Produced by WEMA VERGADEREN

Transcriptie

1 VERGADEREN

2 VERGADEREN? - Lang bij elkaar zitten en praten over actuele onderwerpen? - Discussies voeren en meningen uitwisselen? Veel mensen krijgen na verloop van tijd een hekel aan vergaderen. Er wordt te lang vergaderd, te vaak en er komt te weinig uit. WAT MOETEN WE ERMEE?

3 NIET MEER VERGADEREN? Vergaderingen kunnen echter zinvol en leuk zijn: snel, leerzaam en met goede eindresultaten. Alle deelnemers aan de vergadering moeten dan wel dezelfde regels aanhouden en met dezelfde bedoelingen deelnemen. -Hiervoor heb je een goede voorzitter nodig. -Je kunt vergaderen met verschillende doelen. Afhankelijk van het doel heeft een vergadering een ideale vorm en een bepaald soort voorzitter. -De verschillende vergadervormen kom je vaak tegen in één vergadering.

4 VERGADERMODELLEN Informatie geven Personeel informeren, pers informeren, voorlichting geven, informatieavond houden, presentatie geven Informatie uitwisselen Ervaringen uitwisselen, standpunten uitwisselen, werkoverleg, voortgang van het werk bespreken, knelpunten inventariseren, hoorzitting houden, trainen Mening vormen Discussiëren, argumenteren, evalueren, aanbod vergelijken, analyseren Ideeën ontwikkelen Brainstormen, problemen oplossen, producten bedenken, middelen bedenken, iets nieuws creëren Besluiten nemen Gezamenlijk standpunt innemen, keus maken, voorstel aannemen of verwerpen, adviseren, onderhandelingsresultaat bereiken Activiteiten plannen Ideeën uitwerken, werk structureren, afspraken maken, taken verdelen

5 De voorzitter (legenda)

6 Deelnemers (legenda)

7 Vergadermodel: Informatie geven Deelnemer Deelnemers Bekijk ook de legenda

8 Informatie geven Informatie geven Personeel informeren, pers informeren, voorlichting geven, informatieavond houden, presentatie geven Richtlijnen: De informatieverstrekkers moeten zich goed voorbereiden; indien het kan de toehoorders vooraf inlichten met informatie Gebruik een theater- of persconferentie opstelling De voorzitter is meestal de gastheer zelf, hij informeert over het doel, het onderwerp en de werkwijze en afspraken De inleider is de deskundige, de verantwoordelijke voor het onderwerp zelf. De vragen van de deelnemers zijn erop gericht de informatie helder te krijgen. Discussie wordt vermeden! De voorzitter geeft aan wie het woord voert Een samenvatting is niet altijd nodig. De voorzitter dankt de aanwezigen en sluit de bijeenkomst

9 Vergadermodel: Informatie uitwisselen Deelnemer Deelnemers Bekijk ook de legenda

10 Informatie uitwisselen Informatie uitwisselen Ervaringen uitwisselen, standpunten uitwisselen, werkoverleg, voortgang van het werk bespreken, knelpunten inventariseren, hoorzitting houden, trainen Richtlijnen: Van de deelnemers wordt verwacht dat ze informatie geven; de deelnemers moeten zich dus voorbereiden Liefst in een kring of vierkant De voorzitter is meestal de aanwezige met de hoogste functie. Deze informeert de deelnemers over het doel, onderwerp, werkwijze en afspraken van de bijeenkomst Elke aanwezige krijgt de gelegenheid informatie over het onderwerp te geven vanuit zijn expertise. De vragen van de andere deelnemers zijn erop gericht de informatie helder te krijgen. Discussie wordt vermeden! De voorzitter geeft aan wie het woord voert De voorzitter vat de verstrekte informatie samen en trekt conclusies Soms wordt hierna overlegd over de consequenties De voorzitter dankt de aanwezigen en sluit de bijeenkomst

11 Vergadermodel: Mening vormen Deelnemers Deelnemer Deelnemer Deelnemer voorzitter Bekijk ook de legenda

12 Mening vormen Mening vormen Discussiëren, argumenteren, evalueren, aanbod vergelijken, analyseren Richtlijnen: De aanwezigen zitten in een kring of vierkant De voorzitter informeert over het doel, onderwerp, belang De voorzitter geeft zelf de inleiding: situatieschets met analyse en standpuntinname De vragen zijn erop gericht de informatie helder te krijgen Discussie wordt vermeden De deelnemers geven hun visie op de kwestie De voorzitter geeft een overzicht van de verschillende standpunten De voorzitter geeft de deelnemers de gelegenheid de verschillende standpunten te bestrijden of te verdedigen De voorzitter geeft een samenvatting, globaal overzicht van standpunten en argumenten Soms wordt nog overlegd over de consequenties De voorzitter benadrukt in zijn dankwoord het nut van de bijeenkomst en geeft aan wat de volgende stappen zijn

13 Vergadermodel: Ideeën ontwikkelen voorzitter Deelnemer voorzitter voorzitter Bekijk ook de legenda

14 Ideeën ontwikkelen Ideeën ontwikkelen Brainstormen, problemen oplossen, producten bedenken, middelen bedenken, iets nieuws creëren Richtlijnen: Vaak is al voor het begin van de bijeenkomst duidelijk waarvoor de ideeën nodig zijn. Dan is een voorbereiding gewenst! Meestal betreft het een probleem waarvoor men oplossingen zoekt. Een ontspannen sfeer is noodzakelijk! Alles wordt direct visueel genoteerd Flip-over mindmap, De voorzitter is meestal de aanwezige met de hoogste functie; deze informeert over het doel, onderwerp, werkwijze Indien nodig wordt informatie gegeven over het probleem waarvoor oplossingen worden gezocht: omschrijving, ernst, oorzaken, Elke aanwezige krijgt de gelegenheid ideeën te spuien. Geen idee is te gek. Hoe wilder hoe beter! Hoe meer hoe liever. Men kan voortborduren op ideeën van anderen, verbeteren, aanvullen, Alles wordt zonder discussie geaccepteerd en genoteerd Als de ideeënstroom stopt geeft de voorzitter een globale samenvatting De voorzitter dankt de aanwezigen en schetst het vervolgtraject

15 Vergadermodel: Besluit nemen Deelnemer Deelnemers Deelnemer voorzitter Bekijk ook de legenda

16 Besluiten nemen Besluit nemen Gezamenlijk standpunt innemen, keus maken, voorstel aannemen of verwerpen, adviseren, onderhandelingsresultaat bereiken Richtlijnen: Besluitvorming is het logische vervolg op probleemoplossing De voorzitter opent de vergadering en geeft aan over welke zaak een besluit dient te worden genomen. Hij schetst het belang, de vergaderstructuur en de bevoegdheden Indien nodig wordt het voorstel eerst toegelicht Elke aanwezige krijgt de gelegenheid vragen te stellen De voorzitter vraagt de mening van de deelnemers + argumenten Eventueel worden tegenvoorstellen besproken De wijzigingsvoorstellen worden beargumenteerd De voorzitter besluit; de deelnemers stemmen in (consensus) bij blijvende onenigheid eventueel via stemming De voorzitter deelt officieel de besluiten mee en wat ermee gedaan wordt. Indien nodig wordt het vervolgtraject uitgezet (taakverdeling, communicatie, uitwerking, uitvoering, ) De voorzitter dankt de aanwezigen en sluit de bijeenkomst

17 Vergadermodel: Activiteiten plannen voorzitter Deelnemer Deelnemers voorzitter Bekijk ook de legenda

18 Activiteiten plannen Activiteiten plannen Ideeën uitwerken, werk structureren, afspraken maken, taken verdelen Richtlijnen: Als een besluit is genomen, dienen afspraken te worden gemaakt De voorzitter is meestal de aanwezige met de hoogste functie en informeert de vergadering over het doel van de bijeenkomst De voorzitter geeft aan wat de activiteit is waarvoor de aanwezigen een planning moeten gaan maken + de randvoorwaarden De opdrachtverheldering vindt plaats aan de hand van vragen (wat is de opdracht? Welk resultaat wordt verwacht? Aan welke eisen moet worden voldaan? Welke zijn de middelen?, Als de opdracht helder is, inventariseert men de fasen van een uitvoeringsplan. Wat zijn de deelactiviteiten, wat is de volgorde, wat zijn de nodige middelen. (Dit alles kan meestal zelfs vooraf gebeuren) Er wordt vastgesteld wie wat doet in welke fase of voor welke deelactiviteit Welke knelpunten zie je nu al? Zijn hiervoor oplossingen? De voorzitter zet alles op een rijtje Duidelijke verslaggeving: wie doet wat, tegen wanneer,

19 Combineren Bekijk ook de legenda

20 Combineren Richtlijnen: Veelal worden verschillende vergadermodellen door elkaar gebruikt tijdens één vergadering. Het grote gevaar hiervan is dat we alle modellen door elkaar gaan gooien en ellenlange chaotische vergaderingen creëren waarin meestal slechts enkele mensen steeds het woord voeren en vele anderen er voor spek en bonen bijzitten. De algemene toegevoegde waarde is meestal heel laag! Om dit te voorkomen kunnen we ons organiseren door vergaderingen goed voor te bereiden, mensen vooraf te informeren, voorvergaderingen te doen in beperkte groep, Probeer toch zoveel mogelijk de verschillende vergadermodellen duidelijk te scheiden in afzonderlijke vergaderingen óf eventueel de lange vergadering te onderbreken met korte pauzes.

21 TIPS Vooraf Tip 1. Kies een gezinsvriendelijk vergadertijdstip. Tip 2. Bezorg op tijd de voorbereidende documenten. Benadruk wat er van de deelnemer wordt verwacht. Suggereer de deelnemers vooraf al oplossingen, zodat ze daarover al nadenken en niet alleen over de aangehaalde problemen. Tip 3. Vermeld het einduur op de uitnodiging. Beslis hoeveel tijd elk agendapunt mag innemen om de totale vergadertijd te bepalen. Tip 4. Beslis op basis van de agendapunten of uw inbreng wel nodig is op de vergadering om tot oplossingen te komen. Wie niet nodig is, blijft beter weg.

22 TIPS Tijdens Tip 1. Kom op tijd. Tip 2. Werk met een duidelijke doelstelling per agendapunt. Zorg dat iedereen op de vergadering hiermee akkoord gaat. Grijp in als de vergadering afwijkt van haar doel en blik regelmatig terug op deze doelstellingen. Tip 3. Respecteer de afgesproken timing van een agendapunt. Werk eventueel met een vergadercoach die de tijd per agendapunt in het oog houdt. Tip 4. Neem op vergaderingen wanneer mogelijk beslissingen over problemen. Het informeren kan vooraf via intranet of de voorbereidende documenten.

23 TIPS Achteraf Tip 1. Ga na wie op de hoogte moet worden gebracht van de genomen beslissingen. Bezorg het verslag zo snel mogelijk. Tip 2. Structureer het verslag zodat meteen duidelijk is wat er beslist is. Tip 3. Vermeld systematisch wie er verantwoordelijk is voor de geplande acties en wat de status is van het agendapunt.

24 Sociale vergaderingen? Sociale vergaderingen? Soms worden vergaderingen gedaan vanuit een sociaal gevoel. Gezellig eens samenkomen om een babbeltje te slaan tussen pot en pint en ondertussen de zaken bespreken. De nadruk ligt op het gezellig samenkomen; pas in 2de instantie om iets te doen of te regelen. Dergelijke vergaderingen kunnen héél nuttig zijn omdat er tussen pot en pint en dus op een gezellige manier zaken soms sneller en gemakkelijker bespreekbaar zijn of worden Echter, dit zijn géén vergaderingen maar gezellige samenkomsten. Hou er ook rekening mee dat je dit enkel in héél beperkte kring kan doen want het rendement en de betrokkenheid van alle deelnemers ligt meestal ondermaats tot ergernis van MAAK DUS VOORAF DUIDELIJK WAT DE BEDOELING IS VAN DE VERGADERING! ZO VOORKOM JE VERKEERDE VERWACHTINGEN EN BEPERK JE FRUSTRATIES.

25 COMMUNICATIE DUIDELIJKE VOLDOENDE COMMUNICATIE

26 MINDMAPPING To-Do list check-list Lijsten Creativiteit brainstroming nieuw project planning Notities Bij problemen analyse bijsturen structuren voorbereiding Presentaties Vergadering agenda verslag