Bekijk het filmpje en beantwoord de vragen.

Transcriptie

1 Opdracht Bekijk het filmpje en beantwoord de vragen. Op je werk overleg je waarschijnlijk dagelijks. Je overlegt bijvoorbeeld wie als eerste pauze gaat houden of wanneer je de nieuwe levering gaat uitpakken. Maar er zijn ook overleggen die structureel en regelmatig zijn, zoals het werkoverleg. Wat vind jij belangrijk als je overlegt? Wat zijn voorwaarden voor een goed overleg? Waar erger je je aan als je een overleg hebt?

2 Hoofdstuk 3 Werkoverleg In elk bedrijf (organisatie) wordt vergaderd. Soms heel vaak, maar soms maar twee keer per jaar. Ook in elke winkel wordt vergaderd. Dat kan gewoon een kort overleg zijn, s ochtends voordat de winkel opengaat. Het kan ook een avondoverleg zijn, omdat er bijvoorbeeld iets nieuws moet worden uitgelegd. Dan is het werkoverleg in de winkel na sluitingstijd. Kerntaak en werkproces In dit hoofdstuk komt het volgende werkproces aan de orde: B1-K2-W5 Neemt deel aan en/of leidt het werkoverleg. 3 53

3 3.1 Overleggen Het bespreken van werkzaamheden, problemen met de planning, vragen over de kantine of een voorstel voor een nieuw artikel komen vaak voor in de winkel. Het is belangrijk dat je bepaalde punten regelmatig bespreekt en dat er ook een kans is voor medewerkers om voorstellen te doen of vragen te stellen. Er zijn verschillende vormen van overleg: Werkoverleg Werkbespreking Werkoverleg formeel Werkbespreking informeel (op de werkvloer) 54

4 Werkoverleg Een werkoverleg is een structureel en gepland overleg tussen leidinggevende en medewerkers. Het is een formeel overleg. Dat betekent dat het een officieel overleg is dat verloopt volgens vaste regels. De afspraken die je tijdens een werkoverleg met elkaar maakt, leg je vast door ze op te schrijven. Een werkoverleg noem je ook wel een vergadering. Een werkoverleg heeft de volgende kenmerken: Het overleg is van tevoren gepland. Er is meestal een vaste groep deelnemers. De agendapunten (onderwerpen die je met elkaar bespreekt) liggen van tevoren vast. De afspraken die je tijdens het overleg maakt, leg je schriftelijk vast. 3 Het is verstandig om het werkoverleg op een vaste dag, op een vast tijdstip en met een bepaalde regelmaat te houden. Zo blijft het werkoverleg levend. De deelnemers zullen zo vanzelf zaken met elkaar afstemmen. Ook is er steeds gelegenheid om zaken te verbeteren. Een werkoverleg is belangrijk voor de organisatie. De voordelen van een werkoverleg zijn: Alle deelnemers krijgen tegelijk dezelfde informatie. De deelnemers kunnen direct vragen stellen en/of kritiek geven. Alle deelnemers kunnen hun kennis en kunde met elkaar delen. Je kunt met elkaar een besluit nemen. Doordat de deelnemers samen over het werk praten en nieuwe ideeën inbrengen, raken ze meer betrokken bij elkaar en bij het werk. De nadelen van een werkoverleg zijn: Iedereen moet tijd vrijmaken. Er kan vertraging in de besluitvorming optreden. Medewerkers kunnen gedemotiveerd raken doordat werkoverleg niet goed verloopt of de verwachtingen te hooggespannen waren. Als je werkt als eerste verkoper, zul je het werkoverleg gebruiken voor het doen van verbetervoorstellen. Werk je bij een filiaalbedrijf, dan zul je regelmatig bezoek krijgen van de rayonmanager. Rayonmanagers organiseren ook vaak een werkoverleg met alle filiaalmanagers, bijvoorbeeld als er nieuwe richtlijnen vanuit het hoofdkantoor komen. Werkoverleg 55

5 In een werkoverleg op het hoofdkantoor krijgen de rayonmanagers de nieuwe richtlijnen te horen. Van hen wordt verwacht dat zij deze weer meedelen aan hun filiaalmanagers. De filiaalmanagers op hun beurt organiseren voor hun eigen filiaal een werkoverleg waarin zij deze richtlijnen aan de medewerkers meedelen. Werkbespreking Een werkbespreking is een informeel overleg tussen collega s of tussen een leidinggevende en een medewerker. Het is geen officieel overleg en je legt de afspraken die je maakt niet vast. Een werkbespreking gaat altijd over de taken die je op korte termijn moet uitvoeren. Het gaat bijvoorbeeld over hoe je een taak moet uitvoeren, over de planning of hoe je een probleem moet oplossen. Werkbesprekingen kunnen dagelijks voorkomen. De werkbesprekingen verlopen niet volgens een vaste structuur.? Maak nu vraag 1 tot en met Digitaal overleg Via de telefoon, tablet of computer kun je digitaal overleg voeren. Dat doe je bijvoorbeeld als niet iedereen tegelijk in dezelfde ruimte aanwezig kan zijn. Er zijn verschillende vormen van digitaal overleg: Conference call Videoconference 56

6 Conference call Een conference call is een telefonische vergadering. Alle deelnemers bellen naar een bepaald systeem. Ze krijgen hiervoor allemaal hetzelfde telefoonnummer. Het systeem verbindt alle deelnemers vervolgens aan elkaar. Op deze manier kun je met een groep overleggen. Een conference call noem je ook wel teleconference. CONFERENCE CALL 3 Videoconference Bij een videoconference leg je via internet contact met elkaar zodat je elkaar kunt horen en zien. De deelnemers zitten achter een laptop of tablet en worden ieder door de camera op hun apparaat gefilmd. Iedere deelnemer kan hierdoor de andere deelnemers op zijn scherm zien. Bij een videoconference kunnen alle deelnemers vanaf een andere plek deelnemen aan het overleg. De een zit bijvoorbeeld op het kantoor, de ander thuis en weer een ander zit in de personeelsruimte van de winkel. Je kunt een videoconference ook combineren met het gewone werkoverleg waarbij de deelnemers wel fysiek aanwezig zijn. Je zit dan met elkaar aan een overlegtafel en maakt via videoconference verbinding met de deelnemer(s) op een andere locatie. Een videoconference kun je organiseren via bijvoorbeeld Skype of Google Hangout. 57

7 Om een videoconference uit te voeren, moeten alle deelnemers voldoen aan een aantal voorwaarden: De deelnemers moeten begrijpen hoe ze kunnen deelnemen aan een videoconference. Ze moeten de software op de juiste manier kunnen gebruiken. De deelnemers moeten allemaal een goede webcam en (ingebouwde) microfoon hebben. De deelnemers moeten een goede internetverbinding hebben. VIDEOCONFERENCE Als je deelneemt aan een videoconference moet je ervoor zorgen dat je er goed verzorgd uitziet. Trek nette kleding aan en zorg er ook voor dat de ruimte achter je netjes en opgeruimd is. Zo maak je een goede indruk. Dit is bij een officieel werkoverleg extra belangrijk. Tijdens het overleg is het ook belangrijk dat je elkaar steeds laat uitpraten. Als je door elkaar praat kan niemand je verstaan. Voor- en nadelen van digitaal overleg Een digitaal overleg heeft voor- en nadelen. Het voordeel is dat deelnemers niet op dezelfde plaats aanwezig hoeven te zijn. Hierdoor: besparen deelnemers reiskosten en reistijd kunnen deelnemers productiever werken; de tijd die ze anders kwijt waren aan reizen, kunnen ze nu gebruiken om hun taken uit te voeren is het makkelijker om een overleg te plannen kunnen deelnemers werk en privé makkelijker combineren; ze hoeven bijvoorbeeld geen oppas te regelen om bij een overleg aanwezig te zijn 58

8 De nadelen van digitaal overleg zijn: Je kunt minder makkelijk non-verbaal communiceren. Bij een conference call kun je elkaar alleen maar horen. Je kunt je boodschap daardoor niet onderbouwen met je lichaamstaal. Bij een videoconference zie je elkaar wel, maar omdat het beeld soms wat traag is en omdat meestal alleen je hoofd in beeld is, werkt non-verbale communicatie minder goed. Doordat de non-verbale communicatie minder goed werkt, praten deelnemers vaak door elkaar. Het overleg kan daardoor rommelig worden. Je bent afhankelijk van de techniek. Als bij een van de deelnemers de techniek hapert (bijvoorbeeld een slechte internetverbinding), dan verloopt het overleg minder goed. 3? Maak nu vraag Het werkoverleg Het werkoverleg heeft verschillende fasen, maar ook kun je verschillende rollen aannemen. Er bestaan drie rollen in een werkoverleg: Deelnemers Voorzitter Notulist Deelnemers Om een overleg te laten slagen is het belangrijk dat de deelnemers actief deelnemen aan het overleg. Een actieve deelnemer: brengt zijn meningen en standpunten in een discussie naar voren luistert actief naar de inbreng van anderen vraagt door op wat een andere spreker precies bedoelt reageert op vragen door antwoord te geven schrijft gemaakte afspraken op volgt de afspraken op Door actief te luisteren laat een deelnemer zien dat hij meedoet. Hij zit bijvoorbeeld rechtop en kijkt de spreker aan. Een formeel overleg, bijvoorbeeld een vergadering of werkoverleg, heeft een specifiek doel en is meestal van tevoren gepland. 59

9 Voorzitter Een formeel overleg heeft een voorzitter. Deze bereidt het overleg voor, zorgt dat er een vergaderruimte met de nodige voorzieningen beschikbaar is en zorgt dat de deelnemers aan het overleg tijdig worden uitgenodigd. De voorzitter leidt het gesprek, controleert of gemaakte afspraken voor iedereen helder zijn en zorgt ervoor dat deze afspraken duidelijk worden vastgelegd. Hij houdt ook in de gaten of tijdens het overleg gemaakte afspraken worden nagekomen. Afspraken worden niet voor niets gemaakt. Als een medewerker zich niet aan de afspraken houdt, dan kan dit gevolgen hebben voor zijn beoordeling. Hij krijgt bijvoorbeeld minder verantwoordelijkheid. Notulist Een notulist notuleert tijdens het overleg. Dit betekent dat hij opschrijft wat er wordt gezegd. Het is belangrijk dat hij bijvoorbeeld de gemaakte afspraken notuleert. Het document waar hij alles in vastlegt, noem je de notulen. Deze worden na het overleg door hem verspreidt, zodat ook iedereen die er niet bij was, weet wat er is besproken. Er kan een vaste notulist zijn, bijvoorbeeld een secretaresse, of een wisselende notulist. Bij een wisselende notulist nemen de deelnemers deze rol om beurten op zich. Fasen werkoverleg Het kan zijn dat je een keer als voorzitter moet optreden. In de afbeelding zie je welke rol je als voorzitter hebt gedurende de verschillende fasen van het overleg. Een formeel overleg bestaat uit vijf fasen: FASEN VAN HET WERKOVERLEG Voorbereiding Opening Bespreking Afronding Verslaglegging 60

10 1 Voorbereiding Een goede voorbereiding is belangrijk voor het slagen van een vergadering. Je wilt de tijd die je hebt goed en nuttig besteden. Door een goede voorbereiding weet iedereen wat er wordt verwacht en heeft de vergadering structuur. Stel de agenda op. Daarbij houd je steeds het doel van het overleg in gedachten. Organiseer het overleg. Leg de locatie, de datum, het tijdstip en de duur vast. Nodig de deelnemers tijdig uit. Stuur bij de uitnodiging ook de agenda van het werkoverleg mee. Als de deelnemers zich moeten voorbereiden door bijvoorbeeld stukken te lezen, zorg er dan voor dat ze hiervoor voldoende tijd hebben. Bereid je inhoudelijk op het overleg voor. Zijn er problemen te verwachten? Zo ja, hoe ga je die oplossen? 3 Een agenda opstellen Een werkoverleg heeft altijd een agenda. Dit is een lijst met onderwerpen die tijdens het overleg aan bod komen. De voorzitter kan voor het werkoverleg de deelnemers vragen om agendapunten in te brengen. Daarna stelt de voorzitter een voorlopige agenda op en nodigt hij de deelnemers ruim van tevoren uit voor het werkoverleg. Hij stuurt de agenda dan met de uitnodiging mee. Hier zie je een voorbeeld van een agenda. Agenda werkoverleg Plaats: kantine Datum en tijd: woensdag 22 november van tot uur. 1 Opening 2 Mededelingen 3 Notulen werkoverleg dinsdag 14 november 4 Omzet van de afgelopen week 5 Planning, acties en bezetting 6 Thema van deze week: Veilig werken in het magazijn 7 Rondvraag 8 Sluiting Een agenda heeft een aantal vaste punten die bij elk werkoverleg terugkomen. De vaste agendapunten waarmee een werkoverleg begint zijn: opening, mededelingen en notulen. Het werkoverleg sluit je meestal af met de volgende agendapunten: rondvraag en sluiting. De overige agendapunten bepaal je per bijeenkomst. Welke punten je op de agenda zet, zijn voor elke bijeenkomst weer anders. Kies agendapunten die voor alle deelnemers belangrijk zijn. En zorg ervoor dat je officiële mededelingen tijdens een werkoverleg aan bod laat komen. 61

11 Agendapunten voor een werkoverleg gaan vaak over het volgende: problemen, plannen of verbetervoorstellen werkomstandigheden de inhoud van het werk de organisatie van het werk technische middelen belangrijke ontwikkelingen in het bedrijf belangrijke ontwikkelingen rondom personeel (zoals nieuwe collega s, afscheid van collega s en ziekte) vakantieplanning Er zijn drie soorten agendapunten: gesloten agendapunt halfopen agendapunt open agendapunt Over sommige zaken heb je al een besluit genomen. Deze wil je meedelen, zonder dat erover gediscussieerd wordt. Zo n agendapunt noem je een gesloten agendapunt. Dit is bijvoorbeeld de mededeling dat er volgende week zaterdag een bijeenkomst is op het hoofdkantoor. Of dat er binnenkort een vacature wordt uitgezet. Bedenk van tevoren goed of je dit punt op de agenda wilt zetten of dat de mededeling bijvoorbeeld ook schriftelijk kan. Soms wil je een voorstel tijdens een vergadering met de deelnemers bespreken en in een volgende vergadering tot definitieve besluitvorming overgaan. Of je wilt een aantal alternatieven aan de deelnemers van de vergadering voorleggen en daarop in een volgende vergadering terugkomen. Zo n agendapunt noem je een halfopen agendapunt. De medewerkers kunnen invloed uitoefenen op het voorstel en hun mening geven. Een agendapunt waarover je wilt brainstormen, waarover je dus een open discussie met elkaar wilt voeren, noem je een open agendapunt. Bepaal bij het opstellen van de agenda van een overleg of je de diverse agendapunten als open, gesloten of halfopen gaat presenteren. Presenteer een gesloten agendapunt niet als een open of halfopen agendapunt. Dit voorkomt frustratie bij de deelnemers en tijdverlies. 2 Opening Open de vergadering met een korte inleiding. Stel de definitieve agenda vast. Misschien wil iemand een punt toevoegen of komt er een punt te vervallen. Geef ook de eindtijd van de vergadering aan. 62

12 3 Bespreking Zorg ervoor dat de agendapunten een voor een aan bod komen. Let erop dat alle deelnemers actief deelnemen aan het overleg. Het bespreken van een agendapunt kan verschillende doelen hebben, namelijk: Een beeld vormen. Alle deelnemers krijgen informatie zodat ze een idee krijgen van het doel van de vergadering. Iedereen mag er iets van zeggen of vragen stellen. Als voorzitter laat je het gesprek daarbij losjes verlopen. Een beslissing nemen. Als alle deelnemers met elkaar een beslissing moeten nemen, zorg je als voorzitter voor een duidelijke structuur. Als voorzitter vertel je eerst waarover er een beslissing genomen moet worden. Daarna begin je een discussie. Alle deelnemers mogen argumenten geven voor of tegen de beslissing. Je rondt vervolgens de discussie af. Je vat de discussie samen en trekt een conclusie, zonder je eigen mening te laten overheersen. Vervolgens vertel je wie de beslissing gaat nemen, bijvoorbeeld de leidinggevende. Als de deelnemers met elkaar een besluit moeten nemen, formuleer je het besluit en vraag je vervolgens aan de deelnemers om te stemmen. Zijn voldoende deelnemers het eens met het besluit, dan staat de beslissing vast. Als er iedereen met het besluit instemt, dan noem je dat een unaniem besluit. Je zorgt er vervolgens voor dat de beslissing wordt opgeschreven. Voortgang bespreken. Je vraagt iedereen hoe het staat met de planning en wat de knelpunten zijn. 3 4 Afronding Beëindig de bespreking met een rondvraag. Wie van de deelnemers wil nog iets opmerken of vragen? Sluit na de rondvraag het overleg formeel af. Wijs de deelnemers nog op de datum en tijd van het volgende overleg. Vraag de deelnemers eventueel welke agedapunten de volgende keer aan bod moeten komen. 5 Verslaglegging Van een werkoverleg wordt een verslag gemaakt. In het verslag staan alle beslissingen die zijn genomen en alle onderwerpen die zijn besproken. Door een verslag te schrijven leg je deze zaken vast. Je kunt hierdoor de afspraken op een later moment nog eens nalezen. Zo voorkom je dat er achteraf onduidelijkheid kan ontstaan over wat er is besproken en besloten. Soms is het verslag een beknopt besluitenlijstje, soms is het heel uitgebreid. Het vastleggen van wat er besproken is, ofwel notuleren, is de taak van een notulist. 63

13 In de notulen legt de notulist de volgende zaken vast: naam van het overleg (bijvoorbeeld: teamoverleg) datum en tijdstip van het overleg aanwezigen (voor- en achternaam) afwezigen (deelnemers die wel waren uitgenodigd, maar niet aanwezig waren) de agendapunten korte samenvatting per agendapunt: er staat opgeschreven welke afspraken er zijn gemaakt en welke beslissingen zijn genomen Als voorzitter zorg je ervoor dat alle deelnemers aan het overleg na afloop de notulen krijgen van de notulist. Vaak zijn er anderen binnen de organisatie die door middel van de notulen geïnformeerd worden over bepaalde beslissingen. Jij ziet erop toe dat ook zij een kopie van het verslag ontvangen. Valkuilen tijdens een overleg Het komt helaas vaak voor dat een overleg niet helemaal naar wens verloopt. Wees als voorzitter alert op de volgende valkuilen: Deelnemers zijn met iets anders bezig Als voorzitter moet je deelnemers hierop aanspreken en hen vragen om mee te blijven doen. Om te voorkomen dat deelnemers hun concentratie verliezen kun je de vergadering zo beknopt mogelijk proberen te houden en - als de vergadering lang duurt - op tijd pauzes inlassen of een nieuwe vergadering plannen. Er is te weinig tijd Het blijkt vaak lastig om tijdens een vergadering een strak tijdschema aan te houden. Vaak lopen vergaderingen uit. Je kunt dit voorkomen door vooraf bij elk agendapunt aan te geven hoeveel tijd er voor dat punt beschikbaar is en je hier tijdens de vergadering aan te houden. Als je het moeilijk vindt om voorzitter te zijn en tegelijkertijd de tijd in de gaten te houden, kun je één van de deelnemers vragen om de tijd te bewaken. De deelnemers doen niet actief mee Dit kan verschillende oorzaken hebben. Het kan aan de deelnemers liggen, of aan jou als voorzitter. Het kan zijn dat een deelnemer zich niet goed heeft voorbereid, niet in het agendapunt geïnteresseerd is of te verlegen is om zijn of haar mening te geven. Niet actief meedoen 64

14 Maar het kan ook zijn dat je als voorzitter niet duidelijk genoeg bent geweest in je opening, bijvoorbeeld over het doel van de vergadering en/of het agendapunt. Je moet dit dan nogmaals toelichten. Je kunt iemand ook actief bij het gesprek betrekken door hem of haar een open vraag te stellen. De deelnemers hebben onderling problemen Tijdens een zakelijk overleg kan dit storend zijn. Het is jouw taak als voorzitter ervoor te zorgen dat een discussie niet persoonlijk wordt. Als deelnemers hun onderlinge problemen niet los kunnen laten, parkeer het agendapunt dan en bespreek de onderlinge problemen na de vergadering met de betrokkenen. Afspraken nakomen In een overleg worden afspraken gemaakt. Deze moeten jij en de medewerkers nakomen. Als leidinggevende is het belangrijk dat je jouw afspraken nakomt. Je komt dan betrouwbaar over. Ook geef je hiermee het goede voorbeeld. 3 Je let er dus op dat je je eigen afspraken nakomt, maar het is ook belangrijk dat je controleert of de medewerkers dit doen. Als een medewerker dit één keer niet doet, dan hoeft dat niet meteen een probleem te zijn. Gebeurt dit structureel, dan moet je hier wel wat mee doen. Een medewerker die zijn afspraken niet nakomt, heeft een negatief effect op zijn collega s. Collega s kunnen daar bijvoorbeeld last van hebben bij hun werk en zich irriteren aan die collega. Een ander negatief effect kan zijn dat het ook andere medewerkers minder kan schelen om hun afspraken na te komen. Ze kunnen bijvoorbeeld gaan denken dat zij hun afspraken ook niet hoeven na te komen met een collega die zich niet houdt aan afspraken. Deze negatieve effecten moet je zien te voorkomen. Je kunt medewerkers op verschillende manieren stimuleren om hun afspraken na te komen, bijvoorbeeld: Wees positief. Vertel elke medewerker dat zijn rol in het team ertoe doet. Benoem het belang van het team. Geef aan dat iedereen van elkaar afhankelijk is. Vraag tussendoor hoe het gaat. Vraag ruim voordat de medewerker zijn afspraak moet nakomen hoe het ervoor staat. Help hem eventueel als hij tegen problemen aanloopt. Geef een compliment als hij al was begonnen. Geef complimenten. Bijvoorbeeld zodra de afspraak nagekomen is. Maak afspraken visueel. Noteer ze bijvoorbeeld op een planbord en zet een vinkje achter de afspraken die nagekomen zijn. 65

15 ... De vakantieplanning De afspraak is: alle vakantieplanningen uiterlijk in week 12 doorgeven. Zo heeft de teammanager de tijd om een goede personeelsplanning maken voor de zomerperiode. De meeste medewerkers geven hun vakantiedagen keurig op tijd door, maar Tim, Daphne en Boris zijn het vergeten. Wel hebben ze alle drie al hun vakantie geboekt. Tim en Boris gaan samen twee weken naar Canada en Daphne heeft een huisje geboekt op de Veluwe. Eind juni wordt het Tim, Daphne en Boris duidelijk dat ze staan ingeroosterd in de weken dat zij op vakantie willen gaan. Ze zijn alle drie in paniek, de vakantie is al geboekt en betaald en kan nu echt niet meer worden geannuleerd. De teammanager is boos: Jullie hadden jullie vakantie in week 12 al door moeten geven, die afspraak is er niet voor niets! Na een hoop gedoe lukt het uiteindelijk toch om de drie medewerkers vrij te geven. Tim, Daphne en Boris zijn opgelucht, maar volgend jaar houden ze zich toch maar aan de afspraak.? Maak nu vraag 5 tot en met Verbetervoorstellen doen Als eerste verkoper doe je verbetervoorstellen voor je winkel. Deze verbetervoorstellen kun je inbrengen in een werkoverleg. Je geeft de deelnemers uitleg over je ideeën. Vervolgens kun je met elkaar afspraken maken over het doorvoeren van je voorstel. Doe verbetervoorstellen tijdens het werkoverleg Een verbetervoorstel kun je bespreken tijdens een werkoverleg. Je zorgt er daardoor voor dat het voorstel officieel besproken wordt. Je kunt de mening vragen van de deelnemers en hun inbreng gebruiken om het voorstel eventueel te verbeteren. Door de deelnemers te betrekken bij het verbetervoorstel (en goed naar hun mening te luisteren) creëer je draagvlak. Dat betekent dat de medewerkers achter je voorstel staan en bereid zijn mee te werken aan de uitvoering ervan. 66

16 Voor het bespreken van een verbetervoorstel tijdens een werkoverleg, doorloop je de volgende stappen: Verbetervoorstel uitwerken Op de agenda zetten Presenteren tijdens het werkoverleg Discussiëren Verbeteren en/of verdedigen Afspraken maken Verbetervoorstel uitwerken Werk je verbetervoorstel uit. Dat kan in een verslag in Word of bijvoorbeeld in een presentatie in PowerPoint of Prezi. Laat het voorstel eventueel lezen door iemand zodat je nog aanpassingen kunt doen. Zorg ervoor dat alle genoemde details (feiten en cijfers) kloppen. 3 Op de agenda zetten Bedenk hoeveel tijd je tijdens het werkoverleg nodig hebt om je voorstel te bespreken. Geef dan bij de voorzitter aan dat je een verbetervoorstel op de agenda wilt zetten en hoeveel tijd je daarvoor wilt reserveren. Doe dit ruim van tevoren, zodat de voorzitter het agendapunt kan meenemen bij het rondsturen van de agenda. Eventueel kun je de voorzitter ook vragen om je uitgewerkte verbetervoorstel mee te sturen. De deelnemers kunnen je voorstel dan vooraf alvast lezen. Presenteren tijdens het werkoverleg Presenteer je verbetervoorstel tijdens het overleg. Bereid dit goed voor zodat je precies weet wat je gaat zeggen. Start met een korte inleiding. Vertel vervolgens wat het probleem is en wat je voorstel is om het te verbeteren. Gebruik eventueel hulpmiddelen om je verhaal te ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan een powerpointpresentatie of geef elke deelnemer een korte samenvatting op papier. Discussiëren Na je presentatie voer je met de deelnemers een discussie over je verbetervoorstel. Start de discussie met de vraag: Wat vinden jullie van dit verbetervoorstel? Luister goed naar wat de deelnemers zeggen. Maak eventueel aantekeningen. Noemen de deelnemers alleen maar minpunten, luister hier dan goed naar en vraag vervolgens of er ook nog pluspunten zijn. Andersom geldt hetzelfde: als de deelnemers alleen maar pluspunten noemen, vraag dan of er ook minpunten zijn. Het is belangrijk dat je zowel de min- als pluspunten te horen krijgt, zodat je een juiste afweging kunt maken bij het verbeteren van je voorstel. Belangrijk is ook dat je op de juiste manier met de kritiek van de deelnemers omgaat: er gaat kritiek komen en zie kritiek vooral als een kans om er samen een nog beter voorstel van te maken. 67

17 Verbeteren en/of verdedigen Je hebt aantekeningen gemaakt van de minpunten die de deelnemers hebben genoemd. Vat deze nog even kort samen. Vervolgens kun je het volgende doen: Verdedig de punten waar kritiek op was waar je het niet mee eens bent. Leg daarbij met argumenten uit (zonder in herhaling te vallen) waarom jouw voorstel wel een goed idee is. Verbeter de punten waar kritiek op was. Vraag de deelnemers eventueel om met je mee te denken. Neem voor het verdedigen en verbeteren kort de tijd. Kom je er in korte tijd niet uit, vertel dan dat je ermee aan de slag gaat en er bij het volgende werkoverleg op terugkomt. Het agendapunt wordt dan in dit werkoverleg afgesloten maar komt de volgende keer weer op de agenda te staan. Afspraken maken Is er voldoende draagvlak voor je verbetervoorstel (eventueel na wat kleine wijzigingen), vraag de voorzitter dan om vervolgafspraken te maken zodat het voorstel kan worden doorgevoerd. Afhankelijk van de aard van je verbetervoorstel kan dit inhouden dat je het voorstel gaat voorleggen aan je leidinggevende of aan een commissie, of dat je het voorstel meteen kunt gaan uitvoeren.? Maak nu vraag

18 3.5 Vergaderreglement Om een werkoverleg goed te laten verlopen zijn er regels of afspraken. Hierin staat hoe iedereen moet bijdragen aan het overleg. Zo n lijst van regels en afspraken noem je een vergaderreglement. Een vergaderreglement is een lijst met afspraken voor het voeren van werkoverleg. Elke organisatie kan zelf zo n reglement opstellen. Je beschrijft bijvoorbeeld wie welke rol heeft tijdens het werkoverleg en wat er van elke deelnemer wordt verwacht. Vergaderreglement Voor het werkoverleg gelden de volgende afspraken: De agenda en de uitnodiging voor het werkoverleg worden een week van tevoren verstuurd. De deelnemers bereiden het werkoverleg voor: ze lezen de notulen van de vorige keer, de agendastukken en de agendapunten voor het komende overleg. Ze maken een lijst van eventuele onduidelijkheden of onjuistheden. De deelnemers controleren voor elk werkoverleg of alle actiepunten van de vorige keer zijn uitgevoerd. De deelnemers doen actief mee aan het overleg. Ze luisteren naar de ander en laten elkaar uitspreken Door afspraken vast te leggen creëer je duidelijkheid. De deelnemers weten hierdoor goed wat er van hen wordt verwacht. Die duidelijkheid zorgt ervoor dat deelnemers beter kunnen bijdragen aan het overleg. Die positieve bijdrage is motiverend voor de deelnemer zelf en voor de andere deelnemers. Leg afspraken vast? Maak nu vraag

19 3.6 Samenvatting Een werkoverleg en een werkbespreking zijn vormen van overleg. Werkoverleg is een formeel, structureel en gepland overleg tussen leidinggevende en medewerkers. Het werkoverleg verloopt volgens vaste regels. De afspraken die tijdens het werkoverleg worden gemaakt, leg je vast. Een werkbespreking is een informeel overleg over het werk tussen leidinggevende en medewerkers of tussen medewerkers onderling. Een werkbespreking kan elke dag plaatsvinden. De afspraken leg je niet vast. Als niet alle deelnemers bij een overleg aanwezig kunnen zijn, kun je kiezen voor een conference call of een videoconference. De deelnemers kunnen vanaf een andere plek via een telefoon of een computer verbinding met elkaar maken en zo samen deelnemen aan het overleg. In een werkoverleg zijn er drie rollen te verdelen: Deelnemers: doen betrokken mee met het overleg. Voorzitter: bereidt de vergadering voor en leidt het gesprek. Notulist: schrijft mee met wat er wordt gezegd tijdens het overleg. Het werkoverleg bestaat uit een aantal fasen: X Voorbereiding: in de voorbereiding stel je een agenda op. Deze verspreid je onder alle deelnemers. Je organiseert de vergadering door bijvoorbeeld een plek en tijd te reserveren. X Opening: de voorzitter opent de vergadering met een inleiding en voegt eventueel punten toe aan de agenda. X Bespreking: bespreek elk agendapunt en let erop dat iedereen aan de beurt komt. Vat discussies samen en trek conclusies. X Afronding: Sluit de vergadering met een rondvraag. Geef nog aan wanneer het volgende overleg plaatsvindt. X Verslaglegging: de notulist heeft meegeschreven en de belangrijkste punten opgeschreven. De voorzitter zorgt ervoor dat iedereen het verslag van de notulist krijgt. Let op een aantal valkuilen tijdens het overleg: X Deelnemers zijn met iets anders bezig. X Er is te weinig tijd. X Deelnemers doen niet actief mee. Er zijn onderling problemen. X 70

20 Een verbetervoorstel kun je bespreken tijdens een werkoverleg. Je zorgt er daardoor voor dat het voorstel officieel besproken wordt. Je kunt de mening vragen van de deelnemers en hun inbreng gebruiken om het voorstel te verbeteren. Een vergaderreglement is een lijst met afspraken voor het voeren van werkoverleg. Elke organisatie kan zelf zo n reglement opstellen. Je beschrijft bijvoorbeeld wie welke rol heeft tijdens het werkoverleg en wat er van elke deelnemer wordt verwacht. 3 71

21 ? Vragen 1 Welke overlegvorm zou je in de volgende situaties inzetten? Kies uit werkoverleg en werkbespreking. a De procedure voor het afsluiten van de winkel wordt de laatste tijd niet goed doorlopen. b Een medewerker heeft een fout gemaakt bij het aanslaan van retour. c Er is een vaas kapot gevallen. Iemand moet het gaan opruimen. d Er komt binnenkort een personeelsuitje. e Er komt een nieuwe actie in de winkel. Alle medewerkers moeten hierover worden geïnformeerd. 2 Noem twee verschillen tussen formeel en informeel overleg. 3a b 4a b c Schrijf twee voordelen van werkoverleg op. Schrijf twee nadelen van werkoverleg op. Wat is volgens jou een voordeel van een videoconference? Wat is volgens jou een nadeel van een videoconference? Zou je zelf via een videoconference willen deelnemen aan een werkoverleg? Leg uit waarom. 5 Er zijn soorten agendapunten. Kies uit: open, gesloten en halfopen. a Agendapunt drie gaat over het personeelsuitje. De bedoeling is dat er een discussie wordt gevoerd over de activiteit die ze kunnen gaan doen. Tijdens het volgende overleg zal er een beslissing worden genomen. Dit is een... agendapunt. b Agendapunt vier gaat over de nieuwe cao. De leidinggevende vertelt dat er een nieuwe cao is en dat je deze binnenkort via de mail ontvangt. Dit is een... agendapunt. 72

22 Vragen 6 Lees de volgende situatiebeschrijving en beantwoord de vragen. Bij delicatessen- en wijnhandel Gruttelaer wil manager Chayenne na sluitingstijd een werkoverleg houden. Ze wil een aantal belangrijke veranderingen in de winkel aankondigen en heeft de input van haar mensen nodig. Anja is echter erg moe en wil eigenlijk naar huis. Farid wil een aantal kwesties aan de orde stellen die vooral voor hem van belang zijn. Johan en Carrie vinden het overleg meestal niet zo zinvol, maar zijn wel bereidwillig. 3 Chayenne opent het overleg en legt uit waar ze het over wil hebben. Farid vraagt meteen of hij ook punten mag inbrengen. Daar had Chayenne niet op gerekend en ze stelt voor dan maar te beginnen met zijn punten. Helaas duurt de bespreking daarvan veel langer dan ze had gedacht. Inmiddels is Anja chagrijnig en willen Johan en Carrie graag weten hoe lang het nog gaat duren. Chayenne merkt dat de aandacht van de mensen wegvalt en vertelt haar medewerkers snel wat haar plannen zijn. Ze vraagt hen om ideeën en aanvullingen bij haar door te geven. Iedereen zegt dat het wel prima is en gaat naar huis. Op weg naar huis weet Johan eigenlijk niet meer waar de vergadering over ging. Hij bedenkt ineens dat er niemand heeft genotuleerd. a b c Welke fasen van het formeel werkoverleg zie je hier terug? Welke fouten maakt Chayenne? Werk een advies voor Chayenne uit. Besteed in je advies aandacht aan wat zij de volgende keer kan doen om het overleg te structureren. Onderbouw je adviezen. 7 In een werkoverleg heeft iedereen een rol. a Beschrijf twee acties die een voorzitter uitvoert voordat een werkoverleg plaatsvindt. b Beschrijf twee acties die een voorzitter uitvoert tijdens een werkoverleg. c Wat doet een actieve deelnemer tijdens het werkoverleg? Noteer vier punten. d Wat doet een notulist tijdens het werkoverleg? 8 Wat denk je dat er gebeurt als... a er bij een overleg geen voorzitter zou zijn? b er geen notulist zou zijn? c deelnemers niet actief mee zouden doen? 73

23 Vragen 9 Tijdens een werkoverleg blijkt dat Ruud zijn afspraak niet is nagekomen. Hij zou een stelling in het magazijn opruimen, maar hij heeft dat niet gedaan. De andere medewerkers reageren geërgerd. a Wat zou je hierover zeggen tijdens het overleg? b Ruud belooft dat hij het meteen na het overleg gaat doen. Wat kun je zeggen of doen om Ruud te motiveren zich aan zijn afspraak te houden? 10 Famke heeft haar verbetervoorstel uitgewerkt in Word. Het voorstel staat voor het komende werkoverleg op de agenda. Famke twijfelt of ze haar voorstel van tevoren aan alle deelnemers zal sturen of dat ze het voorstel alleen tijdens het overleg zal presenteren. Wat zou jij haar adviseren? Ik zou het voorstel wel/niet vooraf aan de deelnemers sturen, want:... 11a b c Wat is een vergaderreglement? Wat is volgens jou het voordeel van een vergaderreglement? Welke regels zou jij in het vergaderreglement opnemen? Bedenk minstens drie regels. Plusvragen 12 Een nadeel van werkoverleg is dat het tijd kost. Vanwege het werkoverleg kunnen de deelnemers niet hun andere werkzaamheden doen. Het is daarom belangrijk om niet vaker en langer te vergaderen dan nodig is. a Hoe vaak (per week, maand of jaar) moet er volgens jou een werkoverleg zijn? Motiveer je antwoord. b Hoe kun je ervoor zorgen dat het overleg zo kort mogelijk duurt? Bedenk hiervoor drie afspraken of acties. 13 Bij een vergadering is het belangrijk dat alle deelnemers actief deelnemen. Bedenk drie afspraken of acties die ervoor zorgen dat deelnemers actief deelnemen. 74

24 * Begrippen Actieve deelnemer Een deelnemer die tijdens het overleg zijn meningen en standpunten naar voren brengt, doorvraagt en reageert op vragen. Daarnaast heeft een actieve deelnemer een actieve houding. Agenda Lijst van onderwerpen die tijdens een werkoverleg of vergadering aan bod komen. Conference call Telefonische vergadering waarbij alle deelnemers gelijktijdig met elkaar telefoneren. Formeel overleg Overleg dat verloopt volgens vaste regels. Het overleg is voorbereid en gepland. Dat wat wordt besproken wordt vastgelegd. Gesloten agendapunt Een agendapunt waarbij alleen een mededeling wordt gedaan. Halfopen agendapunt Een agendapunt waarbij je iets bespreekt waar je in een volgend werkoverleg op terugkomt om er dan pas over te beslissen. Informeel overleg Spontaan overleg dat niet gepland en voorbereid is. Notulen Verslag van wat er besproken is in een overleg. Notulist Iemand die de notulen maakt van de vergadering. Open agendapunt Een agendapunt waarover je wilt brainstormen en discussie wilt voeren. Unaniem besluit Een besluit waarmee iedereen die heeft gestemd het eens is. Vergaderreglement De regels waar je je aan moet houden in een overleg. Videoconference Overleg via internet waarbij je elkaar kunt horen en zien. Je ziet elkaar op een beeldscherm. Voorzitter De persoon die een vergadering of werkoverleg voorbereidt en het gesprek leidt. Werkbespreking Een niet-gepland informeel overleg over het werk. Werkoverleg Formeel overleg waarbij de gang van zaken op het werk wordt besproken. 3 75