Astrow Web en de Management Self Service (MSS)

Transcriptie

1 Astrow Web en de Management Self Service (MSS) Astrow Web is een compleet modulaire oplossing voor tijdregistratie, aanwezigheids-registratie, HR management, employee self service, toegangscontrole en de mogelijkheid kostenplaatsen te monitoren. Een volledig pakket dat maakt dat u op productiviteit kunt sturen en dat uw leidinggevenden en medewerkers helpt nóg efficiënter te werken. Team manager tool, waarmee alle dagelijkse handelingen door de manager uitgevoerd kunnen worden Overzichtelijk Dashboard met dagelijkse taken en meldingen Optie geintegreerde HR-module en aanwezigheidstableau Overzichtelijke werkbalk Opmerkingenveld per dag Persoonlijk rapportenarchief, waarin rapporten opgemaakt kunnen worden, en rapportdefinities met andere gebruikers kunnen worden gedeeld. Deze nieuwe verbeterde versie van Astrow Web is nóg gebruiksvriendelijker zodat u nóg minder tijd aan uw administratie hoeft te besteden. Waarom kostbare tijd verspillen aan het zoeken naar afwezighedem en gebeurtenissen, nodig voor de salarisuitbetaling, als alle onregelmatigheden zichtbaar kunnen zijn en gecorrigeerd kunnen worden op één enkel scherm; de teammanager! Voor het beheer van Astrow dient u te beschikken over basiskennis van Windows en over een portie gezond verstand. De visuele eenvoud en het gebruiksgemak van Windows toepassingen zijn doorgedrongen tot elke onderneming. Naast deze basiskennis vergt Astrow geen bijkomende kennis. Werkschema's Werkschema s bepalen met Astrow Web is kinderspel. U beslist wanneer uw mensen aanwezig moeten zijn, wanneer ze een pauze moeten nemen en welke maatregelen u wenst te nemen wanneer ze te laat komen of overuren maken. Astrow Web doet de rest. Met Astrow Web kunt u maximaal 1485 dagelijkse ploegen en werkschema s beheren. Alle ploegen zijn te definiëren per gebruiker en tonen de bestaande werkschema s inclusief flexibele tijd, vaste ploegen, veranderlijke ploegen en zo meer. Koppelingen met diverse salarispakketten zijn mogelijk. Personeelsbeheer In Astrow Web wordt alle belangrijke informatie in verband met het personeel zoals naam, badgenummer, afdeling en functiebeschrijving opgeslagen evenals persoonlijke informatie en details in verband met de verlofregeling. U beschikt ook over vrije velden waar u informatie naar keuze kan ingeven.. Gebruikersrechten definiëren (geldt voor alle modules van astrow web) De Astrow beheerder moet eerst de werknemers selecteren die toegang krijgen tot de diverse modules van Astrow Web. Vervolgens kan de beheerder voor elke gebruiker een gebruikersnaam en paswoord aanmaken en zijn individuele toegangsrechten definiëren. Tenslotte moet de beheerder alle werknemers in groepen onderbrengen en de eigenschappen voor deze groepen bepalen. Persoonlijke configuratie (geldt voor alle modules van astrow web) Elke gebruiker die toegang heeft tot astrow web kan zijn persoonlijke configuratie aanpassen: hij kan de gebruikte taal en opmaak wijzigen. Elke gebruiker die hiervoor de toegangsrechten gekregen heeft, kan zijn persoonlijke paswoord wijzigen.

2 Met de MSS Manager Self Service module heeft de Manager de mogelijkheid om alle noodzakelijk handelingen te verrichten die nodig zijn voor een correcte tijdregistratie. Teammanager In de teammanager heeft de manager het complete overzicht over zijn team, met betrekking tot te werken uren, aanen afwezigheid, werkschema s en verlof, voor de geselecteerde periode. De teammanager is overzichtelijk, kan naar wens worden aangepast, en biedt de mogelijkheid tot correcties, het maken van opmerkingen en het uitvoeren van rapportages. Boekingen en Afwezigheden verwijderen, toevoegen of wijzigen De Manager kan voor een werknemer(s) of een afdeling boekingen of afwezigheden wijzigen, toevoegen of verwijderen. Ook kan de Manager een opmerking bij een boeking of afwezigheid toevoegen. Indien men in Astrow Web met kostenplaatsen werkt kan een Manager een werknemer aan een kostenplaats toekennen of wijzigen. De Manager kan ook een werknemer in een ander dagrooster indelen. Berichten De Manager kan berichten verzenden naar andere gebruikers van de MSS of VT in de applicatie zelf of per . Verlofkaart De verlofkaart geeft inzicht in de reeds opgenomen dagen en/of uren en het saldo Verlof. In de verlofkaart ziet men b.v. ATV, Verlof, TVT etc. Tijdkaart De tijdkaart kan de Manager instellen op week of maandperiode. Hier kan de Manager eenvoudig voor een week de boekingen, afwezigheden en kostenplaatsen toevoegen van b.v. chauffeurs of buitendienstmedewerkers. Rapportage Diverse rapporten kan de Manager zelf samenstellen met boekingen, gewerkte uren, overuren en afwezigheden. Eenmaal samengesteld kunnen deze rapporten later weer gebruikt worden. Persoonlijke Configuratie In Configuratie kan de taal van de Manager gekozen worden. (o.a. Nederlands, Duits, Engels, Frans) Ook kan men hier werknemers, afdelingen, kostenplaatsen of vestigingen toekennen aan een Manager. Ja, ik heb interesse. Bel ons voor meer informatie of voor een afspraak op of stuur een mail aan info@avantimes.nl. Dashboard Dashboard geeft direct inzicht van onregelmatigheden zoals: vergeten boekingen, te laat in of te vroeg uit. Ook een ongeautoriseerde afwezigheid of overwerk is direct zichtbaar en te autoriseren in Dashboard.

3 Employee Self Service (ESS) Afwezigheidsaanvraag via PC Met de ESS kunnen zowel afwezigheden aangevraagd (door de werknemer) als geautoriseerd (door een leidinggevende) worden. De Employee Self Service biedt uw werknemers, behalve de aanvraag van afwezigheden, eveneens de mogelijkheid om hun persoonlijke maandelijkse resultaten en boekingen in tezien. bevestiging Dankzij de Employee Self Service zullen afwezigheidsaanvragen veel vlotter behandeld kunnen worden en, wanneer de gegevens zijn ingesteld, krijgen uw werknemers bij goedkeuring of weigering onmiddellijk een melding toegestuurd, hetgeen de communicatie tussen uw werknemers zeker ten goede zal komen. Afwezigheidsaanvragen Elke gebruiker die hiervoor de toegangsrechten gekregen heeft, kan afwezigheden aanvragen via de ESS. Deze aanvraag wordt vervolgens, al naar gelang de instellingen, naar een leidinggevende of rechtstreeks per mail naar de Astrow beheerder gestuurd ter goedkeuring. Maandelijks overzicht Elke gebruiker met de nodige toegangsrechten, kan zijn maandelijks overzicht raadplegen. Dit overzicht kan naar eigen voorkeur door elke gebruiker persoonlijk aangepast worden. Zo heeft u onder andere de mogelijkheid om het dagoverzicht te activeren en kunt u kiezen welke bijkomende gegevens u wilt zien.

4 Virtuele Terminal (VT) Het beheer van aanwezigheden en afwezigheden via PC De Virtuele Terminal als module in astrow web is de evolutie van een traditionele prikklok naar een computergestuurd systeem dat zowel aanwezigheden als afwezigheden beheert. U maakt voor elke gebruiker een gebruikersnaam en paswoord aan en definieert zijn individuele toegangsrechten. Tijdkaart Dit is zeer geschikt voor werknemers op buitenlocaties. Op deze maand of weekkaart kunt u de gewerktedefiniëren. Tenslotte moet de beheerder alle werknemers in groepen onderbrengen en de eigenschappen voor deze groe-pen bepalen. Beveiliging De Virtuele Terminal is een goed beveiligd systeem, zowel voor de beheerder van het systeem als voor de werknemer. Voor de beheerder: De boekingstijd wordt vastgelegd door de server. Voor de werknemer: Via een gebruikersnaam en een paswoord heeft men alle mogelijkheden van een traditionele prikklok maar met meer informatie. Boeking maken Elke gebruiker kan nu inloggen met zijn persoonlijke gebruikersnaam en paswoord. Indien hij hiervoor de nodige rechten gekregen heeft kan hij nu via de Virtuele Terminal boekingen maken, eventueel in combinatie met een MCcode of op een costcenter. Wanneer het inklokken via de vt de meest gebruikte handeling is, kan dit scherm bij hetopstarten vastgezet worden. Resultaat bekijken Het voordeel van de Virtuele Terminal is de mogelijkheid om rechtstreeks informatie van Astrow Web op te vragen. Er zijn 4 display regels, net zoals op een traditionele terminal. De Virtuele Terminal kan dus probleemloos dienen als uitbreiding van het bestaande systeem, namelijk net zoals een traditionele terminal.

5 RealTime Monitor (RTM) Voor wie is de RTM geschikt? De RTM is een module geschreven op Astrow Web en is dus geschikt voor uw organisatie als u gebruik maakt van Astrow Web. Met het installeren van de RTM heeft u nog sneller het overzicht; Wie is er ingeklokt, wie had er ingeklokt moeten zijn en wie is er afwezig met welke reden? U kunt zelfs controleren of er wel genoeg BHV- ers binnen zijn. Wij hebben meerdere locaties, is de RTM dan nog wel geschikt? Heeft uw bedrijf meerdere locaties? U kunt nu zien wie er op welke lokatie aanwezig is. Vindt u het belangrijk om te weten wie er op welk moment werkt op welke afdeling, kostenplaats of machine? U ziet het in één oogopslag. Handig want deze informatie helpt u snel te reageren als er een andere inzet van de aanwezige werknemers nodig is, of als blijkt dat er te weinig werk is voor de dan aanwezige werknemers. Oproepkrachten kunnen dan naar huis. Dat scheelt in de kosten. De voordelen Relevante en accurate informatie op elk moment van de dag Overzicht van aanwezigen op verschillende locaties Selectie op kostenplaatsen Directe koppeling met huidig tijdregistratiesysteem Vanaf enig welke locatie met internettoegang informatie opvragen Mogelijkheid tot adequaat inzetten (tijdelijk) personeel Van tevoren in te stellen privileges Geringe investering De RealTime Monitor (RTM) is een module op het tijdregistratiesysteem Astrow Web. Hiermee wordt de informatie uit uw systeem nog overzichtelijker. De door AvanTimes ontwikkelde RealTime Monitor geeft u namelijk nog meer overzicht. Ingeklokte gegevens worden direct aan u getoond, vandaar ook de naam; RealTime. Hoe werkt de RTM van AvanTimes? De gegevens uit het tijdregistratesysteem worden direct doorgezonden naar de RealTime Monitor. Vanaf nu beschikt u op elk moment van de dag over de voor u relevante informatie. Via de webbrowser kunt u namelijk snel het overzicht opvragen. U bepaalt wat u wilt zien en wie binnen het bedrijf nog meer mee kan kijken. Moet ik weer alles overhoop halen? U heeft geen zorgen over het installeren van de RealTime Monitor. Dat doen de consultants van AvanTimes.

6 Astrow Web HR Astrow Web HR is een uitbreiding van onze software voor tijdregistratie enmnaanwezigheidscontrole Astrow Web, met de mogelijkheid om nóg meer gedetailleerde informatie over uw werknemers in te voeren. Kenmerken Is geintegreerd als module in onze software voor tijdsregistratie en aanwezigheidscontrole Astrow Web Mogelijkheid om rapporten te bekijken, te printen en op te slaan Documenten en/of afbeeldingen koppelen per werknemer. Curriculum Het curriculum in Astrow Web wordt met deze module uitgebreid met allerlei persoonlijke informatie over de werknemers op het gebied van de HR. Rapporten n Astrow Web kunt u verschillende overzichten bekijken, printen of opslaan (b.v. Overzicht afdelingen, professionele bewegingen,...). De werknemers die in de rapporten inbegrepen moeten zijn kunnen in de werkbalk geselecteerd worden. Beroepsprofiel In het beroepsprofiel gedeelte van Astrow Web HR kunt u allerlei informatie ingeven over de opleidings-, onderwijs- en professionele geschiedenis van elke werknemer. Professioneel Het professioneel venster bevat allerlei beroepsmatige informatie over de geselecteerde werknemer, zoals de talenkennis en vaardigheden, de uitrusting nodig om zijn/haar job uit te oefenen, zijn/haar dienstauto, de professionele bewegingen binnen de onderneming en evaluaties.

7 Kostenplaatsen Met Astrow Web Kostenplaatsen heeft u een volledig overzicht over de tijdsbesteding van uw werknemers. Met behulp van kostenplaatsen kunt u registreren hoeveel tijd elke werknemer aan een bepaalde afdeling spendeert en op welk tijdstip van de dag. Kostenplaatsen: een beter zicht op de tijdsbesteding van uw werknemers... Handmatige ingave van een kostenplaats op een terminal Het is mogelijk handmatig een kostenplaats in te voeren op een terminal. Met behulp van de code die u aan een kostenplaats heeft toegekend, kunt u via de terminals handmatig een kostenplaats koppelen aan een boeking. Een kostenplaats koppelen aan een werknemer In de personeelskaart kunt u voor een bepaalde periode een kostenplaats koppelen aan een werknemer. Deze kostenplaats zal dan toegepast worden tijdens de aangegeven periode (slechts 1 kostenplaats per periode). Zo kunt u op voorhand bepalen dat een werknemer tijdens een bepaalde periode ingezet wordt voor bijvoorbeeld onderhoud, voor een volgende periode voor montage, etc Kostenplaatsen-rapporten In Astrow Web kunt u kostenplaatsen-rapporten samenstellen. Deze kunt u afgedrukken, opslaan in rapporten-archief maar ook exporteren naar b.v. Excel. Een kostenplaats koppelen aan een boekingsterminal U kunt eveneens aan elke boekingsterminal een kostenplaats linken. Wanneer uw werknemers dan boeken op een bepaalde terminal zal de daaraan gekoppelde kostenplaats automatisch geactiveerd worden.

8 Astrow Web Access: toegangscontrole Simpel en effectief De toegangscontrole oplossing is eenvoudig in gebruik. Geïntegreerd met Astrow Web of stand-alone Door de integratie van Access met Astrow Web kunt u met dezelfde kaart of sleutelhanger toegangscontrole en tijdregistratie gebruiken. In het personeelsbeheer kunt u uw personeel indelen bij toegangsgroepen. Enkele mogelijkheden: Individuele toegang Antipass-back Toegang per tijdschema Overval code beveiliging

9 Astrow Web VT-mobile Smartphone app De mogelijkheid om met behulp van uw smartphone boekingen te maken en later in te zien. Daarnaast kunt u de huidige saldo s zien zoals, balance, regulier effectief enz. Wanneer u vakantie, doktersbezoek of bijvoorbeeld een ziekmelding of kostenplaats wilt boeken kan dit met uw smartphone.