Handleiding My Interfisc Online. Voor werkgevers. Interfisc BV. Versie 2.0 december 2018

Transcriptie

1 Interfisc BV Postbus NL-2508 CR Den Haag Stationsplein 4 NL-2275 AZ Voorburg 0031 (0) (0) payroll@interfisc.nl Handleiding My Interfisc Online Versie 2.0 december 2018 Voor werkgevers Copyright Interfisc 2018

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Starten met My Interfisc Online... 3 A. HOE BEREIKT U MY INTERFISC ONLINE?... 3 B. WAT HEEFT U NODIG?... 3 I. HARDWARE... 3 II. BROWSERS... 3 III. SOFTWARE/APPS... 3 C. INLOGGEN... 4 I. EERSTE KEER INLOGGEN: GEBRUIKERSNAAM & WACHTWOORD... 4 II. WACHTWOORD RESETTEN... 9 III. WACHTWOORD VERGETEN OF GEBLOKKEERD IV. ACCOUNTBEHEER VOOR UW WERKNEMERS D. STARTSCHERM HOOFDMENU I. HOOFDMENU II. INSTELLEN VAN VOORKEUREN Medewerker A. ALGEMEEN B. DOCUMENTEN C. VERLOF EN VERZUIM D. DECLARATIES E. ACTIVITEIT I. PRO FORMA BEREKENING F. RAPPORTAGES I. STAMKAART II. VERLOFKAART Rapportages Archief A. DOCUMENTEN Beheer A. ACTIES & SIGNALEN B. GEBRUIKERS C. MIJN PROFIEL D. MIJN ROLLEN OVERZICHT Aanvullende modules A. VERLOFMODULE (OPTIONEEL) I. VERSCHILLENDE OPTIES B. ONKOSTENDECLARATIES (OPTIONEEL) I. OVERZICHT DECLARATIES II. DECLARATIES GOED- OF AFKEUREN Heeft u vragen? Copyright Interfisc 2018 Pagina 2 van 38

3 1 INLEIDING Via onze website heeft u 24 uur per dag en 7 dagen per week de beschikking over de personeels- & salarisgegevens van uw medewerkers in Nederland. U bent dus niet afhankelijk van onze kantoortijden! In deze handleiding leest u meer over de mogelijkheden & werkwijze van de verschillende onderdelen van My Interfisc Online. 2 STARTEN MET MY INTERFISC ONLINE A. Hoe bereikt u My Interfisc Online?» Via uw internetbrowser gaat u naar: Ook op kunt u via de menubalk optie login op My Interfisc Online klikken om naar de portal te gaan, alwaar u kunt inloggen» De informatie in de portal is met behulp van UNIT4 Mobile HR App ook voor de smartphone en tablet toegankelijk. Deze App kunt u downloaden via de Apple App Store of via Google Play Store. Echter de eerste login dient via een pc te gebeuren. B. Wat heeft u nodig? i. Hardware U heeft een pc of tablet nodig alsmede een mobiele telefoon, i.v.m. de noodzakelijke beveiliging. ii. iii. Browsers Vanwege beveiligingsredenen en om gebruik te maken van de nieuwste technologieën voor en optimaal gebruik van worden alleen de volgende browser versies toegestaan: Internet Explorer versie 9.0, 10.0 of 11.0; Chrome versie 19.0 of later; Firefox versie 13.0 of later; Safari versie 5.1 of later. Software/Apps U hoeft geen software te installeren op uw pc of tablet. Echter, met uw mobiele telefoon dient u de volgende stappen te ondernemen:» Authenticatie Op de mobiele telefoon dient de Google Authenticator of de Microsoft Authenticator App te zijn geïnstalleerd. U kunt deze App kosteloos downloaden in de Apple App Store of in de Google Play Store.» Downloaden van de Unit 4 App De Unit4 MobileHR App kunt u downloaden in de Apple App Store of in de Google Play Store. Copyright Interfisc 2018 Pagina 3 van 38

4 C. Inloggen i. Eerste keer inloggen: gebruikersnaam & wachtwoord Interfisc maakt een gebruikersaccount aan en verstuurt een activering met de volgende tekst:» Klik op de link Personeel & Salaris Online Hiertoe opent zich tijdens uw eerste login het onderstaande scherm:» Mocht u de voorkeur geven aan de Engelse taal dan kunt u deze hier selecteren. Copyright Interfisc 2018 Pagina 4 van 38

5 » Kies voor wachtwoord resetten, het volgende scherm verschijnt: In uw mailbox treft u een mail aan met onderstaand tekst:» Klik op de link Klik hier, het volgende scherm verschijnt:» In de daarvoor bestemde velden vult u uw nieuwe wachtwoord in. Het nieuwe wachtwoord dient te bestaan uit minimaal 8 karakters met een combinatie van zowel hoofdletters, kleine letters, cijfers (0 t/m 9) als niet-alfabetische tekens (bijvoorbeeld!, $ of %). Copyright Interfisc 2018 Pagina 5 van 38

6 Het volgende scherm verschijnt:» U heeft twee mogelijkheden om uw wachtwoord te herstellen o o Optie 1, via SMS-code Optie2, via een aantal beveiligingsvragen Kies u voor optie 1 dan ziet u het volgende scherm: Gebruikt u een Nederlands mobiele nummer dan vult u in: Voor buitenlandse mobiele nummers vult u in: Indien u voor optie 2 kiest dient u, tijdens de eerste login, een drietal beveiligingsvragen in te vullen, zodat u, wanneer u uw wachtwoord onverhoopt kwijtraakt of vergeet, een nieuw wachtwoord kunt aanvragen. Copyright Interfisc 2018 Pagina 6 van 38

7 Dit scherm ziet er als volgt uit: Verder adviseren wij u uit veiligheidsoverweging om met enige regelmaat, bijvoorbeeld iedere 3 of 6 maanden, uw wachtwoord te wijzigen. Sowieso zal het systeem u na 275 dagen automatisch verzoeken uw wachtwoord te wijzigen. Op de mobiele telefoon dient de Google Authenticator of de Microsoft Authenticator app te zijn geïnstalleerd.» Open de app en het volgende scherm verschijnt (Android versie):» Klik de drie puntjes aan om het optie menu te openen en kies vervolgens voor Account toevoegen. De Iphone variant maakt gebruik van een + in plaats van de drie puntjes om een account toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt: Copyright Interfisc 2018 Pagina 7 van 38

8 » Kies hier voor Werk- of schoolaccount, het volgende scherm verschijnt: Het scannen van de QR-code is de makkelijkste optie aangezien de camera al is aangezet maar er kan ook gekozen worden voor handmatige invoer. Na het instellen van het wachtwoord en de beveiligingsvragen ziet u in eerste deel het volgende scherm: Na het instellen van het wachtwoord en de beveiligingsvragen ziet u in het tweede deel het scherm de optie handmatige invoer. Wij adviseren u de QR-code te scannen. Het handmatig invoeren van een lange code is zeer foutgevoelig is! Het nieuwe account wordt automatisch aan de lijst met accounts toegevoegd zoals in onderstaande afbeelding te zien is. LET OP: onderstaande is een voorbeeld, op de plek waar het mail adres payroll@interfisc.nl staat dient uw eigen adres te staan. Copyright Interfisc 2018 Pagina 8 van 38

9 De zes grote blauwe cijfers dienen als authenticatiecode ingegeven te worden. Deze code ververst elke 30 seconden dus enige spoed bij het invoeren is geboden.» Vul hier uw authenticatiecode: Via deze gebruikersnaam & wachtwoord kunt u voortaan in combinatie met de authenticator eenvoudig inloggen. ii. Wachtwoord resetten Wenst u uw wachtwoord te wijzigen, dan kunt u dat doen via beheer / mijn profiel / beveiliging. Dit scherm ziet er als volgt uit: Copyright Interfisc 2018 Pagina 9 van 38

10 iii. Wachtwoord vergeten of geblokkeerd U kunt maximaal 5 keer een verkeerd wachtwoord invoeren, daarna zal het systeem uw account blokkeren. In dit geval neemt u contact op met uw accountmanager. U krijgt dan het volgende scherm te zien: Onderstaande tekst ontvangt u in uw mailbox: iv. Accountbeheer voor uw werknemers U kunt als werkgever zelf de wachtwoorden van uw werknemers resetten, wanneer de toegang tot de portal voor hen geblokkeerd raakt. De werkwijze daaromtrent wordt beschreven in hoofdstuk 6, paragraaf B. Gebruikers, van deze handleiding. Copyright Interfisc 2018 Pagina 10 van 38

11 D. Startscherm hoofdmenu i. Hoofdmenu Wanneer u bent ingelogd verschijnt het startscherm met daarop uw dashboard: ii. Instellen van voorkeuren» Taal Via de button rechts bovenaan kunt u eenvoudig van taal switchen (Nederlands en Engels).» Beschikbare rubrieken op het dashboard Via de button rechts bovenaan kunt u aangeven welke rubrieken u op uw dashboard wilt zien. Klik op deze button en er verschijnt een uitklapmenu, waarop u de gewenste rubrieken kunt aan- of uitvinken: Copyright Interfisc 2018 Pagina 11 van 38

12 » Standaard keuzemenu Aan de linkerzijde ziet u verschillende opties, die in de volgende hoofdstukken behandeld zullen worden. Let op: De voor u beschikbare opties hangen af van uw profiel. Bent u naast leidinggevende ook zelf een werknemer, dan kunt u als volgt schakelen tussen de werkgever/organisatiegegevens en uw eigen werknemersgegevens:» Klik op het pijltje links van Ik en uw keuzemenu aan de linkerzijde past zich aan» Klik op Ik en zowel uw keuzemenu als uw dashboard passen zich aan. 3 MEDEWERKER Wanneer u op Medewerker klikt, kunt u kiezen uit meerdere opties. Copyright Interfisc 2018 Pagina 12 van 38

13 A. Algemeen Onder Algemeen kunt u o.a. kiezen uit Personalia, waar u de personalia van uw medewerkers kunt bekijken. B. Documenten U treft hier de documenten aan die opgeslagen zijn van uw medewerkers, zoals een jaaropgave en de salarisspecificaties. U kunt op verschillende manieren een selectie maken uit de beschikbare informatie:» Via de verschillende selectievakjes links en de link Kolommen rechts bovenaan kunt u de beschikbare informatie filteren.» Wanneer u een specifieke medewerker zoekt, kunt u de achternaam invullen in het blanco invulveld in het midden van het scherm.» U kunt ook meteen op de naam van de werknemer naar keuze klikken waarna de documenten van deze medewerker verschijnen.» Door het sterretje aan de rechterzijde van het scherm kunt u één of meerdere medewerkers bovenaan uw lijst plaatsen. Via hetzelfde sterretje kunt u deze functie ook weer de-activeren.» De functie Document uploaden links onderaan is bedoeld om documenten vanaf uw eigen browser toe te voegen aan het systeem. Vooralsnog is deze functie echter niet bruikbaar. Nadat u uw selectie heeft gemaakt krijgt u het volgende scherm te zien: Copyright Interfisc 2018 Pagina 13 van 38

14 U kunt op verschillende manieren de door u gewenste documenten bekijken, opslaan of printen:» U kunt in de lijst helemaal rechts op het icoontje Bekijk document klikken om het document meteen te bekijken.» Downloaden en kiezen voor openen of opslaan (als) C. Verlof en verzuim Deze optie is uitsluitend zichtbaar wanneer u gebruik maakt van deze aanvullende module (zie hoofdstuk 7). D. Declaraties Deze optie is uitsluitend zichtbaar wanneer u gebruik maakt van deze aanvullende module (zie hoofdstuk 7). E. Activiteit Wanneer u deze optie kiest, kunt u via het uitklapmenu kiezen voor Proforma berekening. i. Pro forma berekening Via Medewerker/Activiteit kunt u een Proforma berekening maken Eventueel eerder door u gemaakte berekeningen kunt u hier eveneens terugvinden. Via de blanco velden kunt u de naam intoetsen van de medewerker waarvoor eerder een proforma berekening werd gemaakt, waarna deze verschijnt. Door erop te klikken kunt u deze openen. Is er nog niet eerder een berekening gemaakt, dan klikt u linksonder op proforma medewerker toevoegen. Daarna verschijnt het volgende scherm: Copyright Interfisc 2018 Pagina 14 van 38

15 » Vult u hier de persoonlijke gegevens in van de medewerker. In het eerste deel kiest u bij Model de optie Standaard werknemer. Proforma berekeningen voor andere in dit keuzemenu genoemde situaties zoals 30%-regelingen, salary splits & oproepkrachten kunt u hier niet maken. Hiervoor kunt u contact opnemen met uw accountmanager.» Bij Model medewerker en Dienstvolgnummer hoeft u niets in te vullen.» De mogelijkheid is er wel om salarisgegevens van een bestaande medewerker te gebruiker via model medewerker. Copyright Interfisc 2018 Pagina 15 van 38

16 » Indien het veldje Afdeling gevuld is, kunt u hier een afdeling selecteren. De Functie kunt u selecteren uit de keuzelijst die verschijnt wanneer u op het pijltje klikt. Bij lonerssoort kunt u aangeven per welk tijdvak de medewerker verloond wordt (bijv. per maand of per 4 weken).» Bij Periodeloon kunt u kiezen om een bruto salaris, een netto salaris of een bedrag inclusief werkgeverskosten in te geven: Vult u een bruto salaris in, dan kiest u daaronder de optie Bruto. Vult u een netto salaris in, dan kiest u daaronder de optie Netto totaal. Vult u een bedrag in dat inclusief de werkgeverskosten in, dan kiest u daaronder de optie Kosten totaal. Houdt u er rekening mee dat in dit bedrag aan werkgeverskosten uitsluitend de wettelijke werkgeverskosten begrepen zijn. Eventuele bovenwettelijke zaken zoals werkgeverspensioen of lease-auto s zijn hierin niet opgenomen.» Heffingskorting klikt u aan wanneer de medewerker ervoor kiest om deze toe te passen. Meestal is dit het geval, tenzij de medewerker nog een andere bron van inkomsten heeft (bijv. een andere baan of een uitkering) waarop de heffingskorting reeds wordt toegepast.» Heeft de medewerker de beschikking over een auto van de zaak, dan bent u verplicht de grijs gemarkeerde veldjes in te vullen. Indien u niet over deze informatie beschikt maar wel over het kenteken, kunt u deze informatie ook opvragen bij uw accountmanager.» Bij de Uren per week vult u het aantal uren per week in van een full-time medewerker binnen uw bedrijf.» Bij de Contractdagen per week vult u het aantal dagen per week in dat de specifieke medewerker waarvoor u de berekening maakt binnen uw bedrijf gaat werken.» Bij de Contracturen per week vult u het aantal uren per week in dat de specifieke medewerker waarvoor u de berekening maakt binnen uw bedrijf gaat werken.» Indien u op Opslaan & berekenen klikt, krijgt u de berekening te zien, waarin de verschillende sociale verzekeringspremies uitgesplitst worden. Dit ziet er als volgt uit: Copyright Interfisc 2018 Pagina 16 van 38

17 » Door op Salarisspecificatie document te klikken, kunt u de salarisspecificatie bekijken. Deze kunt u bewaren of printen via het grijze balkje bovenaan het scherm: F. Rapportages Wanneer u deze optie kiest, kunt u via het uitklapmenu een keuze maken uit onderstaande opties. i. Stamkaart Via deze optie kunt u snel bekijken welke gegevens er van uw werknemer bij ons bekend en geadministreerd zijn. U kunt de stamgegevens bekijken en exporteren (in pdf of excel-format) voor één enkele werknemer of meerdere tegelijk, door de gewenste werknemers te selecteren. Let op: alhoewel dit een zeer handige rapportage is, is deze uitsluitend via de keuze Medewerker te bereiken en niet via het hoofdmenu Rapportages. ii. Verlofkaart Voor zover u gebruik maakt van deze aanvullende module (hoofdstuk 7) kunt u hier de verlofkaarten bekijken. Copyright Interfisc 2018 Pagina 17 van 38

18 4 RAPPORTAGES Hier kunt u diverse lijsten opvragen met de in het systeem geregistreerde gegevens (zoals een adressenlijst, deeltijdfactor, salarislijst etc.). U dient eerst een keuze in het uitklapmenu aan de linkerzijde te maken, alvorens u verder kunt. Wanneer u een specifieke rapportage heeft geselecteerd, kunt u op onderstaande manieren een selectie maken uit de beschikbare informatie:» Via de verschillende selectievakjes links en de link Kolommen rechts bovenaan kunt u de beschikbare informatie filteren.» Wanneer u een specifieke medewerker zoekt, kunt u de achternaam invullen in het blanco invulveld in het midden van het scherm.» Daarnaast kunt u alle medewerkers in één keer (de)selecteren door links bovenaan (naast de blanco invulvelden) een vinkje te plaatsen in een vakje naar keuze. Indien u er slechts één of enkelen wenst te bekijken, dan vinkt u alleen de betreffende medewerker(s) aan. Copyright Interfisc 2018 Pagina 18 van 38

19 Dit ziet er als volgt uit: Ongeacht welke rapportage u in het linker menu heeft gekozen, kunt u het betreffende rapport genereren door op de knop Volgende te drukken en/of daarna op Rapport direct tonen. Om deze werkwijze toe te lichten nemen wij als voorbeeld het rapport deeltijdfactor. Het rapport ziet er als volgt uit:» Via de balk bovenaan het rapport kunt u: Het gewenste format kiezen (o.a. pdf, excel) Het rapport afdrukken of opslaan (via het printer icoontje) Copyright Interfisc 2018 Pagina 19 van 38

20 5 ARCHIEF A. Documenten U treft hier de documenten aan die voor alle beschikbare kalenderjaren opgeslagen zijn van uw medewerkers, zoals een jaaropgave & de salarisspecificaties. Ook treft u hier de maandelijkse loonbescheiden aan die voor u als werkgever van belang zijn, het zogeheten printscenario met daarin de journaalpost, loonstroken en loonstaat met kolom 14 van de loonstaat en de door Interfisc ingediende aangifte loonheffingen.» U kunt op verschillende manieren een selectie maken: Via het pijltje bij Type <alle> kunt u het documenttype kiezen dat u wilt bekijken. Via de invoervelden kunt u de gegevens van een specifieke medewerker invullen. Door op Enter te drukken verschijnen de documenten van deze medewerker. U kunt ook meteen op de naam van de werknemer naar keuze klikken waarna de documenten van deze medewerker verschijnen.» U kunt op verschillende manieren de door u gewenste documenten bekijken, opslaan of printen: U kunt meteen in de lijst helemaal rechts op het icoontje klikken om het document meteen te bekijken. Copyright Interfisc 2018 Pagina 20 van 38

21 » Indien u het document ziet, kunt u deze direct selecteren, waarna u het volgende scherm ziet:» Via het pijltje rechtsonder het Acrobat Reader document kunt u het document bekijken, opslaan of printen. Copyright Interfisc 2018 Pagina 21 van 38

22 6 BEHEER A. Acties & signalen Dit onderdeel is bedoeld voor meldingen over acties & signalen, bijv. wanneer een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd eindigt. Daarnaast kunt u hier verlofmeldingen & declaraties beheren, voor zover u gebruik maakt van deze aanvullende modules (zie hoofdstuk 7). B. Gebruikers Door via de optie Gebruikers te kiezen voor Collectief beheer kunt u zelf de wachtwoorden voor uw werknemers resetten, wanneer de toegang voor hen geblokkeerd is geraakt. Boven het in het rood omlijnde vak staan zes icoontjes en deze icoontjes hebben allen een andere functie: Om een werknemer in één keer te deblokkeren en ervoor te zorgen dat hij of zij zijn beveiligingsvragen opnieuw kan instellen en een wachtwoord kan instellen dient ervoor de optie. Kies Geef gebruikersprofiel vrij. Door deze optie te kiezen zal er een naar de werknemer worden verzonden met daarin een link waarna hij alle stappen als zijnde een eerste log-in weer kan en mag doorlopen en direct een eigen wachtwoord kan instellen. Copyright Interfisc 2018 Pagina 22 van 38

23 C. Mijn profiel In deze rubriek kunt u uw account beheren en bijv. een nieuw wachtwoord aanvragen. D. Mijn rollen overzicht In dit onderdeel ziet u welke profielen er voor u beschikbaar zijn (bijv. HRM en/of manager). In hoofdstuk 2 (D ii, instellen van voorkeuren) wordt uitgelegd hoe u tussen deze profielen kunt switchen. Copyright Interfisc 2018 Pagina 23 van 38

24 7 AANVULLENDE MODULES A. Verlofmodule (optioneel) Met deze module kunt u het verlof van uw medewerkers beheren. Indien u ervoor gekozen heeft gebruik te maken van de Verlofmodule, kunt u deze bereiken door in de linker menubalk onder Medewerker te klikken op Verlof en verzuim, waarna een uitklaplijstje verschijnt: i. Verschillende opties U kunt, afhankelijk van door u gemaakte keuzes, kiezen uit verschillende opties: 1. Verlof 2. Ziekteverzuim 3. Verlof- en verzuimoverzicht 4. Tijd voor tijd 5. Aanpassen verlofsaldo Hieronder treft u op de beschikbare opties een toelichting (de hierboven getoonde optie Ziekteverzuim is op dit moment nog niet beschikbaar dus zal niet behandeld worden). 1. Verlof a. Verlofkaart per medewerker» Hier kunt u per medewerker de openstaande verlofaanvragen en verlofkaart bekijken: Copyright Interfisc 2018 Pagina 24 van 38

25 » Na selectie van een medewerker, komt u op het scherm verlofaanvragen van deze medewerker terecht:» Vanaf dit scherm kunt u via de dropdown functie achter medewerker en jaar eenvoudig wisselen van medewerker en jaar. Copyright Interfisc 2018 Pagina 25 van 38

26 Voorbeeld verlofkaart: b. Verlof- & verzuimoverzicht voor de gehele organisatie / afdeling Via het verlof- en verzuimoverzicht kunt u de bezetting van de afdeling raadplegen, zodat vakanties & afwezigheden op elkaar kunnen worden afgestemd: Daarnaast kunt u aan de rechterzijde van dit scherm direct naar de verlofkaart van de betreffende medewerker gaan of het verlof- en verzuimoverzicht voor de gehele organisatie / afdeling oproepen. Copyright Interfisc 2018 Pagina 26 van 38

27 c. Verlofaanvragen goed- of afkeuren» Indien een medewerker een verlofaanvraag indient, wordt u op de hoogte gesteld door middel van een notificatie per (voor zover dit door ons is ingericht). De verlofaanvraag is ook zichtbaar bij Mijn acties en Signalen :» Door op meer details te klikken krijgt u de volgende informatie te zien:» Vanaf dit scherm kan de aanvraag direct goed- of afgekeurd worden door middel van het duimpje.» Door op de aanvraag te klikken krijgt u de volgende achterliggende informatie te zien: Copyright Interfisc 2018 Pagina 27 van 38

28 » Indien deze informatie niet toereikend is om de aanvraag te beoordelen kunt u via meer details rechtsboven in het scherm nog verder op de aanvraag inzoomen: Copyright Interfisc 2018 Pagina 28 van 38

29 » Alvorens de aanvraag goed- of af te keuren, kunt u de bezetting van de organisatie/afdeling bekijken door naast de kalender op Verlof- en verzuimoverzicht te klikken. U ziet dan het volgende scherm:» Aangezien de aanvraag nog in behandeling is staat er op de betreffende datum een vraagteken in het overzicht.» Indien de aanvraag wordt afgewezen verschijnt er een pop-up met feedback waarin u de reden voor het afwijzen kunt noteren:» Indien u de aanvraag goedkeurt, wordt deze direct bijgewerkt. d. Controleren vervanger en afwezigheidsassistent aan/uitzetten Tijdens uw afwezigheid is het mogelijk de verlofaanvragen door een aangewezen medewerker te laten waarnemen. U volgt hiervoor de volgende stappen:» Onder de menu opties aan de linkerkant: Mijn profiel en Mijn rollen overzicht vindt u de medewerkers en/of externe relatie(s) terug die u vervangen indien u niet beschikbaar bent.» Indien hier niet de juiste persoon als vervanger is aangegeven dan dient u dit kenbaar te maken bij uw dossier beheerder via payroll@interfisc.nl.» Via de menu opties aan de linkerkant: beheer/gebruikers/collectief beheer kom je in de omgeving waar je de aan/afwezigheidsassistent aan/uit kunt zetten. (Dit is dezelfde omgeving Copyright Interfisc 2018 Pagina 29 van 38

30 waar de reset van de werknemersaccounts dient plaats te vinden indien zij hun wachtwoord zijn vergeten).» Achter de medewerkers staan één of meerdere iconen, met ieder zijn eigen functie. In dit geval dient er voor dit icoon (beschikbaar) gekozen te worden om te selecteren of je beschikbaar of niet beschikbaar bent. Selecteer wat er voor u van toepassing is: Copyright Interfisc 2018 Pagina 30 van 38

31 2. Ziekteverzuim Deze optie is op dit moment niet beschikbaar. 3. Verlof- en verzuimoverzicht Via deze optie, die u ook heeft wanneer u verlofaanvragen goed- of afkeurt, kunt u zien welke verlofaanvragen er in een bepaalde maand door alle medewerkers zijn ingediend. De kleur en de vraagteken geven de status aan van elke aanvraag. 4. Tijd voor tijd Indien de verlofregeling van uw bedrijf het toelaat om extra gewerkte uren aan medewerkers te compenseren met verlof (tijd voor tijd), dan zal deze optie voor u beschikbaar zijn:» Indien u het verzoek krijgt om tijd voor tijd toe te kennen, dan klikt u in het menu op Tijdvoor-tijd en selecteert u de desbetreffende werknemer, waarna u in het volgende scherm de extra gewerkte uren als verlof (tijd voor tijd) kunt opboeken:» Selecteer +Tijd-voor-tijd uren opboeken en vul de gevraagde gegevens in: Copyright Interfisc 2018 Pagina 31 van 38

32 Bij Soort verlof kunt u, voor zover er voor uw organisatie meerdere soorten verlof zijn geïmplementeerd, kiezen aan welke verlofsoort de op te boeken uren moeten worden toegevoegd. U kunt ook een bepaald deel van de totaal op te boeken uren aan de werknemer uitbetalen. Aangezien echter de verlofmodule niet gekoppeld is aan de salarisadministratie, zullen in dit geval de uit te betalen uren als mutatie aan de salarisafdeling moeten worden doorgegeven. Indien uw onderneming 2 goedkeuringen vereist voor een tijd voor tijd opboeking zal er n.a.v. de door u opgeboekte uren een melding bij de acties en signalen komen te staan: Door op het slotje te klikken wordt de aanvraag ontgrendeld en kan deze goedgekeurd worden. Copyright Interfisc 2018 Pagina 32 van 38

33 5. Aanpassen van het verlofsaldo U kunt het verlofsaldo aanpassen via de optie aanpassen verlofsaldo :» Selecteer vervolgens de medewerker waarvan het verlofsaldo aangepast moet worden en kies onderaan voor + Nieuwe verlofsaldo aanpassing» Vul in het scherm hieronder de velden in en kies rechts onderaan voor één van de volgende opties: opslaan indien de aanpassing nog NIET moet worden doorgevoerd op de verlofkaart opslaan en indienen indien de aanpassing (na onderstaande goedkeuring) moet worden doorgevoerd op de verlofkaart. Copyright Interfisc 2018 Pagina 33 van 38

34 » Indien er nog een goedkeuring dient plaats te vinden zal deze als versleuteld bericht bij acties en signalen binnenkomen en dient net als het tijd-voor-tijd bericht ontgrendeld te worden door op het slotje te klikken en daarna nog goedgekeurd te worden.» Indien uw onderneming 2 goedkeuringen vereist voor een aanpassing van het verlofsaldo zal er n.a.v. de door u opgegeven wijziging een melding bij de acties en signalen komen te staan. Door op het slotje te klikken wordt de aanvraag ontgrendeld en kan deze goedgekeurd worden. Copyright Interfisc 2018 Pagina 34 van 38

35 B. Onkostendeclaraties (optioneel) Met deze module kunt u het aanvragen en accorderen van variabele onkostendeclaraties van uw werknemers online administreren. Indien u ervoor gekozen heeft gebruik te maken van de module Onkostendeclaraties, kunt u deze bereiken door in de linker menubalk onder Medewerker te klikken op Declaraties. U komt dan in het volgende scherm: LET OP: Deze declaratiemodule staat volledig los van de salarisadministratie en is er dus niet aan gelinkt. Wij richten dit proces zodanig in dat een door de werknemer ingediende declaratie uiteindelijk bij een door u geautoriseerde persoon binnen de boekhouding terecht komt, zodat deze door u zelf kan worden uitbetaald. Wilt u dat de declaraties via de salarisadministratie worden uitbetaald, dan kunnen wij dit voor u inrichten. Meer u informatie treft u aan in productinformatie. i. Overzicht declaraties U ziet nu een overzicht van uw medewerkers en kunt de medewerker selecteren waarvan u de declaratie(s) wilt zien: Copyright Interfisc 2018 Pagina 35 van 38

36 Als u de medewerker geselecteerd heeft ziet u welke declaratie(s) er zijn ingediend en wat de status ervan is: U kunt elke declaratie uit het overzicht aanklikken om de details ervan te bekijken:» Door op Status verwerkt te klikken kan er verder op de declaratie worden ingezoomd. ii. Declaraties goed- of afkeuren Indien een medewerker een nieuwe declaratie indient zal deze zichtbaar worden in de rubriek Mijn acties en signalen op uw dashboard.» Via meer details kan er verder op de declaratie worden ingezoomd.» U kunt deze stap ook overslaan en de declaratie meteen goed- of afkeuren. Copyright Interfisc 2018 Pagina 36 van 38

37 In dit scherm treft u de (verplichte) onderbouwing aan die aan de declaratie ten grondslag ligt: Zonder deze onderbouwing kan een werknemer geen verzoek indienen.» Indien u de declaratie afwijst, kan deze worden voorzien van feedback, waarna u klikt op doorgaan.» Indien u de declaratie goedkeurt, verschijnt onmiddellijk de melding Handeling succesvol afgerond : Copyright Interfisc 2018 Pagina 37 van 38

38 8 HEEFT U VRAGEN? Heeft u vragen of opmerkingen of wilt u meer weten? Wij helpen u graag op weg! Neemt u gerust contact op met uw accountmanager via onderstaande contactgegevens: BEL ONS: (0) MAIL ONS: payroll@interfisc.nl BEZOEK ONS: Stationsplein AZ Voorburg (NL) Copyright Interfisc 2018 Pagina 38 van 38