Quickstart 2.0 Power BI voor financials

Transcriptie

1 Quickstart 2.0 Power BI voor financials FIN whitepaper Door Filip van den Heuvel Bart Kemp Juli

2 Inhoud Waarom Business Intelligence juist nú zo hot is 3 Waarom Power BI? 4 Waar zit het addertje? 6 Eerst iets over de rollen binnen Power BI 7 Ons 8 stappen plan op hoofdlijnen 8 Tot slot 19 Questions and Answers 20 2

3 Een leuk blog over deze verandering (Engels) vind je hier: Waarom Business Intelligence juist nú zo hot is Sinds de jaren 90 is Business Intelligence (BI) in ontwikkeling, maar pas recent lijkt het echt door te breken en toegankelijk te worden. In een drietal golfen zijn grote stappen gezet, die telkens hun oorsprong vonden in technische innovatie. De exponentieel toegenomen opslag- en rekencapaciteit van de laatste jaren, in combinatie met de gebruikersvriendelijkheid van de App-technologie, zorgt ervoor dat het nu heel snel gaat. Men spreekt zelfs over de democratisering van data waardoor het besturen van organisaties zal gaan veranderen. 3

4 10 redenen voor Power BI Het is gemaakt vanuit de eindgebruiker waardoor technische kennis minder van belang is en het zeer gebruiksvriendelijk werkt; Power Bi is een Microsoft tool en daarom in het gebruik de natuurlijke evolutie van Excel; Microsoft investeert enorm in deze tool, elke maand zijn er relevante updates en worden de mogelijkheden binnen power BI groter; Naast de gratis versie, kost een abonnement op de veilige betaalde versie minder dan 10 euro per maand, een fractie van bijvoorbeeld SAP BW; Je kunt het vrijwel geheel zelf implementeren en draaien, omdat het eenvoudig is en er veel informatie online staat (YouTube, Microsoft, deze Whitepaper en veel forums). Eenvoudige koppeling met bronnen via meer dan 100 aanwezige veilige koppelingen; Veel voorgeprogrammeerde visualisaties van landkaarten tot grafieken waardoor je data gaat leven; Via dashboards en rapportages kun je informatie makkelijk en veilig delen met je collega s, weg met die grote Excel bestanden via de mail; Gebruikers van dashboards en rapportages kunnen zelf veilig slicen en dicen in de rapportages; Met Power BI krijg je de mogelijkheid een deel van je standaard werkzaamheden te automatiseren. Van het consolideren van rapportages, het opschonen van data tot het verspreiden ervan. Wil je meer weten? kijk dan eens op één van de volgende blogs:

5 Een reden extra: power BI... dè standaard? Toen De laatste reden waarom wij op dit moment Power BI de beste keuze vinden, is een hele simpele, Microsoft zet gewoon vaak de standaard. Wie kent nu nog Lotus 123 of Multiplan? Uiteindelijk heeft Microsoft Excel die strijd gewonnen en staat het op onze Cv s als synoniem voor het beheersen van spreadsheet programma s. Of schijf jij google docs of apple Iwork op? Nu Dat is natuurlijk onze mening, maar ook experts op ons vakgebied geven dit aan. Zo maakt Gartner elk jaar onafhankelijk inzichtelijk hoe de verschillende BI platformen zich ontwikkelen. Ontwikkeling BI tools over de jaren Combineer het bovenstaande met het feit dat Microsoft het in steeds toegankelijkere versies van haar office pakket standaard aanbied en het op steeds meer scholen in het lespakket komt en je ziet een nieuwe standaard ontstaan. Niet alleen relevant voor je eigen CV maar ook voor je continuïteit als werkgever. 5

6 Begin klein Kern team Gebruik de admin portal Connect met de database Organiseer je werk Maak je dataset Maak standaard rapportages Deel en interact veilig met rapportages Waar zit het addertje? Een BI-tool die standaard in Microsoft Office zit; te mooi om waar te zijn! Er moeten ook waarschuwingen gegeven worden: Een grootse opzet leidt vaak tot onbegrip, angst voor verandering en uiteindelijk het verlies van focus; Er blijven altijd afwegingen op het gebied van data integriteit, data security, definities en server belasting; De relatie tussen IT en de gebruikers verandert als deze laatste groep zelf nog zelfstandiger over de ruwe data beschikt; Lukt het je om hiermee om te gaan, dan krijgt jouw organisatie voor een prikje een sterke BI-tool. Jouw leven wordt makkelijker en je maakt meer impact op de business. Wij geven je een 8-stappenplan met vele tips voor een succesvolle Power BI implementatie. 6

7 Eerst iets over de rollen binnen Power BI Power BI Desktop Power BI Service Power BI Mobile Power BI Admin portal De Super user maakt en beheerst de dataset, maakt de rapportages en stelt deze beschikbaar met de Power BI desktop. De tools De Admin beheerst de gebruikersrechten, autorisatie en het systeem gebruik van alle gebruikers via de Power BI admin portal. De gebruikers bekijken de rapportages en dashboards via de Power BI service website en Power BI Mobile app en kunnen hierin zelf aan de slag. 7

8 Ons 8 stappenplan op hoofdlijnen stappenplan Begin klein De stappen 1 en 2 doe je met je team. Kern team Hiervoor heb je geen tool nodig. Dit gaat vooral over good practices en goed beginnen. Daarmee zijn deze stappen wel elementair voor je proces kwaliteit. Gebruik de admin portal Voor stap 3 gebruik je de Power BI Admin portal. Hier bepaal je gebruiks-rechten, data security, vind je event logs, etc. Connect met de database Organiseer je werk De stappen 4, 5, 6 en 7 vinden plaats in de Power Bi desktop. Maak je dataset In power BI desktop leg je de verbinding met je databron, schoon je je data op in de Query Editor, maak je een datamodel, en maak je de rapportages. Maak standaard rapportages Deel en interact veilig met rapportages Stap 8, het delen van de rapportages met anderen vind plaats via Power BI service App browser en Mobile App (Power BI Pro). Hoeveel interactie je dan toestaat met het rapport kun je van tevoren bepalen. resultaat Draagvlak en een gemotiveerd team. Een goed beheerst en veilige Power BI omgeving. Een standaard manier van werken waarin de juiste data gecombineerd wordt, direct vanuit de bron en beschikbaar wordt gemaakt voor de gebruikers. Een sterke ontsluiting van de data van de organisatie die veilig en grafisch sterk gedeeld wordt. 8

9 1 Begin klein Enkele voorbeelden: Bepaal de projectvraag en het eerste doel en houd het klein in het begin. Ga dus niet meteen dagdromen over alle big data opties, maar start net als Microsoft met de eindgebruiker in gedachte. EN Microsoft tutorial NL Leuk praktijk voorbeeld Begin eerst zelf te leren en ga daarna pas mensen overtuigen met de eerste resultaten in je hand. Bijvoorbeeld door zelf te experimenteren in een Excel-only omgeving met een dataset die je al hebt. Onze tip: begin met debiteurenouderdom, dit is vaak een grote lijst met openstaande posten die te verdelen ( slicen en dicen ) zijn in diverse karakteristieken zoals per Business Unit, per regio, Top 10 etc. Wil je liever helemaal veilig beginnen? Dan staan er ook veel oefen dashboards online waarmee je eens kunt spelen als team voordat je voor het echt gaat beginnen en er meer mensen bij moet betrekken. De wereld achter die dashboards daar zal je later kennis mee maken. EN Verschillende datasets om mee te oefenen EN Nordwind dataset incl. Youtube clip Onze tip: Pionieren kost tijd, je kunt zeker binnen power BI veel tijd besparen met een goede basis training (zoals FiN ook aanbied) hieraan wat middelen besteden in het begin, levert veel winst op tijdens je traject. NL Goed uitgewerkt Power BI voorbeeld EN Officiële Microsoft instructie 9

10 2 Vorm een klein kern team Microsoft blog over een succesvolle uitrol Nu je enige ervaring hebt opgedaan met voorbeeld dashboards en datasets ben je klaar voor de volgende stap! Daarin gaan we zorgen voor rust in de tent. Want omdat Power BI het bouwen en beheersen van data en rapportages verschuift naar de gebruikers, is het goed om spelregels af te spreken en die goed met elkaar te bewaken. Hierover is online veel informatie te vinden op diverse forums en o.a. op Onze tip is om een klein kernteam samen te stellen van mensen die Power BI ook echt gaan gebruiken en met dit kernteam de spelregels te gaan afspreken. Denk daarbij aan de volgende rollen: Een projecteigenaar: iemand die Power BI gaat supporten op managementniveau (bijv. de financieel directeur); Een projectmanager: iemand die dag dagelijks belast is met het project en de voortgang rapporteert; Projectteamleden: uitvoerders bij voorkeur uit de Finance en IT-organisatie en liefst toekomstige eindgebruikers. Wil je het draagvlak nog meer vergroten? Dan kan het handig zijn een review team op te stellen die de projecteigenaar adviseren en de voortgang bewaken. Hierin kunnen gebruikers of IT-managers zitten. Dat is handig voor de buy-in, maar ook hun kennis draagt bij aan het eindresultaat. Onze tip: Het is verstandig om een review team te benoemen als je een duurzame verandering wilt verwezenlijken en mensen wilt meekrijgen. Standaard projectmanagement is dan een heel krachtige tool. 10

11 3 Gebruik de admin portal In deze stap gaat de Power BI administrator (deze rol wordt bij voorkeur binnen de IT-afdeling belegd) aan de slag om de governance en veiligheid goed in te richten. Daarvoor gebruikt hij de Power BI Admin Portal. In deze portal heb je o.a. de volgende belangrijkste opties: Beheren van gebruikersrechten (regel het nu goed wantstraks rechten afpakken is lastig!); Event logs, waardoor je een audit trail hebt van alle wijzigingenen acties van je gebruikers; Monitoren van het Power BI gebruik; Tenant settings waardoor je specifieke rechten (downloads, publish-to-web,etc) kunt inrichten voor jouw organisatie. Regel dit ook al aan het beginzodat je later niets hoeft af te pakken of te corrigeren. Onze tips: 1 Gebruik een nieuw en algemeen adres voor de beheerder, dan voorkom je vervelende problemen als iemand uit dienst gaat met overdracht. (onze ervaring leert dat je anders nog al eens tegen operationele problemen aanloopt.) 2 Ben heel voorzichtig met publish-to-web opties omdat deze informatie vaak heel makkelijk voor anderen te vinden en te zien is. Met de Admin Portal zet je het met één klik uit! Meer informatie vind je op service-admin-portal. 11

12 4 Connect naar je data Connecten met je data gaat heel eenvoudig en is door Power BI gestandaardiseerd in 5 categoriën Microsoft heeft een goede database aangelegd waarin uitgelegd wordt hoe je contact maakt met jouw dataset. File Database Azure Online services Other Voor de koppeling naar je ERP-systeem heb je high level twee opties: Refresh data Je gebruikt een on-premises data gateway (enterprise) waardoor er geen continue belasting van het systeem is. Je plant de refresh zelf en beheerst dat via de Gateway Admin. Meer info vind je op docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-gateway-onprem. Real-time data Je zet een live connectie op zodat je data altijd actueel is. Hierdoor belast je continue het systeem en is het mogelijk dat de data in verschillende rapportages afwijkt door het tijdsverschil in productie. Daar staat uiteraard tegenover dat je altijd met de laatste data werkt. Kijk voor meer info op service-realtimestreaming. Onze tip: Ben in het begin voorzichtig met realtime data. Het heeft voor de meeste rapportages en dashboards geen toegevoegde waarde en zorgt vaak voor veel onduidelijkheden (van welk moment is jouw rapport?). Zit je te wachten op ieder moment een nieuwe versie? Werk daarom eerst aan begrip en herkenbaarheid en ga pas later bekijken of realtime data echt belangrijk is. Waarschijnlijk ga je beginnen met connectie te maken met je ERP-systeem, omdat dit een logisch startpunt is. Zo kun je gedurende de implementatie van Power BI de nieuwe rapportages eenvoudig vergelijken met de bestaande rapportages. 12

13 5 Organiseer je werk Tips van Microsoft Het is verstandig om in een vroeg stadium na te denken over de plek waar je Power BI rapportages en datasetbestanden (.PBIX) gaat opslaan. Het is verstandig om ervoor te zorgen dat de kerngroep leden te allen tijde bij alle bestanden en versies kunnen. Enkele opties zijn: Een gezamenlijke workspace aanmaken in de Power BI app omgeving waarin dashboards en rapporten kunnen worden gedeeld; Een gezamenlijke drive binnen het bedrijf; Een gedeelde folder binnen Microsoft one-drive. Zoek je wat inspiratie? Onze tips: Welke optie je ook kiest, het is belangrijk om met je team stil te staan bij de opzet. Denk dan ook meteen na over naming conventions zodat je later snel files kunt herkennen. Doe dit vanaf het begin, want voordat je er erg in hebt is het al ondoorgrondelijk geworden en eindig je met een lange lijst van rapportages waarvan je de status niet meer weet. Herstel wordt steeds lastiger. 13

14 6 Maak een geconsolideerde data set Optie 1 In principe zijn er twee opties: 1. Iedereen mag de verschillende bronnen van data gebruiken en rapportages bouwen in Power BI desktop. Voordeel: Heel flexibel en je kunt snel aan de slag; Nadeel: geen controle over gerapporteerde data, definities en datamodel, waardoor de data veiligheid niet verzekerd is en dubbel werk ontstaat. 2. Eén persoon zet de Power BI dataset klaar in de Power BI app en de overige users gebruiken deze om rapportages te maken. Voordeel: Sterk versie beheer en minder/geen dubbel werk Nadeel: Vraagt beheersstructuur of als je bron al connected is Optie 2 Onze tips: Wijs iemand aan die de dataset beheert en klaarzet. Daarmee voorkom je dubbel werk en minimaliseer je de kans op verschillende definities. Maak een goede handleiding, zet je database op een centrale plek en organiseer je back-up. 14

15 Een data set: de tabellen structuur. Zoals in nagenoeg elke data systeem kent ook Power BI een verschillend aantal tabellen, met verschillende functies. Deze tabellen maken met elkaar de dataset op. De relatieve tabel De actieve (data) tabel Deze tabel bevat statische masterdata. Bijvoorbeeld de klant gegevens. Aan een uniek klant id nummer worden verdere gegevens toegevoegd zoals: adres, telefoonnummer, etc. Deze tabel is een resultaat tabel en koppelt verschillende vormen van Masterdata aan elkaar (al dat niet verrijkt), bij een verkoop order het klant ID, product ID, etc Onze tip: Zorg ervoor dat de tabellen zuiver blijven, zo mag er geen relatieve data zichtbaar zijn in een Data tabel, anders krijg je vanzelf een masterdata probleem. Doordat de data tabel alleen gebruik maakt van de unieke nummers, zorgt bijvoorbeeld een adres wijziging er niet meteen voor dat de data tabel vertroebelt raakt. Deze aanpassing vind plaats in de veilige omgeving van de relatieve tabel, de enige koppeling is het unieke klant ID nummer. De Measure (resultaat) tabel Deze tabel bevat berekende uitkomsten als omzet, marge, etc Tabel structuur voorbeeld 15

16 7 Maken van standaard rapportages Enkele voorbeelden: Power BI heeft ongekend veel rapportage mogelijkheden en het internet barst van de tips en tricks. Je kunt op de forums van Microsoft terecht als het wat moeilijker wordt. Ook staan er talloze video s op YouTube waarin stap voor stap het bouwen van rapportages wordt uitgelegd. Een paar voorbeelden: EN Microsoft tutorial EN officiële Microsoft forums Onze tips: Bedenk vooraf wie rapportages mogen maken. In de praktijk zal blijken dat het hebben van een aantal standaardrapportages waarbinnen mensen kunnen slicen en dicen het meest effectief zijn. Denk eraan dat rechten geven makkelijker is als rechten afpakken! EN goede instructiefilm EN leuke voorbeelden Stem goed af met de latere gebruikers welke rapportages ze willen zien en wat ze nodig hebben en begin klein. Neem rapportages die direct waarde toevoegen. Voorbeeld is debiteurenouderdom. Bouw ze in je kerngroep voordat je ze gaat delen, het laatste wat je wilt is dat er straks honderden verschillende versies van hetzelfde rapport bestaan. Zorg ervoor dat je filters altijd goed zichtbaar zijn. Power BI geeft de optie om filters te synchroniseren over verschillende tabbladen. Daardoor voorkom je interpretatie fouten bij gebruikers. Op de figuur rechts zie je een voorbeeld lay-out waarop de filters aan de linkerkant zichtbaar zijn. Laatste nieuws over Power BI updates 16

17 8.1 Stel rapportages veilig beschikbaar Op legt Microsoft uit hoe je rapportages beschikbaar kunt stellen. Grofwerk zijn er 9 manieren om rapportages te delen (zie volgende pagina) en zijn er 3 licentie varianten om dat te doen: Je kunt werken met een Microsoft Premium & Report Server. Dat vergt een aanzienlijke investering vanaf per maand en levert alleen voordelen op bij hele grote gebruikers. Zie microsoft.com/en-us/power-bi/report-server/get-started voor meer info. Je kunt informatie delen via de Publish-to-Web functie. Deze is gratis en heeft als nadeel dat iedereen die de link heeft de data kan zien. Daarom raden wij het gebruik hiervan sterk af. Zie microsoft.com/en-us/power-bi/desktop-upload-desktop-files voor meer info. Je kunt alle gebruikers beheersen door ze een Pro-licentie te geven, ook als je ze alleen maar lees rechten geeft via peer-to-peer sharing. Het voordeel is dat IT de gebruikers centraal kan beheersen en je data integriteit gewaarborgd blijft. Deze optie kost minder dan 10 euro per maand per eindgebruiker. Onze tip: Ga in het begin voor optie 3. Peer-2-peer geeft de beste data beveiliging en de kosten zijn (vooral in het begin) overzichtelijk. 17

18 8.2 Stel rapportages veilig beschikbaar Power BI kent vele manieren van het delen van rapportages en dashboarden. Op dit moment kun je het op 9 manieren aanpakken: 1. Standaard delen als Dashboard en rapporten 2. Werkgroepen 3. Power BI Apps (voorheen: Content pack) 4. Publish to Web (let op: nu kan iedereen je data zien) 5. Power BI in PowerPoint 6. Power BI report server (on-premises, handig bij zeer strikte beveiliging) 7. Power BI embedded (toevoegen Power BI in eigen applicatie) 8. Deel het.pbix bestand met anderen 9. Printscreens van je Power BI rapport Onze tips: Overleg goed met elkaar hoe je informatie wilt delen. Dit is een uitgelezen kans om informatie veiliger te verspreiden binnen je organisatie (geen grote Excel bestanden meer via de mail). Data ontsluiten is een bekende versneller van succes, maar kan ook een gevaar opleveren als je het niet veilig aanpakt. Zorg ervoor dat je data goed afschermt, door veilige verbindingen, het inrichten van verschillende rollen, het kiezen van de juiste rapportage stroom en het inzetten van row level security (het inrichten van informatie scheiding op bijvoorbeeld Land niveau). In het onderstaande figuur krijg je nog wat meer inzichten in de verschillende mogelijkheden en de verschillende plus en min punten. 18

19 Tot slot Meer informatie Wil je nog meer weten? Kijk dan op onze website waar continue leuke blogs staan van onze FiNners en hun ervaringen met Power BI en waar handige documenten met nieuwe weetjes en links gepost worden. Daarnaast biedt Fin vrij toegankelijke seminars, standaard & op maat gemaakte inhouse trainingen en implementatie begeleiding aan. Altijd met het oog op een kennis overdracht van ons naar jou. Een finner inhuren als gedetacheerde financial, die naast het ontlasten van de organisatie, gezamenlijk met jou een Power BI project organiseert is een veel beproeft recept. We hopen dat we je op weg geholpen hebben met Power Bi, zoals je hebt gezien is de stap in de digitalisering vaak minder complex als je denkt als je er maar mee bezig bent! Mocht je jezelf nog afvragen hoe deze tools onze wereld gaan veranderen en waarom jij een Digitale Financiële Expert zou moeten willen zijn, kijk dan eens in de Q&A naar wat de Microsoft Q&A tool gaat betekenen voor ons. 19

20 Questions and Answers Waar zet Microsoft mijn data neer? Vaak krijgen wij de vraag: hoe is het geregeld met de data security binnen Microsoft? Microsoft moet voldoen aan de strenge data eisen van de EU en USA wetgevers. Als een gevolg daarvan blijft de data in principe binnen de regio van origine, en is de service vanuit Microsoft zo ook opgezet. Hoe zijn de query editor en de mobile app met elkaar verbonden? Dit bijgevoegde figuur laat zien hoe de data door de verschillende systemen loopt. Is mijn data veilig, wie laat microsoft erbij? Uiteindelijk is al je data in de cloud even veilig als OneDrive, Hotmail, Outlook, etc. Op deze link vind je meer informatie: Heeft Power BI audit tools voor de interne data security of hebben jullie meer tips? Er staat al veel in het stappen plan omtrent data security, op deze links vind je nog meer informatie: (Filmpje van een uur over data security voor power BI specifiek (Engels), handig voor IT) Wat is DAX taal? DAX is de functionele taal in Power BI om aangepaste berekeningen te maken. DAX is wellicht onbekend, maar het beheersen hiervan kan je enorm helpen bij het ontwikkelen van een dashboard. Ook al is dit meer voor geavanceerde gebruikers, je hoeft geen IT programmeerder te zijn om hier mee te werken. De basis leer je vrij snel, hier vind je meer informatie: Bekijk de Youtube filmpjes van DAX Fridays: playlist?list=pldz00l_jz6zym_yp8zw11o52nigfcp8pn Schaf dit boek aan: Power Pivot and Power BI van Rob Collie & Avi Singh. voor een gedetailleerde uitleg. 20

21 Questions and Answers Welke type abonnementen zijn er? Op dit moment zijn er zijn drie abonnementen. Zoals je hebt kunnen lezen in dit stappen plan gaat onze voorkeur uit naar het Share and Colleborate abonnement, omdat deze meer mogelijkheden geeft en de data security beter op orde brengt. Wat is de Q&A optie van power BI Dit is waar PowerBI echt de toekomst is, de Q&A optie is de mogelijkheid om realtime door gebruikers vragen te stellen aan power BI, waarbij power BI op basis van natural language (zoiets als het systeem van google) de vraag kan beantwoorden. Het staat nog een beetje in de kinderschoenen, maar de mogelijkheden zijn enorm, zeker nu Microsoft hier steeds meer in investeert.(sinds December 2017 is deze optie ook beschikbaar naast reports ook beschikbaar voor dashboards) De sales manager kan dan gewoon vragen: Heb je de top 10 klanten voor mij in Europa voor Cola? En power Bi zal de lijst presenteren

22 fincompany.nl 22