Bijeenkomst 2 afstemming planning nieuw Studielink

Transcriptie

1 Bijeenkomst 2 afstemming planning nieuw Studielink Aanwezigen Studielink Locatie Walter Groen Désirée Schipper Floor Veld Jolijn Lubbers Vergadercentrum Vredenburg. Tijdstip uur Aanleiding Na de zomer inzicht QDelft dat de planning onder druk stond, daardoor herschatting gedaan. Stuurgroep heeft maatregelen gevraagd waardoor we live kunnen gaan op 4 oktober. Doel van bijeenkomst Scrum hanteert tijd als leidend met momenten van voortschrijdend inzicht, nieuwe schattingsmethodiek gaf meer accurate planning en punten. Functionaliteiten zijn verder uitgewerkt en geanalyseerd, analyse is ver gevorderd, de stip aan de horizon is zichtbaar. Oktober wordt door Stuurgroep en bestuur nog steeds als livegang moment gehanteerd en staat in deze bijeenkomst niet ter discussie. Proces: notitie is gedeeld met de keten, hierover vindt op dit moment tijdens deze sessie afstemming plaatst, dit wordt verwerkt in een notitie die aan de stuurgroep wordt voorgelegd. Bedoeling is vooral om op volgende punten in gesprek te gaan: Eventuele effecten op oplevering functionaliteiten Eventuele effecten op testplanning Impact, risico s en maatregelen Maatregelen Het doel is dus input verzamelen en toetsen. Dit wordt meegenomen in het advies aan SG en bestuur, daar wordt besloten. Er is een aantal maatregelen die direct geëffectueerd zijn, na de eerste signalen is direct gestart met opschaling bij QDelft, waarvan het effect meetbaar is gebleken bij de vorige sprint, waarin substantieel meer punten behaald zijn. Ook is er bij Studielink het een en ander opnieuw georganiseerd en komt er een tester bij. Een andere maatregel is doorontwikkeling tijdens de lange freeze periode, die eerst gepland stond. De go/no-go na de eerste ketentest wordt steviger ingezet. Aanvankelijk zouden we in de zomerperiode een periode van rust hebben. We ontkomen er niet aan om ook in de zomer een aantal functionaliteiten op te leveren en door te werken. De user stories worden pessimistisch ingeschat (worst case scenario), waardoor er een stuk marge wordt ingebouwd om de user story tijdig te realiseren.

2 Prioritering en planning Het grote probleem zit precies bij het doorwerken in de zomerperiode. De capaciteit tijdens de zomerperiode is al heel erg krap. Zie slides presentatie voor de keuzes betreft de prioritering. Vraag aan zaal: is iedereen het eens met deze prioritering? Vorig jaar waren er veel problemen met het testen van S&P, dit duurde erg lang. Désirée: onderscheid maken tussen de GAT en berichtentest in November en de procestest die eventueel ook nog in de maanden januari maart kan plaatsvinden. Het grote inrichten van HNS gebeurt voordat enkele niet-noodzakelijke functionaliteiten worden opgeleverd. Dat is jammer. We merken bijvoorbeeld nu al dat knoppen niet op handige plekken zitten. Dat betekent dat we bij het inrichten tegen dit soort zaken zullen aanlopen. Het zou fijn zijn als de hoeveelheid van het testen hetzelfde blijft, omdat we capaciteit en tijd inplannen. In de testplanning staat dat functionaliteiten die niet in de ketentest aan bod hoeven te komen later worden opgeleverd. Ik neem aan dat instellingen nog wel moeten testen betreft S&P? Walter: we proberen veel werk bij QDelft en Studielink te beleggen, maar ook jullie zullen in het najaar nog het een en ander moet doen. Onderdelen S&P Enkele onderdelen van S&P zijn al opgeleverd. De onderdelen die later gebouwd zullen worden zijn: Msg53 doorgeven ranking Msg54 doorgeven plaatsing s mbt plaatsing Plaatsingsalgoritme Student schermen Deze user stories vallen onder Q4, ze worden opgeleverd in oktober/november. Dat geeft nog tijd om zaken op te lossen. In november wordt in samenhang alles getest. Op het moment dat het plaatsingsalgoritme gaat draaien is er geen fallback meer mogelijk op het oude systeem. Opmerkingen zaal/risico s : Is er wel een fallbackplan voor het plaatsingsalgoritme? Dit is namelijk een heel spannend proces. Desiree: we zullen een stappenplan uitwerken voor het geval dat. Het go/nogo moment in augustus, dan moet je ook weten of je deze zaken af gaat krijgen in november. Als jullie verwachten dit niet te redden, moet er dan al op geanticipeerd worden. Walter: bij een go/nogo kijken we terug en vooruit. We kunnen dan inschatten of we het gaat redden of niet.

3 Usability dashboard en utilities Het is heel belangrijk om zeker te weten dat in november gaat lukken als je live gaat in oktober. Anders kan je niet live gaan. Hoe zit het met msg52 en msg55? Desiree: msg55 is al ontwikkeld, msg52 wordt volgende Q ontwikkeld. Er zijn enkele zaken omtrent gebruiksvriendelijkheid die niet noodzakelijk zijn voor oplevering. Dat zijn verfraaiingen die later worden opgeleverd. Betreft berichten afplakken: hier is uit de vorige sessie ook gekomen dat dit wel nodig is voor de go live. We gaan kijken of we dit naar voren kunnen schuiven. Usability Dashboard instellingen Opmerkingen zaal/risico s: Er zitten hier een aantal functionaliteiten in waarvan het vervelend is als dat niet werkt bij de go live. Als exporteren niet mogelijk is, is het dan een optie dat QDelft een export voor ons maakt zodat wij de inrichting dan nog kunnen controleren? Er valt veel winst te behalen als QDelft dit voor ons kan doen. Desiree: dat kunnen we aan QDelft vragen. Als je teveel gaat inleveren op gebruiksvriendelijkheid, creëer je ontevredenheid onder de gebruikers die juist enthousiast moeten zijn over de applicatie. Gaat moeite kosten om dit met terugwerkende kracht te doen. Als wij de inrichting niet kunnen controleren en er gaat iets fout, dan krijgt de instelling de schuld, terwijl wij de mogelijkheid tot controle niet hadden. Er zijn functies zoals het automatisch veranderen van eerste letter voornaam in hoofdletter, die niet per se benodigd zijn voor een werkzaam dashboard, deze worden later opgeleverd. Wijziging van betaalgegevens; er wordt gekeken om dit naar voren te halen ivm het wijzigen van het IBAN nummer. Opmerkingen zaal/risico s: Bang dat we internationale studenten kwijt raken op de internationale markt als het aanmeldproces niet goed werkt. Daar zie ik hiermee wel een probleem. Desiree: het aanmelden gaat wel lukken, het kan alleen zijn dat alles in bijv. capslock binnenkomt. De betaalvereniging stelt verplicht bij DIM dat studenten hun rekening gegevens moeten kunnen aanpassen. Instellingen willen een overzicht: wat wordt er nou wel en wat wordt er niet opgeleverd. Een specifiek en gedetailleerd overzicht (e.g. wijziging betaalgegevens omvat zoveel zaken). Dat geeft instellingen ook meer vertrouwen dat SL/QDelft alles onder controle hebben. Hetzelfde geldt bij het testen, moet deze functionaliteit nou wel of niet werken? Over het testen, er wordt vaak gerefereerd naar het backlog, maar daar kunnen wij als instellingen niet bij. Erg onhandig.

4 Beheer Instellings- Beheerders- Account Op alle subtabs autoriseren moet iets op de achtergrond gedaan worden om het mogelijk te maken. Er is nu al meer mogelijk dan in het oude systeem, maar in nog niet alles is voorzien. De rollen en accounts kunnen al wel aangemaakt worden, maar nog niet weggegooid. Een oplossing voor de tussenliggende periode staat in de notitie aangegeven, wellicht dat iemand op een Helpdesk van Studielink dit kan weggooien indien dit noodzakelijk is. Bij inrichting voer je medewerkers op en daaraan worden autorisaties aangehangen. Wijzigingen daarop zijn denkbaar, hiervoor is belangrijk dat er een work-around komt (weggooien zodat de medewerker opnieuw kan worden aangemaakt/ingericht). In het kader van AVG worden alle rollen nu tegen het licht gehouden worden, wellicht dat dit betekent dat er met een tijdelijke oplossing gewerkt moet worden om totaalrollen niet uit te delen aan medewerkers. Komt er een goede handleiding betreft de rollen en rechten? Met testen probeer ik nu steeds maar wat. Desiree: er wordt momenteel gewerkt aan handleidingen. Betaalgegevens Wijzigen betaalgegevens (DIM) is besproken, gaan we proberen eerder op te leveren. DIM onder 18 jaar wordt in huidig Studielink niet ondervangen, staat wel op de rol om later te implementeren. Ondersteuning buitenlandse banken, de Deutsche Bank als instellingsbank ondersteunt geen studenten. Er is nu een work-around voor, deze work-around wordt ook in nieuw Studielink gehanteerd, maar op andere wijze. Dit wordt later geïmplementeerd. Dit wordt allemaal meegenomen in Q4. Betreft DIM onder 18, verschijnt er dan wel een bericht in Studielink voor studenten jonger dan 18? Desiree: dit kunnen we zeker tekstueel oplossen. Is er een workaround beschikbaar als studenten aangeven dat ze zelf betalen, maar niet mogen? Desiree: gaan we naar kijken. Herkenbaar Instelling De mensen binnen instellingen moeten hier goed over geïnformeerd worden door de deelnemers aan de bijeenkomst. NHTV: Wij wijzigen per september van naam en logo, dus deze functionaliteit is voor ons wel kritisch. Als je een studie intikt, dan krijg je de kaartjes met alle studies, dan is het handig als er logo s zijn zodat je gelijk kan zien bij welke instelling die studie hoort. Désirée: op elk kaartje is duidelijk de naam van de instelling aangegeven, voor de 0.9 versie moet dit volstaan.

5 Momenteel kan je vanaf de instellingswebsite doorverwijzen naar de specifieke Studielink pagina, zodat je gelijk terecht komt op de juiste studie+periode. Kan dat nog steeds? Desiree: Dat kan nog steeds, veel instellingen maken daar gebruik van. Beheer functies Het zijn grote functies, die veel tijdswinning betekenen als het later opgeleverd wordt. Ze worden in Q4 opgeleverd. Wanneer komt de ISATcode in productie? Ik neem dat er dan nog een go/nogo moment komt? Désirée: ik ga ervanuit dat al deze zaken in november beschikbaar komen om te testen. Instelling: wanneer komt het dan in productie? Walter: nog in het kalenderjaar Instelling: ik denk dat het vrij ambitieus is als instellingen in november nog moeten testen. Is het dan zo dat als ik een account van een student wil verwijderen ik een ticket kan aanmaken bij QDelft en dat ze dat voor ons doen? Désirée: dat zou een workaround kunnen zijn. Wat is hier de definitie van herinschrijvingen? Wij zijn altijd in oktober en november bezig met het herstellen van inschrijvingen. Het is belangrijk dat het duidelijk wordt hoe het allemaal precies zit met herinschrijvingen. Désirée: onder herinschrijving wordt alleen de handeling van de student op het scherm en msg25 bedoeld, niet correcties van de instelling via andere berichten, die zijn al geïmplementeerd. Wie beslist als er ruimte is dat functionaliteiten eerder worden opgeleverd? Walter: dat is onderdeel van ons werk, om de druk er bij QDelft op te houden. Dat betekent dat als er ruimte is, we ervoor zorgen dat QDelft dit soort functionaliteiten ASAP gaat opleveren. Studielink bepaalt dit. We zitten er bovenop om oktober te halen, daarvoor zijn de go/nogo momenten ook heel erg belangrijk. Op basis daarvan kunnen we de druk verhogen of op dezelfde manier doorgaan. Losse vragen zaal Komt er een aanpassing van de testplanning? Walter: ja, deze zal aangepast worden. Zou de periode van de finaletest langer kunnen? Er zijn dan veel cruciale collega s niet aanwezig. Desiree: we kunnen de testomgeving beschikbaar laten zodat er nog getest kan worden, maar dan heb je als instelling geen invloed meer op het besluit. Instelling: Dan hebben we toch twee testomgevingen nodig? Eentje voor wat er nog gaat komen en eentje voor productie? Desiree: welke testomgevingen er komen moet nog worden afgestemd. Is er al meer bekend over testen in november? Wij hebben veel mensen die na de live-gang van HNS met vakantie gaan. Walter: de precieze data zijn nog niet bekend, daar is wel tijd voor nodig. Floor: de vorige keer was het 4 weken. Instelling: je moet tijdreizen, dus dan moet er iemand 4 weken aanwezig zijn? Is het testen tot 21 augustus óf t/m 21 augustus? Walter: tot en met

6 Wat houdt gefaseerd opschalen in? Eerst is het analyseteam opgeschaald, daarna het team van programmeurs, daarna beheer. Is er nagedacht over een helpdesk voor alle vragen die studenten hebben na live-gang op 4 oktober? Ik kan me voorstellen dat de studenten anders bij instelling aankloppen. Walter: we zijn een helpdesk aan het inrichten, maar dat is niet eerste lijns hulp. Afspraak is dat deze taak bij de instellingen ligt. Wordt er iets gedaan betreft communicatie over dat het huidige Studielink gaat verdwijnen? Walter: goede vraag, daar zal zeker over gecommuniceerd worden. Daar wordt nog invulling aan gegeven. Betreft ketentest 1, moeten instellingen daarbij meetesten? Dit is namelijk al snel en we zitten ook met SIS updates. De omgeving moet worden opgebouwd etc. Walter: het is niet zo dat elke instelling moeten testen, maar we willen wel elke instelling de mogelijkheid geven. Het streven is in ieder geval dat elke SIS leverancier gaat testen met een instelling die gebruik maakt van dat SIS. Er staat zoveel informatie op de projectwebsite en we ontvangen veel informatie per . Kan er niet een kopje komen waar alleen informatie staat voor instellingen wat belangrijk is voor de implementatie? De informatie er om heen is heel handig, maar niet voor het opstarten van de implementatie binnen de instelling zelf. Informatie per doelgroep ordenen (instellingen met zelfbouw SIS, instellingen met SaaS SIS, kleine instellingen etc). En dan duidelijk maken wat er per doelgroep wordt verwacht. Walter: we zullen dit meenemen. De blauwdruk is niet up to date, er staan data in die niet kloppen, dit moet goed worden bijgehouden. Walter: klopt, dit wordt gedaan. Aanpassingen in het huidige Studielink, worden die ook meegenomen in het nieuwe Studielink? Desiree: in principe wordt alles overgezet zoals het nu is/wordt gebouwd in het huidige Studielink. Wat is de invloed van halvering collegegeld? Desiree: dit is voor Studielink geen grote aanpassing, maar bij instellingen is het heel ingrijpend. Wordt er met ons gecommuniceerd als er zaken naar voren worden geschoven door QDelft? Krijgen we een overzicht van wat we kunnen testen? Walter: dat kan, maar dat betekent dat instellingen mee gaan in de schommelingen. We kunnen ook zeggen dat het testen zo vast staat ook als er is een stukje iets eerder af dan gepland. We krijgen geen antwoord van het testteam als er zaken terugkomen uit het testen. Dit is heel kwalijk. Dat geeft ons niet het vertrouwen dat we willen hebben. Er werd ook gevraagd door het testteam om bevindingen zoveel mogelijk te bundelen, hierdoor krijg je ook dat s pas op het eind van de testperiode worden verstuurd. Zaken die worden belegd bij de productowner door het testteam, verdwijnen voor ons in een zwart gat. Die terugkoppeling komt niet terug bij ons.

7 Functionaliteiten na oplevering Functionaliteiten na oplevering Zie slides Zie slides Walter: wat ik hier uit begrijp is dat het heel scherp moet zijn wat er moeten worden getest en wanneer en wat je daar technisch voor nodig hebt. Betreft DVS: is Visacare aangehaakt? Desiree: er is afgelopen week overleg geweest met Visacare. Wordt de Studielink foto opgeleverd voor het geval van calamiteiten? Desiree: ja de FOTO wordt ontwikkeld voordat we live gaan. Hetzelfde geldt voor management informatie.