Inspiratie fase Gebruikersonderzoek versie 2 Project Easyflex Serdar Igdir & Jules Schonenberg

Transcriptie

1 Inspiratie fase Gebruikersonderzoek versie 2 Project Easyflex Serdar Igdir & Jules Schonenberg

2 Inhoudsopgave Inleiding...2 Wie is ons doelgroep en wat willen ze?...3 Concurrentie - NoCore...4 Concurrentie - UBplus...5 Empathy Map versie Empathy Map versie In gesprek met de doelgroep...8 In gesprek met de doelgroep: Manpowergroup...9 In gesprek met de doelgroep: WerkTalent...10 Design Challenge...11 Bronnen...12

3 Inleiding Voor dit project is het de bedoeling dat wij als studenten een campagne maken voor Easyflex om meer klanten te werven. Ook zal de UI van de procesautomatiseringstool van Easyflex en nieuw uiterlijk moeten krijgen, zodat deze aansluit bij onze campagne. De doelgroep zijn CEO s en/of leidinggevende van uitzendbureaus die geen gebruik maken van Easyflex en uitzendbureaus die werken met het huidige systeem van Easyflex. Aan de hand van dit onderzoek willen we een beter beeld krijgen bij wat belangrijk is voor de doelgroep.

4 Wie is ons doelgroep en wat willen ze? Ons project is gericht naar CEO s en/of leidinggevende van uitzendbureaus die geen gebruik maken van Easyflex en uitzendbureaus die werken met het huidige systeem van Easyflex. Zij zouden in bepaalde vormen gebruik moeten maken van een vernieuwd/aangepast systeem die wij (studenten Fontys ICT-Media) gaan ontwerpen. Onze opdrachtgever is Easyflex. Er zijn al uitzendbureaus die werken met de tool van Easyflex. Easyflex zorgt voor de procesautomatisering voor deze partijen. De opties die de gebruikers willen, staan al in het huidge systeem, maar dit systeem ziet er verouderd uit. Easyflex wil geen wijziging in de geboden opties, maar wel in het design van de User Interface. Ook willen we een campagne organiseren om meer klanten te werven voor Easyflex. Huidige UI Easyflex

5 Concurrentie - NoCore Wij hebben als vergelijkingsmateriaal een aantal bestaande interfaces van andere bedrijven in dezelfde branche als Easyflex gevonden: UBplus en NoCore. Om deze te vergelijken is hier een overzicht gemaakt van een aantal aspecten die zij anders doen dan Easyflex. Het gaat dan voornamelijk over de aspecten vanuit UX/UI perspectief. NoCore Nocore Group biedt aan meer dan 900 bedrijven uit de flexbranche en schoonmaakbranche een volledig geïntegreerde software-oplossing (ERP). De software automatiseert uw commerciële, operationele en financiële processen, waaronder loonverwerking. Nocore heeft zich binnen deze branches ontwikkeld tot een gespecialiseerde branche leverancier en mag zich met trots rekenen tot een van de marktleiders in beide branches. Wat biedt NoCore Online?: Nocore Online is een integraal systeem van front-, mid- en backoffice, urenregistratie, website integratie, planning, verloning- en financiële informatie. Dit alles plaats-, tijds en device onafhankelijk. Waarin is NoCore anders dan Easyflex (UI)? Rechts is de interface te zien van NoCore. Het valt op dat er voornamelijk twee kleuren worden gebruikt, namelijk rood en wit. Ten opzichte van Easyflex, staan de regels in de interface recht onder elkaar en in duidelijke kolommen. Dit zorgt voor een gevoel van overzicht.

6 Concurrentie - UBplus UBplus UBplus is een softwarepakket voor bedrijfsvoering. Het beschikt over een front-office waarin de consulent zijn/haar dagelijkse werkzaamheden kan uitvoeren. Hieronder valt het invoeren van werknemers, klanten, aanvragen en plaatsingen. Daarnaast kunnen er ook s, sms-berichten verzonden worden. In 2001 zochten drie uitzendbureaus naar een manier om de administratie te automatiseren. Omdat geen enkel bedrijf een dergelijke dienst naar hun wens aanbood, ontwikkelden de drie organisaties de software UBplus. Het programma bleek zo effectief dat al snel andere bedrijven ook gebruik wilden maken van UBplus. Vanuit deze behoefte ontstond Uitzend Software Diensten BV. In de afgelopen 10 jaar heeft dit bedrijf bewezen een betrouwbare partner te zijn en behoort tot één van de grote, vaste spelers binnen de uitzendsoftwaremarkt. 500 klanten maken naar grote tevredenheid gebruik van UBplus en ook andere producten zoals UBplusOnline en UBplusWebsite. Verder maken deze klanten ook nog gebruik van een Supportdesk waarbij ze te woord worden gestaan en geholpen. Waarin is UBplus anders dan Easyflex (UI)? Rechts is een beeld te zien van de interface te zien van UBplus. Ook hier worden er weer vooral twee kleuren gebruikt, dit keer blauw en wit. Er worden logische iconen gebruikt, zoals: inzien, bewerken, downloaden, prullenbak etc. Ook biedt UBplus de mogelijkheid om de interface het aan te passen naar de wens van de klant.

7 Empathy map versie 2 WHO are we empathizing with? -CEO s en/of leidinggevende van uitzendbureaus die geen gebruik maken van Easyflex. -Ze gebruiken een tool die bepaalde tekortkomingen heeft. -Ze beslissen welke software er gebruikt wordt. Goal What do they need to DO? -Overwegen of ze het werkproces efficiënter kunnen laten verlopen. -Procesautomatisering (payroll & registratie) -Zou een andere tool in ons voordeel kunnen werken? -Het succesvol wanneer processen beter en sneller lopen. What do they HEAR? - Hoe houdt jij de kosten laag en de productiviteit hoog? - Heb jij veel stress op werk? - Hoe zijn je vooruitzichten op de lange termijn? What do they SEE? -Er zijn grote en minder grote uitzendbureaus op de markt -Grote spelers doen het zelf, anderen gebruiken tools (NoCore, IW+, Easyflex etc.) -Websites en bestaande voorbeelden What other thoughts and feelings might motivate their behaviour? -Blij personeel -Gemak -Lage kosten -Weinig inspanning What do they SAY? -Personeel vindt het huidige systeem traag: duurt lang, irritant etc. -Is het zo dat wanneer we overstappen (naar Easyflex), we dan zodanig tijd besparen dat we dan meer tijd hebben voor andere werkzaamheden? Pains -Personeel klaagt -Hoge kosten -Moeilijke Switch -Implementatie duurt lang Gains -Personeel onder de CEO is tevreden en werkt effectief -Doelstellingen worden behaald What do they DO? -Zitten op kantoor, prioriteiten stellen -Kijkt naar verbeteringsmogelijkheden -Bepalen strategie

8 Empathy map versie 3 WHO are we empathizing with? -CEO s en/of leidinggevende van uitzendbureaus (man/vrouw) -Zitten veelal op kantoor -Maken belangrijke beslisssingen Goal What do they need to DO? -Overwegen of ze het werkproces efficiënter kunnen laten verlopen -Zorgen dat processen draaiende blijven op de werkvloer -Motiveren van het team -Analyseren van de markt en mogelijkheden -Werknemers aannemen/ontslaan What do they HEAR? - Mag ik opslag? - Is je werk stressvol? - Kijk je al uit naar het weekend? - Kan het systeem aangepast worden? What do they SEE? -Computers -Koffie -Volle agenda s -Dashboards/resultaten -Werknemers What other thoughts and feelings might motivate their behaviour? -Blij personeel -Gemak -Lage kosten -Weinig inspanning What do they SAY? - Hoe kunnen we dit beter doen? - Pff, het systeem is weer is traag - Nou, dat is eindelijk geregeld - Waar kan ik dit ook alweer vinden? Pains -Personeel klaagt -Hoge kosten -Moeilijke Switch -Implementaties duren lang Gains -Personeel onder de CEO/ leidinggevende is tevreden en werkt effectief -Doelstellingen worden behaald What do they DO? -Zitten op kantoor, prioriteiten stellen -Kijkt naar verbeteringsmogelijkheden -Bepalen strategie

9 In gesprek met de doelgroep Het is essentieël om er achter te komen welke beslissingen mensen binnen een uitzendbureau maken voordat ze een dergelijke tool als die van Easyflex kiezen en wat zij hierbij belangrijk vinden. Daarom zijn we langs twee uitzendbureaus gegaan en hebben hier interviews gehouden om hier achter te komen. We hebben gebeld naar ongeveer tien uitzendbureaus waarvan er twee openstonden voor een ontmoeting en ons het een en het ander te vertellen over hoe zij omgaan met hun procesautomatiseringstool(s). De volgende vragen willen we stellen (op deze vragen willen we ook doorvragen): - Welke tool gebruiken jullie voor de procesautomatisering? - Waarom deze tool? - Hoe zijn jullie bij deze keuze gekomen? - Waar wordt rekening mee gehouden bij het maken van deze keuze? - Wat voor een rol speelt huisstijl/ui bij een dergelijke tool? De twee uitzendbureaus waar we terecht konden waren Manpowergroup (Den Bosch) en WerkTalent (Tilburg). We zijn met drieën (een van elk duo) gegaan naar deze uitendbureaus om informatie te vergaren. Ook hebben wij geluidsopnames van deze gesprekken.

10 In gesprek met de doelgroep: Manpowergroup Welk tool gebruiken jullie voor de verwerking van gegevens / werving van flexwerkers, en wat voorheen? Tot 2014 gebruikten wij Powerbase. Vanaf 2014 gebruiken wij het systeem van FlexService. Dit is een tool dat gegevens bijhoudt van flexwerkers waaruit we de nodige gegevens uit kunnen opvragen (denk aan ID, relevante formulieren etc.) Waarom FlexService? Dit systeem verricht meer handelingen automatisch ten opzichte van het voorheen gebruikte tool. Ook van FlexServcie stappen we af. We zijn bezig met een vernieuwde ICTomgeving, daarbij ook een nieuwe tool om gegevens van flexwerkers uit te lezen, op te slaan etc. Deze tool heet Connexes. Waarom overstappen naar Connexes? Omdat het systeem wat we nu gebruiken vaak vast loopt en daardoor ons werk opstapelt. Dat kost ons veel tijd. Dus intern is dat idee positief ontvangen. Hoe zijn jullie bij Connexes gekomen? Dit is bepaalt vanuit het hoofdkantoor. Omdat meerdere bureaus van Manpower met verschillende tools werken, kan dit erg onoverzichtelijk worden. We willen werken naar één systeem toe, waardoor we ook een duidelijk overzicht kunnen hebben. Hoe is het hoofdkantoor bij deze keuze gekomen, is daar een bepaalde campagne bij komen kijken wat invloed heeft gehad? Dit weet ik eigenlijk niet zeker. Ik denk meer dat dit mond op mond is gegaan, en misschien wel een klein beetje is gekeken naar andere uitzendbureaus. Speelt huisstijl ook een rol? We willen wel één stijl wat bij Manpower past aanhouden.

11 In gesprek met de doelgroep: WerkTalent Welk tool gebruiken jullie voor de verwerking van gegevens / werving van flexwerkers, en wat voorheen? Op dit moment gebruiken wij Conexes om de gegevens van flexwerkers te verwerken. Voorheen werd dit allemaal met UB+ gedaan. Nu gebruikst de administratief medewerkster UB+ nog alleen voor het opvangen van één deel van het werk. Waarom Connexes? Ten opzichte van UB+ gaat in Connexes een groot deel van de processen automatisch. De beslissing om specifiek voor Connexes te gaan heeft de CEO gemaakt, dus dat weet ik niet precies. Ik weet ook niet welke andere vergelijkbare tools er zijn net als Connexes. Hoe is de overstap verlopen? Dit ging wel goed. We kregen trainingen/cursussen wat betreft het omgaan met deze tool. Ik ben nog steeds aan het leren, want ik ken nog lang niet alle functies. Hoe ervaart het personeel deze overstap? Dat is een beetje dubbel. Voor de een is het fijn omdat het snel gaat, en er dan meer tijd over is om ander werk op te pakken, maar ik ben sceptisch. Ik vind dat het ook wat van de menselijke kant afneemt, omdat er juist zoveel automatisch gaat. Voorbeeld: de tool stelt een sollicitant voor bij een vacature waarbij het denkt te voldoen aan het benodigde profiel. Dat vind ik best ver gaan. Hoe is de CEO bij deze keuze gekomen, is daar een bepaalde campagne bij komen kijken wat invloed heeft gehad? Goede vraag.. Ik zou niet durven te zeggen hoe partijen als Connexes zichzelf promoten. Er zal vast naar bestaande implementaties gekeken zijn, dit durf ik niet zeker te zeggen. Speelt huisstijl ook een rol? De lay out maakt niet uit, als het maar functioneel is. De klant krijgt het toch niet te zien..

12 Design Challenge Jules: Design a campaign to enable non-easyflex users in the employment agency market to use the Easyflex tool to simplify their data management and automation. Serdar: Design a new way of introducing Easyflex to enable CEO s of employment agencies in the employment agency market to notice the advantages of Easyflex that manages their flex-employees data and enables the employees of the employment agencies to have more time for other priorities within their job. Design Challenge (aangepast) Design something to enable CEO/people in charge of employment agencies to consider bringing in Easyflex to handle their datamanagement and automation.

13 Bronnen Huidige markt: _egk3tqjjnqqcg5fwej5zzea1o8w_ lirocdk4qavd_bwe Concurrentie: Opdracht info: Gesprekken doelgroep: Wyste - WerkTalent Tilburg Elroy - Manpowergroup s-hertogenbosch