Voorwoord. Inleiding. ICT Samenwerking in Zuidwest Fryslân

Transcriptie

1 Voorwoord Zes gemeenten in de Zuidwesthoek van de provincie Fryslân, de gemeenten Bolsward, Gaasterlân- Sleat, Lemsterland, Littenseradiel, Nijefurd en Wûnseradiel zijn per 1 januari 2004 een Gemeenschappelijke Regeling aangegaan, die hun samenwerking op het terrein van ICT zal ondersteunen en verder uit zal bouwen. Het ICT Samenwerkingsverband is een relatief nieuw fenomeen in gemeenteland. De keuzes van de gemeenten in Zuidwest Fryslân leiden potentieel tot een verregaande samenwerking. Samenwerken creëert afhankelijkheid, beperkt de eigen ruimte voor beslissingen. Een Gemeenschappelijke Regeling is net als het aangaan van een relatie niet vrijblijvend; een relatie met voldoende ruimte voor ontplooiing van de eigen kwaliteiten van iedere individuele partner; een relatie waarin de partners weten dat inlevering van een deel van de eigen identiteit, van de combinatie daarvan met die van de partner, leidt tot een combinatie die meer biedt dan alleen gerealiseerd kan worden. Samenwerken biedt schaalvoordelen, reduceert kosten en risico s en bevordert de continuïteit en verbetering van de bedrijfsvoering. Samenwerken is mogelijk dankzij het samenbrengen van mensen en het delen van kennis en ervaringen. Samenwerken op het terrein van ICT beperkt zich niet tot automatisering, beperkt zich niet tot PC s of netwerken of computerruimtes, maar raakt de bedrijfsvoering van de betrokken gemeenten, raakt het werk van alle betrokken medewerkers. Samenwerken maakt het mogelijk om de bedrijfsvoering te verbeteren ten behoeve van de burgers en bedrijven. Samenwerken, zeker op het terrein van ICT, vraagt ieders betrokkenheid bij de besluitvorming en de voorbereiding daarvan. Het vraagt energie en investering in tijd, kwaliteit en respect voor ieders verantwoordelijkheid. Het is de ambitie van de samenwerkende gemeenten om het ICT Samenwerkingsverband Zuidwest Fryslân in de komende drie jaren neer te zetten als een professionele samenwerking die aan bovenstaande criteria voldoet. Een samenwerkingsverband dat werkt als een vliegwiel voor de ontwikkeling van de gemeenten en de medewerkers. Een samenwerking die de gemeenten bindt, maar toch voldoende ruimte geeft voor ontplooiingen van eigen identiteit en eigen bestuurlijke regie. Inleiding De gemeenten Bolsward, Gaasterlân-Sleat, Lemsterland. Littenseradiel, Nijefurd en Wûnseradiel participeren in het ICT-samenwerkingsverband. Op 1 januari 2004 zal dit samenwerkingsverband daadwerkelijk bestaan. Gedurende 2004 worden de eigen I&A-afdelingen opgeheven en worden de taken ondergebracht bij het samenwerkingsverband. Het doel van de gemeenschappelijke regeling wordt in artikel 3 van de regeling als volgt omschreven: "De dienst verzorgt voor de deelnemende gemeenten in brede zin de ondersteuning op het terrein van de ICT en creëert de voorwaarden voor efficiënte bedrijfsvoering en een efficiënte en klantgerichte dienstverlening". De gemeenschappelijke regeling kent een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur, een directeur en een commissie van advies ten behoeve van bestuur en directie. ICT Samenwerking in Zuidwest Fryslân Het ISZF is een netwerk van zes gemeenten dat kennis, ervaring, ambities en financiën bij elkaar brengt. Dit met het doel om gezamenlijk op te trekken bij het benutten van ICT waarmee de bedrijfsvoering kan worden verbeterd en het niveau en kwaliteit van de dienstverlening aan burgers en bedrijven wordt verhoogd. De centrale huisvesting van de ondersteunende organisatie in Bolsward creëert mogelijkheden voor opleiding en training. In aanvang is deze faciliteit bedoeld voor ICTtrainingen en -opleidingen, maar op termijn biedt deze mogelijkheden voor de zes gemeenten om verder samen te werken op het terrein van competentieontwikkeling (denk o.a. aan projectmanagement), mogelijkheden voor netwerken en voor het uitwisselen van kennis en

2 ervaringen. Door de snelle en hoogwaardige glasvezelverbinding tussen de locaties van de gemeentelijke organisaties is het ISZF in de toekomst in staat om deze gemeenten te ondersteunen en om gegevens en informatie onderling uit te wisselen. Tegen de achtergrond van de aanstaande samenwerking op het gebied van Sociale Zaken tussen dezelfde zes gemeenten is de ICT samenwerking een uiterst belangrijke voorwaardenscheppende activiteit. 1. Aanleiding tot de oprichting van het ISZF Het waren de I&A-medewerkers van de gemeenten zelf die constateerden dat zij meer en meer problemen ondervonden bij de uitvoering van hun werk. Deze kunnen kort weergegeven worden met de sleutelwoorden tijd, inzet, kosten, expertise en continuïteit. Vanuit verkennend overleg hebben vervolgens de gemeentesecretarissen en bestuurders van de betrokken gemeenten het traject opgenomen en de probleemstelling en oplossingsrichtingen uitgewerkt. Een stuurgroep heeft het proces aangestuurd en is tot 1 januari 2004 voor het geheel verantwoordelijk geweest. Een proces dat heeft geresulteerd in de totstandkoming van een Gemeenschappelijke Regeling per 1 januari ICT en processen Evolutie Geen Revolutie ICT Processen In het eindrapport van de voorbereidende fase is de volgende constatering opgenomen: Informatie- en communicatietechnologie (ICT) raakt steeds meer onderdelen van het gemeentelijk functioneren. Dit functioneren betreft zowel de externe relaties (klanten, zoals burgers en bedrijven, maar ook andere overheden), als de interne relaties (bestuur en ambtelijke organisatie). Er is als het ware een wisselwerking tussen ICT en bedrijfsvoering ontstaan. Het gekozen concept van bedrijfsvoering bepaalt de grondslagen voor de berichtgeving en de rapportagestructuur. ICT wordt ingezet om die filosofie te ondersteunen. Op hun beurt beïnvloeden de mogelijkheden van ICT weer de bedrijfsvoering. (Deloitte & Touche Bakkenist, 8 maart 2002) Duidelijk wordt dat maatschappelijke en (ICT-) technologische ontwikkelingen elkaar steeds meer beïnvloeden. In het algemeen komt er meer vraag naar functionaliteit zowel vanuit de gemeentelijke organisatie als vanuit de hoek van de klanten. Vandaar het gezamenlijk onderzoek. Dat resulteerde onder meer in de volgende conclusies: De gemeenten zijn kwetsbaar door de kleine bezetting van de ICT-functie. Het garanderen van continuïteit en kwaliteit is moeilijk, zo niet onmogelijk. In de hand houden van toenemende kostenstijgingen van de ICT-functie is noodzakelijk. Een ICT-inzet passend bij een gemiddeld ambitieniveau van een gemeente met rond inwoners is gewenst. Tevens gaf het onderzoek aan op welke wijze gezamenlijk optrekken voor de aangesloten gemeenten tot voordelen zou kunnen leiden. Deze conclusies zijn later in een vervolgonderzoek door extern adviseur Deloitte Touche & Bakkenist nader uitgewerkt.

3 2. Opbouw organisatie In de aanloop tot de Gemeenschappelijke Regeling zijn voor deelgebieden commissies of werkgroepen ingezet: de Begeleidingscommissie (alle I&A-coördinatoren), de werkgroepen Personeel, Verbindingen, Huisvesting en Financiën. Al met al is er veel werk verricht dat leidde tot de inrichting van een deel van de nieuwe organisatie. Daarbij kunnen o.a. genoemd worden: Het Sociaal Statuut is begin september 2003 met de vakorganisaties overeengekomen. Het functieboek is gereed. Het breedbandige netwerk (glasvezel) tussen de zes gemeentehuizen en de centrale huisvesting van ISZF is Europees aanbesteed en is in het eerste kwartaal van 2004 opgeleverd. Het kantoorpand de Wymert in Bolsward is geselecteerd als huisvesting van het ISZF. Vanaf medio oktober zijn tijdelijke ruimtes betrokken van waaruit de projectorganisatie werkt. De conceptbegroting voor het Samenwerkingsverband is door de Werkgroep Financiën opgesteld. In nauwe samenwerking tussen de I&A coördinatoren en de leden van de stuurgroep is een Ambitieniveau voor de gemeenschappelijke informatievoorziening geformuleerd. Met de Gemeenschappelijke Regeling is het Ambitieniveau de formele basis en leidraad voor de activiteiten van ISZF. De gemeente Bolsward zal ISZF ondersteunen op het gebied van financiën en personeelszaken. Na de voorbereiding van het Samenwerkingsverband waarin de nadruk op de bestuurlijke aspecten van de samenwerking heeft gelegen is medio juli 2003 een nieuwe fase ingetreden. In deze fase is de focus verschoven naar de organisatorische inrichting van het bedrijf en de samenwerking in het samenwerkingsverband ten aanzien van het informatiebeleid. Een belangrijke mijlpaal c.q. startpunt daarin was de benoeming van de directeur van het Samenwerkingsverband per 1 juli Deze overgang van voorbereidings- naar inrichtingsfase leidde tot veranderingen. Waren de leden van de stuurgroep en vooral de I&A coördinatoren actief, daarna werd het zaak om alle ICT-medewerkers bij de inrichtingsprojecten te betrekken. Medewerkers zijn actief betrokken bij de inrichting van de organisatie. Afspraken op hoofdlijnen werden ingevuld en geïmplementeerd. Lag het management van het vorige traject (en dus ook het zorg dragen voor de samenhang tussen de verschillende onderwerpen) vooral bij de stuurgroep, met de benoeming van de directeur is dat bij hem komen te liggen. Daardoor kreeg de stuurgroep een meer adviserende en toezichthoudende rol. De leden van het Algemeen Bestuur zijn in het laatste kwartaal van 2003 door de gemeenteraden aangewezen. Twee programma s met onderliggende projecten zijn opgesteld. De projecten van het Programma Inrichten ISZF moesten leiden tot de inrichting en het operationeel maken van het nieuwe bedrijf. De projecten van het Programma Bedrijf hadden tot doel om de gemeenschappelijke projecten en activiteiten die vooruitlopend op de start van de Gemeenschappelijke Regeling al geïnitieerd waren te coördineren. De ICT-medewerkers die zijn overgegaan naar het nieuwe bedrijf werkten mee in een of meerdere projectteams. De programma s betekenden een start van de veranderingen bij de zes deelnemende gemeenten. 3. Gevolgen. Verandering voor de gemeenten Samenwerken op het terrein van ICT in plaats van uitbesteden betekent het delen van kennis, investeringen, personeel en van elkanders voorsprong en ervaring, maar betekent ook het delen van verantwoordelijkheid. Dit heeft gevolgen voor de verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Een eenduidige definiëring daarvan evenals van de gehanteerde begrippen is in het inrichtingstraject nader uitgewerkt. Door de relatief geringe omvang van de gemeenten is besloten om alle ICT-expertise bij het Samenwerkingsverband te leggen. Dat legt een zware verantwoordelijkheid bij de organisatie ISZF, die dat verband zowel operationeel als beleidsmatig ondersteunt. Bijzondere aandacht is daarom in het inrichtingstraject besteed en zal moeten worden besteed aan de wijze waarop de gemeenten individueel en gezamenlijk hun verantwoordelijkheid gaan dragen voor de bedrijfsvoering en de keuzes die daarin voor de ICT-ondersteuning moeten worden gemaakt. Door standaardisatie en harmonisatie van de kernsystemen en in feite van de te ondersteunen bedrijfsprocessen kan het Samenwerkingsverband kostenbesparingen en verhoging van de efficiency

4 en effectiviteit van zowel de organisatie ISZF als van de ICT-ondersteuning van de bedrijfsvoering van de zes gemeenten realiseren. Minder afwijkingen leidt tot minder variatie in benodigde ondersteuning en beleidsvorming en dus tot besparingen voor de deelnemers van het Samenwerkingsverband. Bovendien kunnen schaalgroottevoordelen daardoor beter worden benut. Juist het benutten van het verschil in ervaringen en de voorsprong die de deelnemende gemeenten hebben op bepaalde terreinen, maakt dat ontwikkelingsfasen sneller doorlopen kunnen worden, waardoor de dienstverlening aan burgers en bedrijven sterk kan worden verbeterd. Verandering voor de individuele klant-medewerker Met de invoering van een centrale servicedesk, de invoering van een standaard werkwijze en een standaard project methodiek ontstaat ruimte voor een gestructureerde werkwijze. Aanvankelijk zal daardoor de indruk ontstaan dat het contact minder persoonlijk is. Wijzigingen zullen planmatig worden uitgevoerd. Ruimte voor ad hoc beleid en ondersteuning zal wordt beperkt. Wel vermindert daardoor de afhankelijkheid van een beperkt aantal medewerkers, zal de technische expertise groter worden en mag de gebruiker verwachten dat hij/zij onafhankelijk van de ISZF-collega op de servicedesk snel en adequaat geholpen wordt. Op de verschillende niveaus in de gemeentelijke organisaties zal de samenwerking merkbaar worden. Medewerkers zullen meer en meer in contact komen met hun collega s die op hun werkterrein in een van de deelnemende gemeenten werken. Het ICT Samenwerkingsverband kan daarin de rol van intermediair c.q. aanjager vervullen en biedt ook de mogelijkheden daartoe zoals een cursus- en trainingsruimte. Verandering voor het ICT-personeel Het Sociaal Statuut geeft een helder uitgangspunt over de keuze die de zes gemeenten maken ten aanzien van de eigen ICT-medewerkers: Zij gaan mee naar het nieuwe bedrijf. Werken in een professioneel ICT-bedrijf dat werkt voor zes verschillende opdrachtgevers met rond de 450 werkplekken vraagt andere vaardigheden, een andere werkwijze en omgang met een andere technologische complexiteit technologie dan werken in een gemeentelijke organisatie met rond de 75 werkplekken. Vandaar dat de betrokken medewerkers daarop worden voorbereid en getraind. Een opleidingsbudget is daarvoor beschikbaar. Daarmee worden de overgeplaatste medewerkers in staat gesteld om op termijn, via opleiding en training aan de eisen van de nieuwe functies te voldoen. Tijd, aandacht en begeleiding van hen in dit veranderingsproces is essentieel. Gedurende 2004 zullen de medewerkers deels aan de inrichting van het nieuwe bedrijf werken, deels de operaties op hun oude werkplek moeten uitvoeren. Daarnaast zullen ze hun eigen plek moeten vinden in het nieuwe bedrijf en via de eerder genoemde scholing en training hun eigen kwaliteiten verder ontwikkelen om te voldoen aan de eisen die de nieuwe functie van hen vraagt. Vanaf 1 januari 2004 opereren de medewerkers vanuit hun huidige verantwoordelijkheden en takenpakket functioneel onder verantwoordelijkheid van het Samenwerkingsverband. Vanaf de definitieve plaatsing eind maart 2004 is deze relatie ook hiërarchisch. Echter de medewerkers zullen vooraleerst ook nog werkzaam zijn voor de "eigen gemeente". Feitelijk zal deze situatie veranderen op het moment dat de overdracht van hun werk en alle zaken daar omheen in overleg met hun oude gemeente zijn ingeregeld en/ of niet-ict-taken en verantwoordelijkheden zijn overgedragen aan anderen. Een geleidelijke in plaats van een abrupte overdracht van activiteiten, taken en verantwoordelijkheden naar het nieuwe samenwerkingsverband past bij het beschikbare budget en de keuze om de overdracht uit te voeren met de eigen medewerkers en zorgt ervoor dat de processen soepel blijven lopen. 4. Vervolgstappen Al met al is de opbouw van het ICT- samenwerkingsverband en de ondersteunende organisatie meer dan het samenvoegen van automatiseringsdeskundigheid. Opbouw van ISZF is een samenspel en opeenvolging van activiteiten.

5 Ontwikkelingsfasen ISZF Integratie Het is rommelig: migraties, de spagaat tussen de oude en nieuwe rol; tussen de gemeente en het ISZF, niet alles gaat perfect; wennen aan de plek en rol, afstemmingsproblemen en quick wins". Focus op Automatisering We vinden onze plek.het wordt minder hectisch. We doen meer met eigen mensen, minder met externen. De processen gaan soepeler lopen. Focus op Informatisering en Procesverbetering Consolidatie De processen zijn stabiel. De rolverdeling is duidelijk. Tijd om de puntjes op de i te plaatsen; we gaan voor certificering, INK-model, etc. Verfijning Deze zijn: Opbouw van een ICT-service organisatie. Harmoniseren en standaardiseren van ICT-toepassingen Professionalisering van ICT-medewerkers én ICT-gebruikers, ook werken aan 1 cultuur. Integraal denken over bedrijfsvoering in de zes gemeenten. Denken aan ICT als voorwaardenscheppend voor de verbetering van de bedrijfsprocessen (meer Informatisering dan automatisering). Ontwikkelen ICT regie bij individuele gemeenten. Ontwikkelen gezamenlijke ICT regie. Het delen van kennis en ervaring tussen zes gemeenten Het is begrijpelijk dat dit niet van de ene dag op de andere kan. Vandaar dat de opbouw van het ISZF globaal in drie fasen is te verdelen, nl. integratie, consolidatie en verfijning. In het bovenstaande figuur worden deze nader uiteen gezet. Dienstverleningsovereenkomst met de gemeenten Het ISZF zal een dienstverleningsovereenkomst afsluiten met ieder van de aangesloten gemeenten. Deze dienstverleningsovereenkomst dient een aantal doelstellingen, zoals: Structureel overleg over de ervaren dienstverlening en de verbetering ervan. Analyseren van verbeterpunten in de klantorganisatie, ten aanzien van inrichting van de bedrijfsvoering of van het opleidingstraject van de betrokken medewerkers. Verbetering van de rapportages en de wijze van actieopvolging. Verbetering c.q. optimalisatie van de wijze van samenwerking tussen de klant-gemeente en het nieuwe bedrijf. Inrichten van de regie voor het ICT- beleid bij de gezamenlijke opdrachtgever-gemeenten. De dienstverleningsovereenkomst (dvo), de rapportage en communicatie daaromheen zullen onderdeel uit maken van het nog te ontwikkelen kwaliteitssysteem. Een te strakke hantering van het hulpmiddel, zeker in de beginsituatie, is niet praktisch en zou mogelijk leiden tot teleurstellingen voor alle betrokkenen. Door het ontbreken van ingerichte (geautomatiseerde) hulpmiddelen met bijbehorende training om te rapporteren, is dit ook niet realistisch. Ervaringscijfers en inzicht in de omvang en samenstelling van de dienstverlening zijn daarvoor vereist. Deze zullen pas in de loop van 2004 beschikbaar komen. Vanaf het eerste kwartaal van 2004 zullen de dvo s fasegewijs worden ingeregeld. In de periode daaraan vooraf zal in nauwe samenwerking met vertegenwoordigers van de betrokken gemeenten

6 een start worden gemaakt met een gefaseerde invoering. Deze loopt parallel met de inrichting van het nieuwe bedrijf. Werkprocessen en procedures zullen gedurende 2004 geleidelijk uitkristalliseren en vervolgens worden aangescherpt op basis van ervaringen en bewezen effectiviteit. 5. Visie en missie Vanuit de Begeleidingsgroep zijn voor het ISZF een voorlopige visie en missie geformuleerd. Een visie en missie die als leidraad worden gebruikt voor de activiteiten die in de komende periode in het kader van het Samenwerkingsverband worden gestart. Visie Het ISZF is van de gemeenten en is hun stuwende kracht achter het verder benutten van de mogelijkheden die informatie- en communicatietechnologie gemeenten biedt. Vanuit deze sterke binding met de gemeenten ontwikkelen wij voorstellen waardoor de gemeenten hun bedrijfsvoering verder kunnen ontwikkelen en verbeteren. We bieden de gemeenten daarmee de mogelijkheid de dienstverlening aan zowel de externe klanten (burgers en bedrijven) als de interne klanten (nog) beter te verrichten. Missie Het garanderen van de continuïteit en hoge kwaliteit van de ICT-functie. Aansluiten bij de (gemeenschappelijke) ontwikkeling van de gemeenten. De kwaliteit en functionaliteit leveren passend bij een middelgrote gemeente. Kostenbewust (doelmatig) en resultaatgericht (doeltreffend) werken. 6. Organisatie Taken De organisatie voert de volgende basistaken uit voor de deelnemende gemeenten: a. Systeem- en netwerkbeheer en ondersteuning; b. Applicatiebeheer; c. Gegevensbeheer; d. Informatieanalyse; e. Advies; f. Het opstellen en actueel houden van een ICT-plan voor de deelnemende gemeenten waarvan een ICT-beveiligingsplan deel uitmaakt; g. Inkoop voor de deelnemende gemeenten. h. Eventueel aanvullende diensten aan de aangesloten gemeenten. De organisatie kent acht functies. In de loop van 2004 zal de organisatie bemenst worden met 14 medewerkers (fte). Het gros van de activiteiten vindt plaats vanuit twee aandachtsgebieden, te weten: Service en Beheer Advies en Beleid Het cluster Service & Beheer is het operationele centrum van ISZF. Alle technische en beheersmatige ICT-werkzaamheden worden door de betrokken medewerkers uitgevoerd. Het cluster Advies en Beleid houdt zich beleidsmatig en projectmatig bezig met ICT. Daarbij ligt het accent op de samenwerking met de gemeenten die voor hun bedrijfsvoering ICT inzetten en de technologische en financiële mogelijkheden die daarvoor beschikbaar zijn. Kerntaken zijn hierbij de advisering en begeleiding van de gemeenten. Kennis van zowel ICT als van de gemeentelijke processen is essentieel. Begroting De voor de gemeenschappelijke regeling opgemaakte begroting is gebaseerd op een personele bezetting die geleidelijk toeneemt, op de apparaatskosten en op de kernapplicaties, die gezamenlijk in een centraal serverpark worden beheerd in een centraal gehuisveste organisatie.

7 1. Uitgangspunten: Het ambitieniveau dat in de voorbereidende fase door de stuurgroep is vastgesteld blijft onverkort geldig, maar de uitvoering wordt getemporiseerd. De projectenkalender die begin februari 2004 wordt opgeleverd zal binnen de kaders van de vastgestelde budgetten resulteren in formele begrotingswijzigingen. Het vooronderzoek heeft geresulteerd in een organisatieomvang, de bijbehorende ondersteuning etc die is gebaseerd op het Ambitieniveau voor de gemeenschappelijke informatievoorziening en de Gemeenschappelijke Regeling. In 2004 zal het grootste deel van de energie en het geld worden gestoken in de inrichting van de organisatie die in staat moet zijn om de doelstellingen zoals verwoord in de Gemeenschappelijke Regeling en het vastgelegde Ambitieniveau te realiseren. De inrichting van het ISZF is een belangrijke voorwaardenscheppende activiteit. De manier waarop de wensen en noden van de gemeenten kunnen worden gerealiseerd wordt in gesprekken met de afzonderlijke MT s voorbereid en uitgewerkt in een projectenkalender. In overleg tussen Stuurgroep en de directeur van het ISZF is medio september 2003 geconstateerd dat in 2004 ruimte moet worden gecreëerd om het bedrijf in te richten. Gekozen is voor temporisering van de realisatie van het Ambitieniveau. Dat niveau wordt overigens wel vastgehouden, maar een jaar later gerealiseerd. Voor 2004 is dat een verstandige keuze, temeer daar de inrichting van het ISZF in principe met eigen mensen wordt uitgevoerd, dezelfde die ook de projecten moeten (bege-) leiden om dat Ambitieniveau te realiseren. 2. Taken en verantwoordelijkheden t.a.v.de begroting De gemeenschappelijke regeling kent een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur, een directeur en een commissie van advies ten behoeve van het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks voor 1 april een ontwerpbegroting op voor het volgende kalenderjaar en zendt deze, voorzien van een toelichting, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten. De raden kunnen het dagelijks bestuur voor 1 juni van hun gevoelen over de ontwerpbegroting doen blijken. Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 juni de opmerkingen van de raden en eventueel een nota van wijzigingen aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt de begroting voor 1 juli vast en zendt direct afschriften naar de gemeenten.het dagelijks bestuur stuurt de begroting voor 15 juli naar gedeputeerde staten. De ontwerpbegroting van ISZF moet jaarlijks voor 1 april door het dagelijks bestuur aan de gemeenteraden worden aangeboden. Deze datum ligt voor de datum waarop gemeenten in het algemeen hun voorjaarsnota presenteren. Het is dan niet meer mogelijk om de nieuwe begroting van ISZF af te stemmen op de voorjaarsnota van de gemeenten. Het belang van een projectenkalender, waarin voor meerdere jaren de investeringen in ICTvoorzieningen en in applicaties vastliggen, is dan ook groot. Een nadere afstemming tussen het door de gemeenten vastgestelde beleid en de door ISZF ingeschatte invulling van dat beleid in projecten maakt jaarlijks een nadere afstemming noodzakelijk. Deze zal in het laatste kwartaal van enig jaar moeten plaatsvinden. Deloitte & Touche Bakkenist hebben het onderzoek naar de mogelijkheden van gemeentelijke samenwerking op ICT-gebied begeleid en advies uitgebracht over het inrichten van de ICTorganisatie. Daarbij is onderzoek gedaan naar de ambities van de afzonderlijke gemeenten. Die ambities zijn in het inrichtingsprogramma door de medewerkers van het ISZF in samenwerking met de verschillende management teams vertaald in een projectenkalender, waarin ook de noodzakelijke investeringen ten behoeve van de nieuwe organisatie zijn opgenomen. In 2004 zal aandacht moeten worden besteed aan de wijze waarop de al door de individuele gemeenten aangegane verplichtingen op ICT-gebied aan het ISZF kunnen worden overgedragen en in de begroting van ISZF kunnen worden opgenomen. Daarnaast zal aandacht nodig zijn voor de verrekensystematiek. De huidige en overeengekomen methode resulteert in het rechtstreeks bij de individuele gemeenten in rekening brengen van de kosten van o.a. de kernapplicaties en de werkplekautomatisering. De inzichtelijkheid van de begroting van ISZF en van de gemeenten kan worden vergroot wanneer alle lasten en baten op ICT-gebied worden verantwoord in de begroting van ISZF en van daaruit worden doorberekend naar de gemeenten.

8 Programma Voor de komende jaren staat een aanzienlijk aantal activiteiten gepland. Daarbij zijn drie categorieën te onderscheiden, nl. 1. ICT- operaties 2. Inrichting van de ICT- organisatie 3. Implementatie van nieuwe applicaties Deze worden in de volgende paragrafen achtereenvolgend toegelicht. 1. Toelichting op de ICT- operaties ICT-operaties omvatten eerste-, tweede- en derdelijns ondersteuning van: Werkplek-, netwerk- en serverbeheer; Beheer van vaste en mobiele telefonie; Functioneel beheer generieke applicaties (zoals MS Office). In het najaar van 2003 zijn de uitgangspunten waaraan de technologie van het samenwerkingsverband moet voldoen getoetst en uitgewerkt. Dit is een nadere uitwerking van het al eerder genoemde Ambitieniveau van Deloitte Touche en Bakkenist. In dat rapport ontbrak de technologische onderbouwing. In 2004 zal de nieuwe technologie stapsgewijs op de centrale huisvesting in Bolsward en later ook op de zes gemeentehuizen worden ingericht. De volgende stappen worden doorlopen: Inrichting breedbandig netwerk tussen de zeven hoofdlocaties van het samenwerkingsverband; Inrichten van de centrale databaseserver in Bolsward. Inrichten en harmoniseren van de locale ICT (achtereenvolgend in de zes gemeenten) en centralisatie van het serverpark. Iedere stap wordt na een gedegen voorbereiding met alle betrokkenen gemaakt en na afloop geëvalueerd om de volgende stappen beter en sneller te kunnen doorlopen. Hoewel telefonie uitdrukkelijk onderdeel uitmaakt van het verantwoordelijkheidsgebied van het samenwerkingsverband, is de integratie van deze technologie in het ISZF afhankelijk gemaakt van de economische levensduur van de bestaande installaties om verspilling tegen te gaan. Uitnutting van de glasvezelverbinding voor de telefonie wordt op termijn voorzien. In combinatie met de op handen zijnde samenwerking op het gebied van Sociale Zaken en mogelijke verdere samenwerking op andere terreinen door de zes gemeenten kan deze technologie meer dan een voorwaardenscheppende rol spelen. 2. Toelichting op de inrichting van de ICT-organisatie In 2004 zal de organisatie nader worden ingericht. Ook dat zal stapsgewijs plaatsvinden. In 2003 zijn al een aantal activiteiten gestart, zoals een uitwerking van de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen de betrokkenen. De werkprocessen zijn globaal opgezet en er is een start gemaakt met de inrichting van het systeem voor de servicedesk van waaruit alle eerste- en tweedelijns ondersteuning zal worden verleend aan de medewerkers van de zes gemeenten. In 2004 zullen o.a. de volgende activiteiten projectmatig worden gerealiseerd: Inrichting van de centrale serverruimte. Inrichting en gefaseerde start van de servicedesk. Inrichten van het kwaliteitssysteem van waaruit gewerkt wordt aan verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening vastgelegd in de dvo s. Verdere uitwerking en verfijning van de verdeling van de taken en verantwoordelijkheden binnen het Samenwerkingsverband. Aanscherping van het veiligheidsbeleid. Inrichting van het contractmanagement. Verdere uitbouw van de methodieken voor projectmanagement en ICT-beheer. Opleiding en training van de medewerkers van het ISZF.

9 De wijze waarop de gemeenten individueel en gezamenlijk betrokken worden bij het opstellen en uitvoeren van het informatiebeleid zal nader vorm krijgen in Projectmatig werken is essentieel om zuinig om te springen met de beschikbaar gestelde middelen en om de opdrachtgever (s) tijdig en duidelijk te infomeren. Opleiding en training van de medewerkers van het ISZF, maar ook van hun collega s vanuit de gemeenten die met hen samen werken is wenselijk. Daarmee creëren we een gemeenschappelijke taal, een begrippenkader en een cultuur om ook echt samen te werken. Het heeft dan ook alles te maken met zaken zoals houding, professionalisering, integraal denken en persoonlijke ontwikkeling van de betrokkenen en van hun organisatie. Niet alleen het ISZF, maar ook de gemeenten zijn hierin belangrijke spelers. Dat betekent dan ook dat we een ontwikkeling ingaan die niet in één jaar, maar in de loop van de komende jaren pas kan worden gerealiseerd. 3. Toelichting op de implementatie van nieuwe applicaties In 2002 is vooruitlopend op de formele vorming van het ISZF al een start gemaakt met de gezamenlijke invoering van de kernapplicaties bij de verschillende gemeenten. Voor de kernapplicaties wordt in principe de Centric-lijn gevolgd. Vanaf 2004 zullen de keuzes voor de resterende gebieden worden gemaakt. In het kader van de inrichting van de werkplekautomatisering zullen al veel kleinere pakketten worden geharmoniseerd.in 2003 is reeds een start gemaakt met de inventarisatie van knelpunten en wensen bij de zes gemeenten. Na discussie in de stuurgroep ISZF begin 2004, dan omgevormd tot Adviescommissie, worden de daaruit resulterende ICT-projecten, met de reeds geplande (autonome) vervanging van bestaande systemen in een projectenkalender uitgezet. De projecten voor 2004 zijn taakstellend. Dat zijn de projecten voor 2005 en later ook. Toch lijkt het redelijk om aan te sturen op een toetsing van deze projectenkalender in het najaar van Immers, dan zal naar aanleiding van de najaarsnota s meer inzicht zijn verkregen in de plannen en ambities van de gemeenten. Voor de keuzes van nieuwe toepassingen in het samenwerkingsverband is begin 2003 een procedure ( randvoorwaarden voor standaardapplicaties en procedure nieuwe software ) afgesproken. Deze is vooralsnog ook in 2004 leidraad bij nieuwe systeemkeuzes. In overleg met de Adviescommissie zal deze procedure op haar werking moeten worden geëvalueerd en mogelijk worden bijgesteld. Kritische succesfactoren Dit hoofdstuk beschrijft een aantal kritische succesfactoren die bepalend zijn voor het succes van het samenwerkingsverband en meer specifiek voor de ondersteunende ICT- organisatie die in 2004 nader vorm krijgt. De wijze waarop met deze kritische succesfactoren wordt omgegaan is reeds c.q. wordt uitgewerkt in de verschillende projecten waarmee het ISZF wordt ingericht. De kritische succesfactoren zijn o.a. : A. Ambitieniveau Commitment van alle deelnemende gemeenten om het afgesproken Ambitieniveau gezamenlijk te realiseren en de daaraan gekoppelde financiële verplichtingen na te komen. Remmende voorsprong op bepaalde terreinen bij de deelnemende gemeenten. Overall programmamanagement van alle projecten die elkaar beïnvloeden in het samenwerkingsverband is wezenlijk voor een juiste inzet van mensen en middelen. Bereidheid om oplossingen die al naar wens in een of meerdere gemeenten voldoen te aanvaarden als de oplossing voor de eigen organisatie. Bereidheid om kennis en ervaringen te delen en voor elkaar te benutten. B. Communicatie Tijdige en adequate communicatie en binding met de betrokkenen op alle niveaus. Helderheid over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen de gemeenten en het ISZF.

10 C. Medewerkers Behoud van de betrokkenheid en het enthousiasme van de medewerkers van het ISZF en van de gemeenten. Behoud en opbouw van voldoende deskundigheid en vaardigheden binnen ISZF. Tijd en ruimte (extra tijdelijke capaciteit) voor opleiding en training om voldoende ICTspecialisatie in de eigen organisatie op te bouwen. Opvang van het verloop onder het personeel. Financiële consequenties van de toepassing van het Sociaal Statuut. C. Professionalisatie ICT-functie: Begrip van de deelnemende gemeenten voor de ontwikkelingsfasen van het ISZF (integratie, consolidatie en verfijning). De gemeenten, hun medewerkers en het ISZF zullen moeten leren integraal te denken in processen in plaats van in ICT--oplossingen. Aanvaarden dat professionalisering van een organisatie betekent dat de processen en de vormgeving daarvan het primaat is en blijft van de gemeenten, maar dat het ISZF verantwoordelijk is voor de ICT-ondersteuning van de bedrijfsprocessen. Het ISZF dient hen te assisteren door met hen de eisen aan de in te zetten ICT-toepassingen te formuleren en daarvoor keuzes te adviseren. Begrip voor en de aanvaarding van de standaardisatie- en harmonisatie van systemen in alle deelnemende gemeenten. Gezamenlijk optrekken van alle betrokkenen, het ISZF en de gemeentelijke onderdelen, bij de formulering en vormgeving van nieuw beleid in de gemeentelijke organisaties. De inzet van ICT en daarmee de betrokkenheid van het ISZF vanaf het ontstaan van nieuw beleid is essentieel om dat beleid, tegen aanvaardbare kosten en tijdig te kunnen realiseren. Daarbij is het wezenlijk om te leren samenwerken vanuit mogelijkheden in plaats vanuit een patstelling; ICT in de rol van voorwaardenscheppende technologie en als natuurlijke partner van de bedrijfsvoering. D. Financiën Reeds aangegane verplichtingen van de gemeenten. Deze bestaan o.a. uit lopende licenties, lease van hard en software (o.a. van de locale PC s, de kosten van de Centric-applicaties, de kosten van de centrale machine). Deze kosten en de verantwoordelijkheid daarvoor blijven vooralsnog bij de gemeenten. Het lijkt zinvol om dit in de loop van 2004 nader te beoordelen en het Bestuur daarover te adviseren. Oplopende kosten. E. Externe factoren Wijzigende wet- en regelgeving, reorganisaties en/ of herindelingen kunnen al gestelde prioriteiten doorkruisen. De vorming van andere samenwerkingsverbanden zoals de gemeenschappelijke sociale dienst die in de loop van 2004 voor de deelnemende gemeenten wordt opgezet. F. Inrichting ISZF ICT-infrastructuur Beschikbaarheid van het breedbandige netwerk medio maart De aanbesteding van de benodigde centrale ICT-infrastructuur. Tempo waarin de locale infrastructuur geharmoniseerd wordt en waarin het locale beheer kan worden afgebouwd. Gereedkomen van de huisvesting van het ISZF in Bolsward.