bij de kweker en de vervoerder, zijn in kaart gebracht. Vervolgens zijn daarvan early warning & alerts afgeleid, vroegtijdige signaleren dat een processtap niet verloopt zoals gepland, waardoor er mogelijk een verstoring in de levering aan de klant gaat plaatsvinden. Door deze early warning en alerts te automatiseren ontstaat een Early Warning Systeem (EWS), waarmee de groothandelaar wordt gewaarschuwd voor mogelijke verstoringen en calamiteiten in het primaire proces. Op die manier wordt deze in staat gesteld om op tijd bij te sturen. De bedrijfskundige uitwerking en softwarematige architectuur is opgenomen in het eindrapport LIPSS WMS & EWS. De doelstelling zoals opgenomen in dit eindrapport was om via een samenwerkingsverband tussen sierteeltexportbedrijven te komen tot een efficiëntere fijnmazige distributie. Dit door realisatie van één gezamenlijk Warehouse Management Systeem binnen een Intelligent Planning & Sturing Systeem. Het ging hier om het realiseren van integrale informatie-uitwisseling, benodigd voor de distributielogistiek in de box van de groothandelaar. De logistieke informatiestromen met gebruik van bestaande ketenstandaards intelligent maken voor de kwekers, de veilingen en andere dienstverleners, de exporteurs en de klanten van de exporteurs. Maar dan wel onder regie en coördinatie van exporteurs. Nationaal en internationaal. De beoogde samenwerking tussen de handelaren zou gaan bestaan uit het onderling en met hun Supply Chain delen van hun magazijn, distributie, transport en middelenbeheer om zo de logistiek in het voortbrengingsproces te optimaliseren. Tijdens het onderzoek is, zoals eerder vermeld, geconstateerd dat één gezamenlijke database niet de beste oplossing is. Eén gezamenlijk ketenplatform voldoet veel beter. Zeker als dit ontworpen wordt met behulp van de modernste architectuur, enterprise architectuur genoemd. De doelstelling kan gehandhaafd blijven. Maar het accent komt nu veel meer te liggen op het waarde toevoegen voor de klant door het delen van kennis. In het onderzoek ook wel Customer Chain Management genoemd. Het ketenplatformsysteem voldoet veel beter aan de gewenste strategische maatregelen. Door de introductie van enterprise architectuur wordt het ook mogelijk de modernste techniek toe te gaan passen, namelijk open business network systeem techniek. Bij het voorlopig operationeel ontwerp wordt hier verder op ingegaan. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 7

9 3 Functioneel Programma van Eisen Een functioneel programma van eisen (FPvE) als onderdeel van het operationeel concept is een opsomming van processen en functies die voor het LIPSS WMS & EWS actief moeten worden. Het FPvE is hiermee het start- en ijkpunt voor de uitwerking van het ketenplatform systeemontwerp. Alle verdere uitwerkingen worden steeds weer aan dit FPvE getoetst. In dit FPvE is gezocht naar een balans tussen wat op dit moment zinvol en mogelijk is en wat op termijn wenselijk en technisch haalbaar is. Deze twee elementen zijn in de loop van de tijd aan verandering onderhevig, zowel ten aanzien van de wensen als ten aanzien van de technische mogelijkheden. Wat betreft het pakket aan wensen is er verschil tussen een optimaal systeem voor brede toepassing in de tuinbouw (op het niveau van volledige ketenintegratie) en een systeem met een praktische insteek op het niveau van individuele ondernemingen. In de Blauwdruk komt naar voren dat de projectdeelnemers zich nog moeten uitspreken over een aantal uitgangspunten, waaronder de exacte scope van het LIPSS WMS & EWS. Een keuze voor het een of het ander bepaalt mede het wensenpakket in het technisch programma van eisen. Vooralsnog wordt in deze fase van LIPSS uitgegaan van een optimaal systeem voor brede toepassing; als de deelnemers in een latere fase besluiten om de scope te beperken, kunnen functies eenvoudig worden weggelaten. En blijft het optimale perspectief, in ieder geval in dit rapport, in stand. Om de benodigde functies van het WMS te kunnen bepalen, moet het geoptimaliseerde proces meer in detail worden beschreven. Vanuit de Blauwdruk moet dit op verzoek van de deelnemers worden aangevuld met planningsfuncties. Daarnaast moet er rekening mee gehouden worden dat er in het dagelijks proces veel vergeten stromen en activiteiten kunnen plaatsvinden. Dit zijn taken die min of meer automatisch worden uitgevoerd en die zeer logisch lijken, maar daarom ook makkelijk over het hoofd gezien kunnen worden. De LIPSS deelnemers geven aan eenvoudig te willen beginnen, nadat het proces is geoptimaliseerd willen zij middels een modulair opgebouwd systeem informatie uitwisselen over: I. Opslaglocatie: a. Handel fusten onderweg b. Ontvangst zone c. Voorraad (welke hal) d. Klant order II. III. Administratieve verwerking: a. Verdeling fusten b. Incourant c. Correctie d. Retour kweker e. Retour klant Nieuw: a. Planning fusten b. Orders terugboeken naar voorraad c. Retour leverancier apart boeken (niet op de aankooporder) d. Credit nota s apart boeken e. Negatieve voorraad op fust niveau f. Alle fusten scannen en verdeelsticker per locatie Om een WMS & EWS te kunnen realiseren waarvan meerdere handelsbedrijven gebruik willen gaan maken, waarin functies en informatie wordt gedeeld en dat intelligente sturing mogelijk maakt, waren de volgende randvoorwaarden in het Functioneel Programma van Eisen opgenomen. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 8

10 Grondvorm: Rekening houden met uitbreiding van het aantal inkoop- en afzetkanalen. Rekening houden met verschuiving binnen de huidige inkoop- en afzetkanalen. Rekening houden met toename van de fijnmazige distributie. Modulaire opbouw van de functionaliteiten in het WMS-EWS, mogelijk middels het ketenplatform. Besturing: Gebruikers moeten bereid zijn om (vertrouwelijke) gegevens over processen te delen met andere partners in de keten, met name planningsinformatie. Rekening houden met het feit dat MVO (duurzaam ondernemen) steeds hoger op de maatschappelijke agenda komt te staan. Informatiesysteem: Koppelingen met het ERP of order managementsysteem, het Transport- en het Management Informatie Systeem. De data die vanuit andere systemen ERP en TMS wordt ingelezen, is qua inhoud en betekenis nauwkeurig en ondubbelzinnig. Daarvoor zorgt normalisering middels het kennismodel van het netwerk. De XMLberichten of andere output van de ERP systemen worden door de kennisfilters gehaald en verder verwerkt. Kennisfilters zijn OWL gebaseerd (de Web Ontology Language) is een W3C-standaard voor het definiëren van Webontologieën) en daarmee makkelijker te maken en te onderhouden dan data-integraties. Hoe groter het netwerk en het aantal koppelingen, hoe groter het voordeel van de semantische aanpak (de betekenis lerend). Ontologie is een door computers interpreteerbare beschrijving van de werkelijkheid (kennisrepresentatie). Binnen het semantisch web moet een computer de betekenis van tekst en metadata kunnen afleiden en op basis van die betekenis kunnen redeneren en gevolgtrekkingen maken. Fusten moeten vroeg in de keten worden geïdentificeerd, waardoor deze automatisch gescand kunnen worden (noodzakelijk om logistiekprocessen verder te automatiseren en te mechaniseren). Er moet volledig inzicht zijn in de (software) applicaties en netwerken die gebruikt worden (incl. bestaand maatwerk en modificaties). Door op overdrachtspunten te concentreren en principes te hanteren om het aantal punten te verminderen en te vereenvoudigen blijft dit bestuurbaar. Er moet per deelnemer een duidelijke rolverdeling worden afgesproken over lokaal beheer van gegevens, uitwisseling van gegevens en netwerkbeheer van gegevens. Standaardisatie van informatiestromen (berichten, coderingen). Er zal zoveel mogelijk gebruik gemaakt worden van standaarden uit de bloemkwekerijketen en voor het netwerk zullen specifieke berichten gemaakt worden op basis van open standaarden, zoals Rosettanet en ebxml. Rekening houden met het toenemend gebruik van wereldwijde standaards, zoals GS1. Rekening houden met de toenemende informatiebehoefte bij klanten. Klanten willen mogelijk zelfsturing geven middels RSS feed van alle relevante informatie, aanvullend op de elektronische berichten. Organisatie: Er moet intern en extern nauw samengewerkt gaan worden, logistieke processen en systemen van ketenpartners moeten worden gesynchroniseerd. Processtappen clusteren, handelingen maar één keer uitvoeren. De belangrijkste gebruikers moeten beschikbaar zijn om input te leveren bij de voorbereidingen, alle gebruikers moeten op tijd uitleg krijgen over het systeem. Het project moet voldoende bekend zijn binnen de eigen organisatie en de verwachtingen bij gebruikers moeten gemanaged worden. Teams uit meerdere functies werken aan procesverbetering, om te komen tot integrale processen en besluitvormingsprocedures. De vormgeving en de facilitatie van samenwerkingsbijeenkomsten verdient dan snel veel aandacht. Top facilitators en goede meeting designs moeten gaan zorgen voor een leuke, lichte en professionele samenwerkingscultuur in het netwerk. Dit is een kritische succesfactor! Leidinggevende medewerkers moeten getraind zijn in het managen van geautomatiseerde supply chain processen, over de grenzen van bedrijven heen. Tijdens de verdere uitwerking van het onderzoek zijn twee belangrijke uitgangspunten veranderd. Ten eerste is er gekozen voor de koppeling met i-ctl. Hierin is de cockpitlogistiek beschreven en de benodigde betrouwbare data voor LIPSS beschikbaar gesteld. Een geoptimaliseerd handelsproces in een gebouw van m 2, waaruit jaarlijks minimaal 32,5 miljoen fusten worden afgevoerd. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 9

11 Als dit in een model wordt geplaatst, met de beoogde relatie met het WMS erbij, ontstaat onderstaand model. De informatie uitwisseling betreft dus deze geclusterde processtappen en alle activiteiten die daarmee samenhangen. Figuur 4. Interne logistiek groothandel In het i-ctl onderzoek is onderstaande samenvatting opgenomen. Vanwege de relevantie, de tabel geeft de eisen/voorwaarden aan, is deze samenvatting ook opgenomen in dit LIPSS onderzoek. Onderwerpen i-ctl gebouw Conventioneel gebouw Artist impression Integratie niveau Ja, met externen en virtueel Geen of intern functioneel Besturingsfilosofie Vraaggestuurd, supply chain Aanbodgestuurd Besturingswijze Horizontale en verticale integratie Integratie tussen functies, individueel Organisatie Herverdeling van taken, collectief Meer en goedkoper van hetzelfde, individueel Informatie uitwisseling Virtueel, volledig geïntegreerd Eiland automatisering Regie Collectief, interactief Geen Standaard concept Ja (wereldwijd) Nee Innovatief Techniek, proces, marktgericht Techniek gericht Intelligent High tech & slimmer werken Mid tech & harder werken Verbinden Samenwerken, integratie Individueel Tabel 1. Verschil i-ctl concept en conventioneel gebouw, t.a.v. besturing en organisatie Ten tweede is de al eerder genoemde enterprise architectuur geïntroduceerd. Vanwege deze twee veranderingen was het nodig om LIPSS fase 2 het aanvoerproces van de groothandelaar opnieuw uit te werken en bleek een goede beoordeling van het digitale ketenplatform niet mogelijk zonder het afvoerproces. Ook hier is te zien dat het denkbeeld niet is veranderd, maar dat er een uniek en innovatief instrument is toepast die het denkbeeld mogelijk maakt. De benodigde randvoorwaarden zijn: Verdere ontwikkeling met behulp van enterprise architectuur i.v.m. de brede kijk en aanpak. Introductie van Customer Chain Management i.p.v. Supply Chain Management. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 10

12 4 De keuze voor het digitale ketenplatform 4.1 ICT-platform gedachte: De aangepaste gedachte van Kenlog is nu dat een digitaal ketenplatform geschikt voor business networks de ondernemers in de bloemkwekerijketen helpt, of hen het in ieder geval makkelijker maakt om onderling informatie en kennis uit te wisselen. De techniek wordt de enabler om de gewenste verandering in gang te zetten. Behalve dat een ketenplatform voorkomt dat verdere ongewenste IT fragmentatie plaatsvindt, onderscheidt dit LIPSS digitaal ketenplatform zich ook ten opzichte van gebruikelijke oplossingen voor logistieke ketensamenwerking. Dit kwalitatief hoogstaand ketenplatform regelt de samenhang tussen de business en de IT en ondersteunt samenwerking in de bloemkwekerijketen en haar netwerken. Het is gericht op hybride netwerken van centrale facilitators en decentrale deelnemers, de gebruikers. De facilitator bepaalt in samenwerking met de netwerkdeelnemers de spelregels en de centraal te delen kennis voor een netwerk, en kan de deelnemers vervolgens voorzien van een centrale internethup, aangevuld met lokale software nodes. Een node is een verbinding of knooppunt [router] in een netwerk. Nodes concentreren het dataverkeer van aangesloten computers op het netwerk, waardoor het mogelijk wordt o.a. transacties, logistieke bewegingen (aanvoer, verwerking, distributie, opslag), magazijnbeheersing, alerts, (capaciteit) planning & controle, berichten en andere voor het netwerk relevante informatie snel te verzamelen, te verwerken en te delen. Het LIPSS ketenplatform wordt ontworpen volgens het enterprise architectuurmodel, waarin relevante aspecten van de organisatie inrichting zowel die van de business als die van de IT in samenhang worden ontworpen. Het gaat immers om het belang, de business van ondernemers. Enterprise architectuur beschrijft de inrichting, structurering in samenhang van de LIPSS organisatie, met haar producten en diensten, processen, structuur, rollen en verantwoordelijkheden, in- en externe samenwerking, informatievoorziening en technologische infrastructuur zoals in onderstaand figuur 5 is weergegeven. Product Proces Organisatie Informatie Business architectuur domein Aplicatie IT architectuur domein Technologische Infrastructuur Figuur 5. Business- en IT aspecten van enterprise architectuur (Van de Zee e.a., 2000) Een modelgedreven enterprise architectuur, met een eigen component voor elke functie, in combinatie met een eigen berichtenprotocol, zorg voor flexibiliteit, integreerbaarheid en uitbreidbaarheid. Er is gekozen voor het LIPSS platformidee van softwareontwikkeling en voor de gemeenschap van gebruikers (kwekers, handelaren, veilingen, grootwinkelbedrijven, detaillisten, dienstverleners) van de ontwikkelde LIPSS software. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 11

13 Onderstaand wordt het verschil tussen platform en platformloos beknopt aangegeven: Het beoogde LIPSS platform biedt veel flexibiliteit omdat het semantische webstandaarden ondersteunt en het volledig component gebaseerd is. Het is ontwikkeld vanuit de vraag hoe kleinere bedrijven in netwerken toegang kunnen krijgen tot moderne customer chains, en ontwikkeld door topspecialisten met tientallen jaren supply chain IT ervaring. Het doel is een flexibel LIPSS - WMS & EWS ketenplatform te ontwikkelen dat makkelijk met veranderingen om kan gaan. Sterker nog, dat veranderingen aanjaagt. Dit kan niet met een platformloos systeem. Door gebruik te maken van kennismodellen en de semantische webstandaarden van het W3C (World Wide Web Consortium), in plaats van de nu in de ICT nog gebruikelijke datamodellen, is het beoogde systeem makkelijker aan te passen aan veranderingen dan nu gebruikelijke systemen. De flexibiliteit ten opzichte van veranderingen in de keten is dus groter dan bij de meeste bestaande ICT datasystemen. Hiermee wordt aangegeven dat het beoogde LIPSS digitaal ketenplatform blijvend aan moet kunnen sluiten bij de toekomstige ontwikkelingen en dat er rekening gehouden moet worden met nu al voorziene software ontwikkelingen zoals digital agents. Het beoogde ketenplatform zou een opmaat kunnen worden voor het zuiver elektronisch handel bedrijven, waarbij de logistiek als een hoogwaardige customer chain dienst wordt beschouwd. Van traditioneel fysiek naar digitaal en van digitaal naar hoogwaardig virtueel. Ketenstandaards: Ketenstandaarden worden per branche ontwikkeld, en zijn tegenwoordig XML gebaseerd. In dit geval is de vraag welke standaarden het platform al kunnen ondersteunen en hoe het omgaat met het ondersteunen van nieuwe standaarden en berichten. De architectuur moet in staat zijn om reeds ontwikkelde ebxml standaarden te kunnen gebruiken, zoals die van Florecom en Rosettanet. Samenvattend: Het i-ctl model is gebruikt om inzicht te verschaffen in wat er wordt bedoeld met logistieke samenwerking op het gebied van het operationeel handelsproces. Wat moet en kan er anders, hoe doet men dat en welke data? Het gaat hier om gezamenlijke inzet van logistieke hardware en het gezamenlijk slimmer werken. Het model van keten ambidexterity is gebruikt omdat het een toepasbaar strategisch instrument van de bedrijven zelf is, en om effectieve structuren en processen te vormen die innovatie stimuleren. Dit model sluit naadloos aan op de geïntroduceerde enterprise architectuur en i-ctl. Voor een beschrijving: zie het rapport. Het model van enterprise architectuur is gebruikt omdat het een toepasbaar strategisch management instrument is om organisatorische veranderingen te begeleiden. Waarbij de business altijd een belangrijke rol blijft spelen. Het model van het ICT ketenplatform (fig. 22) is te gebruiken omdat het een uitgewerkt strategisch managent instrument is om organisatorische veranderingen te begeleiden. Daarbij kan het dienen als enabler om veranderingen vanuit de techniek aan te jagen. Gebruikers van het ketenplatform kunnen zelf kiezen met wie ze een netwerk willen oprichten, met wie men informatie wil delen en welke functionaliteit(en) ze willen gebruiken. 4.2 Ontwikkeling van een platform Uit desk research blijkt dat er nog weinig voorbeelden zijn van werkende platformsystemen, die ten dienste staan aan een gehele bedrijfstak. Er is onderzocht welke ICT projecten en leveranciers momenteel bekend zijn in de sierteeltsector, met het oog op het ontwikkelen van een WMS & EWS. Daaruit blijkt dat de relevante ICT projecten en leveranciers van WMS, software voor platformloze systemen leveren. Wel zijn allen min of meer gericht op realisatie van open standaards. Het gebruik van kennismodellen is bij bovenstaande projecten en leveranciers niet te vinden. Het lijkt logisch de projecten onderling en met LIPSS af te stemmen om kennis te delen maar ook eilandvorming en herhalingen van activiteiten te voorkomen. Daarbij is het noodzakelijk om bepaalde projecten en leveranciers op te nemen in het waardenetwerk en sociale netwerk van LIPSS. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 12

14 Onderstaand volgt een opsomming van de overige bedrijven en organisaties die momenteel en mogelijk een nieuwe toekomstige rol spelen in het LIPSS kennisnetwerk van de Nederlandse groothandelaar. Voorwaarde is dan wel dat gedacht en gewerkt wordt vanuit één platformsysteem. Bedrijf/organisatie/project Rol/standaardisatie Nieuw rol/standaardisatie Florecom Ontwerp VO berichten Ontwerp GVO berichten, ook Beheer van codes de retourstromen Beheer ordersystematiek Ontwerp EWS en alert berichten Beheer Florinet Sierteeltnetwerk Beheer LIPSS platform (mede) GS1 Inbrengen internationale standaards VO stromen Inbrengen internationale standaards GVO stromen Tuinbouw Digitaal Financiering standaardisatie Financiering LIPSS platform E-informatie integratie Uitvoering TD programma Standaarden KISSit Status bericht VO transport stromen Status bericht GVO transport stromen LEI Analyseren en modelleren Toetsen bedrijfsprocessen Kennis verspreiden Van Plant tot Klant Toepassing RFID technologie Opschalen toepassing Plantencluster Ontwerp ordersystematiek aanvoerproces Ontwerp ordersystematiek afvoerproces Centralisatie VO stromen Centralisatie GVO stromen Uniware C-S B.V. Identificatie (labelbericht) VO stromen Identificatie (labelbericht) GVO stromen EWS systeem Kennis delen WMS systeem Logifact Group B.V. WMS standaard systeem Kennis delen Supply chain systeem TMS systeem Erp systeem Cargonaut Elektronische informatie uitwisseling Out of the box kennis delen luchtvaart Florilog Vernieuwing in ketenlogistiek ondersteunen Vorm geven aan logistieke ontwikkeling, gekoppeld aan informatie uitwisseling Tabel 2. Shortlist leveranciers Kennis delen niet alleen in de customer chain van de groothandel, maar ook met leveranciers van techniek en kennis. De onderlinge samenwerking van de in tabel 2 genoemde partijen is groot, zo bestaat het bestuur van Florecom uit HBAG, VGB, FloraHolland, LTO en Royal Lemkes Group. Deze partijen zijn veelal ook vertegenwoordigd of werken samen met KISSit, Van Plant tot Klant, GS1, LEI, Tuinbouw Digitaal, Uniware, Plantencluster en Florilog. Vanuit die samenwerking lijkt het eenvoudiger uit te gaan van deze onderlinge verwantschappen. Door het aantal partijen te minimaliseren verminderd de complexiteit binnen het LIPSS project. Over blijven dan Florecom, LEI en Tuinbouw Digitaal. Deze partijen zijn dan ook direct betrokken bij de aanvraag van LIPSS fase 4. Desk research heeft geen direct toepasbaar platform opgeleverd. Er zijn wel platforms beschikbaar die zich uitsluitend richten op berichtenuitwisseling via een centraal internetplatform. Echter de architectuur achter deze systemen is uitsluitend centraal. Onderzoek naar de succes- en faalfactoren van business network platforms toont aan dat ondersteuning voor samenwerking zowel centraal als decentraal moet zijn, en dat naast informatie-uitwisseling ook het netwerk van gebruikers in de keten elkaar snel moet kunnen vinden om het vertrouwen in stand te houden. Omdat kennis in een waardenetwerk decentraal, onvoorspelbaar, en gedistribueerd aanwezig is moet de architectuur van een systeem voor een waardenetwerk in beginsel ook decentraal, onvoorspelbaar, en gedistribueerd van natuur zijn. Binnen het netwerk kunnen de mensen die dicht bij de kennis zitten het netwerk snel op de hoogte stellen van lokale situaties. Naast de verspreiding van de informatie is het van belang dat mensen elkaar via het systeem snel en direct kunnen vinden, omdat vertrouwen tussen mensen in een netwerk een cruciaal ingrediënt is voor Kenlog b.v. Vertrouwelijk 13

15 succes. Een systeem voor een netwerk moet in eerste instantie uitgaan van kennis, en pas in tweede instantie van informatie en data. De dynamiek en complexiteit van een netwerk vereist een hoog abstractieniveau van modellering om de wijzigingen die als gevolg van veranderingen doorgevoerd moeten worden anders simpelweg niet te behappen zijn. Het platformsysteem dat voor LIPSS voorgesteld wordt heeft de geleerde lessen met online samenwerkingssystemen, zoals onder andere beschreven in het onderzoek van Kollock en Russell Braziel verwerkt. De meeste huidige centrale systemen hebben deze lessen nog niet verwerkt, en zullen zeker onnodige hobbels opleveren voor ICT gebruikers in de bloemisterijketen. 4.3 Platform leverancier Het platform dat de LIPSS gedachte dicht benaderd is (en wordt) ontwikkeld door Coena. Coena is, naar eigen zeggen, leverancier van business netwerk software. Hun business netwerk verenigt meerdere onafhankelijke business partners bij elkaar door middel van sociale netwerk- en customer chain functionaliteiten. Het beheert bijna elk product, past in elk proces, en werkt met bijna iedere gebruiker van een computer. Het is eenvoudig en makkelijk te begrijpen, en de meeste gebruikers kunnen de tool gebruiken zonder opleiding. Dit alles maakt dat het business netwerk, het digitale platform, toegankelijk is voor elk bedrijf, groot of klein. Het platformsysteem van Coena is ontworpen op basis van deze principes, daarvan is nog geen ander voorbeeld te vinden. Het platformsysteem van Coena (als voorbeeld) is volgens de meest recente ontwikkelmethodes gemaakt. Een modelgedreven enterprise architectuur gebaseerd op open standaarden, kennisgedreven door gebruik te maken van semantische (de betekenis lerend, verbanden leggen op het internet) webtechnologie, met een eigen component voor elke functie, in combinatie met een eigen berichten protocol, zorg voor flexibiliteit, integreerbaarheid en uitbreidbaarheid. Figuur 6. Het platformsysteem voor het netwerk van deelnemers Het platformsysteem van Coena wordt in dit onderzoek gebruikt en bewerkt omdat het past bij het platform denkbeeld van de deelnemers, Kenlog en de begeleidingscommissie, maar ook omdat de functionaliteiten uniek en innovatief vorm gegeven zijn. Het waardenetwerk van de NL groothandelaren in kaart brengen, of beter nog, het netwerk van meerdere gebruikers uit de bloemisterijketen, is de meest onbevooroordeelde en noodzakelijke kijk op wat er werkelijk gebeurt in hun zakelijke interacties. Immers, hier het gaat om het ketenbreed verlagen van de hoge logistieke kosten en het verlagen van de risico s bij dreigende calamiteiten. Dit betekent identificatie van verbeteringen, verbeteren van het voorspellend vermogen en vroegtijdige waarschuwingen als klantenservice. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 14

16 5 Operationeel voorontwerp (scenario) 5.1 Scenario 2010 Hoe vertalen organisatieontwerp en besturing zich in het systeem ontwerp? Onderstaand - in de dagelijkse praktijk voorkomend - groothandelsscenario betreft een fictieve, maar op de werkelijkheid gebaseerde situatie bij de groothandel Sierteelt B.V., anno 2010 voor aanvoer en distributie. Giuseppe Bianchi, de inkoper van Horto, een Italiaans tuincentrum in Prato belt met Gert Franssen, zijn vaste verkoper bij Sierteelt BV in Nederland en bestelt vijf karren gele violen, grootbloemig. Gert, die de opdracht aanneemt, weet dat de afdeling inkoop die ochtend zelf een paar karren onder de klok heeft gekocht. Gert weet dat daar nog maar één kar van over is, omdat hij de andere net verkocht heeft aan een Duitse klant. Hij kijkt daarom in het voorraadsysteem of er nog meer in huis is. Daar ziet hij dat er nog een kar grootbloemige gele violen op voorraad is. Voilà, twee van de vijf karren zijn al binnen voor deze order. Vervolgens belt Gert met Janine van inkoop. Die geeft aan dat bijkopen wel gaat lukken en Gert bevestigt de order aan Giuseppe. Janine belt een halfuur later terug dat het via haar contacten gelukt is twee karren bij te kopen. Eén via een VO kweker en één via een GVO kweker. Bijna compleet! Janine belt vervolgens met Connect, het bemiddelingsbureau van de veiling, en weet daar de vijfde kar te kopen. Janine belt dat ze compleet zijn. Op zijn to do lijst markeert hij dat hij Giuseppe kan bellen dat de order compleet is, en hij noteert dat ze morgen scherp moet zijn op gele violen onder de klok, blijkbaar waren ze toch lastig bij elkaar te krijgen vandaag. Over de aanvoer van de klok en Connect karren maakt Gert zich geen echte zorgen. Die komen wel op tijd via het intern transport van de veiling. Als de box tenminste niet vol is en de kar op de juiste plek aangenomen wordt. Gelukkig hebben ze dit intern redelijk voor elkaar. Voor de zekerheid checkt Gert even met logistiek dat dit straks goed gaat komen. Voor de GVO kar is met de kweker afgesproken dat Sierteelt BV zelf collecteert, dus die moet mee met de reguliere ronde. De VO kweker levert aftuin aan de box, dus dat komt wel goed. Beetje jammer is dat na een belletje met Caroline van transport blijkt dat de vrachtwagen van de logistieke partner Plantnet van Sierteelt BV zojuist vertrokken is. Zal ik bellen voor een routewijziging, of kan ik beter een andere wagen sturen voor die kar? Gert besluit dat hij planning opdracht geeft tot het bellen van de vaste transporteur om deze wagen in een adhoc route op te nemen. Hopen dat hij niet de enige is vandaag De karren van de veiling komen binnen. Mooi. Hoewel. Het magazijn belt, want er blijken klein bloemige violen op 1 van de karren te staan. Shit. Hoe kan dat nou, denkt Gert. We werken toch met VBN codes? Waar gaat dat mis? Misschien omdat het uiteindelijk per telefoon gaat en iemand de order weer over klopt in het veilingsysteem? Gert houdt zijn hart vast voor de kar van de GVO kweker. Die hebben geen standaard. Zou die ook voor meerdere interpretaties vatbaar zijn? Giuseppe op de mobiel. Hoe het gaat met de order. Gert meldt dat hij alles heeft kunnen inkopen, en zegt erbij dat als Giuseppe geïnteresseerd is in meer, hij morgen onder de klok misschien een betere prijs kan krijgen. "Of hij geïnteresseerd is? Zorg eerst maar dat deze order goed doorkomt. Vorige keer ging dat niet vanzelf weet je nog?" Weet Giuseppe hem met zijn fijne, ironische Italiaanse accent te melden. "Hoe staat het er mee? Kan Gert garanderen dat het op tijd gaat komen?" Shit, denkt Gert. Ik heb geen idee waar die GVO kar op dit moment is. "Momentje!" Op de andere kant belt Gert met de kweker. Die weet te melden dat hij de kar meegegeven heeft met het reguliere collectietransport. Vreemd denkt Gert, ik had hier toch een speciale auto voor geregeld. Even langslopen bij Caroline De transporteur weet dat er vijf containers van Sierteelt BV opgepikt zijn. Allen met de reguliere ronde. En die kar gele violen dan? Hoe bedoel je?, zegt Kees, zijn vaste contact. Welk containernummer is dat? Weet ik niet, zegt Gert, ik weet alleen dat er een kar gele violen bij moet zijn. Geen idee. Wij hebben alles in de wagen, en die is om uur bij jullie. Dan zal je het wel zien De kar komt aan. Gelukkig. Het klopt. Grootbloemig. Pfew. Vorige keer hadden ze er een mix opgezet, en nog een laag blauwe omdat de gele op waren. Snel Giuseppe bellen dat het goed gaat komen. Even kijken. Wat is dit nu weer. Bij het ompakken blijkt dat er geen lege Deense containers meer zijn. Het is toch weer zo n Murphy dag. Waarom gaat die retourlogistiek nou steeds mis? Zo moeilijk kan dat toch niet zijn, vijf karren heen, vijf karren terug.. Janine belt terwijl hij het nummer intikt. Wat nou weer.ik moet de administratie ook nog doen. We hadden een discussiepunt met de betaling van het transport voor mei met Retail NV. Het was niet helder wie er voor het bezorgtransport zou betalen voor de speciale inkoopactie die we samen hadden opgezet. Dat wordt vanavond thuis uitzoeken Kenlog b.v. Vertrouwelijk 15

17 Van scenario 2010 en waardenetwerk model naar primair proces, van primair proces naar business events en vervolgens naar het waardenetwerk Dit geeft een helder beeld van de beoogde situatie. In de vorige hoofdstukken is de bedrijfskundige onderbouwing weergegeven. In dit hoofdstuk volgt een voorlopig ontwerp op basis van de gekozen platform methodiek. Dit hoofdstuk is de toepassing van het vorige hoofdstukken. Van bedrijfskunde naar techniek. Voor het ontwerpen van het beoogde ketenplatform maakt men gebruik van waardenetwerken, scenario s. Ketensamenwerking staat of valt met het helder krijgen van ieders rol en het ondersteunen van zowel de centrale faciliterende rollen als de decentrale deelnemers, zoals producenten, vervoerders en afnemers. Met een waardenetwerk analyse krijgen de LIPSS deelnemers het passende nieuwe businessmodel bij het ketenplatform, waarmee de slaagkans van kennisdelings- en samenwerkingsdoelstellingen in het project vergroot wordt. De benodigde data komt uit het i-ctl concept en vanuit een overzicht van de benodigde gegevens van gebruikers. Vervolgens wordt de samenhang van applicatie en informatiesystemen binnen de gebruikersgroep verwerkt (zoals beschreven in de blauwdruk). Het ontwerp wordt afgesloten met de inrichtingsprincipes en voorstellen over de toe te passen technologie. Met andere woorden, in dit raamwerk bepaalt de business architectuur de eisen voor de data architectuur, die met toenemende details de eisen voor de applicatie architectuur bepaalt, waarna de applicatie architectuur de gedetailleerde eisen voor de technologie architectuur bepaalt. 5.2 Scenario model Bloemkwekerijketen 2010 Het beschreven scenario 2010 is in figuur 7 gemodelleerd. Dit gemodelleerde scenario, wordt aangeduid als een waardenetwerk. Een waardenetwerk is een overzicht van de rollen en de interacties die de groothandelaar anno 2010 samen met haar handelsnetwerk genereert. Een waardenetwerk biedt een holistisch beeld van het gehele handelssysteem, waarbij zowel contractuele interacties als het delen van kennis en voordelen in kaart gebracht wordt. Het voordeel van deze wijze van analyse, is dat het de complexiteit van de werkelijkheid beter benadert dan een lineaire weergave van een waardeketen. Vanuit het waardenetwerk kunnen vervolgens minder complexe analyses uitgevoerd worden, zonder het complexe beeld van het geheel te verliezen. Terwijl het andersom veel lastiger is om aan een lineaire analyse nog complexiteit toe te voegen. Het waardenetwerk is daarmee uitstekend geschikt om de samenwerking in de bloemisterijketen in beeld te brengen. Het netwerk in figuur 7 toont de bedrijfsactiviteiten productaanvoer en productdistributie. Dit waardenetwerk geeft voor zover relevant de interne omgeving van de groothandel weer. Deze is in het onderstaand model licht blauw gearceerd. De externe omgeving van de groothandel is niet gearceerd. Figuur 7. Waardenetwerk model NL groothandel 2010 Kenlog b.v. Vertrouwelijk 16

18 Bovenstaand waardenetwerk van de NL groothandel in model is dus een weergave van de huidige situatie, het scenario van 2010, maar zonder de verbeteringen zoals standaardisatie, waarschuwingssysteem, afvoer, voorspellend vermogen en verbeterde menselijke prestaties. En beperkt tot het aanvoer- en distributie proces. Zoals in de vorige hoofdstukken en de blauwdruk is aangeven zijn er heel wat verbeteringen mogelijk. De belangrijke verbeteringen zijn gaande het onderzoek al aangeven, maar worden onderstaand nogmaals zeer beknopt weergeven in figuur 8. De verbeteringen zijn tot stand gekomen door interviews, metingen en bedrijfskundig onderzoek te koppelen aan managementmodellen, het i-ctl onderzoek en enterprise ICT platform toepassingen. Hiermee is een visie en een oplossingsrichting bepaald. Van vele eigen data gestuurde systemen naar één kennis gestuurd platformsysteem, gebaseerd op state of the art, open internettechnologie. Figuur 8. Uitdagingen, eisen en oplossing. 5.3 Waardenetwerk groothandel 2010, met vier perspectieven Er is een waardenetwerk NL groothandel 2010, er zijn uitdagingen en eisen en er zijn verbeterperspectieven. Dit is vertaald naar een visie en een oplossing. LIPSS, het kennis gestuurde digitale ketenplatform systeem. Figuur 9. Waardenetwerk met vier perspectieven Kenlog b.v. Vertrouwelijk 17

19 We hebben in deze paragraaf de overstap van waardenetwerk naar digitaal platformsysteem aangeven. Inzicht in deze systematiek is van belang omdat er een transitie gemaakt moet worden van de huidige situatie naar een toekomstige situatie met voldoende verbeteringen (perspectieven). Dit verbeterperspectief volgt uit een goed onderbouwde visie. De visie op de technologische oplossing voor LIPSS. Een combinatie van business events management, de benodigde functionele architectuur en de benodigde technische architectuur. 5.4 Vier perspectieven waardenetwerk groothandel 2010 Een waardenetwerk biedt een holistische analyse van een complex samenwerkingscenario tussen meerdere deelnemers in een handelsnetwerk. In die complexe analyse liggen meerdere perspectieven opgesloten, die vanuit een waardenetwerk voor specifieke doeleinden gedistilleerd kunnen worden. Uit het netwerk kan je het lineaire proces halen voor die interacties die een volgtijdelijk verloop hebben, vragen op welke interacties het netwerk moet sturen om haar doel te halen, welke individuen elkaar moeten kunnen vinden om hun rol goed te vervullen en wat iedere rol in het netwerk aan kennis mag zien en wil zien. In deze paragraaf worden de perspectieven uitgewerkt. In principe worden er vier boodschappenlijstjes gemaakt. Deze vier boodschappenlijstjes vormen samen met de techniek de basis voor de simulatie. De verandering van Supply Chain Management naar Customer Chain Management, van ketenmanagement naar ketenkennis management. De vier perspectieven worden uitgewerkt in onderstaande volgorde: 1. Het proces, het primair proces, beperkt tot LIPSS 1, 2 en 3, opgedeeld in business events. 2. De besturing, welke resultaten willen we, en hoe sturen we hierop? Intangible Assets Monitor (KPI dashboard). 3. Het gezichtspunt, wie in de bloemisterijketen mag wat zien? 4. Het sociale netwerk, mensen in de rollen en hun verantwoordelijkheden. De uitwerking is exclusief, (wel technisch mogelijke, maar geen onderdeel van de opdracht LIPSS fase 3): Afvoerproces Douane Retourstromen Statistiek E-commerce Terugkoppeling consument Betalen Enz Proces, het ontwerp van het LIPSS proces met de business events Figuur 10. LIPSS fase3, proces groothandel 2010, opgedeeld in business events Kenlog b.v. Vertrouwelijk 18

20 In LIPSS fase 3 gaat het om het primair proces van de NL groothandelaar en hun partners in de bloemisterijketen, maar zonder het gedeelte van de productafvoer, retourstromen en overige functionaliteiten. Het primaire proces van de NL groothandelaar is onder te verdelen in business events. Zakelijk gebeurtenissen die samen het primair proces bepalen en die ook symbool staan voor niet lineaire interacties waarbij kennis en voordelen rondom het proces worden uitgewisseld. Een business event kan worden gezien als de kleinste bouwsteen bij de stap van het waardenetwerk naar het platformsysteem. In voorgaand figuur 10 zijn business events als voorbeeld weergeven met behulp van een vraaggestuurd deelscenario uit het waardenetwerk. De rode lijn geeft overeengekomen en elkaar in de tijd opvolgende business events aan die tezamen een deelproces vormen. Terwijl de blauwe lijnen non-lineaire ad hoc business events weergeven die op zichzelf staan. Naast business events die gebeuren, is het ook van belang business events te onderkennen die zouden moeten gebeuren, maar die niet gebeuren. Deze zijn in figuur 10 weergegeven als een grijze bolletjes. Business events zijn dus van groot belang en kennen een volgorde in de tijd. In LIPSS is het verloop van de order door zes processtappen leidend voor het ontwerp. In onderstaand figuur 11 wordt eerst aangegeven hoe het met de order kan verlopen (zichtbaar), en welke business events daarbij dan belangrijk zijn. Vervolgens is te zien dat meerdere orders die tegelijk in het netwerk lopen een collectie van tijdlijnen, ofwel een tijdkaart vormen. Ook hier wordt duidelijk gemaakt dat de orders altijd de basis zijn voor het begin van een proces en dat via het ordersysteem de elektronische informatie uitwisseling kan plaats vinden. Figuur 11. Belangrijke business events kennen een volgorde in de tijd, voorbeeld. Passen we bovenstaande onderverdeling op het vastgestelde LIPSS proces toe, dan ziet dat er uit zoals in figuur 12. Hier wordt zichtbaar dat LIPSS fase 1, 2 en 3 nu zes processtappen kent met 45 (was 24) mogelijke business events die (indien van toepassing) altijd in die volgorde plaats vinden. Het groene gedeelte geeft een overzicht van een goed gelopen proces. Zoals al eerder aangeven verloopt het geoptimaliseerd proces chronologisch. Eerst moet de ene processtap zijn afgehandeld voordat aan de volgende begonnen kan worden. Dit geldt uiteraard ook voor de business events. De gebruiker die met LIPSS gaat werken heeft als het ware een abonnement op de dan verplichte business events, maar is vrij hier eigen events aan toe te voegen. De business events kennen chronologie en starten met de inkoop van producten door de groothandelaar en/of met de aankoopvraag van de klant van de groothandelaar. De ordersystematiek is de basis voor de elektronisch informatie uitwisseling tijdens het gehele proces. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 19

21 Figuur 13. Het LIPSS fase 3 proces ontwerp met business events Het besturingsontwerp Aan het bovenstaande LIPSS proces met business events zijn early warning en alerts signalen toegevoegd. De bedoeling is dat gebruikers op verzoek het proces zouden moeten kunnen Tracken & Tracen, gebruikers zijn verplicht om te reageren op early warning en alert berichten. In figuur 13 is te zien dat er een groene waterval is, het goed verlopen proces. Maar groen kan veranderen in oranje of in rood. Dit betekent verplichte actie en hiermee stagnatie van het proces totdat die actie is uitgevoerd. De gebruikers worden in het geval van calamiteiten/afwijkingen altijd gewaarschuwd (proactief, oranje) of gealarmeerd (reactief, rood). Vooraf is bepaald naar wie het bericht toe moet, maar bij voorkeur naar alle verantwoordelijk operationele mensen. LIPSS kennis moet je delen. Maar wat willen de gebruikers weten? Het LIPSS platform regelt dat gebruikers kunnen weten en meten in hoeverre er voortgang is en wordt gemaakt met de te behalen procesresultaten. De voortgang van het resultaat wordt zichtbaar gemaakt. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 20

22 Figuur 14. Het besturingsontwerp In bovenstaand figuur 14 vindt u een overzicht van het proces, met de processtappen, de business events, waarschuwing & alarm status en de Key Performance Indicators (KPI s), die aangeven wat de stuurtoleranties zijn. De KPI s zijn veelal uitgedrukt in een getal en gerelateerd aan een LIPSS norm en een LIPSS systeem target. De maatstaf voor het goed verlopen LIPSS proces het groene proces wordt de Kritische Succes Factor (KSF <32 uur) genoemd. Voor elke processtap, onderverdeeld naar business events, zijn nu KPI s gedefinieerd. Hiermee bezit het LIPSS systeem met kwantitatieve KPI s een meetwaarde, een thermometer die de voortgang op het succes evalueert in het licht van zelf gestelde normen. Vanuit de interpretatie van de LIPSS KPI s (de LIPSS besturing) is onderscheid gemaakt in: I. Waarschuwing en alarm KPI s, proactief (voorspellen dat het fout kan gaan) & reactief (constateren dat het resultaat fout is). II. Diagnose KPI s, hoe is het resultaat bereikt, tracking en tracing. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 21

23 5.4.3 Het ontwerp van de organisatie Deze paragraaf bestaat uit drie samenhangende onderdelen: Gezichtpunten Sociaal netwerk Eigendom en beheer Gezichtspunten Business events in een specifieke context vormen proces gezichtspunten. Elke deelnemer in het groothandelsnetwerk kan haar eigen proces hebben. Maar alleen bij de geselecteerde business events waar een gebruiker van LIPSS aan meedoet, conformeert de gebruiker zich altijd aan de LIPSS standaards. In onderstaand figuur 15 is een voorbeeld te zien. Hier is te zien dat sommige business events van belang zijn voor één proces (bovenste gedeelte), andere (onderste gedeelte) voor meerder (orders) interne en externe processen. Figuur 15. Gezichtspunten gevormd door business events, voorbeeld. Gezichtspunten gaan in de basis over wat gebruikers in welke rol mogen zien en aanvullend biedt het de functionaliteit om te filteren wat gebruikers willen zien. Hier wordt tevens geregeld wat gebruikers moeten zien in een bepaalde rol. In dit ontwerp gedeelte gaat het LIPSS systeem er vanuit dat wat iedereen minimaal wil of moet kunnen zien, opgenomen is in onderstaand figuur 16. Dit is een eerste ontwerp en uiteraard is het mogelijk dit te veranderen naar aanleiding van wensen van gebruikers of voortschrijdend inzicht. Daarbij is het van belang op te merken dat gebruikers mede gebruikers (individueel) kunnen uitsluiten op basis van autorisatie. Het gaat hier dan om het uitsluiten van gebruik van bepaalde functies en/of het niet delen van bepaalde informatie. Toevoegen van functies en informatie kan natuurlijk ook. Samen worden de regels bepaald. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 22

24 Figuur 16. Wat willen wij zien, en wat mogen zij zien? Sociaal netwerk Een sociaal netwerk ontwerp je niet, technisch ontwerpen kan wel. Men ontwerpt wel functionaliteit ter ondersteuning van het sociale netwerk. Door te weten wie in welke rol acteert of acteren kunnen gebruikers met de techniek snel inzicht krijgen in wie kan helpen om iets op te lossen. Het waardenetwerk moet aansluiten bij, of spanning zetten op het sociale netwerk van gebruikers (mensen). Ook hier is de regel dat alle in figuur 16 genoemde partijen een belangrijke rol vervullen. Op medewerkers (naam en rol) en onderlinge relaties niveau moet dit verder uitgewerkt worden. Dit is pas zinvol wanneer ook LIPSS fase 4 betrokken wordt bij het onderzoek. Er kan nu nog van alles wijzigen en namen en relaties zijn nog niet bekend. Verder is het van belang dat gebruikers rollen, namen en relaties kunnen toevoegen of uitsluiten van informatie. Bij het ontwerpen van dit netwerk wordt ook de aspecten training (migratiepad, business- en digitale competenties) en communicatie meegenomen. Dus net als bij de vorige paragraaf geldt hier: LIPSS inzicht (informatie, namen, rollen, relatie, functie) is altijd beschikbaar, maar dit wordt gecoördineerd door de groothandel en/of de investeerdersgroep. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 23

25 De organisatie van eigenaren Er is eerst een groep LIPSS koplopers, al vier jaar zijn er groothandelaren die vanuit visie dit project voortrekken, hierna volgt mogelijk een adoptie in de bredere bedrijfstak. Want het ontwikkelen van ambidextere business en het digitale ketenplatform LIPSS vraagt een kritische massa visionaire ondernemers en gebruikers. Techniek, mens, organisatie en cultuur kunnen zorgen voor gezamenlijk succes. Een integrale virtuele aanpak is de hoogste vorm van samenwerking. Hierbij gaat het over ondernemers uit de bloemisterijketen, die samen (gaan) inzien dat logistieke integrale besturing tot voordelen voor een ieder leidt. De LIPSS organisatie is rondom een digitaal ketenplatform. Waarin de manier van werken voor de gebruikers vast staat. Althans wat het werken met LIPSS standaarden betreft. Het is niet de bedoeling dat iedereen verplicht wordt om met LIPSS te werken. Maar willen gebruikers echt gezamenlijke efficiëntie en tegelijkertijd gezamenlijk groeien, dan is het LIPSS platform uitermate geschikt. Het businessmodel (winst, eigendom en beheer) kunnen we na LIPSS fase 4 uitwerken. Een eerste gedachte is dat een groep gebruikers (groothandelaren) eigenaar wordt van het LIPSS platform, maar het zou kunnen dat i.v.m. de ketenbrede functionaliteit andere ondernemers en sectorpartijen ook investeren of de investeringsverplichting op zich nemen. Het voordeel van deze constructie is dat er een kritische succesfactor voor het slagen van een netwerksamenwerking is en dat iedereen een eigen verantwoordelijkheid kan nemen voor haar eigen rol. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de broncode eigendom blijft van de leverancier. 5.5 De keuze van de LIPSS standaarden De vorige stap was het standaardiseren van de business events. Althans, het bepalen van de te standaardiseren business events. Realisatie is mogelijk door het toepassen of toepasbaar maken van bestaande standaards, het ontwerpen van nieuwe standaards en het overnemen van standaards. In het laatste geval wordt de LIPSS organisatie mogelijk mede eigenaar van de standaards. Florecom (sierteelt standaardisatie organisatie) kan als vertegenwoordiger van de bloemisterijketen, samen met haar leveranciers, een belangrijke rol spelen bij het standaardiseren. De nieuw te ontwerpen standaards hoeven niet platform afhankelijk te zijn. Koppeling van dynamische ketenstandaarden: Orders standaardiseren = order management. o ebxml bericht voor de groothandelaar en zijn (customer chain, ketenkennis management) primair proces, opgeknipt in deelorders ketenbreed en wereldwijd o Beschrijving en bericht o Open Logistieke middelen standaard o Beschrijving en bericht o Middelen gaan toewijzen o Hoe te komen tot één identificatie o Open Producten standaard o (VBN) product codering o Beschrijven en bericht o Identificatie o Open Kenlog b.v. Vertrouwelijk 24

26 Events standaard = technische standaard (hoe om gaan met netwerk events planning & controle, checking & chaining, early warning, alerts, e.d.)? o Beschrijven en bericht o Locatie, TMS, overdracht scan o Identificatie o Open Proces standaards (bijvoorbeeld BPMN): o Beschrijven optimalisatie processtappen en informatiedragers (informatie uitwisseling) o I-CTL inrichtingsstandaard (cockpit logistiek, fysieke functies) Onderstaand een opsomming van standaards die mogelijk ook tijdens de 4de fase ontworpen kunnen worden: Facturering Marketing & Strategie Business Development MIS & CRM RFID Afvoer logistiek Retour logistiek 5.6 De technische realisatie Metadata Codering internationaal Terugkoppeling vanuit de consument. Betalingen (Europese standaard) Beheer logistieke middelen Enz. Aan de hand van enkele voorbeelden wordt in deze paragraaf inzicht gegeven in hoe de techniek en welke techniek invloed uitoefent op het scenario voor de Bloemisterijketen anno Scenario Bloemisterijketen 2014 Waarde Netwerk Analyse (Value Network Analysis, VNA) met bedrijfskundige onderbouwing, helpt bij de opbouw en versterking van de onderlinge relaties en het vertrouwen, dit is van vitaal belang voor de beoogde samenwerkende ondernemers in de bloemisterijketen anno De analyse geeft inzicht t.b.v. het stimuleren van kennis en immateriële vaste activa voor de verbetering van de financiële en organisatorische prestaties van ondernemers in de bloemisterijketen. De bedrijfskundige onderbouwing is tot stand gekomen door onderzoek, inbreng expertise, nulmetingen, interviews en gesprekken. Op basis van deze ervaring, gekoppeld aan verbeteringen, zijn nieuwe bedrijfskundige modellen ontworpen en bestaande modellen toepasbaar gemaakt. Dit heeft geleid tot een geoptimaliseerd groothandelsproces, een afgerond i-ctl onderzoek (samenwerken met fysieke logistiek) en denkbeelden over moderne businessmodellen en techniek. De figuren 14 en 16 zijn de basis voor het geoptimaliseerde groothandelsproces. Bij de verdere uitwerking in LIPSS fase 4 wordt dit geplaatst in een Excel gebaseerd sjabloon (upload in Value Networks Insights) er vervolgens o.a. een Standaard (Role Based) Value Network (SVN) ontstaat. Koppelen we deze bedrijfskundige inzichten aan enterprise architectuur, waarvan VNA een onderdeel is dan krijgen we onderstaand figuur 17. Analyse van het netwerk, structuur en relaties, onthult hier nieuwe mogelijkheden om echte waarde te gaan creëren. Wanneer de analyse compleet is (met fase 4), krijgen gebruikers krachtige inzichten in wat er daadwerkelijk gebeurt in 2009/2010, waar meer waarde gerealiseerd kan worden in 2014, en wat nodig is om maximale waarde te bereiken. Het scenario voor Kenlog b.v. Vertrouwelijk 25

27 Figuur 17. Het scenario van de bloemisterijketen 2014, een standaard waardenetwerk. SVN heeft geen namen van personen in de knooppunten. Het gaat hier om het creëren van specifieke waarde, gekoppeld aan een rol en voor een bepaalde activiteit. Het dagelijks proces, opgedeeld in rollen die een LIPSS gebruiker vervult, en die zelfs kan veranderen in de loop van een dag of dagen. En het geeft een accuraat beeld van wat er werkelijk gebeurt. Erkenning van de rollen zorgt voor een niveau van resourcing van vermogen dat essentieel is voor de manier van netwerk werken. Het Collaborative (Person Based) Value Network (CVN) omvat alle persoonlijke namen van de gebruikers (medewerkers) die een rol uitvoeren. Het kan zijn dat één medewerker meerdere rollen uitvoert. Deze zienswijze sluit naadloos aan op het eerder beschreven sociale netwerk in de vorige paragraaf. In figuur 17 zijn de rollen vertegenwoordigd door ovalen. De blauwe ovalen zijn de interne afdelingen van groothandelaren die LIPSS gebruiken en de overige kleuren zijn externe partners die LIPSS gebruiken. Transacties, met namen van specifieke deliverables, worden vertegenwoordigd door lijnen met labels. De labels zijn gekoppeld aan de business events in het geoptimaliseerde proces en zijn in afhandelvolgorde genummerd. Alle lijnen gaan één kant op, ze hebben één pijlpunt. De blauwe lijnen zijn de immateriële (informele) deliverables en de groene lijnen zijn de materiële (formele) deliverables. Wanneer men beschikt over een nieuw waardenetwerk scenario Dan is het ook mogelijk om verbeterde processen te ontwerpen voor de bloemisterijketen. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 26

28 In figuur 18 is een nieuw ontwerp voor de verkoopactiviteit weergegeven met orderstatus. De order is gedistribueerd in de box van de groothandelaar en staat transport klaar, dit wordt gemeld aan de inkoper van de klant in Italië. Figuur 18. Ontwerp verkoop order 2014, met order status Het snel en betrouwbaar managen van orders, daar gaat het in 2014 om. Coena heeft een generiek order kennismodel ontworpen, gebruik makend van een ontologie of kennismodel. Het voordeel van deze wijze van modelleren is dat er, gebruik makend van de standaarden van het semantisch web, een flexibel en component gebaseerd systeem gemaakt kan worden dat makkelijker aangepast kan worden aan veranderende omstandigheden dan de op dit moment veelal gebruikte database gebaseerde systemen. De kennis is openbaar beschikbaar en de bijbehorende standaards worden ondersteund door het W3C, de standaardenorganisatie van het wereldwijde web. Coena heeft vroegtijdig geïnvesteerd in ontwikkeling van kennis op dat gebied en heeft inmiddels vijf jaar ervaring met de toepassing daarvan in haar eigen platform en in diverse adviesopdrachten op het gebied van Enterprise Architectuur in grote organisaties. Een ontologie met een semantisch netwerk en de bijbehorende technische kennismodellen vormen de passende technische vertaling van een waardenetwerk gebaseerd platformsysteem. Het kennismodel is momenteel niet uit te werken omdat niet alle processtappen in het onderzoek zijn uitgewerkt. LIPSS fase 4 ontbreekt nog. Daarbij past het uitwerken van een kennismodel niet binnen de simulatie opdracht. Dit past meer bij prototyping. Wanneer het bovenstaand ontwerp wordt gesimuleerd (virtueel nagebootst) ontstaat het simulatie scherm zoals weergegeven in figuur 19. Hier is te zien dat de klant in Italië op de hoogte wordt gebracht van het feit dat de producten geleverd gaan worden. Ze komen uit voorraad bij de groothandelaar. Kenlog b.v. Vertrouwelijk 27

29 Figuur 19, Simulatiescherm De techniek In figuur 20 wordt inzichtbaar gemaakt hoe de business events gemanaged gaan worden. Nieuw in dit plaatje is dat ook onverwachte business events gemeld kunnen worden. Figuur 20. Business events Management Kenlog b.v. Vertrouwelijk 28