Quick start Power BI voor financials

Transcriptie

1 Quick start Power BI voor financials FIN whitepaper Door Filip van den Heuvel Bart Kemp Februari

2 Inhoud Waarom Business Intelligence juist nú zo hot is 3 Waarom Power BI? 4 Waar zit het addertje? 5 Eerst iets over de rollen binnen Power BI 6 Ons 8 stappen plan op hoofdlijnen 7 Tot slot 16 Questions and Answers 17 2

3 Een leuk blog over deze verandering (Engels) vind je hier: Waarom Business Intelligence juist nú zo hot is Sinds de jaren 90 is Business Intelligence (BI) in ontwikkeling, maar pas recent lijkt het echt door te breken en toegankelijk te worden. In een drietal golfen zijn grote stappen gezet, die telkens hun oorsprong vonden in technische innovatie. De exponentieel toegenomen opslag- en rekencapaciteit van de laatsten jaren, in combinatie met de gebruikersvriendelijkheid van de App-technologie, zorgt ervoor dat het nu heel snel gaat. Men spreekt zelfs over de democratisering van data waardoor het besturen van organisaties zal gaan veranderen. 3

4 Waarom Power BI? Wil je meer weten? kijk dan eens op één van de volgende blogs: Het is gemaakt vanuit de eindgebruiker waardoor technische kennis minder van belang is en het zeer gebruiksvriendelijk werkt; Power Bi is een Microsoft tool en daarom in het gebruik de natuurlijke evolutie van Excel; Microsoft investeert serieus in deze applicatie waardoor er veel nieuwe ontwikkelingen zullen volgen; Een abonnement kost maar 10 per maand (Power BI Pro) en er is zelfs een gratis versie. Een zeer beperkte investering dus vergeleken met bijvoorbeeld SAP BW; Je kunt het vrijwel geheel zelf implementeren en draaien, omdat het eenvoudig is en er veel informatie online staat (YouTube, Microsoft, deze Whitepaper en veel forums). Eenvoudige koppeling met bronnen via meer dan 100 aanwezige veilige koppelingen; Veel voorgeprogrammeerde visualisaties van landkaarten tot grafieken waardoor je data gaat leven; Dashboards en rapportages delen met je collega s kan simpel en veilig via een webbrowser, een peer-to-peer connectie of gewoon op je smartphone; Gebruikers van dashboards en rapportages kunnen zelf veilig slicen en dicen in de rapportages; 4

5 Begin klein Kern team Gebruik de admin portal Connect met de database Organiseer je werk Maak je dataset Maak standaard rapportages Deel en interact veilig met rapportages Waar zit het addertje? Een BI-tool die standaard in Microsoft Office zit; te mooi om waar te zijn! Er moeten ook waarschuwingen gegeven worden: Een grootse opzet leidt vaak tot onbegrip, angst voor verandering en uiteindelijk het verlies van focus; Er blijven altijd afwegingen op het gebied van data integriteit, data security, definities en server belasting; De relatie tussen IT en de gebruikers verandert als deze laatste groep zelf nog zelfstandiger over de ruwe data beschikt; Lukt het je om hiermee om te gaan, dan krijgt jouw organisatie voor een prikje een sterke BI-tool. Jouw leven wordt makkelijker en je maakt meer impact op de business. Wij geven je een 8-stappenplan met vele tips voor een succesvolle Power BI implementatie. 5

6 Eerst iets over de rollen binnen Power BI Power BI Desktop Power BI Service Power BI Mobile Power BI Admin portal De Super user maakt en beheerst de dataset, maakt de rapportages en stelt deze beschikbaar met de Power BI desktop. De tools De Admin beheerst de gebruikersrechten, autorisatie en het systeem gebruik van alle gebruikers via de Power BI admin portal. De gebruikers bekijken de rapportages en dashboards via de Power BI service website en Power BI Mobile app en kunnen hierin zelf aan de slag. 6

7 Ons 8 stappen plan op hoofdlijnen stappenplan Begin klein De stappen 1 en 2 doe je met je team. Kern team Hiervoor heb je geen tool nodig. Dit gaat vooral over good practices en goed beginnen. Daarmee zijn deze stappen wel elementair voor je proces kwaliteit. Gebruik de admin portal Voor stap 3 gebruik je de Power BI Admin portal. Hier bepaal je gebruiks-rechten, data security, vind je event logs, etc. Connect met de database Organiseer je werk De stappen 4, 5, 6 en 7 vinden plaats in de Power Bi desktop. Maak je dataset In power BI desktop leg je de verbinding met je databron, schoon je je data op in de Query Editor, maak je een datamodel, en maak je de rapportages. Maak standaard rapportages Deel en interact veilig met rapportages Stap 8, het delen van de rapportages met anderen vind plaats via Power BI service App browser en Mobile App (Power BI Pro). Hoeveel interactie je dan toestaat met het rapport kun je van tevoren bepalen. resultaat Draagvlak en een gemotiveerd team. Een goed beheerst en veilige Power BI omgeving. Een standaard manier van werken waarin de juiste data gecombineerd wordt, direct vanuit de bron en beschikbaar wordt gemaakt voor de gebruikers. Een sterke ontsluiting van de data van de organisatie die veilig en grafisch sterk gedeeld wordt. 7

8 1 Begin klein Enkele voorbeelden: Bepaal de projectvraag en het eerste doel en houd het klein in het begin. Ga dus niet meteen dagdromen over alle big data opties, maar start net als Microsoft met de eindgebruiker in gedachte. EN Microsoft tutorial NL Leuk praktijk voorbeeld Begin eerst zelf te leren en ga daarna pas mensen overtuigen met de eerste resultaten in je hand. Bijvoorbeeld door zelf te experimenteren in een Excel-only omgeving met een dataset die je al hebt. Onze tip: begin met debiteurenouderdom, dit is vaak een grote lijst met openstaande posten die te verdelen ( slicen en dicen ) zijn in diverse karakteristieken zoals per Business Unit, per regio, Top 10 etc. Wil je liever helemaal veilig beginnen? Dan staan er ook veel oefen dashboards online waarmee je eens kunt spelen als team voordat je voor het echt gaat beginnen en er meer mensen bij moet betrekken. De wereld achter die dashboards daar zal je later kennis mee maken. EN Verschillende datasets om mee te oefenen EN Nordwind dataset incl. Youtube clip NL Goed uitgewerkt Power BI voorbeeld EN Officiële Microsoft instructie 8

9 2 Vorm een klein kern team Meer informatie Nu je enige ervaring hebt opgedaan met voorbeeld dashboards en datasets ben je klaar voor de volgende stap! Daarin gaan we zorgen voor rust in de tent. Want omdat Power BI het bouwen en beheersen van data en rapportages verschuift naar de gebruikers, is het goed om spelregels af te spreken en die goed met elkaar te bewaken. Hierover is online veel informatie te vinden op diverse forums en o.a. op Onze tip is om een klein kernteam samen te stellen van mensen die Power BI ook echt gaan gebruiken en met dit kernteam de spelregels te gaan afspreken. Denk daarbij aan de volgende rollen: Een projecteigenaar: iemand die Power BI gaat supporten op managementniveau (bijv. de financieel directeur); Een projectmanager: iemand die dag dagelijks belast is met het project en de voortgang rapporteert; Projectteamleden: uitvoerders bij voorkeur uit de Finance en IT-organisatie en liefst toekomstige eindgebruikers. Wil je het draagvlak nog meer vergroten? Dan kan het handig zijn een review team op te stellen die de projecteigenaar adviseren en de voortgang bewaken. Hierin kunnen gebruikers of IT-managers zitten. Dat is handig voor de buy-in, maar ook hun kennis draagt bij aan het eindresultaat. Onze tip: Het is verstandig om een review team te benoemen als je een duurzame verandering wilt verwezenlijken en mensen wilt meekrijgen. Standaard projectmanagement is dan een heel krachtige tool. 9

10 3 Gebruik de admin portal In deze stap gaat de Power BI administrator (deze rol wordt bij voorkeur binnen de IT-afdeling belegd) aan de slag om de governance en veiligheid goed in te richten. Daarvoor gebruikt hij de Power BI Admin Portal. In deze portal heb je o.a. de volgende belangrijkste opties: Beheren van gebruikersrechten (regel het nu goed wantstraks rechten afpakken is lastig!); Event logs, waardoor je een audit trail hebt van alle wijzigingenen acties van je gebruikers; Monitoren van het Power BI gebruik; Tenant settings waardoor je specifieke rechten (downloads, publish-to-web,etc) kunt inrichten voor jouw organisatie. Regel dit ook al aan het beginzodat je later niets hoeft af te pakken of te corrigeren. Onze tip: ben heel voorzichtig met publish-to-web opties omdat deze informatie vaak heel makkelijk voor anderen te vinden en te zien is. Met de Admin Portal zet je het met één klik uit! Meer informatie vind je op 10

11 4 Connect naar je data Connecten met je data gaat heel eenvoudig en is door Power BI gestandaardiseerd in 5 categoriën Microsoft heeft een goede database aangelegd waarin uitgelegd wordt hoe je contact maakt met jouw dataset. File Database Azure Online services Other Voor de koppeling naar je ERP-systeem heb je high level twee opties: Refresh data Je gebruikt een on-premises data gateway (enterprise) waardoor er geen continue belasting van het systeem is. Je plant de refresh zelf en beheerst dat via de Gateway Admin. Meer info vind je op docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-gateway-onprem. Real-time data Je zet een live connectie op zodat je data altijd actueel is. Hierdoor belast je continue het systeem en is het mogelijk dat de data in verschillende rapportages afwijkt door het tijdsverschil in productie. Daar staat uiteraard tegenover dat je altijd met de laatste data werkt. Kijk voor meer info op service-realtimestreaming. Onze tip: Ben in het begin voorzichtig met realtime data. Het heeft voor de meeste rapportages en dashboards geen toegevoegde waarde en zorgt vaak voor veel onduidelijkheden (van welk moment is jouw rapport?). Zit je te wachten op ieder moment een nieuwe versie? Werk daarom eerst aan begrip en herkenbaarheid en ga pas later bekijken of realtime data echt belangrijk is. Waarschijnlijk ga je beginnen met connectie te maken met je ERP-systeem, omdat dit een logisch startpunt is. Zo kun je gedurende de implementatie van Power BI de nieuwe rapportages eenvoudig vergelijken met de bestaande rapportages. 11

12 5 Organiseer je werk Meer informatie Het is verstandig om in een vroeg stadium na te denken over de plek waar je Power BI rapportages en datasetbestanden (.PBIX) gaat opslaan. Het is verstandig om ervoor te zorgen dat de kerngroep leden ten alle tijden bij alle bestanden en versies kunnen. Enkele opties zijn: Een gezamenlijke workspace aanmaken in de Power BI app omgeving waarin dashboards en rapporten kunnen worden gedeeld; Een gezamenlijke drive binnen het bedrijf; Een gedeelde folder binnen Microsoft one-drive. Zoek je wat inspiratie? Onze tips: Welke optie je ook kiest, het is belangrijk om met je team stil te staan bij de opzet. Denk dan ook meteen na over naming conventions zodat je later snel files kunt herkennen. Doe dit vanaf het begin, want voordat je er erg in hebt is het al ondoorgrondelijk geworden en eindig je met een lange lijst van rapportages waarvan je de status niet meer weet. Herstel wordt steeds lastiger. 12

13 6 Maak een geconsolideerde data set Optie 1 Er zijn twee opties: 1. Iedereen mag de verschillende bronnen van data gebruiken en rapportages bouwen in Power BI desktop. Voordeel: Heel flexibel en je kunt snel aan de slag; Nadeel: geen controle over gerapporteerde data, definities en datamodel, waardoor de data veiligheid niet verzekerd is en dubbel werk ontstaat. 2. Eén persoon zet de Power BI dataset klaar in de Power BI app en de overige users gebruiken deze om rapportages te maken. Voordeel: Sterk versie beheer en minder/geen dubbel werk Nadeel: Vraagt beheersstructuur ( of als je bron al connected is Optie 2 Onze tips: Wijs iemand aan die de dataset beheerst en die een signaal geeft aan de rest als deze bruikbaar is; Maak een goede handleiding en zet de dataset op een centrale plek en organiseer je back-up. 13

14 7 Maken van standaard rapportages Enkele voorbeelden: Power BI heeft ongekend veel rapportage mogelijkheden en het internet barst van de tips en tricks. Je kunt op de forums van Microsoft terecht als het wat moeilijker wordt. Ook staan er talloze video s op YouTube waarin stap voor stap het bouwen van rapportages wordt uitgelegd. Een paar voorbeelden: EN Microsoft tutorial EN officiële Microsoft forums Onze tips: Bedenk vooraf wie rapportages mogen maken. In de praktijk zal blijken dat het hebben van een aantal standaardrapportages waarbinnen mensen kunnen slicen en dicen het meest effectief zijn. Denk eraan dat rechten geven makkelijker is als rechten afpakken! EN goede instructiefilm EN leuke voorbeelden Stem goed af met de latere gebruikers welke rapportages ze willen zien en wat ze nodig hebben en begin klein. Neem rapportages die direct waarde toevoegen. Voorbeeld is debiteurenouderdom. Bouw ze in je kerngroep voordat je ze gaat delen, het laatste wat je wilt is dat er straks honderden verschillende versies van hetzelfde rapport bestaan. Doe meteen aan goed versiebeheer, naming conventies en definitie beheer binnen je kerngroep. NL leuk praktijkvoorbeeld 14

15 8 Stel rapportages veilig beschikbaar Op legt Microsoft uit hoe je rapportages beschikbaar kunt stellen. Grofweg heb je drie opties: Je kunt werken met een Microsoft Premium & Report Server. Dat vergt een aanzienlijke investering vanaf per maand en levert alleen voordelen op bij hele grote gebruikers. Zie microsoft.com/en-us/power-bi/report-server/get-started voor meer info. Je kunt informatie delen via de Publish-to-Web functie. Deze is gratis en heeft als nadeel dat iedereen die de link heeft de data kan zien. Daarom raden wij het gebruik hiervan sterk af. Zie microsoft.com/en-us/power-bi/desktop-upload-desktop-files voor meer info. Je kunt alle gebruikers beheersen door ze een Pro-licentie te geven, ook als je ze alleen maar lees rechten geeft via peer-to-peer sharing. Het voordeel is dat IT de gebruikers centraal kan beheersen en je data integriteit gewaarborgd blijft. Deze optie kost 10 per maand per gebruiker. Onze tips: Ga in het begin voor optie 3. Peer-2-peer geeft de beste data beveiliging en de kosten zijn (vooral in het begin) overzichtelijk. 15

16 Tot slot Meer informatie Wil je nog meer weten? Kijk dan op onze website waar continue leuke blogs staan van onze FiNners en hun ervaringen met Power BI en waar handige documenten met nieuwe weetjes en links gepost worden. We hopen dat we je op weg geholpen hebben met Power Bi, zoals je hebt gezien is de stap in de digitalisering vaak minder complex als je denkt als je er maar mee bezig bent! Mocht je jezelf nog afvragen hoe deze tools onze wereld gaan veranderen en waarom jij een Digitale Financiële Expert zou moeten willen zijn, kijk dan eens in de Q&A naar wat de Microsoft Q&A tool gaat betekenen voor ons. 16

17 Questions and Answers Waar zet Microsoft mijn data neer? Vaak krijgen wij de vraag: hoe is het geregeld met de data security binnen Microsoft? Microsoft moet voldoen aan de strenge data eisen van de EU en USA wetgevers. Als een gevolg daarvan blijft de data in principe binnen de regio van origine, en is de service vanuit Microsoft zo ook opgezet. Hoe zijn de query editor en de mobile app met elkaar verbonden? Dit bijgevoegde figuur laat zien hoe de data door de verschillende systemen loopt. Is mijn data veilig, wie laat microsoft erbij? Uiteindelijk is al je data in de cloud even veilig als OneDrive, Hotmail, Outlook, etc. Op deze link vind je meer informatie: Heeft Power BI audit tools voor de interne data security of hebben jullie meer tips? Er staat al veel in het stappen plan omtrent data security, op deze links vind je nog meer informatie: (Filmpje van een uur over data security voor power BI specifiek (Engels), handig voor IT) Wat is DAX taal? DAX is de functionele taal in Power BI om aangepaste berekeningen te maken. DAX is wellicht onbekend, maar het beheersen hiervan kan je enorm helpen bij het ontwikkelen van een dashboard. Ook al is dit meer voor geavanceerde gebruikers, je hoeft geen IT programmeerder te zijn om hier mee te werken. De basis leer je vrij snel, hier vind je meer informatie: Bekijk de Youtube filmpjes van DAX Fridays: playlist?list=pldz00l_jz6zym_yp8zw11o52nigfcp8pn Schaf dit boek aan: Power Pivot and Power BI van Rob Collie & Avi Singh. voor een gedetailleerde uitleg. 17

18 Questions and Answers Welke type abonnementen zijn er? Op dit moment zijn er zijn drie abonnementen. Zoals je hebt kunnen lezen in di stappen plan gaat onze voorkeur uit naar het Share and Colleborate abonnement, omdat deze meer mogelijkheden geeft en de data security beter op orde brengt. Wat is de Q&A optie van power BI Dit is waar PowerBI echt de toekomst is, de Q&A optie is de mogelijkheid om realtime door gebruikers vragen te stellen aan power BI, waarbij power BI op basis van natural language (zoets als het systeem van google) de vraag kan beantwoorden. Het staat nog een beetje in de kinderschoenen, maar de mogelijkheden zijn enorm, zeker nu Microsoft hier steeds meer in investeert.(sinds December 2017 is deze optie ook beschikbaar naast reports ook beschikbaar voor dashboards) De sales manager kan dan gewoon vragen: Heb je de top 10 klanten voor mij in Europa voor Cola? En power Bi zal de lijst presenteren

19 fincompany.nl 19