Handleiding My Interfisc Online. Voor werknemers. Interfisc BV. Versie 2.0 december 2018

Transcriptie

1 Interfisc BV Postbus NL-2508 CR Den Haag Stationsplein 4 NL-2275 AZ Voorburg 0031 (0) (0) payroll@interfisc.nl Handleiding My Interfisc Online Versie 2.0 december 2018 Voor werknemers Copyright Interfisc 2018

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Starten met My Interfisc Online... 3 A. HOE BEREIKT U MY INTERFISC ONLINE?... 3 B. WAT HEEFT U NODIG?... 3 I. HARDWARE... 3 II. BROWSERS... 3 III. SOFTWARE/APPS... 3 C. INLOGGEN... 4 I. EERSTE KEER INLOGGEN: GEBRUIKERSNAAM & WACHTWOORD... 4 II. WACHTWOORD RESETTEN... 9 III. WACHTWOORD VERGETEN OF GEBLOKKEERD... 9 D. STARTSCHERM HOOFDMENU I. HOOFDMENU II. INSTELLEN VAN VOORKEUREN ALGEMEEN A. PERSONALIA INZIEN B. UW PERSONALIA WIJZIGEN C. DOCUMENTEN D. MIJN PROFIEL I. MIJN INSTELLINGEN II. BEVEILIGING Aanvullende modules A. VERLOFMODULE (OPTIONEEL) I. VERSCHILLENDE OPTIES I. VERLOF AANVRAAG II. AFGEKEURDE VERLOFAANVRAAG III. VERLOFAANVRAAG ONGEDAAN MAKEN B. ONKOSTENDECLARATIES (OPTIONEEL) I. DECLARATIE OVERZICHT II. DECLARATIE INDIENEN Heeft u vragen? Copyright Interfisc 2018 Pagina 2 van 27

3 1 INLEIDING Via onze website heeft u 24 uur per dag en 7 dagen per week de beschikking over de personeels- & salarisgegevens van uw medewerkers in Nederland. U bent dus niet afhankelijk van onze kantoortijden! In deze handleiding leest u meer over de mogelijkheden & werkwijze van de verschillende onderdelen van My Interfisc Online. 2 STARTEN MET MY INTERFISC ONLINE Hoe bereikt u My Interfisc Online?» Via uw internetbrowser gaat u naar: Ook op kunt u via de menubalk optie login op My Interfisc Online klikken om naar de portal te gaan, alwaar u kunt inloggen» De informatie in de portal is met behulp van UNIT4 Mobile HR App ook voor de smartphone en tablet toegankelijk. Deze App kunt u downloaden via de Apple App Store of via Google Play Store. Echter de eerste login dient via een pc te gebeuren. Wat heeft u nodig? i. Hardware U heeft een pc of tablet nodig alsmede een mobiele telefoon, i.v.m. de noodzakelijke beveiliging. ii. iii. Browsers Vanwege beveiligingsredenen en om gebruik te maken van de nieuwste technologieën voor en optimaal gebruik van worden alleen de volgende browser versies toegestaan: Internet Explorer versie 9.0, 10.0 of 11.0; Chrome versie 19.0 of later; Firefox versie 13.0 of later; Safari versie 5.1 of later. Software/Apps U hoeft geen software te installeren op uw pc of tablet. Echter, met uw mobiele telefoon dient u de volgende stappen te ondernemen:» Authenticatie Op de mobiele telefoon dient de Google Authenticator of de Microsoft Authenticator App te zijn geïnstalleerd. U kunt deze App kosteloos downloaden in de Apple App Store of in de Google Play Store.» Downloaden van de Unit 4 App De Unit4 MobileHR App kunt u downloaden in de Apple App Store of in de Google Play Store. Copyright Interfisc 2018 Pagina 3 van 27

4 Inloggen i. Eerste keer inloggen: gebruikersnaam & wachtwoord Interfisc maakt een gebruikersaccount aan en verstuurt een activering met de volgende tekst:» Klik op de link Personeel & Salaris Online Hiertoe opent zich tijdens uw eerste login het onderstaande scherm:» Mocht u de voorkeur geven aan de Engelse taal dan kunt u deze hier selecteren. Copyright Interfisc 2018 Pagina 4 van 27

5 » Kies voor wachtwoord resetten, het volgende scherm verschijnt: In uw mailbox treft u een mail aan met onderstaand tekst:» Klik op de link Klik hier, het volgende scherm verschijnt:» In de daarvoor bestemde velden vult u nieuwe wachtwoord in. Het nieuwe wachtwoord dient te bestaan uit minimaal 8 karakters met een combinatie van zowel hoofdletters, kleine letters, cijfers (0 t/m 9) als niet-alfabetische tekens (bijvoorbeeld!, $ of %). Het volgende scherm verschijnt: Copyright Interfisc 2018 Pagina 5 van 27

6 » U heeft twee mogelijkheden om uw wachtwoord te herstellen o o Optie 1, via SMS-code Optie2, via een aantal beveiligingsvragen Kies u voor optie 1 dan ziet u het volgende scherm: Gebruikt u een Nederlands mobiele nummer dan vult u in: Voor buitenlandse mobiele nummers vult u in: Indien u voor optie 2 kiest dient u, tijdens de eerste login, een drietal beveiligingsvragen in te vullen, zodat u, wanneer u uw wachtwoord onverhoopt kwijtraakt of vergeet, een nieuw wachtwoord kunt aanvragen. Tevens dient u tijdens de eerste login een drietal beveiligingsvragen in te vullen, zodat u, wanneer u uw wachtwoord onverhoopt kwijtraakt of vergeet, een nieuw wachtwoord kunt aanvragen. Dit scherm ziet er als volgt uit: Copyright Interfisc 2018 Pagina 6 van 27

7 Verder adviseren wij u uit veiligheidsoverweging om met enige regelmaat, bijvoorbeeld iedere 3 of 6 maanden, uw wachtwoord te wijzigen. Sowieso zal het systeem u na 275 dagen automatisch verzoeken uw wachtwoord te wijzigen. Op de mobiele telefoon dient de Google Authenticator of de Microsoft Authenticator app te zijn geïnstalleerd.» Open de app en het volgende scherm verschijnt (Android versie):» Klik de drie puntjes aan om het optie menu te openen en kies vervolgens voor Account toevoegen. De Iphone variant maakt gebruik van een + in plaats van de drie puntjes om een account toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt: Copyright Interfisc 2018 Pagina 7 van 27

8 » Kies hier voor Werk- of schoolaccount, het volgende scherm verschijnt: Het scannen van de QR-code is de makkelijkste optie aangezien de camera al is aangezet maar er kan ook gekozen worden voor handmatige invoer. Na het instellen van het wachtwoord en de beveiligingsvragen ziet u in eerste deel het volgende scherm: Na het instellen van het wachtwoord en de beveiligingsvragen ziet u in het tweede deel het scherm de optie handmatige invoer. Wij adviseren u de QR-code te scannen. Het handmatig invoeren van een lange code is zeer foutgevoelig is! Het nieuwe account wordt automatisch aan de lijst met accounts toegevoegd zoals in onderstaande afbeelding te zien is. LET OP: onderstaande is een voorbeeld, op de plek waar het mail adres payroll@interfisc.nl staat dient uw eigen adres te staan. De zes grote blauwe cijfers dienen als authenticatiecode ingegeven te worden. Deze code ververst elke 30 seconden dus enige spoed bij het invoeren is geboden. Copyright Interfisc 2018 Pagina 8 van 27

9 Vul hier uw authenticatiecode: Via deze gebruikersnaam & wachtwoord kunt u voortaan in combinatie met de authenticator eenvoudig inloggen. ii. Wachtwoord resetten Wenst u uw wachtwoord te wijzigen, dan kunt u dat doen via beheer / mijn profiel / beveiliging. Dit scherm ziet er als volgt uit: iii. Wachtwoord vergeten of geblokkeerd U kunt maximaal 5 keer een verkeerd wachtwoord invoeren, daarna zal het systeem uw account blokkeren. In dit geval, of wanneer u uw wachtwoord vergeten bent, gaat u eerst naar de loginpagina waar u uw gebruikersnaam invult en op wachtwoord resetten klikt. Copyright Interfisc 2018 Pagina 9 van 27

10 U krijgt dan het volgende scherm te zien: Onderstaande tekst ontvangt u in uw mailbox: Copyright Interfisc 2018 Pagina 10 van 27

11 Startscherm hoofdmenu i. Hoofdmenu Wanneer u bent ingelogd verschijnt het startscherm met daarop uw dashboard: ii. Instellen van voorkeuren» Taal Via de button rechts bovenaan kunt u eenvoudig van taal switchen (Nederlands en Engels).» Beschikbare rubrieken op het dashboard Via de button rechts bovenaan kunt u aangeven welke rubrieken u op uw dashboard wilt zien. Klik op deze button en er verschijnt een uitklapmenu, waarop u de gewenste rubrieken kunt aan- of uitvinken: Copyright Interfisc 2018 Pagina 11 van 27

12 » Standaard keuzemenu Aan de linkerzijde ziet u verschillende opties, die in de volgende hoofdstukken behandeld zullen worden. Copyright Interfisc 2018 Pagina 12 van 27

13 3 ALGEMEEN Wanneer u op Algemeen klikt, kunt u kiezen uit meerdere opties. Personalia inzien In deze rubriek staan onder Personalia uw persoonlijke gegevens zoals bij ons bekend. U kunt uw personalia hier uitsluitend raadplegen. Uw personalia wijzigen Het is niet mogelijk uw persoonsgegevens zelf online te wijzigen. U dient de wijziging door te geven aan uw werkgever. Uw werkgever zal deze dan doorgeven aan Interfisc. Documenten In deze rubriek kunt u uw persoonlijke documenten raadplegen, o.a. uw salarisspecificaties vanaf 2014 en jaaropgaven vanaf In geval van uitdiensttreding bij uw huidige werkgever heeft u nog tot en met de maand april in het jaar volgend op het jaar waarin u uit dienst trad toegang tot uw gegevens. Copyright Interfisc 2018 Pagina 13 van 27

14 U kunt op verschillende manieren een selectie maken uit de beschikbare informatie:» Via het pijltje bij Type <alle> kunt u het documenttype kiezen dat u wilt bekijken.» Via de link Kolommen rechts kunt u de beschikbare informatie filteren.» Beschikbare filters zoals:» Wanneer u een specifieke salarisspecificatie zoekt, kunt u het jaar of de periode invullen in het blanco invulveld in het midden van het scherm (voorbeeld hieronder selectie jaar 2018 en periode 3 ). Copyright Interfisc 2018 Pagina 14 van 27

15 » Nadat u uw selectie heeft gemaakt krijgt u het volgende scherm te zien: U kunt op verschillende manieren de door u gewenste documenten bekijken, opslaan of printen:» U kunt in de lijst helemaal rechts op het icoontje Bekijk document klikken om het document meteen te bekijken.» Downloaden en kiezen voor openen of opslaan (als) Copyright Interfisc 2018 Pagina 15 van 27

16 Mijn profiel i. Mijn instellingen In deze rubriek kunt u uw keuze maken of u wel of niet per signalen wenst te ontvangen. Signalen zijn automatisch gegenereerde berichten vanuit het systeem die u ontvangt indien een wijziging heeft plaatsgevonden inzake uw jaaropgave(n), salarisspecificaties, declaratie of verlofaanvraag. ii. Beveiliging Het is mogelijk om signalen uit het systeem te ontvangen op een ander adres (bijvoorbeeld uw privé adres) dan het gebruikte adres van uw My Interfisc Online account. U dient hiervoor de volgende stappen te ondernemen: Copyright Interfisc 2018 Pagina 16 van 27

17 4 AANVULLENDE MODULES Verlofmodule (optioneel) Indien uw werkgever ervoor gekozen heeft gebruik te maken van de Verlofmodule, kunt u deze bereiken door in de linker menubalk te klikken op Verlof en verzuim, waarna een uitklaplijstje verschijnt: Met deze module kunt u uw verlof indienen, wijzigen of annuleren. i. Verschillende opties U kunt, afhankelijk van door u gemaakte keuzes, kiezen uit verschillende opties: 1. Verlof 2. Ziekteverzuim 3. Verlofkaart 4. Verlofaanvraag ongedaan maken Hieronder treft u op de beschikbare opties een toelichting (de hierboven getoonde optie Ziekteverzuim is op dit moment nog niet beschikbaar en zal niet behandeld worden). 1. Verlof i. Verlof aanvraag Verlofaanvragen kunnen worden ingediend via een pc, tablet of mobiele telefoon.» U kunt uw verlofaanvraag indienen via + Nieuwe verlofaanvraag Copyright Interfisc 2018 Pagina 17 van 27

18 U ziet dan het volgende start scherm:» Bij verlofaanvraag vult u de velden in.» Via het kalender icoontje selecteert u de gewenste datum.» Via het drop-down menu kies u de, door uw werkgever, beschikbaar gestelde opties.» Het aantal dagen en uren wordt voor u berekend en is afkomstig uit het bij Interfisc bekende weekrooster.» Bent u klaar met uw invoer kies dan voor één van de vier opties: concept opslaan, opslaan en indienen, annuleren of verwijderen. Copyright Interfisc 2018 Pagina 18 van 27

19 » Indien er gekozen is voor opslaan en indienen verschijnt er bovenin een groene balk met de volgende tekst:» Indien de verlofkaart nu opgeroepen wordt zal deze direct zijn bijgewerkt en zie u de volgende opmerking:» Zodra het verlof is goedgekeurd of afgewezen zal u hiervan op de hoogte worden gesteld middels een notificatie. Deze vindt u terug op uw dashboard onder het item Kennisgevingen» Indien het verlof is goedgekeurd dan is de melding (nog niet goedgekeurd) op de verlofkaart niet meer zichtbaar.» Door op Kennisgeving te klikken krijgt u de volgende informatie te zien:» Indien u geen hele dag verlof wilt opnemen maar slechts alleen enkele uren dan dient u het vakje aantal per dag aan te vinken waarna u zelf het aantal uren kunt aanpassen.» Kiest u voor deze optie dan verschijnt een maandkalender waarin u het aantal verlofuren dat u wenst op te nemen kunt noteren. Copyright Interfisc 2018 Pagina 19 van 27

20 ii. Afgekeurde verlofaanvraag Indien uw leidinggevende uw verlofaanvraag afkeurt krijgt u een melding op uw dashboard. Hier kunt u uw afgekeurde verlof opnieuw indienen of accepteren. Door op de afgewezen verlofaanvraag te klikken komen de eerder genoemde opties beschikbaar: Copyright Interfisc 2018 Pagina 20 van 27

21 » Indien het verzoek voor verlof wordt afgekeurd zal de afkeuring als Kennisgeving worden ontvangen.» De reden van de afkeuring kunt u lezen via details :» Door één van onderstaande opties te kiezen komt de keuze afwijzing accepteren of opnieuw indienen beschikbaar iii. Verlofaanvraag ongedaan maken Indien u constateert dat de ingediende verlofaanvraag niet (meer) correct is kunt u deze altijd ongedaan maken.» U selecteert Verlof in de linker menubalk van uw scherm Copyright Interfisc 2018 Pagina 21 van 27

22 U ziet dan het volgende start scherm:» Selecteer desbetreffende verlofdatum U ziet dan het volgende scherm:» Via de knop Intrekken aan de rechterzijde op uw scherm kunt u uw verlof ongedaan maken. Copyright Interfisc 2018 Pagina 22 van 27

23 2. Ziekteverzuim Deze optie is op dit moment niet beschikbaar. 3. Verlofkaart U kunt op de volgende wijze eenvoudig uw verlofkaart inzien:» U selecteert Verlof in de linker menubalk van uw scherm» Om uw verlofkaart te openen klikt u op Verlofkaart aan de rechterzijde van uw scherm: Voorbeeld verlofkaart: Copyright Interfisc 2018 Pagina 23 van 27

24 Onkostendeclaraties (optioneel) Met deze module kunt u onkostendeclaraties indienen bij uw werkgever. Indien uw werkgever ervoor gekozen heeft gebruik te maken van de module Onkostendeclaratie, kunt u deze bereiken door in de linker menubalk te klikken op Declaraties. Het indienen van onkostendeclaraties kan via een pc, tablet of mobiele telefoon. i. Declaratie overzicht U ziet een overzicht van door u eerder ingediende declaraties met daarbij een status melding per declaratie, datum van invoer en gegeven omschrijving. Via het drop-down menu kunt u eenvoudig een status selectie maken. Ook het aantal resultaten is eenvoudig aan te passen via een dropdown menu. Copyright Interfisc 2018 Pagina 24 van 27

25 ii. Declaratie indienen U wilt een nieuwe declaratie indienen. Dit doet uw door op +Declaratie toevoegen links onderaan het scherm te klikken.» U komt dan in het volgende scherm:» Bij omschrijving dient u de kostensoort in te vullen, denk bijvoorbeeld aan reiskosten, onkosten of verblijfkosten.» Bij datum dient de datum ingevuld te worden dat de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Copyright Interfisc 2018 Pagina 25 van 27

26 » Achter het datum veld ziet u een drop-down menu waar de kostensoort geselecteerd kan worden, u kunt kiezen uit: Netto reiskostenvergoeding, Onkostenvergoeding, Reiskostenvergoeding (km).» Het is belangrijk de juiste keuze bij deze kostensoort te maken. Zo dient er bij Reiskostenvergoeding (km) géén bedrag ingevuld te worden maar het aantal gereden kilometer.» Bij Netto reiskostenvergoeding en Onkostenvergoeding dienen wél bedragen ingevuld te worden.» Om de declaratie af te ronden bent u verplicht het bewijs van betaling (facturen, nota) als bijlage in de portal te up-loaden. Dit kan een PDF-, EXCEL- of JPG.bestand zijn.» Heeft u dit succesvol gedaan dan verschijnt ook de download button en kunt u de bijlage inzien door op het rechter icoon te klikken.» Als laatste stap kunt u de declaratie als concept opslaan, annuleren of opslaan en indienen. U gebruikt hiervoor de volgende buttons:» U vindt uw declaraties terug in het overzicht genoemd onder stap i.» Uw leidinggevende ontvangt uw declaratieverzoek in zijn deel van de portal en zal deze naar gelang goed- of afkeuren.» Bij het afkeuren van uw declaratie zal uw leidinggevende zijn feedback noteren. Copyright Interfisc 2018 Pagina 26 van 27

27 5 HEEFT U VRAGEN? Heeft u vragen of opmerkingen of wilt u meer weten? Wij helpen u graag op weg! Neemt u gerust contact op met uw accountmanager via onderstaande contactgegevens: BEL ONS: (0) MAIL ONS: payroll@interfisc.nl BEZOEK ONS: Stationsplein AZ Voorburg (NL) Copyright Interfisc 2018 Pagina 27 van 27