> Raadsvoorstel. Informatieve bespreking: 07 februari Onderwerp: Nader te bepalen. Consultatieve Raad: Besluitvormende raad:

Transcriptie

1 Informatieve bespreking: Consultatieve Raad: Besluitvormende raad: 07 februari 2019 Nader te bepalen Datum verzending: 6 februari 2019 Onderwerp: 14 maart 2019 Beschikbaarstelling krediet TT Festival Voorstel: Wij stellen voor het Ambitiedocument toekomst TT Festival Assen vanaf 2019 vast te stellen. voor de uitvoering van de in de concessieovereenkomst aangegeven activiteiten en werkwijzen aan de Stichting TT Week Assen een bedrag van inclusief voor de organisatie van de Night Ride te vergoeden gedurende de looptijd van die overeenkomst (t/m 2023), en deze uitgave te dekken ten laste van het in de gemeentebegroting opgenomen evenementenbudget binnen het programma Aantrekkelijk. de organisatie van de kermis geheel over te laten gaan naar de stichting en de in de gemeentebegroting daarvoor geraamde uitgaven en inkomsten te laten vervallen. Inleiding In dit raadsvoorstel gaan wij nader in op de verzelfstandiging van het TT Festival. Wij schetsen de aanleiding voor dit proces, de stappen die zijn gezet en besteden aandacht aan onderwerpen die samenhangen met de verzelfstandiging. Achtereenvolgens komen aan de orde: - het Ambitiedocument toekomst TT Festival vanaf de oprichting van een Stichting TT Week - gemeentelijk beleid inzake dit evenement en vergunningen c.a. - besluitvorming over financiën Tot slot schetsen wij de inhoudelijke en financiële voordelen van de verzelfstandiging van het TT Festival. Ambitiedocument toekomst TT Festival Assen vanaf 2019 Op 15 november 2018 hebben wij met u gesproken over het concept Ambitiedocument toekomst TT Festival Assen vanaf De gedachtewisseling heeft ons gesterkt in het beeld dat het TT Festival, ook voor de toekomst, breed gedragen wordt. Wij nemen de gemaakte opmerkingen graag mee in het verder verankeren van het festival voor de komende jaren. Ook met betrokkenen bij het Festival, met Pagina 1 van 7

2 name de horeca, Vaart in Assen en de veiligheidsorganisaties, hebben wij het concept besproken. Het Ambitiedocument, dat u aantreft als bijlage, is gelet op de inbreng nog aangevuld op de volgende aspecten: aandacht voor de doelgroep kinderen ( onderdeel 1b, 1e punt) gezondheid en duurzaamheid (onderdeel 2, 2e en 5e punt), herkenbaarheid aanspreekpunt bij de stichting, overleg stichting en veiligheidsdiensten en opstelling van een veiligheidsplan (onderdeel 2, 3e en 13e punt). In de raadsdiscussie is ook stilgestaan bij de duur van het Festival. Het college is in overweging gegeven na te denken over de vraag of drie festivaldagen niet toereikend zijn. Tegen die achtergrond hebben wij in het ambitiedocument opgenomen dat het festival tenminste drie dagen duurt. Dat laat de ruimte om het daartoe te beperken. Maar wij willen, juist nu we overgaan tot verzelfstandiging, ook graag de ruimte laten aan de organisatoren om de keuze voor meer dagen te maken. Een beperking in tijdsduur leidt overigens in financieel opzicht naar verwachting niet tot een besparing van betekenis; het grootste deel van de vaste kosten blijft hetzelfde. Wij vinden het Ambitiedocument belangrijk als richtinggevend kader voor de verzelfstandigde inrichting van de organisatie van de TT Week-activiteiten. Op basis daarvan wordt ook de verdeling van verantwoordelijkheden en rollen voor de komende jaren bepaald. Daarom hebben wij ervoor gekozen om dit document nu ter vaststelling aan u voor te leggen. Stichting TT Week Assen De afgelopen maanden hebben wij ook verdere voorbereidingen getroffen voor de verzelfstandiging van de festivalorganisatie. Daarvoor zijn verschillende formele vereisten aan de orde. Denk daarbij aan zaken als het bepalen van de structuur van de organiserende stichting en de wijze waarop de stichting en de gemeente met elkaar samenwerken en onder welke randvoorwaarden en condities dat gebeurt. Daarvoor hebben wij statuten voor de beoogde stichting vastgesteld. Binnenkort passeren deze statuten bij de notaris. Daarin wordt uitgegaan van een structuur met een directeur/bestuurder die de feitelijke uitvoering van de festivalorganisatie als hoofdtaak heeft. Een kleine Raad van Toezicht is belast met het toezicht. Voor de samenstelling van de Raad vantoezicht is een profiel voor de leden opgesteld. Met de stichting willen we een concessieovereenkomst aangaan. Daarin zijn rollen, taken en verantwoordelijkheden geregeld; op basis daarvan wordt ook de financiële bijdrage van de gemeente aan de stichting bepaald. In onze brief van 18 september jongstleden aan uw Raad hebben wij u geïnformeerd over de mogelijkheid dat de Raad bij het voornemen tot oprichting van een stichting eerst wensen en bedenkingen aan zou kunnen geven en Gedeputeerde Staten vervolgens goedkeuring zouden moeten verlenen (artikel 160, lid 2 Gemeentewet). Nadere afweging en consultatie van de notaris leiden tot de conclusie dat die formele weg niet nodig is. Die wettelijke bepaling geldt voor het oprichten van en Pagina 2 van 7

3 deelnemen in een private rechtspersoon (bijv. een stichting) indien dat in het bijzonder aangewezen wordt geacht voor het behartigen van een daarmee te dienen openbaar belang. Een openbaar belang als bedoeld in de wet is hier niet aan de orde. Wij zullen de start van de stichting mogelijk maken door het vastleggen van de statuten. De eerste benoeming van de leden van de Raad van Toezicht zullen wij doen; daarmee is de oprichting geregeld. Onmiddellijk na die oprichting en benoeming is de Raad van Toezicht het orgaan dat de volledige verantwoordelijkheid voor de stichting heeft, inclusief benoemingen en functioneren van de Raad van Toezicht. Wij hebben op deze wijze geen deelneming in de stichting als bedoeld in de Gemeentewet; de stichting is dan ook geen zogenaamde verbonden partij. De concessieovereenkomst die wij met de stichting willen sluiten heeft onze voorkeur boven een subsidierelatie. Op deze manier ontstaat een meer zakelijke en gelijkwaardige relatie met een onafhankelijke private rechtspersoon. In de overeenkomst regelen wij wat stichting en gemeente van elkaar mogen/moeten verwachten en onder welke voorwaarden daaraan invulling wordt gegeven. Voor de prestaties die de stichting levert, ontvangt ze een financiële vergoeding van de gemeente. Hierop komen wij onderstaand nog terug. De overeenkomst wordt aangegaan voor de komende jaren tot en met Daarmee wordt het voor de stichting mogelijk om meerjarenbeleid te voeren en meerjarige afspraken te maken met participanten. Dat geeft meer mogelijkheden voor investeringen door partners, voor besparingen en kwaliteitsverbetering. Gemeentelijk beleid inzake het evenement en vergunningen Nu de festivalorganisatie verzelfstandigd wordt, is het voor alle betrokkenen van belang om vooraf helderheid te hebben over de randvoorwaarden waaronder de gemeente zal toezien op een goed verloop van het Festival in het openbare gebied. Op dit punt sluiten wij graag zoveel mogelijk aan bij de goede ervaringen die in de afgelopen jaren zijn opgedaan. Het TT Festival is een eigenstandig en bijzonder evenement waarvoor eigen regels en afspraken moeten gelden. Daaruit moet helder zijn binnen welke randvoorwaarden moet worden gebleven en hoe wij daarop toezien en wat de consequenties zijn bij eventuele overtreding. Vandaar dat wij een Beleidsregel TT Week hebben vastgesteld. Verfijning van deze algemene benadering is vervolgens terug te vinden in het jaarlijks door het college respectievelijk de burgemeester vast te stellen Kader voor vergunningverlening en handhaving. Besluitvorming over financiën Met het voorgaande hebben wij nu een goede basis en uitgangspositie gerealiseerd om verzelfstandiging van de festivalorganisatie door te kunnen voeren. Daarvoor is ook duidelijkheid nodig over de financiële randvoorwaarden. De stichting zal via de concessieovereenkomst precies moeten weten op welke financiële vergoeding zij kan rekenen, zo mogelijk voor meerdere jaren. Dat heeft zij ook nodig voor haar overleg en samenwerking met de private partijen (horeca) die participeren in het Festival. Een meerjarenperspectief helpt daarbij. De stichting krijgt zo mogelijkheden voor compensatie van eventuele tegenvallers door het creëren van een reserve of een garantiefonds. Daarmee wordt het vertrouwen van risicodragende partners vergroot. Pagina 3 van 7

4 De bekostiging van het Festival, dat immers voor het publiek een gratis toegankelijk festival is en blijft, gebeurt tot op heden in een samenwerking tussen betrokken horecaondernemers, gemeente en provincie. Ook sponsors dragen bij, maar deze bijdragen zijn nog beperkt. Deze gezamenlijke bekostiging zal ook voor de komende jaren moeten gelden. Het is dan ook nodig om goed inzicht te hebben in de uitgaven voor het festival en de financiële bijdragen daarin van de verschillende betrokkenen. Het financieel overzicht behorend bij de evaluatie TT Festival 2018 laat zien dat met de direct aan de organisatie van het festival toe te rekenen kosten een bedrag van globaal ,00 gemoeid is. Dat zijn de kosten zonder de directe programmakosten (inhuur van muziekoptredens en de daarvoor benodigde materialen als podia en licht- en geluidvoorzieningen). De kosten van de programmering van optredens worden gedragen door de deelnemende horecaexploitanten. Op basis van door hen verstrekte gegevens kan hun inbreng gekwantificeerd worden op een bedrag van minimaal ,00 (risicodragend). Dat wordt nu geïnvesteerd door slechts enkele ondernemers. De stichting kan stimuleren dat ook andere ondernemers, voor zover die profiteren van het festivalgebeuren, ook een bijdrage leveren in verhouding tot hun voordeel. Uit de cijfers blijkt wel dat er heel wat omzet gedraaid moet worden om alleen al de kosten te dekken. Vandaar dat er in de afgelopen jaren ook ondernemers zijn afgehaakt vanwege tegenvallende resultaten of vanwege de onzekerheid rond opbrengsten. Het is dan ook van groot belang dat langs de weg van de verzelfstandiging (de stichting) er meer mogelijkheden worden gecreëerd voor inkomstenverhoging. Zo kan de toekomst van het festival beter worden gewaarborgd. We zien meer mogelijkheden voor sponsoring die benut kunnen worden. Duidelijk is wel, dat de huidige verzelfstandiging alleen (financieel) haalbaar kan zijn als de bijdragen van de gemeente en de provincie tenminste op hetzelfde peil blijven. De bijdrage van de gemeente in de directe kosten van de festivalorganisatie is te bepalen op globaal ,00. inclusief ,00 voor het organiseren van de Night Ride. Daarnaast verstrekte de provincie de afgelopen jaren een bijdrage van ,00. Samen met sponsorbijdragen en inkomsten uit kermisattracties kwam het financiële plaatje vrijwel rond. Daarbij moet aangetekend worden dat er voor ondernemers in een aantal gevallen sprake was van uitblijven van rendement op gedane investeringen. In enkele gevallen leverde dat ook tekorten op. De toekomstbestendigheid van de opzet en financiering is daarmee in het geding. Verzelfstandiging en bekostiging voor de komende tijd moeten dan ook zorgvuldig plaatsvinden. Wij menen dat de stichting moet kunnen rekenen op minimaal de hierboven genoemde bijdragen. Alleen dan kan de stichting een goede organisatie en programmering in samenwerking met andere participanten waar maken. En eigenlijk zou er ook nog de mogelijkheid gecreëerd moeten worden voor wat meer armslag. Daarmee kan de programmering niet alleen kwalitatief verbeterd worden. Er kan ook een vorm van reserve of garantiefonds worden gerealiseerd om tegenvallers in de toekomst zelf op te lossen. Verzelfstandiging kan ook zeker een positieve invloed hebben op de mogelijkheden om (meer) sponsorbijdragen te verwerven. Wij hebben bij de provincie tegen de achtergrond van het voorgaande een verzoek ingediend voor een bijdrage aan het festival voor elk van de komende (vier) jaren. Daarover zal de provincie nog een besluit Pagina 4 van 7

5 moeten nemen. Wij gaan ervan uit dat de provincie zich bereid zal tonen een bijdrage van tenminste het niveau van de afgelopen jaren beschikbaar te stellen; een hogere bijdrage kan als een extra zekerheid en kwaliteitsimpuls heel goed worden ingezet. Vanzelfsprekend zullen wij indien en zodra een provinciale bijdrage voor het TT Festival aan ons wordt verstrekt, deze doorgeven aan de stichting. Voor wat betreft de gemeentelijke bijdrage hebben wij uit laten zoeken welke kosten de gemeente naast de directe organisatiekosten (zie boven) nog maakt rond het festivalgebeuren. Zicht daarop was nodig omdat bij de verzelfstandiging mogelijk ook taken naar de stichting overgaan. Taken die tot op dit moment onder verantwoordelijkheid van de gemeente gebeuren en ook door de gemeente worden betaald. Dat geldt in elk geval voor de kosten van de kermis, nu de kermisorganisatie wordt ondergebracht bij de stichting. Als de opbrengst van de kermis toereikend is en daar gaan wij op basis van ervaring van uit - dan zal de kermis in de verhouding inkomsten en uitgaven rond nihil uitkomen. En hopelijk zal de stichting (eventueel op termijn) in staat blijken te zijn om via een efficiencyslag de kosten te beperken en/of de inkomsten te verhogen en daarmee nog wat armslag te genereren in de totale begroting van de stichting. De financiering van de stichting ziet er dan als volgt uit: Bijdrage gemeente Assen (personeel en programma) ,00 Bijdrage gemeente Assen voor de Night Ride ,00 Bijdrage gemeente Assen voor kermis, is saldo van uitgaven en te verwachten inkomsten -- Sponsoring door derden en mogelijke bijdrage provincie Drenthe (raming) ,00 Het totaal aan inkomsten - vergoeding van de gemeente, sponsorbijdragen en een te verwachten bijdrage van de provincie - wordt dan voor de stichting begroot op voor de met het festival samenhangende uitgaven. Daarnaast wordt voor de begroting van de stichting rekening gehouden met de kosten van organisatie van de kermis waartegenover opbrengsten tot eenzelfde bedrag worden geraamd. Er is aan de inkomstenkant dus nog sprake van enige onzekerheid. Indien de inkomsten lager uitvallen dan hier geschetst, dan zullen wij met de stichting in overleg treden. De uitkomst van het overleg kan zijn dat ambities bijgesteld moeten worden, dan wel dat op andere wijze evenwicht bereikt kan worden tussen inkomsten en uitgaven. De kosten die de gemeente verder maakt rond het festival zijn aan te duiden als indirecte kosten festival. Ze betreffen in hoofdzaak de veiligheid, vergunningverlening, infrastructuur en overheadkosten. Deze zullen ook bij de gemeente blijven. Voor de dekking van de totale kosten en bekostiging van het festival zijn op deze wijze geen aanvullende middelen in de gemeentebegroting nodig. De kosten die bij de gemeente achterblijven zijn intern nu op detailniveau zichtbaar gemaakt; dat maakt het ook beter mogelijk om deze in de juiste begrotingsonderdelen op te nemen en te verantwoorden. Pagina 5 van 7

6 Nieuw is dat de uitgaven voor het festival voor de activiteiten die voortaan door de stichting worden gedaan, nu op basis van de concessieovereenkomst aan de stichting betaald moeten worden. Daarnaast is een besluit nodig dat de kermis door de stichting wordt georganiseerd en dat de uitgaven daarvoor op de stichting drukken. De inkomsten komen ten goede aan de stichting. In de begroting van de stichting betekent dit een debet- en een creditbedrag van rond ,00. In de gemeentebegroting vervallen de voor de organisatie van de kermis opgenomen bedragen zowel aan uitgaven- als aan inkomstenzijde. Wij zullen voor de personele consequentie van het niet meer organiseren van de kermis aan gemeentezijde een oplossing realiseren. In de gemeentelijke begroting blijft er daarnaast dus sprake van ramingen die de kosten van de gemeentelijke taken op het terrein van met name veiligheid, verkeer, beheer openbare ruimte en infrastructuur en de daarmee samenhangende overheadkosten kunnen dekken. Het totaal daarvan is globaal ,00 waarvan dekking in de begroting is voorzien binnen diverse posten. Samen met de te betalen vergoeding aan de stichting van ,00 komt dan een totaalbedrag van rond ,00 voor rekening van de gemeente. Financieel gezien is de meerwaarde van verzelfstandiging van de festivalorganisatie gelegen in de mogelijkheden voor sponsoring, de meeropbrengsten uit bijdragen van (meer) deelnemende horeca, de organisatie van de kermis en de mogelijkheden om daar meer inkomsten te genereren dan uitsluitend voor directe kostendekkendheid nodig is. Wij vinden het van groot belang om de stichting op korte termijn op te richten en de Raad van Toezicht samen te stellen. Dan kan deze meedraaien met de organisatie van het festival 2019 en op die manier ervaring opdoen voor de werkwijze in de komende jaren. Een goede overgang naar de verzelfstandiging wordt zo gemakkelijker. Wij geven daarom ook waar mogelijk meteen uitvoering aan het besluit om te verzelfstandigen en aan het Ambitiedocument. Daarmee kunnen we bereiken dat de kaders en werkwijzen die straks met de stichting van kracht zullen zijn, voor de editie 2019 al zo veel mogelijk op overeenkomstige wijze gaan gelden. Het college van burgemeester en wethouders van Assen, de burgemeester, dhr. M.L.J. Out de secretaris, dhr. T. Dijkstra Bijlage: Ambitiedocument toekomst TT Festival Assen vanaf 2019 Pagina 6 van 7

7 Besluitvorming Raad: De Raad van de gemeente Assen; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 5 februari 2019; b e s l u i t : 1. het Ambitiedocument toekomst TT Festival Assen vanaf 2019 vast te stellen. 2. voor de uitvoering van de in de concessieovereenkomst aangegeven activiteiten en werkwijzen aan de Stichting TT Week Assen een bedrag van inclusief voor de organisatie van de Night Ride beschikbaar te stellen gedurende de looptijd van die overeenkomst (t/m 2023), en deze uitgave te dekken ten laste van het in de gemeentebegroting opgenomen evenementenbudget binnen het programma Aantrekkelijk. 3. de organisatie van de kermis in de TT Week geheel over te doen gaan naar de stichting en de in de gemeentebegroting daarvoor geraamde uitgaven en inkomsten te laten vervallen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 14 maart 2019 De Raad voornoemd,, voorzitter, griffier Pagina 7 van 7