Gelet op de aanvraag van Participatiefonds Vlaanderen NV, ontvangen op 12/01/2015;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 20/2015 van 25 maart 2015 Betreft: aanvraag van het Participatiefonds Vlaanderen NV om als rechtsopvolger van het Participatiefonds toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer te gebruiken met het oog op het verrichten van taken ter uitvoering van de bevoegdheden overgedragen ingevolge zesde staatshervorming (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van Participatiefonds Vlaanderen NV, ontvangen op 12/01/2015; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 29/01/2015; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 17/02/2015;

2 Beraadslaging RR 20 /2015-2/9 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 25 maart 2015, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. Het Participatiefonds Vlaanderen NV, hierna de aanvrager, wenst toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1-3, 5-10 en 13, WRR evenals de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen aan gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 5, 6 en 7, WRR met het oog op het verzekeren van de continuïteit van de uitvoering van de bevoegdheden die ingevolge de zesde staatshervorming werden overgeheveld van het federale Participatiefonds (dat momenteel in vereffening is) naar de aanvrager. Uit de bijkomende informatie, ontvangen op 29/01/2015, blijkt dat de aanvrager afziet van de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen.. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 2. In haar advies nr. 14/2004 van 25 november 2004 stelde de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer dat de rechtsopvolger van een gemachtigde geen nieuwe machtiging moet aanvragen voor zover de rechtsopvolger een taak/doeleinde overneemt waarvoor zijn rechtsvoorganger gemachtigd was. 3. Het onderzoek van het Comité kan zich bijgevolg beperken tot het nagaan of: de aanvrager rechtsopvolger is van het federale Participatiefonds; de aanvrager de taken/doeleinden heeft overgenomen waarvoor het federale Participatiefonds bevoegd is. A. RECHTSOPVOLGING 4. Artikel 17 1 van de bijzondere wet van 6 januari 2014 met betrekking tot de Zesde Staatshervorming, vulde artikel 6, 1, VI, eerste lid, van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, wat de economie betreft, aan als volgt: "6 De vestigingsvoorwaarden, met uitzondering van de voorwaarden voor toegang tot gezondheidszorgberoepen en tot dienstverlenende intellectuele beroepen; 7 De specifieke regels betreffende de handelshuur; 1 Dit artikel trad in werking op 1 juli 2014 (artikel 67 van de bijzondere wet van 6 januari 2014).

3 Beraadslaging RR 20 /2015-3/9 8 De activiteiten van het Participatiefonds, met inbegrip van de inkomenscompensatievergoeding aan zelfstandigen die het slachtoffer zijn van hinder ten gevolge van werken op het openbaar domein; 9 Het toerisme.". 5. Ingevolge deze bepaling werd het Vlaamse Gewest bevoegd voor de opdrachten waarmee het federale Participatiefonds wettelijk belast was. 6. Met het oog op deze regionalisering bepaalde artikel 73bis van de wet van 28 juli 1992 houdende fiscale en financiële bepalingen 2, dat het federale Participatiefonds uiterlijk tegen 01/07/2014 drie vennootschappen diende op te richten genaamd Participatiefonds-Vlaanderen 3, Participatiefonds-Wallonië, Participatiefonds-Brussel. In toepassing van artikel 66, 4, van de bijzondere wet van 6 januari 2014 met betrekking tot de Zesde Staatshervorming, droeg het federaal Participatiefonds de eigendom van de aandelen van het Participatiefonds - Vlaanderen, over aan het Vlaamse Gewest. 7. De statuten van de aanvrager bepalen dat hij in opdracht van het Vlaamse Gewest en in overeenstemming met de Bijzondere Wet en de Wet (hiermee wordt de wet van 28 juli 1992 houdende fiscale en financiële bepalingen, bedoeld) een aantal opdrachten vervult. De in artikel 74, 1, van de wet van 28 juli 1992 opgesomde wettelijke opdrachten van het federale Participatiefonds worden hernomen in de statuten van de aanvrager: door de ruime formulering van het 1 (onder doel) worden de opdrachten vermeld in artikel 74, 1, 1 6, bedoeld; door de ruime formulering van het 2 (onder doel) worden de opdrachten vermeld in artikel 74, 1, 7, 8 en 11, bedoeld. 8. In het licht hiervan moet de aanvrager dus als rechtsopvolger van het federale Participatiefonds worden gekwalificeerd. 2 Artikel 12 van de wet van 6 januari 2014 met betrekking tot de Zesde Staatshervorming inzake aangelegenheden bedoeld in artikel 78 van de Grondwet, voegde het artikel 73bis in de wet van 28 juli 1992 houdende fiscale en financiële bepalingen, in. 3 Statuten van deze naamloze vennootschap, verleden op 12/06/2014 voor notaris Peter Van Melkebeke, werden bekendgemaakt in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van 24/06/2014.

4 Beraadslaging RR 20 /2015-4/9 B. DOELEINDEN 9. Aan het federale Participatiefonds werd toegang verleend tot het Rijksregister met het oog op het vervullen van de volgende, binnen zijn wettelijke opdrachten 4 vallende, activiteiten: cofinanciering (starteo, optimeo); verstrekken van microkredieten; verstrekken van kredieten aan een ondernemer die geen toegang heeft tot het klassieke bankkrediet (business angel+ en lening pricaf+) tussenkomst in kader van impulsfonds voor huisartsengeneeskunde 10. De aanvrager zal, voor wat het Vlaams Gewest betreft, deze activiteiten verder zetten. Deze vallen trouwens binnen het statutair doel van de aanvrager dat verwijst naar de Bijzondere Wet en de Wet. Bijgevolg is de vaststelling in de beraadslaging RR nr. 18/2007 m.b.t. het welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd karakter van deze doeleinden (artikel 4, 1, 2, WVP) nog steeds actueel. 11. Het Comité benadrukt dat er alleen een machtiging wordt verleend voor de doeleinden die vallen binnen de taken die aan het federale participatiefonds als openbare instelling van publiek recht met wettelijke opdracht werden toevertrouwd. Het Comité stelt vast dat de aanvrager, net zoals intercommunales, naast taken van algemeen belang ook taken kan vervullen die niet als dusdanig kunnen worden gekwalificeerd. Het Comité beklemtoont dat het de aanvrager verboden is om de toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer te benutten voor andere doeleinden (geen vermenging van doeleinden) dan deze in deze beraadslaging bepaald, die het algemeen belang dienen. In tegenstelling tot het federale Participatiefonds is het voor de aanvrager veel eenvoudiger om de door hem nagestreefde doeleinden uit te breiden/aan te passen. Een wijziging van de statuten volstaat daartoe. In het licht hiervan moet de aanvrager het Comité informeren van iedere aanpassing van zijn statutaire doeleinden zodat het Comité kan onderzoeken of de modaliteiten van deze beraadslaging moeten worden herbekeken. 12. De aanvrager wenst tevens een machtiging met het oog op andere doeleinden van het federaal Participatiefonds, namelijk: het verzorgen van de back office van de Participatiemaatschappij Vlaanderen nv i.v.m.: 4 Zie artikel 74 van de wet van 28 juli 1992 houdende fiscale en financiële bepalingen.

5 Beraadslaging RR 20 /2015-5/9 o leningen voor opstart, overname of verdere uitbouw van kinderdagverblijven (kidsinvest); o leningen voor opstart, overname of verdere uitbouw van activiteiten in de culturele sector (cultuurinvest); o leningen voor opstart van activiteiten met een innovatief karakter (vinnof-iwt); dagelijks beheer van de energieleningen in opdracht van het Vlaams Energieagentschap. 13. Uit de bijkomende informatie verstrekt op 29/01/2015, blijkt dat de aanvrager ervan uit gaat dat vermits de Participatiemaatschappij Vlaanderen nv en het Vlaams Energieagentschap leningen verstrekken, gelijkaardig aan deze van zijn rechtsvoorganger, de machtiging bijgevolg ook deze activiteiten kan omvatten. Evenwel zal de aanvrager slechts optreden als verwerker van respectievelijk de Participatiemaatschappij Vlaanderen nv en het Vlaams Energieagentschap. Laatstgenoemden zijn de verantwoordelijken voor de verwerkingen van de gegevens die geschieden met het oog op de doeleinden vermeld in punt Wanneer voor deze doeleinden een toegang tot het Rijksregister gewenst wordt, dan is het aan de verantwoordelijken voor de verwerking om deze aan te vragen wat o.a. inhoudt dat zij o.a. moeten aantonen dat zij behoren tot een van de categorieën vermeld in artikel 5, eerste lid, WRR en de betrokken doeleinden zich situeren binnen de hen toevertrouwde reglementaire opdrachten. Indien zij als verantwoordelijken voor de verwerking zouden worden gemachtigd, kan de aanvrager naderhand als verwerker op basis van die machtiging toegang verkrijgen Bijgevolg wordt de aanvraag voor wat de in punt 12 vermelde doeleinden betreft, afgewezen. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van de informatiegegevens van het Rijksregister 16. De aanvrager wenst te beschikken over een toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1-3, 5-10 en 13, WRR. Die toegang wordt gevraagd met het oog op dezelfde doeleinden als het federaal Participatiefonds. Bijgevolg is de vaststelling gedaan in de beraadslaging RR nr. 18/2007 m.b.t. het al dan niet proportioneel karakter van de gegevens (artikel 4, 1, 3, WVP) nog steeds actueel en wordt de aanvrager gemachtigd om toegang te hebben tot dezelfde gegevens als het federaal Participatiefonds, namelijk deze vermeld in 5 Beraadslaging RR nr. 03/2006 van 8 februari 2006, beraadslaging RR nr. 30/2007 van 12 september 2007, beraadslaging RR nr. 57/2008 van 10 december 2008.

6 Beraadslaging RR 20 /2015-6/9 artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 (niet de geboorteplaats), 5, 6 (niet de plaats van overlijden), 8 tot 10 en 13, WRR. C.2. Ten overstaan van het Rijksregisternummer 17. De aanvrager wenst, net zoals zijn rechtsvoorganger het federaal Participatiefonds, het Rijksregisternummer te gebruiken om de betrokkenen nauwkeurig te identificeren in de dossiers, aangelegd met het oog op de doeleinden vermeld in punt 9. Daarenboven laat dit nummer toe om zeer punctueel de Kruipuntbank van Ondernemingen te bevragen. 18. Het gebruik van het Rijksregisternummer wordt in wezen gevraagd met het oog op dezelfde doeleinden als die van het federaal Participatiefonds. Bijgevolg is de vaststelling gedaan in de beraadslaging RR nr. 18/2007 m.b.t. het al dan niet proportioneel karakter van het Rijksregisternummer (artikel 4, 1, 3, WVP) nog steeds actueel en wordt de aanvrager gemachtigd dit nummer te gebruiken, net zoals het federaal Participatiefonds. C.3. Ten overstaan van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 19. De aanvrager wenst een permanente toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister. Het Comité verwijst naar de vaststellingen die het daaromtrent deed in de beraadslaging RR nr. 18/ Er wordt, net zoals door het federaal Participatiefonds, een machtiging van onbepaalde duur gevraagd daar momenteel niet is bepaald hoe lang de aanvrager de overgenomen taken zal blijven uitoefenen. 21. Gelet op deze vaststelling oordeelt het Comité dat een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). C.4. Ten overstaan van de bewaartermijn 22. In de op 29/01/2015 verstrekte bijkomende informatie wordt m.b.t. de bewaartermijn verduidelijkt dat de aanvrager de dossiers bewaart tot volledige terugbetaling van de lening of het afsluiten van het dossier. De documenten worden op elektronische wijze bewaard in het kredietbeheersysteem maar niet verder geëxploiteerd. 23. Het Comité stelt vast dat het in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP niet problematisch is dat de aanvrager de gegevens van een betrokkene bewaart zolang het dossier van deze laatste nog

7 Beraadslaging RR 20 /2015-7/9 actief is en niet werd afgesloten. Dat de afgesloten dossiers daarna nog een tijdlang passief worden gearchiveerd (d.i. alleen nog toegankelijk mits een specifiek gemotiveerd verzoek in die zin) is ook nog aanvaardbaar. 24. Doch op een bepaald ogenblik valt een passieve archivering niet langer te verantwoorden en moeten de gegevens worden vernietigd. De aanvrager merkt in dat verband op dat hij onderworpen is aan de wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding van de ondernemingen. In toepassing van artikel 6 van deze wet bewaart hij verantwoordingsstukken met persoonsgegevens gedurende 7 jaar, stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden worden gedurende 3 jaar bewaard. 25. In de mate dat de aanvrager na het verstrijken van bovenvermelde termijnen overgaat tot vernietiging van de gegevens, voldoet hij aan de vereiste van artikel 4, 1, 5, WVP. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 26. De aanvrager meldt dat de informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer uitsluitend intern zullen worden gebruikt. 27. Het Comité neemt hiervan akte. Het merkt wel op dat de aanvrager gewag maakt van het eventueel raadplegen van de Kruispuntbank van Ondernemingen aan de hand van het Rijksregisternummer. Gelet op het feit dat de opname van dit nummer voor bepaalde personen reglementair is voorzien, geeft de raadpleging door de aanvrager aan de hand van dit nummer geen aanleiding tot opmerkingen. C.6. Netwerkverbindingen 28. In de aanvraag wordt geen gewag gemaakt van netwerkverbindingen. Het Comité neemt hiervan akte. D. INFORMATIEBEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 29. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld. Op basis van de verstrekte informatie oordeelt het Comité dat de betrokkene over de nodige kennis en onafhankelijkheid beschikt om de functie te vervullen. Hij wordt bijgevolg aanvaard.

8 Beraadslaging RR 20 /2015-8/9 D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 30. Uit de door de aanvrager voorgelegde conformiteitsverklaring blijkt dat hij over een informatiebeveiligingsbeleid beschikt en dit op het terrein uitvoert. 31. Het Comité heeft er akte van genomen. D.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister/het Rijksregisternummer gebruiken en lijst van deze personen 32. De aanvrager meldt dat de kredietanalisten, de dossierbeheerders en managers toegang zullen hebben tot de gegevens en het nummer zullen gebruiken. 33. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen van de personen die toegang hebben tot de gegevens en het Rijksregisternummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd worden en ter beschikking gehouden worden van het Comité. 34. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt het Participatiefonds Vlaanderen NV om met het oog op de verwezenlijking van de in punt 9 omschreven doeleinden, onder de voorwaarden omschreven in deze beraadslaging en meer in het bijzonder deze vermeld in punt 11 in fine, voor onbepaalde duur: een permanente toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 (niet de geboorteplaats), 5, 6 (niet de plaats van overlijden), 8 tot 10 en 13, WRR; het Rijksregisternummer te gebruiken. 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), het

9 Beraadslaging RR 20 /2015-9/9 Participatiefonds Vlaanderen NV, een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren; 3 bepaalt dat wanneer het Comité het Participatiefonds Vlaanderen NV, een vragenlijst met betrekking tot de informatiebeveiligingsstatus toestuurt, deze laatste de lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren; 4 weigert het meer gevraagde. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens Wnd Afdelingshoofd ORM (get.) Mireille Salmon