Agenda ledenvergadering Golfclub Landgoed Bergvliet d.d

Transcriptie

1 Agenda ledenvergadering Golfclub Landgoed Bergvliet d.d Opening De heer Rob Knol zal de vergadering voorzitten 2 Verslag van de kascontrole commissie In verband met andere afspraken zal eerst de kascontrole commissie het woord krijgen. De commissie bestaat uit de heren Van Rooyen en van Ommeren. Dhr. Van Ommeren zal verslag doen van de bevindingen tijdens de kascontrole. 3 Decharge bestuur voor het gevoerde financiële beleid over Mededelingen vanuit het bestuur o.a. Afmeldingen Automatisering 5 Notulen ALV 4 juli Beleidsplan De heer Knol zal een toelichting geven op het beleidsplan. Na de toelichting krijgt u de gelegenheid tot vragen stellen en kunt u opmerkingen plaatsten. 7 Begroting 2014/prognose realisatie Commissies - Communicatie commissie - Competitiecommissie - Handicap- en regelcommissie - Jeugdcommissie - Wedstrijdcommissie 9 Bestuursverkiezing Het bestuur stelt aan de vergadering voor om de heer Wil Huijben te benoemen als bestuurslid van de vereniging. Tevens zal de voorzitter voor het bestuur gekozen worden. Het bestuur zal hiervoor in de vergadering de kandidaat bekend maken. 10 Vanuit de stichting - De heer Paul Wesel zal namens de stichting ons bijpraten omtrent de actuele situatie van de stichting.

2 - Het promotieteam van de stichting zal zich voostellen en ons op de hoogte brengen van de plannen voor de komende periode. 11 Rondvraag Wij willen u verzoeken de vragen voor de rondvraag vooraf schriftelijk uiterlijk 25 november in te dienen. 12 Sluiting ceesvnispen@hotmail.com

3 Notulen van de extra Algemene Ledenvergadering 4 juli 2013 Aanwezige bestuursleden: Afwezige bestuursleden: Ton van Oijen (voorzitter) René Holdtgrefe Rob Knol Jan Zandberg Aanwezige leden: 21 Verslag: Jan Zandberg Cees van Nispen (secretaris) Ed Feskens (penningmeester) Opening en welkom De heer Rob Knol opent om uur de vergadering. Hij heet de aanwezigen van harte welkom en stelt zichzelf kort voor. Gezien de belangrijke rol van de heer Ton van Oijen als waarnemend penningmeester in deze extra ledenvergadering zal Rob Knol in deze algemene ledenvergadering als voorzitter fungeren. Hij neemt deze taak op zich omdat Ed Feskens afwezig is i.v.m. vakantie en Cees van Nispen verhinderd is. De voorzitter biedt namens het bestuur excuses aan omdat een aantal zaken in deze extra ledenvergadering niet behandeld kunnen worden zoals in de agenda was gepland. In de algemene ledenvergadering van 23 mei 2013 was afgesproken, wat in overeenstemming is met de statuten, dat deze extra ledenvergadering gehouden zou worden voor 1 juli om de financiële cijfers over 2012 te behandelen. Excuses daarom voor het te laat houden van deze ledenvergadering en voor het late moment van toesturen van de stukken. Daarnaast heeft er helaas ook geen kas controle plaats gevonden, zodat het bestuur ook geen décharge kan krijgen voor het gevoerde financieel beleid. Dit betekent tevens dat als we de agenda volgen de financiële stukken, die door Ton van Oijen zullen worden gepresenteerd, alleen ter informatie dienen. De kascontrolecommissie zal bij monde van Pierre Jansen een verklaring geven. Na deze punten zal door de voorzitter een voorstel worden gedaan hoe nu verder met de jaarcijfers De ledenvergadering gaat akkoord met het volgen van de agenda met de voornoemde beperkingen. 2. Ingekomen stukken van dhr. Bert Broeders betreffende het te laat houden van deze ALV. Dit is behandeld bij het vorige punt. Afmeldingen zijn ontvangen van de volgende leden: Dhr. van Stokkom Mevr. Maenhout Dhr. van der Heijden Dhr/Mevr. Vandeweijer Dhr. Franken Dhr. van Rooyen

4 Dhr. Baijens Dhr. Deelen Dhr. Vogt 3. Notulen ALV 23 mei 2013 De notulen worden redactioneel en inhoudelijk doorgenomen. Mevr. Marja van der Broek meldt dat haar naam verkeerd geschreven is op pagina 2 bij de afmeldingen. Verder zijn er geen opmerkingen. De notulen worden met dank aan de notulist en secretaris vastgesteld. De voorzitter wil nog even terugkomen op enkele actiepunten voor het bestuur uit de notulen. - duidelijkheid over de greenfee s voor gouden leden Op de website staat nu uitgelegd hoe de gouden leden in 2013 de greenfee voor de 18 holes baan kunnen gebruiken en dat men de voucher voor de PAR 3 baan kan aanvragen bij de secretaris Cees van Nispen. Bert Broeders vraagt zich af of voor de PAR 3 voucher deze procedure niet te omslachtig is. Chris Kokke meldt dat in de praktijk het beschikbaar hebben van de PAR 3 voucher naar tevredenheid werkt. - website gebruikersforum Voor dit forum zijn nu 2 aanmeldingen binnen n.l. Pieternel Naterop en Chris Kokke. 4. Financieel verslag kalenderjaar 2012 De heer Ton van Oijen geeft een toelichting op de situatie m.b.t. de kascontrolecommissie. Hij geeft aan in de achterliggende periode contact te hebben gehad met Pierre Jansen en hem toegezegd de stukken aan te leveren ter voorbereiding van de kascontrole. Echter door persoonlijke omstandigheden was Ton niet in staat om de kascontrole commissie te ontvangen voor hun onderzoek. Hiervoor biedt Ton zijn excuses aan Nico Pastoor en Pierre Jansen aan. Pierre Jansen zal tijdens agendapunt 5 namens de kascontrole commissie een verklaring geven. Ton van Oijen geeft een beknopte toelichting op de concept jaarrekening Bij de vorderingen zijn onder het kopje vorderingen op korte termijn de kasgelden van de subcommissies opgenomen en deze kasgelden staan op de andere kant van de balans weer bij kortlopende schulden. Dit is zo vastgesteld door de voorjaarsledenvergadering Ook de cadeaubon bij het jubileum van 2500 van de Stichting staat nog bij de vorderingen. Het Eigen Vermogen per eind 2012 is wat aanzienlijk lager is dan eind In de Nog te betalen kosten commissies zitten o.a. nog voorzieningen uit 2010, Er zal in overleg getreden worden met de betreffende commissie of deze nog worden gerealiseerd. Zijn ze niet meer nodig dan kunnen deze gelden vrijvallen.

5 In de exploitatierekening 2012 staat als grote post bij de organisatiekosten de Nieuwe website. Het ontwerp heeft 6490 gekost en de bouw 4190 en hiervoor zou de website naar ieders tevredenheid moeten werken. Omdat er nog een rekening niet betaald is heeft de penningmeester een extra voorziening van 2500 in de jaarrekening 2012 opgenomen, waarmee de extra kosten in 2012 uitkomen op 8244 en het totaal van de website op Dhr. Koeken geeft aan dat er voor de website, vanaf 2009, veel meer is uitgegeven dan hiervoor vermeld. Echter in de berekening van Henny Koeken zijn ook de kosten meegenomen van de oude website waardoor het bedrag hoger uitkomt. In de jaarrekening 2012 staan de kosten voor de nieuwe website. De vergadering vraagt wat de automatiseringscommissie van deze overschrijdingen vindt. Aangezien de voorzitter van deze commissie, Ed Feskens, niet aanwezig is kan de voorzitter alleen in hoofdlijnen aangeven wat de redenen zijn o.a. het niet kunnen verrekenen van de BTW, besluit om het clubblad te integreren in de website en voorzieningen voor het verzenden van nieuwsbrieven. Bij de Jeugdcommissie is een grote post het JOP, waarvoor de vereniging van de Stichting Landgoed Bergvliet nota s heeft ontvangen ter hoogte van voor de kosten van de pro s. De ouders hebben voor deelname van hun kind aan het JOP bijgedragen. Omdat het budget van het JOP bepaald wordt door de tariefstelling van de pro s zal dit nogmaals met de Stichting worden besproken. De Lustrum week had als inkomsten aan inschrijfgelden en sponsorgelden bijna De uitgaven bedroegen ruim Deze uitgaven betreffen de kosten van de horeca, greenfee s gasten, muziek op alle avonden en op zaterdag door de baan, aankleding van de baan etc. Voor de lustrum week was gereserveerd zodat er een overschrijding is van ongeveer Deze overschrijding zijn o.a. het gevolg van extra uitgaven voor het Bergvliet Open, speciale activiteit voor de jeugd buiten de lustrum week en extra uitgaven op verzoek van het bestuur zoals bloemen voor de vrijwilligers en de flessen wijn tijdens het diner op de zaterdag. Sjef de Wit geeft aan dat de commissie haar uiterste best heeft gedaan om binnen het budget te blijven en dat dit met voorgenoemde opmerkingen gelukt is. Voor een dergelijk mega feest moet vooraf goed overleg zijn over de activiteiten en het budget en er moet tijdens de uitvoering een goede begrotingsdiscipline zijn. Marja van der Broek merkt op dat bij de behandeling van de begroting in ALV s regelmatig gesproken is over het beperken van het budget voor het Lustrum, maar men dient zich te realiseren dat een goed Lustrumfeest geld kost. Op de vraag van Rob Knol of er behoefte is om in een volgende ALV meer in detail de financiën van de lustrumweek te behandelen blijkt dit niet het geval te zijn. 5. Verslag van de kascontrole commissie Namens de kascontrole commissie, bestaande uit Pierre Janssen en Nico Pastoor, geeft Pierre uitleg over de gang van zaken in de afgelopen periode en vooral over de onduidelijkheid over de beschikbaarstelling van de onderliggende documenten zodat de commissie een gedegen onderzoek van de jaarcijfers kon doen. Toezeggingen werden niet nagekomen en afspraken voor controle waren niet duidelijk. Het vertrouwen was daardoor geschonden. De commissie kwalificeert daarom het niet tijdig, voor deze ALV, presenteren van de jaarcijfers

6 aan de commissie als respectloos handelen en geeft de opdracht voor controle over 2012 terug aan de ledenvergadering. De communicatie met de kascontrole commissie is goed fout gelopen en Rob Knol kan zich de verontwaardiging van de commissieleden goed voorstellen en betreurt de ontstane situatie. Hij sluit zich dan ook aan bij Ton om hiervoor onze excuses aan te bieden. Na enige discussie over de te volgen procedure m.b.t. het controleren en goedkeuren van de jaarcijfers 2012 wordt besloten dat Rob Knol allereerst contact zal opnemen met de kascontrole commissie 2013 met de vraag of ze bereid zijn ook de jaarrekening 2012 te willen controleren. Is dit geval dan zal het verslag van deze commissie, zodra die beschikbaar komt, gepubliceerd worden en in de najaar ledenvergadering behandeld worden. De ledenvergadering gaat, met de opmerking dat we gedwongen zijn door de ontstane situatie, akkoord met het voorstel om de jaarrekening pas in de najaar ledenvergadering te laten goedkeuren. 6. Rondvraag Henny Koeken vraagt hoe het staat met de Golfweek. Geantwoord wordt dat de golf week op de wedstrijdkalender staat en dat de organisatie in handen is van de wedstrijdcommissie en met name Wil Huijben. De golfweek wordt gehouden in de 1 ste week van september, echter door een planningsprobleem is de afsluitende ledendag 2 weken verschoven naar 21 september. De suggestie wordt gedaan om een vooraankondiging voor inschrijving op de website te plaatsen. Vorig jaar zijn de inschrijfgelden via automatische incasso geïnd, maar omdat de storneringstermijn nu 56 dagen is, is de penningmeester geen voorstander om op deze manier de inschrijfgelden te innen. Bert Broeders vraagt hoe het bestuur denkt de continuïteit van de invulling van de verschillende bestuursfuncties te kunnen regelen dit mede gezien in het licht van de persoonlijke omstandigheden van Ton van Oijen. Rob Knol antwoordt dat dit al langer speelt en in het bestuur al meerdere keren besproken. Er is nu een route uitgestippeld waarin alle functies goed belegd worden met voldoende back-up. Vermeld kan worden dat er ook nog een vacature is voor een bestuurslid. Sjef de Wit vraagt of de wedstrijd commissie meer wedstrijden op zondag kan organiseren voor de werkenden. René Holdtgrefe antwoordt dat voor werkenden al wedstrijden worden georganiseerd zoals de baronnen, de WAC.. René had dit signaal nog niet in de wedstrijd commissie gehoord. Rob Knol vertelt dat het bestuur werkt aan een beleidsplan 2014 e.v. waarin ook gekeken zal worden naar allerlei doelgroepen en dit signaal zal meegenomen worden. Het beleidsplan zal in de najaarsvergadering aan de orde komen. Bert Broeders krijgt opmerkingen dat nieuwe leden problemen hebben met o.a. inloggen en aanmelden voor wedstrijden. Rob Knol legt uit dat hij vanuit de communicatie commissie alle nieuwe leden een welkom- stuurt met algemene informatie, de procedure van inloggen en aanmelden. Tevens worden door de communicatie commissie informatie avonden gehouden. Daarnaast neemt Margriet Bliemer met alle nieuwe leden telefonisch contact op. Paul Wesel juicht het toe dat de vereniging een beleidsplan opstelt en hoopt op een goede afstemming met de Stichting. De golf markt is sterk in beweging en er ontstaan nu allerlei initiatieven b.v het faciliteren van spelen op meerdere banen. Aan de tariefstelling van de pro s zal weinig veranderen, maar sponsering van JOP / TOP is bespreekbaar.

7 In de oorspronkelijke opzet van de wedstrijd om de Memorial Bokaal was het bestuur van plan om aan deze dag wat extra cachet te geven door de nabestaanden uit te nodigen. Sinds de oprichting van de vereniging zijn ons reeds 16 leden ontvallen. Op de deadline was het aantal aanmeldingen zo gering dat de nabestaanden niet zijn uitgenodigd. Volgend jaar moet het beter georganiseerd / gecommuniceerd worden. Onder dankzegging voor de inbreng van de leden sluit de voorzitter de vergadering om u

8 1.INLEIDING Het beleid van de Vereniging Golfclub Landgoed Bergvliet wordt geformuleerd in een beleidsplan dat elke drie jaar wordt geactualiseerd en vervolgens vastgesteld door de Algemene Leden Vergadering (ALV). Het opstellen en onderhouden van het beleidsplan wordt geïnitieerd door het bestuur maar komt mede tot stand na uitvoerig overleg met alle commissies. Thans ligt de eerste versie van het beleidsplan van de Vereniging Golfclub Landgoed Bergvliet voor: het beleidsplan dat op 2013 door de Algemene Leden Vergadering is vastgesteld In hoofdstuk 2 is onze doelstelling beschreven (hoe willen wij ons als club profileren). In hoofdstuk 3 zijn de relevante uitgangspunten en analyses over het afgelopen jaar weergegeven. In hoofdstuk 4 hebben wij onze visie op de toekomst gegeven. In hoofdstuk 5 treft u ons beleid aan, mede gebaseerd op de informatie uit de hoofdstukken 2 t/m 4. Dit hoofdstuk is zo opgezet, dat er eerst een beleidspunt wordt genoemd en dan daaronder de consequenties voor het bestuur en de commissies. Op basis van dit beleidsplan zullen het bestuur en de verschillende commissies hun jaarplannen opstellen. Aan het eind van elk jaar zal een evaluatie plaatsvinden van de jaarplannen. Van de evaluatie zal verslag worden gedaan op de ALV. Indien de evaluatie naar mening van het bestuur zou moeten leiden tot een bijstelling van het beleid, dan zal dit ter goedkeuring aan de ALV worden voorgelegd. 2. DOELSTELLING 2.1. Hoe willen we ons profileren? Wij willen een golfvereniging zijn die wordt gekenmerkt door een warm verenigingsleven, waarbij de Brabantse gastvrijheid, gezelligheid en bourgondische inslag een belangrijke rol spelen. 2.2 Wat willen we onze leden bieden? (waarom zou iemand lid worden/ blijven van onze vereniging?) De vereniging spant zich in om voor alle leden, jong en oud, beginnende en ervaren golfer, hoge en lage handicappers, aantrekkelijke wedstrijden en andere evenementen of activiteiten te organiseren, waarbij steeds een goede balans tussen prestatie en recreatie wordt nagestreefd - De door de vereniging te organiseren activiteiten zijn er primair op gericht om de binding met de vereniging te verhogen. Samenzijn na afloop is minstens zo belangrijk als de wedstrijd zelf de leden moeten zich thuis voelen 2.3 Wat vinden wij echt belangrijk?

9 - een stabiel ledenbestand met de nadruk op het behoud van de huidige leden - actieve leden die veel aan verenigingsactiviteiten deelnemen - een vereniging te zijn waarvoor de leden graag hun handen uit de mouwen steken (in bestuur of commissie) om de vereniging draaiende te houden; - een vereniging te zijn die zich bewust is van het belang van een goede samenwerking tussen de baaneigenaar en de vereniging en zich inspant om de relatie met de baaneigenaar zo optimaal mogelijk te houden, zonder daarbij de belangen van de vereniging uit het oog te verliezen. 3. UITGANGSPUNTEN / ANALYSES 3.1 Lidmaatschap / golfbaan - De vereniging is aangesloten als A-lid van de NGF. De vereniging is gehouden aan de NGF reglementen. - De vereniging organiseert zijn activiteiten primair op de golfbaan Landgoed Bergvliet (18 holes baan, par 71). - De afspraken tussen de vereniging en de eigenaar van de golfbaan zijn in een gebruiksovereenkomst vastgelegd. Deze overeenkomst loopt door tot eind Organisatiestructuur - Het bestuur wordt gekozen door de Algemene Ledenvergadering en legt jaarlijks verantwoording af aan de Algemene Ledenvergadering. Het bestuur bestaat uit een oneven aantal van minimaal 5 personen - het bestuur stelt commissies in waarvan de leden door het bestuur worden benoemd. Deze commissies worden (deels) gefinancierd door de vereniging en leggen (financiële) verantwoording af aan het bestuur. - Het bestuur moet zich richten op beleidszaken, de verschillende commissies op de operationele aspecten, dit alles binnen de door het bestuur opgestelde kaders. Binnen het bestuur monitoren daartoe aangewezen bestuursleden (bestuur afgevaardigden) de activiteiten van de verschillende commissies. - Er is/zal een structuurnota worden opgesteld en met de commissies afgestemd, waarin de organisatiestructuur van de vereniging is beschreven, inclusief taken en bevoegdheden van de individuele bestuursleden en van de commissies. - De vereniging heeft in 2013 ca. 60 vrijwilligers (bestuur + (sub)commissies), er zullen in de toekomst voldoende vrijwilligers zijn om de organisatie te laten functioneren. 3.3 Analyse ledenbestand

10 - Het aantal leden met een volledig lidmaatschap is vanaf 2010 licht gedaald. - In 2013 is er een licht daling van het ledenaantal; er waren?? opzeggingen en?? nieuwe leden. - Bijna 3/4 e van de leden is ouder dan 50 jaar; de gemiddelde leeftijd is voor mannen 51, voor vrouwen 55 jaar. - De vereniging heeft 74 jeugdleden (t/m 21 jaar); jongste lid is 7 jaar. - De vereniging heeft 92 leden van 70 jaar of ouder; oudste lid is 82 jaar. - De vereniging heeft weinig leden (100) tussen de 21 en 40 jaar - In vergelijking met de landelijke cijfers hebben we meer jeugdleden en meer leden boven de Ongeveer 2/3 e van de leden is mannelijk. - Bijna 5 % van de leden heeft geen actieve handicap - 47% van de leden heeft een handicap van 28.0 of lager. - de grootste groep leden (26%) bevindt zich in stap 5 (Hcp ) - 37 leden hebben een handicap onder de Analyses wedstrijddeelname - Aan de door de Wedstrijdcommissie in 2013 georganiseerde wedstrijden namen gemiddeld per wedstrijd 50 leden deel. - Aan de 6 Jeugdwedstrijden voor een overall jaar klassement deden gemiddeld 25 jeugdleden mee. In regio verband werd aan de Herfsttour en wintercompetitie (9 verenigingen) deelgenomen en aan de Vierluik wedstrijden (4 verenigingen). Aan deze wedstrijden werd deelgenomen met 9 a 10 jeugdspelers wat bijna het maximaal aantal deelnemers per vereniging was. - De verschillende sub commissies (Ladies, Senioren, Heren, WAC, Maandmedal, Weekendfun ) hebben gemiddeld elk een vaste kern van ongeveer 30 tot 40 deelnemers. - Wekelijks nemen gemiddeld 35 leden aan deze wedstrijden deel. - Op basis van voornoemde cijfers doen ongeveer 200 tot 250 (25/30%) leden met enige regelmaat aan verenigingsactiviteiten mee. Het merendeel van de leden golft dus op individuele cq. vrienden/kennissen basis. - De vereniging heeft in 2013 met 10 teams deelgenomen aan de NGF-competitie, de resultaten zijn (poules van 5);

11 Dames 1 Standaard 2 e klasse : Kampioen en gepromoveerd, Dames 1 Dinsdag 2 e klasse: 2 e plaats; Dames Senioren 1 4 e klasse : 4 e plaats. Heren 1 Standaard 3 e klasse : 2 e plaats, Heren 2 Reserve 5 e klasse: 3 e plaats, Heren 3 Reserve 6 e klasse : 4 e plaats, Heren 4 Reserve 6 e klasse: 5 e plaats, Heren 5 Reserve 6 e klasse: 2 e plaats, Heren Senioren 1 5 e klasse: 3 e plaats, Heren Senioren 2 6 e klasse: 4 e plaats. De vereniging heeft met 4 jeugdteams deelgenomen aan de NGF-competitie, de resultaten zijn; Team 1 Open 4 e klasse 2 e plaats, Team 2 Open 4 e klasse : 4 e plaats, Team 3 Dubbel 9 1 e klasse: 3 e plaats, Team 4 Dubbel 9 1 e klasse: 3 e plaats. - ook werd er door de vereniging aan de NoBra-competitie deelgenomen. 3.5 Financiën - De financiële positie van de vereniging is net voldoende voor het uitvoeren van de basisactiviteiten. - Er is ultimo 2013 geen aparte reserve voor de viering van toekomstige jubilea. - De vereniging beschikt ultimo 2013 over een eigen vermogen van ca TOEKOMST Welke relevante ontwikkelingen zien wij in de komende 3 jaren? 4.1 Ledenbestand: - Het aantal leden (zowel jeugd als senioren) zal, zonder dat hiervoor inspanningen worden verricht, niet of nauwelijks groeien. - De aanwas van nieuwe leden zal vooral bestaan uit personen die gestopt zijn met werken en daardoor over het algemeen 60 jaar of ouder zijn - Het aantal golfers neemt nog steeds toe, maar het aantal gelopen rondes neemt af (meer golfers met minder tijd om te golfen). - Van de nieuwe golfers begint 50% als vrije golfer ; 32% bij een D-club (zoals ANWB, GVN) en 18 % bij een A, B of C-club. - Er komt meer concurrentie van virtuele verenigingen (D-clubs zoals ANWB, GVN). - Het aantal golfbanen in de omgeving zal gelijk blijven, de slag om leden te werven zal intensiever worden. Samenwerking met andere golfclubs is dus dringend noodzakelijk - De exploitant en de vereniging hebben elkaar nodig en zullen nauw samen moeten werken om hun klantenbestand c.q. hun ledenbestand op peil te houden. De besluitvaardigheid van het

12 bestuur zal gelijke tred moeten houden met de snelheid van het ondernemerschap van de exploitant. 4.2 Deelname verenigingsactiviteiten - Onze leden doen primair voor de gezelligheid mee aan door de vereniging georganiseerde wedstrijden. Onze vereniging profileert zich als een recreatieve vereniging. - Een relatief groot deel van de leden neemt niet aan verenigingsactiviteiten/wedstrijden deel, dit kan leiden tot een afname van de met de exploitant overeengekomen speeltijd. - om deelname aan verenigingsactiviteiten te stimuleren zal in die activiteiten wellicht meer gedifferentieerd moeten worden naar verschillende doelgroepen bv. lage handicappers, leden tussen 30 en 50 jaar, ed) - Er is voldoende belangstelling voor het spelen van (NGF) competitiewedstrijden. De samenstelling van teams zal meer gebaseerd zijn op een klik tussen teamleden dan op de (lage) handicaps. - Het gemiddelde spelniveau (handicap) zal nauwelijks stijgen 4.3 Financiën - Het ledenbestand dus ook het inkomen van de vereniging zal niet structureel toenemen, de kosten van activiteiten wel. - De mogelijkheden van sponsering door bedrijven c.q. nauwere samenwerking met de business club zal in 2014 in overleg met de stichting worden onderzocht. - Golfen op bergvliet moet betaalbaar blijven. 5. BELEID Hoe maken we onze doelstelling waar? 5.1 De vereniging zal prioriteit geven aan het werven van nieuwe leden. - In eerste instantie worden personen die les hebben aan de golfschool, met een (gedifferentieerd) abonnement bij de stichting en die als greenfee er op onze golfbaan komen spelen als potentiële nieuwe leden gezien. De werving activiteiten dienen hierop gericht te worden - Om het aantal leden te laten groeien, zullen in overleg met de exploitant nieuwe lidmaatschapsvormen aangeboden moeten worden (bijvoorbeeld: proef-, Twilight- en weekendlidmaatschap). Bovendien wordt hierbij ook een actieve rol van de exploitant verwacht, hiertoe zullen nadere afspraken worden gemaakt. - Voor overige wervingsactiviteiten zal steeds de afweging gemaakt worden of de te maken kosten opwegen tegen het mogelijke resultaat. Bovendien wordt hierbij ook een actieve rol van de exploitant verwacht, hiertoe zullen nadere afspraken met de exploitant worden gemaakt. 5.2 De vereniging zal extra aandacht geven aan het behoud van de huidige leden. Ledentevredenheid staat hoog in het vaandel

13 -De activiteiten van de vereniging zijn er primair op gericht om de binding met de vereniging te verhogen. Samenzijn na afloop is minstens zo belangrijk als de wedstrijd zelf. - Wij gaan een plan uitwerken voor de begeleiding van nieuwe leden en beginnende golfers. - De vereniging zal jaarlijks een zodanig wedstrijdprogramma samenstellen dat alle leden in gelijke mate de kans krijgen om aan wedstrijden deel te nemen, waarbij er een goede balans is tussen het aantal prestatiewedstrijden en het aantal funwedstrijden. - De vereniging vindt het van groot belang dat ook op de doordeweekse dagen (ochtenden) voor specifieke doelgroepen (Ladies, Senioren e.d.) wedstrijden en activiteiten worden georganiseerd, die een maximale bijdrage leveren aan het bevorderen van de onderlinge saamhorigheid, aan het versterken van de onderlinge sociale contacten en aan het versterken van de binding met de vereniging. - Het wedstrijdprogramma moet zowel voor de beginnende golfer als voor de ervaren golfer voldoende mogelijkheden bieden om deel te nemen. Om de leden die relatief weinig aan wedstrijden deelnemen aan te sporen om dit wel te doen, zal er een inventarisatie onder die leden worden gehouden aan welke activiteiten er specifiek behoefte is. Dit zou kunnen leiden tot bv. andere wedstrijdvormen die in teamverband gespeeld worden (varianten op Texas scramble). Er zal in ieder geval in 2014 een speciaal CK voor leden 50+ worden georganiseerd. - Er zal naar een andere meer attractieve opzet worden gekeken voor de zgn. Golfweek. - Er zal in overleg met de exploitant worden gezocht naar een verdergaande samenwerking met de golfclubs in de regio met betrekking tot tegen gereduceerd tarief spelen op elkaars baan, uitwisselingen ed. - De vereniging zal de consequenties onderzoeken van het verkrijgen van het predikaat Committed to seniors en de uiteindelijke beslissing om dit predikaat te verkrijgen voorleggen aan de leden - De vereniging acht het een sportieve plicht om een goede jeugdafdeling te hebben en de jeugd een goede op hun leeftijd afgestemde opleiding te geven. Wij streven er naar om een jeugdafdeling te hebben ter grootte van 10% van het totale ledenaantal. Wij streven er tevens naar dat de jeugdleden zolang mogelijk lid blijven, in het kader van deelname aan het JOP zullen hierover afspraken worden gemaakt. - Het huidige Talent Ontwikkelingsplan (TOP) bij de jeugd zal in haar huidige vorm worden gehandhaafd. Er zal naar mogelijkheden worden gezocht om de huidige bijdrage van de vereniging op een andere manier te financieren. - De vereniging zal een plan ontwikkelen voor het behoud van jongeren vanaf 21 jaar, die uit het jeugdplan stromen. Verder zal met de stichting het begrip jeugdlid duidelijker worden gedefinieerd. 5.3 De vereniging vindt het belangrijk om de leden een kans te geven om naast de deelname aan de door de vereniging georganiseerde wedstrijden ook aan de landelijke NGF competitie te kunnen deelnemen.

14 - Hiermede wordt onderstreept dat de vereniging een goede balans tussen het sportieve en recreatieve element nastreeft. Tevens biedt het de vereniging de mogelijkheid om zich naar buiten toe te presenteren en daarmee goede PR voor zowel de club als de baan te verrichten. - De vereniging streeft er naar om minimaal 10 senioren en 3 jeugdteams in te schrijven voor de NGF competitie. - Bij de heren, dames en jeugd zal 1 team worden ingeschreven samengesteld uit de beste (beschikbare) spelers en speelsters. Voor deze teams zullen er extra oefen/training faciliteiten door de vereniging beschikbaar worden gesteld. De rest van de teams worden samengesteld op basis van een inschrijving in teamverband dan wel op individuele basis. Het uitbreiden van extra trainingen naar meer teams wordt nagestreefd maar is afhankelijk van de financiële positie van de club 5.4 De vereniging zal zijn vrijwilligers (bestuur- en commissieleden) koesteren; de vereniging wordt immers gedragen door die vrijwilligers. Wij streven ernaar dat (minstens) 10% van de leden actief is in het bestuur of een van de commissies. - Wij zullen er alles aan doen om te zorgen dat de vrijwilligers hun werk goed en met veel plezier kunnen doen - Jaarlijks zullen alle Bestuurs- en Commissieleden worden uitgenodigd voor een golfdag (DUW dag incl. diner) als dank voor hun inzet voor de vereniging - De vereniging streeft naar een kwalitatief sterke bezetting van zijn commissies. Voor het Bestuur en de Commissies worden vooral leden gevraagd die een meer dan gemiddelde kennis van en interesse in de golfsport, de golfregels en /of het handicapsysteem hebben, dan wel zich bereid verklaren om zich de benodigde kennis eigen te maken en te onderhouden - De vereniging biedt de commissieleden de mogelijkheid om eventueel benodigde cursussen bij de NGF te volgen. - De vereniging hecht sterk aan een nauwe samenwerking zowel tussen de commissieleden onderling als tussen de verschillende commissies als tussen de commissies en het bestuur om het maximale rendement en resultaat uit de aanwezige expertise en gezamenlijke inspanningen te behalen. - Het Bestuur en de Commissies zullen goed gebruik maken van elkaars expertise en zijn bereid om elkaar te helpen. - Het Bestuur bewaakt en initieert de communicatie tussen het Bestuur en de Commissies en tussen de Commissies onderling. 5.5 De vereniging zal voor een goede communicatie en voorlichting naar de leden zorgen.

15 - Bestuur en Commissies zullen maximaal gebruik maken van de beschikbare middelen om de leden te informeren. De website is hiervoor het belangrijkste middel, de site dient nog meer gebruikersvriendelijk en toegankelijk te worden gemaakt. Een Gebruikersforum is hiervoor opgericht en zal worden uitgebreid. - Gezien de financiële situatie van de vereniging zal er niet meer dan strikt noodzakelijk in de website worden geïnvesteerd. Het onderhoud van de site zal zoveel als mogelijk intern geschieden - Bestuur en Commissies zullen hun uiterste best doen om de leden tijdig te informeren over de door hen georganiseerde activiteiten en andere voor de leden relevante zaken. 5.6 De vereniging zal een goede relatie met de exploitant nastreven, waarbij steeds naar een win-win situatie wordt gestreefd. Wij gaan er van uit dat beide partijen er alles aan doen om elkaar te kunnen versterken. - De vereniging zal in de onderhandelingen met de exploitant streven naar zo laag mogelijke afdrachten voor horeca, golflessen en kosten die door de exploitant worden gemaakt. De prijzen dienen concurrerend te zijn met golffaciliteiten in de directe omgeving. - Om de huidige relatief hoge kosten voor het bijhouden van de ledenadministratie naar beneden te brengen, zal de mogelijkheid worden onderzocht om deze administratie tegen lagere kosten door de exploitant te laten verrichten. 5.7 De vereniging zal een eigen vermogen van minimaal 50% van de opbrengst van de contributie in enig jaar aanhouden om financiële tegenvallers (bijvoorbeeld een fors teruglopend ledenbestand) op te kunnen vangen - De vereniging streeft ernaar permanent een minimaal sluitende begroting te hebben. - De contributies zullen de komende jaren (behoudens sterk gewijzigde omstandigheden) in beginsel slechts worden verhoogd met een inflatiecorrectie die jaarlijks door de ALV wordt vastgesteld. 5.8 De vereniging zal voor alle leden de handicapregistratie verzorgen en een plan ontwikkelen om deze faciliteit ook aan niet-leden aan te bieden.

16 FINANCIËLE BEGROTING 2014 Afwijking t.o.v. Voorstel Begroting Realisatie Begroting Begroting Begroting BATEN Contributies Bankrente & Diversen Bijdrage Stichting Golfbaan Sub - totaal Af: Bijdrage NGF Totaal van de baten Toelichting Contributies: Aantal Contr per Bedrag jaar Bedrijfsleden , Seniorleden , Jeugd Bedrijfslid 4 50, Jeugdleden 67 50, Personeel Bergvliet 27 42, Buitenleden 18 50, Proefleden 20 40, Totaal generaal Toelichting Bijdrage Stichting: Het bestuur zal de door de Vereniging ontvangen cheque ter gelegenheid van het 1e lustrum dit jaar verrekenen met de nota inzake trainingen ( Competitieteams en Jeugdcommissie ). Toelichting Bijdrage NGF: Senioren , Jeugdleden 71 8, Totaal generaal OPMERKINGEN Opzeggingen Seniorleden 41 Jeugdleden 5 Totaal 46 Bergvliet-FORE-U Met Landgoed Bergvliet is overeenstemming bereikt dat Vereniging Golfclub Landgoed Bergvliet de Handicapregistratie van de deelnemers aan Bergvliet-FORE-U zal gaan verzorgen. Op dit moment is nog niet bekend hoeveel deelnemers dit zullen zijn. In de voorgelegde begroting is hiermee derhalve nog geen rekening gehouden. Afwijking t.o.v. Voorstel Begroting Realisatie Begroting Begroting Begroting

17 FINANCIËLE BEGROTING 2014 LASTEN Bestuurskosten Bestuursaansprakelijkheidsverzekering Kamer van Koophandel Kantoorbehoeften Regio Overleg Vergaderkosten bestuur Reiskosten Telefoonkosten Onkostenvergoeding bestuursleden Buitengewone lasten 100 Totaal bestuurskosten Organisatiekosten Automatisering MMS / ProWare Bankkosten Bijeenkomsten nieuwe leden Brochure nieuwe leden Drukwerk Jaarvergaderingen Ledenadministratie Lief & Leed potje Memorial Trofee NGF Golfbeurs & Vereniging Gids Nieuwjaarsreceptie Onderhoud MMS / ProWare programma Open Golf Dagen Portokosten Regelwedstrijd ( H & R Cie ) Representatiekosten Website Wijziging statuten Aanschaf automatisering Wall of Fame Nieuwe website Kascontrole commissie Totaal organisatiekosten Communicatiecommissie Bijdrage in exploitatietekort TTP Fotografie en overige productie kstn Onderhoud website Public Relations Kosten commissie Vergaderkosten Onvoorzien Totaal communicatiecommissie Competitiecommissie Training senioren Training Jeugd NGF competitie Ballenautomaat Vergaderkosten Reiskosten commissie - 75 Competitiekleding Onvoorzien Totaal competitiecommissie Handicap- & Regelcommissie Afwijking t.o.v. Voorstel Begroting Realisatie Begroting Begroting Begroting Gefactureerde opleidingen Kosten examinatoren Golfpaspoortwedstrijden: -

18 FINANCIËLE BEGROTING 2014 Opbrengsten Vergoeding aan buddy's Verteer wedstrijdleiding & buddy's Boeken Scholing Representatie Administratie Vergaderkosten commissie Vergoeding telefoon- en reiskosten NGF registratie en hulpmiddelen Onvoorzien Totaal Handicap- & Regelcommissie Jeugdcommissie Kosten lessen Talent Ontwikkelingsplan Regellessen < 14 jaar Examens < 14 jaar Kosten lessen en examens > 14 jaar 60 Lesmateriaal Kosten ballen tbv lessen Kosten circuitdagen Dageraadwedstrijden Sinterklaaswedstrijd Organisatiekosten wedstrijden NGF wedstrijden Gastheerschap competities Kleding competitieteams Kosten jeugdcoachdag Ouderavonden JOP / TOP 100 Prijzen clubkampioenschappen PR Wervingskosten Kleding jeugdcoach & jeugdbegeleider Kosten bijeenkomsten jeugdcommissie Onvoorzien Sponsoring Subsidie Gem Oosterhout Totaal Jeugdcommissie Wedstrijdcommissie Inschrijfgelden Wedstrijdkosten Vergaderkosten Consumpties wedstrijdcommissie Administratiekosten Kantoorbehoeften Prijzen clubkampioenschappen Organisatie clubkampioenschappen Overige kosten wedstrijden Totaal wedstrijdcommissie Overige kosten Afwijking t.o.v. Voorstel Begroting Realisatie Begroting Begroting Begroting Applausbeleid / DUW dag Golfweek Bijdrage Stichting Reservering 2e lustrum Totaal overige kosten

19 FINANCIËLE BEGROTING 2014 Samenvatting Baten Lasten Bestuurskosten Organisatiekosten Communicatiecommissie Competitiecommissie Handicap & Regelcommissie Jeugdcommissie Wedstrijdcommissie Apllausbeleid / DUW dag Golfweek Bijdrage Stichting Reservering 2e lustrum Totaal van de lasten ( Prognose ) Exploitatieresultaat

20 Toelichting op de voorgestelde begroting 2014: De totale begrote inkomsten bedragen De begrote uitgaven 2014 bedragen De uitgaven 2014 kunnen als volgt worden gerubriceerd: Bedrag In procenten Bestuurskosten ,3 Organisatiekosten ,0 Communicatiecommissie ,6 Competitiecommissie ,1 Handicap- & Regelcommissie ,1 Jeugdcommissie ,3 Wedstrijdcommissie ,8 Applausbeleid / DUW dag ,1 Golfweek ,7 Bijdrage Stichting ,4 Reservering 2 e lustrum ,6 Totaal ,0 =========== ===== Organisatiekosten: In deze post is begrepen de Automatisering MMS / ProWare. In de achterliggende weken zijn gesprekken opgestart met IntoGolf. Stichting Golfbaan Landgoed Bergvliet maakt gebruik van dit softwarepakket. Inmiddels heeft de eigenaar van IntoGolf het pakket verkocht aan MMS / ProWare. In de afgelopen week heeft er een gesprek plaatsgehad met: Stichting Golfbaan Landgoed Bergvliet Vereniging Golfbaan Landgoed Bergvliet IntoGolf MMS / ProWare De volgende afspraken zijn gemaakt: a. Stichting Golfbaan Landgoed Bergvliet zal de facturatie van de contributie voor de vereniging gaan verzorgen, tegelijkertijd met de facturatie van het speelrecht; b. In de tweede helft van 2014 zal de ledenadministratie worden verzorgd door Stichting Golfbaan Landgoed Bergvliet; c. Het voornemen bestaat bij MMS / Proware om de NAW gegevens te gaan registreren in het pakket IntoGolf en de Handicapregistratie en de Wedstrijdadministratie te gaan registreren in het huidige pakket van MMS / ProWare.

21 Jeugdcommissie: Kosten lessen: Hieronder is begrepen het Jeugd Ontwikkelingsplan. Het genoemde bedrag ad betreft de door de vereniging te betalen kosten aan Stichting Golfbaan Landgoed Bergvliet minus de eigen bijdrage door de ouders. Talent Ontwikkelingsplan: Het genoemde bedrag betreft een saldering van de door de vereniging te betalen kosten voor de Pro s minus de eigen bijdrage door de ouders. Overige kosten: Applausbeleid / DUW dag Betreft de kosten voor de organisatie van de DankUWeldag voor alle vrijwilligers. Golfweek: Betreft de bijdrage namens de vereniging voor de organisatie van de Golfweek. Het betreft hier een bijdrage voor de Herendag Seniorendag Damesdag en Ledendag. Bijdrage Stichting: Hierbij is rekening gehouden met het verzorgen door Stichting Golfbaan Landgoed Bergvliet inzake de facturatie van de verenigingscontributie en het verwerken van de Ledenadministratie. Reservering 2 e lustrum: Betreft een toevoeging aan de reserve voor het 3 e lustrum van Vereniging Golfbaan Landgoed Bergvliet.

22 Toelichting op de prognose exploitatierekening 2013: Algemeen: De door de ALV goedgekeurde begroting van 2013 gaf een positief resultaat te zien van 6.754,--. De door het bestuur opgestelde prognose over 2013 geeft een positief resultaat weer van ,-. De belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de goedgekeurde begroting zijn: Begroot Prognose Afwijking Baten ====== ====== ========= Lasten: Organisatiekosten: Bijeenkomsten nw leden Brochure nieuwe leden Drukwerk Lief & Leed potje Communicatiecommissie: Fotografie en overige productie kosten Public Relations Handicap- & Regelcommissie: Scholing Applausbeleid/DUW dag: Golfweek: Totaal =====

23 PROGNOSE RESULTATENREKENING 2013 Omschrijving Prognose Begroting Realisatie Begroting Realisatie Begroting BATEN: Contributies Bankrente & Diversen Bijdrage Stichting Golfbaan Sub - totaal Af: Bijdrage NGF Totaal van de baten LASTEN: Bestuurskosten Organisatiekosten Communicatiecommissie Competitiecommissie Handicap- & Regelcommissie Jeugdcommissie Wedstrijdcommissie Applausbeleid / DUW Dag Golfweek Bijdrage Stichting Reservering 3e lustrum Totaal van de uitgaven Resultaat

24 GEPROGNOTISEERDE BALANS PER 31 OKTOBER 2013 Activa zijde Passiva zijde VORDERINGEN EIGEN VERMOGEN Vorderingen op korte termijn Stand per 1 januari Rek courant St Landg Bergvliet Resultaat boekjaar Overige vorderingen Voorz begroot expl tekort 2012 Prognose resultaat boekjaar Totaal Vorderingen Totaal Eigen Vermogen LIQUIDE MIDDELEN KORTLOPENDE SCHULDEN Totaal liquide middelen Nog te betalen kosten Totaal kortlopende schulden Totaal activa zijde Totaal passiva zijde Activa zijde Passiva zijde

25 GEPROGNOTISEERDE BALANS PER 31 OKTOBER VORDERINGEN EIGEN VERMOGEN Vorderingen op korte termijn Stand per 1 januari Rek courant St Landg Bergvliet Resultaat boekjaar Overige vorderingen Voorz begroot expl tekort Prognose resultaat boekjaar Totaal Vorderingen Totaal Eigen Vermogen LIQUIDE MIDDELEN KORTLOPENDE SCHULDEN Totaal liquide middelen Nog te betalen kosten Totaal kortlopende schulden Totaal activa zijde Totaal passiva zijde

26 Toelichting op de geprognosticeerde balans per 31 oktober 2013: Vorderingen: Vorderingen op korte termijn: Betreft de bij de sub-commissies wedstrijden aanwezige liquide middelen voor de Herenochtend; Baronnenavond; Seniorendag; WAC-avond; Damesdag en Weekend wedstrijden Rekening courant St Landgoed Bergvliet: Betreft de door Landgoed Bergvliet aangeboden cheque ter gelegenheid van het 2 e lustrum. In de voorgelegde begroting 2014 is met verzilvering van deze cheque rekening gehouden. Overige vorderingen: Hieronder zijn onder andere opgenomen de van Landgoed Bergvliet nog te ontvangen contributie bedragen van de proefleden. Liquide middelen: Hieronder zijn opgenomen de banksaldi van de rekeningen ten name van Vereniging Golfclub Landgoed Bergvliet Eigen Vermogen: Het bestuur heeft vooralsnog het geprognosticeerde positieve resultaat 2013 toegevoegd aan het eigen vermogen. Het eigen vermogen heeft nu een saldo bereikt van ,-. De begrote inkomsten 2014 bedragen ,-. Een en ander betekent dat het eigen vermogen 56,7 % bedraagt van de begrote inkomsten. Kortlopende schulden: Hieronder zijn o.a. de volgende posten begrepen: Nog te besteden liquide middelen van de sub commissies wedstrijden ad 4.500,-; Nog aan te schaffen apparatuur 3.750,-; Diverse nog te betalen nota s 8.300,-; Diverse nog te verwachten nota s o.a.: Landgoed Bergliet 750,- MMS / ProWare 500,- Bankkosten 4 e kwartaal ,- Declaraties onkosten bestuursleden, waaronder porti etc ,-