Blauwdruk en Monitoring

Transcriptie

1 Blauwdruk en Monitoring Versie: 1.3 Datum:

2 Documentrevisie en distributie Versie Datum Revisiebeschrijving Verwerkt door Schetst o.b.v. nieuwe go-live planning PP Toevoeging n.a.v. Brainstorm FV, EB, DS PP Toevoeging n.a.v. brainstorm hele projectteam PT PP Afgestemd met implementatieplan PP Input TTB plan MB PP Input projectteam (CV, IW, EB, MB, EK) PP, JK Verzonden naar QDelft PP, JK Opmerkingen QDelft (AvdM ) verwerkt PP Concept voor verzending Releasebijeenkomst PP (verzonden aan alle deelnemers en dossierhouders) Input van deelnemers Workshop Implementatie PP, JM verwerkt. Verzending aan: WAR, dossierhouders, alle deelnemers workshop en publicatie op projectwebsite Updates datums TTB doorgevoerd MB Deze versie gereed voor verzending aan Verzending aan: WAR, dossierhouders, alle deelnemers workshop en publicatie op projectwebsite Updates ivm monitor, verschoven data ivm JLu carnaval. Verzending aan: dossierhouders en publicatie op projectwebsite Datums adhv herziene planning gewijzigd. Extra PP, JLu kolom met inzicht in status van de activiteit/deadline Update van activiteiten en datums n.a.v. overleg WG, PP met projectmanager en sessie met kenniscentrum Update n.a.v. tweede monitor (reactie instellingen) PP en overleg WG en EvB Updaten n.a.v. derde monitor WG 2

3 Inhoudsopgave Inleiding... 4 Doel... 4 Werkwijze... 4 High-level (ketentest)planning... 4 Belangrijkste mijlpalen HNS Masterblauwdruk... 5 Blauwdruk Instellingen

4 Inleiding Bij de implementatie van HNS 1.0 zijn veel partijen betrokken waardoor het belangrijk is transparant te zijn over de planning en verwachtingen van alle betrokkenen. Zoals uiteengezet in het implementatieplan wordt door middel van een zogeheten blauwdruk (detailplanning) aan stakeholders duidelijkheid geboden over deze planning en verwachtingen. Op basis van de projectplannen Herbouw en Migratie, Testen, Techniek en Beheer, Implementatie wordt in dit document de overkoepelende masterblauwdruk geschetst. Tevens zijn op basis van de masterblauwdruk drie stakeholder specifieke blauwdrukken uitgewerkt (instellingen, DUO en SIS-leveranciers). Doel De blauwdruk is een instrument waarmee de gereedheid van alle betrokkenen voor golive van HNS kan worden gemonitord. De blauwdruk wordt vertaald naar een ja/nee vragenlijst. De antwoorden van deze vragenlijst per stakeholder vormt input voor de monitor en geeft inzicht of de gewenste resultaten zoals opgenomen in de blauwdruk zijn gerealiseerd. Tussentijdse monitoring geeft zowel de stakeholders zelf als de stuurgroep handvatten om waar nodig tijdig bij te sturen. Werkwijze De blauwdruk is een dynamisch document, d.w.z. dat deze indien wenselijk/nodig aangepast wordt. De blauwdruk wordt vertaald naar een vragenlijst/monitor, welke middels een enquête wordt uitgezet bij de dossierhouders. Dossierhouders of andere stakeholders kunnen wenselijke aanpassingen aandragen middels , telefonisch contact of tijdens diverse overleggen zoals releasebijeenkomsten en HO-ketenoverleggen. Tevens is tijdens het invullen van de enquête ruimte voor opmerkingen en aanvullingen. In het Studielink projectleidersoverleg worden gewenste toevoegingen besproken en vastgesteld. Dossierhouders worden via directe mail en de projectwebsite geïnformeerd over aanpassingen en updates. De laatste versie is altijd zichtbaar op de projectwebsite. Exacte momenten van monitoring staan in de blauwdruk verwerkt. De monitor wordt gedeeld met de stuurgroep, bestuur van Studielink, dossierhouders en andere betrokkenen waardoor gereedheid transparant is. Indien blijkt dat instellingen achter lopen op het terrein van gereedheid worden zij (proactief) benaderd om in gesprek te gaan en benodigde acties inzichtelijk te maken. Heeft dit geen positief effect dan wordt geëscaleerd naar de stuurgroep HNS. High-level (ketentest)planning Onderstaande figuur is de meest recente (high-level planning gericht op ketentesten) welke wordt gehanteerd in het project. 4

5 Belangrijkste mijlpalen HNS 1.0 Onderstaande datums van het overall project HNS vormen een belangrijke basis voor de blauwdruk. Mijlpaal Go-live ontkoppelpunt Go-live dashboard instellingen Datum 9 januari 2018 (gefaseerde uitrol) 18 mei 2018 (vanaf 22 mei gefaseerde uitrol) Eerste Ketentest Q april mei 2018 Eerste go-live Stuurgroep besluit HNS mei 2018 (na eerste ketentest) Tweede Ketentest Q juni juli 2018 Tweede go-live Stuurgroep besluit HNS juli 2018 (na tweede ketentest) Go-nogo Ketentest HNS augustus augustus 2018 Finale go-live Stuurgroep besluit HNS augustus 2018 Derde Ketentest (o.a. DVS HNS) 1 september t/m 30 september 2018 Release besluit Opdrachtgever HNS oktober 2018 Go-live HNS oktober 2018 Testen van met name S&P (na livegang) 1 november t/m 30 november 2018 Releasebesluit HNS december 2018 Masterblauwdruk De masterblauwdruk richt zich op alle verschillende resultaatgebieden. De uitvoering ervan gebeurt door de vier deelprojecten van HNS: - Herbouw en migratie (QDelft) - Beheer en hosting (QDelft) - Testen techniek en Beheer (Studielink) - Implementatie (Studielink) 5

6 De masterblauwdruk vormt de basis om de gereedheid voor de implementatie van de livegang voor HNS 1.0 in kaart te brengen. De verschillende resultaatgebieden die voor de implementatie worden onderkend zijn: - Livegang - Communicatie, training en documentatie - Project (met acties voor monitoring, bijeenkomsten en kwaliteitsbewaking) - Testen/aansluitingen - Datamigratie - Inrichten beheerorganisatie, servicedesk en hosting - Change en releasemanagement Voor de volgende doelgroepen wordt desgewenst de masterblauwdruk vertaald naar een eigen monitor: - Instellingen SIS-leveranciers - DUO - IND - Betaalvereniging/banken 6

7 Tabel 1: Masterblauwdruk met alle op te leveren producten/activiteiten met bijbehorende datum en verantwoordelijke. De data zijn dikgedrukt als de data zijn aangepast vergeleken met de vorige versie van de blauwdruk. Resultaatgebieden nr Datum Plan Verantwoordelijk I Livegang Nieuwe Studielink 1. Go-live Stuurgroep besluit ontkoppelpunt Stuurgroep 2. Go-live ontkoppelpunt QDelft/CACI 3. Go-live Stuurgroep besluit dashboard instellingen Stuurgroep 4. Go-live dashboard instellingen QDelft/Studielink Eerste go-live Stuurgroep besluit HNS test na 1e ketentest Stuurgroep 6. Detail planning go-live HNS gedeeld en afgestemd met stakeholders Studielink/QDelft 7. Tweede go-live Stuurgroep besluit HNS na 2e ketentest Stuurgroep EXT Go-nogo test Qdelft/Studielink RA Finale go-live Stuurgroep besluit HNS Stuurgroep 9. Derde Ketentest (o.a. DVS HNS) Studielink/QDelft Einde Releasebesluit Stuurgroep HNS Studielink 11. Go-live HNS QDelft 12. Testen van met name S&P (na livegang) Studielink/QDelft Releasebesluit Stuurgroep HNS Studielink 14. Go-live HNS 1.0 n.n.b. Studielink/QDelft 15. Huidige Studielink archiveren n.n.b. Studielink 16. Decharge Opdrachtnemer n.n.b Studielink II Communicatie, training en documentatie A Student 17. Ontwikkelen communicatiestrategie studenten Studielink 7

8 18. Informatievoorziening in applicatie Doorlopend Studielink Tekstblokken en i - pop-ups 19. Opleveren aangepaste stappenplannen gebruik frontoffice studenten Studielink 20. Implementatie communicatie-strategie studenten Studielink 21. Opleveren aangepaste VRAAGbaak ten behoeve van de go-nogo test Studielink 22. Opleveren vertalingen ten behoeve van de go-nogo test (VRAAGbaak, Studielink stappenplannen en teksten in front office student) B Instellingen 23. Concept trainingsplan (met doelgroepen en trainingsmodules per doelgroep) QDelft/Studielink 24. Afstemmen beoogd trainingsaanbod met de verschillende doelgroepen en Studielink activiteiten verwerken in blauwdruk 25. ontwikkeling van de trainingsmodules QDelft 26. inventarisatie huidige documentatie Studielink 27. ontwikkeling training inrichting dashboard QDelft 28. Plan van aanpak reviewproces handleidingen Studielink 29. Plan van aanpak opstellen nieuwe procesbeschrijvingen Studielink 30. Inrichten intekenen voor trainingsmodules Studielink 31. Publiceren/communiceren trainingsaanbod gebruik HNS voor instellingen Studielink 32. Aangepast trainingsplan op basis van de consultatieronde QDelft/Studielink 33. proces om kennisbank en VRAAGbaak voor instellingen aan te Studielink passen/vernieuwen 34. ontwikkeling training Dashbord (afhankelijk van trainingsplan) QDelft 35. reviewproces bestaande Studielink handleidingen Studielink 36. inschrijven medewerkers van instellingen voor trainingen Instellingen 37. Trainingen gebruik HNS voor instellingsmedewerkers conform trainingsplan QDelft Opleveren nieuwe versie van de handleiding Dashboard Instellingen QDelft 39. Teksten in applicatie voor instellingen compleet (Loopt door tot 1.0 release) Studielink 40. Opstellen elektronische enquête om de tevredenheid te meten over de Studielink training 41. Elektronische tevredenheidsenquête over de trainingen/trainingsplan gebruik Studielink HNS 42. Testen nieuwe versie van de handleidingen Studielink Studielink/Instellingen 43. Opleveren eerste versie van de procesbeschrijvingen voor de ketentest QDelft/Studielink 8

9 44. Planning en inhoud bulkmailingen Studielink/QDelft 45. Opleveren actueel berichtenboek met alle Studielink-berichten die aan Studielink studenten worden verstuurd 46. WCAG certificering Studielink/Qdelft III Project 47. Landelijke releasebijeenkomsten Q Studielink 48. Inrichten elektronische enquête ten behoeve van de monitoring van de Studielink readiness van de keten voor het nieuwe Studielink. 49. Inrichten website voor rapportage over de monitor (projectvoortgang visueel Studielink weergeven) 50. Uitvoeren nulmeting monitor Studielink 51. Beoordelen eerste monitorrapportage (en terugkoppelen bevindingen) Studielink 52. Inventarisatie van mogelijke impact genomen besluiten Studielink 53. Opleveren eerste monitorrapportage Studielink 54. Delen impact genomen besluiten van andere instellingen op projectsite Studielink 55. Beoordelen risico assessments instellingen Studielink 56. Updaten blauwdruk en uitvoeren monitor april Studielink 57. Opleveren monitor april Studielink 58. Landelijke releasebijeenkomsten Q Studielink 59. Updaten blauwdruk en uitvoeren monitor mei Studielink 60. Opleveren plan van aanpak uitfasering/opslaan huidige Studielink Studielink 61. Fallback 1.0 gereed en afgestemd (bij releasebijeenkomst Q2) Studielink 62. Landelijke releasebijeenkomsten Q Studielink 63. Opleveren monitorrapportage mei Studielink 64. Updaten blauwdruk en uitvoeren monitor juli Studielink 65. Opleveren monitorrapportage juli Studielink 66. Updaten blauwdruk en uitvoeren monitor september Studielink 67. Opleveren monitorrapportage september Studielink 68. Externe audit op inhoud (TO/Architectuur) n.n.b. Studielink 69. Uitgefaseerd en opgeslagen Studielink n.n.b. Studielink IV Testen/aansluitingen (TTB) 70. Master testplan gereed Studielink 71. Go-Live beslissing Ontkoppelpunt Stuurgroep Studielink 72. Deelnemers GAT Q informeren (testhandleiding, basisscenario s, uitleg Studielink bug tracker) 73. GAT Q omgeving beschikbaar QDelft 9

10 74. Planning aansluiten Ontkoppelpunt op productie gereed (met inzicht in Studielink benodigde capaciteit) 75. Benodigde documentatie aansluiten Ontkoppelpunt gereed QDelft 76. Planning delen met keten Studielink 77. GAT Q Instellingen Eind Aansluiter op ontkoppelpunt per instelling en ketenpartner is bekend Studielink 79. Aansluiting instelling testomgeving QDelft omhangen naar Test2 (als test CACI voor go-live omhangen) 80. Monitoring tool ontkoppelpunt beschikbaar voor CACI QDelft 81. Ontkoppelpunt op productie start QDelft 82. Detail test plan (DTP) ketentest 1 gereed en afgestemd Studielink/QDelft 83. Opleveren Draaiboeken Ketentest 1 en afstemmen met stakeholders QDelft/Studielink 84. Testteam samenstellen (instellingen, studenten, ketenpartijen, etc.) Studielink 85. Beschikbaarheid van benodigde testomgevingen in de keten monitoren Studielink 86. Adviesrapportage GAT Q gereed voor Stuurgroep Studielink 87. Deelnemers GAT Q informeren (testhandleiding, basisscenario s) Studielink 88. Opleveren verschillende testomgevingen QDelft 89. GAT Q omgeving beschikbaar QDelft 90. GAT Q Eind Instellingen/Studenten 91. Ketentest 1 Instellingen/SISen/QDelft/Studielink e.a Adviesrapportage GAT Q gereed voor Stuurgroep Studielink 93. Detail Test plan ketentest Studielink/QDelft 94. Inroosteren testteam Instellingen/SISen/QDelft/Studielink e.a. 95. Voorbereiding Ketentest 2 met instellingen: in kaart brengen alternatieve Studielink flows 96. Opleveren rapportage Ketentest 1 (mei) QDelft/Studielink 97. Rapportage/Communicatie testresultaten en bewaking verwerking Ketentest Studielink (mei) aan stakeholders 98. Go-nogo testplan opleveren en afstemmen met stakeholders Studielink 10

11 99. Concrete testplanning en aanpak naar livegang Studielink/QDelft 100. Deelnemers GAT Q informeren (testhandleiding, basisscenario s) Studielink 101. GAT Q omgeving beschikbaar QDelft 102. GAT Q Eind Instellingen 103. Ketentest Instellingen/SISen/QDelft/Studielink e.a. Eind Alle instellingen aangesloten op ontkoppelpunt op productie QDelft/Studielink/Instellingen 105. Opleveren rapportage ketentest QDelft/Studielink 106. Rapportage/Communicatie testresultaten en bewaking verwerking ketentest Studielink (juni) aan stakeholders 107. Ingeroosterd testteam voor de go-nogo test Studielink 108. Klaarzetten testomgeving Go-nogo test QDelft 109. Performance test HNS 0.8 rapportage QDelft Extr Go/Nogo test Qdelft/Studielink a Einde Opleveren rapportage go-nogo test QDelft/Studielink 111. Derde Ketentest (o.a. DVS HNS) Studielink/QDelft/Instellingen/SIS etc. Einde Verbinding Huidig Studielink-Ontkoppelpunt omhangen naar Het Nieuwe QDelft Studielink-Ontkoppelpunt 113. Testen (van met name S&P) Studielink/QDelft/Instellingen DIGID n.n.b. QDelft - Pre-productietest - Productietest 115. Aansluiting DUO n.n.b. QDelft 116. Aansluiting IND n.n.b. QDelft 117. Aansluiting Banken n.n.b. QDelft V Datamigratie 118. Beschrijving datasets (o.a. beschrijving bronsysteem, datamodel) Studielink 11

12 Delen uitgangspunten bron, volgorde en vorm van conversie Studielink/QDelft 120. Geanonimiseerde database ter beschikking van QDelft stellen Studielink 121. Visie datamigratie en dataconversie gereed en afgestemd met keten Studielink 122. Opstellen conversieregels gebaseerd op datasets en uitgangspunten en gekoppeld aan releaseplanning 123. Conversietool organiseren en conversieregels opnemen Studielink/QDelft QDelft Visie Studielink en QDelft datamigratie/conversie afstemmen met keten Studielink 125. Visie Studielink en QDelft met uitgangspunten migratie voorleggen aan stuurgroep Studielink QDelft 126. Opleveren plan van aanpak datamigratie QDelft 127. Valideren opgestelde conversie conversieregels Studielink Controleplan datamigratie opstellen Studielink 129. Controleplan datamigratie afstemmen met ketenpartners (tijdens Q Studielink Releasebijeenkomst) 130. Proefconversies datamigratie QDelft 131. Proefconversies beoordelen en bevindingen rapportageconversie opstellen en Studielink terugkoppelen Controle datamigratie door Studielink Studielink Software datamigratie gereed (conform plan van aanpak Datamigratie) QDelft 134. Instellingen testen conversie Instellingen 12

13 VI Inrichten beheerorganisatie, servicedesk en hosting 135. SNO (Service Niveau Overeenkomst) Ontkoppelpunt gereed QDelft 136. Opleveren beschrijving inrichting Servicedesk QDelft 137. Beheerplan QDelft afstemmen met Studielink QDelft/Studielink 138. SNO Ontkoppelpunt & Dashboard Instellingen gereed QDelft/Studielink 139. Communicatie werking Servicedesk richting instellingen omtrent go-live Studielink dashboard instellingen (specifiek gericht op incident management proces) 140. Waarborgen ingewerkt beheerteam Studielink 141. Kwaliteitstoets ingerichte beheerorganisatie Go-live dashboard Studielink 142. Opleveren definitieve systeem documentatie (technische ontwerp, QDelft architectuur etc) 143. Review systeem documentatie Studielink 144. Procedurebeschrijvingen/aanvraagformulieren gereed (ISAT, PIM, etc) Studielink/QDelft 145. Beschrijving van het ontwerp van de beheerorganisatie (Servicedesk, QDelft ontwikkelteam, beheerteam, etc.) 146. Kwaliteitstoets ingerichte beheerorganisatie Go-live HNS Studielink 147. Overlegstructuur i.c.m. andere partijen (zoals DUO, IND) na livegang Studielink 148. Nieuwe Teststrategie HNS (voor na livegang) Studielink 149. Changeboard opstellen (incl. studenten e.a. ketenpartners) Studielink VII Change- en releasemanagement 150. Beschrijven functies Studielink in het kader van het beheer: n.n.b Studielink vraagmanagement, architectuur en leveringsmanagement 151. Afstemming ontwerp en inrichting van het keten change en releaseproces met n.n.b Studielink instellingen 152. Beschrijven samenwerking team Operations en beheerorganisatie in change, n.n.b. Studielink/QDelft release en service-level-management-proces 153. Oplevering keten change en releaseproces (voor dashboard instelingen) met Studielink instellingen 154. Communiceren/afstemmen beheerplan met stakeholders Studielink Opstellen SLA s, DAP s en e.a. overeenkomsten Studielink 156. Gedetailleerde beschrijving van de werkwijze team Operations en het Studielink/QDelft Kenniscentrum in termen van taken, processen en functies (met bijbehorende verantwoordelijkheden) 157. Change- en release proces voor na go-live 4 oktober is gereed en afgestemd Studielink/ QDelft 13

14 158. Opstellen Releaseplanning na go-live Studielink 14

15 Blauwdruk Instellingen Blauwdruk instellingen 1. Doorgeven naam dossierhouder aan Studielink Deelname Releasebijeenkomst Q Geïnstalleerde projectgroep van medewerkers binnen een instelling Bekend wie de aansluiting ontkoppelpunt realiseert (Instelling of SIS?) Aansluiter op ontkoppelpunt per instelling doorgegeven aan SL Detailplanning aansluiting ontkoppelpunt is akkoord Document procesbeschrijving en stappenplan aansluiting bekend Uitvoering aansluiting ontkoppelpunt (conform afgestemde planning; verschilt per instelling) 9. Deelname GAT Q Invullen nulmeting monitor voor de instelling Acceptatie advies GAT Q ingevuld en aangeleverd Projectgroep instelling analyseert genomen besluiten (voor impact/consequenties). Studielink levert input voor impactanalyse 13. Testcapaciteit conform testdetailplanning ingepland (ketentesten, GAT, go-nogo test) Plan van aanpak Nieuwe Studielink binnen de instelling Reactie trainingsaanbod HNS Voorbereiding deelname GAT Q Landelijke releasebijeenkomsten Q Doorgeven voorkeur week toegang Dashboard Instellingen Opdracht/afstemmen (impact genomen besluiten) noodzakelijke aanpassingen SIS leveranciers Aansluiting ontkoppelpunt Test2omgeving gereed (voor deelname ketentest) Uitvoeren risicoanalyse met projectgroep binnen instelling Capaciteit dashboard uitrol ingepland (van tevoren wordt inschatting van type en hoeveelheid beschikbare capaciteit gedeeld) 23. Versturen uitkomsten risico assessment naar Studielink (indien mogelijk interessant voor andere

16 instellingen) 24. Inschrijven medewerkers voor trainingsaanbod Invullen monitor april Werking Servicedesk helder communiceren binnen instelling Deelname GAT Q Deelname Ketentest 1 (instellingen, SIS-en starten eerder) 29. Volgen training 30. Dashboard uitrol (conform met individuele instelling gecommuniceerde planning) : : Impactanalyse tussentijdse instroom (indien van toepassing) Ontwikkelen handleiding gericht op eigen instelling afhankelijk van instellingsprocessen Keten change en releaseproces met instellingen is bekend Invullen monitor mei Voorbereiding GAT Q2/ketentest 2 gereed Reactie Fall-back plan HNS Landelijke releasebijeenkomst Q (juni) Tevredenheidsenquête training ingevuld Beoordelen procesbeschrijvingen Deelname GAT Q2 41. Deelname Ketentest Reactie op nieuw change en releaseproces n.n.b. 43. Enquête met kwaliteitstoets ingerichte beheerorganisatie Capaciteit voor Go-live ingepland (conform draaiboek) Testen conversie ingepland o.b.v. Controleplan datamigratie i Testen conversie 16

17 Invullen monitor juni Deelname go-nogo test DVS test/3e ketentest Medewerkers getraind Invullen monitor september SNO instelling Studielink afgestemd Beoordelen monitorrapportage september Opschoningsactie; openstaande inschrijvingen annuleren Planning resources go-live 1.0 n.n.b 56. Inzet Go-live HNS 0.9 conform detail planning (inclusief inzet nazorg) Go-live HNS-enquête beoordelen continuïteit dienstverlening Test release Q4 (met name selectie en plaatsing) 59. Go-live Studielink 1.0 n.n.b