Lange termijn onderhoudscontracten

Transcriptie

1 tichting ouw --esearch Lange termijn onderhoudscontracten Handboek voor samenwerkingsvormen tussen opdrachtgever en bouwpartners 267

2 Rapporteur: mr. ing. A. G. J. Mak

3 tichting ouw esearch Longe termijn onderhoudscontracten Handboek voor samenwerkingsvormen tussen opdrachtgever en bouwpartners Rotterdam,

4 DOELSTELLING STICHTING BOUWRESEARCH Stichting Bouwresearch (SBR) verleent de bouwnijverheid hulp bij het toepassen van nieuwe inzichten en ontwikkelingen op het gebied van management, organisatie en technologie. Belangrijkste doelstelling van SBR is het laten uitvoeren van onderzoek gericht op verbetering van kwaliteit, produktiviteit, arbeidsomstandigheden en zorg voor de werkgelegenheid in de bouw. SBR voert circa 80 onderzoeksprojecten per jaar uit en werkt actief aan het overdragen van de kennis naar alle geledingen binnen de bouwnijverheid. De Stichting en degenen die aan deze publikatie hebben meegewerkt, hebben een zo groot mogelijke zorgvuldigheid betracht bij het verwerken - naar de laatste inzichten - van de in deze publikatie opgenomen gegevens. De mogelijkheid dat zich desondanks onjuistheden in deze publikatie kunnen bevinden kan niet worden uitgesloten. Degene die van deze publikatie gebruik maakt aanvaardt daarvoor het risico. De stichting sluit, mede ten behoeve van degenen die aan deze publikatie hebben meegewerkt, iedere aansprakelijkheid uit voor schade die mocht voortvloeien uit het gebruik van informatie uit deze publikatie. CIP-GEGEVENS KONINKLIJKE BIBLIOTHEEK, DEN HAAG Mak, A.G.J. Lange termijn onderhoudscontracten: handboek voor samenwerkingsvormen tussen opdrachtgever en bouwpartners / [rapporteur: A.G.J. Mak]. - Rotterdam : Stichting Bouwresearch. - (SBR-publikatie; 267) ISBN NUGI833 Trefw. : gebouwen ; onderhoud. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Stichting Bouwresearch. No part of this book may be reproduced in any form by print, photoprint, microfilm, stored in a database or retrieval system, or any other means without written permission from the Stichting Bouwresearch.

5 INHOUD WOORD VOORAF... 6 SA MEN VA TTING... 8 SUMMARY INTRODUCTIE Kanttekening Gebruiksaspecten Kader Contract-motieven Overeenkomstkarakter Vraagstelling Plan van aanpak Samenvatting RELEVANTIE Kanttekening 'De Container' Doelgroepen Soorten onderhoud Produkt/markt Samenvatting BEGRiPSBEPALING Kanttekening Onderhoudsbegrippen Strategische fase Operationele fase Routine-onderhoud Conditie-onderhoud Gepland correctief onderhoud Niet-gepland preventief onderhoud Niet-gepland correctief onderhoud Samenvatting CENTRALE THEMA'S VAN DE SAMENWERKING Kanttekening Aansprakelijkheid Verantwoordelijkheid Samenvatting SAMENWERKING AANBIEDERS Kantekening Wet- en regelgeving Stichting Bouwresearch 3

6 LANGE TERMIJN ONDERHOUDSCONTRACTEN 5.3 Samenwerkingsvormen Samenwerkingsstructuur Leiding over de samenwerking Keuze samenwerkingsvorm Joint venture checklist Algemene onderwerpen Samenwerkingsstructuur overeenkomst Samenwerkingsstructuur vennootschap Checklist artikelmodulen Intentieverklaring Samenwerkings- of partnerovereenkomst? De vennootschap Geheimhoudingsovereenkomst Gebruiksaanwijzing Samenvatting ARTIKELEN PARTNERCONTRACT Kanttekening Samenwerkingsvorm Contractencomplex Intentieverklaring Samenwerkingsovereenkomst Besloten vennootschap Geheimhoudingsovereenkomst Samenvatting AANBOD ONDERHOUDSOVEREENKOMST Kantteken ing Kwalificatie van de aanbieder Omvang van de overeenkomst Tijdsduur van de overeenkomst Aard van de werkzaamheden Samenvatting CHECKLIST ONDERHOUDSOVEREENKOMST Kanttekening Aanbod, Aanvaarding en Vergoeding Checklist inhoud overeenkomst & verkenningsrapport Checklist artikelmodulen Samenvatting ONDERHOUDSOVEREENKOMST 'INHOUDELIJK BESCHOUWD' Kanttekening Begrenzing contractsonderwerp Indeling overeenkomstelementen Elementen van de onderhoudsovereenkomst Structuur contractencomplex Sam envatting

7 10 ARTIKELEN ONDERHOUDSOVEREENKOMST Kanttekening Construeren van contracten Standaardregelingen Standaardovereenkomsten Artikelmodulen De onderhoudsovereenkomst Overige bepalingen Inhoudelijke bepalingen Formele bepalingen Accessoire overeenkomsten Samenvatting INFORMA TIEMODEL Kanttekening Plan van aanpak Planning Leiding over de werkzaamheden Voortgangsbesturing werkzaamheden Terugkoppeling resultaat Samenvatting MANAGEMENT RESUMÉ Kantteken i ng Inspanning en resultaat Selectie Onderhoudsbewustzijn De overeenkomst als container Inhoud van de onderhoudsovereenkomst Het contractencomplex Afronding BIJBLADEN Bijblad intentieverklaring Bijblad samenwerkingsovereenkomst Bijblad artikelen voor een onderhoudsovereenkomst Nalooplijst inhoudelijke bepalingen Nalooplijst formele bepalingen LITERATUUR Stichting Bouwresearch 5

8 LANGE TERMIJN ONDERHOUDSCONTRACTEN Woord vooraf Gebouwonderhoud is niet noodzakelijk. Het duurt namelijk geruime tijd voordat een bouwwerk al zijn functies zal hebben verloren. Tijdens dit degeneratieproces, wat niet door een ieder als zodanig wordt ervaren, gaat het gebruik gewoon door. Bijvoorbeeld, voor een auto betekent een lekke koelslang volledige uitschakeling van de functies. Voor een gebouw kan een lekke pijpleiding slechts een ongemak betekenen dat niet persé gerepareerd behoeft te worden. Wanneer het gebouw evenwel een functie vervult in het goed of goed laten functioneren van een organisatie, in het primaire proces, dan is lange termijn onderhoud van belang. Het is te belangrijk om het toeval te laten bepalen wat te gebeuren staat. Twee opmerkingen kunnen worden gemaakt over deze stelling. In de eerste plaats wordt bij een geregelde aanpak voor onderhoud de kwaliteit van een gebouw gehandhaafd. In deze publicatie wordt dit ook 'het behoud van het aspect' genoemd. Ten tweede blijft men, bij goed onderhoud, tijdig beschikken over alle functies. Dus kwaliteit in combinatie met tijd. Sinds de eeuwwisseling is de bouwmeester, architect en aannemer in één persoon verenigd, niet langer een professie. Om bekende redenen zijn de beroepen van architect, ingenieur, aannemer en installatie aannemer ontstaan. Ook in de bouwadvisering zijn talloze specialismen tot bloei gekomen. Alhoewel dit de bouwkwaliteit ten goede is gekomen, heeft dit anderzijds geleid tot afstemmingsproblemen die ten koste gaan van het goed functioneren van een gebouw. Moet men in de nieuwbouw nu éénmaal wel met elkaar samenwerken omdat in een onvermijdelijke volgorde dient te worden gewerkt, in het ge-bouwonderhoud ken t men deze noodzaak niet. De opdracht- gever zal dan ook, al of niet voorzien van een advies, willekeurig en soms grillig onderhoud plegen. Schilderwerk bijvoorbeeld laat zich gemakkelijker beoordelen dan een riolering. Ongemerkt kan dan een partiële degradatie optreden. Wanneer een opdrachtgever dit niet wil en zijn gebouw op een behoorlijke manier wil laten onderhouden dan moet het onderhoud worden georganiseerd. Dit is voor een opdrachtgever geen kerntaak en veelal is deze discipline ook niet in huis. Dus kan de branche reageren op een dergelijke marktvraag. Deze uitgave beoogt zowel voor opdrachtgevers als voor aanbieders het gereedschap aan te reiken voor het formuleren van overeenkomsten in het onderhoud. Deze handreiking moet gezien worden als een instrument om de eigen problematiek te kunnen bewerken. In deze publikatie worden contractadviezen voor onderhoudsovereenkomsten gegeven. Het gaat daarbij niet zozeer om het netjes opschrijven van de bedoelingen van partijen. Ook is het geen vademecum met juridische toverformules. Derhalve heeft overschrijven geen zin. Het in, algemene zin, beschrijven van een onderwerp zal immers nooit tevens de oplossing van een specifiek probleem kunnen inhouden. Hier is dus geen sprake van een juridisch modellenboek. Deze uitgave wil aangegeven welke onderwerpen moeten worden behandeld om tot een dergelijke overeenkomst te komen. Dus aan de wijze van organiseren van deze vorm van onderhoud wordt zeer veel aandacht besteed. De doelgroepen zullen zich, bij de raadpleging van deze publicatie, kunnen beperken tot het lezen van het 'management resumé'. Degene die tot een verantwoorde aanbieding wil komen en degene die deze wil kunnen beoordelen wordt aangeraden om de gehele tekst te bestuderen. De studiecommissie is een woord van dank verschuldigd. Discussies tijdens de bijeenkomsten waren levendig, mede door de individuele bijdragen. Wanneer zoveel verschillende discipli-. 6

9 nes elkaar 'verstaan' bij het uitwerken van een studie-opdracht ligt het voor de hand dat er hier geen sprake is van 'wielrenners die te ver op het peleton zijn vooruitgereden'. Men zou kunnen stellen dat hier is opgeschreven wat in het algemeen leeft. Het aan deze publikatie ten grondslag liggende onderzoek werd verricht door mr. ing. A.G.J. Mak, advocaat te Rotterdam. De studiecommissie was als volgt samengesteld: Illg. FC.M. Rosier (voorz itter), Medicom-Zes VOF, Oegstgeest Mw Mr S.E. Cozijnsen-Sl1laal (coördinator), Sticliting BOllwresearch, Rotterdam Ir FC.M. Frederiks, Wiegerplan Adviseurs, Arnhel11 F.P.A. Hayel11aye, Pellnings Gebouwenservice, 's-hertogen boscll Ir J.A. loppe, Bouwcentrul11 Advies BV, Rotterda /11 P.D. van Oort, P.D. van Oort - Project-Contmctma nagemell t, Nieuwegein Ing. G. Oudelaar, NV GTl-Holding, Amsterdam Ir W. PlllIen, RGD Directie Advisering en Onderzoek, 's-gravenhage Prof Ir. F. Seyffert, ABP Beleggingen OG, Heerlen; TUD, Leerstoel BOllweconomie R. Termote, Bouwprogmm, Rijswijk IlIg. G.K. Zwikker, Nederlandse FacilityManagement Associatie, Utrecht Afsluitend spreek ik de verwachting uit dat deze uitgave zijn weg zal vinden in het 'praktisch denkend' bouwend Nederland. F.C.M. Rosier Voorzitter StIldiecommissie 'Contracten voor onderhoud' Stichting Bouwresearch 7

10 LANGE TERMIJN ONDERHOUDSCONTRACTEN Samenvatting Oe titel van de publikatie luidt. 'lange termijn onderhoudscontracten '. Beoogd wordt het sluiten van een overeenkomst inzake planmatig instandhoudingsonderhoud aan een bestaand gebouw. Oe contractuele condities worden daarbij vooraf vastgelegd Oe aanbiedende partijen zijn adviseurs en aannemers. Opdrachtgevende partijen zijn beleggers, beheerders en gebruikers in woning- en utiliteitsbouw. Gedacht wordt aan langlopende contracten met een tijdsduur van tien tot vijftien jaar. Onderhoud moet voldoen aan ni euwe eisen. Een onderhoudsovereenkomst is een middel om het functioneren van onderhoud te verbeteren. Aangegeven za l worden dat dit geen statisch en onveranderlijk begrip is. De overeenkomst is een container die de bedoelingen van partijen samenbreng t. Niet a lleen tussen afzonde rlijke organisaties, maar ook binnen één organisatie wordt vaak uiteenlopend gedacht over wa t onderhoud is. Immers mensen geven ieder hun eigen invulling aan het begrip 'onderhoud'. In het kader van een onderhoudsovereenkomst gaan organisaties, van diverse aard met een eigen cultuur en met zeer grote verschillen in karakter en om vang, met elkaar een samenwerkingsverband aan. Er za l dus een 'gemeenschappelijke taal' moeten zijn. Dit is op zijn minst noodzakelijk om met elkaa r zinvol van mening te kunnen verschillen. Laa t staan om samen te werken. Vandaar dat aan de begri psbepaling een a fzonderlijk hoofdstuk is gewijd. De overeenkomst 'onderhoud in één hand' heeft tot doel de afspraken tussen de aanbieder en de opdrachtgever aangaande het onderhoud van een bepaald onroerend goed, inclusief installaties, te regelen. Daarbij behoeft de aanbieder niet nood zakelijk hetgeen onderhouden zal gaan worden ook zelf gebouwd te hebben. Deze contractuele constructie is van belang voor de sta tus van het onderwerp van de overeenkomst. Het betreft namelijk uitdrukkelijk onderhouds- en geen renova tiewerkzaamheden. In het laatste geval wordt uiteraard van de aanbieders verwacht dat bij het verrichten van onderhoud geanticipeerd wordt op een eventuele renovatie. Voorts wordt de samenwerkingsstructuur van de aanbieders behandeld. Daarbij worden, als afzonderlijke aspecten, formele vereisten en facetten van inhoudelijke aa rd behandeld. In het volgende hoofdstuk zullen de artikelmodulen aan de orde komen. De formele vereisten betreffen de gevolgen van de keuze voor een bepaalde sa menwerkingsvorm. Het maakt bijvoorbeeld va n de macht van de deelnemers en het fiscale regime een verschil voor welke vorm van samenwerking is gekozen. Voorafgaande aan de behandeling van de modulen voor d e onderhoudsovereenkom st is het contract tussen d e samenwerkende bou wbelanghebbenden en de opdrachtgever als marktpartij aan de orde. Dergelijke overeenkomsten zijn nuttig bij het aangaan van afspraken tussen organisaties. Het is een vorm van vastlegging op basis van niet persoonsgebonden afsp ra ken. In de bouw wordt in toenemende mate aandacht besteed aan de wijze waarop overeenkomsten tot stand komen. De bedrijfstak wordt zich ervan bewust dat goede overeenkomsten van belang zijn. De eeuwenoude uitspraak dat overeenkomsten a lleen in stand blijven wanneer het in het belang van beide partijen is om ze niet te verbreken geldt nog steed s. In de bouw en in dit geval de onderhoudssector gaat het vooral om het wederzijdse vertrouwen d at de partijen in elkaar moeten hebben, w il een onderhoudsovereenkomst kans van slagen hebben. Een contract, of een overeenkomst, is een meerzijdige rechtshandeling in de vorm van een wilsovereenstemming tussen twee of meer partijen. 8